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INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA -INE-

MANUAL DE PROCESOS DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA

DS-AI (VERSIÓN 1)

FUNDAMENTACIÓN LEGAL:

ACUERDO No. 09-2003 CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS, Numeral 1.10. MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS

GUATEMALA, JUNIO 2010

MANUAL DE PROCESOS: DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA ELABORADO POR: DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN

JUNIO 2010

ÍNDICE GENERAL

Manual de Procesos de la Dirección de Auditoria Interna

PAGINA No.

Introducción 1

Mapa de macroproceso, proceso y procedimientos 3

MACROPROCESO: Auditoria Interna Gubernamental 5

PROCESO No.1: PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA 7

Ficha técnica del proceso 9

Procedimiento No.1: Planificación especifica de la auditoria 10

Procedimiento No.2: Realización de la visita preliminar 13

Procedimiento No.3: Evaluación preliminar del control interno 16

Procedimiento No.4: Redacción de objetivos generales y específicos 19

Procedimiento No.5: Criterios para selección de muestras 22

Procedimiento No.6: Elaboración de programas de auditoria 26

Procedimiento No.7: Elaboración del memorando de planificación 29

PROCESO No.2: EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA 33


Procedimiento No.1: Guía general para la ejecución de la auditoría 37

Procedimiento No.2: Evaluación del control interno 42

Procedimiento No.3: Evaluación de disposiciones legales y Reglamentarias

46

Procedimiento No.4: Preparación de papeles de trabajo 49

Procedimiento No.5: Obtención de la carta de representación 54

Procedimiento No.6: Creación y actualización del archivo Permanente

57


JUNIO 2010

Procedimiento No.7: Organización del archivo corriente 60

Procedimiento No.8: Seguimiento de recomendaciones 62

PROCESO No.3: COMUNICACIÓN DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORIA INTERNA

67


Procedimiento No.1: Informe final de los resultados de la auditoria 70

Procedimiento No.2: Informe de hallazgos 75

Procedimiento No.3: Trámite de hallazgos 79

PROCESO No.4: SUPERVISIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA 85


Procedimiento No.1: Supervisión de la auditoria interna 88

PROCESO No.5: CONSULTORÍA Y ASESORÍA EN MATERIA DE AUDITORIA INTERNA

93


Procedimiento No.1: Asesoría en auditoria interna a requerimiento 96

Procedimiento No.2: Consultaría en materia de auditoria interna 99

DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS 103

Glosario 105

Acrónimos y abreviaturas 108

Organigrama oficial del INE con nomenclatura 109

Organigrama oficial parcial de la Dirección de Auditoria Interna del INE con nomenclatura

110

Recopilación de leyes 111

ANEXOS 113

Índice de anexos 115

Guía de elaboración de manuales 117

MANUAL DE PROCESOS: DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA ELABORADO POR: DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN JUNIO 2010

Página 1 - V01 - DS-AI

INTRODUCCIÓN Las autoridades del INE plantearon la necesidad de contar con manuales que refirieran por escrito la dinámica de las actividades de la Dirección de Auditoria Interna, asimismo que en el futuro se puedan identificar acciones de mejoras dentro de los procesos, para la agilización del trabajo en pro de fomentar la cultura de la calidad estadística. Por ello dentro del marco del fortalecimiento y modernización del Instituto Nacional de Estadística y en respuesta al requerimiento de las autoridades; El equipo técnico de la Dirección de Planificación documentó los procesos de la Dirección de Auditoria Interna en base a 2 fuentes de información primarias, que son; a) A través de entrevistas, recopilación de documentos, revisiones y validaciones y b) De acuerdo a las normas y procedimientos que dicta la Contraloría General de Cuentas para cumplimiento de las disposiciones legales establecidas en el Decreto 31-2002 y su reglamento, esto para la correcta labor del auditor interno y la adecuada ejecución de la Auditoría Interna Gubernamental. En este levantamiento de información se identifico: el macroproceso de la Dirección de Auditoria Interna, el cual esta integrado por 5 procesos con 21 procedimientos, los cuales conforman la estructura básica del presente manual y el quehacer de esta dirección. Por lo que cabe mencionar que el presente manual es una herramienta que da a conocer el desarrollo de las actividades de la Dirección de Auditoria Interna, siendo a su vez un documento de consulta, inducción y apoyo en sus actividades diarias, así como, el de la propia institución. Finalmente es importante destacar que gracias al profesionalismo de quienes laboran en esta dirección, se ha logrado la elaboración del presente documento que a continuación se da a conocer.

ELABORADO POR: DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN

MANUAL DE PROCESOS: DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA

MAPA DEL MACROPROCESO, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOSDE LA DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA

MACROPROCESOAuditoria Interna Gubernamental

JUNIO 2010


PROCESO No.1Planificación

de la auditoria interna

Procedimiento No.1Guía general para la ejecución de la

auditoría

Procedimiento No.1Informe final de resultados de la auditoria interna

Procedimiento No.3Evaluación

preliminar del control interno

Procedimiento No.3Evaluación del control interno

Procedimiento No.5Criterios para

selección de muestras

Procedimiento No.5Obtención de

la carta de representación

Procedimiento No.7Elaboración del memorando de

planificación

PROCESO No.3Comunicación de los resultados de

la auditoria interna

PROCESO No.2Ejecución de la auditoria interna

Procedimiento No.2Realización de la visita preliminar

Procedimiento No.4Redacción de

objetivos generales y específicos

Procedimiento No.6Elaboración

de programas de auditoria

Procedimiento No.7Organización del archivo corriente

Procedimiento No.2Preparación de papeles de trabajo

Procedimiento No.4Evaluación de

disposiciones legales y reglamentarias

Procedimiento No.6Creación y

actualización del archivo permanente

Procedimiento No.8Seguimiento de

recomendaciones

Procedimiento No.2Informe de hallazgos

PROCESO No.5Consultoría y

asesoría en materia de auditoria interna

Procedimiento No.1Consultaría en

auditoria interna a requerimiento

Procedimiento No.2Asesoría en

auditoria interna a requerimiento

Procedimiento No.3Trámite de hallazgos

PROCESO No.4Supervisión de la auditoria interna

Procedimiento No.1Supervisión de la auditoria interna

Procedimiento No.1Planificación

especifica de la auditoria


MANUAL DE PROCESOS: DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA

MAPA DEL MACROPROCESO Y PROCESOSDE LA DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA

JUNIO 2010


MACROPROCESOAuditoria Interna Gubernamental

PROCESO No.2Ejecución de la auditoria interna

PROCESO No.1Planificación de la auditoria interna

PROCESO No.3Comunicación de los

resultados de la auditoria interna


PROCESO No.5Asesoría y consultoría

en materia de auditoria interna


JUNIO 2010


PROCESO No.1:

PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORIA

INTERNA

MANUAL DE PROCESOS JUNIO 2010


NOMBRE DEL MACROPROCESO:

INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA

AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL

ORGANIGRAMA DIRECCIÓN:

AUDITORIA INTERNA

NOMBREL DEL PROCESO: Planificación de la auditoria interna DUEÑO DEL PROCESO: Director

ESTRUCTURA DEL PROCESO:

ENTRADAS PROCEDIMIENTOS SALIDAS - Familiarización con la unidad a auditar

1. Planificación especifica de la auditoria - Planificación especifica de la auditoria

- Visita preliminar - Recopilación de información y documentos

2. Realización de la visita preliminar - Papeles de trabajo - Informe resumido de la visita preliminar

- Evaluación de control interno

3. Evaluación preliminar del control interno - Identificación de actividades sustantivas - Identificación de áreas críticas

- Aspectos de objetivos generales - Aspectos de objetivos específicos

4. Redacción de objetivos generales y específicos

- Definición de objetivos generales - Definición de objetivos específicos

- Criterio de aplicación de la muestra - Definición del universo

5. Criterios para selección de muestras - Diseño de la muestra - Selección de la muestra

- Definición de programas de auditoria - Selección de técnicas y procedimientos

6. Elaboración de programas de auditoria - Programas de auditoria con cambios y ajustes - Archivo de programas de auditoria

- Revisión de la familiarización - Revisión de la evaluación preliminar

7. Elaboración del memorando de planificación

- Resultados de las revisiones - Memorando de planificación

RECURSOS NECESARIOS PARA EL PROCESO: ELABORACIÓN DEL MANUAL

FECHA INICIO Junio 2009 FECHA FINAL Junio 2010 TOTAL DE PAGINAS MANUAL

117

- Recurso Humano - Mobiliario, equipo y útiles de oficina - Software - Internet y red interna - Formularios de narración de procedimientos, de cuestionario de evaluación y de diagramas de flujo - Formatos de programas de auditoria y de cronogramas de actividades - Modelos de programas de evaluación preliminar, de programas de auditoria y de memorandos de planificación - Guías para redacción de objetivos generales y específicos y de pasos para definir programas de auditoria




NOMBRE DEL PROCESO: PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA

No. DE PASOS: CÓDIGO: ALCANCE

INICIA: TERMINA: 5 DS-AI Dirección de Auditoria Interna Dirección de Auditoria Interna

DEPARTAMENTO Y/O SECCIÓN: DIRECCIÓN: Dirección de Auditoria Interna Auditoria Interna

Procedimiento No.1: Planificación especifica de la auditoría. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Desarrollar una estrategia para la ejecución de la auditoría interna gubernamental, con el fin de asegurar un adecuado y oportuno conocimiento y comprensión de la unidad auditada.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No. DEPASO ACTIVIDAD UNIDAD

EJECUTORA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO

1 Familiarización con la unidad a auditar

Dirección de Auditoria Interna

Auditor Interno

Para familiarizarse el auditor interno con la unidad que se tiene programada auditar, el debe de revisar el archivo permanente y el archivo corriente, esto para recolectar información de informes de auditorias pre-vias, asuntos pendientes, recomendacio-nes, hallazgos, leyes, etc. Con esta infor-mación se crea el archivo corriente, el cual se va incrementado en el transcurso del proceso de la auditoria interna y a la vez sirve de criterio para definir los alcances de la planificación específica.

4 horas

2 Planificación de la evaluación preliminar


Auditor Interno

Como resultado de la investigación preli-minar y para establecer el grado de efi-ciencia y efectividad en la salvaguarda de los recursos, la confiabilidad de la informa-ción financiera, técnica y administrativa, así como de los procesos operacionales, se debe de efectuar una revisión y análisis preliminar del control interno. Esta evalúa-ción preliminar del control interno permite identificar las posibles áreas críticas y defi-nir la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría por medio de métodos de evaluación (Cuestionarios de control interno, flujogramación del con-trol interno, narración de procedimientos, etc.) aplicados de acuerdo a la naturaleza de las operaciones. Ver normas y linea-mientos.

8 horas



No. DEPASO ACTIVIDAD UNIDAD


3 Planificación de los programas de auditoria


Auditor Interno

Para cada auditoría se planifican y prepa-raran programas específicos aplicables a las muestras establecidas. Estos progra-mas de auditoría son un instrumento que permite relacionar de una forma ordenada los procedimientos que se aplicarán en la ejecución de la auditoría, con el fin de obtener evidencia suficiente, competente y pertinente al caso, para permitir alcanzar los objetivos establecidos en la planifica-ción, ayudando al desarrollo del trabajo con pasos específicos planteados, sirvien-do a la vez de guía en la aplicación de procedimientos y aseguramiento de la cali-dad de la auditoría. Ver normas y linea-mientos.

2 horas

4 Planificación del memorando


Auditor Interno

En este documento se planifican los alcan-ces del trabajo, estimaciones de recursos y tiempo necesarios, se definen objetivos, resumen del resultado del proceso de la familiarización y la evaluación preliminar del control interno, definición de los crite-rios a ser utilizados por el auditor, los cuales servirán de base para definir los antecedentes generales más importantes de la unidad a auditar, revisión de aspec-tos legales, normativos y reglamentarios que le son aplicables para efectuar la auditoría.

2 horas

5 Planificación de la supervisión


Supervisor y Auditor Interno

La supervisión de la auditoría planifica apropiadamente a efecto de orientar y evaluar permanentemente las actividades del auditor interno, para asegurar la cali-dad técnica y profesional, así como para cumplir con los objetivos propuestos, de manera eficiente y eficaz. Fin del procedi-miento.

1 hora

NORMAS Y LINEAMIENTOS Del paso 2: Para dejar constancia del trabajo efectuado en la visita preliminar, se deben elaborar papeles de trabajo deacuerdo a la metodología establecida en el procedimiento No.4 del proceso No.2 de este manual. La auditoria se debe planificar de acuerdo al manual de la Contraloría General de Cuentas para realizarauditorias internas gubernamentales. Del paso 3: Este programa debe contener la guía del trabajo a efectuar para la evaluación preliminar del control interno, elcual debe elaborarse de acuerdo a los programas de auditoría. El auditor interno debe mantener actualizado el archivo permanente por dirección.

NÚMERO DE PASOS: CÓDIGO:

SUPERVISOR

Procedimiento No.1: Planificación especifica de la auditoría.

5 DS-AI INICIA:

MANUAL DE PROCESOS



ALCANCE

DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNAAUDITOR INTERNO


TERMINA:Dirección de Auditoria Interna Dirección de Auditoria Interna

DEPARTAMENTO Y/O SECCIÓN: DIRECCIÓN:Dirección de Auditoria Interna Auditoria Interna

INICIO

JUNIO 2010

1Familiarización con la unidad

a auditarFIN

2Planificación

de la evaluación preliminar

3Planificación de los programas

de auditoria

4Planificación

del memorando

5Planificación

de la supervisión

5Planificación

de la supervisión






AUDITORIA INTERNA





















117








DEPARTAMENTO Y/O SECCIÓN: DIRECCIÓN: Auditoria Interna Auditoria Interna

Procedimiento No.2: Realización de la visita preliminar. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Indagar sobre aspectos o eventos subsecuentes ocurridos desde la fecha del informe de la auditoría anterior. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO



1 Realización de visita preliminar


Auditor Interno

Se presenta el Auditor Interno a la unidad a ser auditada, para obtener información y documentación necesaria que permita cumplir con los objetivos de esta fase del proceso de planificación de la auditoría. Dentro de la información que se debe soli-citar está: financiera, legal, técnica y ope-rativa, incluyendo manuales que permitan conocer y evaluar los procedimientos dise-ñados por la unidad. Ir al anexo No.1 “Mo-delo de programa de visita preliminar”.

2 horas

2 Coordinación con funcionarios de la unidad

Dirección de Auditoria Interna / Dirección Técnica ó Administra-tiva

Auditor Interno / Personal Técnico ó Administrativo

Para obtener los resultados esperados de esta visita, se debe de coordinar el trabajo de auditoria con el personal responsable de las principales áreas de la unidad, esto dependiendo del tipo de auditoría. por lo que es necesario establecer una comuni-cación que facilite al personal de la unidad y atender oportunamente los requerimien-tos.

1 hora

3 Recopilación de información y documentos


Auditor Interno

Durante la visita preliminar se requiere información y documentación que permita actualizar el archivo permanente, esto para trabajar técnica y objetivamente el proceso de la planificación específica, por lo que el programa de auditoría debe ser una guía de aseguramiento de información de calidad. Ver normas y lineamientos.

1 hora





4 Elaboración de diseño de los papeles de trabajo


Auditor Interno

Para dejar constancia del trabajo efectua-do en la visita preliminar, se llenan los bosquejos preliminares de los papeles de trabajo, esto para definir el diseño de los papeles de trabajo, esto de acuerdo a la metodología establecida para la prepara-ción de los papeles de trabajo.

2 horas

5 Resumen de visita preliminar


Auditor Interno

Como resultado del trabajo efectuado y de acuerdo a los numerales 1, 2 y 3 anterio-res, se elabora un resumen, el cual se tomará de base para elaborar el Memo-rando de Planificación. Fin del procedi-miento.

2 horas

NORMAS Y LINEAMIENTOS Del paso 3: En la obtención de información se debe de respetar el modelo del programa para la visita preliminar.


DIRECCIÓN TÉCNICA O ADMINISTRATIVAProcedimiento No.2: Realización de la visita preliminar.

AUDITOR INTERNO

5 DS-AI INICIA:

MANUAL DE PROCESOS



ALCANCE




PERSONALDIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA

INICIO

JUNIO 2010

1Realización

de visita preliminar

FIN

2Coordinación

con funcionarios de la unidad

2Coordinación

con funcionarios de la unidad

3Recopilación de

información y documentos

4Elaboración de diseño

de los papeles de trabajo

5Resumen de visita

preliminar






AUDITORIA INTERNA





















117









Procedimiento No.3: Evaluación preliminar del control interno. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Conocer y comprender el funcionamiento del control interno de la unidad sujeta a auditoría, para identificar las posibles áreas críticas.



1 Evaluación e identificación de actividades sustantivas


Auditor Interno

Las actividades sustantivas se evalúan e identifican, estas pueden tener asociadas actividades complementarias, para lo cual se realiza lo siguiente: Revisión de leyes y reglamentos, revisión del flujo de docu-mentos a autorizar, registrar, controlar y conciliar en sus respectivas cuentas, revi-sión de la adecuada segregación de fun-ciones, revisión de los aspectos de control administrativo (Estructura orgánica, res-ponsabilidades, adquisición de bienes, contratación de servicios, resguardo y seguridad de los fondos fijos e inversio-nes, control y manejo de los ingresos, pago de las obligaciones contraídas, asig-nación de funciones de cada puesto de trabajo, supervisión, comunicación, autori-zación y registro de operaciones, docu-mentación de soporte, formas presume-radas, presentación del formulario “P”, sistemas de archivo, auditorias realizadas por la Contraloría General de Cuentas, etc.) y revisión del archivo permanente que es una de las principales fuentes de evidencia.

4 horas

2 Identificación de los medios de evaluación


Auditor Interno

Una vez familiarizado con la estructura, ambiente y actividades sustantivas, se identifican los medios o programas de evaluación preliminar del control interno, esto a través de cuestionarios, narración de procedimientos y diagramas de flujo. Ir al anexo No.2 “Formulario del cuestionario

2 horas





para la evaluación preliminar del control interno”, al anexo No.3 “Formulario de na-rración de procedimientos para la evalúa-ción preliminar del control interno” y al anexo No.4 “Formulario de diagramas de flujo para la evaluación preliminar del con-trol interno”.

3 Programación del trabajo de auditoria


Auditor Interno

Se elabora el programa de trabajo de auditoría de acuerdo con la “Guía de elaboración de programas de auditoría y su formato”, esto para ejecutar la evalúa-ción preliminar del control interno,

1 hora

4 Identificación de áreas criticas


Auditor Interno

Con base en el resultado de la evaluación preliminar de las áreas sustantivas, se debe concluir respecto a la existencia o no de posibles áreas críticas o de riesgo, las cuales se detallarán en el Memorando de Planificación así como el alcance que tendrá la auditoría. Fin del procedimiento.

1 hora


MANUAL DE PROCESOS



ALCANCE

Procedimiento No.3: Evaluación preliminar del control interno.

4 DS-AI INICIA:

AUDITOR INTERNO




DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA

INICIO

JUNIO 2010

1Evaluación e

identificación de actividades sustantivas

FIN

2Identificación de los medios de

evaluación

3Programación

del trabajo de auditoria

4Identificación

de áreas criticas






AUDITORIA INTERNA





















117









Procedimiento No.4: Redacción de objetivos generales y específicos. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Enfocar con claridad el trabajo a realizar para fundamentar la elaboración del Memorando de Planificación Específica y los Programas de Auditoria.



1 Revisión de aspectos generales


Auditor Interno

Los aspectos generales que se revisan para la definición de los objetivos genera-les y para que la orientación del trabajo sea una sucesión de acciones con origen en el conocimiento administrativo, finan-ciero, legal, técnico y operativo son: marco conceptual, normas de auditoría interna gubernamental, normas de control Interno, ley o reglamento orgánico interno, aspec-tos legales aplicables, presupuesto de in-gresos, egresos, estados financieros y manuales. Esto para orientar el trabajo de forma técnica y profesional y obtener re-sultados de calidad.

1 hora

2 Redacción de objetivos generales


Auditor Interno

Después de conocer el marco de referen-cia, se debe contar con los insumos sufi-cientes para permitir la redacción concreta de los objetivos generales en forma técnica y poder ordenar los pasos que plantean las siguientes preguntas: ¿Qué debe hacerse?, ¿Con base en qué? y ¿Para qué debe hacerse?. Ir al anexo No.5 “Guía para redacción de objetivos generales”.

½ hora





3 Revisión de aspectos específicos


Auditor Interno

Entre los aspectos específicos a revisar están los siguientes: la organización, funciones, controles internos, procedimien-tos, eficiencia de las operaciones y confia-bilidad de la información. Los objetivos específicos se derivan de los objetivos generales, por lo que los mismos deben de orientar las actividades particulares a realizarse en el desarrollo de las fases y alcances del objetivo general.

½ hora

4 Redacción de objetivos específicos


Auditor Interno

Se redactan los objetivos específicos por medio de la identificación de los aspectos claves que definen el objetivo general, los cuales al ser analizados individualmente darán como resultado final dichos obje-tivos. La actividad indicada para la redac-ción de los objetivos generales nueva-mente se repite, esto para ir adaptando cada paso a los componentes de los objetivos específicos. Ir al anexo No.6 “Guía para redacción de objetivos especí-ficos”. Fin del procedimiento.

½ hora






MANUAL DE PROCESOS



ALCANCE

4 DS-AI INICIA:

Procedimiento No.4: Redacción de objetivos generales y específicos.

INICIO

JUNIO 2010

1Revisión

de aspectos generales

FIN

2Redacción

de objetivos generales

3Revisión

de aspectos específicos

4Redacción

de objetivos específicos






AUDITORIA INTERNA





















117








DEPARTAMENTO Y/O SECCIÓN: DIRECCIÓN: Auditoria Interna Auditoria Interna

Procedimiento No.5: Criterios para la selección de muestra. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Obtener la evidencia ajustada a la naturaleza y objetivos de la auditoría, la cual debe tener la misma probabilidad de selección, esto para una adecuada aplicación de pruebas de cumplimiento y así reducir el riesgo a un nivel aceptablemente bajo.



1 Aplicación de criterios sobre la muestra


Auditor Interno

Se aplican criterios y/o procedimientos so-bre la muestra (Menor al 100% de los pro-cedimientos que integran el universo), lo cual implica para la auditoria que todos los procedimientos de una unidad deben tener la misma oportunidad de ser selecciona-dos. Esto permite al auditor interno planifi-car adecuadamente los procedimientos de auditoría en la obtención y evaluación de la evidencia, la identificación de posibles áreas críticas; de igual forma sirve de base para establecer el tamaño de la muestra (número de operaciones, registros, docu-mentos, etc.) que deben examinarse.

2 horas

2 Definición del universo


Auditor Interno

El auditor interno define el universo y debe asegurarse que este bien definido y sea el apropiado a los objetivos del estudio, esto para que la selección de la muestra sea la adecuada (El universo representa el total de los datos y del cual se selecciona una muestra para la emisión de conclusiones de la auditoria interna).

2 horas





3 Elaboración del diseño muestral


Auditor Interno

Para la elaboración del diseño de la muestra se deben considerar los atributos del universo, los objetivos específicos, la combinación de procedimientos de audito-ría, la naturaleza de la evidencia de audi-toría y las condiciones de error posible u otras características relacionadas con di-cha evidencia que ayudarán a diseñar la muestra. Se llevan a cabo pruebas de cumplimiento por medio de evaluaciones preliminares de la tasa de error que se espera encontrar en el universo y en el nivel de riesgo de control. Esta evaluación se basa en el conocimiento previo o en el examen de un pequeño número de parti-das del universo. De modo similar se debe hacer una evaluación preliminar para prue-bas sustantivas. Estas evaluaciones preli-minares son útiles para diseñar una mues-tra de auditoría y determinar el tamaño de la misma.

8 horas

4 Determinación del tamaño de la muestra


Auditor Interno

El tamaño de la muestra puede determi-narse por la aplicación de una fórmula estadística o mediante el ejercicio del jui-cio profesional aplicado objetivamente a las circunstancias. Al determinar el tama-ño de la muestra se debe considerar si el riesgo de muestreo se reduce a un nivel aceptable. Los factores que influyen en la determinación del tamaño de la muestra para pruebas de cumplimiento son: Apoyo a los sistemas de contabilidad, presupues-to, control interno, error tolerable, error es-perado y nivel de confianza. Los factores que influyen en la determinación del tama-ño de la muestra para pruebas sustantivas son: La evaluación del riesgo inherente, evaluación del riesgo de control, otros pro-cedimientos sustantivos, nivel de confian-za, error tolerable, error esperado y estra-tificación. El tamaño de la muestra se ve afectado por el nivel del riesgo de mues-treo que se esté dispuesto a aceptar. Mientras más bajo sea el riesgo de mues-treo, mayor será el tamaño de la muestra.

2 horas

5 Selección de la muestra


Auditor Interno

La selección de la muestra se puede rea-lizar por medio de dos técnicas generales, las cuales son: a) Muestreo no estadístico o de criterio, esta técnica se fundamenta en la capacidad y experiencia profesional, por lo que con base en un criterio subjetivo se determina el tamaño de la muestra, la

2 horas





selección de las partidas que lo integran y la evaluación de los resultados. Los méto-dos principales para seleccionar muestras a selección de juicio son: la selección por bloques o conglomerados y la selección estratificada (Ejemplos: Tablas de núme-ros al azar, selección sistemática, selec-ción porcentual, selección por montos y selección al tanteo) y b) Muestreo estadís-tico, es aquel en el que: la determinación del tamaño de la muestra, la selección de las partidas y la evaluación de los resulta-dos, se hace empleando métodos mate-máticos basados en el cálculo de proba-bilidades, Los principales métodos para seleccionar muestras son: muestreo alea-torio, muestreo sistemático, muestreo por variables y muestreo sobre importes acu-mulados. Fin del procedimiento.



Procedimiento No.5: Criterios para la selección de muestra.


Dirección de Auditoria Interna Auditoria Interna

5 DS-AI INICIA: TERMINA:Dirección de Auditoria Interna Dirección de Auditoria Interna

DEPARTAMENTO Y/O SECCIÓN: DIRECCIÓN:

MANUAL DE PROCESOS



ALCANCE

INICIO

JUNIO 2010

1Aplicación de criterios sobre

la muestra

FIN

2Definición

del universo

3Elaboración del diseño muestral

4Determinación del tamaño de

la muestra

5Selección de la muestra






AUDITORIA INTERNA





















117









Procedimiento No.6: Elaboración de programas de auditoría. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Elaborar programas para desarrollar el trabajo, guiar la aplicación de las técnicas hacia la obtención de evidencia suficiente, competente y pertinente para asegurar la aplicación y alcanzar el grado requerido de calidad.



1 Definición de los programas de auditoria


Auditoria Interna

Se definen los programas de auditoria a elaborar, como parte del proceso de la planificación de la auditoria interna, estos forman parte del memorando de planifica-ción y los cuales van orientados de acuer-do a las áreas o cuentas seleccionadas. Estos comprenden la descripción del área a examinar, en base a la definición del manual de clasificaciones presupuestarias, manual contable, organización de la enti-dad, ley, reglamento, etc. Ir al anexo No.7 “Supuestos básicos para la definición de técnicas y procedimientos de la auditoría”.

½ hora

2 Redacción de Objetivos de los programas


Auditoria Interna

Estos comprenden los objetivos específi-cos que se esperan alcanzar en cada área o cuenta definida y para lo cual debe de consultarse la guía de objetivos. Ir al ane-xo No.8 “Guía de pasos para definir pro-gramas de auditoria interna”.

½ hora

3 Selección de técnicas y procedimientos


Auditoria Interna

La selección se realiza con fundamenta-ción en los siguientes aspectos: Alcance, selección de la muestra, trabajo a desa-rrollar (Estudio general, análisis, inspec-ción, confirmación, investigación, cálculo, revisión analítica, declaración y observa-ción), fechas, firmas de responsabilidad, supuestos básicos para la definición de técnicas y procedimientos

1 hora





(Existencia, ocurrencia, integridad, propie-dad, valuación, cuantificación, oportuni-dad, legalidad, legitimidad, económico e impacto ambiental) y redacción de docu-mentos. Este es el medio fundamental a través del cual se planifica la obtención de evidencia suficiente, competente y perti-nente.

4 Elaboración de los programas de auditoria


Auditoria Interna

Se elaboran los programas de auditoria. Ir al anexo No.9 “Formato para elaborar programas de auditoría”. Ver normas y lineamientos.

3 horas

5 Cambios y ajustes a los programas de auditoria


Auditoria Interna

Los programas de auditoría pueden ser modificados durante el proceso de la audi-toría, atendiendo a las siguientes causas: Por iniciativa del supervisor, por solicitud de las máximas autoridades, por cambios en el personal, por la ocurrencia de posi-bles eventualidades y por iniciativa del auditor. Los cuales deben documentarse, justificarse y someterse a conocimiento y aprobación del supervisor y Director de Auditoría Interna. Ir al anexo No.10 “Mo-delo de programa de auditoria”.

1 hora

6 Archivo de los programas de auditoria


Auditoria Interna

La Dirección de Auditoría Interna archiva y resguarda los programas de auditoría en forma adecuada en la base de datos documental de la institución, así como para mantener la debida confidencialidad. Fin del procedimiento.

½ hora

NORMAS Y LINEAMIENTOS Del paso 4: Los programas de auditoría deben contener la siguiente estructura básica: Encabezado, cuerpo del programa,identificación de responsables y fechas.


MANUAL DE PROCESOS



ALCANCE





Procedimiento No.6: Elaboración de programas de auditoría.


INICIO

JUNIO 2010

1Definición de los

programas de auditoria

FIN

2Redacción de

Objetivos de los programas

3Selección

de técnicas y procedimientos

5Cambios y ajustes a los programas

de auditoria

4Elaboración de los


6Archivo de los programas de

auditoria






AUDITORIA INTERNA





















117









Procedimiento No.7: Elaboración del memorando de planificación. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Proporcionar información a los responsables de desarrollar la planificación específica para definir los objetivos de la auditoría, naturaleza, oportunidad y alcance del trabajo, conforme lo establecen las normas de auditoría interna gubernamental.



1 Definición del memorando de planificación


Auditor Interno

Se define el memorando de planificación mediante el resumen de los resultados de las fases de familiarización y evaluación preliminar del control interno de la unidad a auditar; así como los criterios que deben seguirse para realizar la planificación específica y el cual servirá de base para la ejecución del trabajo.

½ hora

2 Revisión de la familiarización


Auditor Interno

Se revisan las fuentes de evidencia obteni-das en la familiarización. Los auditores internos deben tener acceso a cualquier base de datos o sistemas de información utilizados por la unidad a auditar, según el desarrollo tecnológico de la misma.

1 hora

3 Revisión de la evaluación preliminar


Auditor Interno

En esta fase se revisan las evidencias obtenidas en la evaluación preliminar y se identifica la existencia de políticas y con-troles internos claves, sin llegar a realizar una evaluación de fondo de la misma. Durante esta fase se hace uso del SICOIN u otro sistema en uso, para extraer la mayor cantidad de información presupues-taria, financiera y administrativa que se relacione con el área a auditar, esto para contar con mayores elementos de juicio en el momento de la planificación y en la ejecución de la auditoria aplicar las prue-bas de cumplimiento.

2 horas





4 Conclusiones sobre las revisiones


Auditor Interno

La información obtenida y su análisis, dan como resultado que el auditor concluya so-bre los siguientes aspectos: Condiciones para auditar la unidad, estimación de recursos y cronograma de actividades. Ir al anexo No.11 “Formato de cronograma de actividades”.

1 hora

5 Elaboración del memorando de planificación


Auditor Interno

Se elabora el memorando de planificación. Ir al anexo No.12 “Modelo del memorando de planificación”. Actualizado de acuerdo al INE. Ver normas y lineamientos. Fin del procedimiento.

1 hora

NORMAS Y LINEAMIENTOS Del paso 5: El memorando de planificación debe contar con la siguiente estructura básica: Carátula, contenido,antecedentes, legislación, auditabilidad de la unidad, identificación de posibles áreas críticas, objetivos de laauditoría, alcance, criterios para la selección de la muestra, informes que se presentarán, cronograma deactividades, recursos humanos, financieros y materiales.


MANUAL DE PROCESOS



ALCANCE





Procedimiento No.7: Elaboración del memorando de planificación.


INICIO

JUNIO 2010

1Definición del

memorando de planificación

FIN

2Revisión de la familiarización

3Revisión de

la evaluación preliminar

4Conclusiones

sobre las revisiones

5Elaboración del

memorando de planificación


JUNIO 2010


PROCESO No.2: EJECUCIÓN DE LA

AUDITORIA INTERNA







AUDITORIA INTERNA

NOMBREL DEL PROCESO: Ejecución de la auditoria interna DUEÑO DEL PROCESO: Director


ENTRADAS PROCEDIMIENTOS SALIDAS - Estudio y evaluación del control interno - Evaluación de leyes, normas y regulaciones - Evidencia obtenida

1. Guía general para la ejecución de la auditoría interna

- Actualización del archivo permanente y corriente - Supervisión de la auditoria - Ejecución de programas de auditoria

- Preparación de papeles de trabajo - Tipos de papeles de Trabajo - Contenido de los papeles de trabajo

2. Preparación de papeles de trabajo - Legajos de papeles de trabajo

- Definición del control interno y de áreas a evaluar - Selección de técnicas y procedimientos de evaluación

3. Evaluación del control interno - Evaluación del control Interno

- Definición de disposiciones legales y naturaleza de la unidad - Evaluación preliminar de disposiciones legales

4. Evaluación de disposiciones legales y reglamentarias

- Aplicación de programas, pruebas de cumplimiento y pruebas sustantivas - Hallazgos de auditoria

- Solicitud de la carta de representación

5. Obtención de la carta de representación - Obtención de la carta de representación - Archivo de la carta de Representación

- Creación del archivo permanente

6. Creación y actualización del archivo permanente

- Actualización del archivo permanente

- Estructura básica y física del archivo corriente

7. Organización del archivo corriente - Organización, análisis y clasificación del archivo corriente

- Programación del seguimiento de auditoria - Control del Cumplimiento - Registro de recomendaciones

8. Seguimiento de recomendaciones - Proceso de evaluación del cumplimiento - Informe del seguimiento de recomendaciones - Informe final de la ejecución de la auditoria





117

- Recurso Humano - Mobiliario, equipo y útiles de oficina - Software - Internet y red interna - Cédula de Balance de Trabajo, Cédula Sumaria, Cédula Analítica, Cédula de Asientos de Ajuste, Cédula de Asientos de Reclasificación, Cédula de Deficiencias de Control Interno, Cédula de Hoja de Hallazgos, Cédula de Índices, Cédula de Revisión de Papeles de Trabajo y Cédula de Legajo de Papeles de Trabajo. - Modelo de solicitud de la carta de representación. - Modelo de la carta de representación. - Modelo de confirmaciones a terceros. - Parámetros para evaluar los resultados del cumplimiento de las recomendaciones. - Modelo de registro de recomendaciones emitidas. - Modelo de resultados del seguimiento de recomendaciones.




NOMBRE DEL PROCESO: EJECUCIÓN DE LA

AUDITORIA INTERNA




Procedimiento No.1: Guía general para la ejecución de la auditoria. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Orientar la ejecución de la auditoría con base en la planificación específica para la adecuada aplicación de técnicas y procedimientos, examinar a fondo las áreas críticas, identificar las causas de los problemas, emitir recomendaciones, evaluar la eficiencia y eficacia del ambiente y estructura del control interno, evaluar el cumplimiento de disposiciones legales y reglamentarias, ejercer una adecuada supervisión, asegurar la calidad técnica y profesional, organizar un registro completo y detallado en papeles de trabajo para concluir con el informe de auditoría.



1 Estudio y evaluación del control interno


Auditor Interno

Este comprende la evaluación de la efi-ciencia y eficacia del ambiente y estructura del control interno establecido en la uni-dad, para determinar su grado de confia-bilidad y repercusión en los resultados de las operaciones y la razonabilidad de la in-formación financiera y administrativa. debe asegurarse que se evalúen como mínimo los siguientes aspectos: ambiente y es-tructura de control, evaluación de riesgos, los sistemas integrados contables y de información, actividades de control, super-visión, seguimiento del ambiente y estruc-tura de control, por medio de pruebas de cumplimiento, pruebas sustantivas, pro-gramas de auditoria y desarrollo de hallaz-gos. Ver normas y lineamientos.

4 horas

2 Orientación para la evaluación de leyes y regulaciones


Auditor Interno

Se orienta la evaluación para el cumpli-miento de los aspectos legales, normati-vos y demás regulaciones aplicables a la unidad, esto a través de pruebas de cum-plimiento. Esto como parte de la ejecución de la auditoria.

2 horas





3 Orientación para la ejecución de programas


Auditor Interno

De acuerdo al cronograma definido en la planificación específica, el auditor interno orienta la ejecución de la auditoría interna, esta debe observar lo siguiente: ejecutar el programa de acuerdo a los procedimientos definidos, realizar un adecuado y oportuno seguimiento al control de la ejecución del trabajo, realizar cambios y ajustes y archi-vo de los programas y papeles de trabajo. Ver normas y lineamientos.

24 horas

promedio

4 Orientación para la supervisión de la auditoria


Supervisor de la Auditoria Interna

La orientación que se le da a la supervi-sión como proceso técnico, consiste en: dirigir, controlar y asesorar la ejecución de una auditoría desde su inicio hasta la aprobación final del informe por parte del nivel jerárquico competente. Ver normas y lineamientos.

4 horas

5 Recopilación y revisión de la evidencia


Auditor Interno

El auditor interno para fundamentar su opinión recopila evidencia e información, la cual revisará y decidirá si cuenta con las características básicas de calidad suficien-te, competente y pertinente. La evidencia es la certeza manifiesta y perceptible so-bre la existencia de un hecho específico y que nadie puede racionalmente dudar de ella. Está debe de ajustarse a la naturale-za y objetivos del examen mediante la aplicación de pruebas de cumplimiento ó sustantivas, que permitan fundamentar razonablemente los juicios y conclusiones que se formulen respecto a la unidad.

1 hora

6 Organización de los papeles de trabajo


Auditor Interno

El auditor interno organiza un registro completo y detallado de los papeles de trabajo que documenten la ejecución de la auditoría y sus resultados.

½ hora

7 Integración y archivo de papeles de trabajo


Auditor Interno

Por cada trabajo de auditoría concluido, el encargado de la misma integra y conso-lida los legajos de papeles de trabajo, para ser entregados al responsable del archivo de la Dirección de Auditoria Interna para su resguardo. Ver normas y lineamientos.

½ hora

8 Acciones ante la identificaciónde hallazgos


Auditor Interno

Durante la ejecución de la auditoría el auditor interno identifica y considera las posibles acciones legales y administrativas que se deriven de los hallazgos reportados en la unidad. Ver el Proceso de Comunica-ción de Resultados de la Auditoria Interna en el Procedimiento No. 3 “Trámite de ha-llazgos”, de este manual.

1 hora





9 Actualización del archivo permanente


Auditor Interno

Consiste en la recopilación y organización de diferentes documentos, tales como: copias, extractos de información, por lo que el auditor interno en cada auditoría debe recopilar y agregar todos los docu-mentos que permitan mantener ordenado y actualizado dicho archivo.

1 hora

10 Actualización del archivo corriente


Auditor Interno

Este archivo se actualiza y organiza con los papeles de trabajo que tienen vigencia de un año, y que sirvieron de evidencia, comunicación e información, por ejemplo, los documentos que sirvieron para una adecuada administración de la ejecución de la auditoría. Ver normas y lineamien-tos.

½ hora

11 Programación para presentar la carta de representación


Auditor Interno

De acuerdo al cronograma definido en la planificación, el auditor interno programa el mejor momento para presentar la carta de representación, esta es el documento por medio del cual la autoridad superior de la unidad auditada reconoce haber puesto a disposición del auditor la información requerida e informado de cualquier hecho significativo ocurrido durante el período bajo examen hasta la fecha de terminación del mismo. Fin del procedimiento.

½ hora

NORMAS Y LINEAMIENTOS Del paso 1: La ejecución de la auditoría se debe realizar de acuerdo a las Normas de Auditoría Interna Gubernamental,establecidas por la Contraloría General de Cuentas. Del paso 3: La actualización del archivo permanente es responsabilidad del auditor interno y debe realizarse por direccióny de acuerdo al procedimiento de actualización del archivo permanente. Del paso 4: La actualización del archivo corriente es responsabilidad del auditor interno y debe realizarse por dirección y deacuerdo al procedimiento de organización del archivo corriente. Del paso 7: Los papeles de trabajo elaborados por los auditores internos, son propiedad de la Dirección de AuditoríaInterna. Del paso 10: Una vez discutidos los hallazgos y obtenidos los comentarios de la unidad auditada, estos deben quedardefinidos en los papeles de trabajo y de acuerdo al procedimiento para desarrollo de hallazgos.


MANUAL DE PROCESOS



AUDITORIA INTERNA

ALCANCE




Procedimiento No.1: Guía general para la ejecución de la auditoria,



INICIO

JUNIO 2010

1Estudio y evaluación

del control interno Va a la Pág. No.41

2Orientación para la

evaluación de leyes y regulaciones

3Orientación para la ejecución de

programas

MANUAL DE PROCESOSJUNIO 2010

DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNASUPERVISOR AUDITOR INTERNO


Viene de la Pág. No.40

FIN

4Orientación para

la supervisión de la auditoria

5Recopilación y revisión de la

evidencia

6Organización


7Integración y archivo de papeles de trabajo

8Acciones ante la identificación de

hallazgos

11Programación para

presentar la carta de representación

9Actualización del archivo permanente

10Actualización

del archivo corriente






AUDITORIA INTERNA

























117






AUDITORIA INTERNA




Procedimiento No.2: Preparación de papeles de trabajo. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Registrar los resultados de las pruebas aplicadas y las evidencias sobre los hallazgos, proporcionar evidencia del trabajo realizado y dar conclusiones, como soporte del informe de auditoría en procesos judiciales, patrimoniales y administrativos. Respaldar el contenido del informe, constituir una fuente permanente de información y consulta para referencia en la planificación de futuras auditorías, orientación de análisis, guía de la auditoría actual e instrumento para mejorar la calidad de la labor.



1 Preparación de los papeles de trabajo


Auditor Interno

Los papeles de trabajo deben ser prepara-dos en forma limpia, sin lastimadura del papel y escritos a lápiz para efectuar fácilmente las correcciones necesarias durante el desarrollo de las pruebas. Los reportes que se generan del SICOIN, y de otros sistemas integrados de información financiera, a través de medios computari-zados, formarán parte de los papeles de trabajo. Ver normas y lineamientos.

½ hora

2 Clasificación de tipos de papeles de trabajo


Auditor Interno

El auditor clasifica los papeles o docume-ntos de trabajo de la auditoría en: Papeles de integración de información, de análisis de datos, de soporte entre otros. Ir al anexo No.13 “Cédula de Balance de Tra-bajo”, al anexo No.14 “Cédula Sumaria”, al anexo No.15 “Cédula Analítica”, al anexo No.16 “Cédula de Asientos de Ajuste”, al anexo No.17 “Cédula de Asientos de Reclasificación”, al anexo No.18 “Cédula de Deficiencias de Control Interno”, al anexo No.19 “Cédula de Hoja de Hallaz-gos” al anexo No.20 “Cédula de Índices”, al anexo No.21 “Cédula de Revisión de Papeles de Trabajo” y al anexo No.22 “Cé-dula de Legajo de Papeles de Trabajo”. Ver normas y lineamientos.

½ hora





3 Elaboración de los índices de los papeles de trabajo


Auditor Interno

Se elaboran los índices que se utilizan para identificar las áreas o cuentas bajo examen, esto para una adecuada referen-ciación. Ver normas y lineamientos.

1 hora

4 Marcación de los papeles de trabajo


Auditor Interno

El auditor realiza marcas en los papeles de trabajo que sirven para resaltar un hecho, acción o criterio relacionado con el análisis o prueba que se realiza, y facilitan la revisión y consulta de los mismos. Ver normas y lineamientos.

½ hora

5 Referenciación de los papeles de trabajo


Auditor Interno

Se realiza mediante el cruce de informa-ción dentro de un mismo papel de trabajo, o entre varios papeles de trabajo. esto con el objeto de que toda la información conte-nida en las cédulas pueda ser localizada, interpretada y revisada rápidamente.

½ hora

6 Firmas y fechas de los papeles de trabajo


Auditor Interno

Todas las cédulas se identifican por medio de la firma y fecha de ejecución y revisión del trabajo. Ver normas y lineamientos.

½ hora

7 Compilación de legajos de papeles de trabajo


Auditor Interno

Se compilan los papeles de trabajo que se preparan en cada auditoría ejecutada, los cuales se estructuran de la siguiente ma-nera: Archivo permanente, archivo corrien-te, hojas de hallazgos monetarios y de cumplimiento a leyes y reglamentos, hojas de hallazgos de deficiencias de control interno, asientos de ajuste, asientos de reclasificación, balance de trabajo (B/T) y legajos de papeles de trabajo por área. Fin del procedimiento.

1 hora



NORMAS Y LINEAMIENTOS

Del paso 1: El auditor interno podrá utilizar tinta cuando lo amerite el caso y estos deben quedar completamenteterminados, referenciados, firmados, fechados y ordenados de acuerdo a los índices y al legajo quecorresponde. Así mismo deben contener los comentarios que se consideren necesarios, la conclusióncorrespondiente en las cédulas sumarias. Identificar claramente la unidad, hacer referencia al período bajoexamen. Contener los índices, marcas y referencias que aseguren el uso adecuado de la información y facilitensu consulta y revisión, incluir los comentarios y recomendaciones del asunto examinado. Debe usarse papeltabular, en los tamaños estándar (oficio y doble oficio) para efectuar las pruebas. Cuando se obtengan copiasde documentos, detalles o integraciones de cuentas u otro tipo de documento de soporte, que no sean deltamaño estándar, deben ser pegados en las hojas tabulares. Del paso 2: Los papeles de trabajo deben ser elaborados en forma ordenada, el tamaño de los papeles se debe estandarizar. Se utilizan dos tamaños de papeles, uno de tamaño oficio y el otro equivalente a dos hojas de tamaño oficio. Todas las cédulas que conforman los papeles de trabajo deben contener encabezado (Identificación de la unidad, índice, nombre de la cédula, y período que abarca) y cuerpo del trabajo. Del paso 3: Se debe utilizar únicamente en forma alfabética. Ir seguido de un número, separarse del número colocando un guión, contener como máximo tres dígitos y ser escritos en los papeles de trabajo con tinta roja. Del paso 4: Se deben escribir en color rojo. Ser simples, distintivas, limpias, claras, legibles y explicarse claramente encada cédula. No debe usarse más de cinco marcas en cada cédula. Se pueden usar las mismas marcas endiferentes cédulas y se colocan al lado derecho del hecho, acción, criterio, cifras, que se explicará al pie de lacédula. Del paso 6: La firma y fecha de elaborado el trabajo deben ser colocadas por el auditor interno, la firma y fecha de revisadodeben ser colocadas por el supervisor.


7 DS-AI INICIA:

Procedimiento No.2: Preparación de papeles de trabajo.

MANUAL DE PROCESOS



AUDITORIA INTERNA

ALCANCE





INICIO

JUNIO 2010

1Preparación


FIN

2Clasificación de tipos de papeles

de trabajo

4Marcación de los papeles de trabajo

6Firmas y fechas de los papeles

de trabajo

3Elaboración de los

índices de los papeles de trabajo

5Referenciación de los papeles

de trabajo

7Compilación de legajos de

papeles de trabajo






AUDITORIA INTERNA

























117






AUDITORIA INTERNA




Procedimiento No.3: Evaluación del control interno. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Determinar el grado de confiabilidad y repercusión de la información financiera y administrativa, evaluar los componentes del control interno con eficiencia, eficacia y economía, contar con criterios sólidos para definir la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría e identificar posibles áreas críticas, sus causas y presentar recomendaciones.



1 Estudio y evaluación del control interno


Auditor Interno

El estudio y evaluación del control Interno comprende la comprobación del adecuado funcionamiento de los componentes del control interno, el ambiente de control, la evaluación de riesgos, las actividades de control, los sistemas de información y comunicación, supervisión y seguimiento del sistema de control interno, esto para establecer el grado de confianza del sistema y definir los criterios que guiarán la ejecución del trabajo de auditoría.

4 horas

2 Aplicación de pruebas de cumplimiento de los programas


Auditor Interno

Se aplican las pruebas de cumplimiento descritas en los programas de auditoría, esto da como resultado las conclusiones del auditor interno sobre los procedimien-tos de control de la unidad, si son suficien-tes y están operando en forma efectiva, para alcanzar los objetivos.

2 horas

3 Evaluación de áreas definidas


Auditor Interno

Se evalúan las áreas que están definidas y totalmente de acuerdo con el memorando de planificación.

½ hora





4 Aplicación de técnicas y procedimientos de evaluación


Auditor Interno

Esta es una actividad en la cual el auditor interno debe emplear su criterio profesio-nal y experiencia, analizando los compo-nentes de toda gestión (Nivel gerencial, nivel de asesoría, apoyo y nivel opera-tivo), alcance, selección de las áreas y subáreas a evaluar, operaciones financie-ras, operaciones administrativas, operacio-nes especiales y períodos de evaluación. Para una adecuada aplicación y desarrollo de los programas de auditoría, se deben identificar y seleccionar las técnicas y pro-cedimientos que mejor cumplan los objeti-vos del programa para obtener evidencia suficiente, competente y pertinente de acuerdo a la naturaleza, objetivos y alcan-ces de la auditoría,

1 hora

5 Evaluación del control interno



La evaluación del control interno el auditor la desarrollará en tres fases: 1) Fami-liarización y planificación, 2) Ejecución de la evaluación (Determinación de los procedimientos de control vigentes, de los objetivos de control interno, de áreas fuertes y débiles, de tipos de evidencias y aplicación de pruebas), y 3) Comunicación de resultados. Ver normas y lineamientos. Fin del procedimiento.

4 horas

NORMAS Y LINEAMIENTOS Del paso 5: Para la elaboración de los informes deberá seguir los pasos establecidos en los procedimientos 1 y 2 delProceso No. 3 “Comunicación de resultados de la auditoria interna” de este manual.


Procedimiento No.3: Evaluación del control interno.




5 DS-AI INICIA:

MANUAL DE PROCESOS



AUDITORIA INTERNA

ALCANCE

DIRECCIÓN TÉCNICA O ADMINISTRATIVAPERSONAL


INICIO

JUNIO 2010

1Estudio y

evaluación del control interno

FIN

2Aplicación de pruebas

de cumplimiento de los programas

3Evaluación de áreas definidas

4Aplicación de

técnicas y procedimientos de

evaluación

5Evaluación del control

interno

5Evaluación del control

interno






AUDITORIA INTERNA

























117






AUDITORIA INTERNA




Procedimiento No.4: Evaluación de disposiciones legales y reglamentarias. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Conocer las características y tipos de riesgos potenciales con la posibilidad de que ocurran actos ilícitos e irregulares, conocer las características de las normas y reglamentos internos, identificar la existencia de irregularidades, determinar áreas críticas y determinar si la unidad cumple con los aspectos legales aplicables.



1 Evaluación interina de aspectos legales


Auditor Interno

Se realiza la evaluación interina de los aspectos legales, normativos y reglamen-tarios aplicables a la unidad a auditar, esta es importante debido a que permite cono-cer oportunamente las características y tipos de riesgos potenciales de la unidad y de posibles actos ilícitos e irregulares. La planificación de la auditoría debe prever, como parte de la familiarización con la unidad y con el área evaluada, la iden-tificación y análisis de las leyes, normas y regulaciones que le son aplicables. Ver normas y lineamientos.

1 hora

2 Estudio de la naturaleza de la unidad


Auditor Interno

Es importante estudiar para conocer la naturaleza de la unidad, así como sus fun-ciones, ya que dependiendo de qué tipo de unidad se trate o qué funciones realiza, se identificará la reglamentación específi-ca a la que esté afecta, además de su nor-mativa interna.

½ hora

3 Estudio de regulaciones generales y especificas


Auditor Interno

De igual forma es importante estudiar para conocer las regulaciones de tipo general (Leyes, códigos y reglamentos) y específi-co (Ley y reglamento interno), las cuales se deben tener presentes para poder llevar a cabo una adecuada evaluación de los aspectos legales.

½ hora

4 Identificación de las fuentes de evidencia


Auditor Interno

Para la identificación de las fuentes de evidencia el auditor interno consulta el ar-chivo permanente, el cual debe tener orga-nizado y actualizado por dirección, ya que este es la principal fuente de evidencia

½ hora





para identificar las leyes, normas y demás regulaciones aplicables a la unidad.

5 Evaluación de las fuentes de evidencia


Auditor Interno

La información obtenida es objeto de evaluación para determinar, con base en la naturaleza de la unidad y sus funciones, qué leyes o normas tienen mayor inciden-cia o aplicabilidad, y por lo tanto, cualquier incumplimiento o desviación podría reper-cutir en la correcta rendición de cuentas y la elaboración, presentación e interpreta-ción de la información.

½ hora

6 Evaluación de disposiciones legales


Auditor Interno

El cumplimiento de las disposiciones se evalúa en el trabajo de campo, por medio de pruebas de cumplimiento aplicadas a las operaciones o documentos selecciona-dos conforme el alcance y tamaño de la muestra. Esto a través de los diferentes medios de evaluación del control interno, dejando evidencia de la existencia y cono-cimiento de las disposiciones legales es-pecíficas a las que está sujeta la unidad, área, proceso o actividad que se evalúo,

2 horas

7 Aplicación de los programas de auditoria



La aplicación de pruebas de cumplimiento y de las pruebas sustantivas, se ejecuta a través de los programa de auditoría elabo-rados, estos deben permiten obtener la evidencia suficiente, competente y perti-nente, para conocer las características y tipos de riesgos potenciales de la unidad auditada y de posibles actos ilícitos e irregulares que pudiesen ocurrir, por falta de aplicación de la ley y demás aspectos legales que influyan significativamente en los resultados de la auditoría.

4 horas

8 Aplicación de pruebas de cumplimiento



Estas pruebas se aplican evaluando el cumplimiento de las leyes, normas, regla-mentos, convenios, contratos y otros as-pectos legales aplicables, con las cuales se conocerán las características y tipos de riesgos potenciales y posibles actos ilícitos e irregulares que pudiesen ocurrir, por falta de aplicaciones de la ley y demás aspectos legales que influyan significativamente en los resultados. Se analizará la documentación de soporte, para buscar a través de la misma, la evidencia que demuestre la forma cómo se ha cumplido u observado los requisitos legales y nor-mativos; dicha evaluación debe incluir los resultados obtenidos, es decir, si los obje-tivos de control que persiguen dichas regulaciones, se han alcanzado en forma

2 horas





satisfactoria y se ha minimizado, reducido o eliminado cualquier riesgo. Ver normas y lineamientos.

9 Aplicación de pruebas sustantivas



Se aplican pruebas sustantivas para obte-ner evidencia directa sobre la validez de las transacciones y saldos incluidos en los registros contables y administrativos e información financiera y administrativa. Estas pruebas sustantivas incluyen proce-dimientos para verificar el adecuado cum-plimiento de los aspectos legales aplica-bles, de una manera más analítica y detallada, lo cual complementa el trabajo efectuado por la auditoria.

2 horas

10 Discusión de hallazgos de la auditoria interna



Los hallazgos identificados en la evalúa-ción se discuten con los responsables del área evaluada, así como con el personal técnico para corroborar los mismos, ratifi-car y establecer la viabilidad y aplicabili-dad de las recomendaciones. Ver normas y lineamientos.

4 horas

11 Confirmación ó desvaneci-miento de hallazgos


Auditor Interno

El personal responsable de la unidad audi-tada presenta las pruebas o documentos de soporte para el desvanecimiento de los hallazgos, que a criterio del auditor, si es-tas son suficientes se desvanecen los ha-llazgos ó en caso contrario se confirman los mismos.

12 Redacción de hallazgos de la auditoria


Auditor Interno

Los hallazgos confirmados en la evalúa-ción del cumplimiento de leyes, normas, reglamentos, convenios, contratos y otros aspectos legales aplicables, son redacta-dos en el informe final de la auditoria. Ver normas y lineamientos. Fin del procedi-miento.

1 hora

NORMAS Y LINEAMIENTOS Del paso 1: La evaluación del cumplimiento de las disposiciones y aspectos legales aplicables a la unidad auditada, sepodrá hacer en dos momentos, dependiendo de la magnitud de la unidad de forma interina (quiere decirintermedia) y al final. Del paso 8: El análisis se hace posterior a las pruebas y con base en la visita preliminar. Del paso 10: El personal responsable del área evaluada debe presentar las pruebas o documentos de soporte, para que a criterio del auditor se desvanezcan los hallazgos o se confirmen. Del paso 12: Los hallazgos se deben desarrollar y redactar de forma objetiva y concisa en el informe final, esto después deser discutidos con el personal de la unidad y sus autoridades. Esto en cumplimiento del Decreto 31-2002, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas.


Procedimiento No.4: Evaluación de disposiciones legales y reglamentarias.




11 DS-AI INICIA:

MANUAL DE PROCESOS



AUDITORIA INTERNA

ALCANCE


INICIO

JUNIO 2010

1Evaluación interina de

aspectos legales

Va a la Pág. No.53

2Estudio de la

naturaleza de la unidad

4Identificación de las fuentes de evidencia

6Evaluación de disposiciones

legales

3Estudio de regu-

laciones generales y especificas

5Evaluación de las fuentes de

evidencia



DIRECCIÓN TÉCNICA Ó ADMINISTRATIVAPERSONAL



FIN

7Aplicación de los


8Aplicación de pruebas de

cumplimiento

9Aplicación de pruebas sustantivas

10Discusión de

hallazgos de la auditoria interna

12Redacción de hallazgos de la auditoria

7Aplicación de los


8Aplicación de pruebas de

cumplimiento

9Aplicación de pruebas sustantivas

10Discusión de

hallazgos de la auditoria interna

11Confirmación

ó desvanecimiento de hallazgos






AUDITORIA INTERNA

























117






AUDITORIA INTERNA




Procedimiento No.5: Obtención de la carta de representación. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

La carta de representación tiene como objetivo, obtener de la autoridad superior de la unidad auditada, evidencia escrita para corroborar la veracidad y confiabilidad de la información proporcionada, así como que durante el proceso de la auditoría fue presentada la información requerida a los auditores y los hechos significativos ocurridos fueron informados oportunamente.



1 Solicitud de la carta de representación


Auditor Interno

El auditor interno solicita con tiempo pru-dencial la carta de representación, la cual es recomendable preparar cuando la eje-cución del trabajo lleve un noventa por ciento de avance, para ser solicitada por escrito a la máxima autoridad de la unidad auditada, esto de acuerdo al modelo. Ir al anexo No.23 “Modelo de solicitud de la carta de representación”. Ver normas y lineamientos.

1 hora

2 Elaboración y presentación del borrador de la carta

Dirección de Auditoria Interna / Dirección Técnica ó Adminis-trativa

Auditor Interno / Director o Jefe Técnico ó Administrativo

Se elabora y presenta el borrador de la carta de representación, la cual debe ser elaborada en papel membretado de la uni-dad auditada. Si la autoridad superior de la unidad auditada se rehúsa a proporcio-nar la carta de representación, dicha situa-ción se debe considerar como una limita-ción en el alcance de la auditoría, por lo que el auditor debe evaluar el efecto de la misma al expresar su opinión. Ir al anexo No.24 “Modelo de la carta de representa-ción” y al anexo No.25 “Modelo de confir-maciones a terceros”.

3 horas

3 Elaboración y entrega de la carta de representación

Dirección Técnica / Dirección Adminis-trativa

Director o Jefe Técnico ó Administrativo

El director o jefe responsable de la unidad auditada extienden firma y sella la carta de representación a los auditores que efec-tuaron la evaluación, esto para corroborar que la información que se presentó es veraz y confiable.

1 hora





4 Archivo de la carta de representación


Auditor Interno

La carta de representación se recibe y archivada en el Archivo Corriente. Fin del procedimiento.

10 minutos

NORMAS Y LINEAMIENTOS Del paso 1: La respuesta a la solicitud y la carta de representación firmada por la autoridad superior de la unidad auditada,debe ser dirigida al supervisor del equipo que ejecutó el trabajo de auditoría. La carta deberá tener la mismafecha del dictamen del auditor.


DS-AI INICIA:

MANUAL DE PROCESOS



AUDITORIA INTERNA

ALCANCE

Procedimiento No.5: Obtención de la carta de representación.




4

DIRECCIÓN TÉCNICA / DIRECCIÓN ADMINISTRATIVADIRECTOR / JEFE


AUDITOR INTERNO

INICIO

JUNIO 2010

1Solicitud de la carta de

representación

FIN

2Elaboración y

presentación del borrador de la carta

2Elaboración y

presentación del borrador de la carta

4Archivo de la carta de re-

presentación3

Elaboración y entrega de la carta de representación






AUDITORIA INTERNA

























117






AUDITORIA INTERNA




Procedimiento No.6: Creación y actualización del archivo permanente. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Facilitar el proceso de familiarización, documentación de hallazgos técnicos, legales y contables. Crear una fuente permanente de información y consulta para facilitación en la preparación de papeles de trabajo.



1 Creación del archivo permanente


Auditor Interno

La creación y contenido final del archivo permanente dependerá principalmente de la naturaleza de la unidad, sus operacio-nes, las necesidades de información de la Dirección de Auditoría Interna, entre otros aspectos. Para la creación de este se toma como referencia la siguiente estruc-tura básica la cual no es limitativa, sino por el contrario, es indicativa: Carátula, índice, información general, estructura organiza-cional, leyes y regulaciones, planificación de operaciones, información administrativa e información presupuestaria, contable y financiera.

1 hora

2 Actualización del archivo permanente


Auditor Interno

La actualización del archivo permanente esindispensable para que los auditores seapoyen eficientemente en el proceso de laauditoría. El archivo será de utilidad en lamedida que la información que contiene,esté debidamente clasificada y actualizada.La clasificación y actualización de la infor-mación del archivo permanente es unaactividad que debe estar inmersa en elproceso de toda auditoría. La consulta dela información permitirá al auditor evaluar lautilidad de la misma para decidir si sedesecha, o si por el contrario, debe seguirfigurando.

½ hora





3 Utilización del archivo permanente


Auditor Interno

El archivo permanente se utiliza como la principal fuente de evidencia y de consulta constante en el proceso de la ejecución de la auditoria, por lo que su acceso esta nor-mado por la Dirección de Auditoría Interna.

½ hora

4 Identificación, análisis, clasificación y archivo


Auditor Interno

Está actividad se delega a una persona de la Unidad de Auditoria Interna, quien reali-zará sus actividades conforme a los proce-dimientos que establezca el director de la misma. Fin del procedimiento.

½ hora


4 DS-AI INICIA:

Procedimiento No.6: Creación y actualización del archivo permanente.

MANUAL DE PROCESOS



AUDITORIA INTERNA

ALCANCE





INICIO

JUNIO 2010

1Creación

del archivo permanente FIN

2Actualización del archivo permanente

3Utilización del archivo permanente

4Identificación,

análisis, clasificación y archivo






AUDITORIA INTERNA

























117






AUDITORIA INTERNA




Procedimiento No. 7: Organización del archivo corriente. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Facilitar la administración de todos los documentos que sirvieron de evidencia, comunicación e información durante la ejecución de la auditoría y servir de apoyo para la planificación de auditorías subsecuentes.



1 Creación del archivo corriente


Auditor Interno

La creación y contenido final de cada archivo corriente dependerá entre otros aspectos, de las necesidades de informa-ción, comunicación y evidencia durante la ejecución de la auditoría. La estructura del archivo corriente es: Carátula, índice, planificación, informe, acciones legales y administrativas, esta estructura no es limi-tativa, sino por el contrario, es indicativa. Ver normas y lineamientos.

1 hora

2 Utilización del archivo corriente


Auditor Interno

El archivo corriente se utiliza como una de las principales fuentes de evidencia y de consulta constante por parte de los audito-res, durante la ejecución de la auditoría, por lo que su utilización esta normada por el Director de Auditoria Interna.

½ hora

3 Identificación, análisis, clasificación y archivo


Auditor Interno

Esta actividad se le delega a una persona de la Dirección de Auditoria Interna, quien realizará sus actividades conforme a los procedimientos que establezca el director de la misma. Fin del procedimiento.

½ hora

NORMAS Y LINEAMIENTOS Del paso 1: La estructura física del archivo corriente es la siguiente: Carátula, índice, planificación (Familiarización,evaluación preliminar, evaluación de acciones legales, memorando de planificación especifica, cronograma deactividades y programas de auditoria), acciones legales (Actas suscritas, solicitudes de sanciones,liquidaciones, denuncias y otros) y administrativo (Nombramientos del personal, carta de representación, hojade pendientes, hojas de revisión de papeles de trabajo, estados financieros, comentarios de la administración,correspondencia interna, correspondencia externa, copias de confirmaciones, copias de reportes, integraciones,estados de cuenta bancarios, documentos y otros.


MANUAL DE PROCESOS



AUDITORIA INTERNA

ALCANCE





Procedimiento No. 7: Organización del archivo corriente.


INICIO

JUNIO 2010

1Creación

del archivo corriente FIN

2Utilización del archivo corriente

3Identificación,

análisis, clasificación y archivo






AUDITORIA INTERNA

























117






AUDITORIA INTERNA




Procedimiento No.8: Seguimiento de recomendaciones. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Asegurar que se ha cumplido oportunamente con la implementación de las recomendaciones, así como de que se aplicaron las acciones correctivas (legales o administrativas) según los acuerdos establecidos en la fase de discusión de los informes, para que se mejoren los procesos, controles y operaciones.



1 Programación en el PAA


Auditor Interno

El seguimiento de las recomendaciones se programa en el PAA (Plan Anual de Auditoria), como una actividad perma-nente. Para que este sea oportuno, debe programarse conforme se vence el tiempo que se ha concedido para su implementa-ción y no esperar hasta que se realice la siguiente auditoría. Sin embargo cada vez que se realiza una auditoría se verifica e informa del estado actual de las recomen-daciones que no se hayan cumplido y por lo cual debe incluirse en las planificacio-nes específicas.

½ hora

2 Seguimiento del cumplimiento de plazos


Auditor Interno

Con base en la fecha que se oficializa la entrega del informe de auditoría, se inicia el seguimiento del cumplimiento de las recomendaciones incluidas en el mismo, ya que a partir de esta fecha se contabili-zan los plazos previamente acordados y asegurarse que el informe sea del conoci-miento de los funcionarios y responsables a quienes se dirige.

1 hora

3 Registro de recomen-daciones


Auditor Interno

Se lleva un registro de recomendaciones, para el cual se utiliza el formulario de recomendaciones emitidas y el cual debe llenarse por cada auditoría realizada y se archivará por unidad auditada.

1 hora





4 Designación de personal de auditoria


Supervisor de Auditoria Interna

El supervisor dentro de la planificación específica debe designar a los auditores que serán los responsables de efectuar el seguimiento de las recomendaciones, con base en los vencimientos.

10 minutos

5 Evaluación del cumplimiento


Auditor Interno

La evaluación del cumplimiento promueve, facilita y permite asegurar que fue entendi-da la recomendación, establecer una fe-cha precisa y la identificación de los res-ponsables, dar a conocer la necesidad del cambio propuesto y los beneficios, expo-ner los criterios para identificar y aclarar las posibles dudas e incluir en el nuevo informe las recomendaciones no imple-mentadas. Se hace una comparación en-tre la situación que prevalecía antes de la implementación de la recomendación y la actual para tener un efecto sobre el logro de los objetivos y metas institucionales, así como en los indicadores de gestión establecidos por la misma unidad. Ir al anexo No.26 “Parámetros para evaluar los resultados del cumplimiento de las reco-mendaciones”.

2 horas

6 Elaboración del informe de seguimiento


Supervisor de la Auditoria Interna / Auditor Interno

El auditor elabora el informe de seguimien-to de recomendaciones, el cual es exami-nado por el supervisor, esto con el objetivo de evaluar los resultados del trabajo efectuado sobre el cumplimiento de las recomendaciones. Ir al anexo No.27 “Mo-delo de registro de recomendaciones emi-tidas”.

½ hora

7 Elaboración del informe final de la ejecución


Supervisor de la Auditoria Interna / Auditor Interno

Con base en la información recabada en las unidades se elabora el informe final, el cual se a conocer por medio de reuniones a nivel superior, esto con el fin de que se cumpla el 100% de las recomendaciones emitidas. Así como las recomendaciones incumplidas y los riesgos o efectos poten-ciales que esta situación tiene sobre la calidad y solidez del control interno y en los objetivos institucionales. Ir al anexo No.28 “Modelo de resultados del segui-miento”. Fin del procedimiento.

2 horas


DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNAProcedimiento No.8: Seguimiento de recomendaciones.


SUPERVISORAUDITOR INTERNO




MANUAL DE PROCESOS



AUDITORIA INTERNA

ALCANCE

INICIO

JUNIO 2010

1Programación en

el cronograma de actividades Va a la

Pág. No.65

2Seguimiento

del cumplimiento de plazos

3Registro de

recomendaciones

4Designación de personal de auditoria



DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNAAUDITOR INTERNO SUPERVISOR


FIN

5Evaluación

del cumplimiento

6Elaboración del informe

de seguimiento


final de la ejecución


de seguimiento


final de la ejecución


JUNIO 2010


PROCESO No.3: COMUNICACIÓN DE

LOS RESULTADOS DE LA AUDITORIA

INTERNA







AUDITORIA INTERNA

NOMBREL DEL PROCESO: Comunicación de los resultados de la auditoria interna DUEÑO DEL PROCESO: Director


ENTRADAS PROCEDIMIENTOS SALIDAS - Contenido y estructura del Informe - Discusión del informe

1. Informe final de resultados de la auditoria - Presentación y aprobación del informe - Seguimiento de recomendaciones

- Información de hallazgos - Estructura del informe

2. Informe de hallazgos - Dictamen de los hallazgos

- Informe de hallazgos 3. Trámite de hallazgos - Resarcimiento del daño causado



117

- Recurso humano - Mobiliario, equipo y útiles de oficina - Software - Internet y red interna - Modelo del resumen de atributos de hallazgos - Recomendaciones específicas para la redacción de hallazgos - Formato de cédula centralizadora de hallazgos - Estructura del informe de auditoria interna - Modelos de dictámenes de auditoría financiera




NOMBRE DEL PROCESO: COMUNICACIÓN DE LOS RESULTADOS

DE LA AUDITORIA INTERNA




Procedimiento No.1: Informe final de resultados de la auditoria interna. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Presentar a las unidades auditadas resultados imparciales sobre la información financiera, el cumplimiento de políticas, planes, programas y el ambiente de control interno. Emitir opinión sobre los estados financieros elaborados de acuerdo a los principios de contabilidad y con criterios de sistemas integrados. Facilitar la comprensión de los hallazgos, proporcionar recomendaciones para mejorar los sistemas administrativos, financieros, técnicos, operativos y los procesos de control e información. Informar de los criterios técnicos que permitieron formular las recomendaciones y servir como guía para llevar a la práctica las recomendaciones formuladas.



1 Preparación de documentospara el informe escrito


Auditor Interno

Se preparan los documentos (Papeles de trabajo, cédulas, etc.) que servirán de base en la realización del informe escrito, el cual tiene como propósito comunicar los resultados y garantizar el entendimiento de las acciones correctivas.

15 minutos

2 Elaboración del informe de auditoria


Auditor Interno

Se elabora el informe escrito utilizando un lenguaje sencillo y fácilmente entendible, tratando los asuntos en forma concreta y concisa, esto para suministrar suficiente información que permita al usuario una adecuada interpretación de los resultados, lo cual debe coincidir de manera exacta y objetiva con los hechos observados. La estructura del informe es la siguiente: Carátula, resumen gerencial, contenido (Índice), antecedentes, objetivos, alcance, dictamen, estados financieros, notas a los estados financieros, informe de hallazgos (Monetarios, de incumplimiento de aspec-tos legales, de deficiencias de control interno y comentarios sobre su estado actual) y las recomendaciones de audito-rías anteriores y detalle de funcionarios y personal responsable. Ir al anexo No.29 “Formato de la estructura del informe de auditoria interna”.

16 horas

promedio





3 Discusión del informe de auditoria


Supervisor de Auditoria Interna / Auditor Interno

El contenido de cada informe de auditoría es discutido con los responsables de la unidad auditada, para asegurar la acepta-ción de los hallazgos y el cumplimiento de las recomendaciones. Esto para asegurar que fueron entendidas las recomendacio-nes, subsanar las debilidades encontra-das, definir la metodología, obtener el compromiso formal de implementación de recomendaciones, definir el grado de avance en las acciones correctivas, confir-mar los asientos de ajustes y reclasifica-ciones, concluir sobre la condición final de los hallazgos, asientos de ajustes y recla-sificaciones. Ver normas y lineamientos.

4 horas

4 Entrega del informe de auditoria


Supervisor de Auditoria Interna / Auditor Interno

Se entrega el informe de auditoria oportu-namente al finalizar el trabajo, de acuerdo a los plazos establecidos en el cronogra-ma de actividades de la planificación espe-cifica. Entre la fecha de emisión del borra-dor del informe, su discusión y la fecha de entrega del informe definitivo, se deben establecer plazos razonables para obtener respuestas y comentarios finales de la uni-dad auditada, para ser incluidos oportu-namente en el informe final. Ir al anexo No.30 “Modelos de dictámenes de audito-ría financiera”.

5 minutos

5 Aprobación del informe de auditoria


Director de Auditoria Interna

Emitido el informe definitivo y después de haberse sometido al proceso de control de calidad, es presentado al Director de Audi-toria Interna, quien lo recibe y revisa, si todo está bien da su aprobación y en este momento es considerado oficial, luego es entregado en forma oficial a las autorida-des: en caso contrario se procede con el paso 5.1 Se anotan observaciones y 5.2 Se devuelve al supervisor y se va al paso 2. Ver normas y lineamientos.

2 horas

6 Seguimiento del cumplimiento de recomen-daciones



La Dirección de Auditoría Interna, periódi-camente debe realizar el seguimiento del cumplimiento de las recomendaciones de los informes de auditoría emitidos, asig-nando personal para asegurar que se aplicaron las acciones correctivas según los acuerdos convenidos en la fase de discusión. Ver normas y lineamientos. Fin del procedimiento.

½ hora




Del paso 3: Toda discusión del informe debe hacerse a nivel de borrador. Cuando las circunstancias lo ameriten podrá participar el Director de Auditoria Interna. Las personas responsables de los hallazgos de las unidades evaluadas, podrán solicitar una prorroga de 5días más para presentación de pruebas o documentos de descargo, esto de acuerdo al instructivo de hallazgosde la Dirección de Auditoria Interna. Del paso 5: En la distribución del informe, debe incluirse un ejemplar para la delegación de la Contraloría General de Cuentas. De acuerdo a las necesidades de información y en relación a los resultados, se emiten y reproducen los informes adicionales. Del paso 6: El incumplimiento de las recomendaciones dará lugar a la aplicación de sanciones administrativas oeconómicas por parte de las autoridades superiores de la entidad o de la Contraloría General de Cuentas,según corresponda. El informe de auditoría, por la naturaleza de la información incluida, debe ser destinado para el uso de lasunidades auditadas y por la Contraloría General de Cuentas, y en los casos de irregularidades, por lasinstancias legales, según sea el caso. Sin embargo, un informe de auditoría sobre gestión pública, debe seraccesible a la ciudadanía, para que conozca cómo se manejan los recursos del Estado, producto de susimpuestos. El informe de auditoría constituye un documento de aplicación legal, especialmente cuando los hechosencontrados son constitutivos de responsabilidad penal, tales como denuncias, irregularidades, fraudes, etc.


Procedimiento No.1: Informe final de resultados de la auditoria interna.




6 DS-AI INICIA:

MANUAL DE PROCESOS




ALCANCE

DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNAAUDITOR INTERNO SUPERVISOR

INICIO

JUNIO 2010

1Preparación de

documentos para el informe escrito

Va a la Pág. No.74

3Discusión

del informe de auditoria

3Discusión


2Elaboración del informe de auditoria


SI

NO


AUDITOR INTERNO SUPERVISOR DIRECTORDIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA


FIN

4Entrega


4Entrega


5Aprobación del informe de auditoria

¿Está todo bien?

5.1Se anotan

observaciones

5.2Se devuelve al supervisor

se va al paso 2

6Seguimiento del cumplimiento de

recomendaciones






AUDITORIA INTERNA










117










Procedimiento No.2: Informe de hallazgos. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Evaluar si la evidencia obtenida satisface los objetivos específicos definidos en la planificación. Obtener suficiente satisfacción respecto a las apreciaciones que corresponden a cada área o cuenta examinada.



1 Elaboración de componentes del informe


Auditor Interno

El auditor elabora los componentes de informe de hallazgos, los cuales son: títu-lo, condición, criterio, causa, efecto y reco-mendación. Ver normas y lineamientos. Ir al anexo No.31 “Modelo del resumen de atributos de hallazgos”.

2 horas

2 Redacción de hallazgos


Auditor Interno

Con la obtención de la evidencia, la apli-cación del juicio profesional e indepen-diente y según su análisis, el auditor re-dacta, describe y documenta los hallazgos en forma objetiva de la situación encontra-da (condición), la cual debe ser comproba-ble y convincente, como resultado de la calidad de dicha evidencia. Ver normas y lineamientos. Ir al anexo No.32 “Reco-mendaciones específicas para la redac-ción de hallazgos”.

2 horas

3 Documen-tación de los hallazgos


Auditor Interno

Los hallazgos se sustentan mediante la documentación de la evidencia, que debe ser suficiente competente y pertinente, la cual está constatada en los papeles de trabajo y referenciada en el borrador del informe y en la cédula centralizadora de hallazgos. Ver normas y lineamientos. Ir al anexo No.33 “Formato de Cédula Cen-tralizadora de Hallazgos”.

15 minutos





4 Detección e identificación de actos ilegales


Auditor Interno

Dentro de los hallazgos detectados, existe la posibilidad de que se hayan cometido hechos anómalos o ilícitos, por lo que el auditor debe detectar dicha posibilidad, identificar posibles responsables y delimi-tar el tipo de responsabilidad que corres-ponda, para iniciar las acciones adminis-trativas y legales respectivas, así como asegurarse que la evidencia disponible es suficiente y competente para sustentar el procedimiento legal que deba seguirse, para ello debe proceder de acuerdo al siguiente procedimiento “Trámite de ha-llazgos”, para que su función sea efectiva. Ir al anexo No.34 “Normativo de hallaz-gos”. Fin del procedimiento.

2 Horas

NORMAS Y LINEAMIENTOS Del paso 1: El titulo debe indicar claramente y en forma resumida, lo que se detectó, para la identificación precisa del problema. La condición describir con el detalle necesario y en forma clara, en qué consiste la deficiencia o la desviación observada. El criterio debe expresar concretamente las políticas, normas y regulaciones incumplidas. La causa debe expresar la razón fundamental de la desviación del cumplimiento del criterio. Los efectos dependiendo de la forma cómo se enfoque la redacción, se pueden valorar la importancia del hallazgo. Las recomendaciones deben contener los datos necesarios que permitan a las personas responsables de su cumplimiento, tener una comprensión amplia y clara que facilite llevarlas a la práctica. La evaluación del efecto de un hallazgo se identifica cuánto se ha visto afectada el área o cuenta evaluada, expresado en: a) valores monetarios, b) calidad de bienes o servicios, c) cantidad de unidades producidas o servicios prestados etc. Cuando quiénes o qué funciones básicas de control han resultado afectadas: por ejemplo: la autorización, registro y custodia de operaciones, de bienes, valores e información de la unidad. Cuando los períodos se han afectado: el efecto puede extenderse a diferentes períodos que pueden ser años, meses, semanas, días, horas, etc. dependiendo de la naturaleza de la unidad y sus operaciones. Cuando el impacto ha sido institucional en relación con: a) la eficiencia de las operaciones, b) el logro de los objetivos y metas y c) la imagen institucional. Del paso 2: Los hallazgos deben desarrollarse cuando los hechos detectados tengan la importancia necesaria para darse aconocer en el informe. Cuando se haya obtenido la evidencia suficiente, competente y pertinente, quesustente lo que se necesita informar. Cuando haya la posibilidad de que los hechos sean corregidos yproduzcan los beneficios futuros. Cuando el costo en que se necesita incurrir para la adopción de lasrecomendaciones, se vea compensado con beneficios futuros que superen dicho costo. Cuando técnicamentesea factible la implantación de las recomendaciones que se formulen. Del paso 3: La evidencia que sustenta los hallazgos debe ser convincente incluso para una persona que no ha participadoen la auditoría.


Auditoria Interna



4 DS-AI INICIA:

Procedimiento No.2: Informe de hallazgos.


DEPARTAMENTO Y/O SECCIÓN: DIRECCIÓN:Dirección de Auditoria Interna

MANUAL DE PROCESOS




ALCANCE

INICIO

JUNIO 2010

1Elaboración de

componentes del informe FIN

2Redacción

de hallazgos

3Documentación de los hallazgos

4Detección e

identificación de actos ilegales






AUDITORIA INTERNA










117








INICIA: TERMINA: 13 DS-AI Dirección de Auditoria Interna Gerencia


Procedimiento No.3: Trámite de hallazgos. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Formular acciones legales y administrativas en los casos de detección de hallazgos para garantizar el resarcimiento por el daño que se hubiere causado al patrimonio de la institución.



1 Detección de los hallazgos


Auditor Interno

Durante el transcurso de la ejecución de la auditoria, se detectan situaciones (Hallaz-gos) de importancia como resultado de la aplicación de las pruebas de cumplimiento y sustantivas, las cuales tienen un efecto importante en el cumplimiento de los obje-tivos. Ver normas y lineamientos.

Periodo de eje-cución

2 Clasificación de los hallazgos


Auditor Interno

Los hallazgos se clasifican de acuerdo a su condición: a) Hallazgo monetario y hallazgo de incumplimiento de aspectos legales y b) Hallazgos sobre deficiencias del control interno.

5 minutos

3 Formulación de objeción de hallazgos


Auditor Interno

Cuando los hallazgos identificados en la unidad evaluada son monetarios y/o de incumplimiento de aspectos legales, se formula la objeción por escrito a funciona-rios, empleados, ex funcionarios y ex empleados de la institución, para que reintegren una cantidad determinada por haber ocasionado daño al patrimonio de la institución.

1 hora

4 Notificación del hallazgo al responsable

Dirección de Auditoria Interna / Dirección Técnica o Adminis-trativa


Se notifica el hallazgo al responsable, ya sea en forma personal, por correo certifi-cado con aviso de recepción o por medio del jefe inmediato superior, entregándole copia legible del mismo. Ver normas y lineamientos.

15 minutos





5 Presentación de pruebas de descargo

Dirección de Auditoria Interna / Dirección Técnica o Adminis-trativa


El responsable debe presentar en memo-rial dirigido al Director de Auditoría Interna, los medios de prueba individualizados que le favorezcan, esto para el descargo de las responsabilidades que se le señalan y/o proponer el medio para la obtención de las pruebas de descargo. Ver normas y linea-mientos.

5 a 10 días

6 Análisis de argumentos y pruebas documentales


Auditor Interno

Se analizan las pruebas documentales y argumentos presentados, si estos no son suficientes y competentes a juicio del auditor interno responsable de la emisión del hallazgo, podrá dar por confirmado los hallazgos; en caso contrario se procede con el paso 6.1 Se da por desvanecido el hallazgo y 6.2 Se archiva el expediente y fin del procedimiento. Ver normas y linea-mientos.

10 días

7 Elaboración y traslado del informe


Auditor Interno

Se elabora el informe de hallazgos, al cual se adjunta el expediente de los hallazgos detectados. Este informe se traslada al Director de Auditoria Interna. Ver normas y lineamientos.

3 horas

8 Aprobación y traslado del informe



Se recibe y revisa el informe, si está todo bien, da la aprobación al informe y lo traslada a la Subgerencia Administrativa Financiera; en caso contrario se procede con el paso 8.1 Anota observaciones y 8.2 Lo devuelve al auditor y se va al paso 6.

2 horas

9 Análisis del informe y expediente de hallazgos

Subgerencia Adminis-trativa Financiera

Subgerente Administrativo Financiero

Se recibe y analiza el informe y el expe-diente de hallazgos, de este análisis se deberá emitir la resolución fundamentada en sanos principios de equidad.

1 día

10 Emisión de resolución de hallazgos

Subgerencia Adminis-trativa Financiera

Subgerente Administrativo Financiero

Si los hallazgos son suficientes y compe-tentes, se dan por confirmados y se emite resolución confirmando lo resuelto y actua-do por la Auditoria Interna, notificando al afectado, al jefe inmediato, a la Dirección de Asesoría Jurídica, a la Dirección Finan-ciera y a la Dirección de Auditoria Interna: en caso contrario se procede con el paso 10.1 Se emite resolución de desvaneci-miento de hallazgos, 10.2 Se notifica a la Auditoria Interna y 10.3 Se archiva la documentación y fin del procedimiento.

2 horas

11 Recurso de revocatoria por el afectado

Direcciones Técnicas / Direcciones Adminis trativas

Personal Técnico ó administrativo

El afectado puede interponer un recurso de revocatoria ante la Gerencia, quien lo traslada a los integrantes de Junta Direc-tiva para emisión de resolución.

5 días





12 Emisión de resolución de hallazgos

Junta Directiva

Integrantes de Junta Directiva

La Junta Directiva emite resolución confor-me a la Ley de lo Contencioso Adminis-trativo Decreto 119-96 del Congreso de la Republica.

15 días

13 Cumplimiento de acciones administrativas

Gerencia Gerente Al conocer la resolución de JD que confirma o modifica la resolución de la Subgerencia Administrativa Financiera, el Gerente dicta las acciones administrativas a donde corresponde para cumplimiento de los efectos legales o administrativos. Fin del procedimiento.

2 horas

NORMAS Y LINEAMIENTOS Del paso 1: Los funcionarios y empleados públicos son responsables del reguardo, custodia, manejo y conservación de losvalores y bienes de la institución. Del paso 4: En el expediente quedará constancia del lugar, fecha y hora de la notificación, quien entrega y recibe el expediente y el vencimiento del plazo para presentar pruebas de descargo en la audiencia de hasta un máximo de 5 días. Del paso 5: El afectado puede solicitar 5 días más de prorroga para la audiencia, para así poder presentar las pruebas dedescargo, si no se presentan las pruebas de descargo en este lapso de 10 días, el hallazgo se da porconfirmado. Del paso 6: La Dirección de Auditoría Interna tendrá 10 días hábiles para analizar la calidad de las pruebas y argumentospresentados. Del paso 7: El informe debe contar con el visto bueno del Director de Auditoria Interna. Del paso 9: Las resoluciones que dicta la Subgerencia Administrativa Financiera se toma en consideración, ya que dichas resoluciones constituyen resoluciones de Gerencia. Del procedimiento: La base de este procedimiento es el “Instructivo para Formular Tramitar y Desvanecer los Hallazgos emitidos por la Dirección de Auditoria Interna”. Ir al anexo No.34 para ver dicho instructivo.


Procedimiento No.3: Trámite de hallazgos.


TERMINA:Dirección de Auditoria Interna


13 DS-AI INICIA:

MANUAL DE PROCESOS




ALCANCE


DIRECCIÓN TÉCNICA Ó ADMINISTRATIVAPERSONAL

INICIO

JUNIO 2010

1Detección de los hallazgos

Va a la Pág. No.82

2Clasificación de

los hallazgos

4Notificación del hallazgo

al responsable

3Formulación de objeción de hallazgos

5Presentación de pruebas de descargo

4Notificación del hallazgo

al responsable

5Presentación de pruebas de descargo


SI

SI

NO

SI NO

NO

SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERASUBGERENTE

DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNAAUDITOR INTERNO DIRECTOR



6Análisis de argu-mentos y pruebas

documentales

¿Se confirma el hallazgo?

6.1Se da por

desvanecido el hallazgo

6.2Se archiva el

expediente y fin del procedimiento

9Análisis del informe y

expediente de hallazgos

10Emisión de resolución

de hallazgos

¿Se confirma el hallazgo?

10.1Se emite resolución de desvanecimiento

de hallazgos

10.3Se archiva la

documentación y fin del procedimiento

10.2Se notifica a la

Auditoria Interna

7Elaboración y traslado

del informe

8Aprobación y traslado

del informe

¿Está todo

bien?

8.1Anota

observaciones

8.2Lo devuelve

al auditor se va al paso 6

Va a la Pág. No.83



DIRECCIÓN TÉCNICA O ADMINISTRATIVAPERSONAL

JUNTA DIRECTIVAINTEGRANTES

GERENCIAGERENTE

FIN


11Recurso de

revocatoria por el afectado

12Emisión de resolución

de hallazgos

13Cumplimiento de acciones

administrativas


JUNIO 2010


PROCESO No. 4 SUPERVISIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA







AUDITORIA INTERNA

NOMBREL DEL PROCESO: Supervisión de la auditoria interna DUEÑO DEL PROCESO: Director / Supervisor


ENTRADAS PROCESO SALIDAS - Consideración de aspectos específicos y generales de la supervisión

1. Supervisón de la auditoria interna - Supervisión y participación en el proceso de la auditoria interna



117

- Recurso Humano - Mobiliario, equipo y útiles de oficina - Software - Internet y red interna




NOMBRE DEL PROCESO: SUPERVISIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA




Procedimiento No.1: Supervisión de la auditoria interna. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Asegurar el cumplimiento de las normas de auditoría interna gubernamental para mantener y elevar la calidad, asimismo utilizar en forma eficiente, efectiva y económica los recursos, promover la madurez de juicio, el análisis y la capacitación profesional, evaluar la calidad, cantidad y pertinencia de los papeles de trabajo y de la evidencia que respalda las conclusiones y los hallazgos.



1 Programación de actividades según el PAA



Se revisa el PAA (Plan Anual de Au-ditoria), para identificar los trabajos a realizar, planificar las tareas, hacer el enla-ce con el ente a auditar, conformar el equipo de trabajo, programar una supervi-sión continua y oportuna, dar a los audito-res la oportunidad para que demuestren su iniciativa y desarrollen nuevas y mayo-res responsabilidades, expresar en forma reservada, cualquier deficiencia detectada en el trabajo de los auditores, reconocer las labores sobresalientes realizadas por los auditores, colaborar con los auditores en sus esfuerzos por corregir deficiencias personales y profesionales, buscar los mecanismos que permitan la coordinación y comunicación necesaria entre todos los equipos de trabajo, velar porque los audi-tores ejecuten su trabajo en un ambiente adecuado y evaluar el trabajo ejecutado por los auditores calificando su rendimien-to. Ver normas y lineamientos.

2 horas

2 Supervisión de la planificación de la auditoria



Se supervisa y participa en las etapa de: familiarización (Asegurar el cumplimiento de la metodología), en la evaluación preli-minar del control interno y de los aspectos legales, papeles de trabajo, archivo per-manente, memorando de planificación,

N/A





objetivos generales y específicos, identifi-cación de los alcances de la auditoría, establecimiento de las muestras, elabora-ción del cronograma de actividades en cuanto a la distribución de las áreas a exa-minar, asignación del personal y de recur-sos, asesorar y apoyar la distribución de tareas para cada auditor, que conformará el equipo de trabajo, de tal manera que se garantice una distribución equitativa del trabajo, tomando como base la experien-cia y necesidades de desarrollo profesio-nal del personal asignado.

3 Supervisión de la ejecución de la auditoria



Se supervisa y participa de forma continua y oportuna en la ejecución del trabajo para garantizar lo siguiente: la aplicación de los programas de acuerdo a la metodología,que los cambios que puedan darse a los programas de auditoría, estén revisados y se modifiquen adecuada y técnicamente, que las muestras se seleccionen conforme a los criterios técnicos y se aplique de forma coherente, que los papeles de tra-bajo estén elaborados y revisados técnica-mente, que la información en cédulas de análisis, cédulas de soporte, etc. cumplan los objetivos y alcances de la auditoría, que el archivo permanente esté actualiza-do oportuna y adecuadamente, que las cédulas centralizadoras de los hallazgos, asientos de ajustes y reclasificaciones es-tén desarrolladas adecuadamente y técni-camente referenciadas, que se cumplan los requisitos establecidos para que la evi-dencia sea suficiente, competente y perti-nente, realizar reuniones de trabajo para corroborar los posibles hallazgos, asientos de ajustes, reclasificaciones, ratificar las evidencias y definir los hallazgos, estable-cer oportunamente las posibles acciones legales y administrativas, informar a la Di-rección de Auditoría, sobre los avances y dificultades, asesorar el trabajo de campo de los auditores y evaluar lo realizado y el desempeño de ellos y reportar el resultado a los niveles respectivos.

N/A





4 Supervisión de la comunicación de los resultados



Se supervisa y participa en las siguientes actividades: Asesoramiento en la elabora-ción del informe, revisión en la definición de los hallazgos, coordinación de reunio-nes con los funcionarios para discusión del informe, revisión del informe en cuanto a estructura y contenido y traslado al Direc-tor de Auditoría para su aprobación y presentación oficial. Ver normas y linea-mientos. Fin del procedimiento.

N/A

NORMAS Y LINEAMIENTOS Del paso 1: Los aspectos específicos que se deben considerar son los procesos de planificación específica de la auditoriainterna, ejecución de la auditoria interna, comunicación de los resultados de la auditoria interna, entre otrasresponsabilidades. Del paso 4: Una copia del informe debe quedar debidamente referenciada de acuerdo a la metodología de papeles de trabajo, y asegurarse que el mismo se agregue al archivo corriente. Debe asegurarse que el informe sea entregado oportunamente, según los plazos establecidos para la comunicación de resultados.


Procedimiento No.1: Supervisión de la auditoria interna.

4 DS-AI INICIA:

MANUAL DE PROCESOS


NOMBRE DEL PROCESO: SUPERVISIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA

ALCANCE




DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNASUPERVISOR

INICIO

JUNIO 2010

1Programación de

actividades según el PAA

FIN

2Supervisión de la planificación de la

auditoria

3Supervisión de la ejecución de la

auditoria

4Supervisión

de la comunicación de los resultados


JUNIO 2010


PROCESO No.5: CONSULTORÍA Y

ASESORÍA EN MATERIA DE

AUDITORIA INTERNA







AUDITORIA INTERNA

NOMBREL DEL PROCESO: Consultoría y asesoría en materia de auditoria interna. DUEÑO DEL PROCESO: Director


ENTRADAS PROCEDIMIENTOS SALIDAS - Requerimiento de consultoría

1. Consultaría en auditoria interna a requerimiento

- Emisión de opinión de Auditoria

- Solicitud de intervención 2. Asesoría en auditoria interna a requerimiento

- Informe de auditoria



117

- Recurso Humano - Mobiliario, equipo y utilice de oficina - Software - Internet y red interna




NOMBRE DEL PROCESO: CONSULTORÍA Y ASESORÍA EN

MATERIA DE AUDITORIA INTERNA


INICIA: TERMINA: 5 DS-AI

Dirección de Auditoria Interna Gerencia / Dirección de Auditoria Interna


Procedimiento No.1: Consultoría en auditoria interna a requerimiento. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Brindar consultoría en materia de auditoria interna gubernamental a las máximas autoridades de la institución. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO



1 Recepción de requerimiento de consultoría


Secretaria de Auditoria Interna

Se recibe de la Gerencia o subgerencias el requerimiento y documento para opinión en materia de auditoria interna gubernar-mental y se le traslada al Director de Audi-toria Interna. Ver normas y lineamientos.

15 minutos

2 Asignación de trabajo


Director ó Supervisor de Auditoria Interna

El Director o el Supervisor asignan el trabajo a uno de los auditores internos para análisis y emisión de opinión.

½ hora

3 Emisión de opinión de auditoria


Auditor Interno

El auditor interno analiza el documento y emite opinión en materia de auditoria interna por escrito y lo remite al director o supervisor.

1 día

4 Revisión y visto bueno del expediente


Director ó Supervisor de Auditoria Interna

El director o supervisor recibe y revisa el expediente, si está todo bien da su visto bueno para el traslado a Gerencia o sub-gerencias: en caso contrario se procede con el paso 4.1 Anota observaciones y 4.2 Lo remite al auditor interno y se va al paso 3.

3 horas

5 Entrega del expediente

Dirección de Auditoria Interna / Gerencia

Secretaria de Auditoria Interna / Secretaria de Gerencia

La secretaria entrega el expediente en Gerencia. Ver normas y lineamientos. Fin del procedimiento.

15 minutos


Del paso 1: Quienes pueden solicitar consultorías en materia de auditoria interna gubernamental son: Gerencia,Subgerencia Administrativa Financiera y Subgerencia Técnica. Del paso 5: El expediente se entrega por medio de oficio, el cual debe ser firmado y sellado de recibido.


Procedimiento No.1: Consultoría en auditoria interna a requerimiento.


TERMINA:Dirección de Auditoria Interna Gerencia / Dirección de Auditoria Interna


5 DS-AI INICIA:

MANUAL DE PROCESOS




ALCANCE

DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNASECRETARIA DIRECTOR / SUPERVISOR AUDITOR INTERNO

INICIO

JUNIO 2010

1Recepción de

requerimiento de consultoría

2Asignación de trabajo

3Emisión de opinión de auditoria

Va a la Pág. No.98


SI

NO


DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA GERENCIASECRETARIASECRETARIADIRECTOR / SUPERVISOR

4Revisión y visto

bueno del expediente


¿Está todo bien?

4.1Anota

observaciones

4.2Lo remite al

auditor interno se va al paso 3

5Entrega del expediente

5Entrega del expediente

FIN






AUDITORIA INTERNA

NOMBREL DEL PROCESO: Consultoría y asesoría en materia de auditoria interna. DUEÑO DEL PROCESO: Director


ENTRADAS PROCEDIMIENTOS SALIDAS - Requerimiento de consultoría

1. Consultaría en auditoria interna a requerimiento

- Emisión de opinión de Auditoria

- Solicitud de intervención 2. Asesoría en auditoria interna a requerimiento

- Informe de auditoria



117

- Recurso Humano - Mobiliario, equipo y utilice de oficina - Software - Internet y red interna









Procedimiento No.2: Asesoría en auditoria interna a requerimiento. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Elaborar un informe de auditoria donde se detalle lo observado en el transcurso de la asesoría. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO



1 Recepción de solicitud de intervención



Se recibe la solicitud de intervención por parte de la Dirección Administrativa, para participar en la investigación del hecho ilícito, anómalo o la cancelación de una relación laboral.

15 minutos

2 Asignación de trabajo


Director o Supervisor de Auditoria Interna

El director o supervisor asigna el trabajo a uno de los auditores internos, para que intervenga en el hecho.

½ hora

3 Intervención de auditoria interna


Auditor Interno

El auditor se presenta al lugar. Este pue-de tener una participación activa o estar simplemente como observador para que los procesos se efectúen correctamente.

N/A

4 Elaboración del informe de auditoria


Auditor Interno

El auditor interno con la información reco-pilada y lo observado en la intervención, elabora el informe de auditoria. Y lo entrega el director de su unidad.

1 día

5 Revisión y visto bueno del informe


Director o Supervisor de Auditoria Interna

El director o supervisor recibe y revisa el informe si está todo bien da su visto bueno y lo traslada a la secretaria para su entre-ga a administrativo y se continúa con el paso 6; en caso contrario se procede con el paso 5.1 Anota las observaciones y 5.2 Lo devuelve al auditor y se va al paso 4.

3 horas

6 Entrega del informe de auditoria

Dirección de auditoria interna / Dirección Adminis-trativa

Secretaria de Auditoria Interna / Secretaria de Dirección Administrativa

Se entrega el informe de auditoria por medio de oficio. Ver normas y linea-mientos.

15 minutos





7 Archivo de informe



La secretaria procede a archivar la copia del informe de auditoria. Fin del proce-dimiento.

10 minutos

NORMAS Y LINEAMIENTOS Del paso 6: El informe de auditoria es entregado por medio de oficio a la Dirección Administrativa y el cual debe serfirmado y sellado de recibido.


DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNASECRETARIA DIRECTOR / SUPERVISOR AUDITOR INTERNO

7 DS-AI INICIA:

MANUAL DE PROCESOS




ALCANCE

Procedimiento No.2: Asesoría en auditoria interna a requerimiento.




INICIO

JUNIO 2010

1Recepción de solicitud de intervención

Va a la Pág. No.102


3Intervención de auditoria

interna


DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

SECRETARIA SECRETARIA

SI

NO

AUDITOR INTERNO DIRECTOR / SUPERVISOR



Viene de la Pág.. No.101

FIN

5Revisión y visto bueno del informe

¿Está todo bien?

5.1Anota las

observaciones

5.2Lo devuelve

al auditor se va al paso 4

6Entrega


7Archivo de

informe

4Elaboración del informe de auditoria

6Entrega



JUNIO 2010

DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS



GLOSARIO Actividad Es el conjunto de tareas necesarias para mantener, de forma permanente

y continua, la operatividad de la acción de gobierno. Representa la producción de los bienes y servicios que la entidad lleva a cabo de acuerdo a sus funciones y atribuciones dentro de los procesos y tecnologías acostumbrados. Reúne acciones que concurren en la operatividad y mantenimiento de los servicios públicos o administrativos existentes. Representa la producción de los bienes y servicios que la entidad lleva a cabo de acuerdo a sus funciones y atribuciones, dentro de los procesos y tecnologías vigentes. Es permanente y continua en el tiempo. Responde a objetivos que pueden ser medidos cualitativa o cuantitativamente, a través de sus componentes y metas.

Actualización Es el cálculo que permite volver a expresar las cifras históricas contenidas en los estados financieros de una entidad, o valores de moneda constante; consecuentemente actualizando y expresando.

Administrativo Se consideran administrados respecto de algún procedimiento administrativo concreto: 1. Quienes lo promuevan como titulares de derechos o intereses legítimos individuales o colectivos. 2. Aquellos que, sin haber iniciado el procedimiento, posean derechos o intereses legítimos que pueden resultar afectados por la decisión a adoptarse.

Análisis Método estadístico usado para cuantificar la importancia de cada uno de los factores actuantes en un fenómeno.

Archivo Conjunto de registros que guardan relación. Al registro se le puede considerar como la información básica a la que se puede acceder en bloque y al archivo como una organización de los registros.(Datos o programas).

Archivo corriente Contiene los papeles de trabajo elaborados en las dos últimas auditorías practicadas por el personal de la Dirección de Auditoría Interna. El archivo corriente debe contener, como mínimo lo siguiente: nombramientos de auditoria y de supervisión, documentos que dieron origen al nombramiento (Denuncias, solicitudes de auditoría, etc.), planificación especifica, evaluación del control interno, programas de auditoría, copia de comunicación con otros auditores (firmas privadas de auditoría y contraloría general de cuentas, etc.), papales de trabajo y evidencias que respaldan el informe de auditoría, borrador del informe para discusión, informes de auditoría (De la UDAI, CGC y firmas privadas de auditoría), otros documentos que se consideren necesarios.

Archivo permanente

Es el legajo que debe, en esencia, contener los aspectos legales relacionados, y la estructura orgánica con sus políticas administrativas y financieras. Todas las Unidades de Auditoría Interna de las entidades sujetas a control deben implantar, organizar y mantener actualizado el archivo permanente. El archivo permanente esta conformado por un conjunto orgánico de documentos que contienen copias y/o extractos de información de interés, de utilización continua y necesaria para futuros exámenes, básicamente relacionados con: Ley Orgánica de la entidad y normas legales que regulan su funcionamiento, organigrama aprobado, manual e organización y funciones aprobado, flujo gramas de las principales actividades de la entidad, plan operativo institucional, presupuesto institucional, incluyendo modificaciones y evaluaciones, estados financieros (En los casos aplicables).



Auditor Persona que realiza labores de auditoría. Pueden ser de dos tipos:

· Auditor externo: Aquel que realiza las labores de auditoría y que no forma parte de la empresa que se está auditando. · Auditor interno: Aquel que realiza labores de auditoría y que forma parte de la empresa que se está auditando.

Auditoria Actividad profesional consistente en el examen de los libros de comercio de una sociedad por una persona competente o auditor, generalmente técnico contable, y cuyo informe garantiza la exactitud y correcta interpretación de las anotaciones efectuadas en ellos. Las auditorías pueden ser: · Auditoría administrativa: Trata de poner de manifiesto el resultado de la gestión llevada a cabo por cada una de las áreas de responsabilidad y el grado de cumplimiento de las metas u objetivos que en su momento estableció la dirección. - Auditoría externa: La que realiza un auditor externo. - Auditoría interna: La que realiza un auditor interno. - Auditoría operacional: Análisis y evaluación de la efectividad de los con-troles internos implantados en una unidad económica, con miras a facilitar la tarea del auditor.

Calidad Serie de características que tiene un producto o servicio para ser aceptado.

Consultoría El contratista que presta servicios profesionales en la elaboración de estudios y proyectos y en la supervisión y gerencia de obras; en la inspección de fábrica, peritajes y puesta en servicio de obras, equipos bienes y maquinarias; en investigaciones; auditorías asesorías, estudios de prefactibilidad y de factibilidad técnica, económica y financiera, estudios básicos, preliminares y definitivos, asesoramiento en la ejecución de proyectos y en la elaboración de términos de referencia, especificaciones técnicas y Bases de distintos procesos de selección, entre otros.

Criterio Conjunto de normas o principios de valoración de activos, devengos, ingresos, etc. que deben seguirse para que la contabilidad de una sociedad refleje de la forma más ajustada posible la realidad económica de la misma.

Criterios de auditoria

Comprende la norma con la cual el auditor mide la condición. Es también la meta que la entidad está tratando de alcanzar o representa la unidad de medida que permite la evaluación de la condición actual. Igualmente, se denomina criterio a la norma transgredida de carácter legal-operativo o de control que regula el accionar de la entidad examinada.

Diagrama de flujo Esquema construido con el fin de representar gráficamente un fenómeno, proceso u organización determinado. Diagrama de Hamilton: Sistema de predicción bursátil en el que mediante un cuadro o diagrama, se representan los posibles caminos de las posiciones de dinero y las posiciones de papel.

Estructura del control interno

Se denomina estructura de control interno al conjunto de planes, métodos, procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de la dirección de una entidad, para ofrecer seguridad razonable respecto a que están lográndose los objetivos del control interno. El concepto moderno del control interno discurre por cinco componentes y diversos elementos, los que se integran en el proceso de gestión y operan en distintos niveles de efectividad y eficiencia.

Financiero Dícese de aquella persona que aporta dinero a una empresa o a un determinado proyecto. También se les da este nombre a las personas relevantes en el mundo de la banca y las finanzas.



Hallazgos Son todas aquellas situaciones de importancia, que se han detectado

como resultado de la aplicación de las pruebas de cumplimiento y sustantivas en la ejecución de la auditoria y que tienen un efecto importante sobre los objetivos previstos, así como en la calidad de la información y las operaciones de las unidades evaluadas.

Informe Dictamen, generalmente por escrito, de un técnico o experto en la materia.



ACRÓNIMOS CGC Contraloría General de Cuentas INE Instituto Nacional de Estadística MINECO Ministerio de Economía MINFIN Ministerio de Finanzas Públicas PAA Plan Anual de Auditoria SIAF Sistema Integrado de Administración Financiera SICOIN WEB Sistema de Contabilidad Integrada a través de la red de información electrónica SIGES Sistema de Gestión

ABREVIATURAS

Depto. Departamento JD Junta Directiva N/A No aplica No. Número Pág. Página




ORGANIGRAMA OFICIAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA CON NOMENCLATURA

ORGANIGRAMA OFICIAL DEL INE CON NOMENCLATURA

AUDITORÍAINTE RNA

DS-AI

PLANIFICACIÓNDS-P

ASES ORÍA JURÍDICADS-A J

COMUNICACIÓN YDIFUSIÓN

DS-C D

S ECCIÓNPERSONALSAF 1.1.1

S ECCIÓNCAPACITA CIÓN Y

BECASSAF 1.1.2

CLÌNICAMÉDICA

SAF 1.1.3

DEPARTAMENTORECURS OSHUMANOS

SAF 1.1

SECCIÓNTRANSP ORTES

Y TALLERESSAF 1.2.1

SECCIÓNRE PRODUCCIÓN

1 .2 .2

SECCIÒNS ERVICIOS

GENERA LESSAF 1.2.3

SECCIÓNALMACÉN Y

PROVEEDURÍASAF 1.2.4

DEP ARTAMENTOSE RVICIOSINTERNOS

SAF 1 .2

DIRECCIÓNA DMINISTRATIVA

SAF 1

S ECCIÓNP RESUPUESTO

SAF 2.1.1

S ECCIÓNCOMPRASSAF 2.1.2

DEPARTAMENTOPRE SUPUESTO

Y COMPRASSAF 2.1

SECCIÓNTESORERÍA

SAF 2.2.1

SECCIÓNCONTABILIDAD

SAF 2.2.2

DEPA RTAMENTOCONTABILIDADY TESORERÍA

SAF 2 .2

DIRECCIÓNFINANCIERA

SAF 2

DEPARTAMENTOANÁL ISIS Y

DESARROLLOSAF 3.1

DEPTO. MANT.DE PROGRAMAS

Y EQUIPOSSAF 2.2

DIRECCIÓNDE INFORMÁTICA

SAF 3

SUBGERENCIAADMINISTRATIVA

Y FINANCIERASAF

SECCIÓNESTADÍSTICAS

SOCIALESST 1.1 .1

SECCIÒNESTADÌSTICASE CONÓMICAS

ST 1.1 .2

SECCIÒNESTADÍSTICASAMBIENTALES

ST 1.1 .3

DEPTO. EST.SOCIOECONÓMICAS

Y AMBIENTALESST 1.1

SECCIÓN ÍNDICEDE PRECIOS ALCONSUMIDOR

ST 1.2.1

S ECCIÓNOTROS ÍNDICES

ST 1.2.2

DEPARTAMENTOESTA DÍS TICASDE PRECIOS

ST 1 .2

DEPA RTAMENTO DECOORDINACIÒN

REGIONALST 1.3

DIRECCIÓN DE ÍNDICESY ESTADÍSTICAS

CONTÍNUASST 1

SECCIÓN CENSOS YENCUESTAS

S OCIODE MOGRÁFICASST 2.1.1

SECCIÓN CENSOS YY ENCUESTAS E CONÓMICAS

ST 2.1..2

DEPARTAME NTOCENSOS Y

ENCUESTASST 2.1

DEPARTAMENTO DEANÁLISIS

ESTADÌSTICOS T 2.2

SECCIÓNACTUALIZACIÓNCARTOGRÁFICA

ST 2.3.1

SECCIÓNROTULACIÓN

Y DIBUJOST 2.3 .2

DE PARTAMENTOCARTOGRAFÍA

ST 2.3

DEPARTAMENTODEMOGRAFÍA

ST 2 .4

DEPA RTAMENTOMUES TREO

ST 2.5

DIRECCIÓNCENSOS Y

ENCUESTASST 2

SUBGERENCIATÉCNICA

ST

GERENCIADS-GER

JUNTA DIRECTIVA

JUNIO 2010



ORGANIGRAMA DEL INE (PARCIAL) CON NOMENCLATURADIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA


JUNTA DIRECTIVA

GERENCIADS-GER

DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA DS-AI

JUNIO 2010

PROCESO No.1Planificación de

la auditoria interna

PROCESO No.2Ejecución de la

auditoria interna

PROCESO No.3Comunicación de los resulta-

dos de la auditoria interna


PROCESO No.5Consultoría y asesoría en

materia de auditoria interna


JUNIO 2010


RECOPILACIÓN DE LEYES

• Decreto Ley No. 3-85

Ley Orgánica del Instituto Nacional de Estadística (Ir al anexo No.35)

• Acuerdo No. 09-2003

Contraloría General de Cuentas (Ir al anexo No.36)

• Acuerdo Gubernativo No.526-99 Reglamento de Gasto de Viático del INE (Ir al anexo No.37)

• Constitución Política de la República de Guatemala

(Ir al anexo No.38)

• Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoria Gubernamental Proyecto SIAF-SAG Normas Generales de Control Interno Gubernamental (Ir al anexo No.39) • Contraloría General de Cuentas

Sistema de Auditoria Gubernamental Proyecto SIAF-SAG Marco Conceptual de Sistema de Auditoria Gubernamental (Ir al anexo No.40)

• Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoria Gubernamental Proyecto SIAF-SAG Normas de Auditoria Gubernamental

(Ir al anexo 41) • Contraloría General de Cuentas

Sistema de Auditoria Gubernamental Proyecto SIAF-SAG Marco Conceptual Control Interno Gubernamental

(Ir al anexo No.42)


ABRIL 2010


ANEXOS

(Ver CD del manual de procesos)


JUNIO 2010

INDICE DE ANEXOS

ANEXO 1: Modelo de programa de visita preliminar. ANEXO 2: Formulario del cuestionario para la evaluación preliminar del

control interno. ANEXO 3: Formulario de narración de procedimientos para la evaluación

preliminar del control interno. ANEXO 4: Formulario de diagramas de flujo para la evaluación preliminar

del control interno. ANEXO 5: Guía para redacción de objetivos generales. ANEXO 6: Guía para redacción de objetivos específicos. ANEXO 7: Supuestos básicos para la definición de técnicas y

procedimientos de la auditoría. ANEXO 8: Guía de pasos para definir programas de auditoria interna. ANEXO 9: Formato para elaborar programas de auditoría. ANEXO 10: Modelo de programa de auditoria. ANEXO 11: Formato de cronograma de actividades. ANEXO 12: Modelo del memorando de planificación. ANEXO 13: Formato de Cédula de Balance de Trabajo. ANEXO 14: Formato de Cédula Sumaria. ANEXO 15: Formato de Cédula Analítica. ANEXO 16: Formato de Cédula de Asientos de Ajuste. ANEXO 17: Formato de Cédula de Asientos de Reclasificación. ANEXO 18: Formato de Cedula de Deficiencias de Control Interno. ANEXO 19: Formato de Cédula de Hoja de Hallazgos. ANEXO 20: Formato de Cédula de Índices. ANEXO 21: Formato de Cédula de Revisión de Papeles de Trabajo. ANEXO 22: Formato de Cédula de Legajo de Papeles de Trabajo. ANEXO 23: Modelo de solicitud de la carta de representación. ANEXO 24: Modelo de la carta de representación. ANEXO 25: Modelo de confirmaciones a terceros. ANEXO 26: Parámetros para evaluar los resultados del cumplimiento de

las recomendaciones. ANEXO 27: Modelo de registro de recomendaciones emitidas. ANEXO 28: Modelo de resultados del seguimiento de recomendaciones. ANEXO 29: Formato de la estructura del informe de auditoria interna. ANEXO 30: Modelos de dictámenes de auditoría financiera. ANEXO 31: Modelo del resumen de atributos de hallazgos. ANEXO 32: Recomendaciones específicas para la redacción de hallazgos. ANEXO 33: Formato de Cédula Centralizadora de Hallazgos. ANEXO 34: Normativo de hallazgos. ANEXO 35: Decreto Ley No. 3-85 Ley Orgánica del Instituto Nacional de Estadística. ANEXO 36: Acuerdo No. 09-2003 Contraloría General de Cuentas


JUNIO 2010

ANEXO 37: Acuerdo Gubernativo No.526-99 Reglamento de Gasto de Viático del INE ANEXO 38: Constitución Política de la República de Guatemala ANEXO 39: Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoria Gubernamental Proyecto SIAF-SAG Normas Generales de Control Interno Gubernamental ANEXO 40: Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoria Gubernamental Proyecto SIAF-SAG Marco Conceptual de Sistema de Auditoria Gubernamental ANEXO 41: Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoria Gubernamental Proyecto SIAF-SAG Normas de Auditoria Gubernamental ANEXO 42: Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoria Gubernamental Proyecto SIAF-SAG Marco Conceptual Control Interno Gubernamental


INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA -INE-

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

Guatemala, Julio 2007

2

Página

1. PRESENTACIÓN 32. OBJETIVO 4 2.1 De la Guía 4 2.2 De los procesos 4 2.3 De los manuales de procesos 43. PASOS PRIMORDIALES EN EL DISEÑO DE PROCESOS 4 3.1 Investigación 4 3.2 Análisis 5 3.3 Diseño 64. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL INE 7 4.1 Concepto 7 4.2 Funciones 75. LINEAMIENTOS BÁSICOS 7 5.1 De presentación o forma 8 5.1.1 Portada 8 5.2 De contenido 8 5.2.1 Índice 8 5.2.2 Introducción 8 5.2.3 Ficha de proceso 8 5.2.4 Matriz para el levantamiento de procesos 10 5.2.4.1 Marginado superior 10 5.2.4.2 Encabezado (header) 10 5.2.4.3 Cuerpo de la matriz 13 5.2.4.4 Numeración de los procedimientos 14 5.2.5 Diagrama de flujo 14 5.2.5 Glosario 17 5.2.6 Acrónimos 18 5.2.7 Informe 18 5.2.8 Justificación en caso de actualización (si aplica) 18 5.2.10 Validación 18 5.2.11 Visto Bueno 18 5.2.12 Anexos 196. CONSIDERACIONES FINALES 19 6.1 Responsables de elaborar el manual de procedimientos 19 6.2 Causas que originan su revisión y actualización 19

INDICE

3

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. PRESENTACIÓN

La Gerencia, de conformidad con lo que establece el Decreto Ley No. 3-85, artículo 17, numeral 15, Ley Orgánica del Instituto Nacional de Estadística y su Reglamento, es responsable de crear los mecanismos para la elaboración e implementación de procesos y metodologías; de ordenar el cumplimiento de la normalización de los documentos, manuales y de promover el fortalecimiento y desarrollo institucional, presenta la guía que describe las secciones mínimas que se deben incluir en la documentación de procedimientos. AsÍ mismo se deberá llevar a cabo la revisión y actualización de los manuales de procesos cada vez que se presenten cambios en la normatividad y funcionalidad del INE.

Por lo que se le da cumplimiento a lo establecido en las normas generales de control interno, emitidas y aprobadas por la Contraloría General de Cuentas mediante acuerdo No. 09-2003 en su numeral 1.10 que literalmente dice: “La máxima autoridad de cada ente público, debe apoyar y promover la elaboración de manuales de funciones y procedimientos para cada puesto y procesos relativos a las diferentes actividades de la entidad. Los jefes, directores y demás ejecutivos de cada entidad son responsables de que existan manuales, su divulgación, capacitación al personal para su adecuada implementación, aplicación de las funciones y actividades asignadas a cada puesto de trabajo”

Con esta guía se pretende la elaboración de manuales de funciones y procesos que se constituyan como un instrumento administrativo cuyo fin primordial sea dar a conocer de forma simple y sucesiva la manera en que se desenvuelven las actividades que se han delegado a las distintas áreas y dependencias tanto técnicas como administrativas, además que permitan las consultas en el desarrollo de procedimientos dentro de procesos continuos. El INE, está enfrentando una etapa de modernización institucional, por lo que es de suma importancia que existan estas herramientas para que contribuyan a la mejora continúa de sus procesos, el fortalecimiento institucional y la calificación bajo normas ISO de calidad.

4

2. OBJETIVO 2.1 De la guía

Estandarizar la elaboración de manuales de procesos y procedimientos que se realicen en las distintas unidades técnicas y administrativas, contribuyendo a la mejora de metodologías, prácticas de elaboración, actualización y levantamiento de procesos en las unidades que se disponga hacerlo, con lo que se evita que exista una asimetría en la presentación y contenido de dichos manuales.

2.2 De los procesos

Hacer una descripción de la metodología y sucesión de actividades que deben realizarse para elaborar un proceso. Esto para tener una claridad y delimitación de cada una de las actividades que se realizan en las unidades técnicas y administrativas de la institución.

2.3 De los manuales de procesos

Integrar los procedimientos institucionales y / o específicos del INE mediante una metodología estandarizada, propia y ordenada que permita el conocimiento de la operativización en cada una de las unidades técnicas y administrativas que integran la institución.

3. PASOS PRIMORDIALES EN EL DISEÑO DE PROCESOS La tarea de realizar manuales de procedimientos conlleva la elaboración de metodologías mínimas que se estarán usando en el levantamiento de la información. Para lo cual se detallan los pasos mínimos que se usarán para el diseño de dichas herramientas. 3.1 Investigación

• La investigación encaminada a la elaboración de manuales de procedimientos deberá tener imprescindiblemente un plan de investigación que presentará los siguientes pasos:

• Revisión de las unidades responsables, ¿Cómo se conforman?, ¿Cuáles

son las fuentes de información que están disponibles?, ¿Qué tipo de estructura organizacional existe?, ¿Qué normas, manuales u otros documentos que sean de utilidad? Además realizar reconocimientos visuales de las áreas, opiniones y descripciones de los que laboran en la unidad.

5

• El establecimiento de los métodos y mecanismos para la investigación como: la visita guiada, la observación directa, la lectura de documentos, la entrevista abierta o dirigida, entre otras. Se recomienda que en simultáneo se identifiquen las actividades de la unidad técnica o administrativa.

• La elaboración y aplicación de instrumentos que ayuden en la investigación,

tales como: encuestas, guías de entrevista u observación; cuestionarios y análisis FODA (si aplica), entre otros, con los que se pueda disponer de la información necesaria para la elaboración del manual.

• El reconocimiento de las normas, atribuciones, funciones y actividades

básicas y complementarias.

• La identificación de la depuración, actualización, modificación, sistematización ó creación de nuevos procedimientos.

La consolidación de la información se realizará con el fin de facilitar la identificación de las necesidades, análisis de resolución de problemas (de operación o productividad) y jerarquía de secuencias lógicas en las actividades de acuerdo al marco funcional y normativo de las unidades técnicas y administrativas. 3.2 Análisis La fuente de información para la elaboración del análisis de los procedimientos está compilada en los resultados de la investigación. El análisis en sí plantea una metodología que persigue identificar, estudiar y diferenciar las partes de un todo (Dirección, unidad responsable, etc.). Esto con el fin de conocer las atribuciones, estructura, funciones, procesos, recursos, interacciones, objetivos, metas y resultados.

Para alcanzar dicho análisis se plantean las siguientes tres fases: 1ª. Fase. Un exhaustivo estudio de la situación para conocer el inicio y la evolución de cada unidad técnica o administrativa. Así como su funcionamiento, eficacia y formas en que se llevan a cabo una o varias operaciones. Esto con la finalidad de entender la situación actual y facilitar las acciones de mejoramiento continuo. 2ª. Fase. El análisis de la situación actual de la institución y de las unidades responsables tiene como fin comprender la conformación y relación de atribuciones, objetivos, ordenaciones orgánicas, normas, políticas, competencias, funciones, actividades, procedimientos, operaciones y puestos dentro de las unidades. Paralelamente es importante conocer la situación que impera en cuanto a control, asignaciones de trabajo, comunicación, coordinación y las relaciones funcionales del personal.

6

3ª. Fase. El examen de la información se hace mediante indagaciones respecto a los siguientes temas:

• ¿Qué actividades más importantes (macroprocesos) se llevan a cabo en su

departamento? Respecto a la naturaleza y los fines de la función de la que se derivan las actividades sujetas a procedimentar, actualizar, redimensionar o detener.

• ¿Para qué? Objetivo de las actividades y de las consecuencias de la ejecución.

• ¿Quiénes? Detalle de las unidades o puestos responsables de la ejecución

de las actividades.

• ¿Cómo se realiza? Desglose del método con que se trabaja y de la utilización de instrumentos, equipos, espacios y materiales, para alcanzar los objetivos de una acción.

• ¿Cuándo se realiza? Cuantificación de tiempos en la ejecución y obtención de resultados dentro de las actividades.

• ¿Dónde se realiza? Referencia del lugar tanto de la unidad responsable y

puestos de trabajo.

• ¿Con qué se realiza? Indicación de los insumos, equipo y otros medios usados para la operación y consecución de los resultados.

• ¿Cuáles son sus principales resultados? Indicación de los principales

productos.

• ¿Quiénes son sus usuarios? Descripción de las personas que reciben el servicio prestado o se benefician del mismo.

• ¿Cómo considera el desempeño de su unidad? ¿Por qué? Especificar si se

considera bueno, malo, regular. Y explicar los motivos que impulsan el desempeño descrito.

3.3 Diseño Son los métodos y técnicas que permiten interpretar en forma cronológica las actividades y procedimientos.

7

4. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL INE 4.1 Concepto

Es un documento de apoyo y consulta integrado por procesos y procedimientos de carácter técnico y administrativo debidamente estructurados. Con el fin de sustentar el funcionamiento y la prestación de los servicios de las distintas unidades que integran la institución. 4.2 Funciones

Este documento tiene las siguientes funciones:

• Constituir una fuente formal y permanente de información y orientación

sobre la manera de ejecutar un trabajo determinado. • Documentar procedimientos e interrelaciones entre secciones técnicas y

administrativas permitiendo una adecuada visualización integral del que hacer institucional.

• Presentar una visión integral de como opera una unidad responsable. • Apoyar la continuidad de la ejecución de actividades técnicas o

administrativas públicas independientemente de que cambien los responsables del mismo.

• Servir como mecanismo de inducción y orientación para el personal de nuevo ingreso en una unidad técnica y administrativa para facilitar su incorporación.

• Ser uno de los insumos principales para la revisión, simplificación y mejora de los procesos.

• Facilitar a los niveles gerenciales la supervisión del trabajo mediante la supervisión y verificación del cumplimiento de las tareas y/o productos delegados.

5. LINEAMIENTOS BÁSICOS

Todo proceso que se realice dentro de la Institución debe ser documentado velando su apego a los lineamientos mínimos establecidos en la presente guía. Esto con el fin de mantener la normalización de los documentos que se elaboran en la institución. En este apartado se mencionan los principales elementos estandarizados que han de aplicarse a los manuales de procesos. Los cuales se describen a continuación.

8

5.1 De presentación o forma 5.1.1 Portada Se refiere a la portada o carátula del manual de procedimientos que ha de contener:

• Logotipo de la institución de acuerdo al manual de identidad. (Centrado), en

la parte superior de la hoja. • Nombre de la institución (Arial 20, negrita, centrado y todo en mayúsculas) • Nombre y código1 de la dirección. (Arial 18, negrita, centrado y todo en

mayúscula) • Fundamentación legal (Arial 12, negrita, mayúsculas, justificado). La

palabra “FUNDAMENTACIÓN LEGAL” se escribirá centrada, con tipo de letra Arial Black 14, todo en mayúscula)

• Lugar y fecha de elaboración (Arial 12, negrita, con inicial mayúscula)

5.2 De contenido

5.2.1 Índice: Aquí se enumeran los elementos del contenido del manual, así como el número de página correspondiente. La palabra índice deberá escribirse al centro, con letra Arial 14, con negrita; y el listado de elementos que lo integran deberá aparecer a la izquierda, escritos con letra inicial mayúscula y a su derecha el número de página de acuerdo al orden en que aparecen en el referido documento, con letra Arial 12.

5.2.2 Introducción:

En este punto se contempla la presentación del documento, su objetivo, así como su utilidad. El formato para la presentación del mismo será en orientación vertical. La palabra “introducción” se escribirá en Arial 14, todo en mayúscula, centrado, con negrita. El contenido se redactará con letra inicial mayúscula al inicio de cada oración, Arial 12 a espacio sencillo. 5.2.3 Ficha de proceso La ficha de proceso es un resumen de todos los procedimientos que comprende un proceso específico. En ella se pueden visualizar todos los insumos que ingresan a un determinado procedimiento y sus productos resultantes después de

1 Los códigos pueden consultarse en el anexo No. 1 titulado “Organigrama Oficial del INE con nomenclatura”.

9

su realización. Se deberá elaborar una ficha por cada proceso documentado. Ver ejemplo a continuación:

Fig. 1 Se deben considerar los siguientes lineamientos:

• Logotipo de la institución de acuerdo al manual de identidad en la parte superior izquierda de la hoja. (Fig. 1. a)

• Nombre de la institución con letra Arial 10, negrita, centrado y todo en mayúsculas. (Fig. 1. b)

• La narrativa y títulos de la descripción del organigrama deberá escribirse con letra Arial 10, centrada con alineación del texto vertical superior.(Fig.1c)

• Títulos con letra Arial 10, negrita, centrado y sombreada dentro de la celda. Narrativa del contenido con letra Arial 10 con alineación del texto vertical superior y horizontal izquierda. (Fig. 1 d)

• Las entradas son todos los insumos, servicios, documentos y/o información que ingresa directa o indirectamente a los procedimientos. (Fig. 1 e)

- Códigos Cartográficos, de Ocupación, CIE-10 y de países - Recurso Humano: Codificadores, Supervisores, Digitadores, Técnicos de Informática y Jefe - Computadoras y software específico para digitar y manipular la información. - Libro de conocimientos de la Unidad - Acceso a la red interna y computadoras conectadas con el servidor. - Utiles y material de oficina. - Estanterías y mobiliario adecuado.

31-Dic-06

ESTRUCTURA DEL PROCESO:ENTRADAS PROCEDIMIENTOS SALIDAS

- Boletas provenientes de lasDelegaciones Departamentales através del Departamento deCoordinación Regional

- Boletas de Nacimientos,Matrimonios, Divorcios, Defunciones,Mortinatos y resumen de municipio.

- Información Digitada para las bases de datos de CS/400 y EPIINFO.

- Boletas procesadas para la Secciónde Archivo.

1. Codificación, Digitación y Archivo de Boletas de Hechos Vitales

MANUAL DE PROCESOS

NOMBRE DEL PROCESO: Estadísticas VitalesJefe de Unidad


ESTADÍSTICAS CONTINUASINSTITUTO NACIONAL

DE ESTADÍSTICA

ORGANIGRAMA

DUEÑO DEL PROCESO:

12 páginas

2. Elaboración de la publicación anual de Estadísticas Vitales

- Cuadros con la información solicitada en formato de texto.

- Publicación anual impresa lista paraser revisada por el Jefe de la Secciónde Estadísticas Económicas.

RECURSOS Y/O DOCUMENTOS NECESARIOS PARA EL PROCESO: ELABORACIÓN DEL MANUAL

NO. DE PAGINAS DEL PROCESO

FECHA INICIO01-Mar-06

FECHA FINAL

DIRECCIÓN:Índices y

Estadísticas Continuas

DEPARTAMENTO:Estadísticas

Socioeconómicas y Ambientales

SECCIÓN:Estadísticas Económicas

UNIDAD:Estadísticas Vitales

a

b

c

d e

h

f

j

g

i

10

• Los procedimientos es el conjunto de actividades que generan valor agregado y servicio al proceso en general. (Fig. 1. f)

• Las salidas son los productos, servicios, documentos (finales o preliminares) y/o información que se obtienen directamente de los procedimientos. (Fig. 1. g)

• Los recursos y/o documentos son parte de los insumos necesarios para el inicio, procesamiento y agilización de los procesos. (Fig. 1. h)

• En “elaboración del manual” se colocará la fecha de inicio y final. (Fig. 1. i) • En “No. de páginas del proceso” se escribirá la cantidad total de páginas

que conforman cada proceso incluyendo matrices y flujogramas. (Fig. 1. j) 5.2.4 Matriz para el levantamiento de procesos

Este apartado enuncia lo relacionado con todos los procesos que se van a describir en el manual, se recomienda que se redacten de forma sencilla, sintetizada, de tal manera que expresen la esencia del servicio. Se han de considerar la inclusión de los puntos siguientes: 5.2.4.1 Marginado superior Se escribirá “MANUAL DE PROCESOS”, el cual debe aparecer en la parte superior centrado, en letra mayúscula, con negrita, Arial 14. Línea divisora, la cual debe aparecer debajo de la frase enunciada anteriormente. El grosor de la línea debe ser 2 pt. (Ver Fig. 2)

MANUAL DE PROCESOS

Fig. 2 5.2.4.2 Encabezado A continuación se muestra un ejemplo del encabezado (Fig. 3) que irá en la primera página de cada matriz de procedimiento. Todos los puntos van con letra Arial 10 y centrado dentro de la celda. El único que no va centrado es la descripción del objetivo del procedimiento, irá alineado a la izquierda.

Marginado superior

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Fig. 3 Logotipo

Únicamente en la primera hoja de la matriz se colocará el logotipo del INE (de acuerdo al manual de identidad de la institución) y debajo, el nombre de la institución (Arial 14, centrado, negrita, mayúscula). Nombre del proceso Con este se identifica el nombre del proceso actual que refleje y englobe las actividades que lo conforman. (Arial 14, negrita, centrado, todo mayúscula) Número de pasos El título deberá ir con letra Arial 10 negrita y mayúscula. “No. DE PASOS”. Y ha de indicar la totalidad de las actividades desde su inicio hasta la finalización (Arial 10, centrado).


NOMBRE DEL PROCESO: ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO

No. DE PASOS: CÓDIGO: ALCANCE INICIA: TERMINA: 32 SAF 1.1.1

Departamento de Recursos humanos Gerencia DEPARTAMENTO Y/O SECCIÓN: DIRECCIÓN:

Departamento de Recursos Humanos, Sección de Personal Administrativa

Procedimiento No. 1: Reclutamiento y Selección de personal de los renglones presupuestarios 011, 022 y/o 029

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Describir las actividades que se realizan para el reclutamiento y selección del personal que ingresa al INE bajo los renglones presupuestarios del Estado 011, 022 y/o 029.

Nombre delProceso

Logotipo

No. de Pasos Alcance

Departamento y Dirección

Código

Nombre del Procedimiento

Objetivo del Procedimiento

Encabezado

Marginado Inferior Página 01 - V01 - SAF 1.1.1

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Nomenclatura

La nomenclatura del proceso deberá integrarse por el código de la subgerencia, código de la dirección y número de departamento y/o sección de acuerdo al organigrama institucional (Arial 10, negrita, todo mayúscula). Ver Fig. 4.

En el caso que existan unidades de trabajo o proyectos que no aparezcan dentro del organigrama se deberá extender el código asignando un número a cada una de las unidades o proyecto donde se realizan los procedimientos.

Fig. 4 Alcance

Permite conocer en qué dirección, departamento, sección etc. inicia un procedimiento y en dónde termina. (Arial 10, negrita, inicial mayúscula)

Nombre del procedimiento Muestra el nombre del procedimiento dado que englobe las actividades en la que se compone. Así mismo será importante diferenciar los procedimientos colocando el número correspondiente además del nombre de cada uno de ellos. (Arial 10, negrita, centrado, con inicial mayúscula).

SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA

FINANCIERA

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

DEPTO. DE RR.HH.

SECCIÓN DE PERSONAL

SAF 1

SAF 1.1.

SAF 1.1.1.

SAF

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Objetivo del procedimiento En este apartado se debe incluir los propósitos fundamentales del proceso que debido a la particularidad del mismo se hace necesario especificar, este debe ser claro y conciso. (Arial 10, negrita, inicial mayúscula, justificado). Marginado Inferior En el lado inferior derecho de las hojas del manual, aparecerá una nomenclatura que relaciona el número de página, la versión del manual y el código. 5.2.4.3 Cuerpo de la matriz Para la redacción de los procesos se debe utilizar la herramienta Word ® Microsoft, tipo de letra Arial 10, a renglón cerrado, orientación vertical y los márgenes del documento de acuerdo a los formatos adjuntos en esta guía. Denominación de la actividad Se señala brevemente cuál es la actividad. (Arial 10, inicial mayúscula, verticalmente centrado y alineado a la izquierda). Nombre de la unidad ejecutora del procedimiento

En este apartado se pretende dejar constancia del nombre de la unidad que es parte activa del proceso. (Arial 10, negrita, inicial mayúscula, verticalmente centrado y alineado a la izquierda).

Cargo del responsable del procedimiento

Se considera importante dejar plasmado el nombre del puesto de quien realiza una actividad en determinado proceso, ya que de esta manera se delimitan funciones evitando la inadecuada y equivocada distribución del trabajo. (Arial 10, negrita, inicial mayúscula, centrado).

Descripción de la actividad

En este apartado se deben detallar secuencialmente las actividades que se realizan de una forma sencilla y amigable al usuario. (Arial 10, negrita, inicial mayúscula, justificado). En la descripción también debe hacerse referencia sobre algún anexo, norma o lineamiento que apoye o justifique la información que se está dando en determinado paso.

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Tiempo

A cada paso se le colocará el tiempo estimado que toma realizarlo, se puede colocar en minutos, horas, días, meses etc. Además si dentro del paso existen sub-pasos se debe colocar el tiempo de cada uno de estos.

Normas y / o lineamientos

Se deben incluir en los casos que aplique el conjunto de reglas o parámetros de decisión que se deben observar durante el desarrollo de las tareas o actividades del proceso. Así mismo se deberán mencionar las bases legales que apoyan dicha norma. Se identificarán en cada descripción de la actividad dentro de paréntesis con la frase “(Ver normas y lineamientos)”. Las normas y / o lineamientos deberán aparecer al final de cada procedimiento y sus subprocedimientos y deberán indicar a que paso o sub-paso hacen referencia. (Arial 10, inicial mayúscula, justificado).

5.2.4.4 Numeración de procedimientos La numeración para los procedimientos será en un orden correlativo de 1 a n.... de acuerdo a cada proceso. Por ejemplo los procedimientos que integran el proceso No. 1 deberán llevar un orden correlativo, cuando se trabajan los procedimientos del proceso No. 2 deberá iniciar de nuevo la numeración del 1 al n.... 5.2.5 Diagrama de flujo Es la representación gráfica con secuencia lógica de los pasos interrelacionados, que se realizan en un procedimiento. Se deben considerar los siguientes lineamientos: • Se elaborará el flujograma en base al formato predeterminado. (Ver Fig. 5) • Para el flujograma se escogió el formato horizontal ya que en él, la secuencia

de las operaciones va de izquierda a derecha en forma descendente, siendo funcional.

• El flujograma refleja quién es el responsable de ejecutar cada actividad así como la unidad ejecutora de la misma. (Fig. 5. a)

• Se diagramará en hojas de Excel ® Microsoft, con simbología ANSI2, utilizando la herramienta denominada “autoformas”. (Ver Fig. 6)

• Los símbolos, deben ir apareciendo en un orden lógico y congruente al desarrollo de las actividades del proceso. (Fig. 5. b)

• Dentro de cada símbolo del flujograma se colocará el número de actividad y el nombre de cada actividad con letra Arial 8, centrado. (Fig.5. c)

2 ANSI: American National Standard Institute. Se determinó utilizar esta simbología debido su facilidad de interpretación además de adaptarse a las normas ISO 9000.

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Fig. 5 • Para una mejor comprensión visual, los símbolos de inicio y fin se identifican

con color celeste, los conectores de página con color amarillo; los conectores de pasos A con color verde, los conectores de paso B con color anaranjado y conectores de paso C color rojo y así sucesivamente cada conector con diferente letra dentro de un mismo procedimiento se aplicaría un color distinto. (Fig. 5. d)

• No se puede conectar un subpaso con un paso, si se presenta dicha situación se debe hacer una referencia dentro del símbolo indicando que el subpaso regresa o continúa en un determinado paso. (Fig. 5. e)

• En el símbolo de decisión (rombo), la alternativa SI siempre se colocará del lado derecho o abajo del rombo y la alternativa NO siempre se colocará del lado izquierdo o abajo. (Fig. 5. f)

• Cuando es un paso compartido entre dos personas ambos tendrán la misma secuencia de pasos en el flujograma. (Fig. 5. g)

• Las palabras “inicio y fin” siempre se colocarán todas en mayúscula. (Fig. 5 h)

DIRECCION DE INFORMATICA

SUPERVISOR (A) 2 CODIFICADORES DIGITADORES TECNICO

MANUAL DE PROCESOS

UNIDAD DE ESTADISTICAS VITALESSUPERVISOR (A) 1

Página 06 - V01 - ST 1.1.1.1


a los Digitadores

11.1.BSe le comunican los

errores al Supervisor 1

Viene de la Pág. 5

8.1Indicar a los

Codificadores el error

¿Está todo bien en la

codificación? SI

8.2Corrección de errores. (A partir de este paso

el procedimiento continúa con el paso 9)

NO

¿Esta todo bien en la revisión

simultánea?

SI

11.2.BVerificación de la

digitación

11.3.BCorrección de lo

digitado. Se regresa al paso 11.A.)

NO

11.A.Digitación

12Traslado de Boletas

digitadas

13Recepción de

Boletas digitadas

A

A

8.1Indicar a los

Codificadores el error

Va a la pág. 7

11.B.Revisión de lo

digitado

Se continúa con la revisión de lo digitado

(regresar al paso 11.B.)

9Archivo

temporal¿Qué boletas

se van a digitar?

Matrimonios, divorcios y nacimientos

Defunciones y Mortinatos

SE INICIA SUB-PROCEDIMIENTO 1.A.

NO

a

b

c

e

d

f

g

INICIO

h

FIN

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REPRESENTASIMBOLOInicio o término. Indica el principio o el fin del flujo, puede ser acción o lugar, además se usa para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o proporciona información.

Actividad. Describe las funciones que desempeñan las personas involucradas en el procedimiento.

Documento. Representa un documento en general que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento.

Decisión o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos o más alternativas.

Archivo. Indica que se guarda un documento en forma temporal .

Conector de página. Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.

Conector. Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.

Archivo. Indica que se guarda un documento en forma permanente.

Traslado, envío y conección de un paso a otro: Representa la acción de remitir algún documento u objeto, asimismo se utiliza para dar secuencia de un paso a otro.

Paso compartido: Esta línea se utiliza para indicar que dos personas hacen la misma actividad.

Subprocedimiento: El cuadro sombreado indica que de ese paso se deriva un subprocedimiento.

SÍMBOLOS3 DE LA NORMA ANSI PARA ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO (Diagramación administrativa)

Fig. 6 5.2.6 Glosario

Se deberá incluir un glosario que de a conocer la relación de términos con definiciones técnicas que se utilizan para orientar la comprensión de un texto. El formato para la presentación del mismo será en orientación portrait (vertical), la palabra “glosario” estará redactada en letra Arial 14, con negrita, centrada y todo en mayúscula. Dentro del contenido, al lado izquierdo aparecerá el listado de términos (Arial 10 con negrita) y a su derecha el respectivo significado (Arial 10), con el cual se debe relacionar. Todo en orden alfabético. 3 El símbolo que representa los conectores (círculo), puede utilizarse de dos maneras, una de ellas para conectar una fila de símbolos que finalizó con otra que va a iniciar en la misma hoja, también puede utilizarse para unir dos actividades que derivan en un mismo paso.

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5.2.7 Acrónimos

En este apartado se establece el significado de las diferentes siglas que aparecen en el documento. El formato para la presentación del mismo será en orientación portrait (vertical), se redactará la palabra “acrónimos”, en letra Arial 14, centrado, todo en mayúscula, con negrita.

Dentro del contenido, al lado izquierdo aparecerá el listado de siglas (Arial 10) y a su derecha el desglose de dichas siglas (Arial 10). Todo en orden alfabético. 5.2.8 Informe

Al finalizar el levantamiento de determinado procedimiento, los responsables deberán presentar un informe que de a conocer el desarrollo de dicha actividad, los actores involucrados, el tiempo, el área (Dirección, Departamento, Sección etc.) proporcionando una descripción totalmente detallada. El formato para la presentación del mismo será en orientación vertical, se colocará la palabra “informe final”, en letras mayúsculas, Garamond 25, centrada y con negrita. El contenido del informe estará redactado con inicial mayúscula al inicio de cada oración, Arial 10 e interlineado de 1.5 puntos. 5.2.9 Justificación en caso de actualización (Si aplica) Únicamente en caso de realizar una o varias actualizaciones al momento de hacer la validación del proceso, se hará necesario explicar los motivos de dicha actualización. El formato para la presentación del mismo será en orientación horizontal, se colocará la palabra “Justificación de Actualización”, en letras mayúsculas, Arial 14 con negrita. El contenido de este documento estará redactado con inicial mayúscula al inicio de cada oración, Arial 12, espacio sencillo. 5.2.10 Validación

En este apartado se identifican a las personas que intervienen como responsables principales en el levantamiento, relato, revisión y validación de los procedimientos. Se dejará constancia de su nombre, puesto, unidad, firma y cuando sea necesario el sello. La redacción será en Arial 10, los títulos con negrita y en mayúscula y el resto en minúscula. Ver la figura 7 como ejemplo del formato de validación.

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Fig. 7 5.2.11 Visto Bueno El visto bueno es un formato realizado en Word que tiene como objetivo la aprobación del manual de procesos por parte de las autoridades del INE. Este se deberá realizar incluyendo los siguientes aspectos:

Nombre, puesto, departamento, firma de visto bueno y sello de la máxima

autoridad de la Dirección en dónde se esté haciendo el levantamiento, en su defecto un suplente).

Nombre, puesto, departamento, firma de visto bueno y sello del Director de Planificación, en su defecto un suplente).

Nombre, puesto, departamento, firma de visto bueno y sello del Gerente del INE, en su defecto un suplente).

Nombre, puesto, departamento, firma de visto bueno y sello de los subgerentes técnico o administrativo, en su defecto un suplente).

DIRECCIÓN

Srita. Claudia Patricia Veliz

Encargada de Asistencias Administrativa

Validado por : NOMBRE PUESTO

Lic. Sergio Guerra Jefe de Sección de Personal

Relator (es) :

FIRMADIRECCIÓNNOMBRE PUESTO

FIRMA

FIRMA

PlanificaciónIng. Jaime Aguilar

NOMBRE

NOMBRE

Planificación

Supervisado por :

Proceso Levantado por: Técnico de Modernización

Institucional

DIRECCIÓN

DIRECCIÓN

PUESTO

Administrativa

MANUAL DE PROCESOS

VALIDACION DEL PROCEDIMIENTO: "7. SOLICITUD DE PERMISOS LABORALES"

Asesor de Modernización

Institucional

FIRMA

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

PUESTO

Francisco VallejoBolaños

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5.2.12 Anexos Se deben incorporar todos aquellos elementos que se hayan producido o generado interna o externamente a la organización del INE, que regulan o controlan su accionar. Con ello se pretende que el usuario tenga todos los elementos necesarios para realizar el procedimiento en mención. Por ejemplo, manuales, folletos, material de consulta, normas, leyes etc. Todos los anexos deberán incluirse únicamente de forma electrónica en un documento de Word que contenga al inicio un índice general, desde el cual se podrá acceder por medio de hipervínculos.

6. CONSIDERACIONES FINALES

6.1 Responsables de elaborar y actualizar el manual de procesos Están obligados a elaborar y mantener actualizado el manual de procesos el Gerente del INE, los Subgerentes, Directores y Jefes de cada una de las unidades técnicas y administrativas, así mismo, tendrán la responsabilidad de su divulgación y capacitación al resto de colaboradores, para la implementación de los mismos. Cada unidad técnica o administrativa, deberá actualizar sus respectivos manuales en la medida que se presenten modificaciones relevantes en sus contenidos, pero previo a dicha actividad deberá justificar las modificaciones al documento y obtener la autorización del responsable de la elaboración del manual.

El Manual se procesará y se remitirá a la Dirección de Planificación para su revisión, en archivo magnético utilizando el paquete Word ® Microsoft. 6.2 Causas que originan su revisión y actualización La necesidad de revisar y actualizar los manuales de procesos surge al modificarse las tareas al interior de las unidades técnicas administrativas que son resultado de la reestructuración y reclasificación de puestos que surtió efectos a partir del 11 de diciembre del año 2004 en el INE. En ese sentido, estarán obligadas a mantenerlos actualizados, conforme a las bases y los lineamientos vigentes, para lo cual, los titulares de las mismas deberán informar oportunamente a los responsables de elaborar el documento, sobre todo cambio que se origine y que se deba registrar en el mismo, a fin de que se realicen las adecuaciones correspondientes. Así mismo, se dará prioridad a la creación, revisión, y actualización de aquellos procesos que sirvan para atender acciones relacionadas directamente con el usuario o la comunidad. La presencia de los manuales actualizados, es sinónimo de que la unidad responsable posee:

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• Una fuente cualitativa de información formal y permanente para la toma de

decisiones en la planeación y en el desarrollo de funciones, actividades y procedimientos.

• Las bases, los lineamientos, mecanismos e instrumentos para orientar y agilizar la ejecución de las actividades. El conocimiento de la secuencia, interacción o conexión entre funciones, actividades, procedimientos, sistemas, unidades responsables y usuarios.

• Un respaldo, ante las auditorías que realiza la Contraloría General de Cuentas y la Auditoría Interna del INE.

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INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA -INE-€¦ · ... para la agilización del trabajo en pro de fomentar la ... procedimientos 6. Elaboración de programas de auditoria ... preliminar