INSTRUCTIVO DE APLICATIVO UCNC MOVIL - web.certicamara.com · En ese formulario se debe diligenciar los campos que contiene, Nombres, Apellidos, Titulo (género), Tipo de documento,

INSTRUCTIVO DE

APLICATIVO UCNC MOVIL

Versión 1.0.0

Dirigido a:

Administradores del Aplicativo: UCNC Móvil

INSTRUCTIVO APLICATIVO

UCNC MÓVIL

Página 2 de 25

Contenido GUÍA OPERATIVA ................................................................................................................................ 3 Acceso al aplicativo web ................................................................................................................................ 3

Creación y Consulta de Usuarios .................................................................................................................... 7

Creación y Consulta de Notarías ..................................................................................................................... 8

Configuración de Trámites ........................................................................................................................... 15

Cambio de Contraseña ................................................................................................................................ 16

Desbloquear Usuarios .................................................................................................................................. 17

Registros de Auditoría ................................................................................................................................. 18

Generar Contraseña y Patrón visual de Usuarios ........................................................................................... 18

Permisos por Rol ......................................................................................................................................... 20

Múltiples Sesiones ....................................................................................................................................... 24

Tiempo de inactividad de usuarios................................................................................................................ 25


UCNC MÓVIL

Página 3 de 25

GUÍA OPERATIVA

El propósito de este manual es describir las funcionalidades que son requeridas para la configuración general a través del aplicativo web denominado UCNC Móvil. A continuación, se describirá las funcionalidades del siguiente rol: Administrador UCNC

Acceso al aplicativo web

El ingreso al aplicativo se realizará a través de un navegador de internet desde el dispositivo móvil o equipo fijo.


UCNC MÓVIL

Página 4 de 25

Al ingresar a la página de inicio, el funcionario debe indicar el usuario y la contraseña asignados para ingresar al aplicativo. El usuario siempre será el número de documento y la contraseña se enviará por correo electrónico al momento del registro del funcionario. Al ingresar habrá un segundo parámetro de verificación dependiendo del tipo de autenticación que se haya seleccionado al momento del registro, ya sea patrón o certificado digital.

El funcionario con el parámetro de autenticación por patrón, lo debe definir al acceder por primera vez al aplicativo, este patrón debe tener como mínimo 6 puntos.

El funcionario quien ingresa con certificado digital, con anterioridad debe tenerlo suministrado y configurado en el dispositivo, este certificado debe corresponder al mismo número de cédula del notario(a) que se encuentra registrado en el aplicativo, al acceder con certificado digital el mecanismo de autenticación será por medio de Token físico USB, Tarjeta biométrica o por Token virtual (Certitoken).

Al elegir Token físico USB dar click en la opción Listar Certificados, para que cargue los certificados digitales


UCNC MÓVIL

Página 5 de 25

Allí, cargará la siguiente ventana donde debe el elegir el certificado del notario que va a acceder.

En la siguiente ventana se debe ingresar la contraseña del certificado digital y hacer clic en Aceptar para finalizar el proceso de autenticación.


UCNC MÓVIL

Página 6 de 25

Al elegir Token virtual (Certitoken) dar click sobre esa opción en el aplicativo y colocar la contraseña del certificado digital.

Allí cargará la siguiente ventana por donde se debe seleccionar el certificado del notario que va a acceder.


UCNC MÓVIL

Página 7 de 25

Creación y Consulta de Usuarios

Para realizar la creación de funcionarios se deberá seleccionar la opción “Configuración” y luego “Usuarios”.

Para la consulta de los funcionarios registrados se realizará de acuerdo a los filtros del “Número documento” o “Nombre”. También se podrá realizar al dar clic en el botón Buscar sin ingresar ningún filtro.

Para registrar un nuevo funcionario se deberá pulsar el botón Crear Usuario.


UCNC MÓVIL

Página 8 de 25

En ese formulario se debe diligenciar los campos que contiene, Nombres, Apellidos, Titulo (género), Tipo de documento, Número de documento, Correo electrónico, Tipo de autenticación del usuario, la notaría a la cual pertenecerá el funcionario, para ello la notaría debe estar creada anteriormente y el rol. Es importante diligenciar un correo electrónico valido ya que a ese correo se enviará automáticamente la contraseña para el ingreso a la plataforma. El funcionario de autenticación corresponderá por tanto al número de documento digitado. Una vez finalizado el diligenciamiento de estos datos se debe pulsar el botón Crear le aparecerá una confirmación.

Creación y Consulta de Notarías

Para realizar la creación de usuarios se deberá seleccionar la opción “Configuración” y luego “Notarías”.

Para la consulta de las notarías registradas se realizará de acuerdo a los filtros del “Código único” o “Nombre notaría”. También se podrá realizar al dar clic en el botón Buscar sin ingresar ningún filtro.


UCNC MÓVIL

Página 9 de 25

Para registrar una nueva notaría se debe dar click el botón Crear.

Inicialmente para registrar una nueva notaría se debe diligenciar el siguiente formulario, el cual está dividido en 5 secciones: Datos notaría, Notarios, Funcionarios, Tablet, Sello notarial:


UCNC MÓVIL

Página 10 de 25

Datos Notaría En este formulario de “Crear notaría”, se debe diligenciar los datos correspondientes a la notaría Código único de notaría, el Nit, Número de la notaría, Nombre Notaría, Departamento, Ciudad, Dirección Física de la notaría, Teléfono, Correo electrónico y un check de Solicitud automática de huellas, esta opción permite configurar si se requiere que al realizar la toma de huellas sea de forma manual o automática.


UCNC MÓVIL

Página 11 de 25

Notarios y Funcionarios Para asignar un notario titular, encargado, funcionario o funcionario administrador, solo se debe digitar en el campo “Seleccione” de cada una de estas secciones el número de documento correspondiente y automáticamente se mostrará el nombre de la persona la cual se deberá elegir.

Tablet Se asignarán los seriales con la Mac de los dispositivos autorizados; para un nuevo dispositivo se debe ingresar el serial y la Mac, la cual debe cumplir con un formato especifico “La MAC debe escribirse en letras mayúsculas (A-F) y con separador ":". Al realizar el ingreso dar clic en el botón Adicionar.


UCNC MÓVIL

Página 12 de 25

Sello Notarial Se debe adjuntar la imagen del sello notarial correspondiente a la notaría, se sugiere cargar en formato de imagen, al subir el archivo dar clic en la opción “Cargar Imagen”.

Una vez se ingrese toda la información se debe pulsar el botón Crear y se generará el mensaje de confirmación, si se requiere posteriormente actualizar algún dato de la Notaría se podrá acceder a realizar dicho proceso.


UCNC MÓVIL

Página 13 de 25

Solicitar Ubicación Notaría Desde este rol se podrá solicitar la ubicación de los dispositivos asociados a cada notaría, para poder solicitar la ubicación se debe acceder a la opción de edición de la notaría de la cual se requiere conocer la ubicación, y seleccionar la opción Localización.

Se cargará el siguiente cuadro, clic en la opción “Solicitar Ubicación”

Arrojará el siguiente mensaje, donde procederá a solicitar la ubicación del dispositivo.


UCNC MÓVIL

Página 14 de 25

Mostrará la fecha de la última vez que fue realizada dicha solicitud y la fecha de la última ubicación registrada.


UCNC MÓVIL

Página 15 de 25

Configuración de Trámites

Para realizar la configuración de trámites se debe seleccionar la opción “Configuración” y luego “Trámites”.

En este módulo se configuran los trámites que llevan documentos adicionales, los cuales deben estar en formato pdf.


UCNC MÓVIL

Página 16 de 25

En la parte inferior de Configuración de Trámites, se encuentran otras configuraciones a realizar:

Al realizar nueva configuración se debe seleccionar la opción Guardar, al quedar los cambios realizados aparece el mensaje de confirmación.

Cambio de Contraseña

Al estar autenticado en el aplicativo el funcionario podrá realizar el cambio de su contraseña asignada, para esto se debe seleccionar la opción “Configuración” y posteriormente “Cambiar contraseña”.


UCNC MÓVIL

Página 17 de 25

Se debe ingresar la nueva contraseña junto con su correspondiente confirmación, el aplicativo le indicará los parámetros de seguridad que debe cumplir la contraseña.

Desbloquear Usuarios

En dado caso que algún usuario al ingresar al aplicativo coloque mal la contraseña en más de 3 intentos, este se bloquea y para ello deberá esperar un tiempo mayor a 24 horas para que se desbloquee, como se muestra a continuación.

Para poder desbloquear al funcionario, deberá contactarse con el administrador UCNC, quien realiza el proceso desde la opción “Configuración” y luego “Desbloquear Usuarios”.

El administrador selecciona mediante un check el funcionario o usuario bloqueado y dará click en el botón Desbloquear, inmediatamente el funcionario o usuario podrá acceder al aplicativo.


UCNC MÓVIL

Página 18 de 25

Registros de Auditoría

El aplicativo permite consultar el registro de los eventos realizados por los diferentes funcionarios, lo que genera una trazabilidad de las acciones, esta se podrá realizar accediendo mediante la opción “Configuración” y luego “Registros de auditoría”.

El Formulario de registros de auditoría, tendrá filtros de Fecha Inicial y Fecha Final, al colocar los filtros se debe dar click en el botón buscar para mostrar los registros.

Generar Contraseña y Patrón visual de Usuarios

Se podrá generar una nueva contraseña para cualquiera de los usuarios registrados, en caso de que la requiera cambiar o que el usuario la haya olvidado, para ingresar a esta opción debe seleccionar “Configuración” y luego “Generar contraseña y patrón visual”.


UCNC MÓVIL

Página 19 de 25

Para generar la contraseña al usuario se debe ingresar el apellido o el número de identificación en el campo, Filtre el usuario y se debe seleccionar el usuario, dar click en la opción Generar y se cargará el mensaje que se muestra a continuación, dar clic en la opción SI, para generar la nueva contraseña la cual será enviada al correo electrónico del usuario respectivo.

En esta opción también le permitirá el cambio del patrón de cualquiera de los usuarios registrados, para ello se debe realizar la búsqueda del usuario, al encontrar el usuario seleccionarlo y dar clic en la opción Eliminar Patrón de Ingreso.


UCNC MÓVIL

Página 20 de 25

A continuación se cargará el siguiente mensaje, debe dar clic en la opción Si, para que se elimine el patrón de ingreso, para generar el nuevo patrón el usuario al cual se le realizó el cambio debe acceder de nuevo con su usuario y contraseña, el sistema le solicitará registrar un nuevo patrón.

Permisos por Rol

En esta opción se podrá consultar los permisos que tiene cada rol dentro del aplicativo UCNC Móvil. Administrador del Sistema


UCNC MÓVIL

Página 21 de 25

Funcionario


UCNC MÓVIL

Página 22 de 25

Funcionario Administrador


UCNC MÓVIL

Página 23 de 25

Notario


UCNC MÓVIL

Página 24 de 25

Múltiples Sesiones

El aplicativo restringe múltiples sesiones abiertas desde diferentes navegadores o dispositivos, por lo tanto cuando un usuario esté activo en el aplicativo, no podrá ingresar de nuevo desde otro dispositivo u otro navegador, hasta que no cierre la sesión mediante la opción Salir.

Al intentar autenticarse desde otro dispositivo u otro navegador cargará el siguiente mensaje.


UCNC MÓVIL

Página 25 de 25

Tiempo de inactividad de usuarios

El aplicativo cuenta con un tiempo de inactividad de los usuarios, este tiempo es de aproximadamente 5 minutos, el cual es parametrizable en la opción de configuración con el rol administrador, al cumplirse este tiempo el aplicativo deslogueará al usuario y mostrará en pantalla un mensaje confirmando la no conexión, esta configuración podrá realizarse un tiempo para dispositivos móviles y otro para computadores.

Documents

INSTRUCTIVO DE APLICATIVO UCNC MOVIL - web.certicamara.com · En ese formulario se debe diligenciar los campos que contiene, Nombres, Apellidos, Titulo (género), Tipo de documento,