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INSTRUCTIVO SOLICITUD DE COMISIONES DE SERVICIO Y/O AUTORIZACIONES DE

DESPLAZAMIENTO

INSTRUCTIVO

SOLICITUD DE COMISIONES DE SERVICIO AL INTERIOR DEL PAIS

MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y

LAS COMUNICACIONES

APLICATIVO DE COMISIONES EN LÍNEA https://comisionesenlinea.mintic.gov.co

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INTRODUCCIÓN

1. Objetivo

Explicar el correcto uso del sistema de información de solicitudes de comisiones de servicio al interior implementado en el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, con el fin de solicitar la formalización de la situación administrativa llamada comisión de servicio, para que el funcionario pueda ejercer las funciones propias de su cargo en lugar diferente a la de su sede habitual de trabajo o la facultad otorgada al contratista para realizar un desplazamiento, que permitan la ejecución de sus obligaciones contractuales en un lugar diferente al de su domicilio.

2. Alcance

El alcance del aplicativo de comisiones en línea inicia con la solicitud de autorización de

comisión de servicio y/o autorización de desplazamiento al interior del país por parte del

funcionario, contratista o entidad vinculada o adscrita debidamente diligenciada y finaliza

con el trámite de cumplimiento y/o legalización correspondiente.

3. Normatividad

• Decreto 1083 de 2015 (Artículo 2.2.5.5.1, 2.2.5.5.25, 2.2.5.5.23, 2.2.5.5.26

• Decreto 1042 de 1978- (Artículos 61 y 71)

• Decreto 1068 de 2015- (Artículo 2.8.5.2.)

• Decreto 330 del 19 de febrero por el cual se fijan las escalas de asignación básicas

• Decreto 333 del 19 de febrero de 2018 por la cual se fijan las escalas de viáticos.

CAPITULO I:

SOLICITUD DE COMISIONES AL INTERIOR REALIZADAS POR FUNCIONARIOS Y

CONTRATISTAS DEL MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS

COMUNICACIONES

1. Cómo ingresar al sistema de solicitudes de comisiones de servicio y/o

autorización de desplazamiento en línea, funcionarios y contratistas MINTIC a

nivel nacional.

2. Pasos para solicitar una comisión de servicio y/o autorización de

desplazamiento, funcionarios y contratistas MINTIC a nivel nacional.

3. Elaboración del informe de la comisión de servicio y/o autorización de

desplazamiento, funcionarios y contratistas MINTIC a nivel nacional.

4. Diagrama flujo básico de la solicitud de la comisión de servicio y/o autorización

de desplazamiento a nivel nacional.

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CAPITULO I

SOLICITUD DE COMISIONES AL INTERIOR REALIZADAS POR FUNCIONARIOS Y

CONTRATISTAS DEL MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y

LAS COMUNICACIONES

El presente manual indica como un comisionado debe ingresar aplicativo comisiones en

línea para realizar solicitudes de comisiones de servicio y/o autorización de

desplazamiento a nivel nacional:

1. Se ingresa a la IntraTIC del Ministerio de Tecnologías de la Información y las

Comunicaciones y se selecciona la opción servicios internos para luego entrar en la aplicación Viáticos y Comisiones en línea, como se ilustra a continuación:

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Se podrá también ingresar también desde cualquier PC, por medio de la URL http://comisionesenlinea.mintic.gov.co

2. Automáticamente el sistema redireccionará al ambiente del aplicativo de

Comisiones en línea, en el cual deberá seleccionar la opción Comisionado:

3. Debe ingresar con su usuario de dominio o con su número de cédula, luego deberá dar clic en “Login con usuario MINTIC” y dar clic en Aceptar:

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4. A continuación, se muestra la siguiente interfaz, en la cual el comisionado puede

interactuar con las opciones del Menú.

5. Si desea cambiar la clave, lo podrá realizar en la opción de cambiar clave del menú principal.

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Pasos para solicitar una comisión de servicio y/o autorización de desplazamiento a nivel nacional.

6. En el menú el comisionado debe seleccionar la opción: solicitar comisión

7. Después de dar clic en solicitar comisión, el sistema le mostrará el siguiente

mensaje de alerta indicando que es necesario cargar los informes que tenga pendiente de comisiones anteriores.

8. Dar clic en Si para solicitar la comisión

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9. Para la primera solicitud de comisión el sistema le va a solicitar “número celular de contacto” y “número de teléfono fijo de contacto”, también le solicitara nombre del supervisor del contrato y director en el caso de ser contratista.

10. Es obligatorio diligenciar los campos de “evento o actividad” y “objetivo o justificación” de la comisión.

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11. Adjunte el soporte de la comisión, invitación, oficio, correo electrónico, delegación, etc.

12. Una vez diligenciado los campos de “evento o actividad” y “objetivo o justificación” de la comisión y haber adjuntado el soporte de la misma, debe llenar los campos que aparecen en destinos de la comisión.

13. Debe seleccionar fecha de salida, se da clic en el calendario que aparece al lado

derecho de fecha salida y se selecciona el día en el que se va a iniciar la comisión.

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14. Se selecciona la fecha en la cual finalizará la comisión: se da clic en el calendario que aparece al lado derecho de fecha regreso y se selecciona el día en el que se va a finalizarla comisión.

15. Se da clic en tipo de destino y se selecciona la opción Nacional

16. Se indica si la comisión se realizará vía aérea o terrestre (en caso de requerir de los dos medios de transporte será una comisión multimodal, ver instrucciones en la parte inferior).

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17. Si la comisión es a un solo destino (1sola ciudad), se da clic en departamento y se selecciona el departamento de la comisión.

18. Deberá seleccionar el municipio de la comisión dando clic para seleccionarlo.

19. A continuación, se deben colocar las horas sugeridas de salida y regreso del vuelo aéreo, de ser necesaria alguna información adicional o aclaratoria, colóquela en la casilla observaciones con el fin que las personas que tramitan el tiquete lo tengan en cuenta.

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20. Si la comisión es terrestre, se debe llenar los campos de peaje, combustible (para el caso del esquema de seguridad y conductores), el valor de transporte terrestres intermunicipal se autoliquidara de forma automática al colocar los municipios que requiera.

En caso de requerir transporte terrestre especial, se deberá colocar el valor en

la casilla transporte especial y en la casilla de observaciones indicar que tipo de

transporte hace referencia y que trayecto utilizará. Adicional recuerde que, en

este caso debe imprimir el formato “Legalización de pago de servicio de

transporte excepcional” Código GRA-TIC-FM-003) en el aplicativo Isolucion para

firmarlo con el prestador del servicio. Este soporte debe anexarlo al informe de

comisión para su legalización.

Señor comisionado por favor validar el valor arrojado en el sistema de acuerdo a la tabla de liquidación de transporte terrestre vigente.

21. Darle clic en la fecha roja hacia abajo para cargar la comisión, tal como se muestra a continuación.

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22. Una vez que se agrega la comisión es necesario verificar los campos de destino comisión, aeropuerto de llegada y aeropuerto de regreso en el caso que corresponda.

23. Una vez verificado los campos de destino de la comisión, aeropuerto de llegada y aeropuerto de regreso, se debe validar la duración de la comisión.

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24. El comisionado debe verificar que los viáticos, gastos de desplazamiento o permanencia, gastos de viaje, y gastos de transporte en el caso que aplique coincidan y sumen en la casilla de valor a pagar, si hay alguna inconsistencia comuníquese con el grupo de comisiones del área administrativa y la mesa de ayuda.

25. En el campo observaciones indique en el caso que requiera, información puntual como: si la comisión es una invitación que cubre 100% o parcialmente los costos de comisión o explique de forma breve si requiere transporte especial – tipo y ruta por ser un lugar de difícil acceso o por falta de disponibilidad en horario necesario.

26. Para finalizar, y para enviar la solicitud a aprobación del director, supervisor, y viceministro en el caso que corresponda, dar clic en enviar.

27. Por último, aparece un mensaje con el número de la comisión que se generó y la notificación del correo al que se envió para aprobación del director, supervisor y viceministro en el caso que corresponda, para que la comisión siga con el trámite correspondiente.

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28. Si es una comisión multidestino (por ubicación geográfica el destino de la comisión es diferente al lugar de aeropuertos principales, o el objeto de la comisión es en uno o dos municipios diferentes usted debe tener en cuenta lo siguiente:

29. Una vez agregado el primer destino de la comisión debe realizar de nuevo los

puntos 5.11 hasta el 5.17 de este instructivo y debe procederse a seleccionar

el siguiente destino realizando la misma operación, diligenciando los campos

que aparecen en destinos de la comisión

Se agrega el nuevo trayecto

30. Se agrega el nuevo destino y se diligencian los campos de fecha de salida y

regreso por trayecto, las horas y si requiere transporte especial, el transporte

terrestre intermunicipal se autoliquidará por defecto.

31. Se agrega la comisión dando clic en la flecha hacia abajo, tal como se muestra

a continuación:

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32. Una vez que se agrega la comisión es necesario verificar los campos de destino

comisión, aeropuerto de llegada y aeropuerto de regreso.

33. Una vez verificado los campos de destino comisión, aeropuerto de llegada y

aeropuerto de regreso, se debe validar la duración de la comisión.

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34. Se da clic en enviar, y, por último, aparece un mensaje con el número de la

comisión que se generó y la notificación del correo que se envió al jefe inmediato,

para que la comisión siga con el trámite correspondiente

35. Si se requiere modificar o revocar una comisión ya autorizada y con acto

administrativo, ingrese al aplicativo de comisiones en línea y en el menú ubique

el ítem comisiones autorizadas, allí le aparecerán las solicitudes que usted ha

realizado y en la parte derecha encontrara la opción modificar o revocar.

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36. Una vez seleccione la opción modificar, el aplicativo le arrojará los datos de

la comisión inicial como datos del comisionado y objeto, el comisionado deberá

diligenciar e indicar las razones de la modificación y podrá modificar: fechas de

la comisión, horarios de vuelos, si requiere transporte especial, como se pueden

ver en los pasos: 5.7, 5.9, 5.10, 5.11, 5.12, 5.13, 5.14, 5.15, 5.16, 5.17.

37. Si el cambio que se genere es de fecha, hora o destino se debe seleccionar el trayecto y dar clic en el botón de flecha que apunta hacia arriba para quitarlo y poder seleccionar los nuevos datos.

38. Verificar de nuevo los datos y dar clic en enviar.

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39. Una vez seleccione la opción revocar, el aplicativo le arrojará la siguiente

pantalla donde deberá indicar las razones de la revocatoria y el responsable de

esta acción: si es por el funcionario, la entidad u otro.

40. Elaboración del informe de la comisión de servicio y/o autorización de

desplazamiento-funcionarios y contratistas Mintic a nivel nacional

Luego de realizar la comisión, el comisionado deberá registrar en el aplicativo

comisiones en línea, el informe de la comisión para poderlo imprimir y adjuntar de

forma individual, el pasabordo, recibos de otros transportes y consignación de

reintegro. El pasabordo es el único archivo obligatorio si la comisión fue aérea y

paga por MINTIC. Para realizar el cargue de los informes es necesario realizar el

siguiente procedimiento: Seleccione la opción la opción Comisionado

41. Ingresar con su número de cédula y contraseña o con su usuario y clave de

la red indicadda por la persona encargada en mesa de ayuda y dar clic en aceptar

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42. A continuación, se muestra la siguiente interfaz, en la cual el comisionado debe

seleccionar la opción comisiones autorizadas/ Elaborar Informe

43. A continuación, le aparecerá la siguiente interfaz en la cual debe diligenciar los

siguientes campos:

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44. Debe adjuntar pasabordos, soporte de gastos de transporte, consignación de

reintegro y lista de asistencia en el caso que corresponda de forma individual

desde la opción seleccionar archivo y después clic en guardar.

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45. Después el sistema le mostrará que ha cargado correctamente o si está pendiente alguno

de los anexos y que se ha diligenciado los campos de forma correcta como se muestra

a continuación:

46. Se habilitará un botón para que cuando el comisionado termine de diligenciar el informe,

le envíe correo electrónico al directivo y/o supervisor de contrato solicitando la aprobación

del informe y sus anexos. Si la aprobación no se ha dado el comisionado podrá realizar

los cambios que requiera en la elaboración del informe.

47. Luego que el directivo o supervisor de contratos aprueben el informe, no se podrán realizar

cambios y solo permitirá la impresión al comisionado, para que recolecte las firmas de los

aprobadores. Esta aprobación podrá ser visible en las bitácoras

48. Con el informe firmado en físico y los anexos, el comisionado los radicara en la

oficina del Grupo de fortalecimiento con los Grupos de Interés

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49. Luego que el comisionado imprima, recolecte las firmas de aprobación y radique en la oficina del Grupo de fortalecimiento con los Grupos de Interés, para legalizar en el aplicativo ingresa por la opción “Comisiones sin legalizar”, y digita el número de radicado del Grupo de fortalecimiento con los Grupos de Interés y fecha de radicación para cada comisión que tenga pendiente y le da guardar, luego de realizar esto ya no aparecen las comisiones que tenían pendiente este radicado.

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Diagrama flujo básico de la solicitud de la comisión de servicio y/o autorización

de desplazamiento a nivel nacional