Introducción a Expediente Electrónico-Gestión de Introducción a Expediente Electrónico-Gestión de documentación electrónica

� Atraso en tramitación y colapso de los modelos de trabajo (estructura)

�La gestión dispersa geográficamente en mas 40 edificios (más CAPS, más delegaciones)

Modernización Inevitable

edificios (más CAPS, más delegaciones)

�El personal se encuentra escondido atrás de montañas de papel( mucho dato y poca información)

� Sistema obsoleto: no es amigable No permite accesos a través de ventanas y sólo pueden utilizarse teclas ·

�Sistema estrella de traslado de expedientes: 12.000 expedientes./ 90.000 pases anuales.

� Lejos del trámite : La mayoría de los expedientes se caratulan sólo en la mesa de entradas del Palacio.

Modernización Inevitable

caratulan sólo en la mesa de entradas del Palacio.

�Duplicidad de tareas/esfuerzos: decretos (confec/imprimen/firman/guardan en papel/se vuelven a digitalizar!! /libros copiativos/se vuelven a firmar ¡!!

�Comunicación deficiente: Predomina la comunicación verbal y telefónica.

Esperamos producir el cambio administrativo más profundo que se haya

hecho en el Municipio de Pergamino:

GESTION DE DOCUMENTACION ELECTRONICA

•Cambio de paradigma: el uso de nuevas tecnologías agiliza y hace más eficiente la administración pública y genera oportunidades para que los ciudadanos se involucren más en la gestión.

Gestión de documentación

electrónica

gestión.

•Hoy en día, los documentos se producen con tecnología del siglo XX (Word) y luego se registran con tecnología del siglo XVIII (papel y libros).

•La solución: sistema de Gestión DocumentalElectrónica, el cual separa la generación deldocumento, del contenedor (expediente,legajo, carpeta).

Gestión de documentación

electrónica

•GDE está compuesto por diversos módulosque operan interactuando entre ellos,respondiendo a necesidades específicas.

Módulos Básicos del

Sistema

•Al ser todos los documentos electrónicos, sufecha es cierta (time-stamping) esto hacedesaparecer los libros de registro y por ende losnúmeros reservados. Acelera los tiempos degestión.

Gestión de documentación

electrónica

•Los Expedientes pasan a ser inmodificables, nose extravían, se pueden ver y compartir en todomomento, se conoce su ruta y su ubicación entodo momento

•Transforma completamente el sentido detransparencia en la Administración, laseguridad en sus transacciones y la capacidadde control.

•Se eliminan los tiempos muertos de traslados y

Gestión de documentación

electrónica

•Se eliminan los tiempos muertos de traslados ymesas de entradas, tanto de Documentos como enExpedientes.

•Es realmente un antes y un después en laAdministración Pública Municipal, el cambiocultural que se produce es increíble.

Nuestro CaminoCamino

Proyecto Modernización

Inevitable

Creación Subsecretaria

ModernizaciónAnálisis alternativas

Octubre 2015 Diciembre 2015 Primer semestre 2016

NuestroCamino

Compra Servidores

Disposición 7/16 DPSIT /Entrega

Token

Club de Innovación

Primer semestre 2016

Agosto 2016 Sep/ Oct/ Noviembre 2016

Noviembre 2016

Convenio con Ministerio de

Modernizacíón

Diciembre 2016

Nacional • Ley 25506

• Decreto 2628/02

Marco Normativo

Provincial

Municipal

• Ley 13666

• Decreto 305/12

• Ley 14828

• Decreto 1018/16

• Proyecto Ordenanza

• Decretos

Charla Introducción

Capacitación en EU y CCOO

Plan de Capacitación

Capacitación en GEDO

Capacitación en EE

Taller práctico sobre un trámite

Relevamiento por Secretarias

Entrevistas con usuarios lideres y encargados de los procesos

Metodología

Mapeo de Procesos, y circuitos administrativos

Elaboración de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo.

Elaboración del Manual y Guías de Usuario

Flujogramas

Manuales

Procesos/ Trámites

Re categorización /Bonificaciones al Personal

Renovación contrato o no renovación

Compra Directa

Concurso de Precios

Habilitación de comercio e industria (integrado TSH)

Emisión de titulo ejecutivo

Eximición tasas (jubilados no directa)

Prescripción de tasas

Baja de titulo ejecutivo

Evaluación de árbolEvaluación de árbol

Declaración de interés municipal

Permiso de construcción obra nueva o ampliación

Final de obra

Registración de obra clandestina

Subsidios

Ayuda económica

Horas Extras

Sanciones

Descuento de tasas a empleados

Licencias

Ampliación red agua y cloaca

Toma/tenencia precaria

Habilitación de antenas

• Trámites • Tramites • Trámites• Trámites

Internos

• Tramites

Sencillos

• Trámites

Lentos

Muchas Muchas gracias!!!