Instrucciones para la Denominación de los Expedientes …gaia.gobiernobogota.gov.co/.../files/sig/instructivo/gdi-gpd-in015.pdf · 14 Manual Implementación de un Programa de Gestión

GERENCIA DE LA INFORMACIÓN

Código: GDI-GDP-IN015

GESTIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL

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Instrucciones para la Denominación de los Expedientes y los Documentos electrónicos de Archivo en ADAX

Vigencia desde: 18 de julio de 2018

Nota: Por responsabilidad ambiental no imprima este documento. Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”

Control de cambios

Versión Fecha Descripción de la modificación

01 18 de julio de 2018 Primera versión de las instrucciones para la denominación de los expedientes y los documentos electrónicos de archivo en ADAX

Método de Elaboración Revisa Aprueba

El documento es elaborado por profesionales de la Dirección Administrativa pasando a revisión de la Subsecretaría de Gestión Institucional, quien realiza ajustes en acompañamiento de la OAP, surtidas estas etapas se publica la nueva versión del documento.

Christian Leonardo Nadjar Cruz Director Administrativo

Edwin Rendón Profesional de revisión por normalización de la OAP

Lúbar Andrés Chaparro Cabra Líder Macroproceso Gestión

Corporativa

Aprobado y revisado mediante caso en HOLA No. 19790




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Instrucciones para el Manejo de los Expedientes y los Documentos electrónicos de Archivo en ADAX


Página 2 de 27 Nota: “ Por responsabilidad ambiental no imprima este documento. Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”

11.. IINNFFOORRMMAACCIIÓÓNN GGEENNEERRAALL

Propósito Orientar a los servidores públicos de la Secretaría Distrital de Gobierno en la denominación de los expedientes y documentos electrónicos de archivo, con el fin de garantizar su autenticidad, integridad, fiabilidad, disponibilidad, así como la correcta construcción de expedientes y documentos con características de archivo en el Aplicativo Documental de Archivos y Expedientes -ADAX. Responsable Dirección Administrativa Glosario ACCESO: “Conjunto de procesos para autorizar la concesión o revocación de privilegios. Para el sistema estos privilegios serán acordes del rol de cada usuario dependiendo de la necesidad de uso durante el tiempo necesario”1. ALMACENAMIENTO: “Es la propiedad o capacidad de guardar datos que tienen dispositivo electrónico”2. AUTENTICIDAD: “Cualidad de un documento cuando se puede comprobar que es lo que afirma ser, que ha sido creado o enviado por la persona de la cual se afirma que lo ha creado o enviado; y que ha sido creado o enviado en el momento que se afirma”3. DISPONIBILIDAD: Principio de la gestión documental con el cual “los documentos deben estar disponibles cuando se requieran independientemente del medio de creación”4. DOCUMENTO ANÁLOGO: Recurso que contiene básicamente información de texto, en el caso del impreso, o de imagen y sonido en el caso de las películas, fotografías, discos y otros. Algunos requieren un aparato de lectura, mientras que el papel puede ser visualizado directamente.5 DOCUMENTO DE ARCHIVO: “Es el registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones”6. DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: “Registro de información generada, producida o recibida o comunicada por medios electrónicos, que permanece almacenada electrónicamente durante todo su ciclo de vida, producida, por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, ó valor científico, histórico, técnico o cultural y que debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos”7.

1 NTC- ISO 27001 2 http://www.alegsa.com.ar/Dic/almacenamiento.php

3 NTC-ISO 30300 4 Decreto 1080 de 2015. Art. 2.8.2.6.2. 5 http://www.revista.unam.mx/vol.5/num6/art38/notas/nota8.htm 6 Ley 1712 de 2014. 7 Acuerdo No. 002 de 2014 (Archivo General de la Nación)

http://www.alegsa.com.ar/Dic/almacenamiento.php

http://www.revista.unam.mx/vol.5/num6/art38/notas/nota8.htm




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EXPEDIENTE: “Conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en resolución de un mismo asunto, organizados en el orden en que fueron tramitados y que constituyen una unidad archivística compuesta”8. EXPEDIENTE DIGITAL O DIGITALIZADO: “Copia exacta de un expediente físico cuyos documentos originales, tradicionalmente impresos, son convertidos a formato electrónico mediante procesos de digitalización”9. EXPEDIENTE ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: “Conjunto de documentos y actuaciones electrónicos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por cualquier causa legal, interrelacionados y vinculados entre sí, manteniendo la integridad y orden dado durante el desarrollo del asunto que les dio origen y que se conservan electrónicamente durante todo su ciclo de vida, con el fin de garantizar su consulta en el tiempo”10. EXPEDIENTES HÍBRIDOS: “Expediente conformado simultáneamente por documentos análogos y electrónicos, que a pesar de estar separados forman una sola unidad documental por razones del trámite o actuación”11. EXPEDIENTE VIRTUAL: “Conjunto de documentos relacionados con un mismo trámite o procedimiento administrativo, conservados en diferentes sistemas electrónicos o de información, que se pueden visualizar simulando un expediente electrónico, pero no puede ser gestionado archivísticamente, hasta que no sean unificados mediante procedimiento tecnológicos seguros”12. FIRMA DIGITAL: “Es un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave de quien origina el mensaje y al texto que contiene, permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave, iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación”13. FIRMA ELECTRÓNICA: “Métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permiten identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado, respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente”14. FOLIADO ELECTRÓNICO: “Asociación de un documento electrónico a un índice electrónico en un mismo expediente electrónico o serie documental con el fin de garantizar su integridad, orden y autenticidad”15. ÍNDICE ELECTRÓNICO: “Relación de los documentos electrónicos de archivoque conforman un expediente electrónico o serie documental, debidamente ordenada conforme la metodología reglamentada para tal fin”16. INTEGRIDAD: “Propiedad de salvaguardar la exactitud y estado completo de los activos”17.

8 Acuerdo No. 005 de 2013 (Archivo General de la Nación) 9 Acuerdo No. 002 de 2014 (Archivo General de la Nación) 10 Ídem. 11 Ídem. 12 Ídem. 13 Ley 527 de 1999. Art. 2 14 Manual Implementación de un Programa de Gestión Documental –PGD. Bogotá. Archivo General de la Nación. 2014. 15 Acuerdo No. 003 de 2015 (Archivo General de la Nación) 16 Acuerdo No. 003 de 2015 (Archivo General de la Nación) 17 NTC-ISO/IEC 27001. Tecnología de la información. Técnicas de seguridad. Sistemas de gestión de la seguridad de la información (SGSI).

Requisitos.




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INTEROPERABILIDAD: Principio de la gestión documental en el cual “las entidades públicas deben garantizar la habilidad de transferir y utilizar información de manera uniforme y eficiente entre varias organizaciones y sistemas de información, así como la habilidad de los sistemas (computadoras, medios de comunicación, redes, software y otros componentes de tecnología de la información) de interactuar e intercambiar datos de acuerdo con un método definido, con el fin de obtener los resultados esperados. Los sistemas de gestión documental deben permitir la interoperabilidad con los otros sistemas de información, a lo largo del tiempo, basado en el principio de neutralidad tecnológica, el uso de formatos abiertos y estándares nacionales o internacionales adoptados por las autoridades o instancias competentes”18. METADATOS: “Datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos y su gestión a lo largo del tiempo”19. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO: “Conjunto de principios, políticas, medidas, planes y estrategias de orden administrativo y operativo orientadas a asegurar la estabilidad física, tecnológica y de protección del contenido intelectual y de la integridad del objeto documental, independiente de su medio y forma de registro o almacenamiento. Aplica para los objetos documentales en medio electrónico (documento electrónico de archivo y documentos digitales independiente del tipo y formato) además de medios magnéticos, ópticos y extraíbles en su parte física”20. RECONOCIMIENTO ÓPTICO DE CARACTERES (OCR): “Es una tecnología que le permite convertir documentos en papel escaneados, PDF archivos o imágenes captadas por una cámara digital en datos con opción de búsqueda y funcionalidad de editar”21.

El uso de los OCR se orienta en aprovechar el “indexado” de los documentos que se digitalizan. SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de vida o historias laborales, contratos, actas, informes, entre otros. SUBSERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de esta por su contenido y características específicas. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD): Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. TIPO DOCUMENTAL: Clase de documentos que se distingue por la semejanza de sus características físicas (por ejemplo, acuarelas, dibujos) y/o intelectuales (por ejemplo, diarios, libros de actas, etc.). UNIDAD DOCUMENTAL: Unidad archivística constituida por documentos del mismo tipo formando unidades simples o por documentos de diferentes tipos formando un expediente (unidad documental compleja). Siglas

ADAX - Aplicativo Documental de Archivos y Expedientes TRD – Tabla de Retención Documental OCR – Optic Character Recognition (Reconocimiento Óptico de Caracteres)

18 Decreto 2609 de 2012. 19 Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación. Información y Documentación: gestión de documentos, parte 1. generalidades. Bogotá:

ICONTEC, 2010. 26p. : il (NTC-ISO 15489-1) 20 Acuerdo No. 002 de 2014 (Archivo General de la Nación) 21 http://latam.abbyy.com/finereader/ocr/




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22.. IINNSSTTRRUUCCCCIIOONNEESS

1. INTRODUCCIÓN

Estas instrucciones brindan parámetros que se deben considerar para una adecuada denominación de los documentos de archivo y expedientes electrónicos. Sirve de referencia para la correcta construcción de expedientes y documentos electrónicos de archivo con características de archivo en el Aplicativo Documental de Archivos y Expedientes - ADAX. Así como, normalizar la producción de documentos en entornos electrónicos, salvaguardar el patrimonio documental de la entidad y las fases del ciclo vital del expediente. Dentro de las funcionalidades que destacan el Aplicativo Documental de Archivos y Expedientes – ADAX, están las siguientes: 1. Crear los expedientes electrónicos a partir de las series y subseries de la tabla de retención documental

precargadas, para cada una de las dependencias. Garantiza que los documentos producidos y asociados a una TRD, mantengan los criterios de tiempos y de disposición final establecidos para cada una de las series y subseries.

2. Permite actualizar la tabla de retención documental las veces que sea necesario sin perder la trazabilidad de los documentos.

3. Generar los expedientes electrónicos y sus componentes (documento electrónico, foliado, índice firmado y metadatos).

4. Auditar todas las acciones efectuadas sobre el expediente, pues, registra un historial de eventos que puede ser consultado por los usuarios que tienen acceso al expediente electrónico. Este historial puede ser exportado.

5. Incorporar la firma electrónica para la generación del índice del expediente electrónico. 6. Controlar la creación de series o subseries. 7. Permite reubicar una carpeta (o conjunto de carpetas) o documento, a un lugar distinto dentro de la estructura de

clasificación, y garantiza que se mantengan los metadatos y demás atributos (permisos). Registrando la pista de auditoría cuando se realiza la reubicación.

8. Garantizar que los documentos electrónicos de archivo que se capturen se asocien a una TRD configurada en el sistema.

9. Permite firmas electrónicas o digitales en los documentos electrónicos. 10. Ingresar los datos de localización de un expediente híbrido. 11. Integra escaneo monocromático, a color o escala de grises, diferentes resoluciones, maneja tamaños de papel

estándar, reconoce OCR y guarda imágenes, entre otras. 12. Crear documentos basados en plantillas preestablecidas y formularios. 13. Recuperar y busca la información que se encuentre dentro de documentos, listas de documentos, y metadatos, de

acuerdo con el perfil de acceso. 14. Generar informes y reportes de trámites, consecutivos, errores presentados por el sistema, etc.

2. EXPEDIENTE ELECTRÓNICO

Conjunto de documentos y actuaciones electrónicos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por cualquier causa legal, interrelacionados y vinculados entre sí, manteniendo la integridad y orden dado durante el desarrollo del asunto que les dio origen y que se conservan electrónicamente durante todo su ciclo de vida, con el fin de garantizar su consulta en el tiempo.




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2.1 Fase de Apertura

Los expedientes electrónicos se conformarán con la totalidad de los documentos electrónicos de archivo agrupados en desarrollo de un mismo trámite, actuación o procedimiento, independientemente del tipo de información, formato y soporte. Cuando hay expedientes híbridos, se debe hacer referencia a los físicos digitalizados y todos los electrónicos. Los expedientes deben crearse a partir de las series o subseries documentales22 establecidas en los cuadros de clasificación documental y las tablas de retención documental de cada dependencia, desde el primer momento en que se inicia un trámite o procedimiento hasta la finalización del mismo, durante todo su ciclo de vida. Todo expediente debe crearse dentro de la serie documental que le corresponde.

2.1.1 Como denominar los documentos de archivo A continuación, se mencionan recomendaciones a tener en cuenta para la asignación o identificación de los nombres de documentos electrónicos TABLA No. 1. “ESTRUCTURA SEMÁNTICA PARA NOMBRAR LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

DE ARCHIVO”23.

Recomendación Observación Ejemplo

Longitud de Nombre

Mínimo 5, máximo 30 caracteres. Si el nombre del documento es muy extenso, esto puede afectar procesos de backup, copia, migración, restauración, transferencia o compatibilidad entre sistemas de archivos.

PruebaArchivo.doc (adecuado) PruebaDeArchivoArchivoGeneralDeLaNacion2017.doc (inadecuado)

Uso de guiones No incluir ningún tipo de guion (_ -), ni de espacios.

PlanPagos.doc (adecuado) Plan_de_pagos-2017.doc (inadecuado)

Característica del nombre

El nombre del documento debe identificar en primera instancia el resultado del proceso del cual es producto, debe ser único, preciso, específico, de fácil recordación, de tal forma que se pueda buscar el documento por medio de un sistema destinado para tal fin, y este sea ubicado en el menor tiempo posible. Se pueden establecer ciertos estándares de nombramiento como por ejemplo que cuando se incluye el nombre de una persona colocar el apellido primero.

PoliticaAmbiental.pdf (adecuado) pAmbiental.pdf. (inadecuado)

22 COLOMBIA. CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 002 de 2014. Op. Cit. Capítulo II Del

expediente de archivo. 23 http://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/Publicacionees/DocumentoOficial_V1GuiaDocumentoYExpedienteElectronico_Nov2017.pdf. Pág. 91.

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/Publicacionees/DocumentoOficial_V1GuiaDocumentoYExpedienteElectronico_Nov2017.pdf

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/Publicacionees/DocumentoOficial_V1GuiaDocumentoYExpedienteElectronico_Nov2017.pdf




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Pronombres y Preposiciones

Evitar el uso de pronombre como el, la, los y preposiciones como “de, en, por, para”, puesto que agregan un número mayor de caracteres al nombre del documento, se sugiere usarlos en el caso que sea fundamental para su identificación. Igualmente se sugiere no utilizar palabras como: si, pero, para.

PoliticaAmbiental.doc (adecuado) LaPoliticaAmbiental.doc (inadecuado)

Uso de Mayúsculas y Minúsculas

Usar mayúsculas al inicio del nombre del documento, si el nombre del documento es compuesto, usar la letra mayúscula al inicio de la palabra inicial e inicio de cada palabra compuesta.

PoliticaArchivistica.pdf (adecuado) POLITICAARCHIVISTICA.pdf (inadecuado)

Siglas, Acrónimos, Abreviaturas En lo posible evitar el uso de acrónimos y/o abreviaturas; en el caso de siglas se sugiere utilizar las de uso común.

CartaSeñorGomez.doc (uso adecuado) Carta_Sr_Gomez.doc (uso inadecuado) SupresionArchivos.pdf (uso adecuado) Supr_De_Archivos.pdf (uso inadecuado) SgdeaAgn.pdf (uso adecuado) SGDEAAGN.pdf (uso inadecuado)

Caracteres Especiales Nombrar los documentos utilizando caracteres alfanuméricos, no utilizar caracteres especiales como / $% & ^ #. \: <>. ¿’?, o tildes.

PruebaResultado.doc (adecuado) Prueba&Resultado%.doc (inadecuado)

Numeración Si el documento contiene numeración y el número contenido es de un solo digito, este debería ser antecedido por el 0.

Prueba01.pdf (adecuado) Prueba1.doc (inadecuado)

Versionar

En el caso que el documento obedezca a una versión específica, se debe anteceder el número de la versión elaborada, si el número de versión es de solo un digito, aplicar lo expuesto en la sugerencia Numeración.

V01RendicionCuentas.doc (adecuado) V1RendicionCuentas.doc (inadecuado)

Formato Fecha

En dado caso que el nombre de archivo contenga fecha, esta deberá seguir los lineamientos de la norma ISO 8601 AAAA-MM-DD, en donde AAAA son los cuatro dígitos del año, MM dos dígitos del número de mes, si el número de mes es de solo 1 digito, se antecederá del número 0, DD corresponde al día, si el número de día es de solo 1 digito, se antecederá del número 0. El orden de posición de la fecha cambiará si el nombre del documento es un nombre de persona.

20160503RendicionCuentas.pdf (adecuado) 16/05/03_RendiCuentas_AGN.pdf (inadecuado)

Extensión de archivo (formato de archivo)

El documento debe contener el identificador del programa en donde se generó el archivo (extensión), esto seguido de un punto, a saber: Si el archivo no contiene una extensión que identifique el software generador, esto dificultará el proceso de lectura y un probable daño del documento en mención.

V01RendicionCuentas.pdf (adecuado) V01RendicionCuentas (inadecuado)




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Tamaño del Archivo

Este dependerá de los medios de almacenamiento dispuesto para tal fin, sin embargo, siempre es recomendable evitar archivos de gran tamaño pues se dificulta su manipulación.

Relación con Documentación Física

En dado caso que los archivos electrónicos se encuentren relacionados con documentación física se sugiere nombrar carpetas en los entornos electrónicos y en papel con el mismo título

2.1.2 Como denominar Expedientes Electrónicos

ADAX por defecto tiene las series y subseries cargadas de acuerdo con la tabla de retención documental de cada una de las dependencias, cuando se vaya a crear el expediente se debe escoger de una lista desplegable la respectiva serie y subserie a la que se le va a crear el expediente, con esta raíz se denomina y crea el expediente.

De acuerdo con los lineamientos, directrices y normatividad expedidos por el Archivo General de la Nación, la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá, la norma técnica ISAD (G) y con las buenas prácticas acogidas de otras entidades para nombrar los expedientes electrónicos se debe tener en cuenta:

➢ La serie, subserie, cuadros de clasificación documental y la tabla de retención documental de la entidad.

➢ Los nombres de los expedientes deben ser claros y conforme a las series y subseries dispuestas en la tabla de retención documental de cada dependencia.

➢ Se debe usar el lenguaje natural, sin abreviaturas ni siglas en los nombres.

➢ El aplicativo contiene un campo de texto libre, por lo que no es limitada la descripción del título del expediente.




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➢ Cada expediente electrónico estará conformado por los tipos documentales planteados en cada tabla de

retención documental de cada dependencia.

➢ Se le atribuirá a una sola persona por dependencia el permiso dentro del aplicativo de la creación de los expedientes electrónicos, que deberá ser similar a la conformación de los expedientes físicos.

A continuación, se presentan algunos ejemplos para la denominación de expedientes electrónicos:

Ejemplo No. 1 En la lista desplegable se ubica la serie que para este ejemplo será ACTAS, de la correspondiente lista desplegable que contiene las subseries se escoge Actas del Comité Directivo y finalmente se escribe el año de gestión o de vigencia, es decir, 2018, lo que ayudará a agrupar todos los documentos producidos durante un año de gestión por la dependencia, lo que permite su fácil acceso, búsqueda y consulta.




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El expediente electrónico quedará denominado Actas del Comité Directivo – 2018

En la utilización del lenguaje natural, se usarán los espacios correspondientes para separar las palabras; y en este caso se usará el espacio; guion; espacio para separar el año, como se observa en el ejemplo.

Ejemplo No. 2 Para el siguiente ejemplo se nombrará el expediente con la serie, subserie, el caso específico o número consecutivo que referencie cada expediente y finalmente el año. Así: Buscamos en la lista desplegable de series ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS, en la lista de subseries “Actuaciones Administrativas de Control a Establecimientos de Comercio”, se nombra el documento que se lleve “La Tienda de Ana” seguido de un número que puede ser el consecutivo del proceso o identificación que tenga, en este caso el establecimiento “No. 111000001222” finalmente encontramos el año “ – 2018”. El expediente electrónico quedará denominado La Tienda de Ana No. 111000001222 – 2018.

Ejemplo No. 3 Para el siguiente ejemplo se busca en la lista desplegable la serie CONTRATOS; la Subserie Contratación Directa, en este caso se nombra la modalidad que es “Prestación de Servicios”, el nombre del contratista “Andrés Felipe Forero Guzmán”, el número de cédula “CC 1010698745”, el número consecutivo del contrato y el año No. 250 – 2018.




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El expediente electrónico quedará denominado Prestación de Servicios Andrés Felipe Forero Guzmán CC 1010698745 No. 250 – 2018

Ejemplo No. 4

Para el siguiente ejemplo se busca en la lista desplegable la serie HISTORIAS, y en la lista de las subseries Historias Laborales, se coloca como título el nombre del funcionario “Andrés Fernando Ortiz Salamanca” y finalmente el número de cédula “CC 102581369”.




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El expediente electrónico quedará denominado Andrés Fernando Ortiz Salamanca CC 102581369 Ejemplo No. 5

Es decir, en la lista desplegable de series se busca HISTORIALES DE VEHÍCULOS, y se denomina el expediente “Historia de Vehículo”, seguido del número de placa “No. FNG578” y finalmente el año “– 2018”.

El expediente electrónico quedará denominado Historia de Vehículo No. FNG578 – 2018

Para poder identificar los números consecutivos o de identificación de un proceso se antepondrá el indicativo (No.) y para las cédulas de ciudadanía se antepondrá (CC) dejando el espacio correspondiente para luego si diligenciar el número, como se observó en los ejemplos anteriores. En el caso que una serie no tenga subseries, se dejará como nombre el de la serie y de esta forma se creará el Expediente.

Para ampliar más la información de las denominaciones de los expedientes diríjase a las tablas No. 2 del presente documento

TABLA No. 2. ESTRUCTURA SEMÁNTICA PARA NOMBRAR LOS EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS

DE ARCHIVO.

Serie Subserie Titulo Expediente Forma como se debe denominar el expediente

ACCIONES CONSTITUCIONALES

Acciones de Grupo Acciones de Grupo (Caso) (Año)

Acción de grupo No. 100 - 2018


Acciones de Tutela Acciones de Tutela (Caso) (Año)

Acción de Tutela No. 150 - 2018


Acciones Populares Acciones Populares (Caso) (Año)

Acción Popular No. 25 - 2018

ACTAS Actas de Conciliación Actas de Conciliación (Caso) (Año)

Acta de Conciliación No. 123 - 2018

ACTAS Actas de Disposición de Bienes Decomisados

Actas de Disposición de Bienes Decomisados (Caso) (Año)

Acta de Disposición de Bienes Decomisados No. 320 - 2018

ACTAS Actas de Eliminación de Documentos

Actas de Eliminación de Documentos (Año)

Actas De Eliminación de Documentos - 2018

ACTAS Actas de Juramento de Colombiano por Adopción

Actas de Juramento de Colombiano por Adopción (Año)

Actas de Juramento de Colombiano por Adopción - 2018

ACTAS Actas de la Comisión de Personal

Actas de la Comisión de Personal (Año)

Actas de la Comisión de Personal - 2018




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ACTAS

Actas de la Comisión Distrital para la Coordinación y Seguimiento de los Procesos Electorales

Actas de la Comisión Distrital para la Coordinación y Seguimiento de los Procesos Electorales (Año)

Actas de la Comisión Distrital para la Coordinación y Seguimiento de los Procesos Electorales - 2018

ACTAS

Actas de la Comisión Intersectorial de Gestión y Desarrollo Local del Distrito Capital

Actas de la Comisión Intersectorial de Gestión y Desarrollo Local del Distrito Capital (Año)

Actas de la Comisión Intersectorial de Gestión y Desarrollo Local del Distrito Capital - 2018

ACTAS Actas de Sala de Decisión Actas de Sala de Decisión (Año)

Actas de Sala de Decisión - 2018

ACTAS Actas de Transferencias Primarias

Actas de Transferencias Primarias (Año)

Actas de Transferencias Primarias - 2018

ACTAS Actas de Transferencias Secundarias

Actas de Transferencias Secundarias (Año)

Actas de Transferencias Secundarias - 2018

ACTAS Actas del Comité Civil de Convivencia Distrital

Actas del Comité Civil de Convivencia Distrital (Año)

Actas del Comité Civil de Convivencia Distrital - 2018

ACTAS Actas del Comité Civil de Convivencia Local

Actas del Comité Civil de Convivencia Local (Año)

Actas del Comité Civil de Convivencia Local - 2018

ACTAS Actas del Comité Coordinador de Inventarios

Actas del Comité Coordinador de Inventarios (Año)

Actas del Comité Coordinador de Inventarios - 2018

ACTAS Actas del Comité de Contratación

Actas del Comité de Contratación (Año)

Actas del Comité de Contratación - 2018

ACTAS Actas del Comité de Convivencia Laboral

Actas del Comité de Convivencia Laboral (Año)

Actas del Comité de Convivencia Laboral - 2018

ACTAS Actas del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno

Actas del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno (Año)

Actas del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno - 2018

ACTAS Actas del Comité de Incentivos

Actas del Comité de Incentivos (Año)

Actas del Comité de Incentivos - 2018

ACTAS

Actas del Comité de Seguimiento a las Relaciones con el Concejo de Bogotá

Actas del Comité de Seguimiento a las Relaciones con el Concejo de Bogotá (Año)

Actas del Comité de Seguimiento a las Relaciones con el Concejo de Bogotá - 2018

ACTAS

Actas del Comité de Seguimiento a las Relaciones con el Congreso de la República

Actas del Comité de Seguimiento a las Relaciones con el Congreso de la República (Año)

Actas del Comité de Seguimiento a las Relaciones con el Congreso de la República - 2018

ACTAS Actas del Comité del Sistema Integrado de Gestión

Actas del Comité del Sistema Integrado de Gestión (Año)

Actas del Comité del Sistema Integrado de Gestión - 2018




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ACTAS Actas del Comité Directivo Actas del Comité Directivo (Año)

Actas del Comité Directivo - 2018

ACTAS

Actas del Comité Distrital de Atención a las Víctimas de Graves Violaciones a los Derechos Humanos, Delitos de Lesa Humanidad y Crímenes de Guerra

Actas del Comité Distrital de Atención a las Víctimas de Graves Violaciones a los Derechos Humanos, Delitos de Lesa Humanidad y Crímenes de Guerra (Año)

Actas del Comité Distrital de Atención a las Víctimas de Graves Violaciones a los Derechos Humanos, Delitos de Lesa Humanidad y Crímenes de Guerra - 2018

ACTAS Actas del Comité Distrital para la Lucha contra la Trata de Personas

Actas del Comité Distrital para la Lucha contra la Trata de Personas (Año)

Actas del Comité Distrital para la Lucha contra la Trata de Personas - 2018

ACTAS Actas del Comité Interno de Archivo

Actas del Comité Interno de Archivo (Año)

Actas del Comité Interno de Archivo - 2018

ACTAS Actas del Comité Interno de Conciliación

Actas del Comité Interno de Conciliación (Año)

Actas del Comité Interno de Conciliación - 2018

ACTAS Actas del Comité Interno de Reubicaciones

Actas del Comité Interno de Reubicaciones (Año)

Actas del Comité Interno de Reubicaciones - 2018

ACTAS Actas del Comité Paritario de Salud Ocupacional

Actas del Comité Paritario de Salud Ocupacional (Año)

Actas del Comité Paritario de Salud Ocupacional - 2018

ACTAS

Actas del Comité Sectorial de Desarrollo Administrativo de Gobierno, Seguridad y Convivencia

Actas del Comité Sectorial de Desarrollo Administrativo de Gobierno, Seguridad y Convivencia (Año)

Actas del Comité Sectorial de Desarrollo Administrativo de Gobierno, Seguridad y Convivencia -2018

ACTAS Actas del Comité Técnico de Desempeño Institucional

Actas del Comité Técnico de Desempeño Institucional (Año)

Actas del Comité Técnico de Desempeño Institucional - 2018

ACTAS Actas del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable

Actas del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable (Año)

Actas del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable - 2018

ACTAS

Actas del Consejo Consultivo de Descentralización y Desconcentración

Actas del Consejo Consultivo de Descentralización y Desconcentración (Año)

Actas del Consejo Consultivo de Descentralización y Desconcentración - 2018

ACTAS

Actas del Consejo Consultivo y de Concertación para los Pueblos Indígenas en Bogotá D.C.

Actas del Consejo Consultivo y de Concertación para los Pueblos Indígenas en Bogotá D.C. (Año)

Actas del Consejo Consultivo y de Concertación para los Pueblos Indígenas en Bogotá D.C. - 2018

ACTAS Actas del Consejo de Alcaldes

Actas del Consejo de Alcaldes (Año)

Actas del Consejo de Alcaldes - 2018




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ACTAS Actas del Consejo de Planeación Local

Actas del Consejo de Planeación Local (Año)

Actas del Consejo de Planeación Local - 2018

ACTAS

Actas del Consejo Distrital de Comunidades Negras, Afrocolombianas Raizales y Palenqueras

Actas del Consejo Distrital de Comunidades Negras, Afrocolombianas Raizales y Palenqueras (Año)

Actas del Consejo Distrital de Comunidades Negras, Afrocolombianas Raizales y Palenqueras - 2018

ACTAS Actas del Consejo Local de Gobierno

Actas del Consejo Local de Gobierno (Año)

Actas del Consejo Local de Gobierno - 2018

ACTAS Actas del Consejo Local de Seguridad

Actas del Consejo Local de Seguridad (Año)

Actas del Consejo Local de Seguridad - 2018

ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS

Actuaciones Administrativas de Control a Establecimientos de Comercio

(Nombre) (Identificación) (Año)

La Tienda - No. 111000001222 - 2018


Actuaciones Administrativas de Control a Obras y Urbanismo


Calle 26 - No. 222555 - 2018


Actuaciones Administrativas de Control de Tarifas en Estacionamientos Fuera de Vía


Bahía Calle 116 # 13 - 2018


Actuaciones Administrativas de Restitución del Espacio Público


7 # 19 - 2018

ANTEPROYECTOS DE PRESUPUESTO

Anteproyectos de Presupuesto (Año)

Anteproyectos de Presupuesto - 2018

AUTOLIQUIDACIONES DE APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL

Autoliquidaciones de Aportes al Sistema de Seguridad Social (Año)

Autoliquidaciones de Aportes al Sistema de Seguridad Social - 2018

BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS LOCALES

Banco de Programas y Proyectos Locales (Año)

Banco de Programas y Proyectos Locales - 2018

CENSO DE PERROS POTENCIALMENTE PELIGROSOS

Censo de Perros Potencialmente Peligrosos (Año)

Censo de Perros Potencialmente Peligrosos - 2018

CERTIFICACIONES DE ALMACENAMIENTO, APROVECHAMIENTO, TRATAMIENTO O DISPOSICIÓN FINAL DE RESIDUOS

Certificaciones de Almacenamiento, Aprovechamiento, Tratamiento o Disposición Final de Residuos (Año)

Certificaciones de Almacenamiento, Aprovechamiento, Tratamiento o Disposición Final de Residuos - 2018

CERTIFICADOS Certificados de Propiedad Horizontal

Certificados de Propiedad Horizontal (Año)

Certificados de Propiedad Horizontal - 2018




Versión: 01




CERTIFICADOS Certificados de Residencia Certificados de Residencia (Año)

Certificados de Residencia - 2018

CIERRES PRESUPUESTALES

Cierres Presupuestales (Año)

Cierres Presupuestales - 2018

CIRCULARES

Circulares (Año) Circulares - 2018

COBROS PERSUASIVOS


Cesar Camilo Cifuentes Aranda CC 78502365 - 2018

COMPROBANTES DE ALMACÉN

Comprobantes de Baja de Bienes

Comprobantes de Baja de Bienes (Año)

Comprobantes de Baja de Bienes - 2018


Comprobantes de Ingreso de Bienes

Comprobantes de Ingreso de Bienes (Año)



Comprobantes de Reintegro de Bienes

Comprobantes de Reintegro de Bienes (Año)



Comprobantes de Salida de Bienes

Comprobantes de Salida de Bienes (Año)


COMPROBANTES DE CONTABILIDAD

Comprobantes de Ajuste Comprobantes de Ajuste (Año)

Comprobantes de Ajuste - 2018


Comprobantes de Egreso Comprobantes de Egreso (Año)

Comprobantes de Egreso - 2018


Comprobantes de Ingreso Comprobantes de Ingreso (Año)

Comprobantes de Ingreso - 2018

CONCEPTOS Conceptos Jurídicos Conceptos Jurídicos (Año)

Conceptos Jurídicos - 2018

CONCEPTOS Conceptos Previos para Juegos Localizados de Suerte y Azar

(Nombre) (Caso) (Año)

Casino 77 No. 55669 - 2018

CONCILIACIONES Conciliaciones Contables (Nombre) (Año) Pepito - 2018

CONCILIACIONES Conciliaciones Prejudiciales (Nombre) (Año) Pepito - 2018

CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES OFICIALES

Consecutivos de Comunicaciones Oficiales (Año)

Consecutivos de Comunicaciones Oficiales - 2018

CONTRATOS Contratación Directa (Modalidad) (Nombre) (No. Contrato) (Año)

Prestación de Servicios Andrés Felipe Forero Guzmán No. 250 - 2018

CONTRATOS Contratos por Concurso de Méritos

(Modalidad) (Nombre) (No. Contrato) (Año)

Consultoría Pepito Pérez No. 522 - 2018




Versión: 01




CONTRATOS Contratos por Licitación Pública


Licitación Pública OMC No. 111 - 2018

CONTRATOS Contratos por Selección Abreviada


Selección Abreviada PUC No. 788 - 2018

CONTRATOS Convenios (Modalidad) (No. Convenio) (Año)

Interadministrativo No. 900 - 2018

CUENTAS BANCARIAS

Cuentas Bancarias (Año)

Cuentas Bancarias 2018

CUENTAS MENSUALES DE ALMACÉN

Cuentas Mensuales De Almacén (Mes) (Año)

Cuenta Mensual De Almacén de Julio - 2018

DECRETOS LOCALES

Decretos Locales (Año)

Decretos Locales 2018

DERECHOS DE PETICIÓN

Derechos De Petición (Tema) (Año)

Derechos De Petición Perros Peligrosos - 2018

DESPACHOS COMISORIOS

Despachos Comisorios (Año)

Despachos Comisorios - 2018

EJECUCIONES PRESUPUESTALES

Ejecuciones Presupuestales (Año)

Ejecuciones Presupuestales - 2018

EVALUACIÓN DE REQUISITOS LEGALES

Evaluación De Requisitos Legales (Año)

Evaluación De Requisitos Legales - 2018

FALLOS DE SEGUNDA INSTANCIA

Fallos de Segunda Instancia de Medidas Correctivas

Fallos de Segunda Instancia de Medidas Correctivas (Caso) (Año)

Fallos de Segunda Instancia de Medidas Correctivas No. 11125 - 2018

FALLOS DE SEGUNDA INSTANCIA

Fallos de Segunda Instancia de Procesos Disciplinarios

Fallos de Segunda Instancia de Procesos Disciplinarios (Caso) (Año)

Fallos de Segunda Instancia de Procesos Disciplinarios No. 55588 - 2018

GARANTÍAS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS HUMANOS DE LAS PERSONAS LGBTI

Garantías Para El Ejercicio De Los Derechos Humanos De Las Personas LGBTI (Año)

Garantías Para El Ejercicio De Los Derechos Humanos De Las Personas LGBTI - 2018

HISTORIALES DE EQUIPO Y MAQUINARIA

Historiales De Equipo Y Maquinaria (Año)

Historiales De Equipo Y Maquinaria - 2018

HISTORIALES DE VEHÍCULOS

Historiales De Vehículos (Placa) (Año)

Historia de Vehículo No. GHT765 - 2018

HISTORIAS Historias Clínicas (Nombre) (Cédula) Jorge Roncancio Cruz CC 79520123

HISTORIAS Historias Laborales (Nombre) (Cédula) María Teresa Zúñiga Andrade CC 51817538




Versión: 01




INFORMES Informes a Entidades de Control y Vigilancia

Informes a Entidades de Control y Vigilancia (Año)

Informes a Entidades de Control y Vigilancia - 2018

INFORMES Informes a Otros Organismos

Informes a Otros Organismos (Año)

Informes a Otros Organismos - 2018

INFORMES

Informes Anuales de Evaluación del Sistema Distrital de Derechos Humanos

Informes Anuales de Evaluación del Sistema Distrital de Derechos Humanos (Año)

Informes Anuales de Evaluación del Sistema Distrital de Derechos Humanos - 2018

INFORMES Informes de Accidentes de Trabajo

Informes de Accidentes de Trabajo (Año)

Informe de Accidente de Trabajo - 2018

INFORMES Informes de Auditoría Interna al Sistema Integrado de Gestión

Informes de Auditoría Interna al Sistema Integrado de Gestión (Año)

Informes de Auditoría Interna al Sistema Integrado de Gestión - 2018

INFORMES Informes de Auditorías Internas

Informes de Auditorías Internas (Dependencia / Año)

Informe de Auditoria Interna Dirección Administrativa - 2018

INFORMES Informes de Control Político del Concejo de Bogotá

Informes de Control Político del Concejo de Bogotá (Año)

Informes de Control Político del Concejo de Bogotá - 2018

INFORMES Informes de Control Político del Congreso de la República

Informes de Control Político del Congreso de la República (Año)

Informes de Control Político del Congreso de la República - 2018

INFORMES Informes de Control y Seguimiento a las PQRS

Informes de Control y Seguimiento a las PQRS (Año)

Informes de Control y Seguimiento a las PQRS - 2018

INFORMES Informes de Control y Seguimiento a Planes de Mejoramiento

Informes de Control y Seguimiento a Planes de Mejoramiento (Año)

Informes de Control y Seguimiento a Planes de Mejoramiento - 2018

INFORMES Informes de Estados Contables

Informes de Estados Contables (Año)

Informes de Estados Contables - 2018

INFORMES Informes de Fortalecimiento a Población Afrobogotana

Informes de Fortalecimiento a Población Afrobogotana (Año)

Informes de Fortalecimiento a Población Afrobogotana - 2018

INFORMES

Informes de Fortalecimiento a los Pueblos Indígenas asentados en el Distrito Capital

Informes de Fortalecimiento a los Pueblos Indígenas asentados en el Distrito Capital (Año)

Informes de Fortalecimiento a los Pueblos Indígenas asentados en el Distrito Capital - 2018

INFORMES Informes de Gestión Informes de Gestión (Año)

Informes de Gestión - 2018

INFORMES Informes de Operativos a Espacio Público

Informes de Operativos a Espacio Público (Número Consecutivo) (Año)

Informes de Operativos a Espacio Público No. 350 - 2018

INFORMES Informes de Operativos a Establecimientos de Comercio

Informes de Operativos a Establecimientos de

Informes de Operativos a Establecimientos de Comercio - Pepito´s - 2018




Versión: 01




Comercio (Nombre del Establecimiento) (Año)

INFORMES Informes de Operativos a Obras y Urbanismo

Informes de Operativos a Obras y Urbanismo (Número de Obra) (Año)

Informes de Operativos a Obras y Urbanismo - 2018

INFORMES Informes de Rendición de Cuentas

Informes de Rendición de Cuentas (Año)

Informes de Rendición de Cuentas - 2018

INFORMES Informes de Seguimiento a los Consejos Locales de Gobierno

Informes de Seguimiento a los Consejos Locales de Gobierno (Año)

Informes de Seguimiento a los Consejos Locales de Gobierno - 2018

INFORMES Informes de Seguimiento a Proyectos de Ley

Informes de Seguimiento a Proyectos de Ley (Año)

Informes de Seguimiento a Proyectos de Ley - 2018

INFORMES Informes de Seguimiento al Plan de Mejoramiento

Informes de Seguimiento al Plan de Mejoramiento (Año)

Informes de Seguimiento al Plan de Mejoramiento - 2018

INFORMES Informes de Seguimiento de la Estrategia DIAL

Informes de Seguimiento de la Estrategia DIAL (Año)

Informes de Seguimiento de la Estrategia DIAL - 2018

INFORMES Informes de Seguimiento de Obligaciones por Pagar

Informes de Seguimiento de Obligaciones por Pagar (Año)

Informes de Seguimiento de Obligaciones por Pagar - 2018

INFORMES Informes de Seguimiento y Evaluación a la Gestión de los Alcaldes Locales

Informes de Seguimiento y Evaluación a la Gestión de los Alcaldes Locales (Año)

Informes de Seguimiento y Evaluación a la Gestión de los Alcaldes Locales - 2018

INFORMES Informes de Viabilidad Técnica y Jurídica a Proyectos de Acuerdo

Informes de Viabilidad Técnica y Jurídica a Proyectos de Acuerdo (Año)

Informes de Viabilidad Técnica y Jurídica a Proyectos de Acuerdo - 2018

INFORMES Informes del Banco de Documentos de Identidad Extraviados

Informes del Banco de Documentos de Identidad Extraviados (Año)

Informes del Banco de Documentos de Identidad Extraviados - 2018

INFORMES Informes Ejecutivos Anuales

Informes Ejecutivos Anuales (Año)

Informes Ejecutivos Anuales - 2018

INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS

Instrumentos de Descripción de Archivos

Descripción de Archivos (Año)

Descripción de Archivos - 2018


Tablas de Retención Documental

Tablas de Retención Documental (Año)

Tablas de Retención Documental - 2018


Tablas de Valoración Documental

Tablas de Valoración Documental (Año)

Tablas de Valoración Documental - 2018




Versión: 01




INSTRUMENTOS DE REGISTRO Y CONTROL

Instrumentos de Registro y Control de Aspectos Ambientales

Registro y Control de Aspectos Ambientales (Año)

Registro y Control de Aspectos Ambientales - 2018


Instrumentos de Registro y Control de Identificación, Evaluación y Actualización de Aspectos e Impactos Ambientales

Registro y Control de Identificación, Evaluación y Actualización de Aspectos e Impactos Ambientales (Año)

Registro y Control de Identificación, Evaluación y Actualización de Aspectos e Impactos Ambientales - 2018


Instrumentos de Registro y Control de los Requisitos Legales Ambientales

Registro y Control de los Requisitos Legales Ambientales (Año)

Registro y Control de los Requisitos Legales Ambientales - 2018


Instrumentos de Registro y Control de los Requisitos Legales en Seguridad y Salud en el Trabajo

Registro y Control de los Requisitos Legales en Seguridad y Salud en el Trabajo (Año)

Registro y Control de los Requisitos Legales en Seguridad y Salud en el Trabajo - 2018


Instrumentos de Registro y Control de Notificaciones

Registro y Control de Notificaciones (Año)

Registro y Control de Notificaciones - 2018


Instrumentos de Registro y Control de Reparto de Expedientes

Registro y Control de Reparto de Expedientes (Año)

Registro y Control de Reparto de Expedientes - 2018

INSTRUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Cuadros de Caracterización Documental

Cuadros de Caracterización Documental (Año)

Cuadros de Caracterización Documental - 2018


Listados Maestros de Documentos Internos y Externos

Listados Maestros de Documentos Internos y Externos (Año)

Listados Maestros de Documentos Internos y Externos - 2018


Manuales de Calidad Manuales de Calidad (Año)

Manuales de Calidad - 2018


Manuales de Procedimientos

Manuales de Procedimientos (Año)

Manuales de Procedimientos - 2018

INVENTARIOS Inventarios de Bienes Inmuebles

Bienes Inmuebles (Año)

Bienes Inmuebles - 2018

INVENTARIOS Inventarios de Bienes Muebles

Bienes Muebles (Año) Bienes Muebles - 2018

LIBROS AUXILIARES DE CAJA MENOR

Libros Auxiliares De Caja Menor (Año)

Libros Auxiliares De Caja Menor - 2018

LIBROS CONTABLES Libro de Diario Libro de Diario (Año) Libro de Diario - 2018

LIBROS CONTABLES Libros Auxiliares Libros Auxiliares (Año)

Libros Auxiliares - 2018

LIBROS CONTABLES Libros Mayores Libros Mayores (Año) Libros Mayores - 2018




Versión: 01




LIBROS CONTABLES Libros Mayores Libros Mayores (Año) Libros Mayores - 2018

MANUALES Manuales de Aplicativo y Soluciones Informáticas

Manuales de Aplicativo y Soluciones Informáticas (Año)

Manuales de Aplicativo y Soluciones Informáticas - 2018

MEDIDAS CORRECTIVAS Medidas Correctivas para la Protección de Bienes Inmuebles

Medidas Correctivas para la Protección de Bienes Inmuebles (Caso) (Año)

Medidas Correctivas para la Protección de Bienes Inmuebles - 2018

MEDIDAS CORRECTIVAS Medidas Correctivas por Comportamientos Contrarios a la Convivencia

Medidas Correctivas por Comportamientos Contrarios a la Convivencia (Caso) (Año)

Medidas Correctivas por Comportamientos Contrarios a la Convivencia No. 888 - 2018

MEDIDAS PROVISIONALES DE PROTECCIÓN EN DERECHOS HUMANOS

Medidas Provisionales De Protección En Derechos Humanos (Año)

Medidas Provisionales De Protección En Derechos Humanos - 2018

MODIFICACIONES PRESUPUESTALES

Modificaciones Presupuestales (Año)

Modificaciones Presupuestales - 2018

NÓMINAS

Nóminas (Año) Nóminas - 2018

ÓRDENES DE PAGOS

Órdenes De Pagos (Mes) (Año)

Orden de Pago Junio - 2018

PIEZAS DE COMUNICACIÓN

Piezas de Comunicación Externas

Piezas de Comunicación Externas (Año)

Piezas de Comunicación Externas - 2018

PIEZAS DE COMUNICACIÓN

Piezas de Comunicación Internas

Piezas de Comunicación Internas (Año)

Piezas de Comunicación Internas - 2018

PLANES Planes Anticorrupción y de Atención al Ciudadano

Planes Anticorrupción y de Atención al Ciudadano (Año)

Planes Anticorrupción y de Atención al Ciudadano - 2018

PLANES Planes Anuales de Adquisiciones

Planes Anuales de Adquisiciones (Año)

Planes Anuales de Adquisiciones - 2018

PLANES Planes Anuales de Auditoría Planes Anuales de Auditoría (Año)

Planes Anuales de Auditoría - 2018

PLANES Planes Anuales de Incentivos

Planes Anuales de Incentivos (Año)

Planes Anuales de Incentivos - 2018

PLANES Planes Anuales de Seguridad y Salud en el Trabajo

Planes Anuales de Seguridad y Salud en el Trabajo (Año)

Planes Anuales de Seguridad y Salud en el Trabajo - 2018

PLANES Planes de Bienestar del Personal

Planes de Bienestar del Personal (Año)

Planes de Bienestar del Personal - 2018




Versión: 01




PLANES Planes de Contingencia de Tecnologías de la Información

Planes de Contingencia de Tecnologías de la Información (Año)

Planes de Contingencia de Tecnologías de la Información - 2018

PLANES Planes de Continuidad de Negocio

Planes de Continuidad de Negocio (Año)

Planes de Continuidad de Negocio - 2018

PLANES Planes de Desarrollo Local Planes de Desarrollo Local (Año)

Planes de Desarrollo Local - 2018

PLANES Planes de Emergencias Ambientales

Planes de Emergencias Ambientales (Año)

Planes de Emergencias Ambientales - 2018

PLANES Planes de Emergencias y Evacuación

Planes de Emergencias y Evacuación (Año)

Planes de Emergencias y Evacuación - 2018

PLANES Planes de Formación y Toma de Conciencia en Gestión Ambiental

Planes de Formación y Toma de Conciencia en Gestión Ambiental (Año)

Planes de Formación y Toma de Conciencia en Gestión Ambiental - 2018

PLANES Planes de Gestión Integral de Residuos Peligrosos

Planes de Gestión Integral de Residuos Peligrosos (Año)

Planes de Gestión Integral de Residuos Peligrosos - 2018

PLANES Planes de Intervención de Seguridad y Salud en el Trabajo

Planes de Intervención de Seguridad y Salud en el Trabajo (Año)

Planes de Intervención de Seguridad y Salud en el Trabajo - 2018

PLANES Planes de Manejo de Riesgos

Planes de Manejo de Riesgos (Año)

Planes de Manejo de Riesgos - 2018

PLANES Planes Estratégicos de Recursos Humanos

Planes Estratégicos de Recursos Humanos (Año)

Planes Estratégicos de Recursos Humanos - 2018

PLANES Planes Estratégicos de Sistemas de Información PESI

Planes Estratégicos de Sistemas de Información PESI (Año)

Planes Estratégicos de Sistemas de Información PESI - 2018

PLANES Planes Estratégicos Institucionales

Planes Estratégicos Institucionales (Año)

Planes Estratégicos Institucionales - 2018

PLANES Planes Institucionales de Archivos - PINAR

Planes Institucionales de Archivos - PINAR (Año)

Planes Institucionales de Archivos - PINAR - 2018

PLANES Planes Institucionales de Capacitación del Personal

Planes Institucionales de Capacitación del Personal (Año)

Planes Institucionales de Capacitación del Personal - 2018

PLANES Planes Institucionales de Gestión Ambiental

Planes Institucionales de Gestión Ambiental (Año)

Planes Institucionales de Gestión Ambiental - 2018

PLANES

Planes Integrales de Acciones Afirmativas para el Reconocimiento de la Diversidad Cultural y la Garantía de los Derechos de la Población

Planes Integrales de Acciones Afirmativas para el Reconocimiento de la Diversidad Cultural y la Garantía de los

Planes Integrales de Acciones Afirmativas para el Reconocimiento de la Diversidad Cultural y la Garantía de los Derechos de la Población Afrocolombiana, Negra y Palenquera - 2018




Versión: 01




Afrocolombiana, Negra y Palenquera

Derechos de la Población Afrocolombiana, Negra y Palenquera (Año)

PLANES Planes Operativos o de Gestión

Planes Operativos o de Gestión (Año)

Planes Operativos o de Gestión - 2018

POLÍTICAS PÚBLICAS Políticas Públicas de Derechos Humanos

Políticas Públicas de Derechos Humanos (Año)

Políticas Públicas de Derechos Humanos - 2018

POLÍTICAS PÚBLICAS

Políticas Públicas de Libertades Fundamentales de Religión, Culto y Conciencia

Políticas Públicas de Libertades Fundamentales de Religión, Culto y Conciencia (Año)

Políticas Públicas de Libertades Fundamentales de Religión, Culto y Conciencia - 2018

POLÍTICAS PÚBLICAS Políticas Públicas para la Población Afrodescendiente residente en Bogotá

Políticas Públicas para la Población Afrodescendiente residente en Bogotá (Año)

Políticas Públicas para la Población Afrodescendiente residente en Bogotá - 2018

PONENCIAS

Ponencias (Año) Ponencias - 2018

PROCESOS DISCIPLINARIOS

Procesos Disciplinarios Ordinarios

Procesos Disciplinarios Ordinarios (Caso) (Año)

Procesos Disciplinarios Ordinarios No. 222 - 2018

PROCESOS DISCIPLINARIOS

Procesos Disciplinarios Verbales

Procesos Disciplinarios Verbales (Caso) (Año)

Procesos Disciplinarios Verbales No. 558 - 2018

PROCESOS JUDICIALES Procesos Ante el Tribunal de Arbitramento

Procesos Ante el Tribunal de Arbitramento (Caso) (Año)

Procesos Ante el Tribunal de Arbitramento No. 666 - 2018

PROCESOS JUDICIALES Procesos Civiles Procesos Civiles (Caso) (Año)

Proceso Civil No. 333 - 2018

PROCESOS JUDICIALES Procesos Contencioso Administrativos

Procesos Contencioso Administrativos (Caso) (Año)

Procesos Contencioso Administrativos No. 548 - 2018

PROCESOS JUDICIALES Procesos Laborales Procesos Laborales (Caso) (Año)

Procesos Laborales No. 444 - 2018

PROGRAMAS

Programa Distrital de Educación en Derechos Humanos para la Paz y la Reconciliación

Programa Distrital de Educación en Derechos Humanos para la Paz y la Reconciliación (Año)

Programa Distrital de Educación en Derechos Humanos para la Paz y la Reconciliación - 2018

PROGRAMAS Programas Anuales Mensualizados de Caja PAC

Programas Anuales Mensualizados de Caja PAC (Año)

Programas Anuales Mensualizados de Caja PAC - 2018

PROGRAMAS Programas Anuales Mensualizados de Caja PAC

Programas Anuales Mensualizados de Caja PAC(Año)

Programas Anuales Mensualizados de Caja PAC - 2018




Versión: 01




PROGRAMAS Programas de Bienestar Social del Personal

Programas de Bienestar Social del Personal (Año)

Programas de Bienestar Social del Personal - 2018

PROGRAMAS Programas de Capacitación de Personal

Programas de Capacitación de Personal (Año)

Programas de Capacitación de Personal - 2018

PROGRAMAS Programas de Gestión Documental

Programas de Gestión Documental (Año)

Programas de Gestión Documental - 2018

PROGRAMAS Programas de Incentivos para el Personal

Programas de Incentivos para el Personal (Año)

Programas de Incentivos para el Personal - 2018

PROGRAMAS Programas de Salud Ocupacional

Programas de Salud Ocupacional (Año)

Programas de Salud Ocupacional - 2018

PROYECTOS

Proyectos de Diseño, Desarrollo e Implementación de Soluciones Informáticas

Proyectos de Diseño, Desarrollo e Implementación de Soluciones Informáticas (Año)

Proyectos de Diseño, Desarrollo e Implementación de Soluciones Informáticas - 2018

PROYECTOS

Proyectos de Inciativas Ciudadanas para la Promoción de los Derechos Humanos

Proyectos de Inciativas Ciudadanas para la Promoción de los Derechos Humanos (Año)

Proyectos de Inciativas Ciudadanas para la Promoción de los Derechos Humanos - 2018

PROYECTOS Proyectos de Inversión Proyectos de Inversión (Año)

Proyectos de Inversión - 2018

PROYECTOS Proyectos de Inversión Local

Proyectos de Inversión Local (Año)

Proyectos de Inversión Local - 2018

QUERELLAS Querellas de Amparo al Domicilio

(caso) (Año) No. 102555454 - 2018

QUERELLAS Querellas por Amenaza de Ruina

(Caso) (Año) No. 45555225 - 2018

QUERELLAS Querellas por Perturbación a la Posesión

(Caso) (Año) No. 55544562 - 2018

QUERELLAS Querellas por Temáticas Prioritarias -Procedimiento Verbal Abreviado

(Caso) (Año) No. 2225555 - 2018

QUERELLAS

Querellas por Temáticas Prioritarias -Procedimiento Verbal Inmediato- Segunda Instancia

(Caso) (Año) No. 4445556 - 2018

QUERELLAS Querellas por Violación a las Reglas de Convivencia- Procedimiento Ordinario

(Caso) (año) No. 25558844 - 2018

QUERELLAS Querellas por Violación a las Reglas de Convivencia- Procedimiento Verbal

(Caso) (año) No. 44455248 - 2018

QUERELLAS Querellas por Violación a las Reglas de Convivencia -

(Caso) (año) No. 56656 - 2018




Versión: 01




Procedimiento Sumario

REDES DISTRITALES DE DERECHOS HUMANOS, DIÁLOGO Y CONVIVENCIA

Redes Distritales De Derechos Humanos, Diálogo Y Convivencia (Año)

Redes Distritales De Derechos Humanos, Diálogo Y Convivencia - 2018

REGISTROS DE COMUNICACIONES OFICIALES

Registros de Comunicaciones Oficiales Enviadas

Registros de Comunicaciones Oficiales Enviadas (Año)

Registros de Comunicaciones Oficiales Enviadas - 2018


Registros de Comunicaciones Oficiales Internas

Registros de Comunicaciones Oficiales Internas(Año)

Registros de Comunicaciones Oficiales Internas - 2018


Registros de Comunicaciones Oficiales Recibidas

Registros de Comunicaciones Oficiales Recibidas (Año)

Registros de Comunicaciones Oficiales Recibidas - 2018

REGISTROS DE PARQUEO DE VEHÍCULOS OFICIALES

Registros De Parqueo De Vehículos Oficiales (Año)

Registros De Parqueo De Vehículos Oficiales - 2018

REGISTROS DEL SERVICIO DE TRANSPORTE

Registros Del Servicio De Transporte (Año)

Registros Del Servicio De Transporte - 2018

RESOLUCIONES

Resoluciones (Año) Resoluciones - 2018

RESOLUCIONES Resoluciones de Autorización y Seguimiento a Concursos

Resoluciones de Autorización y Seguimiento a Concursos (Año)

Resoluciones de Autorización y Seguimiento a Concursos - 2018

RESOLUCIONES

Resoluciones de Pago a Delegados para Sorteos, Concursos y Espectáculos Públicos

Resoluciones de Pago a Delegados para Sorteos, Concursos y Espectáculos Públicos (Año)

Resoluciones de Pago a Delegados para Sorteos, Concursos y Espectáculos Públicos - 2018

RESOLUCIONES

Resoluciones de Registro para Parques de Diversiones, Atracciones o Dispositivos de Entretenimiento y Juegos Localizados de Habilidad y Destreza

Resoluciones de Registro para Parques de Diversiones, Atracciones o Dispositivos de Entretenimiento y Juegos Localizados de Habilidad y Destreza (Año)

Resoluciones de Registro para Parques de Diversiones, Atracciones o Dispositivos de Entretenimiento y Juegos Localizados de Habilidad y Destreza - 2018

RESOLUCIONES Resoluciones para Actividades de Aglomeración de Público

Resoluciones para Actividades de Aglomeración de Público (Año)

Resoluciones para Actividades de Aglomeración de Público - 2018

SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN

Sistema Integrado De Conservación Y Preservación (Año)

Sistema Integrado De Conservación Y Preservación - 2018




Versión: 01




.. DDOOCCUUMMEENNTTOOSS RREELLAACCIIOONNAADDOOSS

3.1 Documentos internos

Código Documento

N/A N/A

3.2 Normatividad vigente

Norma Año Epígrafe Artículo(s)

Constitución Política de Colombia

1991 Constitución Política de Colombia Artículo 72

Decreto ley 1421 1993 Por el cual se dicta el Régimen Especial para el Distrito

Capital de Santafé de Bogotá Artículo 53, 54

Ley 190 1995

Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción

administrativa

Artículo 79

Ley 594 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de

Archivos y se dictan otras disposiciones Toda la norma

Ley 1437 2011 Por la cual se expide el Código de Procedimiento

Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Artículo 8,

CAPITULO VI

Decreto 411 2016 Por medio del cual se modifica la Estructura

Organizacional de la Secretaría Distrital de Gobierno Artículo 22,

literal d).

Acuerdo 11

1996

Por el cual se establecen criterios de conservación y organización de documentos

Toda la norma

Acuerdo 42

2002

Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas,

se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley

General de Archivos 594 de 2000

Toda la norma

Acuerdo 005 2013

Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos

en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones".

Toda la norma

Acuerdo 002 2014

Por medio del cual se establecen criterios básicos para creación, conformación, organización, control y

consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones

Art. 5, 17 y 20.




Versión: 01




Acuerdo 003 del Archivo General de la Nación

2015

Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de

documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo

establecido en el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 y el

capítulo IV del Decreto 2609 de 2012

Toda la norma

Circular Externa 002 2015 Entrega de archivos, en cualquier soporte, con ocasión

del cambio de administración de las entidades territoriales.

Toda la norma

3.3. Documentos externos

Nombre Fecha de

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ISAD G. NORMA INTERNACIONAL GENERAL DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA

1999

La norma internacional general de descripción archivística - en adelante ISAD (G) - constituye una herramienta de gestión muy valiosa para los archivos, brindando especificaciones elementales para la elaboración de descripciones archivísticas compatibles a nivel nacional e internacional (…)

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Instrucciones para la Denominación de los Expedientes …gaia.gobiernobogota.gov.co/.../files/sig/instructivo/gdi-gpd-in015.pdf · 14 Manual Implementación de un Programa de Gestión