Instrumento Para Directrices de Procedimientos Compra (1)

7/25/2019 Instrumento Para Directrices de Procedimientos Compra (1)

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Repblica Bolivariana de Venezuela

Estado Bolivariano de Miranda

Municipio Autnomo Independencia

INSTRUCTIVO PARA FIJAR DIRECTRICES EN LOS PROCEDIMIENTOS DE LA

OFICINA DE COMPRAS Y SUMINISTROS

Marzo, 201

Sede Principal: Avenida Bolvar, nivel mezzanina, detrs de Registro Civil, Santa Teresa del Tuy, Estado olivarianode !iranda


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Introduccin

El motivo del instructivo para !i"ar directrices en

los procedimientos de la #!icina de $ompras %

&uministros, se !undamenta en la necesidad de marcar

pautas en los procesos administrativos, para establecer

con anticipacin el desarrollo de las acciones en tosas

sus !ases' As( como !acilitar el control en todas las

actividades, todo esto con el !in de instruir al personal

de !orma permanente'

As( mismo, la in!ormacin contenida en este

instructivo, a su vez contribu%e a la siner)ia con las

diversas o!icinas % direcciones, pertenecientes a la

Alcald(a del Municipio Independencia, para *ue comprendan

los pasos a se)uir, en el momento de realizar una

re*uisicin, *ue obedece al dise+o del lan #perativo

Anual -#A.aprobado en el presupuesto del a+o

correspondiente'

$abe destacar, *ue estos criterios se amparan en el

marco le)al de la $onstitucin de la Repblica

Bolivariana de Venezuela % la /e% de $ontrataciones

vi)ente, donde en esta ltima se establece el

procedimiento para la ad*uisicin de bienes % servicios'

Respectivamente se )eneran rdenes de compra % pa)o,

*ue son deducidas de las diversas partidas

presupuestarias, ocasionando compromisos *ue

respectivamente deben ser pa)ados, !ortaleciendo el

cumplimiento de la )estin municipal, *ue contribu%en al

movimiento de la econom(a local % satis!accin de las

demandas pblicas'



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Objetio !ener"#$

Establecer los procedimientos a se)uir en la #!icina

de $ompras % &uministros de la Alcald(a del Municipio

Independencia del Estado Bolivariano de Miranda'

Objetio% e%&ec'(ico%$

Instruir al personal sobre los procedimientos a

se)uir en la #!icina de $ompras % &uministros de la

Alcald(a del Municipio Independencia del Estados

Bolivariano de Miranda'

acilitar la )estin de las re*uisiciones e!ectuadas

por las diversas o!icinas o direcciones solicitantes, *ue

acuden a la #!icina de $ompras % &uministros de la

Alcald(a del Municipio Independencia'

$umplir con lo establecido en el marco le)al vi)ente

en especial, lo establecido en la /e% de $ontrataciones

en los procedimientos *ue se realizan en la #!icina de

$ompras % &uministros de la Alcald(a del Municipio

Independencia'



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ALCANCE !ENERAL

El Instructivo para i"ar irectrices en los rocedimientos de

la #!icina de $ompras % &uministros, es aplicable principalmente en

la #!icina de $ompras % &uministro, pero a su vez se etiende su

cumplimiento a las unidades administrativas de la alcald(a del

municipio Independencia, *ue )estionen el proceso de compras, a

trav3s de la mencionada o!icina'



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)ASE LE!AL

$onstitucin de la Repblica Bolivariana de

Venezuela' -1444.'

/e% #r)5nica de la Administracin inanciera del

&ector blico'

/e% #r)5nica del oderes blico Municipal'

/e% #r)5nica del oder blico Municipal'

/e% #r)5nica de $ontrataciones blicas'

/e% de la $ontralor(a % $ontrol iscal'

/e% $ontra la $orrupcin'

/e% or)5nica de rocedimientos Administrativos'

/e% de $ontrataciones blicas'

6aceta #!icial,7ro'8'19, ecreto 1:44'



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Cod* PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE COMPRAS Y

SUMINISTROS

+, Recepcin de re*uisiciones'

+- &eleccin de $ontratista, por consulta de

precios'

+. An5lisis de disponibilidad presupuestaria'+/ Recepcin del bien o servicio'

+0 Elaboracin de solicitud de pa)o'

+1 Elaboracin % aprobacin de #rden de $ompra'

+2 Elaboracin de #rden de a)o'

No3bre de# Procedi3iento$ Recepcin de Re*uisiciones



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Cdi4o$ 01Ver%in$ 01

Unid"d$ ireccin de AdministracinSub5Unid"d$ #!icina de $ompras %

&uministros'Objetio !ener"#$

Recibir las solicitudes de las diversas unidades de la

Alcald(a del Municipio Independencia'

Nor3"%$

1' /as re*uisiciones son un documento indispensable,

para soportar el pa)o de una solicitud' /a misma

debe ser elaborada por la unidad solicitante,

diri)ida a la -o 3l. ;e!< #!icina de $ompras %

&uministros'

2' Al momento de recibir la solicitud se le colocar5

el sello de recibido de $ompras % &uministros, el

nombre del !uncionario, !ec=a % =ora'

:' /a re*uisicin ori)inal se *uedar5 con la #!icina

de $ompras % &uministro % la $opia con la unidad

solicitante, la misma se re)istrar5 % se entre)ar5

a la -o 3l. ;e!< de la #!icina de $ompras %

&uministros, para su aprobacin'

Re6ui%ito%$

1' /a re*uisicin debe ser elaborada por la unidad

solicitante'

2' ebe llevar la !irma % sello de la m5ima autoridad

de la unidad solicitante'

:' ebe ser eplicita en el tipo de re*uerimiento %



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epresar cantidades eactas'

9' /a !ec=a de elaboracin debe ser vi)ente'Re%&on%"b#e% Accione%

>nidad &olicitante 1' Elaborar la re*uisicin'

Secret"ri7 2' Recibir re*uisicin'

:' Veri!icar los re*uisitos de la

re*uisicin'

9' &ellar como recibido ori)inal %

$opia de la re*uisicin'

' Entre)ar a la unidad

solicitante copia de la

re*uisicin recibida'

8' Re)istrar la re*uisicin

recibida % entre)ar a la -o 3l.

;e!< de la #!icina de $ompras %

&uministros, para su

aprobacin'



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Je(7 de #" O(icin"

de Co3&r"% 8

Su3ini%tro%

?' /a -o 3l. ;e!< de la #!icina de

$ompras % &uministros, eti*ueta

el documento con la palabra

@R#$E&AR, @E&ERAR #R

-motivo., o @7# R#$E&AR, de

acuerdo al caso'

C' /a -o 3l. ;e!< de la #!icina de

$ompras % &uministros, entre)a

la orden al analista

responsable de la re*uisicin

eti*uetada'

4' &i la eti*ueta indica

@R#$E&AR se procede a la

&E/E$$ID7 E/ $#7RAI&A' &i

es @E&ERAR #R -motivo., se

se)uir5n las instrucciones a

se)uir % se arc=ivar5, =asta el

momento indicado por el motivo'

&i la respuesta es @7#

R#$E&AR, arc=ivar5 o

devolver5 a la unidad

solicitante eplicando el

motivo'

E#"bor"do &or$

/icda' ;ulissa Valero'

Rei%"do &or$

ra' Aia 6arc(a

A&rob"do &or$

r' $arlos Rodr()uez'



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No3bre de#

Procedi3iento$

&eleccin de $ontratistas

por $onsulta de recios'Cdi4o$ 02

Ver%in$ 01Unid"d$ ireccin de Administracin

Sub5Unid"d$ #!icina de $ompras %

&uministros'Objetio !ener"#$ &eleccionar el contratista, para

responder a las re*uisiciones diri)idas a la #!icina de

$ompras % &uministros'

Nor3"%$

1' ara la ad*uisicin de bienes % servicios a trav3s

de la o!icina de compras, debe realizarse un

llamado a los contratistas, a una consulta de

precios, los mismos deber5n cumplir con el plie)o

de condiciones'

2' &e llevar5 a cabo la consulta de precios, cuando la

ad*uisicin de bienes no supere las '000 >'':' ara la consulta de precios de la prestacin de un

servicio no supere las 10'000 >''Re6ui%ito%$

1' /as o!ertas deben contener, nombre del contratista,

direccin, tel3!onos, correo electrnico, RI,

cantidad, descripcin, precios, IVA -si aplica.,

!ec=a vi)ente'

2' $umplir con lo pautado en el plie)o de condiciones'

:' /lenar la carpeta como re)istro de contratistasF

copias de re)istro mercantil -si aplica., RI, $'I,

Re)istro 7acional de $ontrataciones, solvencia de

patente, entre otros'



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Re%&on%"b#e% Accione%

Secret"ri7 1' Elaborar el lie)o de

$ondiciones'

2' ublicar el llamado a $onsulta

de recios a trav3s de la Geb'

:' &e elabora el @in!orme de

recomendacin, basado en la

tres o!ertas recibidas'Je(7 de #" O(icin"

de Co3&r"% 8

Su3ini%tro%

9' &e elabora el @otor)amiento de

ad"udicacin'

E#"bor"do &or$


Rei%"do &or$

ra' Aia 6arc(a

A&rob"do &or$


No3bre de# Procedi3iento$ An5lisis de disponibilidad

presupuestariaCdi4o$ 0:




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Analizar la disponibilidad presupuestaria, para

comprometer el pa)o con los contratistas de la #!icina

de $ompras % suministros de la alcald(a del municipio

Independencia'

Nor3"%$

Es !undamental revisar el estatus de disponibilidad de

las partidas presupuestarias de la unidad solicitante

para poder comprometer el )asto, epresando la

codi!icacin de partidas % productos de acuerdo

clasi!icador presupuestario vi)ente' eber5 ir diri)ida

a la ireccin de resupuesto, sellada % !irmada por -la

o el. "e!< de $ompras % &uministros'Re6ui%ito%$

1' ec=a'2' escripcin del producto'

:' >nidad'

9' $antidad'

' artida Imputada'

8' Monto'Re%&on%"b#e% Accione%

Secret"ri79

"u:i#i"re% o

"n"#i%t"% de #"

O(icin" de Co3&r"%

8 Su3ini%tro%*

1' &e veri!ica la correspondencia

del producto, con lo epresado

en la o!erta seleccionada'

2' >tilizando el clasi!icador

presupuestario relaciona el

producto con la partida'



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:' &e procede a veri!icar en el

sistema la disponibilidad

presupuestaria de la unidad

solicitante'

9' &e llena el !ormato de An5lisis

de la partida presupuestaria'Je(7 de #" O(icin"

de Co3&r"% 8

Su3ini%tro%

' irmar la solicitud de

disponibilidad presupuestaria'

Director7 de

Pre%u&ue%to

8' Aprobacin de la disponibilidad

presupuestaria'E#"bor"do &or$


Rei%"do &or$

ra' Aia 6arc(a

A&rob"do &or$


No3bre de# Procedi3iento$ Recepcin del bien o

servicioCdi4o$ 09




Recibir los bienes o servicios ad*uiridos, a trav3s de

la )estin de las #!icina de $ompras % de la alcald(a

del municipio Independencia'



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Nor3"%$

/ue)o de la ad"udicacin del contratista, se procede a

recibir el bien o servicio, por lo *ue debe realizarse

las respectivas Acta de Recepcin de bien o servicio'Re6ui%ito%$

1' $umplir con los re*uisitos establecidos, para la

ad"udicacin de contratistas'

2' Acta de recepcin de bien o servicio'Re%&on%"b#e% Accione%

Secret"ri79

"u:i#i"re% o

"n"#i%t"% o je(7

de #" O(icin" de

Co3&r"% 8

Su3ini%tro%*

1' Veri!icar la ad"udicacin de

contratista'

2' Revisar *ue el bien o servicio,

este en las condiciones

establecidas en la

ad"udicacin'

:' /lenar el respectivo !ormulario

de acta de recepcin de bien o

servicio'9' Recibir el bien o servicio'

' Elaborar las actas de entre)a

de bienes o servicios a las

respectivas unidades

solicitante'Je(7 de #" O(icin"

de Co3&r"% 8

Su3ini%tro%

?' irmar el Acta de Recepcin del

bien o servicio'

C' irmar las actas de entre)a debienes o servicio a las

respectivas unidades

solicitantes'

4' #rdenar la entre)a de bien o



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servicio a las respectivas

unidades solicitantes'

Unid"de%

%o#icit"nte%

10' irmar las actas de

entre)as elaboradas por la

#!icina de $ompras %

&uministros, como recibido'

Director7 de

Pre%u&ue%to

11' Aprobacin de la

disponibilidad presupuestaria'E#"bor"do &or$


Rei%"do &or$

ra' Aia 6arc(a

A&rob"do &or$


No3bre de# Procedi3iento$ Elaboracin de &olicitud de a)o

Cdi4o$ 0Ver%in$ 01Unid"d$ ireccin de Administracin



Elaborar la solicitud de pa)o para iniciar el proceso depa)o de las rdenes )estionadas por la #!icina de

$ompras % &uministros de la alcald(a del municipio

Independencia'



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Nor3"%$

/a #!icina debe diri)ir elaborar una solicitud de pa)o,

diri)ida a -la o el. irector< de Administracin' /a

misma contiene una breve eplicacin del pa)o'Re6ui%ito%$

1' ec=a'

2' iri)ida a -la o el. irector< de Administracin'

:' 7ombre del contratista o bene!iciario'

9' Ri! o c3dula de identidad'

' Motivo del pa)o'8' Monto en bol(vares'

?' >nidad solicitante'Re%&on%"b#e% Accione%

Secret"ri79

"u:i#i"re% o

"n"#i%t"% de #"

O(icin" de

Co3&r"% 8Su3ini%tro%*

1. &e veri!ica *ue todos los

soportes se encuentren aneos,

tales como las 0: o!ertas,

!actura, ad"udicacin an5lisis de

la partida presupuestaria, entreotros'

2' &e llena el !ormato de solicitud

de pa)o, colocando !ec=a, nombre

del bene!iciario o contratista,

RI o cedula, motivo, monto,

unidad solicitante'Je(7 de #"

O(icin" de

Co3&r"% 8

Su3ini%tro%

12' &ella % !irma la solicitud

de pa)o'

E#"bor"do &or$ Rei%"do &or$ A&rob"do &or$



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/icda' ;ulissa Valero' ra' Aia 6arc(a r' $arlos Rodr()uez'

No3bre de#

Procedi3iento$

Elaboracin de #rden de $ompra

Cdi4o$ 08Ver%in$ 01Unid"d$ ireccin de AdministracinSub5Unid"d$ #!icina de $ompras % &uministros'Objetio !ener"#$

Elaborar las Drdenes de $ompras de la #!icina de $ompras

% suministros de la alcald(a del municipio Independencia'Nor3"%$

ara comprometer la partida presupuestaria es necesario,

elaborar una orden de compra'Re6ui%ito%$

1' actura le)al'

2' 0: #!ertas'

:' 7ombre del $ontratista'

9' Re*uisicin de la >nidad solicitante



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' An5lisis de la partida'Re%&on%"b#e% Accione%

Secret"ri79

"u:i#i"re% o

"n"#i%t"% de #"

O(icin" de Co3&r"% 8

Su3ini%tro%*

1' &e inicia el sistema tecnoH

in!o, mediante, usuario %

clave'

2' &e selecciona la pesta+a

compras' para elaborar una

orden a un contratista, se

selecciona -#rden de $ompra

$ontratista u #$.'

:' En la parte in!erior del

!ormulario se selecciona el

icono @nuevo re)istro'

9' En la parte superior del

!ormulario se selecciona

@contratista, para colocar el

nombre del contratista'

' &e selecciona la unidad

solicitante'

8' En la parte media del

!ormulario, se da clip al

botn @adicionar l(nea'

?' Al desple)arse la l(nea, se

procede a llenar el nombre del

producto de acuerdo a la

in!ormacin suministrada en la

!actura % re*uisicin'

C' 1' &e coloca la cantidad del



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producto, @precio se)n el

monto base, @Impuesto o IVA

-Impuesto al Valor A)re)ado,

si aplicar5'

4' 1' &e selecciona la @partida

presupuestaria % @unidad

e"ecutora' /ue)o se presiona

el icono @)uardar % @salir'10' En la vista inicial del

!ormulario se redacta un brevecomentario, =aciendo mencin

del nmero de !actura, razn

del pa)o, entre otros'

11' inalmente presiona

@)uardar % toma nota del

nmero de #rden de $ompra *ue

emite el sistema'

Direccin de

Pre%u&ue%to

1:' &e lleva a presupuesto

para la aprobacin de la #rden

de $ompra'

Secret"ri79

"u:i#i"re% o

"n"#i%t"% de #"

O(icin" de Co3&r"% 8

Su3ini%tro%*

14.&e imprime la #rden de $ompra'

E#"bor"do &or$


Rei%"do &or$

ra' Aia 6arc(a

A&rob"do &or$




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No3bre de# Procedi3iento$ Elaboracin de #rden de a)oCdi4o$ 0?


Sub5Unid"d$ #!icina de $ompras %&uministros'

Objetio !ener"#$

Elaborar las rdenes de pa)o, tramitadas por la #!icina

de $ompras % &uministros de la alcald(a del municipio

Independencia'

Nor3"%$

Es necesaria la elaboracin de una orden de a)o, en la*ue se re!le"an las retenciones de IVA, I&R/, IM

-Impuesto Municipal., IE -Impuesto Estadal. % el monto

total a pa)ar'Re6ui%ito%$

#rden de compra aprobada e impresa'Re%&on%"b#e% Accione%

Secret"ri79

"u:i#i"re% o

"n"#i%t"% de #"

O(icin" de Co3&r"%

8 Su3ini%tro%*

1' Accediendo al sistema tecnoH

in!o, se selecciona la #pcin

Drdenes de a)o -#.'

2' En la parte in!erior del

!ormulario desple)ado, se

presiona la opcin @7uevo



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Re)istro'

:' En la parte superior del

!ormulario, se coloca el nmero

de @#rden de $ompra'

Autom5ticamente en el

!ormulario se trans!ieren los

datos necesarios para elaborar

la orden de pa)o'

9' En la zona in!erior iz*uierda

del !ormulario, se procede a

llenar los impuestos a deducir

en la orden de pa)o, en caso

*ue apli*uen, tal como I&R/

-Impuesto &obre la Renta., IM

-Impuesto Municipal., IE

-Impuesto Estadal., Ret' IVA

-Retencin del Impuesto al

Valor A)re)ado.'

10' e !orma inmediata el

sistema elabora las deducciones

e indica el @monto a cancelar

o pa)ar' En la zona in!erior

derec=a del !ormulario, se

presiona el icono @salvar'

11' >na vez salvado los

cambios, se toma nota del @7um'

#rden a)o -nmero de #rden de

pa)o., *ue se escribe sobre la



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#rden de $ompra anteriormente

impresa'

12' >na vez concluido el paso

anterior se lleva la orden a la

ireccin de resupuesto'Direccin de

Pre%u&ue%to

1:' &e aprueba la #rden de

a)o % la imprime'

19' evuelve la #rden a la

#!icina de $ompras %

&uministros'Secret"ri79

"u:i#i"re% o

"n"#i%t"% de #"

O(icin" de Co3&r"%

8 Su3ini%tro%*

1' El !uncionario *ue reciba

la orden de pa)o, devuelta %

aprobada, por la ireccin de

resupuesto !irma el recibido'

18' &e anota la #rden de a)o

en el libro de Re)istro %

$ontrol de rdenes de pa)o'

Direccin de

Ad3ini%tr"cin1?' &e lleva la #rden de a)o

a la #!icina de Administracin

% !irma el !uncionario *ue

recibe'

E#"bor"do &or$


Rei%"do &or$

ra' Aia 6arc(a

A&rob"do &or$



Documents

Instrumento Para Directrices de Procedimientos Compra (1)