INTRODUCCION: ENVIOS: El módulo de envíos …PDF: Este formato no permite que se modifiquen ni el aspecto ni la estructura de la planilla original. CSV: Este es genera la planilla

MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

INTRODUCCION:

La opción de Envíos aplica al colaborador encargado de la distribución de

la correspondencia externa o de salida a otras entidades.

ENVIOS: El módulo de envíos permite controlar los radicados que se envía por correspondencia y así mismo los devueltos, generando

estadísticas de los documentos que se remiten. Para dar inicio se debe ir a la pestaña “Documento” y seleccionar

“Envíos” como se muestra en la imagen.

Después de seleccionar esta opción cargar el siguiente menú, el cual

tiene el orden en el que se explicaran ítems utilizados en envíos.


ENVIOS DE CORRESPONDENCIA

RECEPCION PARA EL ENVIO: en esta opción se RECIBE las comunicaciones oficiales, si cumplen con los siguientes criterios:

Formato actualizado de la agencia, documento firmado, el número de radicado debe estar en un expediente, tipificado según la tabla de

retención documental (TRD), se valida que la entidad, dirección, ciudad del documento coincida con la de Orfeo.

Seleccione la dependencia que elaboro el oficio, haga clic en buscar,

verifica que cumpla con los criterios anteriores, seguido clic en Recibir, el sistema cambia el estado a Recepción de Radicado.

Nota: si el número de radicado no aparece para realizar el paso de

recepción es porque no está marcado como impreso.

NORMAL: Al seleccionar esta opción, carga en la pantalla una serie

radicados para ser enviados por dependencia, Se selecciona la dependencia la cual está realizando el envió.

En esta bandeja aparecer el listado de radicados marcados como impreso por la dependencia, selecciona el radicado que será enviado,

después clic en Envió de documentos.


Para generar él envió de radicados debe seleccionar el Medio de envió, complementar el peso en Gr. (250) Y el recuadro Observaciones o Desc Anexos

es opcional si se llegase a tener observaciones o Anexos, para finalizar

hace clic en

MEDIOS DE ENVIÓ

Certificado: Envió con certificado de entrega (municipios y envíos por la dependencia jurídica OAJ)

Entrega Personal: Envíos Bogotá con suma Urgencia y todos los envíos por la dependencia jurídica OAJ

Correo Electrónico: Envíos tramitados internamente por los funcionarios

Certificado internacional: Envíos fuera del país Postexpress urbano: Envíos Bogotá

Postexpress nacional: Envíos para las capitales del país

Entrega Personal Dependencia: Envíos entrega personal por la dependencia

Notificación por Aviso: Envíos notificados por la página

MODIFICACION DE REGISTRO DE ENVIO: Esta opción permite modificar los envíos que se han realizado, si por algún motivo se

encuentra mal diligenciada la información.


1. Realizar la búsqueda del radicado al que se va a modificar la

información. 2. Selecciona el radicado

3. Finalmente presionar “Modificar Envió”.

Al realizar los pasos anteriores el sistema carga la información antigua del radicado como: destinatario, dirección, municipio, departamento y

país para realizar el cambio.

Al finalizar la modificación se debe seleccionar “Modificar Registro De Envió”, El sistema muestra en pantalla la información modificada y

confirma el No de planilla en la que se encuentra el radicado.

Nota: Recuerde descargar de nuevo la plantilla con la información actualizada.


MASIVA: Esta opción muestra el primer número de radicado del grupo generado por el módulo de masiva. En el recuadro rojo suministra la

información de cada radicación masiva.

El grupo de radicados desde inicial a final La fecha de radicación

La cantidad de documentos radicados Generado por: Dependencia

El tipo de documento que se va a enviar.

Para realizar él envió es necesario:

1. Seleccione la dependencia a la que pertenece la radicación Masiva 2. Escoja el radicado del grupo de la masiva

3. Haga clic en “Envió de documentos”.

Para generar él envió masivo debe seleccionar el Medio de envió, complementar el peso en Gr. (250) Y el recuadro Observaciones o Desc Anexos

es opcional si se llegase a tener observaciones o Anexos, para finalizar hace clic en


GENERACION DE PLANTILLAS Y GUIAS: Este ítem genera las planillas de los envíos que se realizan, permitiendo descarga esta para

generar las guías en el software del medio de envió que se tenga en la entidad.

1. Selecciona la fecha sea para generar o consultar una planilla 2. Se debe seleccionar el medio de envió, el sistema generar una

planilla para cada medio de envió. 3. Si se tienen radicados para ser enviados después de haber

seleccionado el medio de envió, el sistema genera un No. de planilla.

4. Haga clic en Generar Envió

En Planilla Existente El sistema permite consultar con el No. de la

planilla, y visualizar las planillas generadas desde la primera hasta la última a la fecha “Listado planillas existentes”.


El sistema genera la planilla en 4 formatos:

PDF: Este formato no permite que se modifiquen ni el aspecto ni la estructura de la planilla original.

CSV: Este es genera la planilla de txt o formato plano. permite subirse al software de los medios de envió para agilizar el

procedimiento respectivo a este. VISUALIZAR EN HTML: visualiza en la pantalla la planilla con la

información suministrada del envió, como se muestra en la imagen.

Nota: Se recomienda generar las plantillas diariamente.

GUIAS 4/72: en este ítem se ingresa el número de guía por parte de

4/72, permitiendo que el usuario consulte el estado del envió.

Se realiza la búsqueda del número de radicado o planilla/Guías, en el

campo de texto se coloca el número de guía generado por 4/72, dando clic en modificar se agrega o modifica número de plantilla externa.

ACUSE DE RECIBO: Los documentos entregados por parte por la

dependencia o el motorizado que contienen el sello de recibido se deben digitalizar y se suben al sistema como anexo.


El sistema muestra el radicado digitalizado que se encuentra en la carpeta de ACUSE, hace clic en subir.

DEVOLUCIONES

POR EXCEDER EL TIEMPO DE ESPERA: Permite ver los radicados que excedieron el tiempo de espera para ser enviados.

Seleccione la fecha, hora (en horas y minutos) y la dependencia al que

pertenecieren los radicados, haga clic en el botón VISTA PRELIMINAR. Al realizar estos pasos genera el siguiente informe.

OTRAS DEVOLUCIONES: Este permite seleccionar los radicados ya enviados

para realizar su devolución, sea por dirección o por otros motivos.


1. Seleccione la dependencia donde pertenece el número de radicado

2. Escoja el número de radicado al cual se le realiza el proceso de Devolución

3. Haga clic en Devolución de Documento

En la siguiente pantalla tiene que seleccionar el motivo de la Devolución y un breve comentario, después haga clic en CONFIRMAR DEVOLUCION.


REPORTES.

ENVIO DE CORREO. Permite generar un reporte de los radicados enviados. Después de seleccionar se debe cargar la siguiente pantalla

Para generar el informe se debe suministrar la siguiente información:

1. Se debe indicar un rango de fecha. 2. Solicita el tipo de salida, es el medio de envió.

3. La dependencia que envió el radicado. 4. Oprimir GENERAR INFORME Y debe cargar el informe como se

muestra en la siguiente imagen.

Al final del reporte se encuentra un link para descargar el informe en

formato PDF.


DEVOLUCIONES: Después de seleccionar se debe cargar la siguiente

pantalla.

Para genera el informe de devoluciones se debe completar y seleccionar

los siguientes campos, según la imagen anterior.

1. Se debe seleccionar un rango para generar el informe

2. Tipo de salida es el medio en el que se iba a enviar.

3. Dependencia a la cual pertenece el radicado.

4. Haga clic en el botón GENERAR INFORME

Al final del reporte se encuentra un link para descargar el informe en

formato PDF.

Documents

INTRODUCCION: ENVIOS: El módulo de envíos …PDF: Este formato no permite que se modifiquen ni el aspecto ni la estructura de la planilla original. CSV: Este es genera la planilla