INTRODUCCION A LA GESTION DE PROYECTOS · Indicaremos la fecha del comienzo del proyecto y en el campo Calendario seleccionaremos el creado anteriormente. Si volvemos a Herramientas,

Alfredo Suárez Felgueroso

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INTRODUCCION A LA GESTION DE PROYECTOS.

DEFINICION DE UN PROYECTO

Es un esfuerzo temporal para la creación de un producto o servicio único. En

esta definición encontramos tres aspectos: el temporal, todo proyecto tiene

una fecha de fin al contrario que las operaciones en curso las cuales pueden

ser indefinidas; es además un esfuerzo, los recurso, tanto materiales como

humanos necesitan realizar un trabajo, el esfuerzo es encargado a un equipo

u organización; y por ultimo, cada proyecto crea un producto o servicio

único, este es el objetivo del proyecto.

EL TRIANGULO DEL PROYECTO.

La forma mas habitual de ver el trabajo de un proyecto se denomina

triangulo del proyecto.

Tiempo Coste

Ámbito

De manera que un proyecto presenta las tres delimitaciones del triangulo.

Tiempo.

Es la delimitación mas habitual de cualquier proyecto, el tiempo limitado

para el desarrollo del mismo.

Coste.

No solo es el dinero, son todos los recursos requeridos para la realización

del proyecto, incluye a las personas y al equipamiento.

Ámbito. Debemos distinguir dos tipos de ámbito: el ámbito del producto y el ámbito

del proyecto. El primero describe la calidad, características y funciones del

producto y el segundo el trabajo requerido para lograr ese objetivo. El

ámbito del proyecto se mide en tareas y fases.


2

TIEMPO, COSTE Y AMBITO: GESTION DE LAS DELIMITACIONES

DEL PROYECTO.

Si el tiempo disminuye puede ser necesario aumentar el coste o

disminuir el ámbito del proyecto.

Si el coste disminuye puede ser necesario aumentar el tiempo o

disminuir el ámbito.

Si el ámbito aumenta será necesario aumentar el tiempo o el coste.

Cuando el ámbito se increméntara una vez comenzado el proyecto, se

denomina incremento del ámbito.


3

INTRODUCCION A MICROSOFT PROJECT

CREACION DE UN PROYECTO.

1. Archivo, Nuevo, Aceptar.

El programa no pedirá que le demos nombre al proyecto, simplemente nos

muestra la ventana de trabajo del Project, aparte de las clásicas barras de

herramientas y de menús observamos en la parte izquierda la Barra de

Vistas y en la zona central dos secciones: una tabla en la parte izquierda y

un grafico en la parte derecho. Este es el espacio de trabajo, que en Project

se denomina vista y por defecto la vista predeterminada es la vista

Diagrama de Gantt.

Esta vista predeterminada tiene dos partes, en la parte de la derecha yen

forma de tabla nos mostrara las tareas de las que consta el proyecto, por

cada tarea tenemos seis campos: nombre, duración, comienzo, fin

predecesoras y recursos; y en la parte derecha tenemos un grafico

denominado escala temporal.

Las vistas se pueden cambiar:

A través de la barra de vistas.

A través de la opción Ver


4

Lo primero que debemos hacer es asignar un calendario al proyecto, para

ello el programa proporciona tres calendarios base:

Estándar, de lunes a viernes, de 9 a 7 con una hora libre al

mediodía. Este es el calendario predeterminado.

Turno de noche, cinco días a la semana en horario de 10:00 pm

a 8:00 am, con una una hora libre de 3:00 am a 4:00 am

24 horas, todos los días de la semana.

El calendario del proyecto lo crearemos desde:

1. Herramientas

2. Cambiar Calendario Laboral,

3. En el cuadro de dialogo Para, dejamos seleccionado el calendario

Estandar

4. Nuevo

5. Damos Nombre y dejamos seleccionada la opción por defecto

“Hacer una copia de:”

6. Desde esa misma ventana modificaremos, si es necesario, el

horario laboral y estableceremos los días Festivos. Para lo primero

haremos clic en las etiquetas de Lunes a Viernes y luego

cambiaremos el horario en los campos Desde y Hasta. Para lo

segundo basta con seleccionar el día festivo y a continuación

seleccionar la opción Periodo no laborable.

Una vez creado el calendario laboral debemos asignarlo como calendario del

proyecto.

1. Proyecto

2. Información del proyecto

3. Indicaremos la fecha del comienzo del proyecto y en el campo

Calendario seleccionaremos el creado anteriormente.

Si volvemos a Herramientas, Cambiar Calendario Laboral veremos que ahora

aparece seleccionado el nuestro.

Podemos agregar información adicional al proyecto desde,

1. Archivo

2. Propiedades

Podemos cambiar la configuración de la escala temporal haciendo doble clic

sobre cualquier posición de la misma, aparecerá el cuadro de dialogo Escala

temporal con cuatro pestañas para que modifiquemos el aspecto de la

misma. En la pestaña Periodos no laborales, campo calendario escogeremos

el creado para el proyecto. Podemos cambiar el aspecto de esos días. Una


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vez definido el Calendario debemos definir los siguientes aspectos del

Proyecto:

El objetivo del mismo.

Las tareas a realizar para conseguir ese objetivo.

Los recursos, humanos o materiales, que van a realizar esas

tareas.

Y establecer la duración temporal del proyecto.

INTRODUCCION Y ORGANIZACION DE LAS TAREAS

Las tareas son las partes básicas en la creación de cualquier proyecto,

representan el trabajo a llevar a cabo para conseguir los objetivos del

proyecto y describen el trabajo en términos de secuencia, duración y

requerimiento de recursos.

INTRODUCCION DE TAREAS

La vista Diagrama de Gantt es el lugar mas habitual para su introducción.

Cada fila de la Tabla Entrada contiene una única tarea a la que se le asigna

un ID de tarea. Estos identificadores aparecen en la parte izquierda de la

fila. Por cada tarea se mostrara su nombre y su duración, esta será, de

manera predeterminada de 1 día.

ESTIMACION DE LA DURACION

La duración de una tarea es la cantidad de tiempo que se empleara para

completarla. Obtendremos la duración total de un proyecto entre la primera

fecha de comienzo y la ultima fecha de fin de las tareas que lo componen. La

duración de las tareas oscila entre minutos y meses. Como el programa no

distingue entre periodo laborable y no laborable, la duración de una tarea no

esta necesariamente relacionada con el tiempo transcurrido. No obstante se

pueden programar tareas para que transcurran tanto en un periodo como en

otro para ello asignaremos a la tarea una duración transcurrida.

Utilizaremos las siguientes abreviaturas:

M mins minuto

H hrs hora

D días dia

S sems semana

Ms mss mes

Mt minst minuto transcurrido

Ht hrst hora transcurrida

Dt diast días transcurridos

St semst semana transcurrida

Mst mest mes transcurrido


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En Project manejaremos unos valores estándares, de manera que un dia son

8 horas, una semana son 40 horas y un mes son 20 días. Así si una tarea

tiene una duración de 16 horas será lo mismo que establecer dos días. Estos

valores estándares se pueden modificar, como ya hemos visto, desde la

opción Herramientas, Opciones, Calendario. La escritura de un signo de

interrogación después de una duración sirve para establecer duraciones

estimadas.

VINCULAR TAREAS – ESTABLECER DEPENDENCIAS DE TAREAS

Las tareas de los proyectos deberán ser llevadas a cabo en un determinado

orden. Cuando una tarea deba ser completada para comenzar la siguiente,

ambas tareas poseen una relación con dos aspectos:

Una secuencia, la segunda debe producirse después de la primera.

Una dependencia, la segunda solo se producirá cuando la primera sea

completada.

En Project la primera tarea se denomina predecesora y la segunda sucesora.

En el caso descrito la relación entra las dos tareas es de fin a comienzo

pero se pueden plantear cualquiera de las relaciones siguientes:


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Las relaciones de tareas aparecen de varias formas en MS Project:

En las vistas Diagrama de Gantt y Diagrama de Red aparecen como

líneas de vínculos entre ellas.

En las tablas, los números de identificación de las tareas

predecesoras aparecen en el campo Predecesoras de las tareas

Sucesoras.

Para crear relaciones entre tareas primero deberemos vincularlas, podemos

hacerlo de tres formas distintas:

1. Primera

a. Seleccionamos, arrastrando el ratón, las tareas a vincular.

b. Pulsamos el botón de la barra de herramientas “Vincular

tareas” o Edición, Vincular tareas.

2. Segunda

a. Doble clic sobre la tarea sucesora

b. Pestaña “Predecerosa”.

c. En el cuadro combinado del campo “Nombre de la tarea”

seleccionamos la tarea o ponemos el número identificador de la

predecesora.

3. Tercera

a. Directamente en la propia Tabla de Tareas y en la columna

predecesora escribiendo el numero de la misma.

Una vez vinculadas las tareas podremos establecer la relación entre ellas

(obviamente la vinculación y relación puede establecerse simultáneamente).

Por defecto siempre que se vincula una tarea la relación FC, si quisiéramos

cambiarla tenemos dos formas:

1. Desde la Tabla de Tareas

a. Haciendo doble clic sobre el nombre de la tarea sucesora

b. Pestaña Predecesora

c. En la columna Tipo y a través de cuadro combinado

seleccionándolo.

2. Desde la Escala Temporal

a. Haciendo doble clic sobre la línea que une ambas tareas

b. Cambiando la relación desde el campo Tipo.


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VINCULAR TAREAS DISCONTINUAS

1. Seleccionamos la primera tares haciendo clic sobre su numero

2. Manteniendo pulsada la tecla CTRL seleccionamos la otra u otras

tares.

3. Icono Vincular de la barra de herramientas.

INSERCION DE NUEVAS TAREAS

1. Seleccionamos la tarea encima de la cual vamos a insertar la nueva.

2. Insertar

3. Nueva tarea

Con la inserción de nuevas tareas se renumeran automáticamente los

identificadores de las tareas ya introducidas, del mismo modo cambiaran los

números de las tareas predecesoras.

DESPLAZAMIENTO DE TAREAS

1. Hacemos clic en el número de tarea que queremos desplazar y

soltamos el ratón.

2. Situamos el puntero del ratón sobre ese número y cuando se

transforme en una cruz hacemos clic y arrastramos hacia la nueva

posición.

Cuidado!. El desplazamiento de una ya vinculadas eliminará esa vinculación.

ELIMINACION DE TAREAS

1. Seleccionamos la tarea haciendo clic en su numero identificativo, no

en su nombre

2. Edición

3. Eliminar o tecla SUPR.

Cuidado!. La eliminación de una tarea no desvinculara al resto simplemente

se produce un desplazamiento de las siguientes tareas.


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ORGANIZACIÓN DE LAS TAREAS EN FASES

Cuando el proyecto consta de un grupo complejo de tareas podremos

agruparlas en fases que serán representadas en tareas resumen. El

comportamiento de una tarea resumen es diferente al de una tarea normal,

no podremos modificar su duración, fecha de comienzo u otros valores

calculados, puestos dependen directamente de las tareas que componen

dicha fase.

1. Insertamos una nueva tarea, que será la tarea resumen.

2. Seleccionamos las tareas que vamos a agrupar en la anterior.

3. En la barra de Herramientas de Formato pulsamos el botón Aplicar

Sangría.

En el diagrama de Gantt aparecerá la barra de la tarea resumen.

Si la empresa utiliza un proceso de estructura de descomposición del

trabajo (EDT) y quisiéramos visualizar dichos códigos:

1. Seleccionamos la columna a la derecha de la cual queremos insertar

la columna EDT

2. Insertar, Columna

3. En Nombre de Campo seleccionamos EDT y en Titulo escribimos una

descripción.

DIVISION DE TAREAS

En el supuesto de que un recurso asignado inicialmente a una tarea por

cualquier circunstancia le resulte imposible realizarla tenemos la posibilidad

de dividir esa tarea de manera que durante los días que el recurso no este

disponible esa tarea no se realizara.

1. Desde el Diagrama de Gantt

2. Edicion

3. Dividir tareas

4. El cursor se transforma en una flecha que situaremos sobre la barra

azul en la escala temporal, haremos clic y arrastramos.

Para cancelar la división basta con arrastrar la barra.


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INFORMACION ADICIONAL EN LAS TAREAS

1. Doble clic sobre el nombre de la tarea

2. Pestaña Notas

3. Escribir el texto.

TAREAS REPETITIVAS

Son aquellas que se repiten regularmente dentro de un proyecto, como

reuniones semanales, inspecciones.

1. Nos situamos en la posición donde queremos insertar

2. Insertar

3. Tarea repetitiva

4. En el cuadro de dialogo introducimos

a. El nombre de la tarea

b. La duración

c. El patrón y el intervalo de repetición

d. Contestamos que sí.

Hay que tener en cuenta que:

El programa crea una restricción del tipo “NCAD” (No comenzar

antes de). Podemos ver esa delimitación haciendo doble clic sobre la

tarea, Pestaña Avanzado, campos Tipo de delimitación y Fecha de

delimitación. (Mas adelante veremos los distintos tipos de

delimitaciones).

No tiene sentido crear vinculaciones y dependencias entre tareas

repetitivas.

Tienen deshabilitada la programación condicionada por el esfuerzo.

(Mas adelante).

FILTROS DE TAREAS

El icono Autofiltro de la barra de formato nos permite filtrar las tareas del

proyecto en función de distintas condiciones. Una vez pulsado el icono

aparecerá una lista desplegable a la derecha de cada nombre de campo para

que seleccionemos el valor que queremos establecer como condición. A

través de la opción “Personalizado” podemos introducir una condición

distinta de las predeterminadas.


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INTRODUCCION DE UN HITO

Un hito es un suceso significativo que ocurre en el transcurso del proyecto.

Normalmente no supone la realización de un trabajo por lo tanto un hito es

representado como una tarea de duración 0. Teniendo en cuenta lo anterior,

lo introduciríamos como una tarea normal y en el campo duración pondríamos

0.

Si queremos marcar una tarea que posea una duración distinta de 0 como un

hito:

1. Doble clic sobre la tarea

2. Avanzada

3. Marcamos la casilla “Marcar la tarea como hito”.

TIEMPO DE POSPOSICION Y TIEMPO DE ADELANTO

Nos permiten adelantar o retrasar una tarea con respecto a su

predecerosa, si se especifica un tiempo de adelanto se crea una

superposición en una dependencia entre tareas que puede reducir la

duración del proyecto. Es decir:

El tiempo de adelanto hace que la tarea sucesora comience antes de

que termine su tarea predecesora.

El tiempo de posposición hace que la tarea sucesora comience algún

tiempo después de que la tarea predecesora haya concluido.

Tanto para el adelanto o retraso se usa el campo “posposición” del cuadro de

dialogo “Dependencia entre tareas”. El Tiempo de adelanto se especificara

con numero negativos.

COMPROBACION DE LA DURACION DEL PROYECTO

Una vez introducidas todas las tareas podemos comprobar la duración del

proyecto desde:

1. Proyecto

2. Información del proyecto

3. Estadísticas

Y si quisiéramos tener una visión global:

1. Ver

2. Zoom

3. Proyecto completo.


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CONFIGURACION DE LOS RECURSOS

Los recursos son las personas, equipamiento y material necesario para

completar las tareas del proyecto. El programa concentra su actividad en

dos aspectos: su disponibilidad y sus costes. El primero determina el

momento en el que un recurso especifico influye sobre la ejecución de una

tarea y la cantidad de trabajo que puede hacer; el segundo, hace referencia

al importe que será necesario pagar por ese recurso.

El programa distingue dos tipos de recursos: recursos de trabajo y

recursos de materiales. A su vez los primeros pueden ser recursos

humanos o recursos de equipamiento. Como puede haber confusión entre

equipamiento y materiales la diferencia clara reside en que los materiales

son artículos de consumo que se agotaran durante la vida del proyecto.

INTRODUCCION DE LOS RECURSOS HUMANOS

1. En la Barra de Vistas seleccionamos Hoja de recursos.

2. Introducimos el nombre del recurso y en la columna Tipo

especificamos si es de Trabajo o Material.

3. En la columna Capacidad especificaremos la disponibilidad de dicho

recurso. Por ejemplo, si va a trabajar las ocho horas en las tareas que

se le han asignado su capacidad es del 100%. Si el recurso se refiere

a un grupo y en dicho grupo hay dos personas, la capacidad es del

200%.

Resulta mucho más fácil entender las capacidades y unidades de los

recursos en valores decimales, para ello deberemos cambiar la configuración

del programa desde:

1. Herramientas

2. Opciones

3. Pestaña Programación

4. Campo “Mostrar las unidades de asignación como”


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INTRODUCCION DE LOS RECURSOS DE EQUIPAMIENTO

Se configuran exactamente igual que los humanos, sin embargo a diferencia

de las personas un recurso de equipamiento podría funcionar a horario

completo.

En el campo Capacidad máxima esta ira en función del numero de unidades

que forman dicho equipamiento.

INTRODUCCION DE LOS RECURSOS MATERIALES

Igual que los anteriores pero en el campo Etiqueta de Material

introduciremos, si es posible, la unidad en que se mida dicho recurso.

CLASIFICACION DE LOS RECURSOS

Cuando tengamos muchos recursos es aconsejable ordenarlos

alfabéticamente para evitar la posible duplicidad de alguno de ellos. Para

ello iremos

1. Ver

2. Hoja de Recursos

3. Proyecto

4. Ordenar

5. Por nombre

ORGANIZACIÓN DE LOS RECURSOS EN GRUPOS

Cumplimentando la columna “Grupo” podemos englobar aquellos recursos con

funciones o características comunes. Esto nos permitirá, en un momento

dado, filtrar o agrupar los recursos en función del grupo a que pertenezcan.


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CREACION DE INFORMACION ADICIONAL PARA LOS RECURSOS

El programa nos permite crear campos personalizados que nos ayuden a

organizar la información de los recursos. Estos campos personalizados

pueden ser de tipo:

o Fecha, que a su vez pueden ser:

Comienzo

Fecha

Fin

o Costo

o Duración

o Numero

o Texto

o Indicador Sí / No

Para crear un campo de tipo texto con cuadro combinado

1. Herramientas

2. Personalizar

3. Campos

4. Seleccionamos la tabla a la que lo queremos incorporar, Tareas o

Recursos

5. En la parte derecha seleccionamos Tipo: Texto

6. Botón Cambiar Nombre e introducimos el mismo

7. Lista de Valores

8. Introducimos cada uno de los valores que queremos incorporar a la

lista.

9. Aceptamos hasta salir de la ventana

Una vez creado el campo lo incorporaremos a la tabla de entrada de la hoja

de recursos:

1. Botón derecho sobre el nombre de la columna

2. Insertar columna

3. En nombre de campo buscamos y seleccionamos Texto1(Estudios)

4. Aceptamos.


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Para crear un campo de tipo costo utilizando una formula

1. Herramientas

2. Personalizar

3. Campos

4. Seleccionamos la tabla a la que lo queremos incorporar, Tareas o

Recursos

5. En la parte derecha seleccionamos Tipo: Costo

6. Botón Cambiar Nombre e introducimos el mismo

7. Botón Formula

8. En Insertar Campo seleccionamos los campos que participaran en la

formula.

9. Aceptamos hasta salir de la ventana.

10. Incorporamos el campo en la tabla de entrada de la hoja de recursos.

En el supuesto de que incorporemos muchos campos personalizados puede

resultar útil la creación de una nueva tabla con esos campos, tabla de la que

posteriormente podremos hacer un informe. Es mas fácil crear una tabla

nueva a partir de una existente por ello es conveniente que en la tabla

origen ya tengamos incorporados los campos.

Para crear una tabla nueva a partir de otra:

1. Ver

2. Tabla

3. Mas tablas

4. Seleccionamos Tareas o Recursos

5. Seleccionamos la tabla a partir de la cual vamos a crear la nueva

6. Copiar

7. Damos nombre a la tabla y eliminamos los campos que sobran dejando

los que queremos

8. Activamos la opción Visible en el menú.

9. Cerrar

10. Si pulsamos el boton derecho sobre la esquina superior izquierda

aparecerá el nombre de la tabla creada.

Para crear un informe de esa tabla

1. Ver

2. Informes

3. Personalizados

4. Nuevo

5. Recursos


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6. Damos nombre al informe

7. En tabla seleccionamos la que acabamos de crear.

ASIGNACION DE RECURSOS A LAS TAREAS

Una asignación es la asociación de un recurso a una tarea especifica para la

realización de un trabajo. En Project no es necesario asignar los recursos a

las tareas; se puede trabajar únicamente con las segundas. De todas formas

son recomendables las asignaciones pues nos permitirán:

Determinar que personas se encargan de las tareas.

Determinar si hay recursos necesarios para la realización de una

tarea.

Ver si un recurso esta infra o sobreasignado.

Comprobar si el recurso esta disponible.

ASIGNACION DE UN RECURSO A UNA TAREA

Como hemos dicho anteriormente, la asignación de un recurso a una tarea

permite realizar un seguimiento del progreso de trabajo en la tarea. Si

además introducimos información relativa al coste del recurso el programa

calculara, de forma inmediata, el coste de ambos. El programa redistribuirá,

demorando o adelantando en el tiempo, las tareas en función de los recursos

asignados. Si no pudiera realizar ese ajuste avisaría con un mensaje. Si

queremos anular la predistribución automática:

1. Herramientas

2. Redistribuir recursos

3. Seleccionamos la opción Manual

También podemos mantener la redistribución automática pero anularla en

determinadas tareas:

1. Seleccionamos las tareas

2. Herramientas

3. Redistribuir Recursos

4. Borrar redistribución

5. Tareas seleccionadas


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Hay varias formas de asignar recursos:

Desde la barra de herramientas estándar

1. En la Vista Diagrama de Gantt

2. Seleccionamos la tarea

3. Pulsamos el icono de la barra de herramientas “Asignar Recursos”

4. Aparece un cuadro de dialogo con los recursos, seleccionamos el

adecuado y pulsamos el botón Asignar.

5. En el diagrama de Gantt deberá aparecer el nombre del recurso

asignado.

Desde el nombre de la tarea

1. En Vista Diagrama de Gantt


3. Pestaña Recursos

4. Seleccionamos el nombre del recurso. No hace falta introducir las

unidades.

Desde la Barra de Menu


2. Nos situamos en la tarea

3. Herramientas

4. Asignar recurso

5. Seleccionamos el recurso

6. Asignar

7. Cerrar

Desde la propia tabla de entrada

1. En la vista Diagrama de Gannt

2. Desplazarse hasta la columna Nombre de los Recursos

3. Seleccionarlo. Para asignar varios recursos debemos separarlos por;.

Las unidades de recursos materiales asignadas a esa tarea deberán ir

entre corchetes, si no el programa asume una única unidad.


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REEMPLAZAR UN RECURSO POR OTRO


2. Icono Asignar recursos

3. Boton Reemplazar

CREACION DE UN NUEVO RECURSO Y ASIGNACION A UNA TAREA

1. En la vista Diagrama de Gannt.


3. Pulsamos Asignar Recursos

4. En una fila en blanco introducimos el nuevo recurso, pulsamos la

casilla de verificación y luego Asignar.

5. Si hacemos doble clic sobre el recurso aparecerá el cuadro de dialogo

“Información del recurso”, vamos a Coste e introducimos la tasa

estándar.

ASIGNACION DE RECURSOS MEDIANTE FILTROS

Nos permite seleccionar aquellos recursos que cumplan unas determinadas

condiciones


2. Icono Asignar Recursos

3. Pulsamos el boton + de Opciones de la lista de recursos

4. Marcamos la casilla de Filtar por

5. Seleccionamos la condición de Filtrado

Podemos incluso crear un filtro nuevo que tenga como condición el valor de

un campo personalizado, para ello

1. Icono Asignar Recursos

2. Pulsamos el botón + de Opciones de la lista de recursos

3. Marcamos la casilla de Filtar por

4. Botón Mas Filtros

5. Nuevo

6. Damos Nombre al Filtro

7. Seleccionamos el Nombre de Campo y el criterio


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8. En valores ponemos la condición. Si queremos que sea una condición

variable escribiremos el texto de la pregunta entre comillas seguido

del interrogante hacia abajo.

ASIGNACION DE RECURSOS MATERIALES.

Recordando que los recursos materiales son aquellos que se agotan o

consumen durante la vida del proyecto, hay dos formas de tratar su coste:

Asignar una cantidad de unidades fija. Se multiplicara el coste por

unidad por el número de unidades consumidas.

1. En Vista Diagrama de Gannt, seleccionamos la tarea

2. Pulsamos el botón Asignar Recursos

3. Seleccionamos el recurso material y en el campo unidades

introduciremos la cantidad.

Asignar una tasa variable. Se ajustara la cantidad y el coste del

recurso según la duración de la tarea.

1. Ver, Uso de recursos

2. Seleccionamos el recurso material

3. Ventana, Dividir

4. Vamos asignando una tasa para cada tarea.

DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS

Cuando la cantidad de recursos humanos o de equipamiento no sea constante

durante la vida del proyecto es posible variabilizar esas cantidades en

determinados periodos de tiempo.

Podemos configurar la disponibilidad de los recursos en fechas

determinadas.

1. Ver

2. Hoja de Recursos

3. Doble clic sobre el recurso

4. Pestaña General

5. Sección Disponibilidad de recursos.

6. En la primera fila del campo disponible desde dejamos NA (por

defecto es la fecha inicio del proyecto), intoducimos la fecha Hasta

7. Y asi sucesivamente.


20

COSTES DE LOS RECURSOS Y DE LAS TAREAS

Normalmente serán los recursos los que generen la mayor parte de los

costes del proyecto pero también puede haber costes sin recursos pues los

primeros estarán asociados directamente a las tareas. La introducción de

costes nos permitirá calcular un presupuesto que podrá ser comparado

durante el transcurso del proyecto.

INTRODUCCION DE LOS COSTES DEL RECURSO

Estando en

1. Ver

2. Hoja de recursos

3. Tabla

4. Entrada

Se introducirán en los campos:

Tasa Estándar, los recursos de tipo trabajo se expresara sobre unidades de

tiempo, por ejemplo €/hora. En los recursos de tipo material se expresar en

precio unitario teniendo en cuenta que este se multiplicara por las unidades

introducidas en el campo “Etiqueta del material”.

Tasa de Horas Extra, lo que su nombre indica. El problema para las tasas de

horas extra es que el programa no sabe cuando estas se realizan, es decir

no controla si un recurso excede las 8 horas diarias o 40 semanales,

tenemos que ser nosotros quienes especifiquemos el numero de horas extra

realizadas por el recurso. Para ello tendremos que incorporar ese campo.

1. Ver

2. Uso de tareas

3. Ver

4. Tabla

5. Trabajo

6. Seleccionamos la columna donde insertaremos el nuevo campo

7. Boton Derecho sobre la selección

8. Insertar columna

9. En Nombre de campo buscamos y seleccionamos el campo “Trabajo de

horas extra”.


21

Si hubiera recursos con horas extra es conveniente disponer de ese dato en

la hoja de recursos, el procedimiento es muy parecido al anterior,

1. Ver

2. Hoja de recursos

3. Ver

4. Tabla

5. Entrada

6. Insertamos la columna Trabajo de horas extra. Aquí este campo no es

editable simplemente ira reflejando la suma de las horas extras

realizadas por el recurso.

Costo por uso, es un coste fijo por el uso de recurso, valido para recursos

de tipo trabajo como de tipo material. Un recurso puede tener a la vez una

tasa estándar y un coste por uso.

El campo acumular refleja en que momento se ha de contabilizar el coste

del recurso. Normalmente casi todos los recursos prorratean su coste a lo

largo de la vida del proyecto, sin embrago, hay recursos que es necesario

pagarlos antes de comenzar a usarlos (alquiler). En este caso el campo

Acumular tendrá el valor “Comienzo”.

INTRODUCCION DE VARIOS COSTES PARA UN RECURSO

1. Desde la Tabla Entrada de la Hoja de Recursos

2. Doble Clic sobre el recurso

3. Pestaña Costos

4. Ficha A (predet..)

5. En la parte inferior y a partir de la segunda línea introduciremos la

Fecha efectiva y el resto de los datos.

6. Desde esta misma ventana podremos crear nuevas tablas de coste

que se asociaran a distintas actividades, estas tablas las crearemos

desde las fichas B, C, D y E.

Una vez creadas distintas tablas de costes si queremos asociar uno de esos

costes a una tarea determinada.

1. Ver

2. Uso de recuros

3. Doble clic sobre la tarea

4. En el cuadro de dialogo “Informe de la asignación” pestaña General

5. Campo “Tabla de Tasa de Coste”.


22

INTRODUCCION DE COSTES FIJOS A UNA TAREA

1. VER

2. Uso de Tareas

3. Tabla

4. Costos

5. Campo Costo Fijo.

También podríamos hacerlo desde el Diagrama de Gantt siempre que

tengamos seleccionada la Tabla de costos.

REVISION DE LOS COSTOS PLANEADOS

Tal como hemos visto anteriormente, desde la Tabla de Costos, bien desde

la Vista Uso de tareas o desde la Vista Uso de recursos.

Para ver los costos de un recurso vamos a la Hoja de recursos, Tabla

Entrada y a continuación insertaremos la columna Costo.

Si queremos ver el costo total del proyecto primero tendremos que

configurar la visualización de la Tarea Resumen del Proyecto

1. Herramientas

2. Opciones

3. Pestaña Vista

4. Opción Mostrar tarea Resumen del Proyecto.

Luego basta con estar la tabla costo del Diagrama de Gantt.

C0MPROBAR LAS ASIGNACIONES DE LOS RECURSOS

Una vez asignados todos los recursos verificaremos que no haya

sobreasignaciones, es decir que un recurso no trabaje mas de lo que puede.

Gráficamente.


2. Seleccionamos todas las tareas

3. Herramientas

4. Asignar Recursos


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5. Seleccionamos los recursos

6. Graficos

7. En el campo Seleccione un gráficos escogemos Trabajo de Asignacion

8. En la parte de derecha activamos o desactivamos el recurso a

visualizar

Desde el Uso de Recursos

1. Ver

2. Uso de recursos

3. Aparecerán en color Rojo

Desde la barra de menu

1. Ver

2. Grafico de Recursos

Podemos, incluso, imprimir un informe con los recursos sobreasginados

1. Ver

2. Informes

3. Asignaciones

4. Recursos sobreasignados

RESOLUCION DE LAS SOBREASIGNACIONES

Si por defecto tenemos seleccionada la redistribución automática el

programa ira modificando el proyecto en función de los recursos, en el

supuesto de que no pudiera resolver una sobre asignación por cualquier tipo

de conflicto aviaria mediante un mensaje de error. Si por el contrario

optamos por una redistribución manual tendremos que ser nosotros los

encargados de realizarla. Aún así, seleccionada la opción Manual, podemos en

cualquier momento encargar al programa que realice la redistribución desde

1. Herramientas

2. Redistribuir recursos

3. Redistribuir Ahora

Si optamos por un ajuste manual tenemos varios caminos, el más facil de ver

es a través de la ventana Uso de recursos. En la parte izquierda tenemos a

cada recurso con las tareas que tiene asignadas y en la parte derecha

tenemos una cuadricula temporal donde nos muestra los dias, las horas que

trabaja cada día y numero total de horas en ese día. Obviamente en el

numero total en rojo indica una sobre asignación. Basta con ir modificando


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manualmente el número de horas en cada día. En el momento que realicemos

esa modificación aparecerá un icono en la columnas Id informando de que el

trabajo de asignación ha sido modificado. Esto es porque se pueden aplicar

distintos perfiles de trabajo para cada asignación,

PERFILES DE TRABAJO

Si queremos cambiar la cantidad de tiempo que un recurso trabajará en una

tarea podemos aplicar perfiles de trabajo. La aplicación de un perfil puede

ocasionar un aumento en la duración de una tarea.

Disponemos de los siguientes:

Uniforme. Es el predeterminado, el número de horas de trabajo se

distribuye de forma uniforme a lo largo de la duración de la tarea.

Creciente. Numero de horas bajo al principio incrementándose hasta

un 100% al final de la tarea.

Decreciente.

Dos picos. El número de horas se incrementa dos veces a lo largo de

la duración de la tarea.

Pico inicial. El número de horas se incrementa al q00% en el primer

cuarto de la duración de la tarea.

Pico final.

Campana. El número de horas se incrementa al 100% hacia la mmitad

de la duración de la tarea. Los porcentajes inciales y finales son

bajos.

Campana achatada. El numero de horas por periodo de tiempo se

incrementa al 100% hacia la mitad de la duración de la tarea, la

diferencia con la campana consiste en los porcentajes iniciales y

finales son mas altos.


25

RUTAS Y TAREAS CRÍTICAS

La ruta crítica es una serie de tareas que se deben completar a tiempo para

que un proyecto termine conforme a la programación. La mayoría de las

tareas se pueden retrasar sin afectar a la fecha fin de proyecto. Este

margen de retraso se define como Demora, si el Margen de Demora Total es

igual o menor de cero días se considera a la tarea como tarea criticas. Por

defecto el programa esta configurada para que las tareas sean consideradas

criticas si el margen de demora es inferior o igual a cero días. Para cambiar

esta configuración iríamos a:

1. Herramientas

2. Opciones

3. Pestaña Calculo

4. Ultima opcion de esa ventana

Para visualizar la ruta y las tareas criticas tenemos dos opciones:

1. En la Barra de Vistas

2. Seleccionamos Gantt de Seguimiento

3. En azul las tareas no criticas.

Cambiando el diseño del Diagrama de Gannt

1. Formato

2. Asistente para Diagrama de Gantt

3. Seleccionamos la opción Ruta Critica y finalizamos el asistente.

Otra forma es a traves de informes

1. Ver

2. Informes

3. Generales

4. Tareas criticas


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DEMORA PERMISIBLE

Si queremos ver que tareas se pueden demorar y cuanto lo pueden hacer sin

que afecte a la finalización del proyecto,

1. Desde el Diagrama de Gantt

2. Ver

3. Tablas

4. Programación

5. Columnas Demora Permisible y Margen de Demora Total

La Demora permisible es el periodo de tiempo que se puede retrasar una

tarea sin que eso suponga un retraso para la tarea sucesora, en el caso de

que la tarea no tenga sucesora la demora permisible será igual que el margen

de demora total teniendo en cuenta que este es el tiempo que se puede

retrasar una tarea sin que suponga un retraso de la fecha fin de proyecto.


27

SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

Una vez establecidas las tareas, creados los recursos y asignados estos a

las primeras es aconsejable realizar dos cosas: guardar la información inicial

del proyecto y escribir la información de progreso cuando las tareas

empiecen a completarse.

La información inicial se utilizara para comparar con la información real a

medida que el proyecto transcurra. Esta información inicial se denomina

Línea Base y los datos que se almacenan son el costo, la duración, comienzo,

fin y trabajo.

Para guardar la línea base:

1. Herramientas

2. Seguimiento

3. Guardar Línea de Base

4. Confirmamos que este seleccionada la opción Proyecto Completo.

Esta información la podemos ver desde

1. Proyecto

2. Información de Proyecto

3. Botón Estadísticas

4. Son los datos que figuran en el apartado “Previsto”.

Para visualizar la línea base

1. En la barra de Vistas seleccionamos Gantt de Seguimiento

2. Las barras rojas representan la información inicial y las azules y

rojas la actual.

Para eliminar la línea base

1. Herramientas

2. Seguimiento

3. Borrar Línea Base

Puede ser de ayuda tener una línea de referencia que marca en la escala

temporal la fecha actual, está línea se denomina Linea de progreso, y la

podemos configurar desde

1. Herramientas

2. Seguimiento

3. Línea de progreso


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4. En la pestaña de Intervalos, sección “Mostrar siempre la línea de

progreso actual”, seleccionamos la opcion “Fecha actual”.

5. Nos proporciona la siguente información:

a. Los picos dirigidos hacia la izquierda indican el trabajo

retrasado con respecto a la programación.

b. Los picos dirigidos hacia la derecha indican el trabajo

adelantado con respecto a la programación.

c. Las líneas verticales indican una tarea ajustada a la

programación.

ACTUALIZACION DEL PROYECTO

El proyecto se puede actualizar según la programación (automáticamente) o

manualmente. En el primer caso la actualización afectara a todo el proyecto

y en segundo la actualización se podrá realizar a través de las tareas o a

través de los recursos.

Automáticamente se

1. Herramientas

2. Seguimiento

3. Actualizar proyecto

4. La fecha predeterminada debería ser la del dia actual

5. La diferencia entre “Por porcentaje completado” y “Solo al 0% o al

100%” es que la primera mostrara el porcentaje de la tarea realizado

con respecto a la fecha actual, la segunda solo mostrara el 100 o el 0,

en función de que su fecha final sea o no posterior a la fecha actual.

Manualmente, con las tareas.

Hay varios campos que nos permitirán ir informando al proyecto sobre su

progreso.

Campo porcentaje completado.

Desde varias pantallas

1. Herramientas

2. Seguimiento

3. Actualizar tareas

4. % Completado

5. Al introducir un valor el programa calcula la duración real y la

duración restante.


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Desde la información de la tarea

1. Doble clic en la tarea

2. Pestaña general

3. Campo % completado

Campo duración real, desde la misma pantalla que en el primer caso del %

completado.

Campos de fecha de comienzo y finalización real, igual que en caso anterior.

Otra forma es directamente en la escala temporal, situando el puntero del

ratón al comienzo de la barra azul de la tarea en el momento en que este se

convierta en una flecha con un % procederos a arrastrar el mismo hasta el

% deseado.

Manualmente, con los recursos.

Estando en el Diagrama de Gantt

1. Ver

2. Tablas

3. Trabajo

4. El ultimo campo % completado introduciremos un valor.

Desde la Vista Uso de Tareas

1. Ver

2. Uso de tareas

3. Doble clic sobre el recurso

4. Pestaña seguimiento

5. Campo % completado o Trabajo Real,

SUPERVISION DEL PROYECTO

Desde las estadísticas de la información del proyecto.

Con la tarea resumen del proyecto.

Desde la vista Gannt de Seguimiento

Desde el Diagrama de Gannt, Ver, Tabla, Variación


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INFORMES SOBRE EL PROYECTO

Existen seis categorias de informes:

Generales

Actividades Actuales

Costos

Asignaciones

Carga de trabajo

Personalizados.

Todos ellos están disponibles desde Ver, Informes..


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PROFUNDIZACION EN EL PROYECTO

LA FORMULA DE LA PROGRAMACION. VISUALIZACION DE LA

DURACION, UNIDADES Y EL TRABAJO.

Después de crear una tarea y antes de asignarle un recurso, la tarea posee

una duración pero no un trabajo, pues este representa la cantidad de tiempo

que necesita un recurso para completar una tarea. Si disponemos de una

persona trabajando a tiempo completo, la cantidad de tiempo expresada

como trabajo será igual que la cantidad de tiempo expresada como duración.

La cantidad de trabajo solo será diferente a la duración cuando asignemos

más de un recurso a una tarea o un único recurso que no trabaje a tiempo

completo. El programa calcula el trabajo en función de la siguiente ecuación:

Duración * Unidades = Trabajo

Por ejemplo, una tarea con una duración de 40 horas realizada por un único

recurso a tiempo completo, al 100% de su capacidad máxima, necesitara 40

horas de trabajo para ser finalizada.

40 horas duración * 100% unidades de recurso = 40 horas de trabajo.

Esta formula en si mismas puede resultar engañosa, es decir, con ese

razonamiento si disponemos de dos recursos a tiempo completo para

realizar un tarea de 40 horas de duración resultara un trabajo de 80 horas.

Sin embargo esto no es así. Microsoft Project utiliza un método denominado

programación condicionada por el esfuerzo que significa que el trabajo de

una tarea permanece constante independientemente del número de recursos

utilizados. De manera que si aumentamos el número de recursos disminuirá

la duración de la tarea, pero no el tiempo de trabajo. De manera inversa la

eliminación de recursos incrementara la duración de la tarea, no la del

trabajo. Este condicionamiento solo se aplica cuando se añaden o eliminan

recursos a una tarea que ya tenía asignado algún recurso. Es decir, si

inicialmente asignamos dos recursos a tiempo completo a una tarea con un

duración de 24 horas, el programa establecerá que cada recurso trabajara

24 horas lo que supondrá un total de 48 horas de trabajo para la tarea. Sin

embargo, si inicialmente asignamos un recurso a tiempo completo para una

tarea de 24 horas de duración y posteriormente le asignamos un nuevo

recurso al 100% de su capacidad, el Project programa cada recurso para que


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trabaje 12 horas en paralelo, acortándose la duración de la tarea pero

manteniéndose invariable las horas de trabajo.

Estas tres variables, así como los demás datos de la tarea en este aspecto

de la programación, las podemos ver desde:

1. Ver,

2. Mas Vistas

3. Entrada de tareas o Formulario de tareas.

4. Aplicar.

Para quitar la ventana anterior iremos a Ventana, Quitar división.

Contemplemos otra posibilidad: que el valor asignado a los recursos no fuera

del 100%, en este caso el trabajo seria distribuido de manera proporcional.

Por ejemplo:

Una tarea con una duración inicial de 24 horas y con un recurso al

100%. Según la formula de la programación el tiempo de trabajo será

de 24 horas. Posteriormente se le añade un recurso al 50%. El

programa realiza los siguientes cálculos:

o Suma ambos recursos 100+ 50 = 150.

o Calcula la duración de la tarea dividiendo las horas de trabajo

entre la suma de los recursos 24/150=0,16 (16 horas).

o Asigna a cada recurso las horas de trabajo en función de su

capacidad. Es decir, el recurso con el 100% de capacidad

trabajara el 100% de las 16 horas (16); el recurso al 50%, por

lo tanto 8.

o El trabajo permanecerá constante (16 + 8) = 24; pero la

duración de la tarea disminuirá a 16 horas.

Veamos otro ejemplo:

Una tarea con una duración de 80 horas y con un recurso al 100%. El

tiempo de trabajo será de 80 horas. Posteriormente se le asigna un

nuevo recurso al 75%.

o Suma de los recursos, 100 + 75 = 175

o División 80 / 175 = 0,457 (47,5).

o El primer recurso trabajara el 100% de las 47,5 (45,7); el

segundo trabajara el 75% de las 45.7 (34,28).

o El tiempo de trabajo permanece constante, 45.7+34.28=80;

pero la duración de la tarea disminuye desde las 80 iniciales a

las 45.7.


33

Pero a su vez todo esto depende de cómo sea el tipo de tarea, hay tres

tipos:

De unidades fijas, es la predeterminada, significa que cuando se

añaden o suprimen recursos generalmente se modifica la duración de

la tarea manteniéndose constante el tiempo de trabajo. Excepto si

deshabilitamos la programación condicionada por el esfuerzo, en este

caso se mantiene la duración fija incrementándose el tiempo de

trabajo.

De duración fija, la duración siempre es la misma se añadan o

supriman recursos, de manera que si añadimos un recurso se

mantendrán constantes la duración y el tiempo de trabajo cambiando

las unidades de los recursos asignados. Si se deshabilita la

programación condicionad por el esfuerzo se mantendrán fijos la

duración y las unidades incrementándose el tiempo de trabajo.

De trabajo fijo, el tiempo de trabajo será el mismo se añadan o

eliminen recursos. Se reducirá la duración de la tarea y el tiempo de

trabajo asignado a cada recurso. En este tipo de tarea no se puede

deshabilitar la programación condicionada por el esfuerzo.

Tenemos varias opciones para cambiar el tipo de tarea asi como para

deshabilitar la programación condicionada por el esfuerzo.

Desde el cuadro de dialogo “Información de la tarea”


2. Pestaña Avanzado

3. Campo Tipo de tarea y casilla de Condicionada por el esfuerzo.

Estando en la Vista Diagrama de Gantt

1. Mas Vistas

2. Entrada de tareas

3. Aplicar

4. Aparecerá en la parte inferior de la ventana


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De modo que dependiendo del tipo de tarea, de la habilitación o no de la

programación condicionada por el esfuerzo y de los recursos y cantidades

de los mismos que añadamos a una tarea se nos presentan las siguientes

combinaciones:

Posibilidades

Tipo de tarea: unidades fijas

Programación condicionada por el esfuerzo

Asignado inicialmente un recurso al 100%

Duración de la tarea 4 días

Si aumentamos el numero de unidades del mismo recurso:

Se mantiene constante el tiempo de trabajo

Disminuyendo la duración de la tarea

Si añadimos una unidad de un recurso nuevo

Se mantiene constante el tiempo de trabajo repartiendolo entre los

recursos

Disminuye la duración de la tarea.

Tipo de tarea: unidades fijas

Programacion no condicionada por el esfuerzo


Duracion de la tarea 4 dias



Disminuyendo la duración de la tarea


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Se mantiene constante al duración de la tarea

Incrementándose el tiempo de trabajo

Tipo de tarea: duración fijas




Si aumentamos el número de unidades del mismo recurso:

Se mantiene constante la duración





Se reparte las unidades de los recursos

Tipo de tarea: duración fijas

Programacion no condicionada por el esfuerzo


Duracion de la tarea 4 dias






Aumenta el tiempo de trabajo

Tipo de tarea: trabajo fijas






Disminuye la duracion


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Disminuye la duracion

Mantiene el tiempo de trabajo repartiendolo entre los recursos

La programación condicionada por el esfuerzo no tiene por que ser aplicada

a todas las tareas de un proyecto, se puede desactivar cuando sea

necesario. Habrá tareas cuya duración no este directamente relacionada por

el numero de recursos que le asignemos. En estas tareas si desactivamos la

programación, la duración de la tarea permanece invariable pero el tiempo

de trabajo se incrementa por cada recurso que añadamos.

ELIMINACION DE UNA ASIGNACION DE RECURSO

Si la programación condicionada se encuentra activada, la eliminación de un

recurso incrementara la duración de la tarea y redistribuirá el tiempo de

trabajo entre los demás recursos. Si no estuviera activada, disminuiría el

tiempo de trabajo pero no cambiaria la duración.

1. Ver, Mas vistas

2. Entrada de tareas, Aplicar

3. Seleccionamos el recurso y pulsamos SUPR.

4. Aceptar.

DELIMITACIONES TEMPORALES

Cuando queremos controlar las fechas de comienzo y fin de las tareas

utilizaremos las delimitaciones temporales que podemos dividir en:

Flexibles. El programa podrá cambiar las fechas de comienzo y fin

pero no podrá cambiar su duración. Con estas delimitaciones no existe

una fecha de delimitación asociada.

o Lo antes posible LAP. Es el valor predeterminado en Project.

o Lo mas tarde posible LMTP.

Semiflexibles. Cuando una tarea tenga una fecha límite de comienzo o

de finalización pero dentro de ese limite el programa pude varias las

fechas de comienzo o fin.

o No comenzar antes de NCAD. La tarea comenzara en o antes

de la fecha de delimitación. Se utiliza para evitar que una tarea

comience antes de una determinada fecha.

o No comenzar después de NCDD. Para evitar que una tarea

comience después de una determinada fecha.


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o No finalizar antes de NFAD. Para evitar que una tarea finalice

antes de una determinada fecha.

o No finalizar después de NFDD.

Inflexibles. Cuando una tarea deba comenzar o finalizar en una fecha

determinada.

o Debe comenzar el DCE

o Debe finalizar el DFE

Para evitar el uso de las delimitaciones inflexibles tenemos la alternativa de

utilizar Fechas Limite, es un valor introducido en una tarea que indica la

fecha máxima en que la tarea deberá ser completada pero sin que eso

signifique que la tarea sea delimitada, es decir respetara el valor de LAP. En

el diagrama de Gantt aparecera un marcador de advertencia.

Para aplicar una delimitacion:


2. Pestaña Avanzdo

3. Introducimos el tipo y la fecha de delimitacion

4. En el diagrama de Gantt aparecera un icono advirtiendo que la tarea

esta delimitada.


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CREACION DE UN FONDO DE RECURSOS

Cuando los proyectos son planificados por una misma empresa lo normal es

que los recursos utilizados sean siempre los mismos. Podemos porlo tanto

crear un fondo comun para todos, esto tambien servira para controlar mejor

las asignaciones de cada recurso a cada tarea de cada proyecto.

Para crear un fondo:

1. Creamos un proyecto nuevo

2. Desde la hoja de recursos

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INTRODUCCION A LA GESTION DE PROYECTOS · Indicaremos la fecha del comienzo del proyecto y en el campo Calendario seleccionaremos el creado anteriormente. Si volvemos a Herramientas,