Instructivo cargue de archivo a través de Plantilla Excel

Contenido

Descripción de la Funcionalidad.............................................................................. 2

Procedimiento para descargue de plantilla Excel ................................................... 3

Información Importante ......................................................................................... 11

Instructivo cargue de archivo a través de Plantilla Excel

Descripción de la Funcionalidad

Esta funcionalidad le permite realizar la corrección por pantalla de todos los Tipos de Error*

generados a partir del cargue de un archivo plano de liquidación de aportes a través de la

herramienta Excel, sin que sea necesario modificar o actualizar los datos o valores contenidos

en el archivo cargado.

*Tipos de error

En el proceso de validación de un archivo plano el sistema puede generar en el reporte de

validación los siguientes tipos de error:

Error: Inconsistencia que NO es auto - corregible por el sistema de Aportes en Línea,

por esta razón debe ser corregido por pantalla o en el archivo plano directamente en la

herramienta Excel. El sistema NO permite el cargue exitoso del archivo con este tipo de

error hasta tanto no sea corregido.

Alerta: Mensaje informativo que indica al aportante que pueden existir diferencias en el

cálculo de IBC respecto al salario, entre los IBC de cada subsistema o que existe

información que no debe ser reportada en el archivo plano de acuerdo a la normatividad.

Sin embargo, el sistema permite el cargue del archivo plano con este tipo de alertas o su

modificación por pantalla.

Posible Corrección: Errores de cálculo o de estructura que pueden ser autocorregidos

por el sistema de acuerdo con la información reportada en el archivo. Con este tipo de

error el sistema permite modificar los datos o cargar y autocorregir los valores por los

mostrados como Valores Esperados.

Instructivo cargue de archivo a través de Plantilla Excel

Procedimiento para el descargue de plantilla EXCEL

1. Inicie sesión en nuestro portal con el usuario de perfil Nómina, en la pestaña

Liquidaciones seleccione la opción Cargar Archivos – Cargar Archivo Excel .

2. En la página encontrará dos tipos de formatos, seleccione la versión que desea

descargar.

3. Una vez descargada la plantilla ingrese la información teniendo en cuenta la ayuda

proporcionada en cada uno de los campos.

Si desea incluir más de 20 cotizantes, recuerde realizar copia del primer registro para cada cotizante que requiera adicionar a la liquidación. Esto con el fin de aplicar el formato requerido para cada cotizante.

Instructivo cargue de archivo a través de Plantilla Excel

Seleccione el registro con clic derecho y copiar (Ctrl+C), luego ubíquese en la siguiente fila y

péguela (Ctrl+V). Este proceso se debe repetir para el número de cotizantes que desea

adicionar a la liquidación.

Nota: Recuerde eliminar las filas que no vaya a utilizar, luego de registrar sus cotizantes. De

igual manera, es necesario diligenciar como mínimo los siguientes campos correspondientes a

los datos de la liquidación: periodo salud (formato AAAA-MM), periodo pensión (formato AAAA-

MM), tipo de planilla y administradora de riesgos laborales (planillas tipo E, A, S, K y T).

4. Cuando la información esté completa ingrese nuevamente con el usuario de perfil Nomina a la pestaña Liquidaciones seleccione la opción Cargar Archivos – Cargar Archivo Excel.

5. Busque el archivo que desea cargar.

6. Seleccione el Archivo que desea Cargar.

7. Seleccione el botón Aceptar para realizar el cargue del archivo.

8. Seleccione el botón Validar para iniciar el proceso de verificación del archivo.

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El sistema le mostrará la pantalla a través de la cual podrá:

Visualizar y filtrar los tipos de errores.

Generar y exportar el reporte de errores en 7 diferentes formatos.

Corregir por pantalla los errores de tipo: Error, Posible Corrección y Alerta. Los datos

susceptibles a corregir por pantalla son los relacionados con el aportante, el pago, el

cotizante, las novedades, la liquidación y los saldos y descuentos por incapacidad o

licencia.

Instructivo cargue de archivo a través de Plantilla Excel

A través de los siguientes botones podrá:

Volver: regresar a la opción Cargar Archivo y se omitirán los cambios realizados por

pantalla.

Validar: realizar la validación del archivo ante los cambios que ha generado y las posibles

correcciones reportadas.

Autocorregir: Aplicar las posibles correcciones y realizar el cargue completo del archivo

para generar la planilla de liquidación de aportes.

Cargar: realizar el cargue completo del archivo para generar la planilla de liquidación de

aportes.

Nota:

El botón de Autocorregir únicamente será visible cuando el archivo cargado no

presente errores de tipo Error, pero sí errores de tipo Posible Corrección.

El botón de Cargar únicamente será visible cuando el archivo cargado no presente

errores de tipo Error, ni errores de tipo Posible Corrección.

Verifique y corrija por pantalla todos los tipos de error antes de hacer uso del botón

Validar.

Siempre generara la Alerta “No hay Registro Tipo 5”, debido a que los saldos por

incapacidades no son generados por la plantilla. Para esto solo se deberá dar Aceptar

y continuar con el proceso.

9. Para corregir haga clic en el botón , de acuerdo al origen del error visualizará las siguientes pantallas, todos los datos pueden ser modificados con excepción de los campos deshabilitados:

Pantalla de corrección para errores de Información del Aportante, la Planilla y/o el

Pago

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Pantalla de Corrección para errores de Información del Cotizante, Novedades y

Liquidación

10. Corrija la información del registro que reporta el error y seleccione el botón Corregir para

almacenar los cambios, de lo contrario seleccione el botón Cancelar. El sistema

mostrará la pantalla de reporte de validación.

Como indicador, el color de fondo de la línea de error a la que ha accedido a través de la

opción corregir, cambiara de color.

Instructivo cargue de archivo a través de Plantilla Excel

11. Para hacer efectivos los cambios deberá seleccionar el botón Validar. Al hacer uso de

esta opción el sistema aplicará los cambios realizados y autocorregirá los errores tipo

Posible Corrección. Si el sistema detecta nuevos errores de cualquier tipo (Error, Posible

Corrección, Alertas) estos serán mostrados en el reporte de validación nuevamente. Si

selecciona el botón Volver, el sistema lo direccionará a la opción de Cargar Archivo y el

sistema no tendrá en cuenta los cambios efectuados por pantalla.

Si el archivo presenta errores que le impiden al sistema continuar con la validación, serán

llamados Errores Críticos y se visualizará el siguiente mensaje de error en pantalla:

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12. Si el archivo no presenta más errores el sistema le indicará la existencia de errores tipo Posible Corrección o Alertas. Si está de acuerdo con la información que el sistema le muestra como Valor esperado en la columna descripción, seleccione el botón Autocorregir. De lo contrario haga uso del botón Corregir

13. Si el archivo no presenta más errores el sistema le mostrará la opción de cargue. Seleccione el botón Cargar para continuar con el proceso, de lo contrario seleccione el botón Cancelar. Recuerde que el botón Cancelar lo direccionará a la página cargar archivo y perderá los cambios efectuados por pantalla.

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14. Para finalizar el proceso y generar la liquidación haga clic en el botón Terminar

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Información Importante

El botón cancelar o volver direcciona a la opción Cargar Archivo y se omitirán todos los

cambios realizados por pantalla.

Al cerrar sesión, cerrar la ventana del explorador o dejar inactiva la sesión por más de

20 minutos el sistema omitirá los cambios realizados por pantalla.

Verifique todos los tipos de error (Error, Posible Corrección, Alerta) antes de hacer uso

de la opción Validar, de lo contrario el sistema tomará como aceptadas las Posibles

Correcciones y no se mostrarán en el siguiente reporte.

El total de errores mostrados en pantalla corresponden a los seleccionados en el filtro de

tipo de error.

Para que el cambio sea aplicado es necesario utilizar la opción validar.

Todos los datos del registro susceptible a corregir pueden ser modificados, sin importar

si estos hacen referencia el error.

Si las correcciones no concuerdan con lo establecido en la ley o los parámetros de

validación del sistema, se mostrará el reporte con los nuevos errores.

Todos los tipos de error (Error, Posible Corrección, Alerta) son susceptibles a corrección,

exceptuando los denominados como errores críticos.

Si el archivo no presenta información de saldos o descuentos por incapacidades y

licencias, el sistema mostrará error de tipo alerta, este no tendrá la opción de corrección

por pantalla ya que el sistema por defecto lo cargará con valor en ceros.

Si desea ver el reporte consolidado de errores correspondiente al primer cargue,

seleccione ver reporte antes de hacer uso del botón Validar.

La funcionalidad de corrección por pantalla sólo aplica para las planillas tipo E

(Empleados Empresas), H (Madres comunitarias), Y (Independientes Empresas) y/o A

(Empleados Adicionales con ingreso en los últimos 7 días hábiles).

La funcionalidad de corrección por pantalla no aplica para las planillas tipo M (Mora) y N

(Corrección).

La funcionalidad no aplica para modificar registros o información que no presenten

ningún tipo de error.

La funcionalidad no aplica para adicionar o eliminar registros contenidos en el archivo

plano.

Los archivos a cargar no podrán tener un tamaño mayor a 26MB para formatos xlsx y

8MB para formatos xls. El máximo de filas a cargar será de 10.000 (Registros)

Sobre el nombre del archivo no existirán validaciones, pero la hoja de cargue solo se

podra llamar “Liquidaciones”.

Los campos de Tipo_id y No id, deben ser diligenciados para que el archivo Excel se

procese correctamente.