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INSTRUCTIVO

SOLICITUD DE COMISIONES DE SERVICIO AL EXTERIOR DEL PAIS

MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y

LAS COMUNICACIONES

APLICATIVO DE COMISIONES EN LÍNEA https://comisionesenlinea.mintic.gov.co

INSTRUCTIVO SOLICITUD DE COMISIONES DE SERVICIO Y/O AUTORIZACIONES DE

DESPLAZAMIENTO

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INTRODUCCIÓN

1. Objetivo

Explicar el correcto uso del sistema de información de solicitudes de comisiones de servicio al exterior implementado en el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, con el fin de solicitar la formalización de la situación administrativa llamada comisión de servicio, para que el funcionario pueda ejercer las funciones propias de su cargo en lugar diferente a la de su sede habitual de trabajo o la facultad otorgada al contratista para realizar un desplazamiento, que permitan la ejecución de sus obligaciones contractuales en un lugar diferente al de su domicilio.

2. Alcance

El alcance del aplicativo comisiones en línea, inicia con la solicitud de autorización de

comisión de servicio y/o autorización de desplazamiento exterior del país por parte del

funcionario, contratista o entidad vinculada o adscrita debidamente diligenciada y finaliza

con el trámite de cumplimiento y/o legalización correspondiente.

3. Normatividad

• Decreto 1083 de 2015 (Artículo 2.2.5.5.1, 2.2.5.5.25, 2.2.5.5.23, 2.2.5.5.26

• Decreto 1042 de 1978- (Artículos 61 y 71)

• Decreto 1068 de 2015- (Artículo 2.8.5.2.)

• Decreto 330 del 19 de febrero por el cual se fijan las escalas de asignación básicas

• Decreto 333 del 19 de febrero de 2018 por la cual se fijan las escalas de viáticos.

CAPITULO II:

SOLICITUD DE COMISIONES AL EXTERIOR REALIZADAS POR FUNCIONARIOS Y

CONTRATISTAS DEL MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS

COMUNICACIONES

• Cómo ingresar al sistema de solicitudes de comisiones de servicio y/o

autorización de desplazamiento en línea, funcionarios y contratistas MINTIC a

nivel internacional.

• Pasos para solicitar una comisión de servicio y/o autorización de

desplazamiento, funcionarios y contratistas MINTIC a nivel internacional.

• Elaboración del informe de la comisión de servicio y/o autorización de

desplazamiento, funcionarios y contratistas MINTIC a nivel internacional.

• Diagrama flujo básico de la solicitud de la comisión de servicio y/o autorización

de desplazamiento a nivel internacional.

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1. Podrá ingresar al aplicativo comisiones en Línea se realiza por medio de la URL http://comisionesenlinea.mintic.gov.co

2. Automáticamente el sistema redireccionará al ambiente del aplicativo de Comisiones en línea, en el cual deberá seleccionar la opción Comisionado:

3. Debe ingresar con su usuario de dominio o con su número de cédula y contraseña indicada por la persona encargada en la mesa de ayuda, luego deberá dar clic en “Login con usuario MINTIC” y dar clic en aceptar:

4. Si desea cambiar la clave, lo podrá realizar en la opción de cambiar clave del menú principal.

Pasos para solicitar una comisión de servicio y/o autorización de desplazamiento-

funcionarios y contratistas Mintic a nivel internacional.

5. A continuación, se muestra la siguiente interfaz, en la cual el comisionado debe seleccionar la opción: solicitar comisión Internacional

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6. Después de dar clic en solicitar comisión, el aplicativo le mostrará el siguiente mensaje de alerta indicando si es necesario cargar informes que tenga pendiente de comisiones internacionales anteriores y la fecha máxima para realizar la solicitud

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7. Dar clic en Si para solicitar la comisión.

8. Diligenciar todos los campos requeridos como celular de contacto, teléfono y supervisor, cuando sea la primera vez que solicite una comisión.

9. Adjuntar los siguientes documentos:

• Cdp (viáticos) y cotización de los tiquetes (<1000kb pdf)

• Certificado laboral actualizado con funciones no mayor a 30 días (<1000kb pdf)

• Invitación y agenda en español en caso de estar en otro idioma debe anexar la traducción.

• Naturaleza jurídica de la entidad que organiza el evento (<1000kb pdf)

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10. Se habilitarán los siguientes campos para ser diligenciamiento por parte del comisionado:

• Evento • Justificación • Naturaleza jurídica de la entidad o entidades que invitan • Destino – País y Ciudad • Fecha de Salida • Fecha de Regreso • Duración • Viáticos • Viáticos cubiertos por otra entidad • Cotización de tiquetes aéreos (Valor Tiquetes) • Pasajes cubiertos por otra entidad • Clase de pasajes “Económica” • Costos Adicionales, indicar si el comisionado requiere algún tipo de otro transporte ejemplo: tren • Tipo de Comisión: (servicios)

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En la casilla observaciones indicar la información adicional que requiera:

Cuando el comisionado cargue todos los documentos necesarios, se habilitará la opción

guardar y posterior a esto se habilitará la opción solicitar Visto Bueno de su jefe.

11. Se da clic en enviar.

12. Por último, aparece un mensaje con el número de la comisión que se generó y la notificación del correo que se envió al jefe inmediato, supervisor del contrato o viceministro cuando corresponda, para que la comisión siga con el trámite correspondiente.

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13. En caso que el comisionado sea contratista, llegará la siguiente información al supervisor para revisión y aprobación:

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14. Una vez fue aprobada la solicitud de comisión por el director o supervisor la solicitud de comisión es direccionada al grupo de trabajo interno de servicios administrativos quienes revisarán la información diligenciada y los soportes y podrá devolver si se requiere algún cambio o enviar para aprobación a Secretaria General.

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15. En caso que deba realizar algún ajuste: el sistema notificará a través del correo electrónico para que realice los ajustes solicitados y vuelva a solicitar la aprobación del director o supervisor.

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16. Por último, el aplicativo genera notificaciones a través de correos electrónicos cuando la solicitud de comisión haya sido aprobada por Secretaría General

17. Luego de realizar la comisión, el comisionado deberá registrar en el sistema de

comisiones el informe de la comisión para poderlo imprimir y adjuntar de forma individual, el pasa bordo, recibos de otros transportes y consignación de reintegro. El pasabordo es el único archivo obligatorio si la comisión fue aérea y paga por MINTIC. Para realizar el cargue de los informes es necesario realizar el siguiente procedimiento: Seleccione la opción la opción Comisionado y digite usuario y contraseña.

18. A continuación, se muestra la siguiente interfaz, en la cual el comisionado debe

seleccionar la opción comisiones autorizadas/ Elaborar Informe

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19. A continuación, le aparecerá la siguiente interfaz en la cual debe diligenciar los

siguientes campos:

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20. Debe adjuntar pasabordos, soporte de gastos de transporte, consignación de

reintegro y lista de asistencia en el caso que corresponda de forma individual desde la

opción seleccionar archivo y después clic en aceptar.

21. Después el sistema le mostrará que ha cargado correctamente los anexos y que se

ha diligenciado los campos de forma correcta como se muestra a continuación:

22. Se habilitará un botón para que cuando el comisionado termine de diligenciar el informe, le envíe correo electrónico al directivo y/o supervisor de contrato solicitando la aprobación del informe y sus anexos.

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23. Luego que el directivo o supervisor de contratos aprueben el informe, no se podrán realizar cambios y solo permitirá la impresión al comisionado, para que recolecte las firmas de los aprobadores. Esta aprobación podrá ser visible en las bitácoras.

Con el informe firmado en físico y los anexos, el comisionado los radicara en la oficina

del Grupo de fortalecimiento con los Grupos de Interés

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24. Luego que el comisionado imprima, recolecte las firmas de aprobación y radique en la oficina del Grupo de fortalecimiento con los Grupos de Interés, para legalizar en el aplicativo ingresa por la opción “Comisiones sin legalizar”, y digita el número de radicado del Grupo de fortalecimiento con los Grupos de Interés y fecha de radicación para cada comisión que tenga pendiente y le da guardar, luego de realizar esto ya no aparecen las comisiones que tenían pendiente este radicado.

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DIAGRAMA DE FLUJO BÁSICO DE LA SOLICITUD DE LA COMISIÓN DE SERVICIO

Y/O AUTORIZACIÓN DE DESPLAZAMIENTO A NIVEL INTERNACIONAL.