INSTRUCTIVO INFORMACIÓN EXÓGENA

(Versión 9)

RESOLUCIÓN 000219 DE OCTUBRE 31 DE 2014.

Pasos para parametrizar en el software contable SysCafé el reporte del formato 1001 versión 9 para presentación de medios magnéticos.

Paso Nº 1

En el catalogo “plan de cuentas” del menú “Archivos” ingrese a “herramientas” y seleccione la opción Homologación cuentas a conceptos DIAN Exógena, como lo indica el grafico 001, la información exógena se puede parametrizar a nivel de cuenta o subcuenta según se requiera.

Grafico 001

Uno de los principales cambios en el formato 1001, es que integra el formato 1002 (Retenciones practicadas), por lo cual debe parametrizar las cuentas contables de la retención en la fuente con el mismo código que utilizo en la cuenta del gasto o la causación para relacionarlos en el formato debe dar clic en el botón adicionar y seleccionar el formato y concepto como lo indica la gráfica 002, 003 y 004

Grafico 002

Grafico 003

Grafico 004

Adicionalmente, revise la paremetrización de las cuentas de impuesto como lo son Retefuente y Reteiva en el catalogo “Plan de cuentas”, Recuerde que debe estar parametrizadas como “Requieren tercero” y “Cuentas de impuestos”, adicionalmente revise que el “Tipo” concuerde con la cuenta, En la cuenta de Reteiva como lo muestra el grafico 005.

Grafico 005

Las columnas “Retención asumida a título de IVA al régimen simplificado” y “Retención asumida a título de IVA al régimen Común” del formato 1001

dependerá su información de la parametrizacion anterior, más la clasificación tributaria de cada tercero, para ello parametrice mediante la pestaña de fiscales en el “Catalogo de terceros” del menú Archivos, si el tercero objeto del pago o abono en cuenta pertenece al régimen común o simplificado, como lo ilustra la gráfica 006.

Grafico 006

Paso Nº 2

Las notas contables, comprobantes de egreso, recibos de caja, y en general los comprobantes en los cuales se digitan códigos contables, se modificaron adicionando en la parte inferior un nuevo botón. el cual tiene la función de guardar el valor del IVA que no se contabiliza, es decir el que hace parte de un mayor valor en el costo o gasto. Ejemplo: IVA asumido como mayor valor en la compra de activos fijos.

Al dar clic en el botón “Pgter” podrá ingresar la base (Valor del pago a tercero sin IVA) o el valor del IVA asumido. Por defecto los valores del pago y del IVA asumido se irán a las columnas del formato 1001 en“Valor pagos o abonos que son deducibles” e “IVA que estaba incluido como mayor valor del gasto deducible”, si el pago a terceros No es deducible de renta, favor seleccione la casilla “No deducible en renta” como lo indica la gráfica 007 con ello los valores

se acumulan en las columnas “Valor del pago No deducible” e “IVA que estaba incluido como un mayor valor del gasto No deducible”

Grafico 007

El valor del IVA asumido se registrará en la columna BASE 2 de las imputaciones contables de cada comprobante, como lo indica el grafico 008

Grafico 008

Al digitar la cuenta del Reteiva en notas contables y recibos de caja el sistema solicitara “Base”, es el valor del pago al tercero antes de IVA y solicita “Base 2”, allí se debe digitar el valor del IVA asumido como lo indica el grafico 009.

Grafico 009

En las compras, cuando el valor del IVA se lleva como un mayor valor del inventario, es decir que ese IVA no es deducible, se debe parametrizar en el catalogo de artículos las diferentes referencias con su respectiva tarifa del IVA, luego en la compra debe diligenciarla de forma tradicional seleccionando el candado que está en la columna de %IVA la cual habilita el ajuste manual del IVA, de esta forma al digitar el valor con IVA incluido del articulo, el sistema calculará el valor del IVA asumido, dividiendo el valor total en la tarifa del IVA correspondiente por artículo, Como lo ilustra las gráficas 010 y 011

Grafico 010

Grafico 011

Paso Nº 3

Para generar el formato 1001, por favor ingrese a Informes – Fiscales – Información exógena - Dian.

Al ingresar, seleccione el periodo a presentar, por defecto el sistema toma el periodo de Enero a Diciembre del año anterior. Luego seleccione el formato 1001, como lo ilustra la gráfica 012

Grafico 012

Adicional a esto se debe marcar la casilla de verificación “Usar Base Mínima” con este parámetro toma los pagos que acumulados por beneficiario por todo concepto, que sean menores a quinientos mil pesos ($500.000), los cuales se informarán acumulados en un solo registro, con identificación 222222222, razón social “CUANTÍAS MENORES” y tipo documento (43 que equivale a cuantías menores), en el concepto a que correspondan, reportando la dirección del informante. Ver grafica 013

Grafica 13

La opción “Todo excepto los seleccionados”, permite presentar los movimientos débitos de la cuenta de inventarios y excluir a su vez el movimiento crédito de las facturas de venta y notas de inventarios.

En el formato 1001 encontrará las siguientes opciones:

Por último, oprima el botón Excel para ver el formato 1001 en una hoja de cálculo, la cual podrá copiar y pegar en el pre validador tributario.

FORMATO 1005

Los parámetros para diligenciar el formato 1005, son similares al 1001 en cuanto a que se debe tener configuradas en el “Catalogo plan de cuentas” los campos de Formato y Concepto.

1. Primer paso:

Para generar el formato 1005, ingrese a Informes – Fiscales – Información exógena – Dian, y seleccione el formato 1005.

2. Segundo paso:

Configure las cuentas contables dependiendo de la aplicación1, tal como lo ilustra la imagen, tenga en cuenta que el sistema solo exportara el movimiento debito de las cuentas seleccionadas.

Por ultimo, oprima el botón Excel para ver el formato 1005 en una hoja de cálculo, la cual podrá copiar y pegar en el pre validador tributario.

FORMATO 1006

Los parámetros para diligenciar el formato 1006, son similares al 1001 en cuanto se debe tener configuradas en el “Catalogo plan de cuentas” los campos de Formato y Concepto.

1. Primer paso:

Para generar el formato 1006, ingrese a Informes – Fiscales – Información exógena – Dian, y seleccione el formato 1006.

2. Segundo paso:

Configure las cuentas contables dependiendo de la aplicación2, tal como lo ilustra la imagen, tenga en cuenta que el sistema solo exportará el movimiento Crédito de las cuentas seleccionadas.

FORMATO 1007

De igual manera para el formato 1007 existe la misma validación para usar la base mínima de Los ingresos obtenidos en operaciones donde no sea posible identificar al adquirente de los bienes o servicios por el sistema de facturación que se utilice y los ingresos menores a un millón de pesos ($1.000.000), se informarán acumulados en un solo registro con identificación 222222222, razón social “CUANTIAS MENORES” y tipo documento 43, en el concepto a que correspondan, reportando el país del informante.

Por último, oprima el botón Excel para ver el formato 1007 en una hoja de cálculo, la cual podrá copiar y pegar en el pre validador tributario.

PROCESO DE COPIADO DE LAS HOJAS DE MICROSOFT EXCEL AL PREVALIDADOR TRIBUTARIO DIAN.

Una vez exportada la información a Microsoft Excel desde el aplicativo de SysCafé como lo ilustra la imagen, verifique que las columnas concuerden con las del pre validador Tributario.

En segunda instancia, cuente cuantas Celdas de registros contiene el archivo de la hoja de cálculo de Excel, Una vez se tenga este número ingrese al pre validador tributario en la opción “Complementos”, digite el numero de registros a incluir, tal como lo indica el siguiente grafico, para este ejemplo incluiremos 10 Registros, finalice la operación dando clic sobre el botón “Agregar”.

Como verán esta opción permite que se adicionen el número de casillas deseadas.

También en esta pestaña encontrará la opción de eliminar Celdas, tenga en cuenta que para poder copiar información desde Excel el número de celdas debe ser exacto a las que desea pegar, de lo contrario encontrara el mensaje que se muestra en el grafico.

Para terminar con el proceso de copiado y pegado de la información de Excel al pre validador, homologue la información y cuando este lista para subir,

seleccione todos los registros, copie utilizando las teclas Control + C y péguelos utilizando las teclas Control + V en el pre validar tributario, de esta forma tendrá la información en el revalidador lista para ser validada.