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INSTRUCTIVO DE RENDICIÓN DE GASTOS

PROGRAMA SERVICIOS SOCIALES 2014

PROEMPLEO

Introducción 1

Consideraciones Especiales 2

Documentación Financiera para Rendiciones 3

GASTOS DE OPERACIÓN DEL PROYECTO.

APORTES A BENEFICIARIOS DEL PROYECTO. 4

1.-Aporte al Beneficiario. 4

2.-Aporte Colación y Movilización. 5

3.-Cédulas de Identidad. 5

SERVICIOS. 6

1.-Trámites y Certificados. 6

2.-Cuidado de niños y niñas de beneficiarios. 6

3.-Movilización de Beneficiarios. 7

4.-Colaciones para Beneficiarios. 8

5.-Servicios de Capacitación. 9

6.-Servicios de Colocación y Seguimiento. 11

7.-Seguros de Beneficiarios. 13

8.-Comunicación y Difusión. 13

GASTOS DE SOPORTE. 14

1.-Indumentaria para Beneficiarios. 14

2.-Material Didáctico y/o Educativo para Beneficiarios. 15

3.-Arriendo Equipos Informáticos. 15

4.-Arriendo Maquinarias y/o Herramientas. 15

5.-Arriendo de Infraestructura o Recinto. 16

6.-Arriendo Equipamiento Audio Visual. 16

GASTOS DE ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO.

SERVICIOS DE RECURSOS HUMANOS. 17

1.-Coordinador. 18

2.-Gestor. 18

3.-Monitores y Apoyos Psicosociales. 18

4.-Supervisor Asistencia Técnica. 18

5.-Servicios Psicológicos / Psiquiátricos. 19

6.-Servicios Psicopedagógico. 19

7.-Servicios Especializados. 19

8.-Secretaría. 19

9.-Apoyo Administrativo. 19

10.-Viáticos. 19

GASTOS EN MATERIAL FUNGIBLE. 20

1.-Material de Oficina. 20

2.-Impresión, Fotocopias y Encuadernación. 21

3.-Materiales y Útiles de Aseo. 21

OTROS GASTOS DE ADMINISTRACIÓN. 21

1.-Arriendo de Infraestructura o Recinto. 22

2.-Flete. 22

3.-Movilización Equipos de Trabajo. 22

4.-Servicios Básicos. 23

5.-Servicios de Correos y Encomiendas. 24

EJEMPLOS DE RENDICIONES DE GASTOS 25

1.-Ejemplo de Portada de Rendición de Gastos (Egreso) 25

2.-Ejemplo de Rendición de Gastos con Boletas 26

3.-Ejemplo de Rendición de Gastos para pagos de Aportes 29

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Introducción

Este instructivo tiene como propósito entregar a los Ejecutores de Proyectos

asociados al Programa Servicios Sociales, directrices claras que faciliten la rendición de

cuentas a ProEmpleo.

La rendición de cuentas se realiza a través de un Sistema Informático dispuesto para ello,

sin perjuicio que la documentación que respalda dicha rendición debe ser presentada en

original, tal como lo exige la Contraloría General de la República a las Instituciones

Privadas (Resolución N° 759 de 2003 de dicho ente).

Las rendiciones de gastos deben ser mensuales, por tal si un proyecto posee recursos

transferidos debe informar la rendición de gastos mensualmente. Las rendiciones

recepcionadas son revisadas en una primera instancia, los egresos rechazados u

objetados por la contraparte financiera son informados al ejecutor mediante mail o carta,

de esta manera se permite al organismo ejecutor realizar sus descargos para apelar a los

gastos objetados o realizar la modificación de estos para su validación, esta información

será revisada en una segunda instancia por la contraparte financiera, la que procederá a

aprobar o rechazar definitivamente el gasto.

El Ejecutor, al momento de realizar la rendición de cuentas de los fondos públicos

asignados, debe tener claro que el principal foco de atención debe ser la coherencia y

pertinencia del gasto, es decir, que los gastos rendidos sean acordes a los objetivos del

Proyecto.

Otro de los puntos que el Ejecutor debe tener presente al momento de realizar la

rendición de cuentas, es la fundamentación que debe hacer del gasto realizado. Esto

significa que el gasto esté lo suficientemente bien explicado, que se entienda por sí

mismo y no dé cabida a elucubraciones o inferencias erróneas por parte del equipo

revisor de ProEmpleo.

Cuando el proyecto esté en su fase de término, se solicitara al organismo ejecutor el

reintegro de los saldos no ejecutados dentro del período que determinan las bases, la

contraparte financiera entregara la información correspondiente a este proceso.

Cualquier gasto que no esté contenido en el presente Instructivo, debe ser consultado

previamente por escrito a la Contraparte Técnica Financiera.

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Consideraciones Especiales:

A continuación se entrega información relevante sobre las rendiciones mensuales, por lo

cual se requiere su consideración al momento de enviar rendiciones de gastos para evitar

errores futuros:

1. No se aceptará ningún tipo de “VALE POR” o “RECIBO POR“ como respaldo de

las rendiciones de cuenta.

2. No se aceptaran rendiciones de gastos que hayan sido cancelados con tarjetas

bancarias o de retail que pertenezcan a trabajadores del organismo ejecutor, por

las cuales tengan algún beneficio, como acumulación de puntos para compras,

entre otros.

3. No se recibirán facturas o boletas emitidas por la misma Institución adjudicataria.

4. Toda documentación en la rendición de cuentas, debe venir con nombre y firma

del responsable del gasto, estos deben estar timbrados por el organismo Ejecutor.

Las firmas digitales no son válidas.

5. Los egresos contables, boletas y facturas deben estar relacionados con los gastos

del proyecto, por tal, en caso de detectarse egresos, factura o boletas en los que

existan gastos de otros fondos que no sean de ProEmpleo, no serán validados.

6. Una misma persona no podrá ejercer dos cargos simultáneamente dentro del

equipo de trabajo que desarrolla el proyecto. Solo podrá desarrollar nuevas

funciones, de manera correlativa.

7. Mensualmente el organismo ejecutor debe informar sobre los beneficiarios

desvinculados o que se retiren voluntariamente del proyecto, a través de una

carta de desvinculación o de renuncia voluntaria.

8. Todos los documentos deben ser originales, para el caso de facturas se solicitara

solo la copia original cliente. Para el caso de boletas que no entreguen detalle de

los productos comprados (por ejemplo boletas de almacén, minimarket, etc), se

solicitara que el organismo ejecutor entregue el detalle de los productos

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comprados. Las compras deben ser individualizadas para cada ítem de gasto (una

factura o boleta para cada ítem de gasto).

Documentación Financiera para Rendiciones.

A continuación se indica proceso de documentación a entregar para rendiciones

mensuales.

1. Carta enumerada dirigida al Director Ejecutivo de ProEmpleo donde se menciona

la entrega de la rendición financiera del mes a informar, detallando el nombre del

Proyecto, región en donde se realiza el Proyecto y N° de resolución

correspondiente.

2. Ingreso de los gastos mensuales el sitio web para rendiciones de ProEmpleo.

3. Informe de rendición impreso a través del sistema de rendición de ProEmpleo,

firmado en la sección de organismo ejecutor por el encargado del proyecto o

encargado financiero.

4. Egreso de rendición con el correspondiente número correlativo, más los

documentos en original que respalden el gasto.

5. Todos estos antecedentes deben venir en un archivador tamaño oficio.

6. El archivador debe tener membrete con los antecedentes del Proyecto.

4

GASTOS DE OPERACIÓN DEL PROYECTO.

Estos corresponden a los gastos en que la Institución u Organismo Ejecutor debe incurrir

para la correcta ejecución del Proyecto adjudicado (Inversión que se realiza en la

población objetivo), es decir, gastos asociados al desarrollo de las siguientes etapas:

selección de los beneficiarios, capacitación, intermediación laboral, colocación y

seguimiento de los beneficiarios.

1.- Aporte al Beneficiario.

Está relacionada con el traspaso de recursos monetarios a la población objetivo y/o

beneficiario de un programa con el objeto de incentivar la asistencia a las capacitaciones,

u otro tipo de estímulo monetario que el ejecutor haya pr4esentado en su propuesta,

como por ejemplo, el término exitoso de la capacitación.

El ejecutor deberá informar previamente los días en que se cancelará dicho aporte.

Además, en caso que éste sea entregado al cumplir cierto porcentaje de asistencia,

deberá enviar junto a la rendición, la planilla mediante la cual se calculó la entrega del

bono, indicando la cantidad de días asistidos y el porcentaje que equivale.

El organismo Ejecutor deberá definir en el Proyecto las condiciones y modalidad de pago

de estos aportes en base al desarrollo de la ejecución y no podrá rendir este concepto sin

la validación previa de ProEmpleo.

Consideraciones Importantes:

Para la rendición de este tipo de gastos, se solicitará mensualmente el listado consolidado

de entrega de estos aportes durante el mes rendido, los cuales deben venir firmados por

el beneficiario del proyecto, acusando la correcta entrega de estos según se indica en el

Proyecto.

Es importante que los listados de beneficiarios se encuentren previamente informados a

ProEmpleo mes a mes (de acuerdo a la fecha establecida en las Bases del Concurso) y

actualizados en cuanto al ingreso de estos en el Proyecto, ya que no se pagarán los

aportes para aquellos beneficiarios que no estén ingresados en el sistema de ProEmpleo.

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2.- Aporte Colación y Movilización.

Para rendir el pago del aporte de colación, locomoción o ambos simultáneamente, la

institución debe definir el monto a cancelar por el periodo de operación del proyecto, estos

pagos se validaran contra el listado de asistencia a clases.

Es importante que la institución indique el periodo de clases en que participó el

beneficiario, la fecha de la recepción o pago del aporte, el monto diario y total mensual en

pesos, y la firma del beneficiario que recibió el dinero.

Los pagos de estos aportes deberán ser semanales los cuales se deberán validar con

copia de la asistencia de clases.


No se validarán estos aportes si los beneficiarios no firman la recepción del pago.

La firma debe ser idéntica a la realizada en la cedula de identidad.

No se aceptaran correcciones o enmendaciones a los listados de pago de aportes,

realizadas a mano o por otro medio, en caso que se presenten estas, serán rechazadas.

La Institución debe pagar el aporte de forma semanal y de acuerdo al libro de asistencia

de clases.

3.-Cédulas de Identidad.

Corresponde a un aporte entregado al beneficiario como subsidio para el pago del valor

de Cédula Nacional de Identidad en caso de que se necesite renovación. Sólo para casos

justificados de acuerdo a la vulnerabilidad de los beneficiarios.

Para rendir este tipo de gastos de debe adjuntar el egreso más fotocopia de la cedula de

identidad.

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SERVICIOS

Se refiere a toda labor, prestación o trabajo que se realice para satisfacer las necesidades

de los beneficiarios del Proyecto

1.- Trámites y Certificados

Trámite para la obtención de certificados de antecedentes, entre otros documentos,

siempre y cuando tengan directa relación con la ejecución del Proyecto.

Para rendir este tipo de gastos, se debe adjuntar el egreso más las boletas de

cancelaciones de estos trámites o certificado.


Los gastos relacionados con notarias no se deben imputar a esta cuenta de gasto, sino en

el ítem “Servicios Básicos”

2.- Cuidado de niños y niñas de beneficiarios

Contempla el pago de cuidado infantil de los hijos/as de los beneficiarios, en caso que se

requiera, para garantizar la correcta ejecución de clases o prácticas laborales.

El organismo Ejecutor debe detallar al comienzo del proyecto si el servicio de cuidado de

niños, será realizado por una institución (Jardín infantil) o por un trabajador independiente

(parvularia).

Se solicitarán los respectivos listados de asistencia de los menores en ambos casos

(Jardín Infantil y Honorarios), y adicionalmente se solicitará el certificado de nacimiento

para comprobar que el niño(a) es hijo (a) del beneficiario (a) del proyecto.

Existen 2 formas de rendir este tipo de gasto:

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A. Para el caso que se necesiten los servicios de una o más personas, estos deberán

cancelarse bajo la modalidad de honorarios durante el periodo de capacitaciones y

práctica laboral según se requiera en el Proyecto.

Se debe entregar una boleta de honorarios, especificando el

nombre del Proyecto y tiempo de ejecución de este, más un

informe mensual de las actividades realizadas.

Adicionalmente, deberán adjuntar listado de asistencia a clases de

los niños/as junto a sus certificados de nacimiento mensualmente.

B. Para el caso que se contraten los servicios de un jardín infantil, deberán informar

el contrato de servicios, especificando el nombre del Proyecto y tiempo de

ejecución de este, más el detalle de los hijos/as, con el respectivo nombre del

beneficiario.

Se debe entregar una boleta de honorarios, especificando el

nombre del Proyecto y tiempo de ejecución de este, más un

informe mensual de las actividades realizadas.

Adicionalmente, deberán adjuntar listado de asistencia a clases de

los niños/as junto a sus certificados de nacimiento mensualmente.


En ningún caso, se cancelará el “cuidado infantil” para hijos/as de los funcionarios de la

Institución adjudicataria.

No se validara el gasto si no se presentan listados de asistencias de los menores.

No se validara el gasto si no se adjuntan certificados de nacimientos.

3.- Movilización de Beneficiarios.

Considera el gasto por concepto de utilización de un vehículo para la movilización de los

beneficiarios, ya sea para el traslado a las capacitaciones o práctica laboral, acorde al

Proyecto, pueden ser buses u otro medio de transporte de pasajeros.

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En caso que el organismo ejecutor posea vehículos de traslado, se debe rendir con

boletas de carga de combustible más los listados de uso por parte de los beneficiarios.

Se solicitarán los listados de asistencia de los beneficiarios por el uso de este beneficio, el

cual debe venir validado por la empresa o trabajador que entrega el servicio de traslado,

en caso contrario, no se validara el gasto.


No se contempla la entrega de dinero hacia los beneficiarios para traslado.

El organismo Ejecutor debe especificar en el proyecto como realizará este servicio de

traslado.

4.-Colaciones para Beneficiarios - Hijos/as de Beneficiarios.

En el caso que la Institución no entregue un “aporte en dinero” a los beneficiarios

por concepto de colación, se optará por la entrega de colaciones a éstos durante el

período de las capacitaciones. El organismo Ejecutor debe definir bajo que modalidad

entregará las colaciones y especificarlas en el proyecto, si contratará un servicio externo,

o el mismo ejecutor comprará los insumos para la entrega de éstas.

También se considera la compra de colaciones para los niño/as que participen del

“cuidado infantil”.

En el caso que las rendiciones sean con facturas, se solicitará detalle del servicio

entregado, costo de colación y cantidad de personas que recibieron el servicio. Esto se

puede validar con listados de recepción por parte de los beneficiarios.

En el caso de boleta de honorarios, se solicitará la boleta correspondiente más detalle del

servicio entregado, costo de colación y cantidad de personas que recibieron el servicio.

Esto se puede validar con listados de recepción por parte de los beneficiarios.

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La factura deberá poseer detalle de los productos o servicios entregados, es importante

definir el monto a cobrar por colaciones.

Se solicitaran listados de entregas de colaciones para validar facturas o boletas emitidas.

Para el caso de boletas de compras de alimentos que no entregan detalle de los

productos, el organismo ejecutor deberá realizar la entrega de esta información.

Si se rinde un gasto con boleta electrónica, se debe adjuntar fotocopia de ésta, debido al

pronto deterioro de información de este tipo de documento.

5.-Servicios de Capacitación.

Contempla el pago de relatores de las actividades de capacitación o en su defecto la

contratación de un Otec que realice estos servicios.

El organismo ejecutor deberá entregar en su postulación una minuta en donde debe

entregar 3 cotizaciones de Otec (incluyendo la Otec escogida), que presten el servicio

requerido. En el caso en que la Otec escogida por la institución supere en un 10% el

promedio de estas cotizaciones, deberá fundamentar detalladamente acerca del motivo

de la variación de precio.

En esta cotización se podrá incluir la certificación o ceremonia de cierre de la

capacitación, cuando el proyecto lo contemple.


Cabe señalar, que no se validarán servicios de capacitación que no hayan

completado el cupo de alumnos según el proyecto adjudicado, por lo cual es muy

importante que el organismo ejecutor cumpla con esta condición para rendir estos gastos.

En caso, que el ejecutor por diversos motivos, no logre cumplir con el número de

personas convocadas, podrá rendir los gastos de capacitación, pero solo por el valor

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proporcional que corresponderá al número de beneficiarios que participó efectivamente de

los cursos, para lo cual se debe cancelar el curso tomando en cuenta el valor percapita de

la capacitación.

Los beneficiarios que no estén ingresados en el sistema informático de ProEmpleo, no se

consideraran para el pago de capacitaciones.

Para ambos casos de contratación de servicios de capacitación, se debe adjuntar la

siguiente información:

1. Plan de capacitación.

2. Justificación de los costos del curso (gastos del curso y administrativos).

3. Fechas, horas, y dirección donde se imparten las clases del proyecto.

4. Debe detallar modalidades de pago a la Otec, o a los Relatores o Profesores

según corresponda.

5. Listados de asistencias en original, fotocopia a color o copia legalizada ante

notario.

1-Si se contrata a Relatores o Profesores para realizar las capacitaciones.

Estos deben ser:

Personas externas a la institución, quienes serán contratados para realizar labores de

capacitación para el Proyecto.

Las personas contratadas bajo la modalidad de honorarios, deben presentar:

1. Boletas de honorarios correspondientes al período informado, en esta debe indicar

horas y curso ejecutado.

2. Contrato de prestación de servicios a honorarios indicando el nombre del proyecto

y tiempo en el cual desarrollara la actividad, este debe indicar valor hora de

capacitación.

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3. Informe de actividades correspondiente al mes a rendir, firmado por el empleador y

el relator.

4. Plan de capacitación desarrollado durante el mes.

5. Listados de asistencia firmados por los beneficiarios capacitados.

Toda documentación solicitada como medio de validación debe venir firmada por ambas

partes (trabajador y empleador). Se debe tener en cuenta, que las personas que se

contraten para actividades de capacitación del Proyecto deben tener directa relación con

éste, por lo que la contratación de personas cuyas labores no se justifiquen, serán

rechazadas de la rendición correspondiente.

2-Si se contrata un Otec, se debe tener en cuenta lo siguiente:

La factura correspondiente a las actividades de capacitación desarrolladas, deberán

contener los siguientes datos:

1. Nombre de la actividad de capacitación (Nombre del curso).

2. Indicar que es parte del Programa Servicios Sociales con su respectiva resolución

y nombre del Proyecto.

3. Calculo de costo por el periodo de capacitaciones por el cual se factura.

4. Duración en horas de ésta, con las fechas en que se efectuaron las

capacitaciones.

5. Informe de actividades o estado de plan de capacitación realizado en el mes a

rendir, firmado por el representante de la Otec o el organismo ejecutor.

6. Número de beneficiarios capacitados, con su respectivo listado de asistencia.

7. Los listados deben ser en original, fotocopia a color o copia legalizada ante

notario

8. Indicar si corresponde a un porcentaje del total de capacitación, en caso que

corresponda, en caso que se facture el 100% también se debe indicar.

9. La información de la factura debe ser legible.

6.-Servicios de Colocación y Seguimiento.

En este ítem se consideran los gastos en que incurrirá la Institución o un trabajador

externo, para realizar la Colocación Laboral y Seguimiento de los beneficiarios.

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A. Si se contrata a una persona natural, estas pueden ser:

1. Personas externas a la institución que sean contratados para realizar servicios de

colocación laboral para los beneficiarios del Proyecto.

2. Estos trabajadores deben estar bajo la modalidad de honorarios, para rendir estos

gastos se debe presentar lo siguiente:

3. Boletas correspondientes al período informado,

4. Convenio de prestación de servicios a honorarios indicando el nombre del

Proyecto y tiempo en el cual desarrollará la actividad, adicionalmente indicar el

monto por facturar por el periodo trabajado.

5. Deben adjuntar informe de las tareas realizadas en el mes, e indicar los

beneficiarios con los cuales está realizando la colocación y seguimiento. Estos

Informes deben venir firmados por trabajador y empleador.

6. Se debe tener en cuenta, que las personas que se contraten para el desarrollo de

servicios de colocación del Proyecto deben tener directa relación con éste, por lo

que la contratación de aquellas personas cuyas labores no se justifiquen, será

rechazada de la rendición correspondiente.

B. Si se contrata una Institución externa, se debe tener en cuenta lo siguiente:

La factura correspondiente a los servicios de colocación y seguimiento desarrollados,

deberán contener como mínimo los siguientes datos:

1. Duración en horas o jornada de este servicio.

2. Informe de labores realizadas o en su defecto el plan de colocación y seguimiento.

3. Nombres de los beneficiarios que se están interviniendo para la colocación y

seguimiento.

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4. Indicar que es parte del Programa Servicios Sociales y a que convocatoria

pertenece.

7.-Seguros de Beneficiarios

Corresponde a gastos que tengan por objeto asegurar al beneficiario contra eventuales

accidentes que puedan ocurrir durante el desempeño de las actividades asociadas al

proyecto, durante todo su plazo de ejecución.

No se pueden contratar seguros para miembros del equipo Ejecutor con cargo al

programa.


Al momento de rendir, se debe presentar la póliza correspondiente, acompañada del

listado de beneficiarios asegurados, emitido por la compañía aseguradora.

8.-Comunicación y Difusión

Gastos por concepto de comunicación y difusión necesarios para la correcta ejecución del

programa incluyendo actualizar el sitio web con información del proyecto, desarrollo de

pendones, afiches, entre otros materiales gráficos. Estos deben estar descritos en detalle

en el proyecto presentado.

Es importante destacar que previo a la rendición de los gastos, estas piezas gráficas

deben ser aprobadas por la contraparte técnica de la Subsecretaría del Trabajo.

Adicionalmente, se puede incluir el Cierre del Proyecto o Ceremonia de Certificación en

caso que el Otec contratado (en el caso que así fuere), no los contemple. Esta

información debe venir detallada en su propuesta y en caso contrario, se debe solicitar

formalmente autorización a la contraparte técnica para la realización de la ceremonia.


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Al momento de rendir este gasto, se debe adjuntar la impresión e-mail que aprueba el

gasto, acompañado de una muestra (maqueta del diseño) del formato aprobado para la

difusión.

No se aceptará la rendición de este tipo de gastos sin la previa aprobación de ProEmpleo

(Difusión o Ceremonias).

GASTOS DE SOPORTE.

Contempla los gastos en que la Institución pueda incurrir en caso de arriendo de

infraestructura para realizar las actividades del Proyecto, o arriendo de materiales

necesarios para llevar a cabo el Proyecto. También está considerado en este ítem, el

arriendo de equipo audiovisual para impartir las actividades relacionadas al Proyecto.

Las compras deben ser individualizadas para cada ítem de gasto (una factura o boleta

para cada ítem de gasto).

Cuentas de gastos relacionadas:

1.-Indumentaria para Beneficiarios.

En este ítem se contempla la compra de uniformes (si se requieren), y/o elementos de

trabajo y seguridad, que deban utilizar los beneficiarios para la correcta ejecución de la

capacitación y práctica laboral.

El organismo Ejecutor deberá entregar el detalle de la indumentaria a entregar a los

beneficiarios ya sea para capacitación o práctica laboral.

El desglose de los elementos de indumentaria debe ser detallado en su propuesta y

ratificado en el Informe Inicial del proyecto.

Se solicitará el listado de recepción por parte de los beneficiarios, debidamente firmado,

en los cuales acusen la correcta entrega de las indumentarias informadas en el Proyecto.


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No se considera la compra de materiales o vestimentas para obsequio, premios o como

incentivo de capacitaciones.

2.-Material Didáctico y/o Educativo para Beneficiarios – Hijos/as de Beneficiarios.

Se consideran todos aquellos materiales a utilizar por los beneficiarios del Proyecto

mientras estos están en la etapa de capacitación, sea esta en sala de clases o al aire

libre.

El organismo Ejecutor debe informar en su propuesta, el detalle de los productos que

ocupará en este ítem de gasto.

Se solicitarán facturas o boletas que entreguen detalles de los productos adquiridos.

Además, el organismo Ejecutor debe explicar la relación de la compra con el Proyecto a

ejecutar.

Si se rinde el gasto con boleta electrónica, se debe adjuntar fotocopia de ésta, debido al

pronto deterioro de información de este tipo de documento.

Se considera la compra de materiales para el cuidado infantil.


Es importante que el organismo ejecutor entregue un detalle aproximado de los gastos en

el Informe Inicial.

3.-Arriendo Equipos Informáticos.

Consiste en el arriendo de computadores o notebook para uso en beneficio directo de los

beneficiarios y de los cursos en los cuales tiene participación.

4.-Arriendo de Maquinarias y /o Herramientas.

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Consiste en arriendos de maquinarias y/o herramientas que el organismo ejecutor o la

OTEC no posean para impartir las capacitaciones de los beneficiarios.

Se solicitará la factura de arriendo y detalle de la relación del producto con el Proyecto.

El organismo Ejecutor deberá informar el tiempo y por qué motivos realiza este gasto.

5.-Arriendo de Infraestructura o Recinto.

Consiste en el arriendo de espacios para capacitación de los beneficiarios, esto

comprende para los casos que el organismo ejecutor u OTEC no posean dichas

instalaciones equipadas.

Se solicitará lo siguiente:

1. Contrato de arriendo que especifique el nombre del Proyecto adjudicado, por un

período determinado a definir por el organismo Ejecutor, el cual deberá detallar el

monto total y sus formas de pago.

2. Para los casos en que exista un contrato de arriendo vigente, se solicitará un

“anexo de contrato de arriendo”.

3. Las instituciones que rindan arriendos prorrateados, deberán detallar el porcentaje

que rendirán en el contrato o anexo de contrato.

4. Si en el concepto de arriendo van incluidos los gastos comunes, este debe ser

debidamente informado en el contrato o anexo de contrato, el cual será evaluado

por la contraparte financiera.

5. Al momento de rendir el gasto por concepto de arriendo, el primer mes se debe

adjuntar el contrato y/o anexo de contrato en original (firmados por ambas partes)

y los meses posteriores la copia de éstos.

6. No se aceptarán sub-arriendos de personas y/o lugares que tengan directa

relación con el organismo Ejecutor.

6.-Arriendo Equipamiento Audio Visual.

Consiste en el arriendo de Data, DVD, música, tv, telón para capacitaciones de los

beneficiarios durante el período de aprendizaje.

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Este tipo de gasto debe ser debidamente informado en el Proyecto, detallando el uso que

se le entregará a cada elemento arrendado, y el tiempo en que será arrendado.

GASTOS DE ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO

SERVICIOS DE RECURSOS HUMANOS.

Se pagarán los gastos relativos a la remuneración de las personas que trabajan en el

organismo ejecutor con cargo al proyecto adjudicado, avalado por medio de su contrato

de prestación de servicios a honorarios.

Dentro del proyecto un trabajador no puede ejercer dos cargos.

Lo sueldos deberán rendirse por el valor bruto, el pago de las retenciones corresponde al

organismo ejecutor.

Los trabajadores a Honorarios deben emitir mensualmente un informe de actividades

realizadas en el proyecto.

Se deberá hacer un contrato de prestación de servicios a honorarios para cada persona

que participe en el proyecto, indicando claramente lo siguiente:

1. El cargo y las funciones que serán realizadas.

2. Se debe señalar el nombre del proyecto, tiempo de ejecución, monto bruto a

cancelar mensualmente.

3. Los contratos deben estar firmados por el trabajador y su empleador, quedando

una copia original para ProEmpleo. Mensualmente se solicitara una copia para

poder rendir las boletas a honorarios.

En el caso que el representante legal tenga una función en el proyecto, este no podrá

ejercer como representante en dicho contrato, debiendo ceder un poder a un tercero del

organismo ejecutor, para que cumpla el rol de representante legal de la institución.

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Se debe tener en cuenta que las personas que se contraten para el funcionamiento del

Proyecto deben tener directa relación con su ejecución, por lo que las contrataciones de

personas cuya contratación no se justifique por no ser coherente con éste, serán

rechazadas de la rendición correspondiente.

En caso de la desvinculación o renuncia de un trabajador, se deberá informar a

ProEmpleo, adicionalmente es deber del organismo ejecutor velar por el reemplazo del

trabajador para no dificultar el buen funcionamiento del proyecto.


1.-Coordinador

El coordinador del programa es quien norma y dirige el buen funcionamiento del proyecto

en su totalidad, tiene como tarea principal la de planificar, organizar y ordenar las diversas

tareas de quienes formarán parte del proceso.

2.-Gestor

El Gestor Laboral es la persona a cargo de la coordinación intersectorial del programa, es

decir, las relaciones de las distintas instituciones/servicios que otorgan beneficios a las

personas a intervenir, como por ejemplo de la relación con la OTEC, empresas para

prácticas, empresas que entregan insumos para las capacitaciones.

3.-Monitores y Apoyos Psicosociales

Profesionales y técnicos que desarrollan un trabajo de atención directa con los

beneficiarios del programa, estos les entregan apoyo psicosocial en caso que el proyecto

lo requiera.

4.-Supervisor Asistencia Técnica

Profesionales y/o técnicos encargados de controlar/supervisar la implementación del

proyecto en las salas de capacitaciones o prácticas laborales, este tiene directa relación

con los beneficiarios del proyecto en el seguimiento de sus actividades.

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5.-Servicios Psicológicos /Psiquiátricos

Servicio de apoyo entregado por un profesional psicólogo o psiquiatra, en ayuda directa a

los beneficiarios del programa, a través de consultas, talleres de desarrollo personal y/o

emocional, terapias, entre otros. También realiza las entrevistas de selección de

candidatos para los cursos.

6.-Servicios Psicopedagógico

Servicio de apoyo entregado por un profesional especializado, consistente en atención

psicopedagógica, evaluación, diagnóstico, tratamiento y seguimiento de trastornos del

lenguaje, matemáticos, y del aprendizaje en general.

7.-Servicios Especializados

Profesionales de alta especialización en un área determinada que prestan servicio en el

proyecto y que no están considerados en las cuentas de gastos antes mencionadas. Por

ejemplo un chofer, medico, abogado u otra especialidad determinada. Estos deben estar

bien justificados en su relación con el proyecto.

8.- Secretaría

Apoyo en gestiones internas y de coordinación para la realización del proyecto.

9.- Apoyo Administrativo

Apoyo administrativo de gestión como contador, auxiliar administrativo, apoyo contable,

digitador, estafeta (junior).

10.-Viáticos

Aquellas personas que se ausentan del lugar de su desempeño habitual, dentro del

territorio de la República, tienen derecho a percibir un subsidio, que se denomina viático,

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para los gastos de alojamiento y alimentación en que incurrieren, el que no será

considerado sueldo para ningún efecto legal. El organismo ejecutor debe informar el

monto de viático que otorga a sus trabajadores. Este monto debe ser definido y detallado

por el ejecutor, y posteriormente aprobado por la contraparte técnica y financiera al

comienzo del proyecto, de lo contrario el gasto no será validado.

GASTOS EN MATERIAL FUNGIBLE.

Se pagarán los gastos relativos a materiales de oficina o aseo que la Institución deba

adquirir para el correcto funcionamiento del proyecto adjudicado. En este ítem se

incluyen gastos tales como: impresión, tintas, fotocopias, encuadernación, utensilios de

aseo.

Sin perjuicio de lo anterior, se deberá adjuntar la minuta explicativa, indicando la

coherencia de los materiales de oficina comprados con la ejecución del proyecto.


1.-Material de Oficina

Útiles de escritorio, resmas, lápices, carpetas, archivadores, separadores, corcheteras,

etc. Estos materiales son para el uso interno del organismo ejecutor.

El organismo ejecutor deberá entregar detalles de los materiales que ocupará durante la

vigencia del proyecto.


Las compras de materiales que no estén informadas en el proyecto serán rechazadas.

No se deben considerar estas compras para capacitaciones u otras adicionales en

beneficio de los beneficiarios.

21

No se deben considerar las compras de equipos tecnológicos como pendrive o discos

duros de almacenamiento.

2.-Impresión, Fotocopias y Encuadernación.

Se consideran compras de tintas o tóner de impresoras.

Pago de servicios por fotocopias o impresiones.

Pago de anillados o encuadernaciones para confección de manuales educativos.

Al momento de rendir se solicitarán facturas o boletas con detalles del servicio. El

organismo ejecutor debe fundamentar la incursión en este tipo de gastos y su coherencia

con el proyecto.


Aquellos comprobantes de pagos que no entreguen detalles de lo pagado, serán

rechazados de la rendición mensual.

3.-Materiales y Útiles de Aseo.

Gastos por concepto de adquisiciones de todo producto destinado a ser consumido o

usado en el aseo de la oficina del organismo ejecutor.

OTROS GASTOS DE ADMINISTRACIÓN.

1.-Arriendo de Infraestructura o Recinto.

Arriendo de espacios que ocupa el organismo ejecutor del proyecto, no se considera

arriendo para capacitaciones.

22

Se solicitará lo siguiente:

1. Contrato de arriendo que especifique el nombre del Proyecto adjudicado, por un

período determinado a definir por el organismo Ejecutor, el cual deberá detallar el

monto total y formas de pago de este.

2. Para los casos que exista un contrato de arriendo vigente, se solicitará un “anexo

de contrato de arriendo” que detalle la información antes.

3. Las instituciones que rindan arriendos prorrateados, deberán detallar el porcentaje

que rendirán en el contrato o anexo de contrato.

4. Si en el concepto de arriendo van incluido los gastos comunes, éstos debe ser

debidamente informado en el contrato o anexo de contrato, el cual será evaluado

por la contraparte técnica.

5. Al momento de rendir el gasto por concepto de arriendo, el primer mes se debe

adjuntar el contrato y/o anexo de contrato en original (firmados por ambas partes)

y los meses posteriores la copia de estos.

6. No se aceptaran sub-arriendos de personas y/o lugares que tengan directa

relación con el organismo Ejecutor.

2.-Flete

Gastos por concepto de traslado de materiales para el desarrollo de las clases de los

beneficiarios. Se solicitara boletas o facturas, también boletas a honorarios por personas

que realicen este tipo de servicios.

3.-Movilización Equipos de Trabajo.

Gastos en que incurre el personal del organismo ejecutor en virtud del Programa, cuando

sea necesario trasladarse de un lugar a otro para efectos de alguna actividad

determinada.

Se considera en este ítem:

23

1. Pasajes de Buses.

2. Taxi, Radio Taxis o Colectivos.

3. Tren.

4. Cargas de tarjetas Bip (Región Metropolitana)

5. Peajes

6. Estacionamiento.

7. Gastos en combustible.

Para los gastos como colectivos que no emiten un comprobante de servicios, se solicitara

al organismo ejecutor que entregue detalle de viajes y monto cancelado.

Para el caso de Radio Taxis que entregan boleta de servicios, es importante que el

trabajador indique su nombre en estas boletas.

Los gastos en combustibles deben ser rendidos por una bitácora, en la que se detalle

gastos de bencina y el kilometraje que recorre el vehículo.

La información que debe incluir es la siguiente:

1. Boleta de carga de bencina.

2. Nombre del profesional que ocupa este gasto.

3. Fecha, destino y motivo del viaje.

4. Kilómetros recorridos.

5. Rendimiento del vehículo, es decir, información de cuántos kilómetros gasta por

litro.

6. Precio del combustible.

4.-Servicios Básicos.

Son los gastos por concepto de consumo de los siguientes servicios:

1. Energía eléctrica.

2. Telefonía de la oficina o cargas de celulares prepago.

3. Luz.

4. Agua.

24

5. Gas.

6. Internet.

7. Notaria.

Para cada uno de estos casos, el ejecutor deberá entregar la mayor cantidad de detalles

posibles de los servicios cancelados, y demostrar su relación con el proyecto adjudicado.

En caso de destinar un porcentaje a imputar al proyecto, el organismo ejecutor debe

detallar el cálculo de éste y su motivo.


1. No se considera la compra y el pago de planes de celulares.

2. Las boletas deben ser originales o copias legalizadas.

3. Las boletas deben estar a nombre del organismo ejecutor, en caso que se indique

otro nombre que no sea la institución o que tenga otra razón social, no se

consideraran válidas.

7.- Servicios de Correos y Encomiendas.

Se considera el pago de envío de correspondencia del organismo ejecutor a ProEmpleo.

25

EJEMPLOS DE RENDICIONES DE GASTOS.

Con el fin de unificar criterios y entregar ejemplos de rendiciones, a continuación se

adjuntan formatos y ejemplos para algunos ítems de gastos. Estos pueden ser

modificados por el organismo ejecutor en el hecho de poder agregar más antecedentes o

campos según sea el criterio o necesidades del proyecto. En ningún caso se aprobara si

se elimina información

1.-EJEMPLO DE PORTADA DE RENDICIÓN DE GASTO (EGRESO)

N° EGRESO

MES RENDICIÓN

AÑO

DATOS DEL PROYECTO

N° DE RESOLUCIÓN

NOMBRE FUNDACIÓN

NOMBRE PROYECTO

REGIÓN

PROVINCIA O COMUNA

DESCRIPCIÓN DEL GASTO

Nº Item de Gasto Monto Fecha Nº Factura o Boleta Detalle del Gasto

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

-$

RESPONSABLE DEL GASTO

NOMBRES APELLIDOS

CARGO EN EL PROYECTO

RESPONSABLE FINANCIERO

RENDICIÓN DE GASTOS

Total a Rendir

LogoInstitucional

26

Esta portada de rendición de gastos comprende la información básica a informar por el

organismo ejecutor, en esta se pueden resumir varias boletas, listados de movilizaciones

o listados de pagos siempre que pertenezcan a una misma cuenta o ítem de gasto.

2.-EJEMPLO DE RENDICIÓN DE GASTOS CON BOLETAS.

A continuación se entrega un ejemplo de rendición para el ítem de “Colaciones para

Beneficiarios”. En la imagen se muestran un grupo de boletas de compras de alimentos,

estas fueron adquiridas en un supermercado y almacenes.

27

Ahora llevaremos estos datos a la Portada de Rendición de Gastos, la cual queda de la

siguiente manera:

Es de mucha importancia que en caso de rechazos u objeciones, estén siempre

actualizadas, adicionalmente deben estar siempre firmadas y timbradas por el coordinador

o responsable financiero del proyecto.

N° EGRESO 001

MES RENDICIÓN Noviembre

AÑO 2013

DATOS DEL PROYECTO

N° DE RESOLUCIÓN 1450

NOMBRE FUNDACIÓN FUNDACIÓN EMPRENDIMIENTO JOVEN DE CHILE.

NOMBRE PROYECTO "CREANDO Y FORJANDO EMPLEOS PARA JOVENES"

REGIÓN REGIÓN DE ATACAMA

PROVINCIA O COMUNA VALLENAR


Nº Item de Gasto Monto FechaNº Factura o

BoletaDetalle del Gasto

1 COLACIÓN PARA BENEFICIARIOS 10.248$ 18-11-2013 263295Compra de alimentos para colaciones de beneficiarios en

supermercado Unimarc.


almacen Super FF


almacen Karina Carrizo.

4 COLACIÓN PARA BENEFICIARIOS 16.200$ 20-11-2013 8762Compra de alimentos para colaciones de beneficiarios en Pub

Restaurant Gaby´s.


almacen Carmen.


almacen Carmen.

7 COLACIÓN PARA BENEFICIARIOS 1.350$ 22-11-2013 90672Compra de bebidas para colaciones de beneficiarios en

botilleria George.

8 COLACIÓN PARA BENEFICIARIOS 700$ 18-11-2013 109171Compra de alimentos para colaciones de beneficiarios en

minimarket Flores.


almacen Carmen.

10

42.498$


NOMBRE Y APELLIDO RODRIGO MUÑOZ FARIAS

CARGO EN EL PROYECTO JEFE DE FINANZAS Y CONTABILIDAD


TOTAL A RENDIR


28

En resumen mensualmente los gastos a rendirse deben ser el egreso más los

documentos en original.

Estos deben ser presentados en un archivador con los datos del proyecto.

N° EGRESO 001

MES RENDICIÓN Noviembre

AÑO 2013

DATOS DEL PROYECTO










supermercado Unimarc.


almacen Super FF


almacen Karina Carrizo.

4 COLACIÓN PARA BENEFICIARIOS 16.200$ 20-11-2013 8762Compra de alimentos para colaciones de beneficiarios en Pub

Restaurant Gaby´s.


almacen Carmen.


almacen Carmen.

7 COLACIÓN PARA BENEFICIARIOS 1.350$ 22-11-2013 90672Compra de bebidas para colaciones de beneficiarios en

botilleria George.

8 COLACIÓN PARA BENEFICIARIOS 700$ 18-11-2013 109171Compra de alimentos para colaciones de beneficiarios en

minimarket Flores.


almacen Carmen.

10

42.498$





TOTAL A RENDIR


29

3.-EJEMPLO DE RENDICIÓN DE GASTOS PARA PAGOS DE APORTES.

En el caso que se deban rendir pagos con listados de recepción de recursos, estos

pueden consolidarse en un egreso. A continuación se explica con un ejemplo:

Existe un curso de electricidad que en la primera semana de capacitación cancelo un total

de $220.000 a sus beneficiarios.

El mismo mes el curso cancelo en su segunda semana de capacitación un total de

$204.000.

En las dos semanas de capacitación se rindió un total de $424.000. Estos listados se

detallan en la portada de rendición de la siguiente forma:

CURSO ELECTRICIDAD

MES JULIO

INICIO 07-07-2014

TERMINO 11-07-2014

Lunes Martes Miercoles Jueves Viernes

N° Apell idos Nombre Rut 07-07-2014 08-07-2014 09-07-2014 10-07-2014 11-07-2014

1 TOLEDO KATERIN ROMINA 17746340-K 4.000 4.000 4.000 4.000 4.000 20.000

2 GOMEZ CINTHIA ALEJANDRA 18516653-8 4.000 4.000 4.000 4.000 4.000 20.000

3 ORELLANA CRISTINA ANDREA 16928755-4 4.000 4.000 4.000 4.000 16.000

4 REYES FRESIA ELENA 15120048-6 4.000 4.000 4.000 4.000 4.000 20.000

5 ARAYA ANGELA ANDREA 15527839-0 4.000 4.000 4.000 4.000 4.000 20.000

6 LABRA ARACELI 18681664-1 4.000 - 4.000 4.000 4.000 16.000

7 YAÑEZ CAROLINA SOLEDAD 18561086-1 4.000 4.000 4.000 4.000 4.000 20.000

8 RAMIREZ AURORA ELENA 18400871-8 4.000 4.000 4.000 4.000 4.000 20.000

9 DIAZ CAROLINA SOLEDAD 13079536-6 4.000 4.000 4.000 4.000 4.000 20.000

10 CESPEDES DANIELA IGNACIA 18950470-5 4.000 4.000 4.000 4.000 4.000 20.000

11 GUZMAN JESSENIA ANDREA 17309286-5 4.000 4.000 4.000 4.000 4.000 20.000

12 FUENZALIDA YENIFER VALEZKA 18779941-4 - 4.000 - 4.000 - 8.000

40.000 44.000 44.000 48.000 44.000 220.000

CURSO ELECTRICIDAD

MES JULIO

INICIO 14-07-2014

TERMINO 18-07-2014

Lunes Martes Miercoles Jueves Viernes

N° Apell idos Nombre Rut 14-07-2014 15-07-2014 16-07-2014 17-07-2014 18-07-2014

1 TOLEDO KATERIN ROMINA 17746340-K 4.000 4.000 4.000 4.000 4.000 20.000

2 GOMEZ CINTHIA ALEJANDRA 18516653-8 4.000 4.000 4.000 4.000 4.000 20.000

3 ORELLANA CRISTINA ANDREA 16928755-4 4.000 4.000 4.000 - 4.000 16.000

4 REYES FRESIA ELENA 15120048-6 4.000 - 4.000 - 4.000 12.000

5 ARAYA ANGELA ANDREA 15527839-0 4.000 4.000 4.000 4.000 4.000 20.000

6 LABRA ARACELI 18681664-1 4.000 - 4.000 4.000 4.000 16.000

7 YAÑEZ CAROLINA SOLEDAD 18561086-1 4.000 4.000 - 4.000 4.000 16.000

8 RAMIREZ AURORA ELENA 18400871-8 4.000 4.000 4.000 4.000 - 16.000

9 DIAZ CAROLINA SOLEDAD 13079536-6 4.000 4.000 4.000 4.000 4.000 20.000

10 CESPEDES DANIELA IGNACIA 18950470-5 4.000 4.000 4.000 4.000 4.000 20.000

11 GUZMAN JESSENIA ANDREA 17309286-5 4.000 4.000 4.000 4.000 4.000 20.000

12 FUENZALIDA YENIFER VALEZKA 18779941-4 - 4.000 - 4.000 - 8.000

44.000 40.000 40.000 40.000 40.000 204.000

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N° EGRESO 001

MES RENDICIÓN JULIO

AÑO 2014

DATOS DEL PROYECTO









1 Aporte Colación y Movilización 220.000$ 07 al 11 Jul. No tienePago de aportes a beneficiario del curso de electricidad semana

del 07 al 11 de Julio.

2 Aporte Colación y Movilización 204.000$ 14 al 18 Jul. No tienePago de aportes a beneficiario del curso de electricidad semana

del 14 al 18 de Julio.

3

4

5

6

7

8

9

10

424.000$






TOTAL A RENDIR

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INSTRUCTIVO DE RENDICIÓN DE GASTOS … · Este instructivo tiene como ... objetados por la contraparte financiera son informados al ejecutor mediante mail o carta, de ... carta de