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Tabla de contenido
Contenido S
I 1. Introducción 1
2. Crear una Tabla Dinámica 2
S 3. Funcionamiento de los campos de la tabla dinámica 5
C 4. Dar formatos a un campo valor de la tabla dinámica 7
5. Funcionamiento de los filtros en las tablas dinámicas 9
O 6. Dar diseño de informe a una tabla dinámica 12
7. Ajustar las etiquetas con subtotales 14 N
8. Mostrar u ocultar totales generales 16
G 9. Ordenar los campos de una tabla dinámica 18
10.Seleccionar estilos de informes en Diseño 20 E
11. Crear un gráfico en las tablas dinámicas 21
S 12. Crear fórmulas o campos calculados 22
13. Opciones de la tabla dinámica 24 &
14. Información sobre la empresa 26
E
S
T
R
A
T
E
G
I
A
Pág. 01 Introducción a las Tablas Dinámicas
S 1. Introducción Este ejemplo pretende dar a conocer cómo obtener los conocimientos mínimos y más esenciales
I sobre el funcionamiento de las tablas dinámicas en Excel 2007, 2010 Y 2013, para que el
usuario pueda comenzar a utilizarlas de forma inmediata. S
MUY IMPORTANTE: DEBE OBTENER LOS ARCHIVOS DE DATOS DESDE ESTA
C UBICACIÓN
O Para descargar los datos debe ir a: www.sistemacontrolgestion.com en el apartado de
publicaciones: Libros y publicaciones apartado de Tablas dinámicas 2013, Introducción a las N
tablas dinámicas Excel 2013.
G Descargar el archivo comprimido: introduccion_tds_scg
E Su contenido es el siguiente:
S Archivo en formato pdf: Introduccion_tablas_dinamicas_texto
& Archivo en Excel: Introduccion_tablas_dinamicas_datos
En primer lugar describiremos el significado y contenido de los campos utilizados en el E
ejemplo según el archivo Excel:
S AÑO Año de la venta
MES Mes de la venta en número T
ZONA Zona de la venta
R JEFE ZONA Jefe de zona asignado a cada zona de venta
Nombre de la Provincia en dónde se produce la
A NOMBRE_PROVINCIA
NOMBRE_CIUDAD T
E TIENDA
venta
Nombre de la Ciudad en dónde se produce la venta
Nombre de la Tienda en dónde se produce la venta
G VENTAS REALES Ventas reales en euros
I
A
Pág. 02 Introducción a las Tablas Dinámicas
S 2.Crear una Tabla Dinámica
I Desde el menú INSERTAR:
S
C
Insertar la tabla
dinámica
O Nos aparece la siguiente pantalla para seleccionar el rango de datos que tenemos en la hoja
N excel del archivo excel descargado.
G
E
S
&
E
S
T
R Buscamos el rango de datos en la hoja de datos del Excel que estamos trabajando:
A
T
E Pulse sobre este botón para seleccionar el rango de datos en la hoja DATOS:
G
I
A
Pág. 03 Introducción a las Tablas Dinámicas
Y nos sale la siguiente pantalla, PULSAMOS sobre la hoja DATOS:
S
I
S
C
O
N
G
E
S
&
E
S
T Buscamos con el cursor o mouse para seleccionar el rango de datos:
R
A
Pulsamos intro y………….y nos sale la siguiente pantalla: T
E
G
I
A
Una vez pulsamos sobre Aceptar nos sale el menú de tablas dinámicas:
Pág. 04 Introducción a las Tablas Dinámicas
Una vez tenemos la siguiente pantalla con el rango seleccionado pulsamos sobre Aceptar:
S
I
S
C
O
N
G
E
S
&
E
S
T
R
A
T Importante: para que salga el menú de la tabla dinámica hay que estar situados encima de la
E misma siempre con el cursor.
G ¿Cómo podemos saber si estamos en los menús de la tabla dinámica?
I Recuerde que debe tener el cursor siempre sobre una tabla dinámica para poder
modificarla
A
Pág. 05 Introducción a las Tablas Dinámicas
S 3. Funcionamiento de los campos de la tabla dinámica
I Con el menú de Campos o Lista de campos de tabla dinámica según versión podremos
S poner campos en la tabla dinámica
C
O
N
G
E
S
&
E
Datos que arrastrando el campo
S podremos poner como filtro
T
Datos que arrastrando el campo
R podremos poner como etiquetas o
rótulos de columna
A
Datos que arrastrando el campo T
podremos poner como etiquetas o
E rótulos de fila
G
Datos que arrastrando el campo
I podremos poner como valores
A
Pág. 06 Introducción a las Tablas Dinámicas
Veamos un ejemplo:
S
I
S
C
O
N
G
E
S
&
E
S
T
R Así queda la tabla dinámica:
A
T
E
G
I
A
Arrastramos con el mouse el
campo a filtros de etiquetas o
rótulos de columna, fila o a valores
Pág. 07 Introducción a las Tablas Dinámicas
S 4.Dar formatos a un campo valor de la tabla dinámica
I Vamos a arreglar la anterior tabla dinámica para que se pueda utilizar:
S Primero en el campo valor sustituir contar por suma
C
Pulsamos clic con el botón izquierdo del mouse sobre O
el campo Cuenta de ventas hasta que nos salga este
N menú: Configuración de campo valor
G
E
S
&
E
S Y pulsando sobre él con el mouse sale esta pantalla:
T
R
A
T
E
G
I
A
Pág. 08 Introducción a las Tablas Dinámicas
Nos queda la siguiente tabla dinámica:
S
I
S
C
O
N
G Y otra vez desde esta opción desde el campo valor vamos a darle formato al campo:
E
S Pulsamos sobre la opción de
formato que funciona igual que
& Excel y cambiamos el formato
E
S
T
R
A
Pulsamos sobre
T el campo
Formato de E
número y
G seleccionamos
los formatos
I adecuados y
pulsamos sobre
A aceptar: y nos
queda así la
tabla dinámica
Pág. 09 Introducción a las Tablas Dinámicas
S 5. Funcionamiento de los filtros en las tablas dinámicas
I Los filtros en las tablas dinámicas permiten seleccionar los valores a mostrar. Si seguimos con
S el ejemplo anterior: podemos observar los filtros dónde están situados:
C
O
N
G
E
S Si pulsamos sobre los filtros nos sale por ejemplo:
&
E
S
T
R
A
T
E
G
I
Podemos seleccionar todo, uno o varios valores. A
Pág. 10 Introducción a las Tablas Dinámicas
Si quitamos los valores en blanco de los meses por ejemplo:
S
I
S
C
O
N
G
E
S Nos queda así la tabla
&
E
S
T
R
A
T Es importante remarcar que cuando ponemos un filtro queda marcado de la siguiente forma:
E
G En la tabla dinámica
I
A En la lista de campos
Pág. 11 Introducción a las Tablas Dinámicas
También podemos seleccionar otro tipo de filtros:
S
I
S
C
O
N
G
E
S
&
E
S
T
R
A
T
E
G
I
A
Pulsar sobre
el filtro
Pág. 12 Introducción a las Tablas Dinámicas
S 6. Dar diseño de informe a una tabla dinámica
I Veamos a continuación que la tabla tiene los textos de Rótulos columnas o fila o etiquetas,
S que deben de desaparecer:
C
O
N
G
E
S
Ya que aquí deben de aparecer la etiquetas, rótulos o nombres de las columnas o filas
& seleccionadas.
E Desde la opción de Diseño:
S
T
R
A Ir a DISEÑO de informe y pulsar sobre el icono, seleccionando del desplegable esta opción:
Mostrar en formato tabular:
T
E
G
I
A
Pág. 13 Introducción a las Tablas Dinámicas
S
Nos queda así la tabla dinámica:
I
S
C
O
N
G
E Nota: se recomienda utilizar siempre el formato tabular, recordar que de origen no viene con
S este formato, por lo que es necesario arreglarlo ya que si no se verá de una forma poco clara la
tabla dinámica.
& Nota: no confundir esto con los subtotales que es otra opción de este menú DISEÑO.
E Nota: estas opciones solo están disponibles en Excel 2010 o 2013
S
T
R
A
T
E
G
I
A
Pág. 14 Introducción a las Tablas Dinámicas
7.Ajustar las etiquetas con subtotales S
A partir de esta tabla dinámica queremos incorporar el campo ciudad después de provincia:
I
S
C
O
N
G
E
S
&
E
S La tabla queda de la siguiente forma con subtotales una vez incorporado la ciudad:
T
R
A
T
E
G
I
A
Pág. 15 Introducción a las Tablas Dinámicas
Pero nosotros queremos quitar los subtotales, para ello situados encima de la tabla podemos
S con botón derecho del mouse hacer lo siguiente:
I
S Seleccionar la opción o
deseleccionarla
C
O
N
G
E
S
& Quitamos el subtotal al campo que estamos seleccionando:
E Otra opción: quitar todos los
S subtotales para siempre en
DISEÑO:
T
R
A
T Para poner un subtotal se
E realiza el proceso anterior
botón derecho del mouse:
G
I
A
Pág. 16 Introducción a las Tablas Dinámicas
8.Mostrar u ocultar totales generales S Una vez tenemos la tabla siguiente podemos quitar los totales generales:
I
S
C
O
N
G
E
S
&
E
S Desde el menú DISEÑO:
T
R
A
T
E
G
I
A
Pág. 17 Introducción a las Tablas Dinámicas
Veamos un ejemplo,pulsamos sobre DISEÑO/Desactivado para filas y columnas:
S
I
S
C Opción utilizada:
O
N
G
E
S
&
E
S
T
R
A El resto de opciones activar solo filas o solo columnas:
T
E
G
O se desactiva para: I
A
Pág. 18 Introducción a las Tablas Dinámicas
9.Ordenar los campos de una tabla S
dinámica I
Imaginemos que deseamos ordenar los valores de venta por tiendas de mayor a menor:
S
C
O
N
G
E
S
&
E
S
T
El proceso es el siguiente: nos situamos el curso por el campo que queremos ordenar-por
R ciudad-y con el botón derecho del mouse seleccionamos la opción ordenar.
A
T
E
G
I
A
Pág. 19 Introducción a las Tablas Dinámicas
S
I
S
C
O Pulsamos sobre Más opciones de ordenación y seleccionamos esta opción Descendente y
N en el desplegable el valor VENTAS:
G
E
S
&
E
S
T Quedan las
ciudades
R ordenadas en
función de las
A ventas
T
E
G
I
A
Sele
Pág. 20 Introducción a las Tablas Dinámicas
10.Seleccionar estilos de informes en S
Diseño I En muchas ocasiones
S
C estilos:
O
N
G
en DISEÑO, vemos que existe una opción que permite seleccionar y crear
E A partir de esta tabla dinámica podemos cambiar el estilo:
S Seleccionamos el siguiente icono por ejemplo:
&
E
S
T
R
A
T
E
G
I
A
Pág. 21 Introducción a las Tablas Dinámicas
S 11. Crear un gráfico en las tablas dinámicas Otra opción muy importante es crear un gráfico a partir de las tablas dinámicas, veamos un
I ejemplo:
S Desde el menú ANALIZAR
C
O
N
G
E
S
&
E
S
Pulsamos sobre el icono: T
Elegimos el gráfico que se requiera:
R
A
T
E
G
I
A
Pág. 22 Introducción a las Tablas Dinámicas
S 12.Crear fórmulas o campos calculados
Nos puede interesar saber una vez tenemos esta situación que son las ventas de tres meses, I
que volumen tendremos de ventas para los próximos tres meses en las ventas por ciudades:
S
C
O
N
G
E
S
&
E
S
T
R
A
T Seleccionamos esta opción: ANALIZAR/Opciones/Cálculos/Campo calculado
E
G
I
A
Pág. 23 Introducción a las Tablas Dinámicas
Nos debe salir esta pantalla:
S
I
S
C
O
N
G
E
S
&
E
S Aceptamos y nos sale el nuevo campo en la tabla dinámica:
T
R
A
T
E
G
I
A
Ponemos el
nombre del campo
y las fórmulas se
incrementan las
ventas en un 10%
Pág. 24 Introducción a las Tablas Dinámicas
S 13. Opciones de la tabla dinámica Si estamos situados en la tabla dinámica y con el botón derecho seleccionamos la opción:
I Opciones de tabla dinámica:
S
C
O
N
G
E
S
&
E
S
T
R
A
T
E
G Opciones a desmarcar o
marcar para trabajar I
mejor
A
Pág. 25 Introducción a las Tablas Dinámicas
Datos
S
I
S
C
O
N
G
E Seleccionar esta opción para actualizar la memoria de las tablas dinámicas:
S
&
Desmarcar estas opciones sino quiere guardar los datos o habilitar los detalles al hacer doble E
clic sobre un campo de la tabla.
S
T
R
A
T
E
G
I
A
FIN