Introducción a la Gestión de Proyectos con Microsoft

Project 2010Ing. María Cecilia Cotrina Orrego

Temario

• Entender los proyectos.• Ciclo de vida de un proyecto

Conceptos generales de Gestión de Proyectos

¿Qué es un proyecto?• Secuencia bien definida de eventos

con un principio y un final identificados, que se centra en alcanzar un objetivo claro.

• Proceso formado por actividades con fechas de inicios y finalización, para lograr un objetivo, conforme a requisitos específicos como son las limitaciones de tiempo, coste y recursos.

PMBOK: Proyecto : «Un esfuerzo temporal emprendido para crear un único producto, servicio o resultado»

Características de un proyecto

• Es temporal.• Puede generar: Un producto, un servicio o un resultado.• Tiene un objetivo específico y mensurable.• Usan recursos.• Consta de tareas interdependientes , individuales.

Ejemplos de proyectos

AMBITO EJEMPLO

Construcción • Ampliar un centro comercial.• Construir una residencial para el programa MI

VIVIENDA.• Remodelar una habitación de nuestra casa.

Planificación de eventos • Coordinar una fiesta de promoción.• Apertura de un nuevo negocio.• Organizar las olimpiadas institucionales.

Desarrollo de productos • Desarrollar un nuevo juguete.• Rodar un comercial para TV.

Publicaciones • Escribir un libro.• Crear un Manual de Funciones (MOF).• Escribir una Guía de Usuario de software.

Dirección de Proyectos

• Es la aplicación de conocimientos, habilidades herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. Según el PMBOK, se logra mediante la adecuada aplicación e integración de los 42 procesos de la dirección de proyectos, agrupados en 5 grupos de procesos. Estos 5 grupos de procesos son:

Procesos de la dirección de Proyectos

Procesos de inicio

Procesos de Cierre

Procesos de Planificación    

Procesos de Ejecución    

Procesos de Supervisión y Control

Dirección de Proyectos

Implica:• Identificar requisitos.• Abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los

interesados según se planifica y efectúa el proyecto.• Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que se

relacionan, entre otros aspectos, con:• El alcance.• La calidad.• El cronograma.• El presupuesto.• Los recursos.• El riesgo.

Fijación de los objetivos de un proyecto

• Determinar su objetivo. Debe precisar información tales como fechas, números de unidades, elementos, etc.

• Un objetivo específico clarifica el ámbito del proyecto, las personas afectadas y el periodo de tiempo.

• Facilita la planificación del proyecto.

Diagramas que ayudan a la gestión de Proyectos

Diagrama de Gantt

Diagrama de red

Ciclo de Vida del Proyecto

Inicio del

proyecto

Organización y preparación

Llevar a cabo el trabajo Cierredel

proyecto

Salidas de la Gestión

del Proyecto

Carta del proyecto

Plan de Gestión del Proyecto

Entregables aceptados

Documentos del proyecto archivados

Tiempo

Costos y dotación

de personal

Identificación de objetivo y alcance

• Puede comunicarse con el equipo del proyecto mediante reuniones, correos electrónicos y llamadas en conferencia.

• Mantenga un diálogo a diversos niveles (desde la dirección hasta el personal operativo) para obtener ideas en la mesa y responder a las preguntas.

• Tómese el tiempo para escribir una declaración del objetivo, distribúyalo entre los miembros del equipo para asegurarse de que todo el mundo entiende el enfoque común del proyecto.

• El alcance de un proyecto es una declaración de más parámetros específicos o restricciones para su cumplimiento.

• Las limitaciones de un proyecto por lo general corresponden a las áreas de tiempo, calidad y costo, y con frecuencia se relacionan directamente con los entregables del proyecto.

Planificación

• Es un aspecto de la planificación general del proyecto. Los recursos pueden incluir equipos de disponibilidad limitada, los materiales, los trabajadores individuales y grupos de trabajadores.

• Considerar diferentes aspectos de la programación como las horas extras, las vacaciones y los recursos que se comparten entre los proyectos. Tiempo, dinero y recursos están estrechamente relacionados: usted puede ser capaz de ahorrar tiempo con más recursos, pero los recursos suelen costar dinero. Es necesario comprender el orden de prioridad entre el tiempo, calidad y precio.

• La planificación es el punto en que comienza a introducir los datos en Microsoft Project y ve que su proyecto empieza a tomar forma.

Revisión

• Puede utilizar las características de presentación de informes de Microsoft Project para generar varios borradores de su plan inicial.

• Esté preparado para volver a revisar su plan después de que todos hayan tenido una oportunidad de revisarlo. Es posible que desee crear y guardar múltiples archivos de proyecto para generar situaciones hipotéticas basadas en las aportaciones que reciba.

• El ver sus planes desde diversas perspectivas es una excelente manera de aprovechar la potencia del Project.

• Otro de los aspectos de planificación y revisión es la resolución de los conflictos de asignación de recursos y tiempo. Project le ayuda a resolver estos conflictos, lo cual incluye lo siguiente:

• Un miembro del equipo o recurso que es usado en varios proyectos a la vez.• Una tarea que comienza antes que otra que debe precederla.• Un inusual uso intensivo de un equipo caro en una de las fases que desborda el presupuesto.• Cuando su plan de proyecto parece sólido, se puede tomar una foto de él, llamada línea de

base, contra el cual podrá comparar el progreso real.

Seguimiento

Aprendiendo de sus errores

• Microsoft Project le permite revisar sus proyectos y ver claramente dónde hizo estimados incorrectos y hacer los ajustes necesarios. Project conserva la línea de base de su programación original en un solo archivo, junto con las líneas de base provisional y su programación de seguimiento final. Al planificar futuros proyectos, puede utilizar esas antiguas líneas de base más para ayudar a medir la duración de las tareas y el costo de ciertos artículos y para saber cuántos recursos son suficientes.

PMBOK Cuerpo de conocimientos para la gerencia de proyectos

Project Management Body ofKnowledge

• Sumas de todos los conocimientos que se tienen y comparten en Gerencia de Proyectos

• Su desarrollo se inicio a principio de los 80´s • Su primera Edicion sale en 1987

¿Qué es PMI?

• El Project Management Institute (PMI®) es una organización internacional sin fines de lucro que asocia a profesionales relacionados con la Gestión de Proyectos. Esla organización más grande del mundo en su rubro, dado que se encuentra integrada por más de 500,000 miembros en cerca de 185 países y representado por más de 250 capítulos. La oficina central se encuentra en la localidad de Newtown Square, en la periferia de la ciudad de Filadelfia, en Pennsylvania (Estados Unidos). Sus principales objetivos son:

• Formular estándares profesionales en Gestión de Proyectos.• Generar conocimiento a través de la investigación.• Promover la Gestión de Proyectos como profesión a través de sus

programas de certificación.

Historia

• El PMI se fundó en 1969 en Pensilvania - EEUU, por cinco voluntarios. Su primer seminario se celebró en Atlanta (Estados Unidos), al cual acudieron más de ochenta personas. En la década de los 70 se realizó el primer capítulo, lo que permitió realizar fuera de Estados Unidos el primer seminario. A finales de 1970, ya casi 2.000 miembros formaban parte de la organización. En la década de los 80 se realizó la primera evaluación para la certificación como profesional en gestión de proyectos (PMP® por sus siglas en inglés); además se implantó un código de ética para la profesión. A principios de los años 1990 se publicó la primera edición de la Guía del PMBOK® (Project Management Body of Knowledge), la cual se convirtió en un pilar básico para la gestión y dirección de proyectos. Ya en el año 2000, el PMI estaba integrado por más de 40.000 personas en calidad de miembros activos, 10.000 PMP® certificados y casi 300.000 copias vendidas del PMBOK®.

• Durante los años setenta PMI se desarrolló principalmente en el campo de la ingeniería, mientras tanto el mundo de los negocios desarrollaba sus proyectos a través de especialistas de la misma empresa y formaban grupos de trabajo llamados “Task Force”. Para los años ochenta, el mundo de los negocios comenzó gradualmente a dirigir sus esfuerzos por proyectos.

• Durante este tiempo el PMI, a través del comité de estándares y colaboradores (entre ellos empresas, universidades, asociaciones de profesionales, especialistas y consultores en proyectos) realizó el estudio, evaluación y revisión de los estándares generalmente aceptados a nivel internacional, dando como resultado los estándares que representan el cuerpo de conocimientos de la Dirección de Proyectos, cuyo título original es “Project Management Body of Knowledge” (PMBOK®). En 1987 se publicó su primera edición.

• Desde su fundación en 1969, PMI ha ido creciendo de manera sostenida hasta convertirse en una de las organizaciones de profesionales más importantes a nivel mundial y hoy por hoy es la asociación más respetada alrededor del mundo en la materia de la profesión de administración de proyectos.

Principales actividades

• El PMI está activamente involucrado con la profesión de Dirección de Proyectos, estableciendo estándares profesionales, conduciendo investigación y proveyendo acceso a información y recursos. Del mismo modo, el PMI promueve el desarrollo de la profesión ofreciendo la posibilidad de hacer “networking”, creación de oportunidades de colaboración y de participar como voluntario en proyectos globales, y ofreciendo certificaciones, entre ellas, una de las más respetadas mundialmente:

• PMP• CAPM• PgMP• PMI-RMP• PMI-SP

 

Propósito del PMBOK

• Identificar los principales elementos del cuerpo de conocimiento para la Gerencia de Proyectos que generalmente son reconocidos como buenas practicas

La Guía del PMBOK

• La guía del PMBOK no es lo mismo que el PMBOK.• Generalmente reconocido.• Buenas Practicas.• Promueve el uso de un léxico estándar• Considerada por el PMI como la referencia fundamental

para sus programas de certificación • Aplica a proyectos únicos• Código de ética y conducta profesional• Se establecen las obligaciones como: el respeto, la

responsabilidad, la justicia y la honestidad • Cumplimiento de las leyes, políticas y regulaciones de la

organización.

La Guía del PMBOK

• La Guía de PMBOK es una norma no una metodología

• La guía del PMBOK es una guía y un modelo completo para la gerencia de proyectos, basada en 42 procesos, es genérica y es aplicable a cualquier proyecto y área de aplicación.

La Guía del PMBOK

• Parte 1• Capitulo 1 y 2

• Parte 2• Capitulo 3

• Parte 3• Capitulos del 4 al 12

La Guía del PMBOK

• Área de conocimiento:• Integración , alcances, tiempo, costos, calidad,

recursos humanos, comunicaciones, riesgos y adquisición

Grupos de Procesos para la Gerencia de Proyectos

INICIO PLANIFICAÓN

SEGUIMIENTO Y CONTROL EJECUCIÓN

CIERRE