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INSTRUCTIVO

SOLICITUD DE COMISIONES DE SERVICIO AL EXTERIOR DEL PAIS

ENTIDADES ADSCRITAS AL MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS

COMUNICACIONES

APLICATIVO DE COMISIONES EN LÍNEA https://comisionesenlinea.mintic.gov.co

INSTRUCTIVO SOLICITUD DE COMISIONES DE SERVICIO Y/O AUTORIZACIONES DE

DESPLAZAMIENTO

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INTRODUCCIÓN

1. Objetivo

Explicar el correcto uso del sistema de información de solicitudes de comisiones de servicio al exterior implementado en el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, con el fin de solicitar la formalización de la situación administrativa llamada comisión de servicio, para que el funcionario pueda ejercer las funciones propias de su cargo en lugar diferente a la de su sede habitual de trabajo o la facultad otorgada al contratista para realizar un desplazamiento, que permitan la ejecución de sus obligaciones contractuales en un lugar diferente al de su domicilio.

2. Alcance

El alcance del aplicativo comisiones en línea para entidades adscritas, inicia con la

solicitud de autorización de comisión de servicio y/o autorización de desplazamiento

exterior del país por parte de la entidad adscrita debidamente diligenciada y finaliza con

la notificación por parte del Ministerio de Tecnologías de la Información y las

Comunicaciones sobre la aprobación de la misma y el adjunto del documento que

autoriza la comisión.

3. Normatividad

• Decreto 1083 de 2015 (Artículo 2.2.5.5.1, 2.2.5.5.25, 2.2.5.5.23, 2.2.5.5.26

• Decreto 1042 de 1978- (Artículos 61 y 71)

• Decreto 1068 de 2015- (Artículo 2.8.5.2.)

• Decreto 330 del 19 de febrero por el cual se fijan las escalas de asignación básicas

• Decreto 333 del 19 de febrero de 2018 por la cual se fijan las escalas de viáticos.

CAPITULO III:

SOLICITUD DE COMISIONES AL EXTERIOR REALIZADAS POR FUNCIONARIOS,

CONTRATISTAS Y TRABAJDORES OFICIALES DEL MINISTERIO DE

TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES

• Cómo ingresar al sistema de solicitudes de comisiones de servicio y/o

autorización de desplazamiento en línea, funcionarios, contratistas y

trabajadores oficiales de entidades adscritas a MINTIC a nivel internacional.

• Pasos para solicitar una comisión de servicio y/o autorización de

desplazamiento, funcionarios, contratistas y trabajadores oficiales de entidades

adscritas a MINTIC a nivel internacional.

• Elaboración del informe de la comisión de servicio y/o autorización de

desplazamiento, funcionarios, contratistas y trabajadores oficiales de entidades

adscritas a MINTIC a nivel internacional.

• Diagrama flujo básico de la solicitud de la comisión de servicio y/o autorización

de desplazamiento a nivel internacional, entidades adscritas.

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1. Podrá ingresar al aplicativo comisiones en Línea se realiza por medio de la URL http://comisionesenlinea.mintic.gov.co

2. Automáticamente el sistema redireccionará al ambiente del aplicativo de Comisiones en línea, en el cual deberá seleccionar la opción Comisionado:

3. Debe ingresar con su usuario de dominio y contraseña indicada por la persona encargada en la mesa de ayuda, luego deberá dar clic en “Login con usuario MINTIC” y dar clic en aceptar:

4. Si desea cambiar la clave, lo podrá realizar en la opción de cambiar clave del menú principal.

Pasos para solicitar una comisión de servicio y/o autorización de desplazamiento-

funcionarios y contratistas de entidades adscritas Mintic a nivel internacional.

5. A continuación, se muestra la siguiente interfaz, en la cual el comisionado debe seleccionar la opción: solicitar comisión Internacional

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6. Después de dar clic en solicitar comisión, el aplicativo le mostrará el siguiente mensaje de alerta indicando si es necesario cargar informes que tenga pendiente de comisiones internacionales anteriores y la fecha máxima para realizar la solicitud

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7. Dar clic en Si para solicitar la comisión.

8. Diligenciar todos los campos requeridos como celular de contacto, teléfono y supervisor, cuando sea la primera vez que solicite una comisión.

9. Adjuntar los siguientes documentos:

• Cdp (viáticos) y cotización de los tiquetes (<1000kb pdf)

• Certificado laboral actualizado con funciones no mayor a 30 días (<1000kb pdf)

• Invitación y agenda en español en caso de estar en otro idioma debe anexar la traducción. (<1000kb pdf)

• Naturaleza jurídica de la entidad que organiza el evento (<1000kb pdf)

• Se habilita un campo en el evento que necesiten enviar resolución para revisión. (<1000kb pdf)

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10. Se habilitarán los siguientes campos para ser diligenciamiento por parte del comisionado:

• Evento • Justificación • Naturaleza jurídica de la entidad o entidades que invitan • Destino – País y Ciudad • Fecha de Salida • Fecha de Regreso • Duración • Viáticos • Viáticos cubiertos por otra entidad • Cotización de tiquetes aéreos (Valor Tiquetes) • Pasajes cubiertos por otra entidad • Clase de pasajes “Económica” • Costos Adicionales, indicar si el comisionado requiere algún tipo de otro transporte ejemplo: tren • Tipo de Comisión: (servicios)

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En la casilla observaciones indicar la información adicional que requiera:

Cuando el comisionado cargue todos los documentos necesarios, se habilitará la opción

guardar y posterior a esto se habilitará la opción solicitar Visto Bueno del encargado en

comisiones internacionales para revisión de documentación y posterior ok se Secretaria

General.

11. Se da clic en enviar.

12. Por último, aparece un mensaje con el número de la comisión que se generó y la notificación del correo que se envió al encargado en comisiones internacionales, para que la comisión siga con el trámite correspondiente.

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13. Una vez fue aprobada la solicitud de comisión por el grupo de trabajo interno de servicios administrativos quienes revisarán la información diligenciada y los soportes, podrá devolver si se requiere algún cambio o enviar para aprobación a Secretaria General.

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14. En caso que deba realizar algún ajuste: el sistema notificará a través del correo electrónico para que realice los ajustes solicitados y vuelva a solicitar la aprobación por parte del grupo interno de trabajo de servicios administrativos.

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15. Por último, el aplicativo genera notificaciones a través de correos electrónicos cuando la solicitud de comisión haya sido aprobada por Secretaría General para su posterior trámite en presidencia si corresponde o con generación de oficio para firma de la Secretaría General.

16. El comisionado podrá descargar la resolución, oficio o acto administrativo que expida la secretaría General después de la aprobación correspondiente y el ok de presidencia cuando corresponda por medio del aplicativo de comisiones en línea.

DIAGRAMA DE FLUJO BÁSICO DE LA SOLICITUD DE LA COMISIÓN DE SERVICIO

Y/O AUTORIZACIÓN DE DESPLAZAMIENTO A NIVEL INTERNACIONAL.

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