Instructivo Para La Conciliación SSMMCC

7/26/2019 Instructivo Para La Conciliacin SSMMCC

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INSTRUCTIVO PARA LA CONCILIACIN DE INFORMES DE AUDITORA

I. DISPOSICIONES GENERALES

CONTENIDO

Destinatarios rganos de Control Institucional (OCI)

Objetivos

1. Conciliar la informacin registrada en el Sistema de Auditora Gubernamental (SAGU) respecto a las observaciones yrecomendaciones contenidas en los informes de auditora aprobados en el perodo 2009-2014.

2. Determinar cuantitativamente si el nmero de observaciones y recomendaciones registradas en el SAGU guardancorrespondencia con el nmero de observaciones y recomendaciones contenidas en los informes de auditora fsicos.

Carcter de la informacin

La informacin que el OCI registra en el reporte de la plataforma del SAGU WEB tiene carcter de declaracin jurada.

El registro de la informacin en aplicacin del presente instructivo no afecta ni interfiere con el proceso de verificacin y seguimientode implementacin de las recomendaciones que cada OCI efecta en el marco de la Directiva N 014-2000-CG/B150 - Verificaciny seguimiento de implementacin de recomendaciones derivadas de informes de acciones de control aprobada con Resolucin deContralora N 279-2000-CG.

Medio de registro y envo de lainformacin

El registro y envo de informacin de las observaciones y recomendaciones contenidas en los informes resultantes de las accionesde control se realiza exclusivamente a travs de la plataforma del SAGU WEB, a la cual el Jefe de OCI accede con su usuario y clavepersonal.

Para facilitar el manejo y registro de la informacin que se solicita, el reporte puede ser descargado en formato excel de la plataformadel SAGU WEB; sin embargo debe tener en cuenta que los datos solicitados deben ser registrados en la plataforma virtual en loscampos que correspondan para su envo va web.

Plazo de registro y envo de lainformacin

El plazo para el registro y envo de la informacin inicia a partir de la fecha de comunicacindel presente instructivo y culmina el14 de agosto de 2015 a las24.00 hrs.

Fecha de emisin 20de julio de 2015.

Vigencia El instructivo estar vigente a partir de la fecha de su emisin.


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II. DISPOSICIONES ESPECFICAS

1.1 INSTRUCCCIONES PARA EL REGISTRO DE DATOS EN EL CAMPO INFORMES REGISTRADOS EN EL SISTEMA

Para iniciar el registro de datos que corresponde al campo INFORMES REGISTRADOS EN EL SISTEMA, usted debe ubicarse en la parte superior de la plataforma delSAGU web y ubicar la pestaa de SEGUIMIENTO, en la cual automticamente se desplegar tres opciones, debe elegir la que se encuentra ubicada al final que sealaINVENTARIO DE INFORMES DE ACCIONES DE CONTROLy dar clic en INFORMES REGISTRADOS EN EL SISTEMA.

A continuacin se muestra el reporte con el detalle de los informes resultantes de las acciones de control que fueron aprobados en el perodo 2009-2014, sobre el cual ustedregistrar la informacin que corresponda, de acuerdo a las instrucciones que a con tinuacin se detallan:

Campo del reporteInformacin del SAGU como fuente del

contenido del campo del reporteInstruccin

Ao Corresponde al ao de aprobacin del informe

Se encuentra ubicado debajo del rubro Datos Generales. En este campo usted selecciona el ao con el que iniciar el registro de datos. A

continuacin aparecer automticamente la lista de informes aprobados en el aoseleccionado.

rgano Auditor Es el rgano auditor que ha tenido a su cargo laejecucin de la auditora.

Este campo no es editable. Cualquier aclaracin o precisin debe ser registrada en el campo Comentario.

Nmero de InformeEs el nmero del informe registrado en el SAGU, elcual debe guardar correspondencia con el informefsico.

Este campo no es editable. En caso que el nmero del informe registrado en el SAGU no guarde

correspondencia con el nmero del informe fsico que usted custodia,debe registrarsus aclaraciones o precisiones en el campo Comentario.

Tipo de Informe

Es el tipo de informe registrado en el SAGU y puedecorresponder a un Informe Administrativo (Largo),Informe Especial, Dictamen Financiero y DictamenPresupuestal, Informe de Gestin o Reporte deDeficiencias Significativas.

Este campo no es editable. En caso que el tipo de informe registrado en el SAGU no guarde correspondencia

con el informe fsico que usted custodia, debe registrar sus aclaraciones oprecisiones en el campo Comentario.

Situacin Informe Es la situacin registrada que a la fecha presenta elinforme.

Este campo no es editable. En caso que la situacin del informe registrado en el SAGU no guardecorrespondencia con la situacin actual del informe fsico que usted custodia, deberegistrar sus aclaraciones o precisiones en el campo Comentario.

Dispone del Informe Fsico __

Si usted posee el informe fsico debe seleccionar la opcin SIy continuar con elproceso de registro de datos en el reporte.

Si usted no posee el informe fsico debe seleccionar la opcin NO con lo queconcluye el registro de datos solo respecto a dicho informe.


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Comentario __

Si usted desea registrar aclaraciones o precisiones del informe respecto del cual estregistrando datos, debe dar clic en la imagen del documento, se abrir un campo enel que puede registrar sus comentarios con un mximo de 300 caracteres.

Una vez culminado el registro de sus comentarios, debe dar clic en la opcinGUARDAR.

Si no desea guardar sus comentarios debe dar clic en la opcin SALIR.

Observaciones Se muestra el nmero de observaciones segn suestado y nmero total registrado en el SAGU.

Los campos que corresponden al estado: PE, EP, SU y Total, de las observacionesno son editables y solo tienen el propsito de mostrar cuantitativamente el estado delas observaciones a la fecha del reporte.

Usted debe trabajar con el campo Total Inf. fsico, el cual se activarautomticamente cuando haya seleccionado en el campo Dispone del InformeFsicola opcin SI.

Usted debe revisar el informe fsico que custodia y verificar si el nmero total deobservaciones corresponde al nmero de observaciones registras en el SAGU.

Siel nmero de observaciones registradas en el SAGU coincidecon el nmero deobservaciones del informe fsico, usted NO DEBEregistrar ningn dato en el campoTotal Inf. Fsico.

Siel nmero de observaciones registradas en el SAGU no coincidecon el nmerode observaciones del informe fsico, usted DEBEregistrar en el campo Total Inf.Fsico el nmero total de observaciones que ha identificado en el informe fsico.

RecomendacionesSe muestra el nmero de recomendaciones segnsu estado y nmero total registrado en el SAGU.

Los campos que corresponden al estado: PE, EP, IM, RE, NA y Total , de lasrecomendaciones no son editables y solo tienen el propsito de mostrarcuantitativamente el estado de las recomendaciones a la fecha del reporte.


Usted debe revisar el informe fsico que custodia y verificar si el nmero total derecomendaciones corresponde al nmero de recomendaciones registras en elSAGU.


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Siel nmero de recomendaciones registradas en el SAGU coincidecon el nmerode recomendaciones del informe fsico, usted NODEBEregistrar ningn dato en elcampo Total Inf. Fsico.

Si el nmero de recomendaciones registradas en el SAGU no coincide con elnmero de recomendaciones del informe fsico, usted DEBEregistrar en el campoTotal Inf. Fsico el nmero total de recomendaciones que ha identificado en elinforme fsico.

Procesos AdministrativosSe muestra el nmero de procesos administrativossegn su estado y nmero total registrado en elSAGU.

Los campos que corresponden al estado: PE, EP, CO, PR, NA y Total de losprocesos administrativos no son editables y solo tienen el propsito de mostrar elestado de los mismos a la fecha del reporte.


Usted debe revisar el informe fsico que custodia y verificar si el nmero de procesosadministrativos que se dispuso iniciar contra los involucrados corresponde al nmeroregistrado en el SAGU.

Siel nmero de procesos administrativos registrados en el SAGU coincidecon elnmero de procesos administrativos que se dispuso iniciar segn el informe fsico,usted NODEBEregistrar ningn dato en el campo Total Inf. Fsico.

Siel nmero de procesos administrativos registrados en el SAGU no coincideconel nmero de procesos administrativos que se dispuso iniciar segn el informe fsico,usted DEBE registrar en el campo Total Inf. Fsico el nmero total de procesosadministrativos que se dispuso iniciar.

Procesos Civiles Se muestra el nmero de procesos civiles segn suestado y nmero total registrado en el SAGU.

Los campos que corresponden al estado: PE, EP, IM, ARy Totalde los procesosciviles no son editables y solo tienen el propsito de mostrar cuantitativamente elestado de los mismos a la fecha del reporte.



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Usted debe revisar el informe fsico que custodia y verificar si el nmero de procesosciviles que se dispuso iniciar contra los involucrados corresponde al nmeroregistrado en el SAGU.

Siel nmero de procesos civiles registrados en el SAGU coincidecon el nmero deprocesos civiles que se dispuso iniciar segn el informe fsico, usted NO DEBEregistrar ningn dato en el campo Total Inf. Fsico.

Siel nmero de procesos civiles registrados en el SAGU no coincidecon el nmerode procesos civiles que se dispuso iniciar segn el informe fsico, usted DEBEregistrar en el campo Total Inf. Fsico el nmero total de procesos civiles que sedispuso iniciar.

Procesos Penales Se muestra el nmero de procesos penales segn suestado y nmero total registrado en el SAGU.

Los campos que corresponden al estado: PE, EP, IM, ARy Totalde los procesospenales no son editables y solo tienen el propsito de mostrar cuantitativamente elestado de los mismos a la fecha del reporte.


Usted debe revisar el informe fsico que custodia y verificar si el nmero de procesospenales que se dispuso iniciar contra los involucrados corresponde al nmeroregistrado en el SAGU.

Siel nmero de procesos penales registrados en el SAGU coincidecon el nmerode procesos penales que se dispuso iniciar segn el informe fsico, usted NODEBEregistrar ningn dato en el campo Total Inf. Fsico.

Si el nmero de procesos penales registrados en el SAGU no coincide con elnmero de procesos penales que se dispuso iniciar segn el informe fsico, ustedDEBEregistrar en el campo Total Inf. Fsico el nmero total de procesos penales

que se dispuso iniciar.

Guardar __ Esta opcin le permite guardar la informacin que registra progresivamente,pudiendo reanudar el registro en otra hora o fecha posterior.

Concluir __

Una vez que haya concluido con el registro de toda la informacin que correspondeal ao seleccionado, usted debe dar clic en esta pestaa. Automticamenteaparecer el siguiente mensaje:


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Ud. ha culminado el registro de la informacin que corresponde al ao [ao que seregistra]. Esta informacin tiene carcter de declaracin jurada, y puede serdescargada de la plataforma del SAGU Web que administra la CGR. Est seguro deconcluir el proceso de registro? Una vez aceptado el registro no puede sermodificado.

Si usted est seguro de concluir el proceso debe dar clic en la pestaa Aceptar, con lo cualconcluye el registro de informacin respecto del ao seleccionado el cual no podr sermodificado.

Si usted no est seguro de concluir el proceso debe dar clic en la pestaa Cancelar ycontinuar con el registro o las modificaciones que considere necesarias.

1.2 INSTRUCCCIONES PARA EL REGISTRO DE DATOS EN EL CAMPO INFORMES NO REGISTRADOS EN EL SISTEMA

Para iniciar el registro de datos que corresponde al campo INFORMES NO REGISTRADOS EN EL SISTEMA, usted debe ubicarse en laparte superior de la plataformadel SAGU web y ubicar la pestaa de SEGUIMIENTO, en la cual automticamente se desplegar tres opciones, debe elegir la que se encuentra ubicada al final que sealaINVENTARIO DE INFORMES DE ACCIONES DE CONTROL y dar clic en INFORMES NO REGISTRADOS EN EL SISTEMA.

Solo cuando tenga en custodia informes aprobados en el perodo 2009-2014 que no se encuentran registrados en el SAGU, usted proceder al registro de datos, de acuerdoa las instrucciones que a continuacin se detallan:

Campo del reporte Instruccin

rgano Auditor Para activar los campos debe dar clic en la pestaa Edit. Usted debe seleccionar el rgano auditor que ejecuto la auditora (CGR/OCI/SOA).

Nmero de Informe Usted debe registrar el nmero del informe fsico que tiene en custodia, para ello dispone de 20 caracteres.

Tipo de Informe Usted debe seleccionar el tipo de informe fsico que tiene en custodia (Informe Administrativo

(Largo)/Informe Especial/Dictamen Financiero/Dictamen Presupuestal/Informe de Gestin/Reportede Deficiencias Significativas).

Comentario

Si usted desea registrar aclaraciones o precisiones del informe que registra, debe dar clic en la imagen deldocumento, se abrir un campo en el que puede registrar sus comentarios con un mximo de 300 caracteres.

Una vez culminado el registro de sus comentarios, debe dar clic en la opcin GUARDAR. Si no desea guardar sus comentarios debe dar clic en la opcin SALIR.


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Observaciones/Recomendaciones/ProcedimientosAdministrativos/Procesos Civiles/ProcesosPenales

Usted debe registrar solo el nmero total de las Observaciones/Recomendaciones/ProcedimientosAdministrativos/Procesos Civiles/Procesos Penales que ha verificado de acuerdo al informe fsico quecustodia.

Grabar Esta opcin le permite grabar la informacin registrada por cada informe.

Concluir

Una vez que haya concluido con el registro de datos de los informes que custodia, usted debe dar clic en lapestaa Concluir.Automticamente aparecer el siguiente mensaje:

Ud. ha culminado el registro de la informacin. Esta informacin tiene carcter de declaracin jurada, y puedeser descargada de la plataforma del SAGU Web que administra la CGR. Est seguro de concluir el procesode registro? Una vez aceptado el registro no puede ser modificado.

Si usted est seguro de concluir el proceso debe dar clic en la pestaa Aceptar, con lo cual concluye el registro deinformacin respecto del ao seleccionado el cual no podr ser modificado.

Si usted no est seguro de concluir el proceso debe dar clic en la pestaa Cancelary continuar con el registro o lasmodificaciones que considere necesarias.

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