Universidad Católica Boliviana “San Pablo” Unidad Académica Regional La Paz

Invitación Pública 04/2013

“Atención de la Cafetería U.C.B.”

Pliego de Condiciones administrativas y legales

La Paz, noviembre de 2013

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IINNVVIITTAACCIIÓÓNN PPÚÚBBLLIICCAA 0044//22001133

““AATTEENNCCIIÓÓNN DDEE LLAA CCAAFFEETTEERRÍÍAA UU..CC..BB..””

PLIEGO DE CONDICIONES ADMINITRATIVAS Y LEGALES SECCIÓN I: CONDICIONES GENERALES

I. INTRODUCCIÓN 1. OBJETO. La Universidad Católica Boliviana “San Pablo”, Unidad Académica La Paz, que en

adelante se denominará el "Convocante", en el marco del Reglamento Interno de Adquisiciones, emite esta convocatoria pública que tiene por objeto la “Atención de la Cafetería” de esta Unidad Académica.

2. DOMICILIO. El domicilio del Convocante es:

Universidad Católica Boliviana “San Pablo” Avenida 14 de septiembre No. 4807 esquina calle 2 de Obrajes

Tels.: 2782222 - 2785152 Fax: 2783094 www.ucb.edu.bo

Correo electrónico: licitaciones@ucb.edu.bo Casilla 4805

La Paz – Bolivia

3. CANON DE ALQUILER. Se establece como canon de alquiler de la Cafetería el equivalente a: Bs. 3,500.00 Febrero a Junio y Agosto a Diciembre

Bs. 1,750.00 Julio y Enero 4. VIGENCIA DEL CONTRATO. La vigencia del contrato será de un (1) año con opción a renovación

hasta tres (3) años. 5. PROPONENTES ELEGIBLES. A esta convocatoria se podrán presentar las empresas del rubro

legalmente establecidas en Bolivia o personas naturales. 6. INSPECCIÓN PREVIA. La inspección a las instalaciones de la Cafetería se realizará después de la

reunión de aclaración. 7. REUNIÓN DE ACLARACIÓN.

7.1. Los proponentes que hubieran bajado el pliego de condiciones de la página web podrán enviar sus consultas escritas a la dirección electrónica licitaciones@ucb.edu.bo. La respuesta a las aclaraciones solicitadas serán respondidas en la Reunión de Aclaración.

7.2. El Convocante citará a la reunión de aclaración a efectuarse en lugar, fecha y hora señaladas en la Convocatoria, en la que el Convocante responderá a las consultas escritas que haya recibido y las que surjan en la misma reunión.

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II. PREPARACIÓN DE LAS PROPUESTAS 8. COSTO DE LA PREPARACIÓN DE LAS PROPUESTAS. El Proponente solventará por su cuenta y

riesgo todos los costos relacionados con la preparación y presentación de su propuesta, cualquiera sea el resultado del proceso, inclusive si decide retirarse antes de presentar su propuesta.

9. IDIOMA. Todos los documentos que presenten los Proponentes como parte de la propuesta se

redactarán en español. La presentación de documentos en otro idioma será causal de rechazo de la propuesta como se especifica en el numeral 13 inciso (i).

10. FORMATO DE LA PROPUESTA.

10.1 Cada Proponente deberá presentar la documentación solicitada más adelante en un sobre único según el numeral 11.

10.2 Además deberá preparar un original y una copia de los documentos que integren la propuesta, identificando claramente el "original" de la "copia". En caso de discrepancia entre los ejemplares, prevalecerá el original.

10.3 La documentación de la propuesta será entregada en sobre cerrado. El lugar de cierre, debe ser firmado o sellado y colocarse una cinta adhesiva transparente sobre las firmas o sellos y no podrán ser abiertos, sino hasta la fecha señalada para su apertura.

10.4 El rótulo del sobre estará de acuerdo al siguiente formato:

UNIVERSIDAD CATÓLICA BOLIVIANA “SAN PABLO” DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA REGIONAL

Avda. 14 de Septiembre N° 4807 Esq. Calle 2 Obrajes. Casilla 4805 La Paz – Bolivia

RAZÓN SOCIAL O NOMBRE DEL PROPONENTE

“SOBRE ÚNICO”

INVITACIÓN PÚBLICA 04/2013 “Atención de la Cafetería U.C.B.”

10.5 Los documentos presentados deberán estar numerados, sellados y rubricados por el

proponente, si es persona natural, o firmada por el representante legal o gerente propietario, en caso de ser Empresa.

10.6 La propuesta deberá contar con un índice que permita la rápida ubicación de todos los documentos.

10.7 No se aceptarán las propuestas que contengan textos entre líneas, borrones ni tachaduras, salvo cuando fuese necesario para corregir errores propios del Proponente, en cuyo caso las correcciones deberán llevar la firma o rúbrica de la(s) persona(s) que firme(n) la propuesta.

11. DOCUMENTOS NECESARIOS EN EL SOBRE ÚNICO. El sobre único deberá contener los siguientes

documentos:

11.1 Índice 11.2 PROPUESTA: presentar la siguiente documentación en originales:

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a) Carta de presentación firmada por el proponente, si es persona natural, o firmada por el representante legal o gerente propietario, en caso de ser Empresa, de acuerdo al Formulario 1 que se encuentra en la Sección IV Formularios de Propuesta.

b) Identificación del Proponente, de acuerdo al Formulario 2 que se encuentra en la Sección IV Formularios Propuesta.

c) Carta de Presentación del menú en el que se adjunte el menú mismo que especificará los productos que se expenderán, pudiendo ser individuales o en combos, además debe incluir los precios respectivos tomando en cuenta las condiciones específicas señaladas en numeral 4 de la Sección II, firmada por el proponente, si es persona natural, o firmada por el representante legal o gerente propietario, en caso de ser Empresa.

d) Experiencia de servicios prestados en los últimos tres (3) años respaldados con contratos o actas de conformidad de los servicios prestados, según formulario 4 que se encuentra en la Sección IV Formularios de Propuesta (requisito no excluyente).

e) Presentación del organigrama del personal.

11.3 Documentos legales: Fotocopias Simples En caso de que el proponente sea una empresa:

a) Testimonio de la Escritura Pública de Constitución de la Empresa y de la última

modificación registrada en FUNDAEMPRESA. No válido para empresas unipersonales. b) Testimonio de la Escritura Pública del Poder General del Representante Legal

registrado en FUNDAEMPRESA, con facultades expresas para presentarse a procesos licitatorios, presentación de propuestas y fijar precios, condiciones, plazos y otros así como de negociar y firmar contratos a nombre de la empresa. No válido para empresas unipersonales.

c) Número de Identificación Tributaria (NIT). d) Licencia de funcionamiento otorgada por el G.A.M.L.P.. En caso de ser una empresa de

constitución reciente, se dará un plazo de noventa (90) días calendario para la presentación del certificado.

e) Certificado Sanitario del Servicio Departamental de Salud de la Prefectura. En caso de ser una empresa de constitución reciente se dará un plazo de noventa (90) días calendario para la presentación del certificado.

f) Registro de matrícula vigente otorgado por FUNDEMPRESA vigente. En caso de ser una empresa de constitución reciente se dará un plazo de noventa (90) días calendario para la presentación del certificado.

g) Carnets para el manipuleo de alimentos de su personal otorgado por el G.A.M.L.P.. En caso de ser una empresa de constitución reciente se dará un plazo de noventa (90) días calendario para su presentación.

h) Carnet del Proponente, Representante Legal y/o Gerente Propietario.

En caso de que el proponente sea una persona natural: a) Fotocopia del Carnet de Identidad. b) Compromiso de presentación del NIT mediante una carta dirigida a la UNIVERSIDAD

CATOLICA BOLIVIANA hasta el 20 de enero de 2014 c) Compromiso de que gestionará en caso de ser adjudicada: Registro de FUNDEMPRESA

vi, licencia de funcionamiento ante el GAMLP, carnets para el manipuleo de alimentos de su personal otorgado por el G.A.M.L.P., certificado Sanitario del Servicio. Se otorgará un plazo de noventa (90) días para su presentación.

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12. VALIDEZ DE LA PROPUESTA. La propuesta deberá tener validez hasta noventa (90) días calendario

a partir de la entrega de la propuesta. Las propuestas cuyo periodo de validez sea más corto que el requerido serán rechazadas, según especifica el numeral 13 (ii).

13. RECHAZO DE PROPUESTAS. Se rechazarán las propuestas presentadas por las siguientes causas:

(i) Si los documentos que se presenten estén en otro idioma que no sea español. (ii) Si el proponente hubiese omitido la presentación de cualquier documento en fotocopia u

original requerido en el pliego de condiciones. (iii) Si el plazo de validez de la propuesta es inferior al requerido en el pliego de condiciones.

III. PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS 14. PLAZO Y FORMA PARA LA PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS.

14.1 Las propuestas deberán ser entregadas en el plazo y dirección indicadas en la convocatoria. 14.2 Las propuestas podrán ser entregadas en persona o por correo certificado (courrier) en

ambos los casos, el proponente es responsable que su propuesta sea presentada a tiempo y de obtener el recibo de recepción que se detalla en el siguiente subnumeral.

14.3 El Convocante registrará el nombre del proponente, su dirección para efectos de notificaciones, la fecha y hora de recepción de la propuesta y el nombre de la persona que la presentó, esta última firmará como constancia de entrega; en dicho formulario se incluirá cualquier observación que se considere importante.

IV. COMISIÓN DE EVALUACIÓN 15. CONFORMACIÓN DE LA COMISIÓN DE EVALUACIÓN. El Convocante conformará una Comisión de

Evaluación la misma que estará compuesta por cinco miembros siendo su presidente nato el Director Administrativo Financiero Regional de la Unidad Académica Regional La Paz quien deberá asistir obligatoriamente a las reuniones de la Comisión. Los demás miembros serán nombrados por dicha autoridad. Harán quórum para las reuniones de aclaración, apertura de sobres, calificación, evaluación y recomendación con la presencia de dos o más de sus miembros.

16. FUNCIONES DEL PRESIDENTE DE LA COMISIÓN. Las funciones del Presidente de la Comisión

serán:

16.1 Convocar a los miembros de la Comisión para las reuniones de aclaración, apertura de propuestas, evaluación, calificación de las propuestas y de recomendación de adjudicación.

16.2 Presidir todas las reuniones que convoque. 16.3 Convocar a cualquier otra reunión a efectos de dilucidar temas concernientes al proceso de

licitación. 16.4 Convocar al Proponente Adjudicado a cuantas reuniones considere conveniente previo al

inicio de los servicios.

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17. FUNCIONES DE LA COMISIÓN. La Comisión de Evaluación se reunirá a convocatoria de su Presidente a objeto de:

17.1 Abrir y evaluar las propuestas. 17.2 Rechazar propuestas al haber incurrido en las causales del numeral 13. 17.3 Realizar las observaciones que viere pertinente a las Propuestas. 17.4 Acordar el sistema de evaluación de las propuestas. 17.5 Mantener confidencialidad del proceso de Licitación. 17.6 Suscribir las actas de calificación y recomendación. 17.7 Sugerir junto al Presidente la adjudicación de la mejor propuesta y remitir el informe al

Rector Regional a los fines señalados más adelante.

V. APERTURA Y EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS 18. EVALUACION DE LAS PROOPUESTAS. La Evaluación de las propuestas de servicio se realizará en

sesión reservada en la que la Comisión evaluarán las propuestas recibidas. El resultado de la Evaluación se hará conocer por escrito a cada uno de los Proponentes en el Informe correspondiente.

19. INFORME DE EVALUACION DE LA PROPUESTAS. El informe contendrá como mínimo la siguiente

información:

a) Resumen Ejecutivo de la Convocatoria, b) Nómina de los Proponentes, c) Cuadros comparativos de las evaluaciones administrativas, legales y económicas, donde se

muestre la calificación final, d) Recomendación de Adjudicación o Declaratoria Desierta, debidamente justificada, e) Anexos de respaldo según correspondan.

20. CAUSAS PARA DECLARAR LA CONVOCATORIA DESIERTA. La Comisión de Evaluación, declarará

desierta la presente convocatoria en los siguientes casos:

20.1 Cuando no se hubieran recibido por lo menos tres propuestas. 20.2 Cuando ningún proponente hubiese obtenido la calificación mínima de 75 puntos.

21. PROCEDIMIENTO EN CASO DE DECLARATORIA DESIERTA. EL Convocante se reserva el derecho

de convocar directamente a otras empresas y/o personas para la atención de la Cafetería en caso de declarar desierta la presente convocatoria.

VI. ADJUDICACIÓN, FIRMA Y SEGUIMIENTO DEL CONTRATO 22. ADJUDICACIÓN Y PLAZO PARA SU NOTIFICACIÓN. El Director Administrativo Financiero Regional

gestionará ante el Rector Regional de la Unidad Académica La Paz la adjudicación del proponente que presentó la mejor propuesta y se la notificará en plazo no mayor a quince (15) días calendario después de emitido el informe de recomendación para la firma de contrato.

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23. DOCUMENTOS A PRESENTAR, GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO Y FIRMA DE CONTRATO.

23.1 El Convocante comunicará al Proponente adjudicado que en el plazo máximo de quince (15) días calendario deberá presentar la siguiente documentación, para la firma del contrato: a) Documentación original o fotocopia legalizada por la entidad competente, de toda

aquella documentación presentada en fotocopia simple en su propuesta. b) Boleta Bancaria de Cumplimiento de Contrato, por el monto equivalente a tres (3)

meses de alquiler, con un plazo de un año, a nombre de la Universidad Católica Boliviana; garantía que deberá ser renovada en caso de ampliación del contrato.

c) Certificado de NO TENER antecedentes policiales emitido por la FELCC del personal contratado.

23.2 Una vez recibida esta documentación instruirá y citará al Proponente adjudicado a la firma del contrato.

24. SUPERVISIÓN DEL CONTRATO. La supervisión de los servicios será realizada por el Director

Administrativo Financiero Regional a través del Comité Mixto de Higiene y Seguridad Ocupacional. 25. MODIFICACIONES DE LAS SERVICIOS. La Entidad Contratante tendrá la facultad para sugerir por

escrito algunas modificaciones en los servicios, vía el Supervisor, para mejorarlos.

26. RECEPCIÓN DE LAS INSTALACIONES. La Recepción de las instalaciones se realizará mediante acta y en presencia de los representantes de la empresa adjudicada como los representantes del Convocante, tanto al inicio como conclusión del contrato.

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SECCIÓN II: CONDICIONES ESPECÍFICAS

Los Proponentes deberán considerar las siguientes características y requerimientos:

Nº Generales Específicas

1 Inicio de los servicios LUNES, 3 DE FEBRERO DE 2014

2 Capacidad Instalada

Capacidad aproximada entre 120 a 140 personas.

Espacio para la instalación de mesones de 20.7 m2.

Un área para cocina.

Un depósito.

Una sala para profesores (Planta Alta) con capacidad de 14 personas.

Mobiliario existente: Mesas, sillas y muebles en la Sala de profesores.

Instalaciones de energía eléctrica, agua y gas natural.

Un baño para mujeres y otro para varones.

3 Clientes Potenciales Comunidad Universitaria: Conformada por estudiantes de Pre y Post Grado, Personal Administrativo, Docentes y otros visitantes.

4 Servicios de Cafetería

Del precio: Cada proponente deberá considerar precios módicos acordes con al realidad económica de un estudiante. Comprende al menos:

Producto estrella (especialidad),

Comida liviana o light,

Comida natural u orgánica,

Pastelería y postres,

Café, té, mate, leche,

Jugos de fruta (con o sin leche),

Refrigerios,

Combos Universitarios,

Almuerzos (alternativo),

Otros: Aclarar el expendio de gaseosas o jugos envasados.

NOTA: Queda PROHIBIDO el expendio de bebidas alcohólicas y cigarrillos. En caso de comprobarse se cobrará una multa de Bs. 7,000.00 o se resolverá el contrato.

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5 Equipos y Vajilla

Los proponentes deberán completar con equipamiento necesario típico de este tipo de emprendimiento. Además de contar con vajilla de vidrio o envases desechables (que no sean nocivos al medio ambiente) necesarios para la dotación de los servicios. No se excluye la posibilidad de adicionar mesas, sillas y auxiliares.

6 Condiciones Ineludibles

Salubridad e higiene: Los Proponentes deberán comprometerse a ofrecer productos que estén dentro del plazo de vigencia, frescos (en caso de frutas y vegetales) y que tengan normas de higiene para el manejo de los mismos. Al mismo tiempo, deberán prever el ítem de limpieza tanto externo como interno de ambas plantas en el área de atención, cocina, depósito, sala de profesores y especialmente de los baños. Horarios de atención: Los Proponentes deberán tomar en cuenta los horarios de atención de 7:00 a 21:00, por razones de seguridad, tiempo en el cual el Convocante no se hará responsable de la pérdida de objetos e insumos.

7 Otras Consideraciones

Feriados y Vacaciones: La Universidad Católica cumple los feriados establecidos en el país, es decir, año nuevo, carnavales, fiestas Santas, fiestas patrias y departamentales. Además considera dos tipos de vacaciones, las académicas en los meses de enero y julio y las administrativas en la última semana de diciembre. Se adjunta el Calendario académico de la gestión II-2013 y I-2014.

8 Garantías

La empresa o persona adjudicada entregará una garantía de cumplimiento de contrato (boleta bancaria) equivalente a tres (3) meses de alquiler para la firma de contrato con un plazo de 360 días calendario; garantía que será renovada en caso de renovación del contrato.

9 Tiempo de Concesión El tiempo de concesión será de un año con la posibilidad de renovación a tres años.

10 Facturación Los Proponentes deberán facturar por la venta de cada producto.

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11 Canon de Alquiler

Tal como se expresa en el numeral 4, el canon de alquiler es: Bs. 3,500.00 Febrero a Junio y Agosto a Diciembre

Bs. 1,750.00 Julio y Enero Incluye los servicios de energía eléctrica, agua potable y gas natural.

12 Personal

Es necesario que los proponentes estimen el número de personas que trabajarán en la cafetería y cuáles serán las funciones específicas de cada uno. Al mismo tiempo, deberán entregar una lista del personal, junto con las fotocopias de las cédulas de identidad, para fines de control. La Universidad queda totalmente exonerada del cumplimiento de leyes laborales y de seguridad social que rigen en el Estado Plurinacional de Bolivia respecto al personal que trabaje prestando el servicio, siendo el único y directo responsable el proponente adjudicado.

13 De la Publicidad

El proponente adjudicado podrá colocar su imagen institucional tanto en el área externa como interna al igual que en el menú a utilizarse. Además podrá tener apoyo de sponsors de los que se autoriza el colocado de algunos elementos publicitarios previa aceptación escrita de la Dirección Administrativa Financiera.

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SECCIÓN III: FORMULARIOS PARA LA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS (Cada proponente deberá usar su papel membretado)

FORMULARIO 1

CARTA DE PRESENTACIÓN

Fecha: ____________________ Señores Universidad Católica Boliviana “San Pablo” Presente.-

Ref.: Invitación Pública 04/2013 “Atención de la Cafetería U.C.B.”

Distinguidos señores: Después de examinar el Pliego de Condiciones, ofrecemos suministrar los servicios correspondientes para la atención de la Cafetería U.C.B. Asimismo, declaramos la veracidad de toda la información proporcionada y autorizamos a su Entidad pida toda la información que considere necesaria para verificar la documentación que presentamos y en caso de comprobarse cualquier irregularidad en la misma, nos damos por notificados que su Entidad tiene el derecho a descalificar nuestra propuesta. Si nuestra propuesta es aceptada, presentaremos los documentos originales o fotocopias legalizadas de todos y cada uno de los documentos presentados en fotocopia simple, los requeridos para garantizar nuestro personal y una garantía de cumplimiento de contrato por un monto equivalente a tres meses de alquiler para asegurar el debido cumplimiento del mismo. Convenimos en mantener esta propuesta por un periodo de noventa (90) días a partir de la presentación de las propuestas. Esta propuesta constituirá un contrato obligatorio hasta que se prepare y firme un Contrato formal.

___________________________________ Nombre y firma del proponente / representante legal / gerente propietario

_______________________ Aclaración de la firma

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FORMULARIO 2 IDENTIFICACIÓN DEL PROPONENTE

1. Nombre o razón social:_______________________________________________________________ 2. Dirección principal:__________________________________________________________________ 3. 4. Ciudad:___________________________________________________________________________ 5. 6. Casilla: ___________________________________________________________________________ 7. 8. Teléfonos:_______________________________ Fax: _____________________________________ 9. Nombre original y año de fundación de la Firma:___________________________________________ 10. Nombre del representante legal:_______________________________________________________ 11. Dirección del representante legal: ___________________________________________________ 12. Tipo de Organización (marque el que corresponda):

Nueva / persona natural ( ) Unipersonal ( ) Sociedad Anónima ( ) Sociedad de Responsabilidad Limitada ( ) Sociedad Accidental ( )

Otros:.............................................................

___________________________________ Nombre y firma del proponente / representante legal / gerente propietario

_______________________ Aclaración de la firma

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FORMULARIO 3 PRESENTACIÓN MENÚ y PRECIOS

Fecha:....................................... Señores Universidad Católica Boliviana “San Pablo” Presente.-

Ref.: Invitación Pública 04/2013 “Atención de la Cafetería U.C.B.”

Distinguidos señores: De acuerdo con la convocatoria de referencia y con la información contenida en el Pliego de Condiciones, nuestra empresa ................................ (mencionar el nombre de la empresa) ofrece los servicios para la atención de la Cafetería U.C.B. y para tal efecto presentamos el Menú y los Precios correspondientes.

___________________________________

Nombre y firma del proponente / representante legal / gerente propietario

_______________________ Aclaración de la firma

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Tabla 2: Menú (*) y precio (**)

Ítem Producto Contiene(***) Precio 1. 2. 3. 4. 5. 6. . . . . . . . N

Nota (*): El proponente deberá presenta el menú en el formato que desee Pero, que contenga el detalle requerido.

Nota (**): El precio total incluye impuestos de Ley. Nota (***): Ejemplo: Combo Universitario: Una Hamburguesa con queso acompañado

Con papas y un refresco.

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FORMULARIO 4

EXPERIENCIA GENERAL DEL PROPONENTE El proponente debe especificar los servicios que realizó en los últimos tres años, adjuntando los documentos de respaldo.

TIPO DE SERVICIO

(1)

ENTIDAD CONTRATANTE

(2)

TIPO DE ENTIDAD

(3)

MONTO TOTAL DEL CONTRATO

(4)

PLAZO DE ATENIÓN (Meses)

(5)

DOCUMENTOS QUE RESPALDAN EL

SERVICIO (6)

Nota: Se considerará servicios similares.

(1)Tipo de Servicio: Especifique el servicio que se realizó. (2)Entidad Contratante: Nombre la institución contratante. (3)Tipo de Entidad: Indique si la Entidad es pública o privada. (4)Monto Total del Contrato: Indique el monto total del contrato, ya sea en dólares o bolivianos. (5)Plazo de Atención: Indique el plazo de los servicios prestados. (6)Documentos que respaldan los Servicios: Mencionar qué documento respalda el servicio.