TAREA TEMA 1: INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL

CLAUDIA ELIZABETH ARIAS BARAJAS

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y

ARCHIVISTICA

GESTION DOCUMENTAL 1 GRUPO 4

BOGOTA

2012

INTRODUCCION

El siguiente trabajo se realiza con el fin de adquirir los conocimientos en cuanto a los Programas de Gestión Documental se refiere, es necesario para ello comenzar con conceptos básicos, las disposiciones del AGN en

cuanto al tema y conocer parte de la normatividad en la cual está involucrada la Gestión Documental.

1. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación.

Son las actividades encaminadas en la búsqueda de la organización de los documentos de una entidad y el control de sus etapas desde el origen del documento pasando por la consulta y uso final o eliminación.

2. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a

partir de la definición que da del mismo el AGN.

Documento: “Información registrada, cualquiera sea su forma o el

medio utilizado.

Documento de archivo: es el registro en cualquier soporte material,

de la información producida o recibida, por una entidad en referencia a su función, con fines útiles y prácticos en el funcionamiento normal de dicha entidad.

3. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos?

Ley 594 de 2000

4. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de

Documentos, Artículo 21? Esta habla sobre la obligatoriedad de implementar Programas de Gestión

documental en las entidades públicas y de la posibilidad de usar nuevas tecnologías y soportes en la implementación de estos programas dentro del marco de los principios y procesos archivísticos. Los documentos

producidos bajo estas nuevas tecnologías tendrán la validez de un documento original siempre y cuando se garantice la autenticidad e integridad.

5. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión

Documental.

Resaltar la importancia del papel de los documentos de archivos con lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de

la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos.

Procurar la racionalización y control en la producción documental, en la

atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatos para la producción documental.

Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y

que a la vez preserven el medio ambiente.

Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de

sistema eficiente de correo y mensajería.

Regular el manejo y organización de sistema de administración de

documentos y archivos a partir de la noción de archivo total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y

accesibilidad.

Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla

de retención documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación, de la información y

disposición final de los documentos.

Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.

Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de

información, útiles para la administración e importantes para la cultura. 6. Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un

Programa de Gestión Documental.

Administrativos: situaciones administrativas de la gestión de

documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de los trámites y eficiencia de la administración.

Económicos: Análisis de situaciones de tipo económico, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos

innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental.

Archivísticos: considerados la base del programa; se refieren a las consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: los conceptos de archivo total, ciclo vital del

documento, principios de procedencia y de orden original.

7. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documenta

(TRD) y cuáles etapas comprenden.

Es importante adoptar TRD ya que estas permiten la racionalización de la

producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades.

Las etapas que comprende son:

Primera etapa: Investigación preliminar sobre la institución y fuentes

documentales, comprende:

Compilación de la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la

estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos.

Aplicación de la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan.

Segunda etapa: Análisis e interpretación de la información recolectada,

comprende: Análisis de la producción y trámite documental teniendo en cuenta las

funciones asignadas a las dependencias y los manuales de

procedimientos. Identificación de los valores primarios de la documentación:

administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales.

Conformación de las series y subseries con sus respectivos tipos documentales.

Establecimiento de los tiempos de retención o permanencia de las

series y subseries documentales en cada fase del archivo: gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la Entidad, desde el

momento en que se produce el documento hasta su disposición final. Valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la

consulta y las normas internas y externas que regulan su producción.

Determinación del destino final de la documentación ya sea para su conservación total, selección o eliminación. La selección puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series

documentales cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en otras series; a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total.

En todos los casos, la selección se aplicará bajo la modalidad de muestreo y será el Comité de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo y los criterios a aplicar, así como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta

el contenido cualitativo de los documentos.

Tercera etapa: Elaboración y presentación de la Tabla de Retención

Documental para su aprobación: Incluye los siguientes pasos: El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tabla de Retención

Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia, acompañada de introducción y anexos que sustenten el proceso y los criterios

empleados en su elaboración. El Comité de Archivo hará el estudio correspondiente y producirá un

acta avalando la propuesta. Las Secretarías Generales de las entidades oficiales o quienes

hagan sus veces, o los funcionarios de la más alta jerarquía de quienes dependan los archivos, remitirán a la instancia correspondiente el proyecto de Tabla de Retención Documental para

su evaluación y aprobación.

Cuarta etapa: Aplicación. Comprende:

Una vez sean aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente, el representante legal expedirá el acto administrativo, que ordene su aplicación ante los servidores públicos

de la Entidad. La unidad de Archivo capacitará a todos los servidores públicos de la

Entidad para la aplicación de la TRD, así mismo, elaborará los

instructivos que refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias documentales.

La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestión, central e histórico se hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental.

Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental, siguiendo, los

procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del material metálico, identificación de material afectado por biodeterioro. El cronograma lo establecerá la Unidad de Archivo de la Entidad.

Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental, se destruirán y se dejará constancia en acta, suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y de la

dependencia respectiva.

Quinta etapa: Seguimiento y actualización de la Tabla de Retención

Documental. Comprende: La unidad de archivo de cada entidad establecerá un cronograma de

seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento, en el corto plazo, para atender las modificaciones

suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones.

Las modificaciones a la Tabla de Retención documental que surjan

del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la unidad de archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de la misma.

8. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las

empresas.

Es importante tener control en la documentación que se genera en una

empresa en la medida que entendemos la importancia del documento como tal, este es el reflejo de actividades y decisiones importantes o la base para futuras decisiones en cada entidad; son la trazabilidad de las actividades de la

empresa. La implementación de un programa de gestión documental permite el Control

y administración de documentos e identifica los documentos que produce, recibe y debe conservar; lo que se traduce en ahorro de recursos, conservación adecuada de los soportes documentales y por lo tanto integridad de los

mismos; optimiza el flujo de tramite documentario, lo que permite eliminar

tramites innecesarios, simplifica los procesos y permite una recuperación de información eficiente.

9. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión

Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas

aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas

normas con su enunciado y haga a cada una su explicación.

NORMA ENUNCIADO EXPLICACION

LEY 640 DE 2001 Por la cual se modifican normas relativas a la conciliación y se dictan otras disposiciones. (ARTS. 34 DEBERES 1, 5 Y 22 Y 35 PROHIBICIONES 8, 13 Y 21)

Artículo 34. Deberes. Son deberes de todo servidor

público: 1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos

en la Constitución, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los demás

ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos

distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de

funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas, los

contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario competente.

5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o

función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción,

destrucción, ocultamiento o utilización indebidos.

22. Responder por la conservación de los útiles,

equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta

oportuna de su utilización.

Artículo 35. Prohibiciones. A

En el artículo 34 encontramos los deberes que estarían directamente a la labor de archivo en caso de ser funcionarios públicos entre ellos tenemos en primer medida cumplir la normatividad en cuantos deberes se trata impuesta por las diferentes entidades gubernamentales e internacionales, lo cual quiere decir que el no conocimiento de estas no sería pretexto en caso de un proceso disciplinario; por otro lado está la responsabilidad de cuidar documentación e información que se tenga a su cargo, lo que acarrea una responsabilidad mayor al archivista ya que podría decirse es su materia prima de trabajo y por ultimo esta la utilización adecuado de los enseres que se hayan asignado para las labores.

El articulo 35 menciona las prohibiciones en las cuales como puntos

todo servidor público le está

prohibido:

8. Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones

respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a

destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento.

13. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que

hayan llegado a su poder por razón de sus funciones.

21. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o

archivos a personas no autorizadas.

importantes se encuentran la importancia de entregar oportunamente los requerimientos de información ya que de lo contrario podría tomarse como un obstáculo en las tareas públicas, adicional a esto se menciona la prohibición de perder información en razón y por ultimo dar acceso de información a personas no autorizadas. Todos estos puntos son de suma importancia en la labor del archivista ya que tienen que ver directamente con las funciones que debe desempeñar y con la esencia de su profesión que es la información.

Ley 1105 de 2006 Modifica el Decreto Ley 254 de 2000 “régimen para la liquidación de las Entidades Públicas del Orden Nacional” (arts 25, parágrafo 1º. Archivo de procesos y de reclamación de soportes)

Artículo 25. Inventario de procesos judiciales y reclamaciones de carácter laboral y contractual. El liquidador de la entidad deberá presentar al Ministerio del Interior y de Justicia, dentro de los tres (3) meses después de su posesión, un inventario de todos los procesos judiciales y demás reclamaciones en las cuales sea parte la entidad, el cual deberá contener la información que establezca el Ministerio del Interior y de Justicia.

Parágrafo 1°.

El archivo de procesos y de reclamaciones y sus soportes correspondientes, será entregado al Ministerio del Interior y de Justicia debidamente inventariado con una

En este artículo se estipula el plazo para entregar los inventarios de procesos judiciales y reclamaciones de carácter laboral y contractual dentro de las liquidación públicas, esto debe hacerse usando una técnica de archivo reconocida para tal fin al igual que usar una base de datos para realizar la ubicación adecuada.

técnica reconocida para tal fin, conjuntamente con una base de datos que permita la identificación adecuada.

LEY 975 DE 2005. Ley de Justicia y Paz (Capítulo X "Conservación de Archivos" Arts. 56 deber de memoria, Arts. medidas de preservación de los archivos , Arts. medidas para facilitar el acceso a los archivos)

CAPITULO X. CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS.

ARTÍCULO 56. DEBER DE MEMORIA. El conocimiento de la historia de las causas, desarrollos y consecuencias de la acción de los grupos armados al margen de la ley deberá ser mantenido mediante procedimientos adecuados, en cumplimiento del deber a la preservación de la memoria histórica que corresponde al Estado. ARTÍCULO 57. MEDIDAS DE PRESERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS. El derecho a la verdad implica que sean preservados los archivos. Para ello los órganos judiciales que los tengan a su cargo, así como la Procuraduría General de la Nación, deberán adoptar las medidas para impedir la sustracción, la destrucción o la falsificación de los archivos, que pretendan imponer la impunidad. Lo anterior sin perjuicio de la aplicación de las normas penales pertinentes. ARTÍCULO 58. MEDIDAS PARA FACILITAR EL ACCESO A LOS ARCHIVOS. El acceso a los archivos debe ser facilitado en el interés de las víctimas y de sus parientes para hacer valer sus derechos. Cuando el acceso se solicite en interés de la investigación histórica, las formalidades de autorización sólo tendrán la finalidad del control de acceso, custodia y adecuado mantenimiento del material, y no con fines de censura. En todo caso se deberán adoptar las medidas necesarias para resguardar el derecho a la intimidad de las víctimas de violencia sexual y de las niñas, niños y adolescentes víctimas de los grupos armados al margen de la ley, y para no provocar más daños innecesarios a la víctima, los testigos u otras personas, ni crear un peligro para su seguridad.

En el artículo 56 de la ley de Justicia y Paz se estipula el deber de salvaguardar lo concerniente a la historia y todos los eventos de la acción de los grupos al margen de la ley para dar cumplimiento de la memoria histórica que corresponde al estado. En el artículo 57 se menciona que las que las entidades que tengan a su cargo los archivos que obren dentro de los procesos de justicia y paz deberán tomar las medidas necesarias para la preservación de estos. En el artículo 58 se estipula el acceso a los archivos en el interés de la investigación sin censura, pero salvaguardando el derecho a la intimidad de los niños víctimas de delitos de los grupos armados.

LEY 31 de 1992 (Arts.54-55). Publicidad, reserva y conservación documentos Bancos de la República.

Artículo 54. Publicidad y Reserva de Documentos. Los documentos en los cuales consten las actuaciones y decisiones de carácter general que con base en aquellas haya adoptado la Junta Directiva en su condición de autoridad monetaria, cambiaria y crediticia, no están sujetos a reserva alguna. Los demás documentos del Banco gozan de la reserva prevista en el artículo 15 de la Constitución Política. No obstante lo anterior, los documentos de trabajo que hallan servido de sustento para decisiones adoptadas por la Junta Directiva en su carácter de autoridad monetaria cambiaria y crediticia, serán de acceso público a menos que por razones de interés general para la economía nacional, a juicio de la Junta, deben mantenerse bajo reserva que en ningún caso podrá exceder de tres (3) años, contados a partir de su elaboración. Parágrafo. Toda persona al servicio del Banco de la República y de la Auditoría está obligada a guardar la reserva sobre los asuntos, organización y operaciones del Banco. Artículo 55. Conservación de documentos. El Banco estará obligado a conservar, durante el plazo mínimo de seis (6) años, sus libros, formularios y demás documentos contables así como la correspondencia que reciba o dirija. Dentro de dicho término podrá destruirlos luego de haberlo microfilmado o cuando por cualquier otro medio técnico adecuado se garantice su reproducción exacta excepto cuando se trate de documentos públicos en los cuales consten sus decisiones, reglamentos y actuaciones como autoridad monetaria, cambiaria y crediticia y los contratos que celebre con entidades de derecho público, nacionales o

En los artículos 54 y 55 de la ley 31 de 1992 se reglamentan los documentos que están sujetos a reserva y los que serán de acceso público; adicional indica el tiempo de conservación de documentos y el posterior tratamiento después de vencido el tiempo; se establece la remisión de documentos de carácter públicos al archivo nacional

internacionales.

El plazo se contará desde la fecha del último asiento hecho con base en ellos o desde la fecha en que se hayan extendido, según corresponda.

La conservación de los demás documentos no incluidos en los incisos anteriores será reglamentada por el Banco. Los documentos públicos podrán ser remitidos al Archivo General de la Nación.

10. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos

Existen algunos derechos en cuanto a privacidad de la información y datos y

unas leyes que protegen estos derechos que a continuación se menciona.

La Constitución Política de Colombia en el articulo 15 habla sobre el

derecho a la intimidad personal y familiar; y el derecho a conocer actualizar y rectificar la información que se haya recogido en bases de

datos y archivos de entidades públicas y privadas, de igual forma se menciona las restricciones que existen para acceder a correspondencia personal e información privada. (enlace completo del artículo:

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4125)

Por otra parte en La Declaración Universal de Derechos Humanos

(1948), en el artículo 12 se establece la prohibición de vulnerar la vida privada, correspondencia y otros, y se enfatiza en la protección de la ley a la vulneración de estos derechos. (enlace completo

http://www.un.org/es/documents/udhr/ )

En la LEY ESTATUTARIA 1266 DE 2008 se dictan las disposiciones

generales del hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera,

crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones. (http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley/2008/ley_1266

_2008.html )

Y por último y para proteger los derechos de protección de información y

de datos se encuentra la Ley 1273 de 2009 Por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea un nuevo bien jurídico tutelado -

denominado “de la protección de la información y de los datos”- y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la información y las comunicaciones, entre otras disposiciones.

(http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley/2009/ley_1273_2009.html )