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Instructivo para

elaborar las declaraciones privadas

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VERSIÓN 1.0

INSTRUCTIVO PARA GENERAR RECIBO DE PAGO INDUSTRIA Y COMERCIO

Y RETEICA

Autores:

SCIENCE & TECHNOLOGY S.A.S

Dirigido a:

ALCALDÍA DE BUCARAMANGA

LUGAR Y FECHA DE EMISIÓN:

Bucaramanga, Abril de 2016

Instructivo para



VERSIÓN 1.0

Contenido

INGRESO AL SISTEMA .................................................................................................... 3

REGISTRO CONTRIBUYENTES ...................................................................................... 4

ACTIVACIÓN DE LA CUENTA .......................................................................................... 9

RECORDAR CONTRASEÑA ........................................................................................... 10

ACCESO AL SISTEMA .................................................................................................... 11

CAMBIAR CONTRASEÑA ............................................................................................... 13

DECLARACIÓN DE INDUSTRIA Y COMERCIO ............................................................. 15

Liquidación Base Impuesto Industria y comercio .......................................................... 19

Unidades Comerciales Adicionales .............................................................................. 20

Imprimir Formulario ...................................................................................................... 21

Imprimir Recibo ............................................................................................................ 24

HISTORICO DE RECIBOS Y LIQUIDACIÓN DE INDUSTRIA Y COMERCIO ................. 27

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INGRESO AL SISTEMA

Para ingresar al sistema el contribuyente debe seleccionar el tipo de identificación, debe

ingresar el número de identificación sin digito de verificación y la contraseña asignada. Si

el contribuyente es un usuario nuevo, y no se ha registrado en el sistema, puede solicitar

un registro dando clic en la opción Registrarse o si ya está registrado pero no tiene

conocimiento de la contraseña, puede solicitar le sea enviada, dando clic en la opción

¿Olvidó su contraseña?.

Pantalla de Inicio del Sistema.

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REGISTRO CONTRIBUYENTES

Para poder registrarse, el contribuyente debe tener en cuenta la información que se le

solicita en la NOTA situada en la parte superior de la pantalla, justo debajo de los logos

institucionales donde se aclara que es necesario: 1. Estar inscrito como contribuyente del

impuesto de industria y comercio en el Municipio de Bucaramanga si va a elaborar la declaración

del impuesto de industria y comercio. 2. Tener al alcance la última declaración de Industria y

Comercio anual, o la última declaración de retención de Industria y Comercio mensual. 3.

Efectuar su registro en este portal., el sistema le hará preguntas relacionada con la

información declarada.

Para iniciar, seleccione el tipo de documento e ingrese el número de documento sin digito

de verificación y a continuación de clic sobre el botón Enviar puede cancelar este proceso

dando clic en el botón Regresar.

Pantalla de Inicio de Registro.

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Si el sistema encuentra que el contribuyente es apto para el uso de la plataforma, le

solicitará que valide la entidad contestando unas preguntas rápidas con información

suministrada en la última declaración o retención según aplique.

Pantalla de Registro, Validación de Identidad.

Para Validar la identidad del contribuyente, de clic en el botón Iniciar y conteste las

preguntas que se harán.

Las preguntas hacen referencia a los valores declarados la última vez por el contribuyente,

indicando cual valor en la ubicación del formulario debe tener en cuenta. Siempre

seleccione como respuesta el rango en el que esté su valor declarado.

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Ejemplo de Pregunta, valor neto de la declaración

En el ejemplo anterior el sistema le está preguntando el valor declarado en el renglón 12

del formulario de Industria y Comercio, para ello, busque el formulario del año solicitado y

ubique el valor solicitado, por último seleccione el rango de valores donde se encuentre

incluido el valor declarado.

Sección del Formulario Declaración de Industria y Comercio.

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Ejemplo de Pregunta, declaración valor año gravable

En el ejemplo anterior el sistema le está preguntando el valor declarado en la columna H

del formulario de Industria y Comercio (ICA), para ello busque el formulario del año

solicitado y ubique el valor solicitado, por último seleccione el rango de valores donde se

encuentre incluido el valor declarado.

Si responde las preguntas acertadamente el sistema lo llevará al siguiente paso donde se

podrá registrar el correo electrónico para que pueda funcionar adecuadamente la

plataforma, TENGA EN CUENTA QUE ESTE CORREO ELECTRÓNICO ES LA

COMUNICACIÓN ENTRE EL CONTRIBUYENTE Y EL SISTEMA, TAMBIÉN SERÁ EL

CORREO ELECTRÓNICO EN DONDE LA SECRETARÍA DE HACIENDA LE

NOTIFICARÁ ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS. Si el contribuyente ya cuenta con un

correo electrónico registrado en la secretaría de hacienda, debe ingresar ese correo, de lo

contrario puede registrar uno. Es necesario que acepta los términos y condiciones de uso

de la plataforma, dando clic en la casilla de selección (si desea ver los términos y

condiciones da clic sobre el mismo).

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Pantalla de Registro, Registrando Correo Electrónico.

Una vez ingresado el correo electrónico y aceptar los Términos y Condiciones, de clic en el

botón inferior (Comprobar [Si se encontró una dirección de correo previa en el sistema], o

Registrar [Si no se encontró una dirección registrada en el sistema]) el sistema terminará

el proceso de registro, y la solicitud de registro quedará en pendiente por activar, para eso

el sistema le enviará un correo electrónico con una información importante para poder

realizar el proceso de activación de su cuenta.

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ACTIVACIÓN DE LA CUENTA

Después de completar el proceso de registro el sistema le enviará un correo electrónico con

un enlace para activar su cuenta, de clic en el enlace, esto hará que se abra su navegador

predeterminado cargando la página solicitada.

Ejemplo de Mensaje para Activación de la cuenta.

Una vez activada su cuenta, el sistema lo autenticará automáticamente en el sistema de

Impuestos, y ya podrá usarlo, adicionalmente se le generará una contraseña aleatoria (esta

podrá ser modificada en cualquier momento desde la plataforma) la cual se le enviará junto

con otra información importante para que siempre pueda ingresar al sistema.

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Ejemplo de Mensaje para envío de Datos de Acceso.

RECORDAR CONTRASEÑA

Si por alguna razón requiere recordar la contraseña, puede solicitar al sistema que le envié

a la dirección de correo electrónico la contraseña registrada.

En la ventana para recordar la contraseña, seleccione el tipo de documento e ingrese el

número de documento sin digito de verificación y de clic en el botón Recordar Contraseña.

El sistema le enviará un mensaje de correo electrónico a la dirección registrada con los

datos de acceso.

Ventana para recordar la contraseña

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Ejemplo de Mensaje para envío de Recordatorio de Datos de Acceso.

ACCESO AL SISTEMA

Una vez el sistema lo autentique automáticamente o usted inicie sesión de manera manual,

el sistema verificará que usted tiene definida un registro de industria y comercio principal,

si no es así, el sistema le mostrará un mensaje donde lo llevará a definir entre sus registros

de industria y comercio cual es el principal dando clic en el botón Continuar.

Mensaje de presentación para la definición del registro de industria y comercio principal.

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Le cargará una página donde saldrán los registros adicionales y usted podrá elegir cual es

la principal. Dando clic en la casilla de selección que se encuentra al inicio de cada fila de

la lista de sucursales. Al dar clic sobre la casilla, se habilitará un botón con el icono el

cual le permitirá marcar el registro seleccionado como principal, se le pedirá que confirme

la acción a realizar y luego, si el proceso es exitoso, podrá ver en la línea del registro que

la última casilla aparece marcada. Esto indica que ya ha definido un registro de industria y

comercio como principal.

Página de selección de Registros

Página de selección de registros, con botón disponible

Confirmación de las Acciones

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Página de selección de registros, con marca principal

Ya puede hacer uso del menú principal dando clic sobre el botón que puede ser

encontrado en la parte superior derecha de la página en todo momento. Esto le desplegará

una ventana similar a la siguiente.

Ventana de Menú Principal

CAMBIAR CONTRASEÑA

Para cambiar contraseña, de clic sobre la opción del menú principal Configuración esto lo

llevará a una página donde podrá hacer el cambio de contraseña, ingrese la contraseña

anterior y dos veces la nueva contraseña, pase el proceso captcha y de clic en el botón

Cambiar. Automáticamente el sistema le enviará un correo electrónico con los nuevos

datos de acceso.

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Pantalla de cambio de contraseña.

Correo de confirmación de cambio de contraseña

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DECLARACIÓN DE INDUSTRIA Y COMERCIO

Para elaborar una declaración anual de Industria y Comercio, ingrese en la opción Declarar

con el logo del formulario de ICA.

El sistema lo llevará a una ventana donde podrá ver el histórico de las declaraciones

presentadas, y las que estén realizando actualmente.

Histórico de declaraciones Industria y Comercio

En cada línea de la lista de declaraciones, en la parte izquierda aparecerán unos botones

los cuales le permitirán realizar distintas acciones.

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En el mismo orden que se muestran:

Editar: Permite editar una declaración que esté siendo diligenciada, hasta antes

de estar presentada.

Visualizar: Permite visualizar los valores ingresados pero no editarlos, está

opción siempre estará visible.

Imprimir: Permite imprimir el formulario de la declaración, ya diligenciado y listo

para firmar y presentar, esta opción está disponible mientras la declaración no esté

presentada.

Histórico de declaraciones Industria y Comercio, Información de Declaración

Para crear una nueva declaración, de clic sobre el botón Nueva Declaración, esto lo llevará

a una pantalla, donde le saldrá un formulario de Industria y Comercio, disponible para que

lo diligencie.

El sistema solo lo dejará crear una nueva, si tiene declaración pendientes por presentar, si

ya creo una y no la ha presentado, pero quiere editarla, utilice la opción Editar de la lista

de declaraciones.

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Si el contribuyente presento la declaración y desea aplicar una corrección debe hacerlo

directamente en las oficinas de la Secretaria de Hacienda.

Al dar clic sobre el botón Nueva Declaración el sistema le mostrará un AVISO

IMPORTANTE para entender el propósito de esta plataforma, oprima el botón Estoy de

acuerdo para realizar la nueva declaración, de lo contrario de clic en el botón Cancelar.

Ventana de confirmación para Iniciar la declaración de Industria y Comercio

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Formulario de Industria y Comercio

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Al inicio del formulario, el sistema le mostrará un una lista desplegable los años gravables

que aún no han sido presentados, seleccionado inicialmente el más antiguo, seleccione el

año gravable que desea diligenciar, ingrese los datos editables del formulario. En cualquier

momento que considere necesario, oprima el botón Guardar para salvar su progreso, y

puede continuar diligenciando la información faltante.

Liquidación Base Impuesto Industria y comercio

Para ingresar la liquidación base, oprima el botón Liquidación Base Impto. Ind. Y

Comercio que se encuentra en el formulario, entre los cuadros 2 y 3, esto le abrirá una

ventana emergente, donde puede escoger las actividades que desarrolla el contribuyente,

y definir los valores a declarar.

Ventana para diligenciar Ingresos

Al dar clic en el botón confirmar, se cerrará la ventana emergente, y se actualizarán los

valores del formulario en el Cuadro No. 3, Declaración Privada.

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Unidades Comerciales Adicionales

Si el contribuyente es del sector financiero, podrá incluir dando clic en el botón Unidades

Comerciales Adicionales que se encuentra en el formulario, entre los cuadros 2 y 3, podrá

agregar los registros de industria y comercio adicionales que tenga para su identificación,

esto desplegará una ventana emergente con el listado de registros adicionales que

actualmente se encuentran en la base de datos, permitiendo seleccionar con una casilla de

selección, las que quiere incluir en la declaración.

Deducciones: Para registrar las deducciones de clic sobre el botón Deducciones que se

encuentra en el formulario, entre los cuadros 2 y 3, esto abrirá una ventana emergente

donde podrá incluir las deducciones a declarar.

Ventana emergente de deducciones

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Al ingresar la información de las deducciones, y a continuación de clic en el botón

Confirmar, esto cerrará la ventana emergente.

Una vez el formulario este diligenciado, guárdelo, después de guardarlo, se le habilitarán

dos botones más que le permitirán hacer acciones adicionales.

En el orden en que aparecen:

Guardar: Permitir salvar la información ingresada en el formulario.

Imprimir Formulario: Permite imprimir el formulario, para firmar y presentar en la

Secretaría de Hacienda.

Imprimir Recibo: Permite imprimir el recibo de pago para las cuotas que desee

cancelar, 1, 2, 3, o pago total.

Cancelar: Lo llevará a la ventana donde se muestra el histórico de declaraciones.

Imprimir Formulario

Para imprimir el formulario, puede hacer dando clic el botón Imprimir Formulario lo cual le

generará una descarga de un documento en formato PDF con el formulario de Declaración

de Industria y Comercio. (Según sea el navegador que el contribuyente esté usando, se

podrá ver la descarga en diferentes sectores de la pantalla).

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Imprimir Formulario, Ejemplo desde navegador Google Chrome

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Formulario de Declaración Industria y Comercio

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Imprimir Recibo

Para imprimir el recibo, puede hacer dando clic el botón Imprimir Recibo lo cual le abrirá

una ventana emergente donde el contribuyente podrá seleccionar las cuotas a pagar, y al

dar clic en el botón Generar Recibo le generará una descarga de un documento en formato

PDF con recibo de pago de la Declaración de Industria y Comercio. (Según sea el

navegador que el contribuyente esté usando, se podrá ver la descarga en diferentes

sectores de la pantalla).

Ventana de Selección de vigencia para pagar

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Generar Recibo de Pago, Ejemplo desde navegador Google Chrome

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Recibo de Pago, Declaración de Industria y Comercio

Una vez impresa la declaración tributaria deberá firmarla por quién se encuentre obligado

a firmar y presentarla en la Secretaría de Hacienda o de manera opcional directamente en

los bancos seleccionados únicamente si va a cancelar el pago total o al menos una cuota

en la fecha de presentación de la declaración.

Podrá igualmente presentar el formulario diligenciado en la secretaría de hacienda y pedir

el recibo de pago de las cuotas en la fecha límite establecida para cada una.

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HISTORICO DE RECIBOS Y LIQUIDACIÓN DE INDUSTRIA Y COMERCIO

Para imprimir los recibos o ver el histórico de liquidaciones se .da clic en el botón Recibos

de Pago como lo muestra la siguiente imagen.

El sistema lo llevará a una ventana donde podrá ver las matriculas registradas aunque una

sola será marcada como principal la principal

Menú Histórico de recibos y liquidaciones de industria y comercio

En esta ventana muestra dos botones uno es, Ver liquidación esta opción muestra la

información para la matricula seleccionada, el histórico trimestral de cada año y valores

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El otro botón es histórico de Pagos esta opción muestra la información para la matricula

seleccionada.

DECLARACIÓN DE RETEICA

Para imprimir los recibos o ver el histórico de liquidaciones se .da clic en el botón Declarar

Reteica como lo muestra la siguiente imagen.

El sistema lo llevará a una ventana donde podrá ver las declaraciones de Reteica realizadas

mes a mes, se refleja un filtro donde podrá buscar por vigencia, por mes, se puede realizar

una nueva retención. Se puede ver detalle del pago, modificación del formulario

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Para crear una nueva retención se le da clic en el botón naranja nueva retención lo envía a

otra página en donde se debe seleccionar el mes a declarar digitar los valores en blanco y

se da clic en guardar.

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Formulario

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