INSTRUCTIVOUTILIZACION Y RENDICION FONDO FIJO

PARA GASTOS MENORES ASOCIADOS A LASUBVENCION ESCOLAR PREFERENCIAL

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De acuerdo a normas y procedimientos de auditoría interna, se instruye sobre la materia. Cabe señalar que según la Ley de Subvención Escolar Preferencial (SEP), los establecimientos educacionales incorporados por el sostenedor, podrán disponer de un fondo fijo permanente, el que no podrá exceder del 5% como máximo de los ingresos de dicha subvención mensual, el que se pondrá a disposición de cada Director(a) y/o de funcionarios encomendados por éste y que en razón de sus cargos lo justifiquen, para efectuar gastos menores por imprevistos en “Bienes y Servicios de Consumo” del clasificador presupuestario. Para tal efecto, comunicamos a Ud. el siguiente procedimiento de uso y aplicación de fondos a rendir:

OBJETIVO El uso de un fondo a rendir tiene por finalidad facilitar y agilizar el sistema de pagos por compras de bienes y servicios de consumo corriente, cuando se trata de adquisiciones o servicios cuyos montos son bajos y de carácter imprevisto.

NORMAS ESPECIFICAS

1.- Autorización para operar los Fondos Fijos.

El Director del Departamento de Administración y Finanzas, es el único facultado mediante Resolución Exenta para aprobar el funcionamiento de los Fondos a Rendir en dinero efectivo.

La Resolución deberá contener, a lo menos, el nombre, cargo y RUT de las personas que tendrán a su disposición estos dineros, el monto del fondo fijo asignado (gastos que financiara), la obligación de rendir cuenta documentada, y; el periodo, dentro del año calendario, por el cual se autoriza la mantención del fondo.

2.- Funcionamiento

2.1. El monto del Fondo a Rendir asignado constituye la cantidad máxima de dinero en efectivo disponible para ser gastado. Por lo tanto, no se deben efectuar pagos con cargo al Fondo cuando éste se haya agotado.

2.2. Los pagos por medio de Fondos Fijos están dirigidos específicamente a gastos menores contemplados en el subtítulo 22 Bienes y Servicios de Consumo, según las disposiciones legales vigentes (Decreto Hacienda N° 1822/2000), siempre que las cuentas respectivas, por separado, no excedan cada una de cinco unidades tributarias mensuales, como por ejemplo:

Material de Oficina Insumos computacionales menores Gastos de atención en reuniones (Café, Té, Azúcar, Galletas,

etc.) Movilización (Pasajes por trámites originados o destinados de

SEP) Otros gastos menores

2.3. Los Establecimientos que operan con Fondo Fijo deberán efectuar sus rendiciones en el Formulario diseñado para tal efecto y denominado “Rendición de Fondo Fijo“, que se adjunta.

2.4. Los documentos que respaldan estos gastos deberán ser boletas de ventas y servicios y/o facturas originales.

3.- Prohibiciones en el uso del Fondo Fijo

3.1. Se prohíbe expresamente destinar los Fondos Fijos para efectuar préstamos, sueldos, asignaciones de caja, pago de celulares o cualquier otra operación diferente a su propia gestión. Lo anterior será verificado mediante revisiones a las rendiciones de fondos y arqueos que se realizaran sin previo aviso.

3.2. Ningún responsable del manejo de Fondo Fijo, podrá mantener otros valores o documentos ajenos a la propiedad del Servicio, particulares o personales y diferentes al manejo de estos fondos.

3.3. No se podrá incorporar en la rendición mensual: boletas, facturas o cualquier otro comprobante de fechas anteriores a la de recepción del fondo a rendir o posterior a su rendición.

3.4. El personal a honorarios no puede administrar fondos a rendir

3.5. No se aceptarán bajo ninguna circunstancia los siguientes documentos para respaldar dichos gastos:

Vales por Recibos de dineros Informes de recibos

Fotocopias U otros documentos similares

4.- Responsabilidad

4.1 La custodia de los fondos fijos quedara bajo la exclusiva responsabilidad de la persona a la cual se le asigne el Fondo, de acuerdo a la Resolución Exenta que se dictara para tal efecto.

5.- Consideraciones Generales

5.1. Los fondos a rendir deberán ser gastados solo en aquellos conceptos directamente relacionados con el objeto de su asignación.

5.2. Se deben rendir cuando sean utilizados en un plazo no superior a 5 días hábiles, contados desde la fecha de la última operación. No es necesario, gastarlo todo para rendirlo, la devolución del fondo a rendir podrá ser total o parcial, dependiendo del monto gastado al término del período.

5.3. Por todo gasto efectuado, se requerirá boleta, factura o comprobante, detallándose en estos, el objeto de la compra o pago de servicio. En el caso del comprobante deberá justificarse claramente su uso. Asimismo, respecto a los traslados en taxi u otros medios de movilización, debe detallarse en planilla firmada por el funcionario que incurrió en tales gastos y por su jefe directo. En la planilla (Anexo 2), deberá indicarse, a lo menos, el nombre del funcionario, recorrido, fecha y motivo del viaje.

5.4. La persona que recibe la rendición deberá proceder a revisarla y devolverla si no cumple con lo estipulado, en caso contrario, se procederá a emitir un cheque por el monto de la rendición.

5.5. Las personas que mantengan fondos a rendir deben ser funcionarios de planta o a contrata del establecimiento.

5.6. Los dineros mantenidos como fondos a rendir deben ser guardados en una caja con dos llaves. Una de ellas estará en poder de la persona encargada, quedando la otra en un sobre, el cual se sellara y firmara quedando en custodia del Director(a) del Establecimiento correspondiente.

Cuando falte el funcionario responsable del Fondo, quien ejerza de Director del Establecimiento, podrá abrir la caja, efectuando un arqueo en presencia de un testigo, dejando constancia en el formulario “Arqueo de Fondo Fijo” del funcionario en quien haya sido delegada la responsabilidad de manejar el Fondo.

6.- Preparación de la Rendición de Cuentas y Formularios

6.1. Las rendiciones de Cuentas se efectuaran cuando los gastos efectuados lleguen al 95% del total del fondo asignado.

6.2. En el formulario Rendición de Fondo Fijo, deberán detallarse cada una de las boletas, facturas o comprobantes.

6.3. Cada vez que se solicite un reembolso, debe efectuarse una cuadratura entre el monto del Fondo Fijo asignado y la suma del monto total de los comprobantes de gasto más el efectivo en caja.

6.4. El expediente de la Rendición de Cuentas debe ser remitido a la Unidad de Contraloría Interna, con la debida antelación. Esta Unidad no entregara nuevos fondos a las personas que no hayan rendido. El Contralor Interno, podrá objetar algún gasto de la Rendición recibida, valor que será rebajado de la Rendición hasta que se efectúe la aclaración por parte del funcionario responsable del manejo del Fondo.

6.5. La rendición debe estar firmada por el encargado del fondo a rendir

7.- Presentación del expediente:

7.1. Se preparara un Resumen de Rendición de Cuentas (Anexo 1).

7.2. Los documentos que respaldan los gastos deben ser: ordenados cronológicamente por fechas, recibos numerados correlativamente, documentación respaldatoria pegada en hojas blancas y formando luego un cuadernillo.

7.3. Todos los gastos deben ser adecuadamente justificados, por lo tanto debe indicarse claramente el detalle de los bienes y/o servicios adquiridos, salvo que en el documento ya figure tal información. Respecto a los documentos que acrediten gastos de movilización, pasajes y otros, deben estar debidamente autorizados.

Finalmente, se hace especial énfasis en la responsabilidad que les corresponde a las jefaturas en la difusión y cumplimiento de estas normas.

Sin otro particular, le saluda atentamente a Ud.

IVAN ESPINOZA MUÑOZ DIRECTOR DEPTO. ADM. Y FINANZAS

CORPORACION MUNICIPAL GABRIEL GONZALEZ VIDELA DE LA SERENA

IEM/JATDISTRIBUCIÓN:Directores de EstablecimientosDirección de FinanzasContraloría InternaArchivo

Anexo Nº 1

Planilla de Rendición de Gastos de Fondos por Rendir

OCASIONAL_____ PERMANENTE____

Nombre :   Fecha de Rendicion

Valor Asignado : Resolucion  

Cheque Nº :   Fecha   Valor Rendido  

Decreto Nº :   Area   Nº Egreso  Nombre del Proyecto:         Año  

Fecha Nùmero Proveedor Especificaciones del gasto Monto

                  

                                    

 

TOTAL RENDIDO  

Monto Devolución o reintegro :   

Nº Comprobante devolución:  

TOTAL RENDICION  

   Rut y Firma:

ANEXO N° 2

PLANILLA DE MOVILIZACIÓN

Nombre Fecha Destino Motivo Firma