INSTRUCTIVO PARA EL REGISTRO DE

AFILIACIONES Y CONTRATOS ONLINE

REGISTRA EL CLIENTE O ASESOR

Haz click en la opción que corresponda

Paso 1

Haz click en la opción Transacciones en línea

Haz click en la opción Oficina Privada

Elige el asesor que hace la venta o el reclutador del nuevo asesor, haciendo click en el link señalado:

Para optimizar la búsqueda del reclutador/asesor se sugiere buscar por el código, siguiendo las instrucciones mostradas en la página:

Para seleccionar al reclutador/asesor, solo haz click sobre el nombre e inmediatamente será asignado al cliente/nuevo recluta:

Haz click

Una vez seleccionado el reclutador/asesor, diligencia completamente el siguiente formulario:

Nota: Cuando el cliente u asesor que estés registrando, haya estado vinculado anteriormente como ASESOR, aparecerá una alerta de que esa cedula ya existe en el sistema. Solo en estos casos debes comunicarte con nuestra mesa de servicio al

teléfono 6376088 o a nuestra línea gratuita nacional 01-8000-129594 para poder continuar con el proceso.

En el tipo de persona es “Individual” para personas naturales o

“corporación” para personas jurídicas

Aquí ves el reclutador/asesor asignado

Para el registro de asesores es necesario diligenciar el campo del

Rut. Lo debes escribir con el dígito de verificación. Ejemplo: 3216547-9

Si el asesor no presenta Rut, solo escribe el numero

de cédula

La dirección se debe escribir

según las indicaciones de la siguiente página

Si el cliente ya existe en el sistema, sin importar quien le había vendido anteriormente, puedes registrarlo sin ninguna restricción. Es decir, el sistema te permitirá registrar cualquier numero de

cedula sin inconvenientes.

TIP N°1 ¿Cómo diligenciar la dirección?

La dirección se debe diligenciar utilizando las siguientes abreviaturas:

Cl: Calle AC: Avenida calle BRR: Barrio

CR: Carrera AK: Avenida Carrera CA: Casa

AP: Apartamento AUT: Autopista CON: Conjunto residencial

AV: Avenida BL: Bloque DG: Diagonal

ED: Edificio ET: Etapa IN: Interior

MZ: Manzana SEC: Sector TO: Torre

TV: Transversal UN: Unidad URB: Urbanización

VRD: Vereda VTE: Variante ZN: Zona

No se deben escribir símbolos como: N°, #, - , entre otros, sino que se deben separar los

números con espacios. El barrio se separa de la dirección con el separador pai |

Ejemplos:

Separador Pai en el teclado, también puedes usar slash /

Registra la fecha de nacimiento en el orden indicado

Revisa que ingresaste correctamente toda la información

y haz click en el botón Validar

Para finalizar el registro del cliente/asesor debes

diligenciar los siguientes datos:

Registra los números

telefónicos en el orden indicado

Confirma que toda la información está correcta y haz click en el

botón la información es correcta:

Haz click para confirmar que la información esta CORRECTA y finalizar el registro del cliente/asesor

La información

del cliente/asesor

será guardada en

el sistema de

forma permanente

Si debes corregir algo antes de continuar, haz

clic en el botón NO – Deseo modificar la

información

Ahora, podrás observar el código asignado automáticamente por el

sistema al nuevo asesor:

Para este asesor el código

es 178139 / Para los

clientes no es necesario

tener en cuenta este dato

Para registrar el contrato de mercancía o la orden de cartapacio, haz clic en el link indicado. Para este ejemplo se registró un asesor y el link de la imagen te llevará a la orden de cartapacio. Si registras un cliente , el link te llevará a la orden de mercancía y aparecerá

el siguiente link:

IMPORTANTE Haz click en el botón actualizar para fijar el numero de la orden

Registra el numero del contrato pre-impreso en el contrato de venta o de afiliación. (Para las

afiliaciones debes incluir la letra C y no dejar espacios)

Haz click en la opción Lista de Precios para agregar a la orden los

productos o cartapacio según corresponda

Paso 2 REGISTRA LA ORDEN DE CARTAPACIO O MERCANCIA

Ahora haz clic en el link Mostrar Todos y selecciona los productos escribiendo en el

campo de cantidad las unidades deseadas para cada ítem. Para cartapacios solo

debes seleccionar uno:

Haz click en el botón Agregue los Productos al Contrato

Podrás organizar la

lista de precios en

orden alfabético o

por código

haciendo clic en las

fechas señaladas

Si deseas grabar un filtro de agua Nano, debes conocer si es para presión normal (CC) o baja (LP) y si es para una o dos fuentes (agua fría y/o caliente) para el UCU.

Para seleccionar los componentes variables, haz click en el link indicado:

Escribe 1 en la cantidad del cartucho y grifo requeridos según las

especificaciones del filtro y haz clic en el botón Actualizar

TIP N° 2 Ten en cuenta…

Ahora, podrás observar las especificaciones del producto y el precio

con las que quedará el contrato.

Asegúrate de que el precio total es el mismo registrado en el contrato

físico firmado por el cliente.

Ahora, registra los pagos del contrato…

Una vez el contrato tenga asignado: 1- El Cliente, 2- El numero del contrato, y 3- Los Productos, valida que el valor total de la venta corresponda al valor registrado en el contrato físico y haz click en el botón Realizar Pago:

1

3

2

Registra el valor de la cuota inicial o del valor de contado

sin puntos ni espacios

Haz clic en el link Registrar Consignaciones para registrar la información de la cuota inicial

Una vez registrado este pago haz clic en el botón Guardar la Información

Registrada para registrar la financiación

Ingresa las referencias del comprobante de pago como se

indica en el siguiente TIP informativo

selecciona el banco en el que se realizó el pago. Para

traslados de cuota inicial selecciona “Traslado

Depósito”, para pagos online, venta no presencial o datafono selecciona “Pagos con Tarjeta”

Registra la información del pago de la siguiente forma:

Recaudo con código de barras • No. Ref: Referencia 1 (N° Contrato) | Referencia 2 (N° C.C. Cliente) • Banco: El banco en que se realizó el pago (Davivienda – Caja social – Banco de Bogotá)

TIP N°3 ¿Cómo diligenciar los datos de la consignación?

La información de la consignación es muy

importante que se registre exactamente como se encuentra en

el comprobante de pago, teniendo en

cuenta las siguientes indicaciones:

Pagos Online / No presenciales / Datafono • No. Ref: Referencia 1 (N° de aprobación)

Referencia 2 (N° Contrato) • Banco: Pagos con tarjeta

El valor de la cuota inicial aparece registrado y ahora

puedes registrar la financiación o el saldo contra entrega haciendo clic en la opción

correspondiente

Para la financiación, digita el numero de las cuotas

mensuales y haz clic en el botón Recalcular Pagos para definir el valor de las cuotas mensuales

Para guardar el pago, haz clic en el botón Guardar la Información Registrada

Cuando el saldo pendiente por pagar sea cero, podrás finalizar el registro de la orden haciendo clic en el botón Enviar Contrato

Ahora, podrás observar el contrato como quedó

registrado en el sistema

Haz click en este link

ADJUNTA LAS IMÁGENES Anexa todas las imágenes correspondientes a los documentos de la vinculación (formulario de inscripción y comprobante de pago. Opcional: Rut, foto, autoevaluación RW-32 y declaración de ingresos) o del contrato (Contrato, Pagaré y comprobante de pago) mediante el Segundo Poder de la Web:

Paso 3

Haz click en el botón Selecciona Archivo para adjuntar cada archivo

Ubica el sitio donde tienes almacenada la imagen, la seleccionas y luego haces click en el botón “Cargar

archivo”

Aquí ya puedes ver el nombre del archivo

seleccionado, ahora si puedes hacer click en el botón “Cargar Archivo”

Se mostrará este mensaje con la confirmación de la carga o la

descripción del error si se llegara a presentar

También puedes validar que la imagen cargó correctamente

haciendo click en el botón “ver Archivo”

Para ver las imágenes después de realizado el

cargue, en cualquier momento que desees

hacerlo, solo debes ingresar al contrato y hacer click en el

botón “View Images”

Durante la grabación no utilice los botones de “atrás” y “adelante” del navegador, ya

que esto hace que la sesión no finalice exitosamente.

Las imágenes que adjuntes deben ser iguales a las que se envíen originales a la

compañía y a la copia del cliente.

En caso de no adjuntar las imágenes, el registro realizado en el sistema será borrado ya

que este se considera un registro errado al no tener soportes.

El contrato entrará en proceso de validación por parte del Departamento de

Procesamiento de Datos, simultáneamente con el proceso de estudio por parte del

Departamento de Crédito (para pagos con financiación) y posteriormente al proceso de

despacho.

Solo puedes grabar Contratos Online de tus ventas personales y de los asesores de tu

línea descendente.

Los contratos o afiliaciones que presenten alguna novedad para su proceso, se

identifican en los estados Comisionable y Listo para despacho con la letra S y en el

Cuadro de notas público podrás observar la novedad que presenta.

Debes realizar el reporte utilizando un solo medio, no es correcto que grabes la orden

vía web y luego reportes las imágenes por e-mail o radiques el contrato en la oficina

administrativa para que se adjunten las imágenes, hacer esto conlleva a errores y

demoras en el proceso.

La documentación original se debe reportar semanalmente a la oficina administrativa

más cercana, de no reportarse en los siguientes 5 días hábiles genera la retención de los

pagos del asesor.

Recomendaciones Generales…