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Instrumentos públicos extraprotocolares
1. Definición
El capítulo III de la Ley del Notariado se ocupa de los Instrumentos Públicos
Extraprotocolares. Sin definirlos, señala en su artículo 26° que “son instrumentos
públicos extraprotocolares las actas y demás certificaciones notariales que se
refieren a actos, hechos o circunstancias que presencie o le conste al notario por
razón de su función”.
Son aquellos instrumentos públicos otorgados o autorizados por un notario
público, en original, fuera del Protocolo. Es decir, no se llevan en ninguno de los
registros de la notaría, ni existe la obligación legal de conservarlos en el archivo
notarial. Estos documentos se redactan dentro o fuera de la notaría.
Tal como su nombre los dice, los instrumentos públicos extraprotocolares no se
conservan en el protocolo notarial, sin embargo son susceptibles de incorporarse
en el Protocolo Notarial a solicitud de parte interesada.
La autorización del Notario, expresada con su firma en un instrumento público
extraprotocolar, da fe de la realización del acto, hecho o circunstancia, de la
identidad de las personas u objetos y de la suscripción de documentos,
confiriéndole fecha cierta.
2. Importancia
Los Instrumentos Públicos Extraprotocolares son importantes porque son
documentos que tiene fe originaria y responden al principio de inmediación,
pudiendo garantizarse su autenticidad y legalidad por medio de la certificación que
da el Notario Público.
Son excelentes medios probatorios. Sirven de prueba fehaciente para acreditar
como ciertos los actos o hechos que se consignan en ellos. Otorgan seguridad
jurídica a aquellos que los utilizan y a la sociedad en general. La fe pública que da
el Notario hace que sean documentos en los que no se puede poner en duda la
autenticidad de los hechos descritos.
El Notario con su firma y sello fortalecerá con presunción de veracidad, todo hecho
y acto sometido a su amparo, y de esta manera, el documento valdrá por sí
mismo.
No todos los actos que figuran como contenido de los instrumentos públicos
extraprotocolares son presenciados por el notario, por lo que no asume
responsabilidad sobre el contenido de los documentos en los que no participa. Por
ejemplo, en la legalización de firmas no acredita la autenticidad del contenido del
instrumento, solo la autenticidad de la firma puesta en él. Tampoco en la
legalización de fotocopia de un documento acredita el contenido, solo da fe de que
es idéntico al original que ha tenido a la vista.
El Notario no se desentiende de su obligación de preservar la legalidad de los
actos en los que participa y cuando se requiere su concurso para actos notariales
extraprotocolares, el Notario no sólo da fe de veracidad en el sentido que se han
realizado estos actos, sino que también sirve de garantía o constancia de que se
han llevado de acuerdo a Ley.
Es responsabilidad del Notario cautelar que los instrumentos públicos
extraprotocolares no constituyan en sí mismo actos ilícitos o contrarios a la moral
o las buenas costumbres.
3. Características
Los Instrumentos Públicos Extraprotocolares tienen las siguientes características:
No constan en el Protocolo Notarial.
Son instrumentos públicos.
El notario da fe pública de los hechos y/o actos celebrados ante él.
No tienen una matriz conservada por el notario a la cual remitirse.
Documentan hechos, acciones o dichos.
Algunos de ellos tienen formatos impresos por el Colegio de Notarios de
Lima.
Pueden redactarse en la notaría o fuera de ella, donde se realiza el acto o
el hecho.
Todos los documentos extraprotocolares son susceptibles de ser
incorporados al protocolo notarial, a solicitud de parte interesada.
En las actas, por ejemplo, no es obligatorio que firme la parte interesada,
basta con la firma del Notario.
4. Clasificación
El Capítulo III de la Ley; que trata sobre los Instrumentos Públicos Extraprotocolares, señala en sus artículos 94° y 95° las clases de actas y de certificaciones.
“Artículo 94.- Clases de Actas extra - protocolaresSon actas extra - protocolares:
a) De autorización para viaje de menores.
b) De destrucción de bienes.
c) De entrega.
d) De juntas, directorios, asambleas, comités y demás actuaciones corporativas.
e) De licitaciones y concursos.
f) De inventarios; y subastas de conformidad con el Decreto Legislativo Nº 674, Ley
de Promoción de la Inversión Privada de las Empresas del Estado.
g) De sorteos y de entrega de premios.
h) De constatación de identidad, para efectos de la prestación de servicios de
certificación digital.
i) De transmisión por medios electrónicos de la manifestación de voluntad de terceros; y,
j) De verificación de documentos y comunicaciones electrónicas en general.
k) Otras que la ley señale.
El notario llevará un índice cronológico de autorizaciones de viaje al interior y al exterior,
el mismo que comunicará en la periodicidad, medios u oportunidad que señale el
reglamento, a las autoridades respectivas”.
“Artículo 95.- Clases de certificaciones Son certificaciones:
a) La entrega de cartas notariales.
b) La expedición de copias certificadas.
c) La certificación de firmas.
d) La certificación de reproducciones.
e) La certificación de apertura de libros.
f) La constatación de supervivencia.
g) La constatación domiciliaria; y,
h) Otras que la ley determine.
Del mismo modo, en su artículo 117° se refiere a las clases de poderes que existen.
Siguiendo lo señalado en la norma legal, podríamos clasificar a los instrumentos públicos
extraprotocolares de la siguiente manera:
Actas. (arts. 98° y 99°)
Certificaciones.
Poderes Extraprotocolares. (Poder fuera de registro – art. 117° literal “b” y art.
119°) (art. 117° literal “c” y art. 120°)
ACTAS CERTIFICACIONES PODERES
Actas de Autorización para Viaje de Menores.
Actas de Destrucción de Bienes.
Actas de Entrega. Actas de Juntas,
Directorios, Asambleas, Comités y demás Actuaciones Corporativas.
Actas de Licitaciones y Concursos.
Actas de Inventarios y Subastas.
Actas de Sorteos y Entrega de Premios.
Otras Actas que la Ley determine.
Entrega de Cartas e instrumentos notariales.
Expedición de Copias Certificadas.
Legalización de Firmas. Legalización de
Reproducciones. Constatación de
Supervivencia. Otras certificaciones
que la Ley determine.
Poderes fuera de Registro.
Poderes por Carta con Firma Legalizada.
5. Actas a) Definición
Se encuentran reguladas en los artículos 98° y 99° de la Ley.
La Ley del Notariado señala que el Notario extenderá actas en las que se
consigne los actos, hechos o circunstancias que presencie o le conste y que no
sean de competencia de otra función. Las actas podrán ser suscritas por los
interesados y necesariamente por quien formule observación.
En una presencia notarial, antes de la facción del acta, el Notario dará a conocer
su condición de tal y que ha sido solicitada su intervención para autorizar el
instrumento público extraprotocolar.
El acta notarial es el documento público que contiene la narración de un
acontecimiento y en el que a requerimiento de parte se hace constar un hecho que
presencie o le conste al notario.
Instrumentos Extraprotocolares
A decir de AZPEITIA, el acta notarial es esencialmente el instrumento en el que se
constata y fija un hecho jurídico independiente de la voluntad del sujeto que
promueve su constatación.
NOVOA; afirma que acta notarial es el documento público autorizado por notario,
en el que a requerimiento de parte, con capacidad intelectual suficiente, se hace
constar un hecho que presencia o le conste al notario, que no pueda ser objeto de
contrato, y cuyo recuerdo conviene conservar en forma auténtica.
De otro lado, AZPITARTE la define como documento protocolable sujeto a los
requisitos exteriores de escritura que autoriza el Notario, por lo común, a instancia
de parte para hacer constar hechos que presencia y circunstancias que observa, y
no constituyan declaraciones de voluntad.
Otra definición señala que el acta notarial es un documento en el que se da cuenta
de los hechos, acontecimientos, declaraciones de voluntad o cualquier otro evento
con trascendencia jurídica, con el objeto de facilitar una prueba fehaciente de los
mismos. Tiene que estar redactada por la persona autorizada para tal efecto y
reflejar de forma veraz y fiel una realidad exterior, en los términos exigidos en
cada caso, del que puede responder civil, penal o administrativamente. Tiene una
finalidad probatoria, de fijación de unos hechos o actos, pudiendo tener distinta
eficacia según conste en documento público o privado.
b) Contenido de un Acta
El acta contiene la consignación de los actos, hechos o circunstancias que el
Notario presencie o le conste.
El contenido de un acta es muy variado de acuerdo al objetivo de la facción de la
misma. Lo que ésta recoge en su contenido obedece a la solicitud o requerimiento
de presencia notarial de constatación de hechos, actos o dichos formulada por la
parte interesada. Puede versar sobre la descripción de lo que se ve o de lo que se
oye, declaraciones o manifestaciones de voluntad.
No obstante las actas, se clasifican como documentos extraprotocolares. La Ley
obliga que algunas actas se realicen en el protocolo, por lo cual están sujetas a los
mismos requisitos que demandan las escrituras públicas (documentos
protocolares). En ese sentido, son llamadas “escrituras-actas”, porque son
escrituras por su forma y actas por su contenido.
Las actas por su contenido pueden ser: Actas de Requerimiento y de Notificación,
Actas de Presencia y Comprobación o Constatación de Hechos-Sorteos,
Licitaciones o Concursos Públicos, Destrucción de Bienes, Actas de Fe de entrega
de Bienes Muebles, Actas de Recepción de Bienes, Actas de Inventario de Bienes,
Actas de Depósito, Actas de Protestos, Actas de Toma de dicho, entre otras.
Por su parte, GONZÁLES PALOMINO; considera que no hay más que dos tipos de acta que son:
- Las que documentan una actividad “pasiva” del Notario: una percepción.
Son las actas de presencia.
- Las que documentan una actividad “activa” del Notario: una notificación.
Son las actas de requerimiento para el cumplimiento de algo.
c) Generalidades sobre Actas Notariales
El Notario podrá autorizar un acta aunque alguno de los presentes en el acto se negara a firmar, dejando constancia indefectiblemente de esta circunstancia y del motivo (si lo expresare) de su negativa.
Las actas deben reflejar la descripción de realidades físicas susceptibles de percepción sensorial por el Notario.
Es de buena práctica hacer constar las horas de iniciación y de culminación de la diligencia de presencia notarial en la que el Notario da fe del acto, hecho o dicho que se constata.
Si el acta fue hecha en forma extraprotocolar, el original debe entregarse al solicitante. El Notario podrá, sin perjuicio de lo antedicho, expedir las copias que el interesado requiera.
Se considera de buena práctica que el Notario conserve copia de las actas que autorice, ya que es probable que las mismas sirvan de prueba en un proceso
judicial y es conveniente que el Notario pueda consultar su contenido en el caso de ser llamado para comparecer ante el Juez, de ser citado.
d) Clases de Actas que establece la Ley
Están señaladas taxativamente en el artículo 94° del Decreto Ley N° 1049. Nuestra legislación considera, dentro del capítulo pertinente a instrumentos públicos extraprotocolares, a las siguientes actas:
1) Acta de autorización para viaje de menores.
a) Definición
La Autorización de viaje de menor consta en un acta expedida por el Notario a
través de la cual da fe de la declaración de uno o ambos padres respecto al
permiso de viaje dentro o fuera del país de su menor hijo, en ejercicio de la patria
potestad. Como sabemos, por la patria potestad los padres tienen el deber y
derecho de cuidar de la persona y bienes de sus hijos menores (Art. 418° del
Código Civil).
La Ley considera a la autorización para viaje de menores como un instrumento
público extraprotocolar.
Actualmente, en Lima, se extiende en un papel especial de seguridad emitido por
el Colegio de Notarios de Lima.
El Código Civil establece como uno de los deberes y derechos del ejercicio de la
patria potestad, tener a sus hijos en su compañía y recogerlos del lugar donde
estuviesen sin su permiso, recurriendo a la autoridad si es necesario (Art. 423°,
inc. 5 del Código Civil).
En ejercicio de la patria potestad, la Ley faculta a los padres a autorizar el viaje de
sus hijos al exterior o interior del país, en compañía de una persona distinta a los
padres. Si no existe la voluntad de autorizar el viaje por parte de ambos padres se
requiere autorización otorgada por el Juez de Familia.
Si el menor viaja en compañía de ambos padres, no se necesitará autorización de
viaje, sólo bastará con la firma de los padres al dorso de las tarjetas de embarque
del menor y la presentación de su partida de nacimiento si se la requieren en la
oficina de migraciones.
b) Clases de Actas de Autorización de Viaje
Se puede extender dos clases de Actas de Autorización de Viaje para Menores:
Actas de Autorización de Viaje para Menores al exterior y Actas de Autorización de
Viaje para Menores al interior del País.
c) Requisitos
Partida de nacimiento del menor, que acredite la relación de parentesco.
Presentación del Documento de Identidad de los padres del menor.
Los solicitantes, si son los mismos padres, firmaran el acta que consta en el
formulario impreso por el Colegio de Notarios y adicionalmente podrán
imprimir su huella digital.
En el caso de Autorización de viaje al exterior: Comparecencia del padre y
de la madre con sus respectivos documentos de identidad.
2) Acta de destrucción de bienes.
a) Definición
Tiene por objeto la comprobación y fijación de hechos. En este caso la destrucción
de bienes, sobre los cuales hayan de fundarse o declararse derechos con
ulterioridad.
Se basa en la constatación que hace el Notario in situ, basada en la verificación
detallada e individualizada de cada uno de los bienes sujetos a destrucción. El
Notario deberá estar presente en el lugar donde se realizará la destrucción de los
bienes.
El Notario dará fe de que los bienes objeto de la solicitud de constatación de
destrucción han sido, en efecto, totalmente destruidos.
b) Requisitos
Solicitud escrita, indicando día, hora y el lugar de la diligencia.
Nombre completo y datos de identificación de la (s) persona (s) natural o
jurídica solicitante.
Nombre completo e identificación de la (s) persona (s) que estarán
presentes en la destrucción, sea por parte de la empresa solicitante o de la
empresa que se encargará del proceso de destrucción.
Relación detallada de los bienes a destruir, indicando cantidad, peso,
modelo, número de serie, etc., que permitan identificarlos indubitablemente.
Nombre completo e identificación del representante de la Superintendencia
Nacional de Administración Tributaria – SUNAT, convocado para que
presencie la destrucción.
c) Procedimiento
El notario recibe la solicitud escrita o verbal de la Presencia Notarial en una
destrucción de Bienes.
El Notario tiene a la vista la lista, relación o inventario detallado de bines a
destruirse.
El Notario se constituye en el lugar donde se encuentran los bienes, en la
fecha y hora establecida.
El Notario da fe de la identidad de los solicitantes si están presentes, sean
particulares o representantes de personas jurídicas, de los representantes
de la empresa encargada de la destrucción y de los representantes de la
SUNAT, si estuvieran presentes.
El Notario verifica la existencia de los bienes a destruir.
El Notario da fe de la destrucción total de los bienes.
Se da por concluido el acto.
El Notario redacta el acta de destrucción de bienes.
Se incorpora al acta la relación en detalle de bienes destruidos.
El Notario firma el acta.
Inserción de sellos de seguridad.
Se entrega el acta al interesado.
3) Acta de entrega.
a) Definición
Las Actas de Entrega son aquellas que redacta el Notario para dar fe de la entrega
y recepción de los bienes. Generalmente contienen la certificación de la entrega
de bienes muebles.
El Notario redacta esta acta luego de identificarse como tal, cuando ha
presenciado la entrega y recepción de un bien, dinero o documento entre dos
particulares.
Del mismo modo, redacta un acta de fe de entrega de bienes cuando el Notario
recibe para su custodia o en calidad de depósito o consignación de cheques,
dinero, llaves, sobres cerrados cuyo contenido se desconoce, valores, etc., siendo
su admisión voluntaria.
Estas se realizan a solicitud del interesado, indicando los bienes que se van a
entregar y si la entrega se va a realizar en la notaría o en lugar distinto, precisando
el día, hora y lugar en la que se llevará a cabo la diligencia.
El Notario dejará constancia de la entrega, así como de la existencia de los bienes
que han sido entregados y del estado en que se encuentran.
b) Requisitos
Solicitud verbal o escrita, precisando el objeto de la entrega, indicando el
lugar, fecha y hora, donde se llevará a cabo.
Indicar nombre de la persona que realizará la entrega, número de D.N.I.,
documento que acredite la representación en caso de actuar en nombre de
una empresa (si fuere el caso), y nombre de la persona quien recibirá la
entrega, con su respectivo número de documento de identidad.
Verificación de la existencia de los bienes materia de entrega y recepción.
Relación, o inventario de los bienes con las características necesarias para
su identificación individualizada.
c) Procedimiento
4) Acta de juntas, directorios, asambleas, comités y demás actuaciones
corporativas.
a) Definición
Son aquellas actas redactadas por el secretario o la persona que designe la junta,
directorio, asamblea o comité.
La actuación del Notario consiste principalmente en dar fe de los hechos y de los
acuerdos tomados en los actos presenciados.
En las Actas de Actuaciones Corporativas constará un resumen de todo lo
acontecido en el acto o reunión. Las Actas de Actuaciones Corporativas deberán
ser asentadas en el Libro de Actas, en hojas sueltas o en cualquier otra forma que
permita la Ley. El Libro de Actas, como sabemos, es aquel en donde se hacen
constar los acuerdos adoptados por los diversos órganos de la sociedad, sea de
una asamblea general en una asociación o la Junta General u otro órgano de las
sociedades o empresa individual, respecto al desarrollo y marcha del negocio. Las
actas que se extienden en dicho libro tienen el carácter de documentos,
entendiéndose por éstos a toda cosa corporal que sirve para acreditar un hecho.
Las actas tienen la naturaleza de documentos privados y narrativos. Son
documentos privados porque en la confección de las actas solo intervienen los
particulares integrantes del órgano colegiado que se trate, o eventualmente
algunas personas directamente vinculadas con el órgano corporativo. El
documento narrativo es aquel en el que se relata un suceso o hecho y en donde
los autores de dicho documento no necesariamente son las mismas personas que
han formado el acto o negocio jurídico contenido en el instrumento. En relación
directamente opuesta al documento narrativo, se encuentran los documentos
constitutivos, en los cuales se incorpora directamente un acto o negocio jurídico.
En otras palabras, en el documento constitutivo existe una especie de confesión
extrajudicial realizada por los mismos autores del negocio jurídico, quienes son así
mismo los otorgantes; en cambio, en el documento narrativo nos encontramos
ante una figura similar a la declaración testimonial, en donde un tercero relata
hechos en los que no ha intervenido directamente, sino que se limita a relatar un
hecho que le consta.
b) Clases de Actas de Actuaciones Corporativas [art. 94° literal e) D.L.
1049]
De Juntas
De Directorios
De Asambleas
De Comités
Y demás actuaciones corporativas.
c) Requisitos
Solicitud formal de presencia para determinado acto corporativo.
Tener a la vista los avisos de convocatoria (publicación o esquela).
Los poderes presentados con 24 horas de anticipación en caso de
apoderados.
Los Estatutos de la entidad solicitante.
Libro de Actas de la entidad solicitante.
Padrón de Asociados de la entidad solicitante (de ser el caso).
d) Procedimiento
5) Acta de licitaciones y concursos.
Son aquellas actas que redacta el Notario dando fe de los actos públicos de
procesos de selección para las contrataciones y adquisiciones del Estado
mediante licitaciones, concursos y adjudicaciones directas públicas que ha
presenciado.
Las Entidades del Sector Público en los procesos de adquisiciones y
contrataciones de bienes, servicios u obras necesarios para el cumplimiento de las
funciones del Estado se rigen por las disposiciones del T.U.O de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado aprobado D.S. N° 083-2004-PCM (arts. 30° - exigencia
de presencia de Notario, o en su defecto Juez de Paz; 11° y 17° - Requisitos para
dar fe de actos públicos).
6) Acta de inventarios; y subastas de conformidad con el Decreto
Legislativo Nº 674, Ley de Promoción de la Inversión Privada de las
Empresas del Estado.
6.1. Actas de inventarios
Son aquellas actas que redacta el Notario cuando da fe de la realización de algún
inventario. El inventario notarial puede realizarse de dos formas distintas de
acuerdo a lo requerido por la parte interesada:
Vía Acta Notarial, como instrumento extraprotocolar, al amparo de lo
dispuesto en el artículo 94° literal f) del Decreto Legislativo N° 1049.
Lo que da motivo al levantamiento del Acta de Inventario es una previa diligencia o
actuación notarial por la cual el Notario verifica, a solicitud de parte, la existencia y
condiciones de los bienes muebles o inmuebles que el solicitante requiera, así
como la constatación de la ubicación de los mismos en el lugar señalado por la
misma.
Cuando el inventario comprenda bienes que se encuentran ubicados en distintos
lugares, será competente el Notario del lugar donde se encuentre cualquiera de
ellos.
El Notario asentará la correspondiente acta extraprotocolar describiendo
ordenadamente los bienes que se encuentran en el lugar, su estado y
características sin calificar la propiedad ni situación jurídica.
El acta será suscrita por el Notario y los interesados que concurran a la diligencia
del inventario y si alguno de ellos se rehusara a firmar, se dejará constancia de tal
hecho.
Vía Acta de Protocolización de Inventario*, al amparo de lo dispuesto en
el artículo 29° y siguientes de la Ley N° 26662 – Ley de competencia
Notarial en Asuntos No Contenciosos. (no es objeto de estudio en esta
oportunidad)*
6.2. Acta de subasta
El Acta de Subasta es un Instrumento Público Notarial Extraprotocolar que levanta
el Notario al presenciar a solicitud de parte interesada una Subasta Pública.
7) Acta de sorteos y de entrega de premios.
Son instrumentos públicos extraprotocolares que redacta el Notario cuando ha
presenciado actos de sorteos o entrega de premios como parte de promociones
comerciales o rifas con fines sociales, dando fe del correcto desenvolvimiento del
sorteo o concurso y garantizando que las entidades organizadoras cumplan con
desarrollar los eventos conforme a lo anunciado públicamente y autorizado en el
marco de las normas sobre el particular.
Las actas de sorteos y de entrega de premios se rigen por el D.S. N° 006-2000-IN.
Que aprueba el Reglamento de Promociones Comerciales y Rifas con Fines
Sociales.
Procedimiento:
8) Acta de constatación de identidad, para efectos de la prestación de
servicios de certificación digital.
9) Acta de transmisión por medios electrónicos de la manifestación de
voluntad de terceros;
10) Acta de verificación de documentos y comunicaciones electrónicas en
general.
11) Otras que la ley señale.
