Introducción a la Gestión de Proyectos · • La gestión de proyectos es la aplicación de conocimiento, capacidades, herramientas y ... Salud y Medioambiente 1-10 ... y procesos

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Introducción a la Gestión de Proyectos

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Unidad 1

Objetivos

Al final de esta unidad, usted podrá —

• Identificar los conceptos fundamentales de la gestión de proyectos

• Describir los procesos de gestión que conforman todo proyecto

• Identificar las funciones, responsabilidades y habilidades del gestor o

director del proyecto

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Unidad 1

¿Qué es un Proyecto?

Proyecto —

• Un proyecto es un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto,

servicio o resultado único. 1

- Son temporales

- Son únicos

- Evolucionan

Gestión de Proyectos—

• La gestión de proyectos es la aplicación de conocimiento, capacidades,

herramientas y técnicas para cumplir los requisitos del proyecto. 2

• Utilizando los recursos disponibles para realizar el trabajo de forma

satisfactoria.

Una buena gestión de proyectos ayuda a asegurar el éxito en los proyectos.


Unidad 1

1Ward, J. LeRoy. Dictionary of Project Management Terms. 3rd ed. Arlington, Va.: ESI International, 2008, p. 342.



Unidad 1

¿Cómo encaja un Proyecto en el Panorama

general de Actividades de la Organización?

cancelado

PROGRAMA Y

Proyecto

E Proyecto

D

SISTEMA / OPERACIONES EN MARCHA

Proyecto

A

Proyecto

B

PROGRAMA X

Proyecto

C

PORTAFOLIO 1

Subproyecto

Tema de Discusión

¿Por qué fracasan o tienen éxito los proyectos?


Unidad 1

Las siete restricciones del proyecto

(Project Constrains)


Unidad 1

Triple

Restricción

RECURSOS

ALCANCE

Gestionar Proyectos usando

las Restricciones del Proyecto

• Equilibrar las restricciones para completar

el proyecto

• Combinar ciencia y arte

• Esfuerzo continuo para definir y refinar el

proyecto

Las Restricciones del Proyecto implican un

equilibrio que cambia constantemente.


Unidad 1

Algunas Normas Internacionales sobre

Gestión de Proyectos

Una norma (standard ) es una base común y uniforme para medir o

especificar un modo de trabajar."1

• Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía PMBOK® 2)

– Project Management Institute (PMI)

– Identifica el subconjunto de mejores prácticas ampliamente

reconocidas, del conjunto del conocimiento sobre gestión de proyectos

– Proporciona y promueve el uso de un lenguaje y vocabulario común

• Cuerpo de Conocimiento de la APM

– Association for Project Management (APM)

– Con sede en Reino Unido

– International Project Management Association (IPMA)

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2PMBOK is a registered mark of the Project Management Institute, Inc.

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Unidad 1

Algunas Normas Internacionales sobre

Gestión de Proyectos (continuación)

• PRojects IN Controlled Environments (PRINCE2)®

– Con origen en Reino Unido

– Establece plantillas para la gestión de proyectos

• ISO 21500:2012, Directrices para la dirección y gestión de proyectos

– Unión entre —

o International Project Management Association (IPMA)

o International Organization for Standardization (ISO)

o Project Management Institute (PMI)

– Es una guía de gestión de proyectos válida para cualquier

organización y cualquier tipo de proyecto, independientemente de su

complejidad y su tamaño


Unidad 1

Mejores Prácticas en Gestión de Proyectos

La gestión de proyectos cuenta con numerosas áreas de conocimiento en las

que hay que centrarse y a las que hay prestar atención:

Para más información, ver PMBOK® Guide y APMBoK.

Integración Recursos humanos

Alcance Comunicación

Tiempo Expectativas de los Interesados

Coste Riesgos

Calidad Aprovisionamiento / Contratación

Aporte de Valor Gobierno

Beneficio / Resultados Competencia

Seguridad, Salud y Medioambiente


Unidad 1

Ciclo de vida del Proyecto

(Project Life Cycle)

• Por lo general los proyectos se dividen en fases para proporcionar:

– Más control para gestionar la realización de entregables – Una comprensión común o un marco de referencia cuando debatimos

el estado del proyecto – Una guía rápida para el trabajo que hay que hacer en el proyecto;

inicio, fase media y final. • Estas fases, en conjunto, constituyen el ciclo de vida del proyecto.

Los ciclos de vida dependen de la organización y del producto o servicio que se

genere.

Apéndice A: Ciclos de Vida de Proyecto


Unidad 1

Inicio

1

Planificación

2

Implementación

3

Cierre

4

Grupos de Procesos Iterativos

en la Gestión de Proyectos Los cinco grupos de procesos de la Guía PMBOK® son—

Iniciación (Initiating) – Actividades de para comenzar un proyecto o fase

Planificación (Planning) - Actividades de para organizar y preparar un proyecto o fase

Ejecución (Executing) - Actividades para coordinar y realizar el trabajo de un proyecto o fase

Seguimiento y Control (Monitoring & Controlling) – Actividades para gestionar y dirigir la implementación de un proyecto o fase

Cierre (Closing) - Actividades para la desactivación y cierre de un proyecto o fase


Unidad 1

Documentación clave

del ciclo de vida de proyecto


Unidad 1

Apéndice B: Documentación de proyecto

Inicio

1

Planificación

2

Implementación

3

Cierre

4

• Ejecución del trabajo

•Documentos de estado de proyecto

• Peticiones de cambio

• Actualizaciones de:

₋ Cronograma

₋ Plan de gestión del proyecto

₋Otros documentos del proyecto

•Registro de interesados

•Requerimientos preliminares

• Análisis técnico y económico

•Acta de constitución de proyecto

• Plan de gestión del proyecto final

• Cierre de contratos

• Lecciones aprendidas

• Documentos finales de proyecto

•Requerimientos definitivos

•Cronograma del proyecto

• Plan de Recursos

• Plan de Costes

• Registro de riesgos

• Plan de Gestión del Proyecto

Funciones y Responsabilidades

del Gestor del Proyecto

El gestor de proyecto es la persona que realiza y se responsabiliza de la buena

coordinación y ejecución del proyecto para satisfacer las necesidades y

requisitos de los interesados del proyectos, dentro del tiempo y presupuesto.

Funciones y Responsabilidades

• Definir el alcance del proyecto y aclarar los requisitos.

• Seleccionar, formar y liderar el equipo de proyecto.

• Identificar y analizar interesados (stakeholders).

• Elaborar el plan de gestión del proyecto, incluyendo el presupuesto y el

cronograma.

• Gestionar y controlar los riesgos del proyecto.

• Gestionar todos los cambios del proyecto.

• Gestionar las restricciones del proyecto.

• Gestionar las necesidades y expectativas de los interesados.

• Hacer seguimiento e informar del progreso y estado del proyecto.

• Hacer seguimiento de las métricas de calidad

• Vigilar y tomar la iniciativa en función de la tendencia del proyecto


Unidad 1

Debate

¿Qué hace bueno a

un buen gestor de proyectos?


Unidad 1

Habilidades necesarias para los

Gestores de Proyecto


Unidad 1

Habilidades “Hard” y “Soft”

• Gestionar cuestiones técnicas

• Planificar

• Contratar

• Presupuestar

• Medir el rendimiento

• Supervisar la calidad

• Analizar riesgos

• Comunicar

• Negociar

• Liderar

• Solucionar problemas

• Resolver conflictos

• Gestión de Equipo

• Conciencia política y cultural

Hard Skills Soft Skills

Mensajes Clave

• Un proyecto es un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto,

servicio o resultado único. 1

• La gestión de proyectos es la aplicación de conocimiento, capacidades,

herramientas y técnicas para cumplir los requisitos del proyecto. 2

• Los gestores de proyectos deben equilibrar las restricciones del proyecto—

coste, alcance, tiempo, riesgo, calidad y recursos—a lo largo de la vida del

proyecto.

• Las fases de un proyecto (que muchas veces varían según el tipo de

proyecto) componen su ciclo de vida.

• Un ejemplo de ciclo de vida de proyecto es: inicio, planificación,

implementación y cierre.


Unidad 1



Mensajes Clave (continuación)

• Un proyecto está compuesto por cinco procesos interactivos: inició,

planificación, ejecución, seguimiento y control y cierre.

• Las actividades y procesos dentro de los cinco grupos de procesos están

clasificados acorde con las nueve áreas de conocimiento.

• Para ser eficaces, los gestores de proyectos deben tener habilidades

“hard”, como planificar y presupuestar, y habilidades “soft” relacionadas

con las personas, como la comunicación o la resolución de conflictos.

• El papel principal del director de proyecto es gestionar el proyecto pero

también son importantes las funciones relacionadas con planificación,

liderazgo, comunicación, negociación y resolución de problemas.


Unidad 1

Próximos Pasos: Plan de Acción

¿Cómo puede aplicar lo que ha aprendido en esta unidad a su entorno de

trabajo?

• Diríjase al apartado “Plan de Acción” y busque la hoja de esta unidad.

• Usando las preguntas de la diapositiva siguiente, desarrolle una lista de

acciones a emprender cuando regrese al trabajo.

• Para cada acción (qué), hay que identificar:

Quién tiene que estar involucrado

Cuándo cree que la acción se va a completar


Unidad 1

Próximos Pasos: Plan de Acción

(continuación)


Unidad 1

Tómese algunos minutos para pensar sobre lo que ha aprendido

durante las clases y revise las preguntas siguientes.

• ¿Cómo se llaman las fases del ciclo de vida de un proyecto en su

organización?. Si no utiliza esta estructura, ¿Cómo haría para

introducirla?

• Recuerde un proyecto reciente en el que una de las restricciones

cambió. ¿Qué sucedió con el resto?

• Dada la misma situación y lo que acaba de aprender, ¿cómo

gestionaría el cambio?

• ¿Cómo encaja su proyecto en el entorno de su organización?

• ¿Porqué las habilidades personales son tan importantes para un

director de proyecto?

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