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IN-GC-GCA-02 Registrar Acciones de Mejoramiento en el SIGC Página 1 INSTRUCTIVO PARA REGISTRAR ACCIONES DE MEJORAMIENTO EN EL SISTEMA INTEGRAL PARA LA GESTIÓN DE LA CALIDAD (SIGC) Código: IN-GC-GCA-02 Versión: 03 Fecha: 18/03/2016 Tabla de contenido INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 2 1. ACCESO AL SIGC ........................................................................................................................... 4 2. REGISTRAR UNA SOLICITUD PARA IMPLEMENTAR UNA ACCIÓN DE MEJORAMIENTO .............. 5 3 CONSULTAR EL ESTADO DE LAS ACCIONES DE MEJORAMIENTO .............................................. 11 4. CONSULTAR O MODIFICAR LA INFORMACIÓN DE APERTURA DE UNA ACCIÓN: ...................... 14 5. REGISTRAR EL ANÁLISIS DE UNA ACCIÓN DE MEJORAMIENTO ................................................ 16 6 REGISTRAR EL PLAN DE ACCIÓN ................................................................................................ 20 7. APROBAR EL PLAN DE ACCIÓN .................................................................................................. 24 8. ACTUALIZAR LA REALIZACIÓN DE UNA ACTIVIDAD ASIGNADA ................................................. 26 9. APROBAR LA EVIDENCIA DE UNA ACTIVIDAD REALIZADA........................................................ 29 10. REALIZAR CONTROL DE EFICACIA .............................................................................................. 31 11. TAREAS PENDIENTES ................................................................................................................. 35 11.1 Consultar las tareas pendientes ............................................................................................................ 35 11.2 Registrar la ejecución de tareas pendientes ......................................................................................... 36

INSTRUCTIVO PARA REGISTRAR EN EL SISTEMA … Registrar acciones... · El presente instructivo describe la forma en que deben registrarse dichas acciones en el módulo de Acciones

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IN-GC-GCA-02 Registrar Acciones de Mejoramiento en el SIGC Página 1

INSTRUCTIVO PARA REGISTRAR ACCIONES DE MEJORAMIENTO

EN EL SISTEMA INTEGRAL PARA LA GESTIÓN DE LA CALIDAD (SIGC)

Código: IN-GC-GCA-02

Versión: 03

Fecha: 18/03/2016

Tabla de contenido INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 2

1. ACCESO AL SIGC ........................................................................................................................... 4

2. REGISTRAR UNA SOLICITUD PARA IMPLEMENTAR UNA ACCIÓN DE MEJORAMIENTO .............. 5

3 CONSULTAR EL ESTADO DE LAS ACCIONES DE MEJORAMIENTO .............................................. 11

4. CONSULTAR O MODIFICAR LA INFORMACIÓN DE APERTURA DE UNA ACCIÓN: ...................... 14

5. REGISTRAR EL ANÁLISIS DE UNA ACCIÓN DE MEJORAMIENTO ................................................ 16

6 REGISTRAR EL PLAN DE ACCIÓN ................................................................................................ 20

7. APROBAR EL PLAN DE ACCIÓN .................................................................................................. 24

8. ACTUALIZAR LA REALIZACIÓN DE UNA ACTIVIDAD ASIGNADA ................................................. 26

9. APROBAR LA EVIDENCIA DE UNA ACTIVIDAD REALIZADA ........................................................ 29

10. REALIZAR CONTROL DE EFICACIA .............................................................................................. 31

11. TAREAS PENDIENTES ................................................................................................................. 35

11.1 Consultar las tareas pendientes ............................................................................................................ 35

11.2 Registrar la ejecución de tareas pendientes ......................................................................................... 36

IN-GC-GCA-02 Registrar Acciones de Mejoramiento en el SIGC Página 2

La metodología para formular acciones correctivas, preventivas y de mejora se encuentra descrita en el procedimiento PR-GE-GCA-02 Acciones de Mejoramiento del Proceso de Gestión de la Calidad (GCA). El presente instructivo describe la forma en que deben registrarse dichas acciones en el módulo de Acciones de Mejoramiento del Sistema Integrado para la Gestión de la Calidad (SIGC) disponible en www.udem.edu.co. Este módulo permite gestionar todo el proceso de mejora continua desde la generación de una acción hasta su evaluación y cierre. Para un mejor entendimiento de este instructivo, son aplicables los términos y definiciones dados en la norma ISO 9001:2008 y los siguientes:

Acción correctiva: Acción emprendida para eliminar la causa de una no conformidad real detectada u otra situación no deseada, con el propósito de evitar que vuelva a ocurrir.

Acción de mejora: Acción emprendida para aumentar la capacidad de cumplir los requisitos.

Acción preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.

Acciones de mejoramiento: Nombre dado en la Universidad al conjunto de acciones que permiten la mejora continua del proceso (Correctivas, preventivas y de mejora). Igualmente así se denomina el módulo del SIGC que permite gestionar dichas acciones.

Instructivo: Documento que describe detalladamente la forma “como” debe ejecutarse una actividad o tarea para asegurar su realización.

No conformidad real: El no cumplimiento de un requisito especificado o convenido (legal, institucional, de los clientes).

No conformidad potencial: El posible incumplimiento de un requisito especificado o convenido (riesgo).

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o proceso.

Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

Sistema: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan.

SGC: Sistema de Gestión de la Calidad.

SIGC: Sistema Integrado de Gestión de la Calidad (Aplicativo Web). En el registro, seguimiento y evaluación de las acciones de mejoramiento participan los siguientes perfiles:

Líder de proceso: Es el responsable de la ejecución y verificación del cumplimiento de los objetivos del proceso que le ha sido asignado; debe conocer con claridad el alcance y los límites de su proceso para coordinar las actividades de los responsables y miembros del equipo, para asegurar la satisfacción los grupos de interés. En el módulo de Acciones de Mejoramiento tiene acceso para registrar información en todas las etapas y es el único responsable de aprobar el plan de acción y verificar su eficacia.

IN-GC-GCA-02 Registrar Acciones de Mejoramiento en el SIGC Página 3

Enlace: Persona asignada por el líder del proceso para que lo apoye en la ejecución y seguimiento del

proceso. En el aplicativo puede tener todos los roles, exceptuando la aprobación del plan de acción y la verificación de su eficacia que son competencia exclusiva del líder del proceso.

Líder de Acción: Persona asignada por el líder de proceso o enlace, para realizar el análisis, definir el

plan de acción y verificar el cumplimiento de las actividades requeridas para dar solución a lo planteado en una acción de mejoramiento.

Responsable de actividad: Persona asignada por el líder de la acción, para realizar una o varias

actividades definidas dentro de un plan de acción, requerido en la implementación de una acción de mejoramiento.

En el siguiente cuadro se presenta, a modo de resumen, las etapas por las que pasa una acción de mejoramiento en el aplicativo y el perfil responsable de realizar el registro correspondiente:

Una persona puede desempeñar varias roles a la vez. Ejemplo: Puede ser el líder o enlace del proceso, el líder de la acción y a su vez, ejecutar una o varias actividades definidas en el plan de acción.

Líder

procesoEnlace

Líder de

la acción

Responsable

Actividad

dentro del

plan de acción

Comité de

Calidad

1. Registrar solicitud

Identificar y registrar una situación no conforme o problema,

debilidad, fortaleza u oportunidad de mejora y desginar el líder de la

acción

2 X X

2. Analisis de la acción

identificar y registrar la causa raíz de la situación no conforme

(acciones correctivas y preventivas) o identificar los aspectos que

motivan la mejora (acción de mejora)

5 X X X

3. Definición Plan de Acción

Identificar y registrar el plan de acción requerido para solucionar o

mejorar la situación planteada en el registro (actividades,

responsables y plazo de ejecución).

6 X

4. Aprobación del plan de

acción

Si no requiere recursos o inversiones adicionales, lo aprueba el líder

del proceso y si requiere, lo aprueba en última instancia el Comité de

Calidad.

7 X X

5. Realización de las

actividades descritas en el

plan de acción

Realizar y registrar la ejecución de la actividad según asignación y

almacenar la evidencia correspondiente.8 X

6. Aprobación de la

evidencia de una actividad

realizada

De acuerdo con la evidencia almacenada, registrar la aprobación o no

de la actividad realizada.9 X

7. Evaluación de la eficacia de la acciónEvaluar y registrar si el plan de acción que se ejecutó fue o no eficaz. 10 X

Ver

ítemDescripción actividades principales

Etapas de una acción de

mejoramiento

Perfiles que tienen acceso al aplicativo según

Etapa/asignación

IN-GC-GCA-02 Registrar Acciones de Mejoramiento en el SIGC Página 4

1. ACCESO AL SIGC

1.1 Ingrese a www.udem.edu.co y siga la ruta “Servicios” / “Empleados” / “Sistema Integrado para la Gestión de la Calidad” como se observa en la siguiente imagen:

1.2 Registre su usuario y clave de red y en tipo de usuario seleccione “Líder del proceso/enlace” o

“Empleado”, según rol que desempeñe.

IN-GC-GCA-02 Registrar Acciones de Mejoramiento en el SIGC Página 5

2. REGISTRAR UNA SOLICITUD PARA IMPLEMENTAR UNA ACCIÓN DE MEJORAMIENTO

Cualquier empleado puede identificar una situación a mejorar. Pero el registro en el sistema se debe canalizar a través del “líder del proceso/enlace”. Al ingresar al aplicativo en el “Menú Principal”, identifique el título “Acciones de Mejoramiento” y de clic en la opción “Consulta de acciones”, como se observa en la siguiente imagen:

Al ingresar encontrará el siguiente formulario, para registrar una acción nueva de clic en el botón :

IN-GC-GCA-02 Registrar Acciones de Mejoramiento en el SIGC Página 6

Seleccione y/o registre la siguiente información:

2.1 Proceso: Seleccione el proceso al que pertenece la no conformidad, oportunidad de mejora, debilidad o fortaleza que desea reportar.

2.2 Sistema: Seleccione según corresponda:

SGC: Si la no conformidad u oportunidad de mejora está directamente relacionada con un proceso del SGC y es diferente a lo definido en CNA.

CNA: Si la situación a describir fue identificada como debilidad o fortaleza en una visita de pares o en actividades relacionadas con autoevaluación institucional o de programas.

2.3 Tipo de la acción:

Si eligió SGC, seleccione según corresponda: o Acción correctiva: Si la situación que va a registrar corresponde a una no conformidad

real (es decir que ya pasó). Implementar una acción de este tipo tiene como propósito evitar que la situación se vuelva a presentar.

o Acción preventiva: Si la situación que va a registrar corresponde a una no conformidad potencial (es decir que no ha pasado). Implementar una acción de este tipo tiene como propósito evitar que ocurra.

o Acción de mejora: Si la situación que va a registrar no es una no conformidad, pero la implementación de la mejora permitirá aumentar la capacidad del proceso para cumplir con los requisitos. Está relacionada por ejemplo, con recomendaciones y aspectos por mejorar reportados en las auditorías.

Si eligió CNA , seleccione: o Plan de mejoramiento: Si la situación a reportar fue identificada como una debilidad o Plan de mantenimiento: Si la situación a reportar fue identificada como una fortaleza

2.4 Descripción: Redacte de forma clara y coherente la situación no conforme, problemática, debilidad,

fortaleza u oportunidad de mejora detectada en el proceso.

Ejemplo para la redacción de acción correctiva*: Hecho real (falla, incumplimiento, falta o ausencia) + evidencia real+ Requisito incumplido

IN-GC-GCA-02 Registrar Acciones de Mejoramiento en el SIGC Página 7

Ejemplo para la redacción acción preventiva*: Hecho real + evidencia real+ Requisito con riesgo de incumplirse

Ejemplo para la redacción acción de mejora*:

Propósito + estado actual + estado deseado No debe redactarse como un incumplimiento de un requisito, pues se trataría de una no conformidad.

*Para las no conformidades y recomendaciones producto de auditorías internas y externa, las acciones deben registrarse tal y como aparecen redactadas en los informes de los auditores. Igualmente, las debilidades y fortalezas se pueden registrar igual como quedaron redactadas en los documentos fuentes de autoevaluación.

2.5 Detectada por: Ingrese el nombre completo de la persona y cargo que identificó la situación descrita. Adicionalmente registre la entidad cuando sea externo a la Universidad. Ejemplos:

Sandra Botero Botero, Auditor ICONTEC.

Juan Carlos Yepes, Par académico CNA.

Ángela María Hincapié, Jefa programa Ing. Civil.

Nancy Elena Marín, Auditor interno.

2.6 Fuentes: Permite seleccionar el origen o situación en la que se detectó el hallazgo que está ingresando.

2.6.1 Fuentes relacionadas con el SGC:

2.6.2 Fuentes relacionadas con el CNA:

IN-GC-GCA-02 Registrar Acciones de Mejoramiento en el SIGC Página 8

2.6.3 Ingresar Fuentes: Según el sistema que seleccionó le aparecerá el listado de fuentes,

seleccioné la que corresponde, y luego de clic en el botón .

Posteriormente seleccione la fecha en que se detectó dando clic en el botón y guarde. También es

posible eliminar una fuente si la ocasión lo amerita con la Opción , como se observa en la siguiente imagen:

2.7 Requisitos asociados: Para el sistema SGC, seleccione el numeral de la norma que le aplica. Para el sistema CNA, seleccione el factor asociado a la debilidad o fortaleza que está registrando.

2.7.1 Ingresar Requisito asociado: Según el sistema que seleccionó le aparecerá el listado de requisitos. Para el SGC: en factor y característica se despliegan los numerales de la NTC ISO 9001:2008, si conoce este dato seleccione el que corresponde (las no conformidades de auditoria indican el

numeral que se incumple) y luego de clic en el botón . Para el CNA: Se despliegan los factores y características definida por el CNA.

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También es posible eliminar el requisito si la ocasión lo amerita con la Opción , como se observa en la siguiente imagen:

2.8 ¿Cómo realizará la implementación?: Seleccione según corresponda:

Está en ejecución: Seleccione esta opción si tiene un plan de acción en ejecución (o sea en estado “Implementando plan”) con el que se resuelve la nueva situación planteada. (Ver Ilustración 2.8.1).

Nueva: Si la opción planteada es nueva y requiere definir e implementar un plan de acción que resuelva la situación planteada. (Ver Ilustración 2.8.2).

Plan de desarrollo: Si tiene un proyecto definido en el plan de desarrollo 2015-2020 que resuelve la situación planteada. (Ver Ilustración 2.8.3).

2.8.1 Si optó por la opción “Está en ejecución” en el paso 2.8 , active el icono de consulta y luego seleccione:

Número de la acción: Elija el número de la acción de mejoramiento en la cual se está implementando el plan de acción que solucionará el nuevo requerimiento.

Nota: En la lista que se despliega del campo “Número de la acción”, solo aparecerán los números de las acciones de mejoramiento registradas en el proceso y que se encuentren en el estado de “Implementando plan de acción”.

Para finalizar de clic en .

IN-GC-GCA-02 Registrar Acciones de Mejoramiento en el SIGC Página 10

2.8.2 Si optó por la opción “Nueva” en el paso 2.8, seleccione: Número de documento del líder de la acción: Registre el número del documento de identidad de la persona responsable de definir y hacerle seguimiento al plan de

acción y luego seleccione Consultar para que aparezca el nombre de la persona que liderará esta acción.

Nota: En este campo se debe digitar la cedula de un empleado activo en la actualidad. Si no le figura debe consultar con la División de Relaciones laborales el estado de vinculación.

Para finalizar de clic en .

2.8.3 Si optó por la opción “Plan de desarrollo” en el paso 2.8, seleccione:

2.8.3.1 Proyecto: Registre el nombre del Proyecto tal cual como figura en el Plan de Desarrollo 2015-2020). 2.8.3.2 Fase/Actividad: Registre el número y nombre de la fase y la actividad o producto del proyecto, con el que se dará respuesta al nuevo requerimiento (que soluciona la situación planteada). 2.8.3.3 Número de documento del líder de la acción: Registre el número del documento de identidad de la persona responsable del proyecto o encargada de hacerle seguimiento

al avance del proyecto y luego seleccione Consultar para que aparezca el nombre del líder asignado.

Nota: En este campo se debe digitar la cedula de un empleado activo en la actualidad. Si no le figura debe consultar con la División de Relaciones laborales el estado de vinculación.

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Para finalizar el ingreso, de clic en , y le aparecerá el siguiente mensaje:

Si el líder del proceso o enlace, es el mismo líder de la acción, le aparecerá el siguiente mensaje y

deberá continuar con la actividad descrita en el ítem 5:

Este menú se encuentra habilitado para el perfil: “líder del proceso/enlace”. Al ingresar al aplicativo en el “Menú Principal”, identifique el título “Acciones de Mejoramiento” y de clic en la opción “Consulta de acciones”, como se observa en la siguiente imagen:

IN-GC-GCA-02 Registrar Acciones de Mejoramiento en el SIGC Página 12

Seguidamente le aparecerá el formulario que se observa en la siguiente imagen, el cual le permite realizar los siguientes filtros para optimizar su búsqueda:

3.1 Proceso: Le permite seleccionar el (un) proceso (de los) que lidera.

3.2 Estado: Permite filtrar según alguno de los siguientes estados de la acción.

Recibida: En este estado aparecen las acciones que fueron registradas pero aún no se ha confirmado su apertura.

Cerrada: En este estado quedan las acciones registradas y que el líder del proceso rechazó, es decir que no implementó. Las acciones en este estado se presentarán periódicamente al Comité de Calidad para revisar la justificación y el posible impacto de su no implementación.

Pendiente de realizar análisis: En este estado se encuentran las acciones que se van a implementar pero no se han analizado.

Pendiente de realizar plan de acción: Identifica las acciones que van hacer implementadas y tienen el análisis correspondiente, pero aún no tienen registrado el plan de acción (actividades y responsables).

Pendiente de aprobar plan de acción: En este estado queda la acción cuando el plan de acción esta pendiente de ser aprobado por el líder del proceso.

Pendiente de análisis por el Comité de Calidad: En este estado quedan las acciones que requieren recursos adicionales y que por lo tanto, deben ser sustentadas ante el Comité de Calidad para decidir en última instancia sobre su implementación.

Implementando plan de acción: Si la acción se encuentra en este estado significa que el plan de acción está aprobado y se están ejecutando las actividades aprobadas.

o Pendiente de realizar actividad: Es un estado de la actividad cuando la acción se encuentra en “Implementando plan de acción”.

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o Pendiente de aprobar actividad: Es un estado de la actividad cuando la acción de mejoramiento está en “Implementando plan de acción” y significa que ya se registró la realización de la actividad y está pendiente de que se apruebe la evidencia que se almacenó.

Pendiente control de eficacia: En este estado se encuentran las acciones que ya tienen registrado el cumplimiento del plan de acción y están a la espera de ser evaluadas por el líder del proceso para identificar si fueron o no eficaces. Si se evalúa como eficaz, la acción queda en estados Eficaz. Si se evalúa como No eficaz, la acción queda en estado “Pendiente de realizar análisis” y reinicia el flujo para registrar un plan de acción diferente hasta que sea eficaz.

Eficaz: En este estado quedan las acciones que fueron evaluadas por el líder del proceso como Eficaces, o sea que se solucionó o mejoró la situación después de efectuar el último plan de acción propuesto.

3.3 Sistema: Puede seleccionar SGC o CNA y le filtrará solo las acciones que fueron registradas a ese sistema

en el ítem 2.2.

3.4 Tipo acción: Dependiendo del sistema seleccionado podrá filtrar sólo un tipo de acción. Ver ítem 2.3.

3.5 Fecha recepción: Permite seleccionar un rango de fechas relacionadas con el registro de la acción en el aplicativo.

3.6 Número de la acción: Permite seleccionar un rango de números que corresponden al consecutivo asignado automáticamente por el aplicativo cuando se registró la acción.

3.7 Nuevo: Al ingresar a este ícono permite registrar una acción nueva, tal y como se informó en el ítem 2.

Una vez realizado el filtro correspondiente de clic en el boton y le aparecerá un cuadro con las acciones que cumplen con la búsqueda y con la siguiente información: Proceso, Número de la acción, Fecha recepción, Descripción, Estado, Implementada, Número de la acción que la implementa y proyecto, como se observa en la siguiente imagen:

IN-GC-GCA-02 Registrar Acciones de Mejoramiento en el SIGC Página 14

3.8 Proceso: Nombre del proceso

3.9 Número de la acción: Número consecutivo asignado automáticamente por el apicativo.

3.10 Fecha recepción: Fecha en que se registró la acción en el aplicativo.

3.11 Descripción: Situación no conforme, problemática, debilidad, fortaleza u oportunidad de mejora registrada.

3.12 Estado: Ver ítem 3.2

3.13 Implementada: Ver ítem 2.8

3.14 Número de la acción que la implementa: Si en implementada (3.13) aparece en “En ejecución” en esta columna se muestra el numero de la acción con la que se relacionó, es decir que acción del mismo proceso resuelve la situación planteada.

3.15 Proyecto: Si en implementada (3.13) aparece en “Plan de desarrollo”, en esta columna aparecerá el nombre del proyecto con el que resolverá la situación planteada.

3.16 Apertura: Al dar clic sobre la imagen le permitirá consultar o modificar el detalle del registro y apertura de la acción correspondiente. Esta información se detalla en el ítem 4.

3.17 Analisis de Acción: Al dar clic sobre la imagen le permitirá registrar o consultar el detalle relacionado con el analisis de la acción correspondiente. Esta información se detalla en el ítem 5.

3.18 Plan de acción: Al dar clic sobre la imagen le permitirá registrar o consultar el plan de acción correspondiente. Esta información se detalla en el ítem 6.

Si la información registrada en el ítem 2 es correcta y no requiere realizar ninguna modificación dirijase al ítem 5. Este apartado solo aplica para el perfil “líder del proceso/enlace”, si requiere consultar o realizar algun ajuste en la información de apertura de la acción. 4.1 Para modificar o consultar la apertura de una acción de mejoramiento, en el “Menú Principal” del aplicativo identifique el título “Acciones de Mejoramiento” y de clic en la opción “Consulta de acciones”, como se observa en la siguiente imagen:

IN-GC-GCA-02 Registrar Acciones de Mejoramiento en el SIGC Página 15

Seguidamente le aparecerá el formulario de Búsqueda descrito en el ítem 3, para que realice los filtros que requiere.

4.2 Una vez ubique la acción de mejoramiento que desea consultar o modificar presione la opción

apertura , como se muestra en la siguiente imagen:

Y encontrará el siguiente cuadro de información:

Del cual podrá modificar los siguientes ítems:

4.3 Sistema: Ver ítem 2.2

4.4 Tipo de la acción: Ver ítem 2.3

4.5 Aclaraciones: Utilice este espacio si requiere aclarar o mejorar lo redactado en el ítem “Descripción”, de manera que le facilite el análisis y/o implementación de la acción de mejoramiento correspondiente.

IN-GC-GCA-02 Registrar Acciones de Mejoramiento en el SIGC Página 16

4.6 Fuentes: Ver ítem 2.6

4.7 Requisitos asociados: Ver ítem 2.7

4.8 Es de su competencia: Seleccione Si o No. Si No es de su competencia debe registrar la justificación correspondiente y seleccionar el proceso competente para atender la acción y luego

el botón , así como se observa en la siguiente imagen:

4.9 Implementará está acción de mejoramiento: Seleccione Si o No. Si es de su competencia y No la

implementará debe registrar la correspondiente justificación y luego el botón , como se observa en la siguiente imagen:

4.10 Cómo realizará la implementación: Esta selección se activará si anteriormente indicó que si implementará la acción. Ver ítem 2.8

Esta actividad puede ser registrada por los siguientes perfiles “líder del proceso/enlace” o Líder de la acción. Para registrar el analisis de una acción de mejoramiento debe ingresar por el menú de “Tareas pendientes”, como se detalla en el ítem 10, o si es “líder del proceso/enlace “, también puede hacerlo así:

En el “Menú Principal” del aplicativo identifique el título “Acciones de Mejoramiento” y de clic en la opción “Consulta de acciones”, como se observa en la siguiente imagen:

IN-GC-GCA-02 Registrar Acciones de Mejoramiento en el SIGC Página 17

Seguidamente le aparecerá el formulario de Búsqueda descrito en el ítem 3, para que realice los filtros que requiere.

5.1 Una vez ubique la acción de mejoramiento que desea analizar o si requiere consultar el análisis

registrado por el líder de la acción, presione la opción , como se muestra en la siguiente imagen:

5.2 Y encontrará el siguiente cuadro de información:

IN-GC-GCA-02 Registrar Acciones de Mejoramiento en el SIGC Página 18

Para registrar el análisis tenga en cuenta que previamente debió identificar la causa raíz de la no conformidad reportada (para las acciones correctivas y preventivas) o los aspectos que motivan la mejora (para las acciones de mejora). ¿Cómo puede identificar la causa raíz de una no conformidad? Existen diferentes métodos, algunos son: Causa y efecto, porques << Pendiente incorporar en el aplicativo la descripción de algunos métodos para facilitar su implementación>>

Las acciones deben emprenderse contra los factores de mayor causalidad y no contra los que tienen un efecto menor. Por lo tanto, es necesario investigar e integrar toda la información posible para determinar y/o descubrir cuáles son las principales causas y poder así enfocar el plan de acción de manera efectiva.

5.3 Método: Si el tipo de acción a emprender es Correctiva o Preventiva, es necesario seleccionar el método que aplicó para determinar la causa raíz del problema o no conformidad descrita. Si la acción a emprender es de Mejora o del sistema CNA (Plan de Mejoramiento o mantenimiento) no aparecerá esta opción en pantalla.

5.4 Evidencia: Esta opción permite adjuntar el formato o información dónde se evidencia la aplicación

de un método descrito en el paso anterior. Se recomienda almacenar la evidencia del análisis realizado ya que se convierte en el soporte que sustenta la definición del plan de acción que se realizará para solucionar la no conformidad. Para almacenar dicha evidencia, debe seguir los siguientes pasos:

1. Guarde el archivo en formato PDF, en su computador o dispositivo de almacenamiento.

2. Clic en “Seleccionar archivo” y se abre un cuadro de dialogo en el que debe ubicar el lugar o dispositivo donde almacenó la evidencia, seleccione el archivo correspondiente y ábralo, como se observa en la siguiente imagen:

IN-GC-GCA-02 Registrar Acciones de Mejoramiento en el SIGC Página 19

5.5 Aspectos que motivaron la mejora /causa raíz: Registre la causa raíz de la no conformidad o

problema que identificó después de la aplicación del método (aplica para Acción Correctiva o Preventiva). Si la acción a emprender es de Mejora, registre los aspectos que lo motivan para iniciar el mejoramiento.

5.6 Participantes en el análisis: Registre el nombre y cargos de las personas que participaron en la identificación de la causa raíz o de los aspectos que motivan la mejora.

Ejemplo de cómo quedaría el formulario para una acción correctiva o preventiva:

Si esta correcta la información, de clic en el botón y aparecerá el siguiente mensaje:

IN-GC-GCA-02 Registrar Acciones de Mejoramiento en el SIGC Página 20

Esta actividad puede ser registrada por los siguientes perfiles “líder del proceso/enlace” o Líder de la acción. Para registrar el Plan de acción con el que se abordará la acción de mejoramiento debe ingresar por el menú de “Tareas pendientes”, como se detalla en el ítem 10, o si es “líder del proceso/enlace “, también puede hacerlo así:

En el “Menú Principal” del aplicativo identifique el título “Acciones de Mejoramiento” y de clic en la opción “Consulta de acciones”, como se observa en la siguiente imagen:

Seguidamente le aparecerá el formulario de Búsqueda descrito en el ítem 3, para que realice los filtros que requiere.

6.1 Una vez ubique la acción de mejoramiento a la que le va a crear o consultar el plan de acción, de clic

sobre la opción Plan de acción , como se muestra en la siguiente imagen:

Nota: Como requisito para la realización del plan de acción se debe registrar previamente la apertura y el análisis de causa de la acción de mejoramiento. Adicionalmente es necesario identificar las actividades requeridas para solucionar o mejorar la situación descrita con sus responsables.

IN-GC-GCA-02 Registrar Acciones de Mejoramiento en el SIGC Página 21

6.2 Y encontrará el siguiente cuadro de información:

6.3 Para crear las actividades del plan de acción, debe dar clic en la opción correspondiente como se muestra en la imagen anterior.

Y registre la siguiente información por cada actividad que tendrá el plan de acción:

6.3.1 Actividad: Registre la actividad o tarea que se requiere*.

6.3.2 Fecha inicio / Fecha fin: Registre dd/mm/aaaa para identificar el rango de fechas en que se deberá realizar la actividad.

6.3.3 Costo adicional: Si la actividad registrada puede ser realizada con los recursos disponibles no ingrese ningún valor. Si requiere alguna inversión o gasto adicional para desarrollar la actividad coloque el valor correspondiente ($). Tenga presente que las acciones que requieran gastos o inversiones adicionales, requieren revisión y aprobación del Comité de Calidad.

IN-GC-GCA-02 Registrar Acciones de Mejoramiento en el SIGC Página 22

6.3.4 Dependencia: Seleccione la dependencia a la que pertenece la persona responsable de realizar la actividad propuesta.

6.3.5 Cargo: Seleccione el cargo que tiene la persona responsable de realizar la actividad propuesta.

6.3.6 Responsable: Seleccione el nombre de la persona responsable de realizar la actividad propuesta y guarde la información.

*Notas:

Redacte cada actividad de manera clara y completa, de manera que el responsable tenga claridad y certeza sobre la tarea que debe realizar y la evidencia que debe almacenar. Más adelante, el responsable tendrá que confirmar la realización de la actividad y almacenar la evidencia correspondiente. Ver ítem 8.

Igualmente, antes de continuar con este procedimiento, por favor lea cuidadosamente la siguiente información:

6.4 Para agregar una actividad nueva, de clic en , como se resalta en la imagen anterior.

IN-GC-GCA-02 Registrar Acciones de Mejoramiento en el SIGC Página 23

6.5 Y registre la información correspondiente de acuerdo con lo informado en el ítem 6.3. Este procedimiento se debe repetir tantas veces como actividades tenga el plan. Ejemplo de cómo quedaría registrado un plan de acción:

6.6 Seleccione el icono Editar actividad si desea cambiar alguna información de una actividad antes de finalizar la edición del plan de acción. (Ver imagen resaltada anteriormente).

6.7 Revise muy bien las actividades, fechas, costos y responsables propuestos antes de finalizar. Al dar clic

en no permitirá hacer modificaciones. Si el que registró el plan de acción es el líder del proceso y no tiene costo, al finalizar le aparecerá el siguiente mensaje:

Con el anterior mensaje le llega una notificación al correo electrónico de todas las personas a las que se les asignó una actividad, informándoles para que accedan al aplicativo.

IN-GC-GCA-02 Registrar Acciones de Mejoramiento en el SIGC Página 24

Nota: si alguna de las actividades registradas posee un costo superior a 0, el mensaje resultante será el mostrado en la siguiente imagen. La cual explica que el plan de acción pasará a análisis del Comité de Calidad y el analista de la División de Planeación, encargado del SGC, será el que registre la decisión del Comité en el aplicativo:

Si el plan de acción fue registrado por el Líder de la acción o enlace y éste es diferente a líder de proceso, le aparecerá el siguiente mensaje:

7. APROBAR EL PLAN DE ACCIÓN

Esta actividad es exclusiva del líder del proceso.

Si el líder de proceso registró el plan de acción y no tiene costo asociado al darle clic en finalizar,

automáticamente se aprobará el plan de acción y por lo tanto, no debe realizar lo descrito en éste

ítem.

Si el plan de acción fue registrado por el enlace o por el líder de la acción, el líder del proceso puede

ingresar por el menú de “Tareas pendientes”, como se detalla en el ítem 11, o puede hacerlo así:

En el “Menú Principal” del aplicativo identifique el título “Acciones de Mejoramiento” y de clic en la opción “Consulta de acciones”, como se observa en la siguiente imagen:

IN-GC-GCA-02 Registrar Acciones de Mejoramiento en el SIGC Página 25

Seguidamente le aparecerá el formulario de Búsqueda descrito en el ítem 3, para que realice los filtros que requiere.

7.1 Una vez ubique la acción de mejoramiento a la que le va a aprobar el plan de acción, de clic sobre la

opción Plan de acción , como se muestra en la siguiente imagen:

7.2 Y encontrará el siguiente cuadro de información, con la opción de Aprobar o No aprobar:

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Importante:

Revise la información del plan de acción antes de tomar la decisión. Cuando lo crea pertinente,

presione para aprobar el plan de acción y pasar a su ejecución, o presione para realizarle las modificaciones que crea necesarias.

Si seleccionó , le aparecerá el siguiente formulario y deberá seguir las instrucciones que en él se describen:

Si seleccionó , le aparecerá el siguiente mensaje:

8. ACTUALIZAR LA REALIZACIÓN DE UNA ACTIVIDAD ASIGNADA

Esta actividad debe ser registrada por todas las personas que aparecen como responsables de alguna

actividad definida en el plan de acción, cuando han finalizado la actividad o requieren reportar algún

avance.

Ingrese al menú de tareas pendientes como se describe en el ítem 10.1

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8.1 Identifique la tarea “Pendiente de realizar actividad” y seleccione para ver el detalle de la tarea, como se observa en la siguiente imagen:

8.2 Al ingresar registre la siguiente información:

8.2.1 Porcentaje de ejecución: Si la actividad asignada está completada seleccione 100% y siga con el ítem 8.2.2. Si está en proceso puede registrar el avance, seleccionando el porcentaje de

ejecución en el cual se encuentra y de clic en y siga con el ítem 8.2.3. 8.2.2 Evidencia: Si en el paso anterior selecciono 100%, se habilitará esta opción la cual permite adjuntar un documento que evidencie la realización de la actividad asignada, con las siguientes características: Archivo en PDF, que no sobrepase los 2048KB (2MB).

Es necesario almacenar la evidencia como soporte de que realizó la actividad encomendada. Para almacenar dicha evidencia, debe seguir los siguientes pasos:

1. Guarde el archivo en formato PDF, en su computador o dispositivo de almacenamiento.

2. Clic en “Seleccionar archivo” y se abre un cuadro de dialogo en el que debe ubicar el lugar o dispositivo donde almacenó la evidencia, seleccione el archivo correspondiente y ábralo, como se observa en la siguiente imagen:

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Si no desea registrar la justificación de clic en . 8.2.3 Agregar Justificación: Le permite registrar la justificación si hubo demora en la ejecución de la actividad o también puede utilizar este espacio para registrar el avance cuando no ha logrado el cumplimiento del 100%. Al dar clic le aparecerá el siguiente formulario:

Si la actividad está ejecutada en un 100%, seleccione la fecha en que la culminó y la justificación de la demora. Si va a registrar un avance, seleccione la fecha en que reporta el avance y la justificación correspondiente (qué tiene pendiente para lograr el 100% y que le impide cumplir con la fecha final prevista). Si se registró la actividad con un 100% en la ejecución, automáticamente le llegará una tarea pendiente al líder de la acción para que valide la evidencia y pruebe. Ver ítem 9.

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9. APROBAR LA EVIDENCIA DE UNA ACTIVIDAD REALIZADA

Esta actividad debe ser realizada por el líder de la acción.

Ingrese al menú de tareas pendientes como se describe en el ítem 10.1

9.1 Identifique la tarea “Pendiente de aprobar actividad” y seleccione para ver el detalle de la tarea, como se observa en la siguiente imagen:

9.2 Al ingresar encontrará la siguiente información:

Evidencia: Analice la evidencia de la actividad dando clic en el icono . Se descargará el documento evidencia en formato PDF (Este procedimiento es distinto en cada navegador de internet).

Si la evidencia es pertinente a la actividad encomendada seleccione el botón , en caso

contrario seleccione y contacte al responsable de la actividad para que adjunte la evidencia correspondiente.

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Mientras no se apruebe la evidencia de la actividad, el responsable de la actividad puede actualizar

la evidencia ingresando a la tarea “Pendiente de realizar actividad” y seleccionando la imagen , como se observa en la siguiente imagen:

Si la evidencia es aprobada, por el líder de la acción aparecerá un mensaje describiendo la actividad que se ha aprobado, como en el siguiente ejemplo:

Cuando ya se han realizado y aprobado todas las actividades propuestas en el plan de acción, aparecerá adicionalmente el siguiente mensaje, que indican que la acción esta lista para realizar el control de eficacia .

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10. REALIZAR CONTROL DE EFICACIA

Esta actividad es exclusiva del líder del proceso.

Ingrese al menú de tareas pendientes como se describe en el ítem 10.1

10.1 Identifique la tarea “Pendiente de control de eficacia” y seleccione para ver el detalle de la tarea, como se observa en la siguiente imagen:

10.2 Al ingresar encontrará el siguiente formulario:

10.2.1 Evidencia: seleccione el icono para descargar la evidencia registrada a la actividad. Esta evidencia es un documento tipo PDF y el procedimiento depende de cada navegador de internet.

10.2.2 Eficaz: Evalué si el plan de acción que se ejecutó fue o no eficaz para solucionar la no conformidad o mejorar la situación planteada.

Una acción correctiva o preventiva es eficaz, si la acción implementada elimina la causa raíz del problema detectado y/o asegura que esta no genera riesgo futuro (probabilidad de ocurrencia).

Una acción de mejora fue eficaz, si la acción implementada, genera el impacto o resultado esperado de carácter benéfico.

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Si selecciona SI: La acción queda cerrada como EFICAZ.

Si selecciona NO: La acción queda en estado “Pendiente de realizar análisis”, lo que significa que es necesario definir un nuevo plan de acción hasta que sea Eficaz.

Si selecciona PENDIENTE DE MEDICIÓN: Podrá indicar la fecha en que realizará la medición (ítem 10.2.3). Esta opción se utiliza, por ejemplo, cuando para determinar la eficacia de una acción es necesario que pase un tiempo determinado porque se requiere del resultado de un indicador o se realice la medición de satisfacción.

10.2.3 Fecha medición: Si en el ítem 10.2.2 seleccionó “Pendiente de medición”, indique la fecha en que podrá realizar la medición.

10.2.4 Resultado de la medición de eficacia: Registre el análisis o justificación que permita identificar por qué la acción fue o no eficaz.

Guarde la información utilizando el botón . Los siguientes mensajes confirman que la acción fue actualizada:

Si la acción es eficaz:

Y al consultar la acción, esta aparecerá cerrada , como se observa en la siguiente imagen y solo

permitirá consultar la información seleccionando la imagen correspondiente:

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Si la acción no fue eficaz:

a. Para iniciar la creación del otro plan de acción, debe consultar la acción de mejoramiento

como se indica en ítem 3 y luego seleccione la opción de Plan acción :

b. Luego, para agregar el otro plan de acción de clic en , como se observa en la siguiente imagen:

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c. Y por último seleccione la imagen correspondiente al nuevo plan que va a crear:

d. Para crear las actividades que conforman el nuevo plan, siga los pasos descritos en el ítem 6.3.

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11. TAREAS PENDIENTES

11.1 Consultar las tareas pendientes

Para ingresar al aplicativo siga los pasos descritos en el ítem 1. Acceso al SIGC. Al ingresar al aplicativo en el “Menú Principal”, identifique el título “Acciones de Mejoramiento” y de clic en la opción “Tareas pendientes”, como se observa en la siguiente imagen:

11.1.1 Si no tiene tareas pendientes, le aparecerá el siguiente mensaje:

11.1.2 Si tiene tareas pendientes, le aparecerá la siguiente información:

Fecha de asignación /fecha de inicio: Corresponde a la fecha a partir de la cual se debe iniciar la realización de la tarea.

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Tarea: Le permite identificar la(s) tarea(s) pendiente(s), según perfil y asignación:

Descripción: Contiene el detalle de la tarea que debe realizar.

Porcentaje de ejecución: Muestra el porcentaje registrado sobre la ejecución de la tarea.

Proceso: Muestra el proceso al cual pertenece la tarea asignada.

Secuencia de la acción de mejora: Identifica el número consecutivo que tiene la acción.

Detalle: Al dar clic en permite conocer mayor información de la tarea asignada y registrar la realización de la tarea.

11.2 Registrar la ejecución de tareas pendientes

11.2.1 Tarea: Pendiente de realizar análisis

Si tiene esta tarea, al consultar el detalle de la tarea como se explicó en el ítem 11.1.2 le aparecerá la siguiente información:

Realice el análisis y efectué el registro, como se indicó a partir del ítem 5.2.

Líder

procesoEnlace

Líder de

la acción

Responsable

Actividad

dentro del plan

Comité de

Calidad

Pendiente de realizar análisis X X X

Pendiente de realizar Plan de acción X X X

Pendiente aprobar plan de acción X

Pendiente evaluación del Comité de

CalidadX

Pendiente de realizar actividad X X X X

Pendiente aprobar actividad X X X

Pendiente evaluar eficacia X

TAREA

Perfiles que pueden tener cada tarea

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11.2.2 Tarea: Pendiente de realizar plan de acción:

Si tiene esta tarea, al consultar el detalle de la tarea como se explicó en el ítem 11.1.2, le aparecerá la siguiente información:

Para registrar el plan de acción de clic en de la columna de Actividades y realice los pasos descritos a partir del ítem 6.3. 11.2.3 Tarea: Pendiente de aprobar plan de acción:

Si tiene esta tarea, al consultar el detalle de la tarea como se explicó en el ítem 11.1.2, le aparecerá la siguiente información:

Realice los pasos descritos a partir del ítem 7.2.

11.2.4 Tarea: Pendiente de realizar actividad: Si tiene esta tarea, realice el procedimiento descrito en el ítem 8.

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11.2.5 Tarea: Pendiente de aprobar actividad: Si tiene esta tarea, realice el procedimiento descrito en el ítem 9.

11.2.6 Tarea: Pendiente evaluar eficacia: Si tiene esta tarea, realice el procedimiento descrito en el ítem 10.

Si se le presenta alguna dificultad o duda con la aplicación de este instructivo, puede contactar a Sandra P. Giraldo al correo [email protected], ext. 5315, División de Planeación.

Si se le presenta alguna dificultad con la clave de acceso al aplicativo u otras situación de carácter técnico, favor escribir a la línea de atención al usuario de la División de Informática: [email protected]