INSTRUCTIVO PROCESOS ADMINISTRATIVOS ... INSTRUCTIVO PROCESOS ADMINISTRATIVOS OBJETIVO Informar y capacitar

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  • Sede Puente Alto 2016

    Actualización: 08.03.2016

    INSTRUCTIVO PROCESOS ADMINISTRATIVOS

  • OBJETIVO

    Informar y capacitar sobre las normas y procesos definidos por la Dirección de Administración y Finanzas.

  • 1 - Alternativas de compra 1.1 -Orden de Compra 1.2 -Sumas por rendir 1.3 -Reembolso 1.4 -Caja menor 1.5 -Pago proveedores

    2 -Control de activo fijos 2.1 -Altas 2.2 -Bajas 2.3 -Traslados

    3 -Otros

  • PROCESO DE COMPRAS

    Debido a que el proceso de compras se hace cada vez más complejo, es

    necesario coordinar y revisar las alternativas y las normas básicas de los procedimientos contenidos en el

    manual de compras.

  • 1.1.1 -POLITICAS DE COMPRA • Todas las compras de bienes y servicios

    deben efectuarse obligatoriamente a través de una orden de compra (DAF, marzo 2013)

    ORDEN DE COMPRA

    • Toda orden de compra debe ser emitida con la debida anticipación

    • fecha de emisión no puede ser posterior a la fecha de la factura.

    EMISIÓN DE O/C

    • Toda factura debe hacer mención al número de la O/C, exigencia indispensable para el ingreso a la oficina de parte y posterior pago.

    REQUISITOS

  • 1.1.2 -RANGOS PARA COTIZAR En

    tr e

    0 y

    40 U

    F Compras pueden efectuarse de manera directa, con al menos una cotización escrita.

    Su pe

    rio r a

    4 0

    U F Compras deben

    contar con un mínimo de 3 cotizaciones escritas .

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    e Las cotizaciones seleccionadas deben ser aprobadas por el subdirector Administrativo.

  • SOLICITUD DE ORDEN DE COMPRA (S.O.C)

    Proceso en el cual los usuarios solicitan los requerimientos de materiales, bienes, equipos y servicios. Debe ser generada por personas

    designadas por el Subdirector Administrativo/Jefe de Área.

    Se solicita a través de sistema de ticket

  • CICLO DE COMPRAS CON OC

    Solicitud de Cotizaciones

    Solicitud de Orden de Compra ( SOC), sistema de ticket

    Selección de Proveedor

    Autorización de Pedidos

    Recepción y entrada de Mercancías

    Control de Facturas

    Gestión de Pagos

    Confección OC,

    Datos Maestros

    Creación de Proveedores Nuevos

    Envío de OC, al proveedor, por el solicitante

  • 1.1-Orden de Compra

    Cuándo se usa y cuáles son sus características? Cuál es el procedimiento?

    Cuando proveedor entrega producto o servicio contra recepción de Orden de Compra.

    1

    Solicitud de compra vía sistema de Ordenes de Compra describiendo en el título del pedido "Qué se comprará-para qué se comprará" (Ej: Arriendo salón-Titulaciones). Se deben adjuntar cotizaciones (al menos 3 si el valor de compra es mayor a 40UF) y formulario SOC completo.

    En caso de necesitar anticipo, además de lo anterior debe escribir la palabra “anticipo” junto con el título del pedido (Ej: Arriendo salón-Titulaciones/ ANTICIPO). y escribir en el cuerpo del mensaje , las características del anticipo y sus porcentajes.

    2 Equipo administrativo gestiona autorizaciones e ingresos SAP terminando el proceso con orden de compra emitida y alojada en sistema.

    Se debe contar con al menos 1 cotización. Si la compra es mayor a 40UF debe contarse con al menos 3 cotizaciones

    3 Solicitante envía orden de compra a proveedor

    4 Solicitante recibe productos/servicios y factura con información del número de OC escrito en ella.

    Proveedores pueden emitir boletas comerciales o facturas. No se pueden recibir boletas de honorarios.

    5 Solicitante entrega factura firmada con recepción y documento OC adjunto para proceso de pago.

    6 Equipo administrativo gatilla proceso de pago.

  • TIPO DE OCUMENTO: IDENTIFICAR TIPO DOCUMENTO TRIBUTARIO. FACTURA CON IVA, EXENTE O BOLETA DE HONORARIOS

  • ·DUOC UC

    Pago a 30 días.

    en que el proveedor emite la FC) (Antes del martes de cada semana)

    NO APLICA PARA AYUDANTIAS

    VIAS DE PAGO UTILIZADAS POR DUOC

    Por defecto es Vale Vista Virtual (BCI), los días viernes. Con Transferencia Bancaria: obligatorio indicar Datos Bancarios, los días lunes.

    FACTURAS B_HONORARIOS

    (se calcula desde la fecha Pago semanal.

    DATOS FACTURACIÓN RUT 72.754.700-2

    ·Instituto Profesional Duoc UC ·Fundación Instituto Profesional Duoc UC

    1.1.3 -Datos de facturación

  • 1.1.6 -Ingreso al sistema de ticket

    • Proceso en el cual los usuarios solicitan los requerimientos de materiales, bienes, equipos y servicios.

    • Debe ser generada por personas designadas por el Subdirector Administrativo/Jefe de Área.

  • http://mesaservicios.duoc.cl/gdesk/index.pl

  • 1.1.4 -Recepción Mercadería o Servicio

    • Es responsabilidad del solicitante verificar que los materiales, equipos y servicios comprados han sido recibidos a satisfacción y cumplen con los requisitos fijados previamente.

    • En caso contrario deberá informar al encargado de Adquisiciones para realizar los reclamos pertinentes al proveedor y sólo se procederá al pago de la factura cuando se tenga plena conformidad de lo recepcionado.

  • FACTURAS

  • 1.1.5 -OFICINA DE PARTES • UNICO MEDIO ENTRADA: Facturas de Compras, Notas de

    Crédito y Boletas de Honorarios (Asistente Contable).

    • Las Facturas siempre deben venir a nombre de: FUNDACIÓN INSTITUTO PROFESIONAL DUOC UC y NO a nombre de un tercero”.

    • Las facturas deben ser entregadas con firma del solicitante.

    • Los documentos recepcionados deben venir con referencia a su respectiva Orden de Compra, Datos de contacto y Sede.

    • Las facturas que no tengan el numero de orden de compra, serán rechazadas.

  • 1.2- Normas Sumas por rendir

    • Las sumas a rendir serán otorgadas por los respectivos Directores o Jefes de área. • Una vez finalizada la gestión encomendada, el colaborador deberá presentar dentro de 72 horas como • máximo la rendición de cuentas correspondiente junto con los comprobantes de respaldo. • No se aceptarán rendiciones cuya documentación de respaldo no esté completa, y tampoco se • aceptarán rendiciones parciales. • Cuando el monto de los gastos sea superior a los fondos recibidos, el funcionario deberá solicitar de • inmediato el reembolso a su favor. • Este reembolso dependiendo de su valor, podrá ser devuelto ya sea mediante la caja chica o • bien por devolución central. • Si el valor rendido es inferior a los fondos recibidos, se reintegrará de inmediato la diferencia en • con un deposito en la cuenta nacional de duoc 96174-4 del banco • NO podrán otorgar nuevas sumas a rendir a colaboradores que se encuentren con fondos pendientes

    de rendición otorgados con anterioridad. • Todas aquellas sumas por rendir que no cumplan con las disposiciones procedentes, • podrán ser descontados de las remuneraciones del RECEPTOR de éstas.

  • Sumas por rendir

    Se entiende como Sumas, la asignación de fondos especiales y debidamente calificados, los que se otorgan sólo y exclusivamente en los siguientes casos:

    a- Adquisiciones de urgencia, debidamente calificada por cada Subdirector Responsable

    b.- Comisiones de Servicios debidamente calificadas, La aplicación, control y registro a esta normativa establece que:

    SXR ( SUMAS POR RENDIR): solicitante envía correo al subdirector administrativo, indicando la necesidad y el por que no puede ser con orden de compra, adjunta cotizaciones, respaldos necesarios y un detalle de los gastos. con esto se solicita un cheque a casa central, aprox. 5 días, los gastos debieran ser posterior a la fecha

    del cheque, se rinde por medio de la planilla de rendición.

  • Sumas por rendir

    Cuando la solicitud requiere compras a varios (mas de 1) proveedores quienes exigen pago al contado 1

    Solicitud vía e-mail a SDAdmin (con copia a Jefe Admin) escribiendo en el asunto "SxR: nombre actividad" (Ej: SxR: Misiones 2015) detallando en el cuerpo del correo el monto estimado a utilizar, el uso que se la dará a los recursos y el centro de costo al cual imputar el gasto.

    Proveedores pueden emitir boletas comerciales o facturas. No se pueden recibir boletas de honorarios. 2 SDAdm Autoriza o rechaza

    Se solicita cheque a casa central a nombre del solicitante quien solo al contar con los fondos puede realizar la compra pagando en efectivo directamente al proveedor o proveedores.

    3 Si autoriza; Jede Admin solicita cheque a casa central (5 días hábiles) a nombre del solicitante.

    4

    Una vez recibido los fondos recién se pueden comenzar a realizar los gastos (la fecha del gasto se compara con fecha de autorización en auditorías)

    No se puede solicitar un nuevo fondo sin haber rendido el anterior. 5

    Una vez realizadas todas las compras debe rendirse con formulario "Reembolsos/Sumas por Rendir"

  • SUMAS POR RENDIR

    SOLICITANTE SUBDIRECTOR JEFE ADMINISTRATIVO CASA CENTRAL CONTADORA

    Fa se

    SOLICITUD DE SXR O REEMBOLSO

    si

    Enviar correo detallando la

    necesidad , Item Monto, cotizaciones

    etc.

    Solicita cheque a