INSTRUCTIVO MODULOS CONTABLESintranet.ugc.edu.co/documentos/gestion_calidad/procesos/... · 2016-05-16 · Y si el activo fue donado nit y nombre del donante. De Cada Campo 1. Carpeta

UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA EMISIÓN

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INSTRUCTIVO MODULOS CONTABLES REVISIÓN

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INSTRUCTIVO

MODULOS

CONTABLES

NOMBRE: MARYORIE CUBIDES VEGA NOMBRE: SARA SANDOVAL GOMEZ NOMBRE: ERIC DE WASSEIGE

CARGO: JEFE DEPTO. CONTABILIDAD CARGO: COORDINADOR DE CALIDAD CARGO: VICERRECTOR ADMINISTRATIVO

FECHA: 26/01/2013 FECHA: 26/01/2013 FECHA: 26/01/2013

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ


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1. MODULO DE ACTIVOS FIJOS

El módulo de Activos Fijos se encarga de manejar información sobre los bienes muebles e inmuebles, maquinaria y

vehículos de control que maneja la Universidad

El programa iceberg nos permite hacer un seguimiento del activo fijo el cual se crea en el momento en que se realiza

un movimiento de entrada por compras, o una donación, a través del módulo de Inventarios


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1.1 ADMINISTRACION DE ACTIVOS

Aquí manejamos la descripción del activo como tal en la primera pestaña encontramos la definición aquí se

describe el código de barras, la placa de identificación, el número de activo, y si en algún momento se

realizó la compra de cierta cantidad de un mismo elemento lo denominamos lote. Seguidamente encontramos

el estado del activo: 1.Activo depreciable, 2. Activo no depreciable, 3.Baja de activo por venta, 4. Baja de

activo por robo o pérdida, 5. Baja por deterioro / Obsolescencia, 6. Baja de activo por registro en compra,

Activo totalmente depreciado.

Información general: aquí se describe la activo el cual es numero con el que el activo viene desde el módulo

de compras, seguido del nombre, y el clasificador, el cual nos indica el grupo administrativo origen del

activo. También encontramos otras especificaciones como marca y modelo, y si el activo tiene algún tipo de

observación, también se define en esta pestaña detalle como el número de orden de compra, el nit del

proveedor, el nombre. Y si el activo fue donado nit y nombre del donante.

De Cada Campo

1. Carpeta Definición

En esta carpeta existen los siguientes campos:

Código Barras: Número que identifica el código de barras para la identificación de la activo.

Placa: Es un número que se le asigna al activo. Puede ser manual o el que aplique el sistema en el momento de su

creación

Activo: Secuencia generada automáticamente para el activo y que es manejada por el sistema.

Lote: Número de identificación del acumulado de elementos al cual pertenece el activo. La Activo determina los tipos

de lotes que se manejan.

Organización: Código de la Organización a la que pertenece la activo.

Tenencia: Indica quien tiene los activos o en que dependencia de la universidad se encuentra.

_ Propios en nuestro poder: Son todos los elementos que ha comprado la universidad y se tienen en éste momento en

daca dependencia.

_ Propios en poder de tercero: Activos que por algún convenio se han entregado a un tercero para que lo manejen.


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_ De terceros en nuestro poder: Cuando se tiene un activo que está a cargo de la organización pero no le pertenece, por

lo tanto no va a sufrir depreciación.

Estado: Código de estado. Situación en la cual se encuentra el activo. Puede manejar diferentes estados como son:

Los anteriores estados se seleccionan de la lista de valores y el sistema actualiza el nombre. Desde este campo se puede

dar de baja al activo fijo cambiándole el estado. El sistema exige una fecha de retiro para este tipo de transacción.

Descripción Estado: Nombre del estado del activo, se actualiza automáticamente al seleccionar el Estado.

Fecha Retiro: Fecha en que el activo es dado de baja y no continúa el proceso de depreciación. Campo de tipo fecha

con formato DD/MM/YYYY.

Estado Físico: Código o sigla del estado físico. Indica la situación en la que se encuentra el activo como por ejemplo

bueno, regular, malo, inservible

Nombre Estado Físico: Descripción del estado físico del activo.

Pestaña Información General:

Activo: Código interno asignado al activo y nombre para su manejo de inventario. Seleccione de la lista de

valores y automáticamente se actualizará el nombre.

Clasificador: Código o sigla del clasificador. El clasificador es un agrupador de activos las cuales

dependiendo de su comportamiento facilitan el manejo contable y presupuestal. Ejemplo: Se tiene un

clasificador que se llama equipos de cómputo, dentro de ese clasificador se encuentran agrupadas las activos

de teclado, portátiles, etc.

Tipo Activo: Código del tipo de activo fijo. Si el activo entra a formar parte de los activos fijos de la

organización. Ejemplo, muebles y equipos.

Detalles:

Marca: Código y nombre de la marca a la que pertenece el activo.

Modelo: Código o Sigla y nombre del modelo del activo.

Observaciones: Especificaciones sobre el activo. Descripción del activo. Campo alfanumérico de 2000

posiciones.

Proveedor:

Compra: Número consecutivo que identifica la compra. . Al seleccionar de la lista de valores se actualiza

automáticamente los campos Nit. y nombre o razón social.

Nit.: Identificación del proveedor al que fue adquirido el activ


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1.2 HISTORIA

En esta ventana encontramos la cantidad de activo, la identificación o Nit del responsable, seguido del

nombre, también encontramos descrito el centro de costos de la llegada o almacenamiento del activo. Desde

el momento en que ingresa al sistema un activo, se crea un registro en la tabla activo y otro en historia. Esta

carpeta muestra la historia del activo fijo y se puede observar navegando registro por registro con la flecha,

se actualiza a medida que se hace traslados entre personas, ubicación física, fondos y funciones.

Dentro de los campos observados se encuentran:

Cantidad: Cantidad de activos recibidos. Normalmente es 1, pero para activos controladas como floreros, que no son

activos fijos como

Identificación: Es el número de identificación de quien tiene el activo, también se puede observar las personas que han

tenido el activo asignado a medida que se va bajando la fecha.


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1.3 PARA LOS BIENES INMUEBLES

En esta parte del programa realizamos la descripción que tiene que ver con la parte legal y notarial de cada

uno de los predios que tiene nuestra institución como son la notaria, el número de la escritura, la fecha de la

escritura, matricula catastral e inmobiliaria, y la licencia de construcción. También las características físicas

como dirección teléfono, su área y su parte construida. País y departamento donde están ubicados.


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1.4 VEHICULOS

Al igual que el mecanismo Inmueble aquí se puede actualizar todos sus campos, por la misma razón. Los

bloques Inmueble y Vehículo son excluyentes, si se tienen datos en el bloque Inmueble no se puede llenar

datos en el bloque Vehículo y viceversa, seguidamente encontramos la identificación de los vehículos como

número de placa, motor, y chasis de los automóviles y camiones al servicio de la universidad

Cambio Lote

Funcionalidad

Forma para cambiar el lote de las referencias de activo. El único dato que se

Puede cambiar es el lote. Los demás campos son de consulta.

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Descripción de campos:

Código Barras: Código de Barras del activo.

Activo: Número identificador de la referencia controlada.

Placa Inventario: Número otorgado por la empresa para el control de bienes

Número de placa asignada al activo fijo.

Lote: Agrupador principalmente de activos, en las referencias de control no es obligatorio. Número de lote al

que pertenece la referencia.

Referencia: Código interno y nombre de la referencia.

Clasificador: Código o sigla del clasificador y nombre o descripción completo de la referencia. Código

interno asignado a esta referencia, para su manejo de inventario.

Tipo Activo: Código y nombre del tipo de activo fijo.

Estado: Código o sigla y nombre del estado.

Estado Físico: Código o sigla y nombre del estado físico.

Valor: Valor de adquisición del elemento.

Adquirido: Fecha de adquisición o puesta en uso del elemento (dd/mm/yyyy).

Amparos De Pólizas

Funcionalidad

En ésta forma se definen los amparos que cubren las pólizas, es decir, se ingresa la información sobre los

amparos que en determinado momento puede cubrir una póliza.

De Cada Campo

Descripción de campos:

Amparo: Se ingresa el código o sigla del tipo de amparo de la póliza de seguros. Campo alfanumérico de

carácter obligatorio.

Nombre Amparo: Se ingresa el nombre del amparo de la póliza de seguros.


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Parámetro Activos - Calcula depreciación y la Inflación

Funcionalidad

Ésta forma contiene los parámetros generales del módulo de activos. Se almacenan los valores que tomarán

los activos, dependiendo del movimiento o proceso que se esté efectuando en el sistema. Estos pueden ser:

El estado de anulación,

El número de placa a partir del cual comenzará el sistema a asignarla a los activos, el mes y año del PAAG

(Porcentaje de Ajuste Año Gravable), etc.

Desde esta pantalla se generan también los ajustes por Inflación, depreciación y ajustes por inflación en la

depreciación. Se deben seguir los siguientes pasos:

Especificar PAAG del mes

Especificar año cierre y mes cierre

Oprimir el botón correr ajustes

Verificar el listado de ajustes.

Los valores por gasto de Depreciación se cargan a cada centro de costo que tenga el activo. Si están en el

almacén se carga a la universidad.

Cuando los ajustes estén bien se debe oprimir el botón Afectación contable.

Traslados a cuentas de orden de los totalmente depreciados. Correr Bajas Contables. Después del proceso de

ajustes, los activos que terminaron de depreciarse quedan con el campo depreciado = „S‟. Con este proceso

se hace el comprobante de traslado a cuentas de orden de dichos activos.

De cada campo


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Descripción de Campos:

Organización: Se selecciona la organización para la cual se le van a definir los parámetros. Al seleccionar

el código de la organización, automáticamente se actualizará el nombre.

Liquidación: Indica si la liquidación de la depreciación se hace sobre fracción de mes (parcial) o sobre todo

(total).

• En forma total: el sistema toma todo un mes para hacer los ajustes de depreciación e inflación.

• Si es parcial, solamente se cuenta a partir del día en que entro el activo al

Almacén o a la organización.

Ejemplo: El 15 del mes entra un activo fijo que cuesta un millón de pesos y es despreciable a 10 meses. Su

depreciación total es de 100 mil pesos,

Su depreciación parcial sería 50 mil pesos, ya que se divide el total del ajuste entre los 30 días. Esta

depreciación se hace proporcional a los días desde el momento en que ingresa al almacén. Éste campo no se

debe cambiar después de que el sistema esté funcionando.

Dep. incluye ajuste: Indica si al calcular la depreciación se incluye el ajuste por inflación anterior.

Año Cierre: Año de cierre y cálculo de ajustes de inflación y depreciación. Se actualiza con el año en el cual

se tiene el porcentaje de PAAG que se utilizara en dichos ajustes. El sistema muestra el último año y mes

corrido. Campo numérico de 6 posiciones.

Mes Cierre: Mes de cierre y cálculo de ajustes de inflación y depreciación. Se actualiza con el mes en el cual

se tiene el porcentaje de PAAG que se utilizara en dichos ajustes. Los ajustes se deben realizar mensualmente

y en forma secuencial.

Generación Automática: Marque la casilla para activar la generación automática de Placas de Inventario

para los activos. Indica si la placa y el código de barras son asignados en forma automática.

Placa Inv: Número de identificación asignado a los activos. Campo numérico de

10 posiciones de carácter obligatorio. Almacena el último número de la placa inventario.

Código Barras: Almacena el último consecutivo de código de barras. Todo activo debería manejar una placa

de inventario, pero a los activos también se les puede adicionar un código adicional que es el código de

barras, para un mejor traslado y una mejor ubicación. Es un elemento que se puede leer.

Secuencia Historia: Número a partir del cual se generan los históricos de los activos, es decir, es el número

de la última historia de los activos. Campo numérico de 10 posiciones de carácter opcional.

Estado Activo: Estado que tomará el activo, cuando ingresa desde inventario.

Es el valor que tomará la interface de inventarios hacia activos para crearlos automáticamente y es usado por

inventario al crear el activo. Puede manejar diferentes estados como son:


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Los anteriores estados se seleccionan de la lista de valores y el sistema actualiza el nombre.

Estado Baja: Estado con el cual se identifica que un activo ya no está en uso.

Es utilizado por la interface de inventario. Cuando se ejecuta una transacción de inventario que tiene baja de

activo, se especifica que placa va a estar dentro del detalle, y al momento de grabar, el sistema verifica si el

movimiento es de anulación; el sistema busca en ésta forma el estado de baja, y con esto actualiza el activo

fijo.

Estado Anulación: Estado que tomará el activo desde el momento en que se anula un movimiento de

inventario cuando la referencia es un activo fijo. Se utiliza para aquellas transacciones que son de reversión.

Origen compras: Código o sigla del origen o de la procedencia del activo.

Custodia: Se deben seleccionar las operaciones que se realizan sobre los activos en custodia. Este campo

especifica si los activos que tienen los terceros se les van a aplicar ajustes de depreciación, solamente

inflación, o todos los ajustes de los activos. Si no tiene ninguna seleccionada, significa que no se realizará

ningún tipo de ajuste a los activos, es decir la depreciación no sufrirá ajustes.

Botón Correr Ajustes: Al presionar este botón, se ejecuta el cálculo de la

Depreciación y ajustes por inflación, para el mes y año indicado en esta misma pantalla. Asegúrese que para

este año y mes exista un PAAG definido. Una vez presionado, él sistema toma los valores que se encuentran

en los campos Mes Cierre, y Año Cierre, para buscar el PAAG, y hacer los ajustes de activos

correspondientes.

Botón Afectación Contable: Al presionar éste botón, se ejecuta la afectación

Contable – Presupuestal de los ajustes. Después de que se haga un cierre y se verifique a través de los

listados que el cargue está bien, se procede a hacer una afectación contable.

La afectación contable va a agrupar por el tipo de cuenta y rubro generando un comprobante contable

dependiendo del proceso de ajuste que se esté corriendo.

Totalmente Depreciados: Después de correr la depreciación, el activo ya cumple su ciclo de vida útil

contable, sin embargo sigue funcionando para la organización y todos los movimientos de depreciación, se

van a cuentas temporales, o cuentas fuentes.

Al presionar éste botón se indica al sistema que todos los activos después de haber corrido para el año de

cierre y el mes de cierre, que se encuentren completamente depreciados, los traslade a unas cuentas fuentes

que se deben especificar dentro de la parametrización. Más adelante se verá donde se hace la afectación.

Nota: Se deben presionar los botones en el mismo orden en que se presentan en la forma, y se debe verificar

en cada paso que todo está bien.

Avalúo Activo

Funcionalidad

Esta forma describe los tipos de avalúo que hace el gobierno. Se selecciona el tipo de activo, el año y el

porcentaje que debe aplicar o en que se deben avaluar los activos.


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Descripción de campos

Tipo Activo: Código del tipo de activo fijo. Al seleccionar el código de la lista de valores, se actualiza

automáticamente el nombre del activo.

Año: Año en el que se realiza el avalúo.

Porcentaje: Porcentaje aplicado a los activos para su valorización.

Aplicado: Indica si ya fue aplicado el avalúo para el año elegido.

Consulta historia activos

Funcionalidad

En ésta forma se le da un criterio de consulta para ver toda la historia de un activo en el sistema. No permite

realizar ningún tipo de modificación.

Ejemplo: Consultar la historia de los activos que se encuentran en X fondo, en X persona o Cualquiera de los

campos que se encuentran en ésta forma. Es muy útil ya que se pueden consultar todos los movimientos de

traslados y la historia que ha tenido un activo en particular.

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Historia: Código interno que da el sistema cada vez que se realiza un movimiento en general.

Historia Anterior: Muestra el código de historia anterior al movimiento del registro.

Fecha de Movimiento: Fecha en la que se hizo el movimiento en el sistema.

# Documento: Solamente se encuentra número de documento cuando se ha realizado u traslado del activo.

Este dato proviene “Traslado de Activos”.

Número guía o informativo.

Cantidad: Cantidad asignada en el traspaso o asignación. Adicionalmente, este número indica el estado del

movimiento pues aunque para un determinado activo aparezcan muchos registros, siempre donde aparezca

cantidad uno que es donde se encuentra actualmente el activo. Se puede dar que en todos los registros

aparezca cantidad cero lo que quiere decir que el activo ya se dio de baja.

Org: Código de identificación de la organización.

Activo: Código interno del sistema para el activo

Referencia y Nombre Referencia: Código y nombre que permite identificar diferentes tipos de elementos

tangibles o intangibles. Lo que representa el activo en el sistema.

Placa: Número de identificación del activo para la Universidad.

Código de Barras: Opcional.

Lote: Lote en el cual entro esa referencia al almacén.

Descripción: Brinda descripción detallada del activo. Este dato proviene de

“Administración de Activos”

Afectación de traslados

Funcionalidad

Los cierres se hacen por la opción Afectación de Traslados del menú de activos.

Forma de Cierre – Afectación Contable presupuestal. Ésta forma está compuesta por dos bloques: Parámetros

de cierre y el detalle del traspaso.

En el primer bloque se especifican los criterios de cierre. Son obligatorias las fechas. El campo número de

documento es opcional.

Cuando se presiona el botón Consultar, se mostrarán en el segundo bloque aquellos registros en el rango de

fechas y si tiene Número Documento, los que coincidan además con ese número.

Al presionar el botón Afectar, se cerrarán los registros de traslado y si cumplen con las condiciones de

afectación, se crearán registros en contabilidad y/o presupuesto.

Se creará un comprobante contable por cada número de documento del detalle de traspaso.

La contabilización de traslados es obligatoria cuando:

Cuando el activo se traslada de fondo o fuente función.

Si la cuenta especificada en la parametrización de la transacción de traslado acumula por tercero o por centro

de costo.

Es decir si no se especifica la parametrización contable y el activo se cambia de fondo o fuente función, el

sistema no puede dejar hacer la afectación. Por el contrario, si se cambia de centro de costo y persona pero la

cuenta contable no acumula por esos tópicos, no se crea afectación.


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Sólo hasta después de hacer la Afectación contable / presupuestal el activo estará disponible para un nuevo

traslado. De lo contrario el sistema no consultará registros en la forma “Traslados de Activos”.

Nota: A diferencia de la forma de traslado, el cierre se hace sobre los registros de la Base de Datos que

cumplan con los parámetros especificados y NO sobre los registros de la forma. Estos sólo sirven de guía.

De cada campo

Parámetros de Cierre:

Fecha Inicial: Fecha inicial para los movimientos de Cierre. (dd/mm/yyyy).

Este campo es obligatorio.

Fecha Final: Fecha Final para el cierre de traslados de activos. Este campo es obligatorio. (dd/mm/yyyy)

Número Documento: Número del Movimiento a Cerrar. Este campo es opcional. Si se digita sólo se afectan

los traslados con ese documento.

Botón Consultar: Consulta los movimientos de traslado de acuerdo con los parámetros de Fecha Inicial y

Fecha Final establecidos.

Botón Afectar: Afectación Contable y presupuestal de los movimientos de traslado. El traslado se hará sobre

los registros en la base de datos que cumplan con los criterios de consulta.

Detalle del traspaso:

Fec Traspaso: Fecha en que fue hecho el traspaso (dd/mm/yyyy).

# Documento: Número del documento de traspaso o asignación.

Cantidad: Cantidad asignada en el traspaso o en la asignación.

Centro Costo: Código y nombre del Centro Costo.

Org: Código de identificación de la organización (centro costo).

Identificación: Identificación de la persona.

Nombre Responsable: Nombre o razón social. Al seleccionar la identificación de la lista de valores, se

actualiza el nombre del responsable y el primer apellido de la persona.

Fondo: Código o sigla y nombre del recurso o fondo (Ordinarios, Donados).


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Función: Código o sigla y nombre de la fuente o función.

Activo: Número identificador de la referencia controlada.

Placa Inventario: Número de placa asignada al activo fijo.

Código Barras: Código de barras asignada al activo.

Referencia: Código interno de la referencia de inventario.

Lote: Número de lote al que pertenece la referencia.

Estado: Código o sigla del estado.

Ubicación Física: Código o sigla y nombre de la ubicación física del activo.

Estado: Indica el estado o la situación en que se encuentra el movimiento. Se selecciona de la lista de

valores. Los estados son:

• Inicial

• Cerrado Entrada

• Anulado

Tipo Movimiento: Tipo de movimiento efectuado para crear el histórico. Se selecciona de la lista de valores.

Los tipos de movimiento son:

• Cargue Inicial

• Entrada

• Salida

• Reintegro

• Reasignación

• Traslado

• Anulación.

Hist. Anterior: Número identificador del traspaso o asignación de la referencia.


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2. CUENTAS POR PAGAR

2.1 MODULO PARAMETRIZACION CONCEPTOS

Se deben establecer cada uno de los conceptos de pago relacionado con radicación de cuentas por pagar a

terceros, en base a la parametrización de conceptos de pago el sistema afectara tanto la contabilidad como el

presupuesto de forma automática, para este fin existen unas plantillas donde el usuario crea los diferentes

conceptos los cuales se deben asociar a un tipo de pago, que pueden ser conceptos de tipo Base, de tipo IVA,

de Tipo Retención, de Tipo ICA, de Tipo Neto. Con esto se busca automatizar el pago al tercero.

Con base en el concepto desde la radicación el sistema puede inferir la liquidación y calcular los valores de

manera automática, asociado al concepto y basado en el mismo se hará la afectación contable y presupuestal,

para que se haga esta afectación es necesario que cada concepto de pago tenga asociado una cuenta contable

y una operación con la que se afectara el presupuesto, normalmente la operación presupuestal se asocia con

el concepto base, adicionalmente cada cuenta contable por medio de la equivalencia contable debe tener un

rubro asociado con lo que garantiza la afectación en contabilidad y en presupuesto.


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2.2 PARAMETRIZACION MODULO DE SOLICITUDES DE PAGO

Para el módulo de solicitudes de Pago debe preexistir la parametrización, ya que de la tabla de conceptos

seleccionaremos aquellos que se ajustaran a los pagos directos, que no afectan inventarios, no usan órdenes

de compra ni órdenes de entrada. Se elaborará la tabla de conceptos a utilizar para posteriormente utilizar

una cuenta 83, tanto en debito como crédito para proceder luego a la radicación con la aplicación del gasto

respectivo como aparece a continuación:


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Para el caso de cuentas que mueven inventarios, las cuales se originan en una Orden de Compra, la

parametrización utiliza unas cuentas de orden(83 – 84), una cuenta de órdenes de compra por utilizar

(233001), y su presentación es como sigue:


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2.3 MODULO DE CUENTAS POR PAGAR

Inicialmente llega la documentación proveniente de:

División Financiera: corresponde a los pagos por Inversiones, traslados bancarios, devoluciones por

ingresos correspondientes a cursos de inglés, inscripciones a congresos, seminarios, cursos de actualización,

exámenes saber pro, anticipos, cajas menores

Compras: corresponde a los proveedores, cuyos plazos de pago van hasta 45 días y se manejan bajo 2

modalidades:

Por solicitudes de pago, que corresponden a las que no involucran inventarios

Por órdenes de compra que involucran en el compromiso presupuestal los inventarios

Cartera: corresponde a las devoluciones presentadas por la comunidad estudiantil de las diferentes

facultades.

Recursos Humanos: corresponde a los pagos efectuados a los pensionados, los pagos de nómina que no se

transfieren a la cuenta designada, los descuentos adicionales de nómina efectuados a los empleados que no

se cancelan con los parafiscales.

Presupuesto: corresponde a todos los pagos que se efectuaran por las diferentes actividades derivadas del

ejercicio del ente como tal, servicios, honorarios, mantenimientos, compras directas, afiliaciones, cuotas de

sostenimiento, etc.

Se procede a la causación correspondiente


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Aplicación de Cuentas Por Pagar

Con el número de radicación en esta pantalla se le podrá dar trámite a la cuenta por pagar, hacer la

liquidación, aprobarla para hacer las afectaciones contables y presupuestales. Esta forma permite el registro

de toda la información relacionada con cuentas por pagar diligenciadas previamente, asignando a cada una de

ellas la información relacionada con fechas de radicación y de pago, retenciones e impuestos, inclusión de

conceptos manuales y documentación ofrecida por el proveedor. Permite realizar la liquidación de las cuentas

por pagar, además de visualizar la información contable generada por la aplicación de las mismas.


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2.4 CAJA MENOR

La caja menor funciona con base en la parametrización de los conceptos establecidos para tal fin y solo son

susceptibles para su manejo, debe ser parametrizado en la tabla de conceptos, para luego listar en la tabla de

conceptos usados en caja menor

Apertura de la Caja

Para proceder a realizar el reintegro de la caja menor se debe realizar la apertura Para abrir una caja se le

debe indicar al sistema la caja con la que se va a trabajar para determinada fecha y el valor de la caja.


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Legalización / Pagos

Esta pantalla es utilizada para hacer la legalización de los anticipos de caja menor, cuando se tengan los

soportes correspondientes, permite registrar el reintegro de dineros no utilizados en la compra, y permite

hacer el reembolso generando una cuenta por pagar a favor del tercero responsable de la caja. Se hacen las

legalizaciones y con el último movimiento se hace la generación de la cuenta por pagar que entrara al

tratamiento normal de una cuenta por pagar, la cuenta por pagar genera un giro a nombre de la persona

responsable de la caja para hacer el reembolso de lo que se gastó y volver a restablecer el valor base de la

caja.


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Se indica el código de la caja indicando el valor de la legalización y el IVA, el concepto del gasto, con una

descripción adicional y se asocia el recibo hecho con anterioridad, para hacer la legalización. Si gastó menos

del valor dado como base, habrá un reintegro a la caja menor, si gastó más, hará un desembolso de caja

menor de forma automática.

Adicionalmente permite registrar el centro de costo responsable del gasto, y observar la afectación en

presupuesto.

El estado aplicado Si, indica que ya se generó una cuenta por pagar para el desembolso de caja menor.

2.5 REALIZACION DE PAGOS:

Una vez efectuada la causación de las cuentas por pagar y de recibir los soportes con sus correspondientes

trámites de aprobación se procede a la ejecución de lotes dependiendo si son cheques o transferencias


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Presentación de lote para cheques:

Presentación de lote para transferencias:


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Traslado de Fondos

En ésta forma se registran los traslados de dineros entre cuentas de la misma entidad. Se realiza de dos

maneras: cuando se elabora cheque y cuando se ejecuta directamente desde la página del Banco

correspondiente.

Cuando se elaborara cheque:

Se procede a la realización de la correspondiente nota bancaria


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Posteriormente se radicará y se manejara como una cuenta por pagar

Cuando se realiza directamente desde la página bancaria por internet, después de ser realizada, se

contabilizará para que afecte los correspondientes rubros contables:


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2.6 COMPROBANTES MANUALES DE CONTABILIDAD

Cuando se recibe la orden para giros por anticipos a empleados, para inversiones, que en el instante no se han

realizado pero se debe disponer del efectivo se realizarán comprobantes manuales

En el caso de anticipos:


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En el caso de Inversiones:

Para procedimiento de pagos por solicitudes de pago se ingresará por el módulo de cuentas por pagar

solicitudes de contratación y pago, se solicitara la correspondiente solicitud, y se procederá a realizar la

respectiva radicación para proceder a efectuar las liquidaciones correspondientes (impuestos) y reiniciar el

proceso de la misma manera que los pagos directos.


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3. NOMINA

3.1 Introducción

Con el fin de fortalecer la herramienta en que se constituye la contabilidad, una vez liquidadas las nóminas.,

se contabilizan y registran cada uno de los conceptos previamente determinados en el Departamento de

Desarrollo Humano para la emisión de las nóminas y demás pagos al personal. Es importante reflejar los

Gastos de Personal de la Institución ya que los empleados nos constituimos en una herramienta humana para

lograr los objetivos determinados en la Misión y Visión de nuestra magna Institución. Para la contabilización

de la nómina, utilizaremos los valores determinados en la Liquidación de la nómina. Y en el proceso de

contabilización se utilizaran los códigos contables parametrizado conforme al Decreto 2649/90 en nuestro

plan contable.

3.2 Parametrización

Para iniciar cualquier proceso contable debe existir una parametrización, para el caso de nómina todas la cuentas se

parametrizan por concepto. El concepto lo crea Desarrollo Humano y contablemente se parametriza de acuerdo a la

cuenta contable y el tipo de empleado.


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El concepto es el que crea Desarrollo Humano, en este caso es sueldo, la clase es el tipo de empleado el cual está

clasificado en Administrativo, Directivo, Docente, Profesor el cual también es asignado por Desarrollo Humano;

luego se parametriza la cuenta dependiendo si es Administrativo o Docente en este caso es una cuenta del Gasto y su

contra partida con la que cruza Obligaciones Laborales. Esta parametrización se hace con todos los conceptos que crea

Desarrollo Humano y de acuerdo al plan contable que se maneja en la Universidad.

3.3 Consultar Nomina

Para consultar si una Nómina se puede bajar a la Contabilidad, se creó el reporte en el IRS (Iceberg Reports Server)

donde se verifica si las nóminas se encuentran en estado ACUMULADO para poder bajarlas a la contabilidad, hasta

Desarrollo Humano no acumule la nómina no se puede bajar a la Contabilidad.

Se ingresa a la página http://irs.ugc.edu.co:8080/icebergrs/ de reportes con la clave asignada y Roles donde se puede

consultar el reporte de Interface de Nomina:

http://irs.ugc.edu.co:8080/icebergrs/


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Una vez verificado donde su estado sea Cerrado (C) Liquidado (S) y Acumulado (S) se puede bajar a la

Contabilidad por el módulo de Aplicación Financiera de Nomina en el Iceberg.


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3.4 Registro de Nomina

Para registras las nóminas en la contabilidad el proceso es el siguiente:

En el sistema de ICEBERG, ADMINISTRACION FINANCIERA DE NOMINA,

Damos clic en aplicación contable de la nomina

Estando en esta ventana ingresamos en el recuadro periodo el año y mes al que corresponde las nóminas

que se van a subir a la contabilidad. Y se da F8


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En esta ventana se registran los datos de la nómina previamente entregados por el Departamento de

Desarrollo Humano, tales como el lote.


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En el campo observaciones se escribe el detalle de la nomina respectiva

Hasta ese momento queda en estado de GRABACION

Una vez registrados estos datos se oprime el botón de cargar nomina

Donde le damos el lote de la nómina que se va a cargar en este caso ADM1 y OK


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Y NOS ENVIA EL SIGUIENTE MENSAJE

.

Le decimos S y OK, enviándonos otro mensaje

A continuación se procede se oprime el botón Pre liquidar Nomina

Se contesta si y envía el siguiente mensaje al que se le dice OK


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Una vez se haya terminado el proceso de pre-liquidación, vamos a Windows y buscamos REPORTES damos

clic sobre él


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Resumen de Nomina por periodo (contable)


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El anterior reporte lo imprimimos y verificamos o lo generamos al Excel para verificarlo, así:

Se da clic en ok


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Para esto lo guardamos en el archivo que nombraremos y destinemos para ello, damos la ruta a seguir para

guardar y este nos lo envía, abrimos el Excel y le damos todos los archivos y abrimos el archivo pertinente.


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Se maneja los datos del encabezado para poder observar mejor los datos contables de la nómina por entidades

vs los registrados en el soporte físico


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Para generar los datos de la nómina por unidades a un archivo plano el proceso es similar


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Con este reporte se revisan por conceptos de nómina, codificación contable, valores individuales por centro

de costos, personas, entidades etc. Si son detectados en los dos anteriores casos diferencias en cuanto a

codificación de conceptos, cuentas o terceros se procede a ELIMINAR EL CARGUE así:

Al mensaje estamos seguros del proceso a realizar OK + CANCELAR según sea el caso, si le hemos dicho

que si nos vuelve a enviar el mensaje que ya no tendremos dicha información y continuamos haciendo click

en OK y damos consecutivamente F7 y F8.

Una vez eliminada la nómina procedemos a realizar los arreglos detectados en la base de datos en donde

corresponda corrigiendo el error y se procede nuevamente al cargue y se hace el proceso desde el comienzo.

Y se procede a verificar la nómina igual si se determina que esta correcta se realiza la interfaz así:


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Una vez finalizado oprimimos el botón CAUSAR NOMINA y le decimos sí (yes)

Al mensaje enviado le decimos OK

Y esperamos a que el proceso termine y continuamos oprimiendo el botón Aplicar Distribución

A este mensaje se le responde si


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Y pulsamos OK

En este momento ya nos ha quedado en firme en la contabilidad la interfaz de la nómina y para observar el

número del comprobante que se generó que para el caso de las nóminas es el comprobante NOM oprimimos

el botón Documentos Generados nos envía a una plantilla en ella damos F7 en origen con la flecha

señalamos contabilidad y luego F8. En esa pantalla nos muestra el número de comprobante de la nómina

procesada. En este caso la NOM 108.


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3.5 Radicación de Pago de Nominas

Una vez cargada la nómina en el sistema de Aplicación Financiera de Nomina se busca en Reportes

Documentos por periodo- documentos de nómina por tercero y por concepto, el nombre a quien se va a girar

el pago así:

Se digita el periodo el cual se va a pagar


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Donde aparece el listado de todos los pagos a realizar y que se pueden radicar de acuerdo al número de

documento de tipo NOM y el valor a girar.

Una vez consultado Nos vamos a radicación, Radicación Masiva de Nomina, se llama el documento se le da

el valor correcto a girar se busca el concepto al cual corresponde el pago y se radica.


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Una vez terminado este proceso se ha generado una cuenta por pagar y el soporte de pago se entregan

radicado a la persona encargada de cuentas por pagar para que genere el lote.


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4. INGRESOS

4.1 INTRODUCCION

Con el propósito de soportar el cumplimiento de los objetivos, políticas y el marco filosófico de la

institución, el análisis de esta partida se ciñe a lineamientos expuestos en las normas contables, por

consiguiente, es importante llevar a cabo una tarea concienzuda, donde se verifique la clasificación, la

codificación contable, el valor, la asignación a terceros y centros de costos, la fecha y el banco donde fueron

consignados los valores.

En el desarrollo de este manual se presentara detalladamente las actividades necesarias para cumplir con esta

tarea.

4.2 CRUCE DE INGRESOS

El departamento de correspondencia entrega al departamento de cartera los sobres que contienen las

consignaciones y relación (Plantilla) detallada de estas; actualmente se encuentran vigentes tres convenios:

414 - Banco Caja Social Cuenta Corriente

424 - Banco Caja Social Sube diario

15098 - Banco Colmena

La planilla detalla cada uno de los recibos que ingresaron al banco en un día, la oficina en el que se realizó la

consignación, la cuenta del convenio, la referencia (código del estudiante), el tipo de transacción

(consignación, nota débito o nota crédito), medio de pago (efectivo o cheque), valor total de cada transacción

y el valor total del día:


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La finalidad de la planilla enviada por el banco es relacionar las transacciones que afectaron la cuenta, los

movimientos que se realizan en estas cuentas son generalmente pagos de estudiantes por conceptos de orden

académico.

El departamento de cartera verifica que cada listado lleve todos los soportes para el cruce de los mismos, día

por día, después realiza el ingreso al sistema de todos los recibos que están dentro de los sobres de cada

convenio.

4.3 ENVIO Y RECEPCION DE SOBRES DE INGRESOS

En Cartera cuando los sobres de ingresos estén completos y cruzados, son enviados por medio de un memorando al

departamento de Contabilidad especificando los días y el estado; los cuales son, FALTANTE o CRUZADO. Como se

muestra en el siguiente formato:


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4.4 VERIFICACIÓN DE INGRESOS EN ICEBERG

Para verificar que los valores, conceptos y terceros ingresados por cartera correspondan a los informados por

los bancos, se ingresa a ICEBERG REPORT SERVER v2.1f, en la dirección IP

http://172.15.1.123:8080/icebergrs/ y se genera el correspondiente informe.

Para ingresar a los reportes se ingresa el usuario y la contraseña:

Estando dentro de la plataforma se selecciona la opción ICEBERG – CO:

Al desplegarse el menú de informes para el módulo contable, se selecciona CO - MOVIMIENTO POR

CUENTA, PERIODO Y MODALIDAD, posteriormente se ubica el mes y la cuenta bancaria a verificar:

http://172.15.1.123:8080/icebergrs/


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La aplicación genera la consulta la cual es exportada Excel para poder realizar el análisis correspondiente.


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4.5 REVISION AFECTACIÓN CONTABLE

Seguido a la revisión libros contables versus bancos, se ingresa a la plataforma de ICEBERG con la objetivo

de verificar que haya relación entre el concepto y/o documento que ingresa cartera y la afectación contable

correspondiente, para ello se busca el menú ADMINISTRACION FINANCIERA, luego TESORERIA,

luego, INGRESOS y por último RECIBOS DE INGRESOS.

Al habilitarse el formulario de los recibos de caja se debe oprimir la tecla F7 (PASO 1) para empezar la

búsqueda, en la casilla NÚMERO se ubica el respectivo consecutivo de RCJ que se va analizar, y se digita F8

(PASO 2) para ejecutar la búsqueda cómo se ilustra a continuación:

PASO 1

PASO 2


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Al ejecutarse las búsqueda se puede verificar como cartera ingresa los recibos que previamente habían sido

enviados, se verifica la fecha, cliente, la identificación, el nombre, el periodo, la descripción, el estado

(anulado, vigente y grabación) y por el ultimo el valor.

Verificamos que el recibo se halla ingresado al banco correspondiente y a su vez se hayan afectado las

cuentas contables correspondientes, esta información la podemos visualizar dando clic en el botón de

contabilidad que aparece en la parte inferior del recibo de caja:

Concluyendo con el proceso se verifica que los registros se hallan llevados correctamente al centro de costo y

se halla realizado la distribución de los diferidos correctamente en el mes, para ello se debe ingresar

nuevamente a ICEBERG REPORT SERVER v2.1f, en la dirección IP

http://irs.ugc.edu.co:8080/icebergrs/reportList.action?groupId=2388.

Para ingresar a los reportes se ingresa el usuario y la contraseña:

http://irs.ugc.edu.co:8080/icebergrs/reportList.action?groupId=2388


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Estando dentro de la plataforma se selecciona la opción ICEBERG-CO (BC) - BALANCES DE

COMPROBACION.

Al desplegarse el menú de informes para el módulo contable, se selecciona CO - BALANCE DE

COMPROBACIÓN POR CUENTA/UNIDAD/FONDO/TERCERO, posteriormente se ubica el año de

consulta, el mes a analizar y la cuenta bancaria a verificar:



http://irs.ugc.edu.co:8080/icebergrs/reportDetail.action?reportId=1326

http://irs.ugc.edu.co:8080/icebergrs/reportDetail.action?reportId=1326


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La aplicación genera la consulta la cual es exportada a Excel para poder realizar el análisis correspondiente.

Con este reporte se verifica el centro de costo que registró cartera, la cuenta, y se confirma que el diferido se

halla aplicado correctamente.


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4.6 HALLAZGOS EN LAS REVISIONES.

En el caso de presentar inconsistencias los registros realizados por cartera, se detallan y proponen las debidas

correcciones, por medio de un correo electrónico al jefe de cartera donde se especifica las inconsistencias

como se muestra a continuación:

Posteriormente el departamento de cartera realiza los respectivos ajustes y finalmente el valor en libros

corresponda al valor en bancos.

4.7 ARCHIVO DE INGRESOS

Cuando los sobres llegan de cartera, lo primero que se hace es organizar los sobres por fecha y por convenio,

la Universidad tiene tres clases de convenio con el Banco Caja Social, que son: Convenio 414 que es BCSC

CUENTA CORRIENTE, Convenio 424 que es BCSC SUBEDIARIO y el convenio 15098 que es BCSC

AHORROS, luego las consignaciones se separan por facultades y se archivan en un AZ medio oficio

separando cada facultad por el siguiente formato:


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Se coloca el nombre de la facultad colocando de abajo hacia arriba en orden las facultades, empezando por

Posgrados, Ingeniería Civil, Derecho, Contaduría, Ciencias Económicas y Administrativas, Liceo Julio Cesar

García, Centro de Idiomas, Ciencias de la Educación, y Arquitectura.

Cuando terminamos de archivar el día, lo separamos con el siguiente formato para identificar la fecha y el

banco que se está archivando:


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Archivamos hasta que la AZ quede llena y la marcamos, especificando de que día a que día queda, el

nombre del banco, el mes que corresponde, el Número de la AZ y el año, con el siguiente formato:


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Después de marcarlas se empacan en cajas de cartón, que pedimos al archivo histórico debidamente

marcadas especificando lo que contiene cada caja para hacer la respectiva transferencia documental.


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CONTROL DE CAMBIOS:

No

REV FECHA DESCRIPCION

26/11/2010 Emisión inicial

1 21/01/2013

Actualización del instructivo en los módulos de:

Nomina

Ingresos

Cuentas por cobrar

Activos

Documents

INSTRUCTIVO MODULOS CONTABLESintranet.ugc.edu.co/documentos/gestion_calidad/procesos/... · 2016-05-16 · Y si el activo fue donado nit y nombre del donante. De Cada Campo 1. Carpeta