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Instrumentos Públicos Extra Protocolares
MÓNICA TAMBINI ÁVILA
Art. 26 Ley del Notariado. Son IPE las actas y demas certificaciones que se refieren a actos, hechos o circunstancias que presencie o le conste al notario por razon de su funcion.
Son aquellos instrumentos otorgados o autorizados por un notario público, en original, fuera del Protocolo. Se redactan dentro o fuera de la notaría.
Estos instrumentos son susceptibles de incorporarse al Protocolo Notarial, a solicitud de parte interesada.
DEFINICIÓN
Son instrumentos que tienen fe originaria y responden al principio de inmediación, pudiendo garantizarse su autenticidad y legalidad por medio de la certificación que da el notario público.
El notario con su firma y sello fortalecerá con presunción de El notario con su firma y sello fortalecerá con presunción de verdad, todo hecho, dicho y acto que a el le conste, y de verdad, todo hecho, dicho y acto que a el le conste, y de esta manera, el documento valdrá por sí mismo.esta manera, el documento valdrá por sí mismo.
Producen fe respecto de la realidad del acto que contienen. Producen fe respecto de la realidad del acto que contienen. Son excelentes medios probatorios. Sirven de prueba Son excelentes medios probatorios. Sirven de prueba plena.plena.
IMPORTANCIA
No constan en el Protocolo Notarial. Son instrumentos públicos. El Notario da fe
pública de los actos celebrados ante él. Documentan hechos o acciones. Algunos de ellos tienen formatos impresos por el
Colegio de Notarios de Lima. Pueden redactarse en la notaría o fuera de ella. Gozan de fecha cierta. Todos los documentos extraprotocolares son
susceptibles de ser incorporados al protocolo notarial.
CARACTERÍSTICAS
Clasificación de los Instrumentos
Públicos Extraprotocolares
Se pueden clasificar en:
Actas
Certificaciones
Poderes extraprotocolares
ACTAS
El acta notarial es el instrumento público que contiene la narración de un acontecimiento y en el que a requerimiento de parte se hace constar un hecho, que presencie o le conste al notario.
El notario extenderá actas, en las que consigne los actos, hechos o circunstancias que presencie o le consten y que no sean de competencia de otra función.
El contenido de un acta es muy variado pues puede abarcar desde datos fácticos a situaciones en las que se puede encontrar una persona o cosa, o declaraciones o manifestaciones de voluntad.
Contiene la narracion de un acontecimiento. Se constata y fija un hecho juridico independiente de la voluntad del sujeto que promueve la constatacion.
Tiene una finalidad probatoria, de fijación de hechos, dichos o actos, a traves del tiempo.
CONTENIDO DEL ACTA
IMPORTANCIA Y EFECTOS
DE LAS ACTAS Brindan seguridad jurídica a quienes las utilizan y a la sociedad en general. La fe pública que da el notario, hace que sean instrumentos en los que no cabe duda de la autenticidad de los hechos que se consignan en los mismos.
Tienen valor probatorio pleno. Tienen fecha cierta.
Gozan de todos los efectos de un Instrumento Publico Notarial.
Art. 94 de la ley del Notariado: Actas de:Autorizacion para Viajes de MenoresDestrucción de Bienes.Entrega.Juntas, Directorios, Asambleas, Comités y demás actuaciones corporativas.Licitaciones y Concursos.Inventarios, subastas .Sorteos y de Entrega de Premios.Constatacion de identidad,Transmision por medios electronicos de la manifestacion de voluntad.Verificacion de documentos y Comunicaciones electronicas Otras Actas que la ley señale.
Clases de Actas...
Son constancias puestas en instrumentos privados por medio de los cuales el Notario da fe de la certeza de un hecho, de un dicho, de la identidad de las personas, de la suscripcion de documentos, confiriendoles fecha cierta.
Certificaciones
Las certificaciones notariales Las certificaciones notariales merecen la importancia que la merecen la importancia que la misma ley les otorga. Prueba plena y misma ley les otorga. Prueba plena y oficial oficial Constituyen un medio probatorio Constituyen un medio probatorio eficaz y seguro. Los interesados eficaz y seguro. Los interesados obtienen seguridad juridica, fe obtienen seguridad juridica, fe publica garantia y fecha cierta publica garantia y fecha cierta acerca de la existencia del acerca de la existencia del instrumento.instrumento.
IMPORTANCIA Y EFECTOS
La entrega de cartas notariales. La expedición de copias certificadas. La certificacion de firmas. La certificacion de reproducciones. La certificacion de Apertura de Libros. La constatación de supervivencia. La constatación domiciliaria dentro de su
jurisdicción. Otras que la ley determine.
Clases de Certificaciones
LA ENTREGA DE CARTAS NOTARIALES
Las Cartas notariales son documentos privados mediante los cuales se comunica, informa o exige algo.
El Notario realizara la certificacion notarial luego de la diligencia respectiva para la entrega de dichas cartas.
Requisitos para la Entrega de Cartas Notariales
Un original y un cargo o duplicado. Las Cartas Notariales deben estar
previamente firmadas por el remitente o representante si fuera el caso, deben constatar el nombre correcto del destinatario así como la dirección exacta donde se va a diligenciar.
El trámite no es personal.
Procedimiento de Entrega de Cartas NotarialesProcedimiento de Entrega de Cartas Notariales
CERTIFICACIONCERTIFICACION
Se t ranscribe l as c ircunstancias de ladi l igencia en el cargo:
El Notario suscribe elcargo previamentecert i f icado
Se dil igencia la entregadel original de la carta y sehace sel lar y f i rmar el cargo por el dest inatario o quien la recepcione.
Se inserta sel los y logos de seguridad
Se entrega al interesado el cargo de la carta notarial cert i f icada enel reverso por el Notario
FINQue nieguen a recibir a recibir la carta
Se numera y sel la la carta
Recepción de la carta queentrega el interesado,veri f icando:
INICIO
Se ingresan datosSe ingresan datosal Indice Cronológico al Indice Cronológico de cartas notarialesde cartas notariales
Que la Carta Que la Carta sea recibidasea recibida
Que no se encuentre a nadie en la dirección indicada
El nombre del destinatario
La existencia de la dirección indicada
Y el nombre del remitente
EXPEDICIÓN DE COPIAS CERTIFICADAS
El Notario podrá expedir una copia transcrita y certificada de un Acta o documento, donde señalará en su caso la descripción de la Legalización del Libro, de los folios que constan y obran, del contenido del Acta, número de firmas y otras circunstancias que sean necesarias para obtener una idea cabal del contenido.
El Notario no asume responsabilidad por el contenido del Libro, ni de las firmas que en el aparecen.
Requisitos de Expedición de Copias Certif icadas
Libro de Actas original o documento original, con indicación de las fojas y Actas cuya trascripción se requiere.
En caso de existir enmendados, entrelineas o testados deberán estar previamente salvados con el mismo tipo de letra y tinta.
Procedimiento de Expedición de Copias Certi f icadas TranscritasProcedimiento de Expedición de Copias Certi f icadas Transcritas
INSTRUMENTOS EXTRA - PROTOCOLARES / CERTIFICACION
Se transcribe todoo parte pert inentesol ic i tado del documento
Impresión de transcripción
El notario suscribe ysel la la trascripcióndel documento
Recepción de l ibro correspondiente dondeconste el acuerdo
Se Entrega copia cert i f icada al sol ic i tante
INICIO
FIN
Certif icacion de Firmas
La certificación de Firmas consiste en que el Notario da fe que la firma que aparece en un documento es auténtica y que pertenece la persona que ha firmado en su presencia. Para ello tiene que haber identificado previamente a la persona con su documento de identidad.
Requisitos certif icación de Firmas
Documento original a legalizar. Presencia del interesado. D.N.I. original vigente y constancia de haber
sufragado en las últimas elecciones. Los extranjeros con pasaporte o carnet de extranjería
Si la certificación de firma es con poder o en representación de una entidad, se requiere de vigencia de poder.
Procedimiento de Cert if icación de FirmaProcedimiento de Cert if icación de Firma
CERTIFICACION DE FIRMACERTIFICACION DE FIRMA
El sol ic i tante f i rmaen el documentoa ser legal izado y ponesu huel la digital
Se t ranscribe los datos de la cert i f icaciónen el documento a serlegal izado
El notario suscribe el documento legal izandola f irma
Se ident i f ica al sol ic i tante con su documento de ident idad
Se veri f ica la autent ic idadde la f i rma con el documento de ident idaddel sol ic i tante
Se inserta sel los y logos de seguridad
Se entrega el documento con la f irma legal izada al sol ic i tante
INICIO
FIN
Si es c iudadanoperuano t iene que haber suf ragado en las úl t imas eleccionesy el D.N.I . t iene queestar v igente
CERTIFICACIÓN DE REPRODUCCION
La Certificación de reproducciones consiste en que el Notario da fe de que la reproducción o fotocopia que tiene a la vista es idéntica y guarda absoluta conformidad con el original. En caso de que el original presente enmendados el Notario a su criterio podrá denegar su Certificación o efectuarla dejando constancia de la existencia de tales enmendados.
Requisitos para certif icacion de Reproducciones
Documento original. Copia exacta y legible del documento original.
Procedimiento de Certi f icación de ReproduccionesProcedimiento de Certi f icación de Reproducciones
CERTIFICACION DE REPRODUCCIONESCERTIFICACION DE REPRODUCCIONES
Se veri f ica que lareproducción seacopia f iel del original
El Notario suscribela copia deldocumento
Se inserta sel los y logos de seguridad
Recepción yveri f icación de requisitos previos
Se inserta los respect ivossel los de legal ización dereproducciones en lacopia a cert i f icar
Se entrega documento Cert i f icado al sol ic i tante
INICIO
FIN
CERTIFICACION DE APERTURA DE LIBROS
La Certificacion de Apertura de Libro consiste en preparar un Acta de Apertura, puesta en el primer folio útil del Libro donde se señala el número cronológico que le corresponderá al Libro, nombre o razón social de la entidad, objeto del Libro, número de folios y la forma en que son llevados, lugar y fecha que se otorga dicha Acta y, sello y firma del Notario.
Todos los folios deberán estar numerados y sellados por la Notaría
Requisitos para Certif icacion de Apertura de Libro
Solicitud firmada por el interesado o su representante si fuera el caso. Fotocopia del R.U.C. Fotocopia del Documento de Identidad del solicitante. Si se trata de una continuación, deberá acompañarse el Libro anterior previamente concluido o la denuncia por la pérdida si fuera el caso.
Procedimiento de Legalización de Apertura de Procedimiento de Legalización de Apertura de LibrosLibros
INSTRUMENTOS EXTRA - PROTOCOLARES / CERTIFICACION
Se inserta el acta de apertura de legal ización del l ibro en la primera hoja út i l del l ibro
El notario suscribe la constancia de legal izac ión del l ibro
Se procede a registrar el l ibro en el registrocronológico consignandolos datos pert inentes yponiendo el número quele corresponde
Se sel lan todas las hojas fol iadasdel l ibro
Sol ic i tud delegal ización de apertura de l ibro
Recepción y veri f icaciónde requisi tos previos:sol ic i tud,copia de RUC
Se inserta sel los ylogos de seguridad
Se entrega l ibrolegal izado al sol ic i tante
INICIO
FIN
