INVITACIÓN A PRESENTAR PROPUESTAS PARA LA … · invitaciÓn a presentar propuestas para la contrataciÓn de una asistencia tÉcnica que apoye las alcaldÍas de quibdÓ, istmina,

Alcaldía de Istmina

Contratado por:

NIT: 900.266.136-1

TÉRMINOS DE REFERENCIA

AT ESTRUCTURACIÓN DE MANUALES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1

Apoyan: Proyecto Financiado por:

Alcaldía de Bojayá

Alcaldía de Quibdó

1 CALENDARIO INDICATIVO

Actividad Fecha

Fecha de invitación Miércoles 07 de octubre de 2020

Fecha límite para recepción de propuestas

Miércoles 21 de octubre de 2020

Evaluación Cinco (5) días hábiles después de la recepción de propuestas.

Adjudicación de contrato Noviembre de 2020

INVITACIÓN A PRESENTAR PROPUESTAS PARA LA CONTRATACIÓN DE UNA ASISTENCIA TÉCNICA QUE APOYE LAS ALCALDÍAS DE QUIBDÓ,

ISTMINA, BOJAYÁ Y LA GOBERNACIÓN DE CHOCÓ EN LA ESTRUCTURACIÓN DE MANUALES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS.

Referencia de la invitación

AT estructuración de manuales de procesos y procedimientos

Entidad contratante Red Nacional de Agencias de Desarrollo Local de Colombia - RED ADELCO

Expediente 2017/SPE/0000400056

Nombre Subvención Proyecto de Desarrollo Territorial en el Departamento del Chocó – Fase II

Resultado Actividad / Rubro del POA

Resultado 3. Incrementar las capacidades administrativas a nivel municipal en comunidades rurales. Actividad 3.1.1. Actualización del manual de procesos y procedimientos internos / A.25. Asistencia Técnica

Objeto de la invitación

Apoyar las Oficinas de Control Interno de las Alcaldías de Quibdó. Istmina, Bojayá y la Gobernación de Chocó en la estructuración de manuales de procesos y procedimientos del sistema de gestión de calidad, a partir de la identificación, consolidación y análisis de la información institucional.

Presupuesto asignado Treinta y Cuatro Millones de Pesos ($34.000.000)

Tiempo de ejecución Cinco (5) meses

Requisitos generales para participar

Persona natural que cumpla con el perfil solicitado

Factores de verificación de cumplimiento

Calidad y Precio

Plazo para la presentación de propuestas

Dos (2) semanas desde su publicación


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2 NOMBRE DEL PROYECTO

Desarrollo Territorial en el Departamento de Chocó – Fase II

3 NÚMERO DE EXPEDIENTE

2017/SPE/0000400056

4 RESULTADO Y ACTIVIDAD EN LA QUE SE ENMARCA LA SOLICITUD DE CONTRATACIÓN

Resultado 3. Incrementar las capacidades administrativas a nivel municipal en comunidades rurales Actividad 3.1.1. Actualización del manual de procesos y procedimientos internos.

5 JUSTIFICACIÓN DE LA CONTRATACIÓN Y ANTECEDENTES

El Proyecto de Desarrollo Territorial en el Departamento de Chocó (en adelante PDT Chocó o PDT), como su nombre lo indica, tiene como objetivo principal contribuir al desarrollo territorial para la paz en el departamento, siendo la Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia, APC-Colombia, la entidad subvencionada; la Red Nacional de Agencias de Desarrollo Local de Colombia, Red Adelco, la entidad colaboradora; y la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo, AECID, el financiador. El PDT Chocó cuenta con los siguientes objetivos específicos y resultados:

Objetivo Específico 1: Estimular el acceso a medios dignos de vida.

Resultado 1: La población cuenta con mayores oportunidades económicas y productivas en áreas rurales, con criterios de sostenibilidad económica, ambiental y social. Resultado 2: La población rural mejora su acceso a servicios sostenibles de agua y saneamiento.

Objetivo Específico 2: Reforzar la presencia del estado y restaurar el tejido social en áreas remotas en conflicto con enfoque territorial.

Resultado 3: Incrementar las capacidades administrativas a nivel municipal en comunidades rurales. Resultado 4: Incrementar la participación civil en la gobernanza. Resultado 5: Incrementar la resiliencia, protección y participación política de las mujeres.

Resultado 6: Contribuir a la protección de mujeres y comunidades indígenas frente a la emergencia sanitaria por COVID-19.

En el marco de los resultados 3 y 4, desde el PDT, se han venido sumando esfuerzos con la institucionalidad, apoyando acciones y procesos que faciliten la modernización administrativa, la mejora en la generación de recursos y la coordinación con actores diversos, creando o fortaleciendo sus oficinas de cooperación, y apoyando el importante papel de la gestión local en la participación ciudadana. A esta suma de esfuerzos conducentes al incremento de capacidades administrativas, se ha previsto el apoyo a las


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oficinas de control interno con la estructuración de sus manuales de procesos y procedimientos, entendido esto como la formulación y/o actualización de los mismos. Tres razones principales motivan el apoyo a las oficinas de control interno:

➢ Es evidente el importante papel que tienen las oficinas de control interno en la institucionalidad, pues, es precisamente la implementación de un sistema de control interno el que proporciona herramientas dirigidas a alcanzar eficiencia, eficacia y transparencia en el ejercicio de las funciones, facilitando la utilización de correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas y objetivos previstos en el ámbito institucional. En otras palabras, sus funciones aportan en el mejoramiento de la capacidad de respuesta y la atención de las entidades y organismos públicos a la ciudadanía, lo que redundará en el bienestar y satisfacción de necesidades y demandas ciudadanas. ➢ Si bien, lo planteado es muy importante para las alcaldías de Quibdó, Bojayá, Istmina y la gobernación del Chocó, sus oficinas de control interno adolecen de personal suficiente y, en algunos casos, sin las competencias requeridas para cumplir con las funciones que les corresponden dentro de la estructura organizacional.

➢ La restricción de recursos en los entes territoriales en el departamento del Chocó, afecta los procesos de fortalecimiento institucional; de hecho, los entes territoriales no cuentan con manuales de procesos y procedimientos o han avanzado de manera lenta, a pesar de ser una de las principales herramientas institucionales y de gestión de calidad.

Considerando el panorama presentado y otras razones no enunciadas, se han formulado estos términos de referencia, con objeto de contratar una asistencia técnica que apoye las Oficinas de Control Interno de las Alcaldías de Quibdó. Istmina, Bojayá y la Gobernación de Chocó en la estructuración de manuales de procesos y procedimientos del sistema de gestión de calidad, utilizando la metodología del Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP, a partir de la identificación, consolidación y análisis de la información institucional.

6 OBJETO DEL CONTRATO

Apoyar las Oficinas de Control Interno de las Alcaldías de Quibdó. Istmina, Bojayá y la Gobernación de Chocó en la estructuración de manuales de procesos y procedimientos del sistema de gestión de calidad, a partir de la identificación, consolidación y análisis de la información institucional.

7 PRODUCTOS ESPERADOS Y ACTIVIDADES

Se relacionan a continuación los productos a entregar por el proponente seleccionado y las actividades mínimas a realizar.


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Productos Actividades

Producto 1. Documento con el Plan de Trabajo a desarrollar durante la asistencia técnica.

a. Diseñar Metodología a utilizar para alcanzar el objeto del contrato. b. Elaborar Cronograma de actividades, previamente consensuadas con los responsables de cada ente territorial, y establecer metas a alcanzar. c. Diseñar Instrumentos a utilizar para el levantamiento de información y el proceso de estructuración de manuales de procesos y procedimientos. d. Diseñar propuesta de mitigación frente a posibles riesgos que pudiesen surgir durante la Asistencia Técnica.

Producto 2. Documento de Diagnóstico con información consolidada y analizada sobre el estado actual de procesos y procedimientos de las alcaldías de Quibdó, Istmina, Bojayá y la Gobernación del Chocó.

e. Analizar la estructura administrativa de cada ente territorial, estableciendo organización y funcionamiento de las dependencias. *identificar responsables de procesos, estado de páginas WEB institucionales, y avances en sus sistemas de gestión documental. Incluir información arrojada en la última auditoria, realizada por control interno, u otras realizadas por contraloría departamental, asociadas al sistema de gestión. f. Analizar la plataforma estratégica de cada ente territorial, a partir de la identificación de: misión, visión, objetivos estratégicos, planeación estratégica, contexto interno y externo, identificación y caracterización de usuarios (con objeto de establecer los trámites con los cuales cuentan y determinar aquellos que harían falta o cuales se podrían suprimir), productos y servicios actuales de la entidad.

g. Hacer listas actualizadas de planes internos, de tal forma que, se armonice con las dimensiones a trabajar; y estructuras de gobernanza existentes. h. Identificar el estado de implementación del Modelo Estándar de Control Interno (MECI), precisando el nivel de avance en el que se encuentra.

i. Analizar la información reportada en el Formulario Único Reporte de Avances de la Gestión (FURAG), en caso de tenerlo implementado, identificando el reporte que los entes territoriales han realizado al Departamento Administrativo de la Gestión Pública. Este debe recopilar por lo menos: 1) Información relacionada con la implementación y resultados de las 17 políticas de gestión y desempeño que hacen parte de MIPG; 2) Información relacionada con el estado de avance y sobre la efectividad del sistema de control interno. j. Analizar el estado de los 16 autodiagnósticos asociados al Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), y estado de los entregables administrativos.


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k. Identificar el estado de mapas de procesos, en caso de tenerlos -macroprocesos, procesos, subprocesos, procedimientos y registros del sistema de calidad, tales como plantillas y formatos-; y el estado de actualización de los normogramas.

Producto 3.

Documento con el Plan

de Trabajo, validado por

los cuatro entes

territoriales, para llevar a

cabo la estructuración de

manuales de procesos,

procedimientos y

tramites, de apoyo a la

gestión y de control.

l. A partir del diagnóstico realizado, proponer un plan de acción

para la estructuración de manuales de procesos y procedimientos en

los cuatro entes territoriales, debiendo incluir: acciones de

sensibilización de servidores(as) del estado frente al tema;

metodología, definición de mapa de procesos y la caracterización

de procesos; cronograma a implementar para la formulación o

actualización de manuales de procesos, procedimientos y trámites,

incluyendo metas e indicadores, con plazo máximo de cuatro meses.

m. Hacer jornadas de socialización y validación de los productos obtenidos, en cada uno de los entes territoriales, con participación de

personal de control interno, responsables de planeación, alcalde,

gobernador o quien deleguen.

Producto 4.

Documento que

contenga el 50% de la

estructuración de

manuales de procesos,

procedimientos y

trámites, de apoyo y de

control, de conformidad

con el plan de trabajo

diseñado.

n. A partir del diagnóstico y la validación realizada con los cuatro

entes territoriales, avanzar en la estructuración de sus manuales de

procesos, procedimientos y trámites, de apoyo y de control.

Producto 5.

Documento que

contenga el 100% de los manuales de procesos,

procedimientos y

trámites, de apoyo y de

control, previstos en el

plan de trabajo diseñado.

Es preciso que el

documento final sea

validado internamente

por cada uno de los entes

territoriales en jornadas

de socialización.

ñ. A partir del diagnóstico y la validación realizada con los cuatro

entes territoriales, avanzar en la estructuración de sus manuales de

procesos, procedimientos y trámites, de apoyo y de control.

• o. Hacer jornadas de socialización de los productos obtenidos

durante la asistencia técnica en cada uno de los entes territoriales con

participación de personal de control interno, responsables de

planeación, alcalde, gobernador o quien deleguen.

Otras actividades a realizar.

p. Diseñar metodologías de trabajo adecuadas al contexto, así como a las características y potencialidades del personal que se apoyará.


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q. Realizar visitas a cada uno de los entes territoriales, propiciando encuentros y reuniones que sean necesarias durante el levantamiento de la información.

r. Mantener las reuniones de coordinación que sean necesarias con las personas responsables de las oficinas de control interno, planeación y con la supervisión del contrato, asegurando la entrega de los productos en los tiempos estipulados.

s. Tomar medidas necesarias para garantizar la adecuada visibilidad del financiador principal de la subvención, en las diferentes actividades a realizar.

t. Las demás que correspondan a la naturaleza del presente contrato.

Nota 1. Es condición indispensable en la implementación de todo este proceso, la coordinación y articulación con las personas responsables de las Oficinas de Control Interno de cada ente territorial. Los avances presentados deberán especificar la manera en que el personal de dichas oficinas ha participado en las actividades, aportando evidencias objetivamente verificables, según Plan de trabajo presentado por el proponente, y aprobado. Nota 2. Los costos asociados a desplazamientos y gastos de viajes requeridos para el adecuado desarrollo del contrato serán asumidos en su totalidad por la asistencia técnica que se contrate. Nota 3. Si durante la ejecución del contrato se reanudan las medidas de aislamiento obligatorio derivadas de la Declaración de Pandemia por COVID 19 que impidan realizar las actividades propuestas y reuniones presenciales en el departamento de Chocó, se debe presentar un plan de trabajo ajustado que incluya la realización de dichas actividades utilizando los medios virtuales y el cronograma que incluya las fases propuestas, la entrega de los productos y resultados.

8 PERFIL PROFESIONAL SOLICITADO

• Profesional en administración pública, ingeniería, administración de empresas, derecho o contabilidad.

• Formación adicional en gestión pública o áreas asociadas a la gestión pública.

• Experiencia profesional mínima de cinco (5) años.

• Experiencia especifica mínima de tres (3) años en gestión pública territorial en diseño, seguimiento o evaluación de manuales de procesos y procedimientos

Nota 4. Se fomentará la contratación de profesionales con mayor dificultad de acceso al mercado laboral como mujeres, población étnica, víctimas del conflicto, personas con necesidades especiales y población reincorporada, entre otros.

11 PERIODO DE CONTRATACIÓN.

El periodo de contratación está definido por cinco (5) meses, en todo caso máximo hasta el 31 de marzo de 2021.


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12 CLAUSULA CONDICIONAL PRIMERA. Los contratos o convenios financiados con recursos provenientes de organismos de cooperación, asistencia o ayuda internacionales, podrán someterse a los reglamentos de tales entidades en todo lo relacionado con procedimientos de formación, adjudicación y cláusulas especiales de ejecución, cumplimiento, pago y ajustes. Por lo anterior, si se presenta fuerza mayor o caso fortuito y la entidad financiadora decide suspender el proyecto, se podrán suspender los contratos o convenios derivados de este. 13 VALOR MAXIMO DEL CONTRATO, FORMA DE PAGO Y PLAZO MÁXIMO DE

ENTREGA DE LOS PRODUCTOS

El presupuesto estimado para la ejecución del contrato de prestación de servicios es de TREINTA Y CUATRO MILLONES DE PESOS ($34.000.000), los cuales serán cancelados a favor del CONTRATISTA por concepto de honorarios profesionales previos los descuentos, contribuciones o retenciones si hubiere lugar a ello. En caso de pertenecer al régimen común se debe observar que estos recursos se encuentran exentos de impuestos, tasas y contribuciones del orden nacional (Decreto 540 de 2004). La RED NACIONAL DE AGENCIAS DE DESARROLLO LOCAL – RED ADELCO tiene previsto realizar los pagos en función de la entrega y aprobación de los productos estipulados en el numeral 7, siendo la propuesta la siguiente:

Productos Desembolso

(%) Plazo de entrega

Producto 1. Documento con el Plan de Trabajo a desarrollar durante la asistencia técnica.

10% Hasta una semana,

posterior a la formalización de contrato.

Producto 2. Documento de Diagnóstico con información consolidada y analizada sobre el estado actual de procesos y procedimientos de las alcaldías de Quibdó, Istmina, Bojayá y la Gobernación del Chocó.

20% Hasta un mes del inicio

de contrato. Producto 3.

Documento con el Plan de Trabajo, validado por

los cuatro entes territoriales, para llevar a cabo la estructuración de manuales de procesos,

procedimientos y tramites, de apoyo a la gestión y

de control.

Producto 4. Documento que contenga el 50% de la estructuración de manuales de procesos, procedimientos y trámites, de apoyo y de control, de conformidad con el plan de trabajo diseñado.

40% Hasta tres meses del

inicio de contrato.

Producto 5. 30% Hasta el término del

contrato.


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Productos Desembolso

(%) Plazo de entrega

Documento que contenga el 100% de los

manuales de procesos, procedimientos y

trámites, de apoyo y de control, previstos en el

plan de trabajo diseñado.

Nota 5. El contratista deberá asumir cualquier gasto propio relativo al desarrollo de las actividades materia de su contrato (desplazamientos, pernoctaciones y alimentación, entre otros). Nota 6. Para que se dé inicio al trámite de revisión y aprobación por parte de la supervisión del presente contrato es necesario que cada entregable cuente con la aceptación por parte de la persona designada por cada uno de los cuatro entes territoriales implicados en estos TdR, y por la Coordinación Técnica del Proyecto, gestión que adelantará el contratista. Los pagos se realizarán en función de la entrega y aprobación de cada uno de los productos presentados, los cuales contendrán la totalidad de los requisitos exigidos, de la siguiente forma: a) Factura o cuenta de cobro con documento equivalente originales de conformidad con la

normatividad aplicable, junto con el producto correspondiente a cada pago b) Certificación de cumplimiento firmado por el supervisor del contrato y/o visto bueno de

recibido a satisfacción. c) Planilla de Aportes al Sistema de Seguridad Social debidamente pagada, de

conformidad con lo establecido artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y demás normas que la modifiquen, adiciones o complementen.

Los pagos se realizarán observando el derecho de turno que se genere dentro del proyecto y a la dinámica de desembolso que se lleve a cabo dentro del mismo. Queda expreso que el último pago pactado, está supeditado a la aprobación por parte del supervisor del contrato, de todas las actividades/entregables a cargo del contratista, El pago que efectuará la RED NACIONAL DE AGENCIAS DE DESARROLLO LOCAL DE COLOMBIA – RED ADELCO al contratista se tramitará durante los 15 días hábiles siguientes a la fecha de aprobación por parte del Comité Gestor del Proyecto. Los pagos se realizarán mediante transferencia electrónica, siendo requisito que el contratista presente la certificación bancaria reciente de una cuenta activa.

14 LUGAR DE EJECUCIÓN

Departamento del Chocó.


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15 PERSONAS DESIGNADAS PARA LA SUPERVISIÓN DEL CONTRATO

Para la supervisión será ejercida por una parte por la Coordinadora de proyectos AECID en la RED ADELCO y por la otra por el Comité Gestor del proyecto.

16 PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS

Toda la documentación relacionada con la propuesta debe estar escrita en español, idioma oficial de la República de Colombia. Las propuestas junto con todos los documentos exigidos y otros que las acompañen, deberán presentarse en medio digital, vía correo electrónico. No se podrá cambiar su redacción ni agregar comentarios. No se permitirá el retiro de documentos que componen la propuesta durante el proceso de selección, ni después de su finalización. Se entiende que los términos de la propuesta son irrevocables, por lo cual, luego de presentada, no podrá retractarse del contenido de sus documentos, caso en el cual podrá ser descalificado/a del proceso de selección y/o contratación. El proponente deberá informarse por sus propios medios sobre la naturaleza, localización, peculiaridades, condiciones generales y particulares del sitio de los trabajos y demás aspectos que de alguna manera puedan afectar la ejecución de las actividades y sus costos, tales como permisos, impuestos y licencias que deberán obtenerse y pagarse, el cumplimiento de leyes y reglamentos que deban cumplirse.

16.1 Documentos de la propuesta

Los documentos de la propuesta deben ser entregados en PDF y se detallan a continuación:

1. Carta de presentación de la propuesta dirigida a la RED ADELCO.

Anexo 1. Se encuentra al final de este documento.

Experiencia y formación *Hoja de vida del o la profesional. *Soportes que acrediten la experiencia y formación.

2. Documentos Justificativos

* Fotocopia de la cédula de ciudadanía, para los nacionales colombianos, y cédula de extranjería o pasaporte, y visa de trabajo para los extranjeros. *Certificado de antecedente judiciales, de la Procuraduría General de la Nación y de la Contraloría General de la Republica (este será consultado por la Entidad).


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*Registro Único Tributario RUT, actualizado 2019.

3.

Formulario único de presentación de propuesta técnica y económica.

Anexo 2. Se encuentra al final de este documento.

a. Propuesta Técnica:

Para presentar su propuesta técnica el proponente deberá diligenciar el FORMULARIO ÚNICO DE PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS que se encuentra en el anexo 2 de este documento, el cual deberá contener:

• Título de la propuesta

• Descripción conceptual y justificación técnica de la propuesta

• Metodología a implementar para alcanzar el objeto del contrato

• Plan de trabajo

• Riesgos

• Impacto social territorial

• Cronograma

Nota 7. En la propuesta deben quedar claras todas las actividades necesarias para lograr el objeto del contrato, especificando alistamiento, trabajo de oficina, desplazamientos, reuniones y encuentros, entre otros. Tanto el Plan de Trabajo como el cronograma deberán responder a los productos esperados del proyecto en calidad, contenido y tiempo de entrega.

b. Propuesta Económica:

En la propuesta económica deben indicarse los precios expresados en pesos colombianos. A cargo del o la proponente estarán todos los costos tanto directos como indirectos, relacionados con la preparación y presentación de su propuesta. Por lo cual la RED ADELCO no será responsable en ningún caso de dichos costos, cualquiera que sea el resultado del proceso de selección y/o contratación.

Igualmente, corresponderá al/a proponente la responsabilidad de determinar, evaluar y asumir los impuestos, tasas y contribuciones, así como los demás costos tributarios y de cualquier otra naturaleza que conlleve la celebración del contrato, según la asignación de costos prevista en los presentes términos de referencia, para lo cual se recomienda a los proponentes obtener asesoría calificada. El valor de la propuesta y consecuentemente su pago deberá estar expresado en pesos colombianos y serán pagados en la moneda acordada.


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16.1 Aclaraciones de los TDR

Cualquier posible proponente puede solicitar aclaraciones sobre los presentes términos de referencia, mediante comunicación escrita dirigida a [email protected]. Si algún proponente encuentra una inconsistencia, error u omisión en los documentos del presente proceso de selección o requiere una aclaración de cualquier estipulación contenida en los mismos, deberá formularla a la RED NACIONAL DE AGENCIAS DE DESARROLLO LOCAL DE COLOMBIA - RED ADELCO, a la dirección de correo electrónico [email protected]. Dichas observaciones deberán ser presentadas a más tardar cinco (5) días hábiles antes del cierre del presente proceso. En caso que la solicitud sea elegible, pero carezca de información complementaria, la RED NACIONAL DE AGENCIAS DE DESARROLLO LOCAL – RED ADELCO se comunicará con la persona para que suministre la información adicional pertinente.

16.2 Validez de la candidatura

La candidatura presentada deberá tener una validez de sesenta (60) días, contados a partir de la fecha de recibo de la documentación.

16.3 Comunicaciones

La RED NACIONAL DE AGENCIAS DE DESARROLLO LOCAL - RED ADELCO dirigirá la comunicación pertinente a los proponentes a través de correo electrónico, conforme a la información suministrada y lo que garantice agilidad al proceso.

16.4 Información para presentación de la propuesta

A continuación, detallamos los datos para la presentación de la propuesta:

Asunto del correo AT estructuración de manuales de procesos y

procedimientos

Correo electrónico

[email protected]

Fecha limite Miércoles 21 de octubre de 2020

a las 23:59 horas

Nota aclaratoria: la RED NACIONAL DE AGENCIAS DE DESARROLLO LOCAL DE COLOMBIA - RED ADELCO dará por desestimados los documentos adjuntos enviados en forma incorrecta, que no sean recibidas dentro de plazo establecido, que no especifiquen el asunto en el correo o que sean enviadas a un correo electrónico distinto del referenciado. Se podrá, durante el proceso, solicitar subsanación de documentación faltante, para completar la propuesta presentada.

mailto:[email protected]




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17 CONDICIONES GENERALES PARA PARTICIPAR Y EVALUACIÓN DE CANDIDATURAS

Solo completarán el proceso de evaluación, las candidaturas que hayan superado la verificación de requisitos mínimos habilitantes.

17.1 Requisitos mínimos habilitantes

Los requisitos habilitantes son subsanables siempre y cuando se cumplan los tiempos y condiciones establecidas para las mismas. 17.1.1 Calidad de los proponentes

Podrán participar todas las personas naturales que cuenten con experiencia técnica e idoneidad, establecido en el perfil requerido/solicitado. 17.1.2 Capacidad jurídica

La RED ADELCO verificará la capacidad jurídica de una persona natural revisando los siguientes aspectos: a) La edad del proponente. b) La ausencia de limitaciones a la capacidad jurídica de las personas naturales. Este requisito lo verificará la RED ADELCO con la presentación de una declaración de la persona natural en la cual certifique que tiene plena capacidad y que no está incursa en inhabilidades, incompatibilidades y prohibiciones (se solicitará al proponente seleccionado).

17.2 Criterios para la evaluación, ponderación de propuestas y adjudicación del contrato.

Se recomendará la adjudicación del contrato, a la propuesta que obtenga el mayor puntaje, sumados los puntajes de evaluación técnica, económica y entrevista, según la siguiente ponderación:

Ítem Criterio Valoración (Puntos)

1 Formación y experiencia profesional 30

2 Propuesta Técnica 50

3 Propuesta Económica 10

5 Entrevista 10

Total puntaje 100

Formación específica (máximo 10 puntos)

Criterio Valoración (Puntos)

Cursos en gestión pública o áreas asociadas a gestión pública 1


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Título de Especialización en gestión pública o áreas asociadas a gestión pública 3

Título de Maestría en gestión pública o áreas asociadas a gestión pública 6

Experiencia Profesional Específica (máximo 20 puntos)

Criterio Valoración (Puntos)

Experiencia especifica mayor de tres (3) años en gestión pública territorial. 1 punto por cada año. 6

Experiencia especifica mayor de tres (3) años en diseño, seguimiento o evaluación de manuales de procesos y procedimientos. 1 punto por cada año. 6

Experiencia en investigación, levantamiento y análisis de datos, consolidación de información. 1 punto por cada experiencia. 5

Experiencia en elaboración y/o presentación de informes técnicos de alta calidad en ámbitos laborales y/o académicos. 1 punto por cada experiencia. 3

Propuesta Técnica se evaluará de la siguiente manera:

Tabla de evaluación

Criterio Puntaje máximo

(50 puntos) Descripción conceptual y justificación técnica de la propuesta 10

Metodología a implementar y Plan de trabajo 25

Riesgos asociados a la ejecución de la propuesta y su mitigación. 10

Impacto social territorial (sostenibilidad de la intervención) 5

Propuesta Económica se evaluará de la siguiente manera:

La propuesta económica tendrá un valor de 10 puntos sobre un total de 100. Para el peso total ofertado se utilizará la siguiente formula:

Precio oferta económica más baja*

Puntaje oferta evaluada = --------------------------------------------------- X 10 puntos

Precio oferta evaluada

Solo los proponentes que hayan obtenido un puntaje igual o mayor de 50 puntos podrán continuar con el proceso.

Entrevista.


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La entrevista tendrá un peso de 10 puntos del total del proceso de selección y se realizará en la ciudad de Quibdó, de manera presencial o a través de videoconferencia, versando sobre los siguientes aspectos:

• Ampliación y/o aclaración de información sobre la experiencia del proponente en relación con el objeto del contrato.

• Conocimiento del proponente sobre el sector de actuación.

• Habilidades de comunicación, adaptación a las condiciones del territorio.

• Conocimiento del territorio.

• Disponibilidad de tiempo.

17.3 Adjudicación

Sumados todos los puntajes de evaluación, se recomendará la adjudicación del contrato a la propuesta con el mayor puntaje, y de no ser posible adjudicarla, se habilitará el segundo mejor puntaje. Si ninguno de los o las proponentes anteriores, acepta la adjudicación, entonces, la RED NACIONAL DE AGENCIAS DE DESARROLLO LOCAL DE COLOMBIA – RED ADELCO realizará contratación directa con uno de los proponentes finalistas, siempre y cuando se encuentre dentro de los puntajes requeridos.

17.4 Rechazo de propuestas

Habrá lugar a eliminación o rechazo de propuestas en los siguientes casos:

a) Cuando el proponente se encuentre inhabilitado o presente incompatibilidad, de acuerdo con la ley.

b) Cuando no se presenten los documentos requeridos en la forma establecida y en el tiempo requerido.

c) Cuando la propuesta supere el presupuesto indicado en los términos de referencia. d) Cuando la propuesta no incluya todo lo requerido en los términos de la invitación y

no pueda ser subsanado. e) Cuando el proponente intente influir de cualquier forma en el proceso.

17.5 Comité de evaluación

La evaluación será realizada por el Comité de Evaluación, el cual será acompañado por la RED NACIONAL DE AGENCIAS DE DESARROLLO LOCAL DE COLOMBIA – RED ADELCO. Su objetivo es recomendar la adjudicación al proponente que cumpla con lo requerido y/o que obtenga el mayor puntaje. Este comité debe tener capacidad técnica y administrativa para llevar una adecuada evaluación. Todos los evaluadores tendrán el mismo derecho de voto y podrán recurrir a asesores o asesoras cuando sean requeridos, pero la responsabilidad de la decisión corresponde a cada evaluador.


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Con el fin de disponer trazabilidad sobre el proceso, es necesario que se elabore un informe de evaluación, en donde quede indicado, entre otros, los siguientes aspectos:

a) Fecha de inicio del proceso b) Integrantes del comité. c) Acta de cierre de la invitación con la lista de las propuestas recibidas. d) Comprobación de que no existe conflicto de intereses por parte de los miembros del

Comité de Evaluación. e) Compromiso del comité evaluador de confidencialidad de toda la información que se

maneje dentro del mismo. f) Relación de los proponentes que no son aceptadas para iniciar el proceso y el motivo. g) Relación de los proponentes que son aceptadas para iniciar el proceso. h) Revisión de los criterios habilitantes. i) Relación de los proponentes que son aceptadas para el proceso de valoración técnica. j) Tablas de evaluación técnica. k) Relación de los proponentes con los puntajes obtenidos en orden descendente. l) Recomendación del Comité de Evaluación. m) Firmas en este documento por parte de cada uno de los miembros del comité n) Como anexos, los que se consideren pertinentes, incluyendo lista(s) de asistencia de

cada reunión o reuniones llevadas a cabo.

17.6 Criterios de desempate

Se entenderá que hay empate cuando existan dos o más propuestas cuyos puntajes sean iguales, en tal caso, el Comité de Evaluación es quien tomará la decisión de escoger la propuesta, teniendo en cuenta los criterios descritos a continuación:

a) Mayor puntaje en la experiencia especifica. b) Mayor puntaje de la propuesta técnica.

18 CONTRATACIÓN

Se notificará la adjudicación del contrato al proponente seleccionado, una vez sea aprobado por el Comité Gestor del Proyecto.

18.1 Aspectos del Contrato

18.1.1 Firma y requisitos del contrato

Él proponente favorecido con la adjudicación deberá cumplir con los requerimientos de perfeccionamiento del contrato.


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18.1.2 Confidencialidad de la Información

Él contratista guardará confidencialidad sobre la información que obtenga de la RED NACIONAL DE AGENCIAS DE DESARROLLO LOCAL DE COLOMBIA – RED ADELCO en desarrollo del objeto y obligaciones del contrato.

18.1.3 Garantías

El proponente seleccionado se obligará a constituir a favor de la RED ADELCO una garantía para amparar el Contrato así:

a) Cumplimiento de las obligaciones surgidas del Contrato por un valor equivalente al 20% del valor total del mismo y con una vigencia igual a su plazo de ejecución y cuatro (4) meses más contados a partir de la expedición la misma.

b) Calidad del Bien o Servicio de los perjuicios derivados de la mala calidad del bien o servicio del Contrato por un valor equivalente al 10% del valor total del mismo y con una vigencia igual a su plazo de ejecución y un (1) año más contados a partir de la expedición la misma.

18.1.4 Solución directa de controversias contractuales

Las partes, en aras de solucionar en forma ágil, rápida y directa las diferencias y discrepancias surgidas en la ejecución del contrato, acudirán a los mecanismos de solución previstos en la Ley colombiana, tales como la conciliación, amigable composición y transacción. 18.1.5 Régimen legal

El contrato se regirá en general por las disposiciones colombianas comerciales y civiles pertinentes, y las demás normas que las regulan, complementan y modifican.

18.2 Propiedad Intelectual y Derechos de autor/a

Todas las creaciones intelectuales entendidas como expresiones en lenguaje, planes, códigos o cualquier otra forma originadas debido al presente contrato, son y serán de propiedad exclusiva del PDT Chocó, el cual es titular de derechos patrimoniales. El contratista entiende y acepta que toda base de datos, documentos, modelos, diseños, presentaciones o cualquier otro soporte o método que conozca y/o al que tenga acceso en relación o con ocasión de la ejecución de este contrato son de propiedad exclusiva de la entidad que los facilite y están amparados, en lo pertinente, por toda la legislación vigente en materia de derechos de autor y propiedad intelectual.

18.3 Visibilidad

El contratista debe garantizar la visibilidad de la AECID en Colombia y del PDT Chocó de manera expresa y visible en todas las acciones en conjunto con el de todos los socios que participan. Siempre debe cuidarse de no hacer uso inapropiado de la marca en lo referente


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a proyectos o reuniones no autorizadas por la AECID y el PDT Chocó. La no visibilidad de la AECID como financiadora del proyecto será causal de la devolución de los fondos. Los productos comunicacionales, materiales promocionales y de visibilidad deben contener el nombre del programa o proyecto, el logo de las organizaciones e instituciones socias, cumpliendo los mínimos establecidos en los manuales de la Cooperación Española.

18.4 Otros aspectos

El contratista deberá abstenerse de hacer declaraciones públicas sobre el proyecto. No puede comprometer en modo alguno a APC-Colombia, la Red Adelco o AECID sin su consentimiento previo por escrito. El contratista respetará los derechos humanos y se comprometerá a no contrariar los usos políticos, culturales y religiosos en el territorio. El contratista no podrá aceptar ningún pago relacionado con el contrato que no sea el previsto en el mismo. El contratista y su personal deberán abstenerse de ejercer cualquier actividad o de recibir cualquier gratificación que entre en conflicto con sus obligaciones para con la RED NACIONAL DE AGENCIAS DE DESARROLLO LOCAL DE COLOMBIA – RED ADELCO.

18.5 Presupuesto final.

El presupuesto final del contrato corresponderá al valor total del contrato incluido todos los descuentos de ley. EN LOS PRESENTES TÉRMINOS SE DESCRIBEN LAS BASES TÉCNICAS, ECONÓMICAS, LEGALES Y CONTRACTUALES QUE EL PROPONENTE DEBE TENER EN CUENTA PARA ELABORAR Y PRESENTAR LA PROPUESTA. LA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA CONSTITUYE EVIDENCIA DE QUE ESTUDIÓ COMPLETAMENTE LAS ESPECIFICACIONES Y DEMÁS DOCUMENTOS; QUE RECIBIÓ LAS ACLARACIONES NECESARIAS POR PARTE DE LA RED ADELCO, SOBRE INQUIETUDES O DUDAS PREVIAMENTE CONSULTADAS Y QUE HA ACEPTADO QUE ESTAS BASES SON COMPLETAS, COMPATIBLES Y ADECUADAS. QUE ESTÁ ENTERADO A SATISFACCIÓN EN CUANTO AL ALCANCE DEL OBJETO DE LA PRESENTE Y QUE HA TENIDO EN CUENTA TODO LO ANTERIOR PARA FIJAR LOS PRECIOS, PLAZOS Y DEMÁS ASPECTOS DE SU PROPUESTA; IGUALMENTE CONSTITUYE MANIFESTACIÓN QUE NO SE ENCUENTRA INCURSO EN CAUSALES DE INHABILIDAD O INCOMPATIBILIDAD.

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ANEXO 1 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

(En una hoja independiente y firmada en original)

<<Ciudad y fecha>> Señores RED NACIONAL DE AGENCIAS DE DESARROLLO LOCAL DE COLOMBIA RED ADELCO <<Dirección>> <<Ciudad>> ASUNTO: Presentación de la propuesta de la referencia REFERENCIA: AT estructuración de manuales de procesos y procedimientos Señores/as Red Adelco Por medio de la presente se hace entrega de la propuesta respectiva en medio digital, de acuerdo con lo indicado en los términos de referencia de la invitación “XXXXX” Se presenta esta propuesta a efectos del contrato en cuestión, manifestando que no estoy incurso en inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones para contratar. Asimismo, manifiesto que:

1. Presento una única propuesta para esta referencia de invitación. 2. La información que se presenta es veraz. 3. No he incumplido obligaciones en lo referente al pago de impuestos o cotizaciones a la

seguridad social, de conformidad a lo establecido en el país de origen o en el país donde se ejecutará el contrato.

4. No tengo procesos por conductas ilícitas, fraude, corrupción, participación en una organización delictiva, blanqueo de capitales, financiación del terrorismo, trabajo infantil u otras formas de trata de seres humanos.

Se acepta que en caso de que no responda en el plazo señalado a partir de la fecha de notificación de adjudicación, o si la información suministrada resultara ser falsa, la adjudicación podrá considerarse nula.


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Atentamente, <<Firma>> <<Nombre, apellidos>> <<Número de Cedula>>


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ANEXO 2 FORMULARIO ÚNICO DE PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS TECNICAS

(Máximo 20 folios: 10 hojas de lado y lado)

Datos de Referencia

Referencia de la invitación AT estructuración de manuales de procesos y procedimientos

Dirección

Ciudad/País

Correo electrónico:

Título de la propuesta

_______________________________________________

Descripción conceptual y justificación técnica de la propuesta:

Metodología a implementar para alcanzar el objeto del contrato:

Plan de trabajo: Relación de actividades y subactividades que se proponen para el alcance de los productos señalados en estos términos de referencia.

Riesgos: En la ejecución de la propuesta, ¿cuáles serían los principales riesgos asociados que pueden afectar el desarrollo de las actividades? ¿Cómo se plantea su mitigación?

Impacto social territorial (sostenibilidad de la intervención):


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PROPUESTA ECONÓMICA Por favor indicar el valor total de la propuesta económica, considerando todas las deducciones a que haya lugar por disposiciones de ley. Desglosar presupuesto por producto y actividades, detallando todo lo que sea posible. *Cualquier costo adicional en el que se incurra para el cumplimiento de los objetivos del contrato, será asumido por el proponente.

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INVITACIÓN A PRESENTAR PROPUESTAS PARA LA … · invitaciÓn a presentar propuestas para la contrataciÓn de una asistencia tÉcnica que apoye las alcaldÍas de quibdÓ, istmina,