INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN DE VIÁTICOS

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INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN DE VIÁTICOS

2018

GERENCIA ADMINISTRATIVA

1

2

Contenido

Introducción ...................................................................................................................................... 3

Objetivo ............................................................................................................................................. 3

Base Legal .......................................................................................................................................... 3

Alcance .............................................................................................................................................. 4

Definiciones ....................................................................................................................................... 4

Disposiciones generales ..................................................................................................................... 5

Viáticos para Misión Oficial Interna .................................................................................................... 6

Cuota de Viáticos a reconocer por misión oficial interna ................................................................ 7

Anticipos por misiones oficiales internas ........................................................................................ 7

Viáticos por misión oficial externa ...................................................................................................... 8

Cuota de viáticos a reconocer por misión oficial al exterior ............................................................ 9

Procedimiento para el pago de viáticos. ............................................................................................12

Vigencia ............................................................................................................................................14

3

Introducción

Para el cumplimiento de los objetivos institucionales encomendados y la operativización de las

actividades, se hace necesario que el personal de las diferentes unidades organizativas que integran el

Instituto de Acceso a la Información Pública se desplace a nivel nacional e internacional para efectuar

dichas labores. En este sentido se ha elaborado el presente Instrumento administrativo con el

propósito de disponer de lineamientos especiales para regular el pago de viáticos, en concepto de

alimentación, alojamiento del personal, gastos de transporte y otros; cuando sean designados en el

cumplimiento de misiones oficiales.

Objetivo

Establecer lineamientos específicos para el pago de viáticos al personal del IAIP, en el desarrollo de

misiones oficiales al interior y exterior del país, a fin de gestionar el pago oportuno y el control interno

necesario.

Base Legal

Disposiciones Generales de Presupuestos: Art. 105 y 113, numeral 8. Publicado en el Diario

Oficial N239, Decreto # 3, Tomo 281, de fecha 23/12/1983.

Reglamento General de Viáticos de la Corte de Cuentas de la Republica.

Decreto N°53 “Reglamento General de Viáticos”, publicado en el Diario Oficial N°112, Tomo

331, Publicado el 18 de junio de 1996.

Decreto N° 15 “Reformas al Reglamento General de Viáticos”, publicado en el Diario Oficial N°

51, Tomo 402, de fecha 17 de marzo de 2014.

Reglamento para el control de misiones oficiales realizadas por funcionarios y empleados del

sector público y municipal Art. 3, publicado en el Diario Oficial N° 241, Tomo 401, de fecha 21

de diciembre de 2013.

Reformas al reglamento para el control de misiones oficiales realizadas por funcionarios y

empleados del sector público y municipal. Art 5, publicado en el Diario Oficial N° 193, Tomo

405, de fecha 17 de octubre de 2014.

Instructivo n° 5-060 Ministerio de Hacienda (Asignación de cuotas de viáticos por misiones

oficiales al exterior de funcionarios y Empleados Públicos)

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Alcance

El presente instructivo será aplicable a funcionarios y empleadas/os del IAIP incluyendo al personal

por Ley de salario, Contrato y bajo la modalidad de servicios profesionales.

Definiciones

Para los efectos del presente instrumento normativo se entenderá por:

Empleado Público: Persona natural que presta temporal o permanentemente servicios dentro de la

administración pública y que actúan por orden o delegación del funcionario o superior jerárquico,

dentro de las facultades establecidas en su cargo.

Funcionario Público: Persona natural que presta temporal o permanentemente servicios dentro de la

administración pública, con facultad para tomar decisiones dentro de las atribuciones de su cargo.

Gastos de transporte: Los gastos que efectúe el personal para el traslado o movilización física de un

lugar hacia otro en el desempeño de misión oficial, por medio de transporte público o particular.

Misión oficial: Todo acto administrativo oficial que el personal realiza en representación del IAIP, por

instrucciones o delegación de la Jefatura inmediata y/o Superior fuera de su sede oficial.

Sede oficial: Lugar en el que se encuentran ubicadas las Oficinas del IAIP.

Viáticos: Erogación de dinero que el IAIP reconoce para sufragar gastos de alimentación y/o

alojamiento a las personas que viajen en misión oficial, en el desempeño de una misión.

PLENO: Máxima autoridad del Instituto conformado por todos los comisionados.

IAIP: Instituto de acceso a la información pública.

UFI: Unidad Financiera Institucional.

FCMF: Fondo circulante del monto fijo.

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Disposiciones generales

1. Se reconocerán viáticos a las personas que estén trabajando para el IAIP bajo la modalidad de

Servicios Profesionales siempre y cuando se les asignen actividades específicas en misiones

oficiales con personal de la institución.

2. Las Jefaturas del IAIP deben llevar un registro de las misiones oficiales autorizadas a su unidad en

el interior del país, indicando por cada misión el número de personas participantes, lugar de

destino, monto de gastos en concepto de viáticos, transporte y otros gastos (según anexo 1).

3. Cuando el funcionario o empleado tenga dificultades de alojamiento en el lugar donde se haya

asignado la misión oficial, podrá alojarse en otro lugar cercano que le permita facilidades y

condiciones mínimas de seguridad e higiene, para lo cual, también se le reconocerán los gastos de

transporte en que incurra, debiendo presentar la debida justificación del caso.

4. No será aplicable el pago de viáticos internos al personal cuyo salario mensual sea mayor o igual a

dos mil cuatrocientos dólares de los estados unidos de américa ($2,400.00). Exceptuando misiones

oficiales en que se deba pernoctar en localidades fuera de San Salvador, en estos casos se

brindaran viáticos por alojamiento.

5. No se devengará cuota de viáticos cuando la misión se efectúe en un radio menor de 15 kilómetros

de la sede oficial.

6. En misiones oficiales al exterior, la UFI/Presupuestos será la responsable del cálculo de los viáticos,

así también la UFI/ Tesorería será la encargada de gestionar el pago de viáticos ante el Ministerio

Hacienda previa presentación de recibo por parte del beneficiario, con ocho días hábiles de

anticipación.

7. En las misiones oficiales externas se entregará informe sobre los logros obtenidos, el informe debe

entregarse a más tardar ocho días posteriores a la misión oficial, en el formato establecido (anexo

5: contenido del informe de resultados)

8. El pago de viáticos se efectuará en orden cronológico en que se presenten los documentos para su

trámite. El pago podrá hacerse mediante cheques o efectivo.

9. Será responsabilidad de cada funcionario o empleado, a quien se le haya asignado una misión

oficial, el cumplimiento fiel, correcto, y real de la misma, por lo que ninguna de sus acciones

relacionadas con el devengar y cobrar de viáticos y gastos de transporte, deberá reñir con tales

preceptos; de lo contrario, responderá por sus actuaciones ante su jefe inmediato superior, quien

tomará las medidas administrativas que correspondan. Queda terminantemente prohibido a los

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jefes de las unidades organizativas, que autoricen o firmen viáticos y gastos de transporte, que no

se apeguen a los preceptos establecidos, so pena de las sanciones administrativas que

correspondan.

10. Los casos no previstos en el presente Instructivo serán resueltos por la máxima autoridad del IAIP

en coordinación con la Gerencia Administrativa y la Unidad Financiera Institucional.

Viáticos para Misión Oficial Interna

Se reconocerá el pago de viáticos al personal del IAIP, cuando cumpla misión oficial al interior del país,

por delegación de la jefatura inmediata o superior o quien haga sus veces por la naturaleza de sus

funciones.

Para el cobro de los viáticos será indispensable que el solicitante presente a la persona encargada de

Fondo Circulante de Monto Fijo/Caja Chica del IAIP, memorándum autorizado por la Gerencia

Administrativa, en el cual se informa del objetivo de la Misión Oficial, cantidad de personas a participar,

fechas y horarios de la actividad, así como entrega de constancia de permanencia con firma y sello de

la institución pública ubicada en el lugar de destino de la misión, así como la hora de llegada y salida

del lugar.

La persona que viaje en misión oficial, tendrá derecho, además de la cuota de viáticos, a que se le

facilite el transporte desde la sede oficial al lugar de la misión y viceversa, en cualquiera de las formas

siguientes:

1. Podrá asignarse vehículo y motorista institucional para el transporte, desde la sede oficial al lugar

de la misión y viceversa, siempre y cuando exista disponibilidad de unidades de transporte

institucional y se hayan efectuado las programaciones y solicitudes en el formulario

correspondiente, de forma oportuna.

2. Si la misión se cumple en vehículos de transporte público, se le reconocerá el valor de la tarifa

establecida por el Vice Ministerio de Transporte para el servicio ordinario tanto de buses y

microbuses urbanos e interdepartamentales. Si para el desempeño de una misión oficial se

utilizará transporte institucional no se reconocerá ningún valor de gasto de transporte en concepto

de viáticos.

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Cuota de Viáticos a reconocer por misión oficial interna La cuota de viáticos por persona dentro del territorio nacional, se reconocerá en los siguientes montos:

1) Gastos de Alimentación: Se tendrá derecho a una cuota diaria de viáticos por alimentación hasta

por la cantidad de ONCE 00/100 DÓLARES ($ 11.00) distribuido de la siguiente manera:

Desayuno: Tres 00/100 dólares ($ 3.00)

Almuerzo: Cuatro 00/100 dólares ($ 4.00)

Cena: Cuatro 00/100 dólares ($ 4.00).

Para tener derecho a la cuota de desayuno, la misión oficial deberá comenzar antes de las 7.00 a.m.;

para la cuota de almuerzo la misión deberá iniciar durante la mañana y prolongarse hasta las 12:30

p.m. o posteriormente y para tener derecho a la cuota de la cena, la misión deberá concluir después

de las 6:00 p.m.

En el caso de misiones que requieran desarrollarse en horarios nocturnos se reconocerá derecho a

viático de cena a partir de las 6:00 p.m., además, si la misión finaliza posterior a las 4:30 a.m. se

reconocerá cuota de viático para desayuno. Para estos casos deberán existir documentos y/o registros

que comprueben la misión a realizar.

No será necesario comprobar los gastos incurridos en alimentación; sin embargo, las jefaturas

respectivas deberán verificar la permanencia de los empleados en los lugares en donde se realice la

misión oficial.

Cuando el hotel o el organizador del evento proporcionen alimentación al personal participante no se

deberá solicitar viáticos bajo ese concepto. En la cotización o agenda se deberá especificar con claridad

dicha situación.

2) Gastos de alojamiento: Se reconocerá cuota de hasta US$25.00 dólares por hospedaje, cuando por

circunstancias geográficas y de seguridad, el monto exceda del valor base definido, la Gerencia

Administrativa podrá autorizar el pago del complemento, previa justificación y contra entrega de

factura o comprobante de crédito fiscal. Para liquidar los gastos de alojamiento será necesario

presentar factura o comprobante de crédito fiscal.

Anticipos por misiones oficiales internas

1. Para el trámite del anticipo de viáticos, se deberá presentar memorándum autorizado por la

Gerencia Administrativa al Encargado de Caja Chica, con al menos un día hábil de anticipación a

la salida en misión oficial.

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2. Para brindar anticipos de viáticos para realizar Misión Oficial interna se realizara mediante

emisión de recibo (Ver anexo 2), los cuales deberán ser liquidados a más tardar dentro de tres

días hábiles posteriores a la finalización de la misión, según el formulario establecido con la

información completa y debidamente firmado, incluyendo constancia de estadía. No se aceptará

nueva solicitud de anticipo, si la persona solicitantes no ha liquidado los viáticos anteriores.

Viáticos por misión oficial externa

Toda misión oficial al exterior deberá constar con un Acuerdo emitido por el Pleno, en el cual se

contemplarán los siguientes aspectos:

a) Nombre y cargo del funcionario o empleado

b) Objetivo, justificación o beneficio institucional

c) Duración de la misión, en concordancia con las fechas del evento o invitación.

d) País de destino

e) Fuente de financiamiento indicando quien va a sufragar pasaje, viáticos y otros gastos.

f) En caso que la misión obedezca a una invitación deberá hacerlo constar dejando copia de

la invitación en el expediente

g) Cuando la misión oficial sea financiada total o parcialmente por organismos o instituciones

cooperantes, se deberá dejar constancia.

El personal del IAIP que realicen misiones oficiales al exterior del país que sean invitados por

Gobiernos, Instituciones, Organismos Internacionales o Empresas y que cualquiera de estos sufraguen

los gastos en su totalidad, no tendrán derecho al cobro de viáticos. En aquellos casos que los gastos

de estadía, transporte o alimentación, sean parciales o que no se cubran en su totalidad, el funcionario

o empleado debe solicitar el complemento de los mismos, dicha solicitud se someterá a autorización

de Pleno.

Por cada misión oficial realizada, el servidor que participa, debe rendir un informe de logros. Es

responsabilidad de la jefatura de unidad contar con el expediente de cada viaje efectuado en

concordancia con los requisitos establecidos.

El servidor que participe en misiones oficiales debe replicar el conocimiento adquirido entre los

miembros de la unidad correspondiente y con aquellas que tengan vinculación con los temas tratados.

Dejando constancia e informar recursos humanos. Las experiencias adquiridas deben ser puestas en

práctica para la mejora de los procedimientos o servicios que el instituto lleva a cabo.

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Cuota de viáticos a reconocer por misión oficial al exterior La cuota de viáticos diarios por persona fuera del territorio nacional, se reconocerá en los siguientes

montos:

1. Comisionados propietarios y suplentes del IAIP:

A. México, Centroamérica, Panamá y al Caribe:

a. México D.F. y Managua $210

b. Otras ciudades $190

B. Sur América:

a. Perú, Brasilia, Sao Paulo, Buenos Aires, Santiago de Chile $240


C. Canadá y Estados Unidos de América $225

D. Europa:

a. Venecia, Zurich, Bucarest, Sofia, Moscú $300

b. Londres, Paris, Amsterdam, Bruselas, Suecia, Berlín, $260

Hamburgo, Salzburgo, San Petersburgo.

c. Otras Ciudades $225

E. Asia, Africa, Oceania:

a. Tel Aviv, Tokio, Hong Kong $325

b. Damasco, Shangai, Seúl, Chejú, Ruanda $300


2. Directores, Gerentes, Jefes y funcionarios de categoría similar:




B. Sur América:




D. Europa:

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3. Empleados en general:




B. Sur América:




D. Europa:









A los funcionarios y empleados que viajen por vía área fuera del territorio nacional, se le asignará una

cuota única de $45.00 dólares en concepto de gastos de terminal, para cubrir costos de transporte al

aeropuerto, propina, etc. Siempre que estos gastos no estén incluido en el costo del boleto aéreo.

Para los días de ida y regreso, se reconocerá en concepto Gastos de Viaje, las siguientes cantidades:

1. Asia, Oceanía y África, el equivalente a cuatro cuotas de viáticos, dos cuotas para ida y dos cuotas

para el regreso.

2. Canadá, Sur América y Europa, el equivalente a tres cuotas de viáticos, cuota y media para la ida y

cuota y media para el regreso.

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3. Otros países de América, el equivalente a cuota y media de viáticos; una cuota para la ida y media

cuota para regreso.

No será necesario comprobar los gastos incurridos en concepto de cuota de viáticos, gastos terminales

y gastos de viaje.

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Procedimiento para el pago de viáticos.

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CÓDIGO

Pago de viáticos en misiones internas

LLLL- 1 - AA - V - 1 - 2018

VERSIÓN ELABORACIÓN

Febrero 2018

¿Unidad Organizativa:

Servicios Generales

Responsable:

Encargado de Fondo Circulante de Monto Fijo/Caja chica

Objetivo: Definir los pasos a seguir para el pago de viáticos al personal en el cumplimiento de misiones internas.

Paso Tiempo Responsable Actividad

1. Jefatura de Unidad solicitante

Elabora solicitud de viáticos mediante memorándum a la Gerencia Administrativa especificando actividad a desarrollar, día, horario y personal participante

2. Gerente Administrativo

Autoriza el trámite para la gestión de pago de viáticos y remite a Encargado de caja chica.

3. Personal que solicita viáticos

Elabora recibo detallando lugares visitados, fecha, hora de salida y llegada debidamente firmado (según anexo 1)

4. Jefatura de Unidad solicitante

Revisa y firma de Visto Bueno el recibo de viáticos


Remite liquidación de viáticos dentro de tres días hábiles de haber finalizado la misión a Encargada de la caja chica.

6. Encargado de FCMF/Caja Chica

Verifica y autoriza el monto a cancelar, según documentación presentada.

7. Gerente Administrativo

Autoriza el desembolso, con visto bueno de documentación remitida por Encargado de caja chica.

8. Encargado de FCMF/Caja chica

Clasifica, realiza y registra el pago en efectivo


Recibe pago en efectivo y firma documentación de respaldo

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CÓDIGO

Pago de viáticos en misiones fuera del país

LLLL- 1 - AA - V - 1 - 2018

VERSIÓN ELABORACIÓN

Febrero 2018

Unidad Organizativa:

Pleno Unidades Organizativas

Responsable:

Pleno UFI Secretaria de Presidencia

Objetivo: Definir los pasos a seguir para el pago de viáticos al personal en el cumplimiento de misiones.

Paso Tiempo Responsable Actividad

1. Solicitante de viáticos

Presenta solicitud de pago de viáticos a Presidencia para que se

presente a Pleno, incluyendo: Nombre y cargo de funcionarios o

empleados que realizaran misión oficial, objetivo, justificación o

beneficio institucional, duración de la misión, País de destino,

invitación recibida, agenda de la actividad, especificar si la misión

oficial sea financiada total o parcialmente por organismos o

instituciones cooperantes.

2. Pleno

Emite acuerdo donde se detalla como mínimo: Nombre y cargo de funcionarios o empleados que realizaran misión oficial, objetivo, justificación o beneficio institucional, duración de la misión, País de destino, invitación recibida, agenda de la actividad, especificar si la misión oficial sea financiada total o parcialmente por organismos o instituciones cooperantes. Autoriza a realizar las modificaciones presupuestarias para el pago de boleto aéreo y viáticos, si es el caso.

3. Secretaria de Presidencia

Margina acuerdo de Pleno en original a la Unidad Financiera Institucional y Unidad Solicitante.

4. UFI/Presupuestos

Realiza cálculo de viáticos en base a tabla autorizada para el pago, contando los días estipulados para el cumplimiento de la misión de acuerdo a agenda o invitación y a punto de acta.

5. UFI/Presupuestos

Informa al personal designado sobre cantidad de viáticos a recibir para el cumplimiento de la misión oficial. (Ver anexo 3)

6. Personal designado en misión oficial

Emite recibo de pago de viáticos a la Unidad Financiera Institucional. (Ver anexo 4)

7. UFI/Tesorería Gestiona los fondos ante el Ministerio de Hacienda, previo a la presentación de recibo.

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8. UFI/Tesorería Realiza depósito de viáticos autorizados en cuenta o emite cheque al

personal designado para la misión.

Vigencia El presente Instructivo entrará en vigencia a partir del día de su aprobación y su revisión y/o

actualización será en un plazo no mayor a dos años o cuándo amerite cambios a solicitud de algún

interesado.

15

Anexos

16

.

Anexo 1 Instituto de Acceso a la Información Pública Recibo para el pago de viáticos

Referencia: _____________________

Por la cantidad de:________________________________________________ $ _______________

Recibí de persona encargada de la caja chica del Instituto de Acceso a la Información Pública, la

cantidad de: _____________________________________________________________ 00/100

dólares.

En concepto de pago de viáticos, según detalle de lugares visitados:

Viáticos

Fecha

Detalle del viatico /lugar de salida y llegada

Hora salida de la institución

Hora llegada a la

institución

Transporte

Alimentación

Total a pagar:

DATOS A COMPLETAR POR UNIDAD SOLICITANTE

Lugar y Fecha:______________________________________________________________________

Solicitante: ____________________________________________ Sueldo $: ___________________

Cargo: _________________________________________ Unidad: ___________________________

Misión/ actividades o logros: ________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

Vo Bo Jefe de Unidad Organizativa

Nombre: ______________________________________________ Firma: _______________________

Sello

Firma de Recibí conforme: _______________________________

USO EXCLUSIVO DE AUTORIZACIÓN DE PAGO Verifico información: Autoriza: Firma y sello Firma y sello Nombre: Nombre Encargado Caja Chica Gerente Administrativo

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Instituto de Acceso a la Información Pública

Anexo 2 Recibo para el pago de anticipos

RECIBO PROVISIONAL No. Xxxx

Por $ Recibí del Encargado de Fondo Circulante del Monto Fijo la cantidad de En concepto de Justificación San Salvador de de

Recibí conforme Autorizado por

Firma

Firma

Nombre Nombre

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Anexo 3

Formulario para el cálculo de viáticos

Instituto de Acceso a la Información Pública

Unidad Financiera Institucional

Calculo de viáticos

Misión oficial: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Calculo de viáticos Empleado Total

Gasto de terminal $ $

El xxx de diciembre gastos de ida

$ $

El xxx de diciembre viáticos $ $

El xxx de diciembre viáticos $ $

El xxx de diciembre gastos de viaje de regreso

$ $

Total $ $

Pasaje $ $

Gasto total por persona $ $

Consideraciones

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Anexo 4

Recibo de viáticos por misiones al exterior.

Por $ 0.00.00

Recibí del INSTITUTO DE ACESO A LA INFORMACION PUBLICA, la cantidad de

_________________________00/100 Dólares ($ 0.000.00) en concepto de viáticos y gastos

de viaje para participar en ______________________________ a desarrollarse en

_____________________________. El evento se desarrollará en el periodo comprendido del

_________________________al _______________________, por lo que se estará viajando

desde el día __________________ al _________________del corriente año. Según detalle:

Día ----------- gastos de ida $ 000.00

Día ------------viáticos $ 000.00

Día ------------viáticos $ 000.00

Día ------------viáticos $ 000.00

Día ------------viáticos $ 000.00

Día ------------viáticos $ 000.00

Día ----------- gastos de regreso $ 000.00

Total a recibir $ 000.00

San Salvador, ____________-de 201xxx.

Nombre de quien recibe:

DUI:

NIT:

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Anexo 5

Informe de resultados.

I. Título de la actividad/intercambio/ proyecto realizado

II. Objetivo de la actividad/intercambio/ proyecto realizado

III. Antecedentes de la actividad/intercambio/ proyecto realizado

IV. Resultados obtenidos/intercambio/ proyecto realizado

V. Proyectos / actividades propuestas como resultado de la actividad

VI. Conclusiones y/o recomendaciones

VII. Anexos

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Documents

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