INSTRUCTIVO SSSA- 03-2016 PARA: ADMINISTRADORES DE BASE DE

Secretaría Seccional de Salud y Protección Social de Antioquia - Dirección de Atención a las Personas Calle 42 B 52 - 106 Piso 8, oficina 825 - Tels: (4) 3839821,383.98.23, 383.98.24 Centro Administrativo Dptal José María Córdova (La Alpujarra) Medellín - Colombia - Suramérica Código Postal 050015

{PIE_CERTICAMARA}

INSTRUCTIVO SSSA- 03-2016 PARA: ADMINISTRADORES DE BASE DE DATOS MUNICIPALES DE

REGIMEN SUBSIDIADO. DE: GRUPO DE BASE DE DATOS DE REGIMEN SUBSIDIADO.

SECRETARIA SECCIONAL DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL DE ANTIOQUIA.

ASUNTO: NOVEDADES RÉGIMEN SUBSIDIADO EN BASE DE DATOS

SISMASTER Y BDUA. El Ente Territorial debe tener en cuenta que existen dos tipos de novedades, las cuales dependiendo de la necesidad se deben actualizar en la BDUA o en Sismaster o en ambas.

TIPOS 1: NOVEDADES PARA INGRESAR EN BASE DE DATOS MUNICIPAL

TIPO2: NOVEDADES PARA ENVIAR AL SAYP SEGÚN RESOLUCION 2332 DE 2015

Nacimientos en ARS

Suspensión del afiliado

Retiro del Afiliado

Cambio de identificación o nacimiento

Actualización nombres

Actualización de datos del Sisben

Actualización apellidos

Cambio de tipo de sexo

Cambio del grupo poblacional

Cambio de estado de afiliación

Cambio de fecha de afiliación SGSSS

Cambio de fecha del afiliación a la EPS

Cambio de zona

Cambio de grupo étnico

Retiro por cambio de municipio

Novedad N09 (Retiro por muerte)

Novedad N13 con tres valores permitidos: 1(No pertenece a la EPS) 2(No pertenece al municipio)

3(Novedad de eliminación retroactiva)

Novedad N15 (Anulación de Ingresos).esta solo se realiza si la afiliación fue en el mismo periodo a reportar

Novedad N20(actualización del nivel del Sisben)

Novedad N21(Actualización del tipo de población)

La búsqueda de las novedades en régimen subsidiado es responsabilidad de las EPS-S

y de los Entes Territoriales.


{PIE_CERTICAMARA}

La EPS-S debe enviar semanalmente a los Entes Territoriales los formularios con las

novedades que se presentaron, éstos deben validar y radicar dichos formularios de

novedades.

El Ente Territorial puede notificar a la EPS-S a través de un acto administrativo novedades

del Régimen subsidiado.

Cuando se trata de actualización de documento y nombres no es necesario realizar acto

administrativo, es suficiente con el soporte del documento de identidad.

Proceso de corrección de novedades en el Régimen Subsidiado

1. El Usuario notifica la novedad en la

EPS o Ente Territorial

1.1 El ente territorial recepciona

la novedad actualiza su base de

datos y notifica a la EPS-S.

Inicio

5. El SAYP procesa

y actualiza la

información en la

BDUA Y envía

resultados a la

EPS-S y ET

2. La EPS diligencia formulario de novedades y envía

como mínimo una vez a la semana el archivo de

novedades y copia delos formularios al Ente Territorial.

4. La EPS-S

envía archivo de

novedades a la

BDUA

semanalmente

(semanas de

reporte R 2232)

6. El ente Territorial

descarga del ftp y revisa

archivo de novedades

validadas y novedades

negadas.

7. El ET Importa en el

Sismaster el archivo de

novedades validadas y

revisa y corrige archivos

de novedades negadas

3. La ET radica los

formularios de

novedades, actualiza en

su base de datos

devuelve a la EPS

Fin

8. Retroalimenta a

la EPS-S de la

corrección de

archivo de

novedades negadas


{PIE_CERTICAMARA}

IDENTIFICAR

NOVEDADES DE

ANULACIÓN N15

Revisar el

archivo MS

VAL

Comparar

contra

soportes

físicos de

afiliaciones.

Importa al MS VAL al

software Sismaster.

Si se encuentra que un

usuario no puede

permanecer afiliado en el

Régimen Subsidiado, se

generar novedad de

anulación dejando el

registro con símbolo rojo

en el cuadro de dialogo.

IDENTIFICAR

NOVEDADES DE

FALLECIDOS N09

ET revisa archivo

de fallecidos del

SFTP si lo hay

ET revisa archivo

de fallecidos de

RUAF

ET revisa

archivo de

fallecidos de

Registraduria-

Inspección-

Iglesia. etc.

Ingresar

novedades de

fallecidos en

Sismaster.

El municipio cruza el MS

con MC por nombres,

apellidos y fecha de

nacimiento para

identificar duplicidades

entre Regímenes.

IDENTIFICAR NOVEDADES DE

DUPLICIDADES N13, opción 1

o 2

El municipio cruza el MS

entre si por nombres,

apellidos y fecha de

nacimiento para identificar

duplicidades en el mismo

régimen.

El municipio revisa el MS

para identificar si la EPS

tiene usuarios en BDUA

que ya solicitaron

traslado a otra EPS en el

mismo municipio.

IDENTIFICAR NOVEDADES

DE ELIMINACION DE

NOVEDAD

RETROACTIVAN13, opción 4

Descargar del SFTP el archivo

consolidadoNR

Verificar que el periodo señalado en

el archivo NR coincida con la fecha

de afiliación del formulario físico.

Solicitar a la ESE Municipal la base

de datos que la EPS envió y hacer

cruce de base de datos para

identificar si coinciden usuarios en

ambos archivos.

Solicitar los RIPS a la ESE

municipal del periodo a evaluar e

identificar si coinciden usuarios en

ambos archivos.

Solicitar a la EPS la certificación de

prestación de servicios de salud para

el usuario en el periodo a evaluar

para lo concerniente al segundo y

tercer nivel de atención o del primer

nivel en caso de haber recibido la

atención en salud en un municipio

diferente.

IDENTIFICAR

NOVEDADES DE NIVEL

DEL SISBEN Y TIPO DE

POBLACION

FALLECIDOS N20 Y N21

ET filtra en el

MS.ZIP la

variable 15 y 16.

Los registros con

tipo de población 5

deben tener nivel 1,

2 o 3.

Los registros con tipo

de población según

Decreto 2353 listados

censales deben tener

nivel N.

Cruzar el MS. Zip con la base

de datos de VIVANTO,

identificar población

desplazada y proceder a

actualizar el nivel y tipo de

población.

Enviar eliminación de serial

conforme al Manual de

presuntos repetidos según el

SAYP


{PIE_CERTICAMARA}

Una vez se realice todos los cruces de bases de datos anteriormente mencionados,

se debe importar al Sismaster el MS.zip por la opción de archivo importar Maestro

Fosyga:

1. Desplegar el por el menú de herramientas, novedades Fosyga y proceder a

ingresar allí las novedades de retiro encontradas.

2. Generar archivo de novedades en Sismaster N15- N09-N13

3. Exportar las novedades de nivel y tipo de población en SisMaster.

4. Verificar si se requiere construir manualmente novedades de eliminación de

novedades retroactivas, dado que se deben construir manualmente (El SisMaster

no permite hacer esta novedad).

5. Juntar en un solo archivo las novedades N15- N13 (opción 1,2 y 4)- N09- N20 Y

N21 y nombrarlo ejemplo: NS0503021092014.TXT

6. Pasar por la Malla validadora el archivo que se construyó en el paso 4.

PROCESO DE NOVEDADES PARA INGRESAR EN SISMASTER

Las novedades tipo 1 se ingresan por la opción régimen subsidiado- Afiliaciones y

movimientos-registro de novedades.


{PIE_CERTICAMARA}

Estas novedades no se envían al Sayp, se deben articular con la EPS –s para que ésta

actualice la BDUA.

Las novedades tipo 2 se ingresan por la opción régimen subsidiado- Afiliaciones y

movimientos-Novedades Fosyga y son las que se deben enviar al SAYP, con excepción

de la novedad de fallecido que también se pueden ingresar por el método tipo 1.

Novedades de Fallecido: Según la resolución 2232 de 2015, la novedad de fallecidos

están codificadas como N09, una vez se conozca el certificado de defunción o el

certificado por Registraduria, se debe diligenciar este tipo de novedad, es de aclarar que

la EPS también envía novedad de fallecido y el municipio envía las que no haya enviado

la EPS-S. Cuando no se tiene certificado de defunción y se tienen usuarios que

presuntamente son reportados es posible retirar por edicto y acto administrativo.

Ejemplo:

1,ESS024,TI,96011827648,CATAÑO,FLOREZ,WILLINGTON,,18/01/1996,05,890,N09,27/

01/2015,,,,,,,

Novedad 13 con 2 valores permitidos: 1. (No pertenece a la EPS) 2 (No pertenece al

municipio

Pasos para ingresar este tipo de novedad al Sismaster:


{PIE_CERTICAMARA}

1. Importar el maestro del Fosyga (el que se descarga del Ftp del Fosyga MSXXX.zip tal cual sin realizarle modificaciones).

2. Previamente se debe realizar los respectivos cruces de bases de datos con el Régimen Contributivo y Subsidiado para identificar duplicidades, revisar el archivo de maestro subsidiado para identificar que usuarios ya no son de la EPS-S, dado que solicitaron traslado para otra EPS-S.

3. Seleccionar régimen subsidiado afiliaciones y movimientos- novedades Fosyga 4. Digitar el documento de identidad de la persona a realizar la novedad y

seleccionar la opción requerida y aceptar.

1,ESS024,TI,96011827648,CATAÑO,FLOREZ,WILLINGTON,,18/01/1996,05,890,N3,27/01/2015,1,,,,,,

5. Novedad de Anulación: Según la resolución 2232 de 2015 la novedad de

anulación están codificadas como N15 y se realiza este tipo de novedad cuando la EPS-S ha afiliado a un usuario que no cumple con los requisitos para el subsidio, para aplicar este tipo de novedad la afiliación debió ser en el mes actual, si se encuentra que una EPS-S realizo afiliación indebida y la fecha de afiliación es de meses atrás, se deberá hacer novedad N13 opción 1.

6. Recuerde que la novedad se realiza también al momento de importar el MSval al dejar el usuario con signo rojo. 1,ESS024,TI,96011827648,CATAÑO,FLOREZ,WILLINGTON,,18/01/1996,05,890,N15,27/01/2015,,,,,,,

Novedad de eliminación de novedad retroactiva: Los municipios no envían a la BDUA

novedades retroactivas, dado que estas solo las envían las EPS a la BDUA, los

municipios lo que envían en el archivo .pak en caso de ser necesario es una novedad de

anulación a la novedad retroactiva que envió la EPS con anterioridad.


{PIE_CERTICAMARA}

1. Los registros que se encuentran dentro del archivo consolidadoNR no

necesariamente son usuarios que se encuentren cargados actualmente en la

BDUA con una determinada EPS, dado que lo que significa la novedad retroactiva

es el reconocimiento de una UPC a la EPS por un periodo anterior a la fecha en

que se está enviando el archivo.(por ejemplo la EPS afilió un usuario en enero del

2014 y por algún motivo no le cargo en la BDUA para ese mes, hoy marzo 2015

realiza novedad retroactiva a la BDUA y se le reconoce la UPC de ese mes, así

este cargado hoy con otra EPS).

2. El Ente Territorial solo puede realizar novedad de anulación retroactiva solo a los

usuarios que se encuentren relacionados en el archivo consolidadoNR y los

periodos a descontar a la EPS solo corresponderán igualmente a los relacionados

en este archivo.

3. Una de tantas acciones a realizar con estos archivos son:

Verificar que el periodo señalado en el archivo NR coincida con la fecha de

afiliación del formulario físico.

Solicitar a la ESE Municipal la base de datos que la EPS envió de acuerdo

al contrato, sea por cápita o evento, hacer cruce de base de datos para

identificar si coinciden usuarios en ambos archivos.

Solicitar los RIPS a la ESE municipal del periodo a evaluar e identificar si

coinciden usuarios en ambos archivos.

Solicitar a la EPS la certificación de prestación de servicios de salud para el

usuario en el periodo a evaluar para lo concerniente al segundo y tercer

nivel de atención o del primer nivel en caso de haber recibido la atención

en salud en un municipio diferente.

4. Si el registro que se está evaluando no se encuentra en ninguna de las anteriores

búsquedas se debe realizar novedad de anulación de novedad retroactiva.

5. En los casos donde el periodo de la fecha del archivo NR coincida con la fecha en

la que se le garantizó la prestación de los servicios de salud o en su defecto la

EPS lo tenía activo en la base de datos para la red de servicios de salud, se

acepta la novedad por lo tanto no se hace ningún reporte a la BDUA, solo se deja

la evidencia de lo realizado.


{PIE_CERTICAMARA}

6. El archivo “consolidado NR” trae un registro para cada mes, para el ejemplo es una usuaria que la EPS ecoopsos en el municipio de El Retiro está cobrando 90 días (30dias de abril, 30 días de mayo y 30 días de junio). Si el municipio al realizar la auditoria encuentra que la usuaria se afilio a la EPS el 01 de Junio del 2014, debe registrar por consiguiente dos filas en el archivo, es decir si se va a realizar anulación de novedad retroactiva de varios meses, se realizan tantos registros del mismo usuario como meses a anular.

7. las fechas a reportar tanto en el inicio de la novedad como la del cierre, deben estar dentro del rango de las fechas que se encuentran dentro de los archivos consolidadoNR, es decir, que para el ejemplo que se relaciona no se podría reportar fecha de inicio de la novedad un día correspondiente al mes marzo o a julio.

Así se encuentran los registros en el consolidadoNR: la EPS Ecoopsos reporto novedad retroactiva para la señora Diana correspondientes a 90 días Definición de variables del el archivo dispuesto en el SFTP Consecutivo, Nom1, Nom2, Apellido1, Apellido2, Fecha De Inicio, Fecha De Cierre, Numero De Días Reconocidos, EPS, DEPTO, Municipio

74149507 DIANA CAROLINA RAMIREZ

GALVIS 01/04/2014 30/04/2014 30 ESS091 5 607


GALVIS 01/05/2014 30/05/2014 30 ESS091 5 607


GALVIS 01/06/2014 30/06/2014 30 ESS091 5 607

Definición de variables para el archivo a reportar a la BDUA la anulación: consecutivo, EPS, tipoid, númeroid,ape1,ape2,nom1,nom2,fecha_nac,depto,municipio, tipodenovedad, fechadeiniciodenovedad,códigoasignadoparalaanulacióndela novedad retroactiva, fecha de cierre de novedad, valor 3, valor 4,valor5,valor6,valor7 Así sería la novedad a reportar a la BDUA por los meses de anulación de novedad retroactiva del mes de abril y Mayo, porque solo se va a aceptar la UPC que le pagaron para el mes de Junio. 1,CCF002,RC,1047008278,ramirez,galvis,diana,carolina,31/05/2010,05,607,N13,01/04/2014,4,30/04/2014,,,,,


{PIE_CERTICAMARA}

2,CCF002,RC,1047008278,ramirez,galvis,diana,carolina,31/05/2010,05,607,N13,01/05/2014,4,30/05/2014,,,,,

8. Cada mes verifique si en su SFTP se encuentra dispuesto el archivo consolidadoNR. No obstante el Departamento envía por correo electrónico dicho archivo.

9. Realice seguimiento a cada archivo y guarde las evidencias para cualquiera de los dos casos, sea porque haya que restituirle la UPC a la EPS o sea por que acepta el pago de UPC.

Estas novedades conforman el archivo para enviar al Sayp el último día hábil de la última

semana siempre y cuando la semana tenga 4 días hábiles.

Nota: recuerde que esta última no se ingresa en el SisMaster en el Sismaster

Una vez se hayan ingresado las novedades en el programa Sismaster se debe generar el

archivo así:

En el SisMaster seleccionar Archivo- exportar - resolución vigente - Novedades- en la opción ARS ESCOGER TODAS, en la opción novedades ESCOGER N15 N09 N13 (FOSYGA), Seleccionar fecha del periodo. (Este archivo es el que se pasa por la Malla validadora para que generar el archivo NS.PAK)

Este archivo se debe guardar en la carpeta escritorio/novedades.pak(usted la crea)/ NS0500230062011.TXT

Elaboro: Diana Milena López Valencia |Profesional en Gerencia de Sistemas de Información en Salud Profesional Universitario |Secretaria Seccional de Salud y Protección Social de Antioquía| Medellín, COLOMBIA, Teléfono: +57(4) 3839961-3113269865


{PIE_CERTICAMARA}

PROCESO DE MALLA VALIDADORA

(Tomado del instructivo del Sayp)

Para iniciar la aplicación de la malla validadora se da click en el icono

mallaValidadora.bat.

b. A continuación aparece la siguiente ventana.

c. En el link Archivo aparece la opción Abrir, en esta opción se puede seleccionar el

directorio donde se encuentra ubicado el archivo a validar. Es de aclarar que esta ruta no

debe contener espacios en blanco ni puntos


{PIE_CERTICAMARA}

d. Allí se debe seleccionar el archivo, NS05XXXFECHA.TXT (Generado por el SisMaster)

seguido se selecciona el botón Abrir.

e. En esta imagen se presenta la cantidad de líneas que desea previsualizar del archivo

seleccionado y la ruta en la que se encuentra el mismo.

f. En el Link Validar se debe seleccionar el tipo de archivo a validar, en este caso NS -

MUNICIPIO


{PIE_CERTICAMARA}

g. En esta opción se debe seleccionar la ruta: escritorio/novedades.pak

h. Al momento de dar Abrir, la malla empieza a validar este archivo y de encontrar

inconsistencias en el mismo aparecerá la siguiente imagen.

i. Como se presentaron inconsistencias (registros glosados por estructura) se generan

dos clases de archivo: .est y .val


{PIE_CERTICAMARA}

Con el archivo que dice NS0569021092010.est corresponden a las inconsistencias que

tiene el archivo original. Se debe abrir este archivo y en la parte final del registro

encontrara la glosa, cual puede ser consultada en la malla por la opción de utilidades-

glosario.

Recuerde con las correcciones se deben de realizar en el archivo original que importo

inicialmente (NS05XXXFECHA.TXT), volver a iniciar el proceso de validación hasta que

se muestre el siguiente mensaje como lo muestra la siguiente figura.

j. De no presentarse inconsistencias en el archivo validado, la malla generará la siguiente

imagen.

k. Como no se presentaron inconsistencias se generan una clase de archivo: .PAK. Este

archivo es el que se debe cargar en la aplicación de BDUA según el proceso que

normativamente se encuentre en el cronograma.


{PIE_CERTICAMARA}

Nota: Al momento de cargar el archivo PAK en la aplicación WEB de BDUA, la ruta

donde se encuentre este archivo no debe contener espacios en blanco ni puntos.

CARGUE DEL ARCHIVO. PAK EN LA WEB

Utilizar la última versión de la malla dispuesta en la Página del FOSYGA.

(www.fosyga.gov.co). La malla debe ser instalada en un sistema operativo Windows XP

Nunca manipular los archivos cuando estos hayan sido dispuestos a través de la malla. Si

estos requieren cambios realizarlos desde los archivos raíz (.txt) y una vez mas pasarlos

por la malla para generar el archivo requerido (.pak).

El proceso de radicación se realizara a través de la pagina del FOSYGA

(www.fosyga.gov.co). para los Regímenes, Subsidiado, los archivos deben quedar

radicados antes de las 2:00 de la tarde del doceavo día hábil

Cuando ustedes cargan el archivo el aplicativo les arroja un número de radicado inicial,

esto indica que su archivo ya entro a la aplicación PERO ustedes deben estar pendientes y

realizar continuamente consultas en la aplicación ya que la aplicación debe arrojarles un

SEGUNDO número de radicación que es el que deben tener en cuenta..

Es obligación de los municipios cargar el archivo en el ftp con la clave asignada, solo los

municipios que no puedan acceder con la clave podrán enviar la información al

Departamento. Adjuntando el archivo.pak el oficio y la clave asignada para corroborar la

información antes de la 1 pm del 12 día hábil.

A la vez deben de remitir al correo de Claudia Maritza [email protected] solo el pantallazo de error y la clave incorrecta, recuerden que ella no recibe archivos .PAK ni oficios.

Para evitar las rutas largar en archivo .PK se recomienda: 1.En el escritorio crear una capeta, 2. Dentro de esta carpeta guardar la malla validadora ya descomprimida y el archivo de novedades con extensión txt. 3. Abrir la malla validadora realizar el proceso. 4. Una vez se le de NS- Municipios en el cuadro de dialogo seleccionar

INSTRUCTIVO%20%20INGRESO%20DE%20%20ARCHIVO%20.PAK%20%20AL%20FOSYGA.pdf


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directamente el escritorio y guardar el archivo allí. Es decir no abrir nueva carpeta para guardar este archivo.5. cargar en la página del fosyga desde esta dirección.

SIGNIFICADO DE ERRORES AL CARGAR EL ARCHIVO. PAK

1. Cannot bulk load. The file "J:\TEMP\NS……...XML" does not exist. 2.

Quiere decir que no estan utilizando correctamente la malla validadora, ni el archive txt. Recuerde que la malla debe estar instalada en C: sin extensiones, carpetas o rutas adicionales El archivo txt desde que nace o empieza a armarlo debe tener el nombre correcto NSCODDEPTOCODMPIODDMMAAAA.txt y debe estar ubicado en la misma ruta de la malla validadora es decir en C: Su archivo .PAK NO DEBE SER MODIFICADO es decir después de que pase su archivo txt por la malla de validación no lo debe modificar

3. La version de la malla no corresponde a la actual Esta mañana se envio un correo diciendo que debían descargar la última versión de la malla validadora que estaba en el FTP del Departamento en la carpeta de liquidaciones a la que todos los municipios tienen acceso, adicionalmente, se indico que quienes ya habían radicado el .PAK no debían volverlo a radicar, la malla era solo para los que tenían problemas de malla.

4. Cadena HASH del archivo no concuerda con dato XML

No se debe modificar el archivo .PAK después de creado, no lo puede corregir, agregar o incluir cualquier dato que haya hecho falta, esto causa que su archivo no pueda ser leído


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Pantallazos tomados del instructivo del SAYP


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Documents

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