Introducción al planeamiento de sistemas de información gerencial

Introducción al Planeamiento de Sistemas de Información Gerencial

José Amiel Saénz

FISE – Sistemas de Información Gerencial – José Amiel Saénz – Planeamiento de SIG

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Sistemas de Información

Desde el punto de vista de las empresas, los sistemas de información son una solución organizacional y administrativa; que está basada en tecnología de la información y constituye la respuesta a un reto que se presenta en su entorno.

Para los profesionales de tecnología informática un sistema de información es un conjunto de componentes interrelacionados que recopilan, procesan, almacenan y distribuyen información y que tienen como fin soportar la toma de decisiones y apoyar el control interno en la organización.

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Componentes de un Sistema de Información


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estos componentes están interrelacionados para reunir, procesar, almacenar, y distribuir información; apoyar la toma de decisiones, la coordinación, el control, el análisis y la visualización de una organización.

Tipos de Sistemas de Información


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Tipos de Sistemas de Información Gerencial


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Interrelación entre tipos de Sistemas

La información contenida en los sistemas transaccionales (facturación, contabilidad, cuentas corrientes, etc.); la de los sistemas expertos (seguros, monitoreo de maquinarias y equipos, etc.) , y de gestión del conocimiento (documentos, workflow, etc.) son la fuente de información básica para construir los sistemas de información gerencial y los sistemas de apoyo a ejecutivos.


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Interrelación entre tipos de sistemas

Sistemas de información gerencial (SIG) están orientados a apoyar la función gerencial delegada por el directorio. Específicamente en la toma de decisiones y la verificación del logro de metas.

En cambio los sistemas de información de ejecutivos o están orientados a verificar el cumplimiento de los objetivos y estrategias. Es utilizado por los directores y ejecutivos de la empresa.

Ambos utilizan indicadores de desempeño (KPI) construidos sobre la base de la información de los otros tipos de sistemas.


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¿Qué es un indicador clave de rendimiento (KPI)?

Los Indicadores clave de rendimiento (o desempeño) son mediciones cuantificables, acordadas de antemano, que reflejan los factores críticos de éxito de una organización. Ellos serán diferentes dependiendo de la organización.

Una empresa puede tener como uno de sus indicadores clave de rendimiento, el porcentaje de sus ingresos que proviene de clientes que regresan.

Una escuela puede enfocar sus indicadores clave de rendimiento en las tasas de graduación de sus estudiantes.

Un Departamento de Servicio al Cliente puede tener como uno de sus indicadores clave de rendimiento, de acuerdo con indicadores clave de rendimiento global de la empresa, el porcentaje de llamadas de clientes respondió en el primer minuto.


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¿Qué es un indicador clave de rendimiento (KPI)?

Un indicador clave de rendimiento de una organización de servicio social puede ser el número de clientes atendidos durante el año.

Cualquiera que sea indicadores clave de desempeño son seleccionados, deben reflejar los objetivos de la organización, que debe ser clave para su éxito, y deben ser cuantificables (medibles). Indicadores clave de rendimiento por lo general son consideraciones a largo plazo. La definición de lo que son y cómo se miden no cambian a menudo. Las metas de un indicador clave de rendimiento en particular puede cambiar a medida que cambian las metas de la organización, o como se pone más cerca de alcanzar una meta.


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Indicadores clave de rendimiento, recogen los objetivos de organización

Una organización que tiene como uno de sus objetivos "para ser la compañía más rentable en nuestra industria" tendrá indicadores clave de rendimiento que miden las ganancias y relacionadas con las medidas fiscales. "Beneficio antes de impuestos" y "Fondos Propios" estará entre ellos. Sin embargo, "Contribución ciento de las ganancias a causas comunitarias" probablemente no va a ser uno de sus indicadores clave de rendimiento. Por otro lado, la escuela no se ocupa de obtener una ganancia, por lo que sus indicadores clave de rendimiento será diferente. KPI como "Tasa de Graduación" y "éxito en la búsqueda de empleo después de la graduación", aunque diferentes, reflejan con exactitud la misión y los objetivos de las escuelas.


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Indicadores clave de rendimiento deben ser cuantificables

Si un indicador clave de rendimiento va a reflejarse como algún valor, debe haber una manera de definir y medir con precisión la misma. "Generar más clientes" es inútil como un KPI ,sin alguna forma de distinguir entre clientes nuevos y antiguos. "Ser la empresa más popular" no va a funcionar como un KPI, porque no hay manera de medir la popularidad de la empresa o compararlo con otros.


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También es importante definir los indicadores clave de rendimiento y quedarse con la definición misma de año en año. Por un KPI de "Aumente las ventas", lo que necesita para hacer frente a consideraciones tales como si a medida por unidades vendidas o por valor en dólares de las ventas. Se vuelve deducirse de las ventas en el mes de la venta o el mes de la vuelta? Se las ventas se registrarán para el KPI a precio de lista o en el precio de venta real?

Metas para cada indicador clave de rendimiento.

También es necesario establecer metas para cada indicador clave de rendimiento. Un objetivo de la compañía para ser el empleador de elección podría incluir un KPI de "índice de rotación". Después de que el indicador clave de rendimiento ha sido definido como "el número de renuncias voluntarias y bajas de rendimiento, dividido por el número total de empleados en el comienzo del período" y una manera de medir que se ha creado mediante la recopilación de la información en un HRIS , el objetivo tiene que ser establecido. "Reducir el volumen de negocios en un cinco por ciento por año" es un objetivo claro que todos entiendan y ser capaz de tomar medidas concretas para llevar a cabo.


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Indicadores del desempeño del negocio desde distintas perspectivas


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PerspectivaFinanciera

¿Cómo son nuestros resultados financieros?

Perspectivade Aprendizaje

¿Cómo podemos mejorar los RRHH y las tecnologías de información para crear valor?

Perspectivade los Procesos¿En que procesos debemos lograr la excelencia ?

Perspectivadel Cliente¿Cómo nos ven nuestros clientes?


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Significado de lo que se entiende por mediciones, metas y medios ( las 3 M )

MEDICIONES O INDICADORES ( KPI o Key Performance Indicator ) La forma como vamos a medir los objetivos - Deben ser lo más cuantitativo o numérico posible - Consistentes con la estrategia - Simples - Pueden ser uno o mas indicadores - Pensados como un sistema de gestiónEjemplos: Los gastos de administración los vamos a medir con el GGyPP La satisfacción del cliente con una encuestaMETASLogros concretos a conseguirEjemplos: Mi meta en gastos en consumos básicos es bajar un 5% el pago del arancel básico.MEDIOSAcciones o iniciativas que se quieren desarrollar para lograr metasEjemplos: Aumentar la cantidad de académicos con postgrado. Implementar un sistema de gestión de calidad en el área financiera.


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Ejemplo de las “3 M”

Dirección Medidas Metas Inductor

¿Cómo me aseguro de lograrlo?

¿Hasta cuanto voy a lograr en un plazo?

¿Cómo logro la meta?¿Qué quiero lograr?

Objetivos Medidas MetasToma de decisión

Inductor ProyectoPlan Acción

incorporar alumnos con buen puntaje

Numero de becas ofrecidas a los altos Puntajes

Tener al menos el 10% de los alumnos con puntajes nacionales

Mas del 10%Entre 5 y 10%Menos de 5%

Publicitar la excelencia académica de la universidad

- Programas de publicidad

- Acreditación de carreras

-Que-Como-Quien-Cuando-Como-Para que

Según Microsoft :” Indicadores clave de rendimiento son una forma central de la presentación de la inteligencia de negocios para una organización. También conocido como indicadores de estado o cuadros de mandos (DASHBOARDS), indicadores clave de rendimiento evalúan los datos de negocio respecto a los objetivos de negocio y mostrar el estado actual mediante el uso fácil de entender, indicadores gráficos.


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Indicadores claves de desempeño y la TI

Indicadores claves de desempeño y la TI


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Por ejemplo, un KPI puede usar iconos de semáforo para indicar que la satisfacción del cliente supera, cumple o no cumple los objetivos. Si la satisfacción del cliente supera un objetivo preestablecido, se calcula mediante el porcentaje de calificaciones positivas en toda la organización, el KPI de satisfacción del cliente se muestra con un icono de semáforo verde. Si la satisfacción del cliente no cumple los objetivos mínimos, el KPI de satisfacción del cliente se muestra con un icono de semáforo en rojo. De lo contrario, se muestra con un icono de semáforo amarillo.

http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc263321.aspx

Preguntas que uno se debe hacer para establecer un indicador clave de desempeño KPI

¿Cuáles son las metas que tenemos? Antes que nada debemos definir nuestra meta para poder ver los elementos clave que influyen para llegar a este resultado final. Aquí es donde está una de las clave más importantes hasta donde quiero llegar y que tengo que hacer. Una meta debe de ser medible.

¿Qué elementos influyen en las metas que me he puesto?

¿Es posible medir este indicador?

¿Me ayuda a pensar en que acciones puedo mejorar?

¿Tengo con que comparar este indicador?


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Preguntas que uno se debe hacer para establecer un indicador clave de desempeño KPI

Por qué es este un buen indicador?

¿Qué es lo que estoy midiendo S/., tiempo, visitas, %?

¿Preguntarse porque es importante medir esto 2 veces? - Esta técnica ayuda mucho a refinar los indicadores. Ya que muchas veces se definen variables.

¿Cada cuanto es bueno medir este indicador?

¿Quién debe conocer estos números y como los presentaremos para que se entiendan?

¿Cómo motivaremos al personal a alcanzar estas metas?


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