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1 Yanina Chalela 28/06/2012 Versión inicial2 Gustavo Sánchez 30/06/2012


Tabla de Contenido

1 CREACIÓN DE EXPEDIENTES ............................................................................................................ 3

2 REALIZAR ACTUACIÓN .................................................................................................................... 7

2.1 DOCUMENTACIÓN FÍSICA...................................................................................................................92.2 CONFIDENCIALIDAD........................................................................................................................102.2.1 CONFIDENCIALIDAD EN LA ACTUACIÓN...................................................................................................132.3 ACORDONAR Y DESACORDONAR........................................................................................................15

3 ARCHIVAR UN EXPEDIENTE ........................................................................................................... 18

4 DESARCHIVAR UN EXPEDIENTE ..................................................................................................... 19

5 PASES ........................................................................................................................................... 21

5.1 PASE A LA FIRMA...........................................................................................................................21

6 FIRMAR EXPEDIENTE .................................................................................................................... 23

6.1 MODIFICAR UNA ACTUACIÓN............................................................................................................236.2 FIRMAR UNA ACTUACIÓN.................................................................................................................23

7 BANDEJA DE ENTRADA ................................................................................................................. 25

7.1 BOTONES.....................................................................................................................................267.2 LIBRES.........................................................................................................................................27

8 CONSULTA GLOBAL ...................................................................................................................... 28

1 Creación de Expedientes

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Para “Crear un Expediente” diríjase a la carpeta “Formas Documentales” y haga click en la funcionalidad Crear Expediente.

A continuación se abrirá una pantalla para poder completar los datos correspondientes a la carátula del expediente.

La numeración del expediente será por defecto “Automático”, si se desea cambiar a otro tipo de numeración se debe presionar sobre “Numeración del Expediente” y se despliega la posibilidad de colocar numeración manual.

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Tipo de numeración:o Automático, por defecto el sistema coloca la numeración: Año Actual- Inciso-Unidad Ejecutora-N°

Correlativo.o Manual, se selecciona esta numeración para expedientes que son anteriores a la puesta

en producción del sistema, por lo tanto el año seleccionado y el número correlativo debe ser anterior al primer expediente creado en el sistema.

o Externo, se selecciona para expedientes que vienen de otro organismo por lo tanto también se puedo cambiar el código de inciso.

Luego de haber seleccionado el tipo de numeración deseada o haber utilizado la numeración automática, se debe seleccionar en el campo Oficina Origen la oficina en la que está trabajando el usuario en ese momento. Si el usuario pertenece a una sola oficina el sistema por defecto carga la misma, de lo contrario el usuario debe seleccionar en que oficina está trabajando actualmente.

Luego seleccione en el campo Tipo de Expediente, aquella categorización que más se ajuste al tema que trata el expediente.

Si desea agregar uno o más Titulares a la carátula del expediente hágalo a través de la tabla, eligiendo primero el Tipo, luego el Titular y, si corresponde, llene los datos que se habilitarán en las siguientes columnas. Utilice los botones para reordenar los registros.

En el campo Asunto se deberá ingresar el título del expediente que se está creando.

El campo Confidencial indica la confidencialidad del expediente y por lo tanto condiciona el acceso al mismo.

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En el campo Prioridad seleccione la prioridad que tendrá el expediente, que no afecta en nada al comportamiento del mismo, simplemente se utiliza como una forma de resaltar al expediente en la Bandeja de Entrada y en las Consultas.

Para indicar que el expediente viene acompañado de alguna documentación física se deberá utilizar el campo ¿Tiene documento Físico? seleccionando la opción Sí, que habilitará el campo para ingresar la Descripción del documento físico y la cantidad de folios del expediente papel a reservar para la documentación.

Una vez que se completan los campos del formulario correspondiente a la carátula, haga click en el Tab “Pase”.

Esta acción le permitirá elegir el próximo paso que realizará el expediente, en este caso se seleccionará Realizar actuación que creará el expediente y lo dejará pronto para ser actuado por primera vez por el usuario que está conectado al sistema.

Luego presione el botón Confirmar, esta acción mostrará un mensaje de espera y luego se desplegará el número del expediente que se asociará al expediente y que consta de:

Año del expediente – Código de Inciso – Código de la unidad ejecutora - Correlativo.

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Haga click en el botón Cerrar para cerrar la pantalla.

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2 Realizar Actuación

El Tab que aparece seleccionado por defecto siempre es el que corresponde a la Carátula. En esta

pantalla se presentan todos los datos ingresados cuando se creó el expediente y se podrá Descargar el

Expediente completo en formato .pdf a través del link con el mismo nombre.

Para continuar trabajando diríjase al Tab Actuación.

Seleccione en el campo Tipo Actuación, que es el tipo de acción que va a realizar el usuario en la

actuación que va a realizar.

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Agregue en el campo Actuación el texto de su actuación.

La tabla “Documentos adjuntos” permite incluir archivos en la actuación, estos archivos pasan a formar

parte de la misma.

Para dicha acción debe presionar sobre el botón agregar y presionar la flecha azul para buscar el archivo

que desea adjuntar.

Se podrá hacer click en el botón Vista Previa para visualizar cómo quedará la actuación antes de

confirmarla. Esta acción abrirá un archivo PDF que además del texto de la actuación, incluirá en la vista

previa los archivos que se agregaron en la tabla “Documentos adjuntos” y que fueron convertidos a PDF.

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Una vez que se completan los campos del formulario “Realizar Actuación”, haga click en el Tab “Pase”.

Esta acción le permitirá elegir el próximo paso que realizará el expediente.

Luego seleccione en el botón Confirmar. El sistema genera automáticamente la actuación y la deja

disponible para que el usuario la pueda firmar.

2.1 Documentación Física

Si en la Carátula en el campo ¿Tiene documento Física? se hubiera seleccionado la opción No, no se

habilitará el Tab “Documentación Física” para agregar la documentación física al expediente, por lo que

si se desea hacerlo se deberá regenerar la carátula.

Haga click en el Tab “Doc. Física”, se visualizan dos secciones, “Documentación física asociada al

expediente” y “Documentación física asociada”.

Para agregar la documentación física a la actuación, seleccione en el campo ¿Agregar Documentación

Física a la actuación? el valor Sí.

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Esta acción habilitará la tabla en la cual se deberá agregar un registro por cada documento que se

asociará en la actuación.

La primera tabla en las siguientes actuaciones mostrará el Histórico de la Documentación física,

agregándose en la última columna:

El Número de actuación en la cual se asoció el documento físico.

Una vez que se Confirme la actuación se generarán nuevas líneas en el Histórico.

2.2 Confidencialidad

La confidencialidad es un mecanismo creado para poder restringir el acceso de los usuarios a

determinados expedientes. La confidencialidad se aplica a nivel del Expediente o a nivel de alguna

Actuación.

Cómo vimos anteriormente Para restringir el acceso a todo el expediente, se debe seleccionar en la

Carátula, dentro del campo “Confidencial” la opción Sí.

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Esto significa que ninguna actuación del expediente podrá ser vista por un usuario que no tenga

permisos adecuados.

Al seleccionar en la carátula que el expediente es confidencial, se genera un Tab “Confidencialidad”,

donde si se desea se pueden colocar oficinas o usuarios, por lo tanto solo los usuarios de esa oficina que

pertenezcan que tenga permisos para ver confidencial podrá verlo.

Es importante aclarar que en caso de no definir usuario u oficinas dentro de esta tabla, todo el usuario

qué tenga permisos definidos para ver un expediente confidencial, podrá ver el mismo.

Permisos Expresos

¿Cómo se asignan?

Ingresando al Tab ‘Confidencialidad’ y agregando Usuarios u Oficinas.

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Si en el Tab ‘Confidencialidad’ no hay Usuarios u Oficinas, sólo podrán asignar los permisos los

usuarios que tengan asignado el Grupo: VIRTUAL_CONFIDENCIAL.

Si en el Tab ‘Confidencialidad’ hay Usuarios u Oficinas, solamente estos usuarios podrán asignar

permisos.

Al asignar los permisos expresos se puede indicar que solamente el usuario que lo tiene adquirido pueda

ver el Expediente. Para ello en el Tab ‘Confidencialidad’ se debe seleccionar la opción ‘Sólo visible para

el usuario que lo tiene’.

Nota: Elegir esta opción implica que cualquier usuario por más que tenga permisos para ver el

Expediente, no podrá visualizar el mismo mientras lo tenga adquirido otro usuario.

Permisos Temporales

En la tramitación del Expediente, al realizar un Pase se indica que el usuario destinatario del mismo va a

poder visualizar el Expediente Confidencial, este permiso tiene vigencia únicamente por esa instancia.

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CUADRO DE COMBINACIONES CONFIDENCIALIDAD

2.2.1 Confidencialidad en la Actuación

Para restringir el acceso a la actuación, acceda al tab "Actuación" y seleccione dentro del campo “Definir

esta actuación como Confidencial” la opción Sí.

Esto significa que solamente esta “Actuación” podrá ser vista por los usuarios que tengan permisos

adecuados.

Los permisos funcionan de la misma manera que con los expedientes confidenciales.

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Para asignar los permisos, acceda al tab "Confidencialidad" donde se visualizará la tabla en la cual se

deberán seleccionar personas u oficinas que pueden ver la actuación confidencial.

Es importante aclarar que en caso de no definir usuario u oficinas dentro de esta tabla, todo el usuario

que tenga permisos definidos para ver un expediente confidencial, podrá ver dicha actuación. Sin

embargo, si se define algún usuario u oficina dentro de esta tabla, solamente la verá el usuario y oficina

seleccionados.

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Se buscan las personas y la oficina deseadas y se agregan en la tabla. También se seleccionará para cada

usuario y oficina definidos en la tabla el número de actuación confidencial que se le permitirá ver.

Tenga en cuenta que al incluir una oficina en esta tabla, solamente podrán ver el expediente con la

actuación confidencial aquellas personas que tengan definidos en esta oficina los permisos para ver un

expediente confidencial.

2.3 Acordonar y Desacordonar

Para Acordonar dos o más expedientes es necesario estar trabajando sobre el expediente “Madre” o el

“Padre” y desde el mismo se acordonarán los expedientes que serán sus hijos. Para esto es necesario

que los expedientes “Hijos” se encuentren en la Bandeja de Entrada del usuario y que estén en la

sección “Mis tareas” de dicha bandeja.

Haga click en el expediente “madre” para acordonarle expedientes y acceda al Tab “Acordonados”.

El acordonamiento se realiza buscando el número de expediente “hijo” mediante la lupa

correspondiente al campo “Expediente a Acordonar” y luego se selecciona el expediente deseado y se

confirma.

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Por último, se hace click en el botón Anexar por Acordonamiento para establecer el vínculo. Luego de

confirmar dicha acción se realiza la FIRMA.

Vale la pena aclarar que una vez que se acordonan expedientes, el o los expedientes que pasan a ser

hijos del expediente madre, no figurarán más en la Bandeja de Entrada del usuario, quedando

únicamente el madre. Además, estos hijos no podrán ser actuados mientras estén acordonados a otro

expediente.

No se podrá realizar el acordonamiento de expedientes que ya tengan expedientes acordonados, en

caso de tratar de realizar dicha acción, se le desplegará un mensaje al usuario indicándole la

problemática.

Para Desacordonar un expediente vaya al extremo derecho de la tabla en el Tab “Acordonados” donde

se muestran los expedientes “hijos” y haga click en el botón Desacordonar del expediente hijo deseado.

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Se realizará la operación de desacordonamiento entre dicho expediente y el expediente “Madre”. En

caso de que se desacordone el expediente “hijo”, éste queda en la Bandeja de entrada del usuario que

realizó la acción y está disponible para ser actuado.

3 Archivar un Expediente

Luego de terminar de realizar todas las actuaciones con un expediente, se desea archivarlo. Para lo cual,

supóngase que se completaron todos los datos en los previos Tabs y el usuario que está conectado al

sistema tiene permisos para archivar y desarchivar expedientes.

Haga click en el Tab “Pase” y seleccione “Pase a Archivo”.

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Esto habilitará la opción de seleccionar el Nodo archivador al cual se pasará el expediente para ser archivado.

El campo Nodo archivador se carga en forma automática con los nodos archivadores que existan en el área a la cual pertenece la oficina que el usuario haya elegido en la actuación.

Luego de seleccionar el nodo archivador, confirmar y firmar la actuación, cualquier usuario que tenga permisos configurados para “Archivar expedientes” y que pertenezca al nodo, como en este caso, podrá acceder a la Bandeja de entrada, tab “Libres” y seleccionar el expediente que se desea archivar.

4 Desarchivar un Expediente

Para desarchivar un expediente diríjase a Formas Documentales Archivo Desarchivar Expediente.

Una vez que se elija esta opción, se presentará la pantalla con la sección “Filtro” y la sección “Resultado”. Se deberá hacer click en el icono (+) que permite abrir ó cerrar la sección “Filtro”.

El filtro está formado por los siguientes campos que permiten filtrar por:

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Nro Expediente El número del expediente. Asunto El asunto del expediente que se desea desarchivar. Nodo Archivador (*)

El nodo archivador. Se cargará una lista con los nodos archivadores a los que pertenece el usuario y de acuerdo al valor seleccionado, se cargarán los expedientes que fueron archivados bajo ese nodo. Este filtro es requerido para realizar la búsqueda.

Año de Creación será el año de creación del expediente que se desea desarchivar.

Luego de hacer click en el botón “Buscar” se visualizarán en la sección “Resultado” los expedientes que pueden ser desarchivados. Luego de seleccionar un expediente deseado, se deberá hacer click en el botón Alterar. Lo cual abrirá la carátula del expediente a ser desarchivado para continuar trabajando con el mismo.

Haga click en el botón Confirmar y el expediente quedará desarchivado. En el “Historial” se generará un registro indicando la acción del desarchivo.

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5 Pases

Haga click en el Tab “Pase” y seleccione un tipo de pase.

Para este ejemplo el usuario que está conectado al sistema tiene permisos para ver los siguientes tipos

de pases:

Pase Interno: permite pasar un expediente dentro del área a la que pertenece la oficina

seleccionada en la actuación

Elevar a superior: permite enviar un expediente a cualquier superior según la cadena de mando

del organigrama.

Pase para Firma: permite enviar un expediente a varias personas al mismo tiempo para poder

firmarlo.

Y el siguiente tipo de acción:

Poner Expediente En Espera: el expediente se pasa a la “Bandeja en Espera”, sin ser firmado.

5.1 Pase a la Firma

Consiste en pasar un expediente a más de una persona para que lo firme.

Observe que no se puede seleccionar una oficina para este tipo de pase.

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Por lo cual se deberán seleccionar usuarios. Esta acción coloca en la tabla todos aquellos usuarios que

fueron elegidos para realizar la firma.

▫ El expediente se envía a dichos usuarios los que pueden decidir si lo firman o no.

▫ Una vez que todos hayan completado la tarea, el expediente vuelve al usuario original,

desplegando en la tabla si los distintos usuarios firmaron o no el expediente y en caso que

no firmen, poder leer el comentario ingresado.

▫ Luego el usuario que envió en su momento el Pase para Firma decide para dónde pasar y

qué tipo de pase realizar. Para esto deberá seleccionar un Tipo de pase.

Si el usuario no desea aparecer en el .PDF que se genera para el expediente, se deberá seleccionar el

CheckBox: “No aparecer como firmante de la actuación”. Como en este ejemplo.

A continuación haga click en el botón Confirmar, esta acción mostrará la ventana con el mensaje que la

tarea “Realizar Actuación se completó”. Haga click en el botón Cerrar para cerrar dicha pantalla.

Haga click en el botón Confirmar para aceptar el pase.

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6 Firmar Expediente

Como parte del pase es necesario firmar digitalmente las actuaciones. Esta pantalla aparece cuando el

usuario terminó de realizar una actuación y sirve para Firmar o Modificar Actuación si el usuario tiene

permisos para hacerlo.

6.1 Modificar una actuación

Esta funcionalidad permite volver a la actuación antes de firmarla.

Se utiliza en aquellos casos que por algún error u olvido se deben modificar alguno de los datos

ingresados, documentos adjuntos, destinatario del pase, entre otros.

Para volver a la actuación se debe hacer click en el botón Modificar Actuación.

Allí se desplegará un mensaje indicando si realmente se desea modificar la actuación.

En caso de que se indique que se desea modificar, el expediente pasará a quedar en la Bandeja de

Entrada, en la tarea “Realizar Actuación”.

6.2 Firmar una actuación

Previamente a la Firma se puede Descargar la lista de archivos que se van a incluir en la firma.

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Para firmar la actuación haga click en el botón Firmar, lo cual desplegará la ventana con el mensaje “La

firma se realizó correctamente”, donde el usuario firmará haciendo click en el botón Completar.

• En caso de que no se complete la tarea de Firma, podrá acceder a la misma más tarde desde la

Bandeja de Entrada.

Haga click en el botón Cerrar para cerrar la pantalla con el mensaje que la tarea “Firmar el Expediente”

se completó.

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7 Bandeja de Entrada

Se desplegará la pantalla con tres Tabs: Mis tareas, Libres y Trabajar en la cual se podrán realizar

diferentes acciones.

La primera columna representa PRIORIDAD

Icono Descripción

Indica que el expediente tiene una prioridad NORMAL

Indica que el expediente tiene una prioridad URGENTE

La segunda columna representa MODO

Icono Descripción

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Indica que el expediente no fue abierto aún en el lugar destino del pase.

Indica que el expediente fue abierto, o en la oficina si estuvo en libres o por el usuario

destinatario del pase.

La tercera columna representa CONFIDENCIALIDAD y con el candado cerrado se indica que el

expediente es confidencial.

La cuarta columna muestra el NÚMERO asignado a un expediente.

La sexta columna representa DOCUMENTO FÍSICO y con el icono se indica que el expediente tiene

asociada la documentación física.

La séptima columna muestra el ASUNTO de un expediente.

Desde “Mis tareas” se puede: Liberar un expediente adquirido, seleccionando uno o varios expedientes

y haciendo click en el botón LIBERAR y se puede Trabajar con un expediente adquirido, haciendo doble

click en el mismo o seleccionándolo y haciendo click en el botón TRABAJAR.

7.1 Botones

Exportar

▫ Permite generar una planilla Excel (.xls), un archivo en Adobe Acrobat (.pdf) o un archivo

de texto (.txt) con las columnas de la bandeja y todos sus registros.

Filtrar

▫ Permite realizar búsquedas de expedientes utilizando los distintos filtros.

Columnas

▫ Permite a través de una ventana modal configurar la cantidad de columnas que se

podrán visualizar y en qué orden se presentan dentro de la tabla.

Actualizar

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▫ Permite actualizar el contenido de la bandeja.

7.2 Libres

En este Tab se visualizarán los expedientes que se encuentran en la OFICINA o en las OFICINAS a las que

pertenece el usuario.

Desde “Libres” se puede Capturar (ó Adquirir) un expediente libre, seleccionando uno o varios

expedientes y haciendo click en el botón CAPTURAR y se puede Trabajar con un expediente libre,

haciendo doble click en el mismo ó seleccionándolo y haciendo click en el botón TRABAJAR.

Tenga en cuenta que los expedientes solamente pueden estar en uno de los 2 Tabs, en “Mis tareas” ó en

“Libres”, nunca en los dos.

Haga click en el botón Salir para salir de la Bandeja de Entrada.

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8 Consulta Global

La Consulta Global permite tener acceso a toda la información pública del sistema, Número del

expediente, Asunto, Fecha de creación, Tipo de Expediente y saber su ubicación actual.

Haga click en la carpeta “Consultas on-line” y a continuación haga click en la funcionalidad “Consulta

Global”.

En la misma aparecerá un conjunto de filtros, por ejemplo: Número de expediente, Texto en el asunto y

Fecha de creación, que permiten localizar uno ó más expedientes por diferentes caminos.

El botón Resetear borra los valores ingresados previamente, para realizar una nueva búsqueda.

Una vez completado 1 o mas filtros y haciendo click en “Buscar”, se cargará la página de resultados con

los expedientes que cumplen con el criterio de búsqueda establecido.

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La sección “Resultado” tiene las siguientes columnas:

Prioridad, Modo, Confidencialidad, Acordonado, Nro. de Expediente, Tipo de Expediente, si tiene

Documentaciónn Física, Asunto, Oficina/Organismo en el cual se encuentra un expediente, Usuario

Actual que tiene un expediente, Identificador del usuario Actual, Fecha en la se realizó el pase, Cantidad

de días desde el último pase, Oficina en la que se creó el expediente, Fecha en la que fue creado el

expediente, Cantidad de Días desde que se creó, Estado.

Desplazándonos en la grilla hacia la derecha, tenemos el botón Historial, el cual permite ver el Historial

de las actuaciones del expediente. Al cargar el historial se ven todas las actuaciones que tuvo en qué

fecha y hora y en que oficina se trabajó y quién fue el firmante de la misma.

El botón Ver Expediente permite ver todo el expediente en formato PDF, siempre y cuando el usuario

que está conectado tenga los permisos necesarios.

El botón Carátula permite visualizar la carátula de cualquier expediente.

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En el ángulo inferior izquierdo se puede realizar la sub consulta de acordonados, que permitirá visualizar

los expedientes acordonados al expediente “madre” y el expediente madre.

La misma permite visualizar los datos que identifican al expediente, posibilitará ver su carátula, historial

y todo el expediente, siguiendo las reglas que ya se explicaron para la Consulta Global.

Haga click en el botón Salir para salir de la pantalla.

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