COMBINACION DE CORRESPONDENCIA EN WORD

Probablemente en alguna ocasión hayamos recibido por correo electrónico ó por el correo tradicional cartas en la que nuestros datos como nuestro nombre, dirección, entre otros aparecen en distintas partes del documento. Este tipo de correspondencia es elaborada utilizando la herramienta llamada COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA.

La combinación de Correspondencia es un proceso a través del cual los datos de una lista de direcciones son insertados y colocados en una carta o documento modelo, creando así una carta personalizada para cada uno de los miembros de la lista de direcciones tomada como base.

Combinar correspondencia no tiene que ser necesariamente una variedad de marketing directo, pero igual que el "mailing" utiliza una base de datos (origen de datos) para generar de manera eficiente, rápida y barata numerosas cartas. La generación automática de cartas puede realizarse con distintas aplicaciones como procesadores de texto, bases de datos, hojas de cálculo o aplicaciones diseñadas específicamente para este fin.

Un documento normal de Word (una carta) se convierte en una especie de plantilla o modelo que se enlaza internamente con un origen de datos de donde se obtienen los datos que se van a incorporar a la carta. El resultado es otro documento que contiene los datos del origen de datos diseñados según las definiciones de la plantilla.

ELEMENTOS

1. PRINCIPAL El documento de Word que actúa como plantilla. Se le llama documento PRINCIPAL.

2. ORIGEN DE DATOS Los datos que se van a utilizar en la plantilla. Se le llama ORIGEN DE DATOS.

3. COMBINACION El nuevo documento que se obtiene cuando se realiza la combinación. Se llama resultado o COMBINACION. La imagen siguiente representa un esquema del proceso...

DOCUMENTO QUE DESEA CREAR, POR EJEMPLO, PUEDE CREAR:

Un conjunto de sobres     El remite es el mismo en todos los sobres, pero la

dirección de destino es única para cada uno de ellos. Haga clic en Sobres y

especifique sus preferencias para el tamaño del sobre y el formato del texto en la

ficha Opciones de sobre del cuadro de diálogo Opciones de sobre.

Un conjunto de etiquetas de dirección    Cada etiqueta muestra el nombre y

la dirección de una persona, pero el nombre y la dirección de cada etiqueta son

únicos. Haga clic en Etiquetas y especifique sus preferencias para el tipo de

etiqueta en el cuadro de diálogo Opciones para etiquetas.

Un conjunto de cartas modelo o mensajes de correo electrónico     El

contenido básico es el mismo en todas las cartas o mensajes, pero cada uno

contiene información específica para cada destinatario, como su nombre,

dirección o cualquier otra información. Haga clic en Cartas o en Mensajes de

correo electrónico para crear esos tipos de documentos.

Un catálogo o directorio    Para cada elemento se indica el mismo tipo de

información, como su nombre o su descripción, pero el nombre y la descripción

de cada uno es único. Haga clic en Directorio para crear este tipo de

documento.

Método 1: utilizar un origen de datos

Para utilizar un origen de datos existente, siga estos pasos:

En el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en Utilizar una lista existente.

En la sección Utilizar una lista existente, haga clic en Examinar.

En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, seleccione el archivo que contenga la información variable que desee utilizar y haga clic en Abrir.

Nota: si el origen de datos no aparece en la lista de archivos, seleccione la unidad de disco y carpeta adecuadas. Si es necesario, seleccione la opción pertinente en la lista Todos los orígenes de datos. Seleccione el archivo y, a continuación, haga clic en Abrir.

Word muestra el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia. Puede ordenar y modificar sus datos si lo desea.

Haga clic en Aceptar para volver al documento principal.

Guarde el documento principal.

Al guardar el documento principal en este momento, también guarda el origen de datos y lo asocia al documento principal.

Escriba el nombre que desee dar al documento principal y, a continuación, haga clic en Guardar.

Método 2: utilizar nombres que figuran en una lista de contactos de Microsoft Outlook

Para utilizar una lista de contactos de Outlook, siga estos pasos:

En el panel de tareas de Combinar correspondencia, haga clic en Siguiente: seleccionar los destinatarios.

Haga clic en Seleccionar de los contactos de Outlook.

En la sección Seleccionar de los contactos de Outlook, haga clic en elegir la carpeta de contactos.

En el cuadro de diálogo Seleccionar carpeta de la lista de contactos, seleccione la carpeta de contactos de Outlook que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Word muestra el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia. Puede ordenar y modificar sus datos si lo desea.

Haga clic en Aceptar para volver al documento principal.

Método 3: crear una base de datos de nombres y direcciones

Para crear una nueva base de datos, siga estos pasos:

En el panel de tareas de Combinar correspondencia, haga clic en Siguiente: seleccione los destinatarios.

Haga clic en Escribir una lista nueva.

Haga clic en Crear.

Aparece el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones. En este cuadro de diálogo, escriba la información de las direcciones de cada registro. Si no hay ninguna información para un campo determinado, deje en blanco el cuadro.

De forma predeterminada, Word omite los campos vacíos. Por consiguiente, no se afecta a la combinación si hay entradas en blanco en el formulario de datos. El conjunto de información de cada formulario constituye un registro de datos.

Después de escribir la información para un registro, haga clic en Nueva entrada para pasar al registro siguiente.

Para eliminar un registro, haga clic en Eliminar entrada. Para buscar un registro concreto, haga clic en Buscar entrada. Para personalizar la lista, haga clic en Personalizar. En el cuadro de diálogo Personalizar lista de direcciones, puede agregar, eliminar, cambiar el nombre y cambiar el orden de los campos de combinación.

En el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones, haga clic en Aceptar. En el cuadro de diálogo Guardar lista de direcciones, escriba el nombre que desea dar al origen de datos en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Guardar.

En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, haga los cambios que desee y, después, haga clic en Aceptar.

Haga clic en Después: escriba la carta para terminar de redactar la carta.

Guarde el documento principal.

Al guardar el documento principal en este momento, también guarda el origen de datos y lo asocia al documento principal.

Escriba el nombre que desee dar al documento principal y, a continuación, haga clic en Guardar.

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