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Carrera 58 # 9 -97 - Puente Aranda Sede Administrativa - Bogotá D.C. Teléfono: 4269500 / www.convida.com.co Página1 INVITACIÓN PÚBLICA PROCESO DE SELECCIÓN POR LA MODALIDAD DE MÍNIMA CUANTÍA REFERENCIA: EPS´S CONVIDA- IP-MINC-013-2017 De conformidad con el Manual de Contratación adoptado mediante Acuerdo 002 de 2016 se estableció como modalidad de selección de contratistas la Mínima Cuantía, La EP´S CONVIDA La Entidad para el cumplimiento de su misión institucional y con el fin de garantizar el logro de sus obligaciones legales y estatutarias, requiere contratar el Plan de Medios de la Entidad Promotora de Salud EPS´S Convida, Empresa Industrial y Comercial del Departamento, determinado por un conjunto de directrices, políticas, estrategias y acciones comunicativas que se establecen y articulan para la consecución de un propósito divulgación; siguiendo el Plan Estratégico 2016-2019 de la EPS’s Convida y articulando el Capítulo V Integración y Gobernanza del Plan de Desarrollo de Cundinamarca “Unidos podemos más” 2016- 2020, Artículo 61 A Subprograma Gestión Pública Eficiente, Moderna al Servicio Del Ciudadano, en el cuál una de sus metas establecidas es Crear e Implementar estrategias de promoción, fortalecimiento y consolidación de la marca Convida, durante el cuatrienio. Es así, que se pretende en el Plan de Medios de la EPS’s Convida propender por el fortalecer y garantizar la circulación, producción, visualización y socialización de la información, para que funcione como una herramienta, que permita integrar cada uno de sus procesos en un todo (a corto, medio y largo plazo), y que recoge metas, estrategias, públicos objetivo, mensajes básicos, acciones, cronograma, presupuesto y métodos de evaluación , estos servicios se requieren con una firma idónea legalmente establecida en Colombia, con cobertura local, regional especializada en realizar la actividad requerida ASPECTOS GENERALES Y CONTENIDO DE LA INVITACIÓN 1. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR El objeto a contratar por la Administración Local corresponde al “PRESTAR LOS SERVICIOS DE PRODUCCIÓN, DIFUSIÓN Y EMISIÓN DE MATERIAL DE COMUNICACIONES QUE DESARROLLE LA SUBGERENCIA COMERCIAL EN CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE MEDIOS DE LA EPS’S CONVIDA” 2. ALCANCE DEL OBJETO : La EPS’S CONVIDA es líder en el mercado de aseguramiento en el departamento de Cundinamarca, con participación en los 116 municipios donde hace presencia institucional y siendo en 60 municipios exclusiva, garantizando el acceso a los servicios de salud de manera integral a la población más pobre y vulnerable, además de ser financieramente la columna vertebral de la red prestadora pública y apalancar significativamente a la red privada del departamento. Es a través de la comunicación que se garantiza la participación y disfrute de los usuarios en las diferentes actividades referentes al del servicio de salud que ofrece la EPS’S CONVIDA; es por ello que el objeto de la contratación que se pretende debe permitir el fortalecimiento de la presencia institucional y la transparencia en la información que se transmite para una adecuada interacción entre la EPS´S CONVIDA y los usuarios 3. CONDICIONES TÉCNICAS PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO 3.1 MEDIOS RADIALES La pauta publicitaria en emisoras radiales, debe tener la cobertura en los 116 municipios de Cundinamarca en los que la EPS’S CONVIDA hace presencia. Las cuñas que se pautaran en estos medios cuentan con una duración hasta de 30 segundos, en diferentes diales, programas radiales y franjas horarias. Es así, como se pretende alcanzar el público objetivo en zonas rurales y urbanas de cada una de las provincias que conforman el Departamento.

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INVITACIÓN PÚBLICA PROCESO DE SELECCIÓN POR LA MODALIDAD DE MÍNIMA CUANTÍA

REFERENCIA: EPS´S CONVIDA- IP-MINC-013-2017

De conformidad con el Manual de Contratación adoptado mediante Acuerdo 002 de 2016 se estableció como modalidad de selección de contratistas la Mínima Cuantía, La EP´S CONVIDA La Entidad para el cumplimiento de su misión institucional y con el fin de garantizar el logro de sus obligaciones legales y estatutarias, requiere contratar el Plan de Medios de la Entidad Promotora de Salud EPS´S Convida, Empresa Industrial y Comercial del Departamento, determinado por un conjunto de directrices, políticas, estrategias y acciones comunicativas que se establecen y articulan para la consecución de un propósito divulgación; siguiendo el Plan Estratégico 2016-2019 de la EPS’s Convida y articulando el Capítulo V Integración y Gobernanza del Plan de Desarrollo de Cundinamarca “Unidos podemos más” 2016-2020, Artículo 61 A Subprograma Gestión Pública Eficiente, Moderna al Servicio Del Ciudadano, en el cuál una de sus metas establecidas es Crear e Implementar estrategias de promoción, fortalecimiento y consolidación de la marca Convida, durante el cuatrienio. Es así, que se pretende en el Plan de Medios de la EPS’s Convida propender por el fortalecer y garantizar la circulación, producción, visualización y socialización de la información, para que funcione como una herramienta, que permita integrar cada uno de sus procesos en un todo (a corto, medio y largo plazo), y que recoge metas, estrategias, públicos objetivo, mensajes básicos, acciones, cronograma, presupuesto y métodos de evaluación , estos servicios se requieren con una firma idónea legalmente establecida en Colombia, con cobertura local, regional especializada en realizar la actividad requerida

ASPECTOS GENERALES Y CONTENIDO DE LA INVITACIÓN

1. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR

El objeto a contratar por la Administración Local corresponde al “PRESTAR LOS SERVICIOS DE PRODUCCIÓN, DIFUSIÓN Y EMISIÓN DE MATERIAL DE COMUNICACIONES QUE DESARROLLE LA SUBGERENCIA COMERCIAL EN CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE MEDIOS DE LA EPS’S CONVIDA”

2. ALCANCE DEL OBJETO : La EPS’S CONVIDA es líder en el mercado de aseguramiento en el departamento de Cundinamarca, con

participación en los 116 municipios donde hace presencia institucional y siendo en 60 municipios exclusiva,

garantizando el acceso a los servicios de salud de manera integral a la población más pobre y vulnerable,

además de ser financieramente la columna vertebral de la red prestadora pública y apalancar

significativamente a la red privada del departamento.

Es a través de la comunicación que se garantiza la participación y disfrute de los usuarios en las diferentes actividades referentes al del servicio de salud que ofrece la EPS’S CONVIDA; es por ello que el objeto de la contratación que se pretende debe permitir el fortalecimiento de la presencia institucional y la transparencia en la información que se transmite para una adecuada interacción entre la EPS´S CONVIDA y los usuarios

3. CONDICIONES TÉCNICAS PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO 3.1 MEDIOS RADIALES

La pauta publicitaria en emisoras radiales, debe tener la cobertura en los 116 municipios de Cundinamarca en

los que la EPS’S CONVIDA hace presencia. Las cuñas que se pautaran en estos medios cuentan con una

duración hasta de 30 segundos, en diferentes diales, programas radiales y franjas horarias. Es así, como se

pretende alcanzar el público objetivo en zonas rurales y urbanas de cada una de las provincias que

conforman el Departamento.

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3.2 PÁGINA WEB La EPS’S CONVIDA, busca nuevas formas de llegar a los usuarios y partes interesadas, por medio de la

pauta digital, que consiste en colocar avisos publicitarios y divulgar información de interés general en sitios

web.

3.3 MEDIOS ESCRITOS

Avisos de prensa en periódicos de distribución y/o circulación Departamental, para promocionar los

servicios de la EPS´S CONVIDA y posicionar la entidad con los afiliados y partes interesadas.

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3.4 CLASIFICACIÓN UNSPSC: La clasificación de los bienes y servicios, objeto del Proceso de Contratación, son los siguientes:

CLASIFICACIÓN UNSPSC DESCRIPCIÓN

82101504 PUBLICIDAD EN PERIÓDICOS

82101801 SERVICIOS DE CAMPAÑAS PUBLICITARIAS

82101802 SERVICIOS DE PRODUCCIÓN PUBLICITARIA

82101905 INSERCIÓN EN MEDIOS IMPRESOS

3.5 PERSONAL REQUERIDO: Para la prestación de los servicios, se requiere el siguiente personal: Para la correcta prestación del servicio, el proponente adjudicatario deberá garantizar el recurso humano con el perfil requerido. Por lo tanto, el contratista deberá presentar para la suscripción del acta de inicio, el listado de personal con los datos de identificación de las personas con que atenderá las necesidades de la EPS’S Convida, el contratista deberá presentar los soportes correspondientes que acrediten los requisitos exigidos, los cuales serán verificados por el supervisor del contrato. (Únicamente aplica al proponente a quien se le adjudique el contrato). Lo anterior sopena de incumplimiento de contrato Junto con el listado, el contratista deberá presentar los soportes correspondientes que acrediten los requisitos exigidos, los cuales serán verificados por el supervisor del contrato. (Únicamente aplica al proponente a quien se le adjudique el contrato). sopena de incumplimiento de contrato. Para la ejecución del contrato, se requerirá del siguiente equipo mínimo de trabajo

ROL EJECUTIVO DE CUENTA

FORMACIÓN ACADÉMICA

PREGRADO Título profesional en cualquiera de las siguientes áreas: Publicidad, Comunicación Social y Periodismo o Mercadólogo.

POSGRADO Especialización, Maestría o Doctorado

CERTIFICACIONES No requiere

EXPERIENCIA GENERAL Mínimo ocho (8) años

ESPECIFICA Mínimo en cuatro (4) en el área de Comunicación.

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CANTIDAD PERSONAS

Mínimo 1

DEDICACIÓN 100%

EQUIVALENCIA PARA EL EJECUTIVO DE CUENTA

ROL EJECUTIVO DE CUENTA

FORMACIÓN ACADÉMICA

PREGRADO Título profesional en cualquiera de las siguientes áreas: Publicidad, Comunicación Social y Periodismo o Mercadólogo.

EXPERIENCIA

GENERAL Mínimo cinco (5) años

ESPECIFICA Mínimo tres (3) años coordinador, jefe, director o referente de comunicaciones, medios o prensa en entidades del sector salud.

CANTIDAD PERSONAS

Mínimo 1

DEDICACIÓN 100%

ROL DISEÑADOR GRÁFICO

FORMACIÓN ACADÉMICA

PREGRADO Título profesional en Diseño gráfico.

CERTIFICACIONES No requiere

EXPERIENCIA

GENERAL Mínimo diez (10) años.

ESPECIFICA Mínimo cinco (5) años como diseñador en medios masivos o medios convencionales.

CANTIDAD PERSONAS

Mínimo 1

DEDICACIÓN 50%

ROL COMUNICADOR SOCIAL Y PERIODISTA

FORMACIÓN ACADÉMICA

PREGRADO Título profesional en Comunicador Social y periodista.

EDUCACIÓN CONTINUADA

Diplomado en Community Manager que acredite mínimo 40 horas de duración.

CERTIFICACIONES No requiere

EXPERIENCIA GENERAL Mínimo cinco (5) años.

ESPECIFICA Mínimo tres (3) años como Community Manager.

CANTIDAD PERSONAS

Mínimo 1

DEDICACIÓN 30%

Por lo anterior, previo a la firma del acta de inicio, el contratista debe presentar los documentos correspondientes, con el fin de acreditar los perfiles solicitados, para lo cual deberá allegar:

DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA EL PERSONAL OPERATIVO

Hoja de Vida en donde certifique experiencia en la cual se

certifique:

Cargo Designado

Funciones Realizadas

Fecha de Inicio Fecha de

terminación

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Nombre de la empresa

Dirección Teléfono Nombre de

quien certifica

Libreta Militar, para varones

menores de cincuenta (50) años.

Certificado de antecedentes

judiciales o de policía Certificado

de Antecendentes disciplinarios

expedidos por la Procuraduría

General de la Nación

Afiliación al sistema de seguridad social en salud y ARL

NOTA 1: El Supervisor del contrato deberá verificar el cumplimiento de estos requisitos por parte del CONTRATISTA, previa la suscripción del acta de inicio del contrato.

4. PLAZO DE EJECUCIÓN: Seis (06) meses .

5. LUGAR DE EJECUCIÓN

La ejecución del contrato tendrá lugar en las instalaciones de la E.P.S´S CONVIDA como en la Carrera 58 # 9-97 y en el departamento de Cundinamarca donde sea requerido el contratista.

6. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO:

El presupuesto destinado para la ejecución del contrato que se suscriba con ocasión del presente proceso de invitación pública, ha sido determinado por la entidad hasta en la suma Que la EPS´S CONVIDA ha dispuesto el valor de la prestación del servicio se ha estimado en DOSCIENTOS TREINTA Y NUEVE MILLONES NOVECIENTOS NOVENTA Y CUATRO MIL OCHOCIENTOS PESOS ($239’994.800.oo) M/CTE. incluido IVA y todos los impuestos, tasas y demás contribuciones a que haya lugar con cargo al rubro presupuestal afectado 2142009 publicidad y propaganda régimen subsidiado, recursos propios según Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 201701730 del 12 de junio de 2017. El contrato que se suscriba como resultado del presente proceso de selección, se celebrará bajo la fórmula de ejecución abierta a precios unitarios fijos sin formula de reajuste, es decir que se adjudicará por el valor de total del presupuesto señalado en el Certificado de Disponibilidad presupuestal, y de acuerdo con los valores unitarios indicados por el proponente en su oferta económica y adjudicados

7. FORMA DE PAGO: La EPS’S CONVIDA, cancelará el valor del contrato en pagos mensuales vencidos dentro de los quince (15) días siguientes a la radicación de la factura correspondiente, de acuerdo con las actividades realizadas durante el periodo correspondiente, aprobadas por el supervisor del contrato, atendiendo la oferta económica en % que cobra la agencia de medios por la prestación del servicio la cual no debe superar el 3%, lo que incluye todos los costos directos e indirectos y los impuestos de ley a que haya lugar. En el evento que durante la ejecución del contrato no se requiera la realización de actividades dentro de algún mes, no se generará ningún pago al contratista dentro de este periodo. Dichos pagos serán realizados a través de la Tesorería de CONVIDA EPS´S Requisitos para pago: Así mismo deberá cumplir con:

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a) Factura que cumpla con los requisitos del estatuto tributario. b) Relación donde se identifique las diferentes entregas que se realizaron en el mes correspondiente c) Certificación del interventor o Supervisor del contrato recibido el servicio a satisfacción. d) Planilla de seguridad social la empresa y del personal suministrado e) Certificado de aportes al Sistema General de Seguridad Social y parafiscales al día f) Fotocopia simple del contrato (solo con la primera factura) g) Fotocopia del registro presupuestal (solo con la primera factura) h) fotocopia de las pólizas requeridas vigentes (solo con la primera factura) i) Fotocopia del RUT (solo con la primera factura). j) Acta de pago firmada por el supervisor y el contratista.

Dichos pagos serán realizados a través de la Tesorería de EPS´S CONVIDA PARÁGRAFO PRIMERO: El último pago, estará supeditado al cumplimiento de los anteriores requisitos y al acta de liquidación del contrato debidamente legalizada. PARÁGRAFO SEGUNDO: La cancelación del valor del contrato, por parte de la EPS´S CONVIDA al contratista se hará mediante el Sistema Automático de Pagos, realizando consignaciones en la cuenta que posea el mismo en una entidad financiera, de acuerdo a la información suministrada por ésta, en el momento de suscripción del presente documento. PARÁGRAFO TERCERO: (Sólo aplica para régimen común) De conformidad con el Numeral 7° Parágrafo 1° del artículo 499 del Estatuto Tributario, “Para la celebración de contratos de venta de bienes o de prestación de servicios gravados por cuantía individual y superior a 3300 UVT, el responsable del Régimen Simplificado deberá inscribirse previamente en el Régimen Común”. Por lo anterior los contratistas que para el presente año superen el monto establecido o quienes ya estuvieren inscritos en el Régimen Común, deberán presentar factura de venta, con los requisitos del artículo 617 del Estatuto Tributario, incluyendo el Impuesto al Valor Agregado (IVA), para cada pago. Notas: Las facturas o cuentas de cobro, según corresponda, no han sido correctamente elaboradas o no se acompañan los documentos requeridos para el pago, el término para éste sólo empezará a contarse desde la fecha en que se haya aportado el último de los documentos. Las demoras que se presenten por estos conceptos serán responsabilidad del contratista y no tendrá por ello derecho al pago de intereses o compensación de ninguna naturaleza. El IVA y retención en la fuente a los pagos o abonos en cuenta, se harán de acuerdo con las disposiciones legales que regulan la materia.

EPS´S CONVIDA, sólo adquiere obligaciones con el proponente favorecido en el presente proceso de

selección y bajo ningún motivo o circunstancia efectuará pagos a terceros.

En caso de que el proponente favorecido sea un consorcio o unión temporal, para efectos del pago, éste debe informar el número de cuenta a nombre del consorcio o unión temporal, así como elaborar la factura en formato aprobado por la DIAN. NOTA: En caso de adiciones que se generan e incluyan meses de la siguiente vigencia solo se reconocerá el incremento de Ley para efectos de personal.

8. CAUSALES QUE GENERAN EL RECHAZO DE LAS OFERTAS O LA DECLARATORIA DE DESIERTO DEL PROCESO.

Cuando el proponente o los miembros del consorcio o unión temporal se encuentren incursos en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad para contratar establecidas en la Constitución y/o la Ley.

Cuando la propuesta sea presentada por personas jurídicamente incapaces para obligarse.

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Cuando existan varias propuestas presentadas por el mismo proponente ya sea en forma individual o en calidad de integrante de un consorcio o unión temporal.

Cuando la carta de presentación de la oferta se omita, o se presente sin la firma de la persona natural, del representante legal de la sociedad, o de la unión temporal o consorcio.

Cuando no se aporte el documento de constitución del Consorcio o Unión Temporal o su firma, o cuando alguno de sus miembros, tratándose de personas jurídicas no se encuentre debidamente autorizado para presentar oferta y/o tenga limitaciones para contratar.

Cuando EPS´S CONVIDA detecte inconsistencias que no puedan ser resueltas por los proponentes mediante pruebas que aclaren la información presentada.

Cuando el proponente señale su desacuerdo o imposibilidad de cumplir las obligaciones y condiciones previstas en la invitación, o presente condicionamiento para la adjudicación.

Cuando la propuesta se presente extemporáneamente fuera del día, hora y lugar señalado en el cronograma del proceso.

Cuando el EPS´S CONVIDA compruebe la violación por parte del proponente o de sus empleados o subcontratistas, de los compromisos anticorrupción asumidos por el proponente, el cual se entiende suscrito con la presentación de la oferta.

Cuando el proponente no subsane la ausencia de requisitos en los términos señalados por la Entidad y que sean objeto de subsanación.

Cuando el oferente no cumpla con los requisitos habilitantes.

Cuando en el certificado de existencia y representación o en los estatutos se verifique que el objeto del proponente (o de cualquiera de los integrantes cuando sea Consorcio o Unión Temporal) no le permite desarrollar la actividad, gestión u operación que se va a contratar.

Cuando el proponente se encuentre en mora en el pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social en Salud, Pensión y Riesgos Profesionales y los aportes parafiscales, cuando a ello hubiere lugar, en cumplimiento a lo estipulado en el Artículo 50 de la Ley 789 de 2002.

Cuando de acuerdo con los documentos presentados, el representante legal del proponente o apoderado carezca de facultades suficientes para presentar la propuesta y el interesado no presente los documentos necesarios para acreditar que su representante o apoderado dispone de las facultades necesarias.

Cuando de conformidad con el certificado de existencia y representación legal expedida por la Cámara de comercio o por la autoridad competente, con los estatutos de la persona jurídica o con certificación juramentada proveniente del representante legal del proponente, se determine que su duración de la persona jurídica no es igual a la del plazo para la ejecución del contrato y un año más.

Cuando respecto de los consorcios y/o uniones temporales uno, alguno o todos sus integrantes de acuerdo con la inscripción que reposa en el certificado de existencia y representación legal, disponga que la representación legal deba ser ejercida de manera conjunta por el representante legal principal y su suplente (o sus equivalentes) y tal actuación no se acredite con la suscripción del documento de constitución y/o con los documentos que integran la propuesta.

Cuando la propuesta económica exceda el valor del presupuesto oficial.

8.1. DECLARATORIA DE DESIERTO:

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La Administración Local declarará desierto el proceso en los siguientes eventos:

Cuando llegado el día y hora indicados para la presentación de la oferta no se radique ninguna, o se presenten extemporáneas.

Cuando llegado el día y hora indicados se presenten propuestas que no cumplan con todos los requisitos exigidos en la presente invitación, o que los mismos no se hayan subsanado en la oportunidad o no exista otra propuesta habilitada.

8.2. REGLAS DE SUBSANABILIDAD:

Se tomarán como reglas de subsanabilidad las establecidas en el Artículo 5° de la Ley 1150 de 2007

9. CRONOGRAMA DEL PROCESO: ACTIVIDAD FECHA / HORA LUGAR

Publicación de la Invitación Pública

17 al 18 de octubre de 2017

Página del Portal Único de Contratación: www.colombiacompra.gov.co

http://www.convida.com.co

Observaciones al documento de invitación

17 al 18 de octubre de 2017

Email: [email protected] en las instalaciones de la EPS´S CONVIDA

Carrera 58 # 9-97 primer piso.

Publicación de las consideraciones de la Entidad acerca de las observaciones allegadas.

Hasta el 19 de octubre de 2017 Página del Portal Único de Contratación: www.colombiacompra.gov.co www.convida.com.co

Plazo máximo para presentación de las propuestas (cierre del proceso)

Hasta el 20 de octubre de 2017 a las 10:00 a.m.

En las instalaciones en las instalaciones de la EPS´S CONVIDA Carrera 58 # 9-97. Únicamente en Primer Piso Oficina Asesora Jurídica /Area de contratación

Verificación de requisitos habilitantes, evaluación de las propuestas técnicas, elaboración del informe de evaluación Publicación del informe de evaluación de propuestas

Hasta el 25 de octubre de 2017 Página del Portal Único de Contratación: www.colombiacompra.gov.co www.convida.com.co

Plazo para observaciones al informe de evaluación

Hasta el 26 de octubre de 2017 Email: [email protected], o en las instalaciones en las instalaciones de la EPS´S CONVIDA Carrera 58 # 9-97

Publicación de Respuestas a las observaciones al informe de evaluación

Hasta dos(2) día hábiles posteriores a la fecha de publicación del informe

de evaluación

Página del Portal Único de Contratación: www.colombiacompra.gov.co www.convida.com.co

Publicación de la aceptación de la oferta

Hasta dos (2) días hábiles posteriores a la fecha de publicación

del informe de evaluación

Página del Portal Único de Contratación: www.colombiacompra.gov.co www.convida.com.co

Plazo para legalización de la aceptación de la oferta

Hasta dos (2) días hábiles posteriores a la fecha de publicación

del informe de evaluación

En las instalaciones, ubicado en la avenida EPS´S CONVIDA Carrera 58 # 9-97. Primer Piso Oficina Asesora Jurídica /Área de contratación

9.1. VALIDEZ MÍNIMA DE LAS OFERTAS La propuesta deberá tener una vigencia mínima de treinta (30) días calendario contados desde la fecha de cierre. Los proponentes deberán extender el período de validez de la misma, en razón a prórroga en los plazos de aceptación de la oferta, según sea procedente; so pena de que se entienda desistimiento en el proceso.

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9.2. REGLAS PARA EXPEDIR ADENDAS Y PARA EXTENDER ETAPAS:

EPS´S CONVIDA, podrá modificar la presente invitación pública hasta un día anterior al plazo para el cierre del proceso, mediante adenda, y posteriormente para modificar el cronograma. Las adendas que deban realizarse como consecuencia de las respuestas efectuadas a las observaciones o que la entidad considere pertinentes se publicarán en el Portal Único de Contratación: www.colombiacompra.gov.co y en la página de la entidad hasta la fecha indicada en el cronograma del proceso.

10. LUGAR FÍSICO O ELECTRÓNICO EN QUE SE LLEVARÁ A CABO EL RECIBO DE LAS OFERTAS.

EPS´S CONVIDA, hará pública la presente convocatoria, al igual que las demás actividades previstas en el cronograma del proceso mediante la utilización de las páginas web del Sistema Electrónica de Contratación Pública SECOP: www.colombiacompra.gov.co y la página de la entidad http://www.convida.com.co link de contratación El recibo de las ofertas debidamente foliadas únicamente por su cara anterior, al igual que las observaciones que los interesados en participar en el proceso consideren pertinentes, se recibirán en las instalaciones EPS´S CONVIDA ubicado en la Carrera 58 # 9-97, - Oficina Asesora Jurídica Primer piso – en la ciudad de Bogotá,. Para verificar la hora señalada para la diligencia de cierre del presente proceso de selección, se tendrá en cuenta lo dispuesto en la Circular 013 de 2005, expedida por la Procuraduría General de la Nación, en lo relacionado con la hora legal colombiana, que indique la División de Metrología de la Superintendencia de Industria y Comercio, la cual se consultará en el link dispuesto en la página de Internet www.convida.com.co. En caso que dicha página de Internet presente problemas se tomará como hora oficial la suministrada por la Empresa de Teléfonos de Bogotá D.C. (ETB) (número 117). Las ofertas que se presenten después de la fecha y hora señaladas o en otro lugar, no podrán ser consideradas. Igualmente, no se aceptarán propuestas enviadas por correo u otro medio electrónico, ni entregadas en otras oficinas de la EPS.

11. REQUISITOS HABILITANTES PARA LA PRESENTACIÓN DE LA OFERTA: La verificación de los requisitos habilitantes de conformidad con el manual de contratación que determina: “1. La Entidad Estatal debe señalar en la invitación a participar en procesos de mínima cuantía la información a la que se refieren los numerales 2, 3 Y 4 del artículo anterior, y la forma como el interesado debe acreditar su capacidad jurídica y la experiencia mínima, si se exige esta última, y el cumplimiento de las condiciones técnicas exigidas. 2. La Entidad Estatal puede exigir una capacidad financiera mínima cuando no hace el pago contra entrega a satisfacción de los bienes, obras o servicios. Si la Entidad Estatal exige capacidad financiera debe indicar cómo hará la verificación correspondiente. 3. La invitación se hará por un término no inferior a un (1) día hábil. Si los interesados formulan observaciones o comentarios a la invitación, éstos serán contestados por la Entidad Estatal antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas. 4. La Entidad Estatal debe revisar las ofertas económicas y verificar que la de menor precio cumple con las condiciones de la invitación. Si ésta no cumple con las condiciones de la invitación, la Entidad Estatal debe verificar el cumplimento de los requisitos de la invitación de la oferta con el segundo mejor precio, y así sucesivamente”. Los requisitos incluidos a continuación son habilitantes, por lo tanto son de obligatorio cumplimiento. El resultado de la verificación de su cumplimiento, será la declaración de habilitado o no habilitado para participar, dependiendo del cumplimiento u omisión de ellos. No podrán subsanarse asuntos relacionados con la falta de capacidad para presentar la oferta, ni que se acrediten circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso.

11.1. REQUISITOS JURÍDICOS MÍNIMOS:

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11.1.1. CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA:

La carta de presentación de la propuesta deberá ser diligenciada por el proponente en forma completa y siguiendo el modelo que se presenta en este documento (Anexo Nº 1), se entenderá que el oferente (o miembros del consorcio o unión temporal) manifiestan bajo la gravedad de juramento que no se encuentran incursos en inhabilidad, conflicto de intereses o incompatibilidad alguna para proponer y/o para contratar, ya sea de orden constitucional o legal, en particular a las previstas en el artículo 8 de la Ley 80 de 1993, artículo 60 de la Ley 610 de 2000, artículo 2 de la Ley 901 de 2004, artículo 1, 2, 4 de la Ley 1474 de 2011 y demás normas concordantes. Igualmente deberán manifestar que conocen y aceptan todas las especificaciones y condiciones consignadas en el presente documento, el plazo de ejecución y las demás manifestaciones señaladas en el formato de carta de presentación de la propuesta. Si estas manifestaciones no se realizan en la carta de presentación, las mismas se entenderán efectuadas con la presentación de la propuesta respectiva. La carta de presentación de la propuesta debe estar debidamente firmada por el proponente cuando se trate de una persona natural o por el representante legal de la sociedad cuando se trate de una persona jurídica, consorcio o unión temporal, esta deberá estar suscrita en original y/o firma digital debidamente autorizada por el ente certificador, (certificación que deberá anexarse en caso de suscribir la carta de presentación en firma digital).

11.1.2. AUTORIZACIÓN PARA PRESENTAR PROPUESTA Si el representante legal del oferente o de algunos de los integrantes de un consorcio o unión temporal requiere autorización de sus órganos de dirección para presentar oferta, deberán anexar los documentos que acrediten dicha autorización, con fecha la cual será previa a la presentación de la oferta. En caso que el valor de la propuesta supere el monto de la autorización prevista en los estatutos para que el representante legal pueda presentar propuesta o contratar, anexará el respectivo documento donde previamente a la presentación de la propuesta se le faculte contratar, mínimo, por el valor propuesto.

11.1.3. PODER PARA PRESENTAR PROPUESTA

Cuando el oferente actúe a través de apoderado deberá acreditar mediante documento legalmente expedido, con anterioridad a la presentación de la oferta, que su apoderado está expresamente facultado para presentar la oferta.

11.1.4. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL O CERTIFICADO DE INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO MERCANTIL, SEGÚN EL CASO.

11.1.4.1. Si el oferente es persona jurídica deberá acreditar su existencia y representación legal a través

de la presentación del Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio respectiva, en donde conste que su duración no es inferior al plazo de ejecución del contrato y un (1) año más, y que su objeto social se encuentra directamente relacionado con el objeto de la presente contratación o actividades afines, de manera que le permita a la persona jurídica celebrar y ejecutar el contrato ofrecido, teniendo en cuenta para estos efectos el alcance y la naturaleza de las diferentes obligaciones que adquiere. Dicho documento deberá tener una fecha de expedición no mayor a treinta (30) días calendarios anteriores a la fecha de presentación de la propuesta.

11.1.4.2. Si el OFERENTE es una persona natural deberá acreditar la existencia del establecimiento(s) de comercio o su Registro Mercantil de persona natural, para lo cual presentará el certificado expedido por la Cámara de Comercio de su domicilio o entidad competente, el cual deberá tener una fecha de expedición no mayor a treinta (30) días calendarios anteriores a la fecha de presentación de la oferta, en donde conste que su actividad mercantil está directamente relacionada con el objeto de la presente contratación o actividades afines, de manera que le

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permita celebrar y ejecutar el contrato ofrecido, teniendo en cuenta para estos efectos el alcance y la naturaleza de las diferentes obligaciones que adquiere.

11.1.4.3. Si el OFERENTE es un Consorcio o Unión Temporal, deberá acreditar la existencia,

representación legal, capacidad legal y jurídica de las personas naturales o jurídicas consorciadas o asociadas en unión temporal, y la capacidad de sus representantes para la constitución del consorcio o unión temporal, así como para la presentación de la propuesta.

Los requisitos relacionados con la existencia, representación legal y duración de los consorcios o uniones temporales, se acreditarán mediante la presentación del documento consorcial o de constitución de la unión temporal en el que se consignen los acuerdos y la información requerida.

Deberá acreditarse que el término mínimo de duración del consorcio o de la unión temporal no sea

inferior al plazo de ejecución del contrato y un (1) año más.

Acreditar que el término mínimo de duración de cada una de las personas jurídicas integrantes del consorcio o unión temporal no sea inferior al plazo de ejecución del contrato a celebrar y un (1) año más.

11.1.5. CÉDULA DE CIUDADANÍA DEL OFERENTE O REPRESENTANTE LEGAL O

APODERADO.

El proponente deberá aportar copia de su cédula de ciudadanía en caso de ser persona natural o del Representante Legal o apoderado en caso de ser persona jurídica o actuar a través de apoderado.

11.1.6. FOTOCOPIA DE LA LIBRETA MILITAR DEL REPRESENTANTE LEGAL.

El proponente deberá aportar copia de Libreta Militar del representante legal de la persona jurídica o de la persona natural, según corresponda, cuando se trate de hombres menores de 50 años.

11.1.7. CONSTANCIA DE CUMPLIMIENTO DE APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD

SOCIAL INTEGRAL Y PARAFISCALES Y CUMPLIMIENTO AL SISTEMA DE RIESGOS LABORALES.

Para cumplir lo previsto en el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007, del artículo 50 de la Ley 789 de 2002, el oferente probará el cumplimiento de sus obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral y las de carácter parafiscal (Cajas de Compensación Familiar, Sena e ICBF), así: Las personas jurídicas lo harán mediante certificación expedida por el revisor fiscal o representante legal, según corresponda, en la que se acredite el cumplimiento de las obligaciones en materia de seguridad social integral y aportes parafiscales, en un plazo no inferior a los seis (6) meses anteriores a la presentación de la oferta. Las personas naturales empleadoras lo harán mediante certificación expedida por un contador o por revisor fiscal según corresponda o en su defecto por el oferente. Cuando se trate de persona natural no empleadora deberá acreditar el pago de sus aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, deberá aportar soportes de pago del último mes anterior a la fecha de entrega de la propuesta, en donde se evidencie el cumplimiento de sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje de sus empleados cuando a ello hubiere lugar.

11.1.8. CONSULTA DEL BOLETÍN DE RESPONSABLES FISCALES DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA.

Para dar cumplimiento a lo previsto en el artículo 60 de la Ley 610 de 2000, las Resoluciones Orgánicas No. 5149 de 2000 y 5677 de 2005, y la Circular No. 005 del 25 de febrero de 2008 de la Contraloría General de la República, la Entidad efectuará directamente la consulta y verificación sobre la inclusión o

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no del proponente o de cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal, según el caso, en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República.

11.1.9. CONSULTA EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE REGISTRO INHABILIDADES (SIRI) DE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN Y EN EL REGISTRO DE ANTECEDENTES JUDICIALES DE LA POLICÍA NACIONAL.

Dando cumplimiento a lo previsto en la ley 1238 de 2008 en concordancia con el Decreto 019 de 2012, la Entidad hará directamente la consulta y verificación sobre la inexistencia de inhabilidades e incompatibilidades por parte del proponente o de cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal, según el caso. En el Sistema de Información (SIRI) de la Procuraduría General de la Nación. De igual forma verificará la inexistencia de antecedentes judiciales y penas accesorias que generen inhabilidades por parte de los proponentes mediante la consulta en el registro de antecedentes de la Policía Nacional.

11.1.10 Sistema Registro Nacional de Medidas Correctivas RNMC

Para dar cumplimiento a la Ley 1801 de 2016 Artículo 183. Consecuencias por el no pago de multas. Si transcurridos seis meses desde la fecha de imposición de la multa, esta no ha sido pagada con sus debidos intereses, hasta tanto no se ponga al día, la persona no podrá: 1. Obtener o renovar permiso de tenencia o porte de armas. 2. Ser nombrado o ascendido en cargo público. 3. Ingresar a las escuelas de formación de la Fuerza Pública. 4. Contratar o renovar contrato con cualquier entidad del Estado. 5. Obtener o renovar el registro mercantil en las cámaras de comercio.

11.2. REQUISITOS TÉCNICOS MÍNIMOS

11.2.1. EXPERIENCIA ACREDITADA: Experiencia del proponente El proponente debe acreditar mediante certificaciones que posee experiencia mínima acreditada mediante tres (3) contratos cuyos objetos sean o estén relacionados con plan de medios, ya sea en empresas públicas o privadas u otros clientes para lo cual debe anexar certificaciones de contratos ejecutados, y que la sumatoria de sus valores sea como mínimo el 100% del presupuesto asignado para el presente proceso. Cada certificación deberá contener la siguiente información:

Nombre de la entidad o persona contratante que certifica, dirección y teléfono. Nombre del proponente o contratista a quien se le expide la certificación Objeto del contrato, el cual debe comprender actividades relacionadas con el objeto a contratar. Valor total del contrato. Para los contratos ejecutados en unión temporal se debe especificar el porcentaje de participación. Fecha de inicio del contrato o de suscripción del contrato. Plazo de ejecución y/o fecha de terminación Firma de la persona que expide la certificación.

Si el contrato se refiere a la prestación de suministros o servicios diferentes al objeto del presente proceso, se debe efectuar dentro de la certificación una discriminación por cada uno de los bienes suministrados o servicios prestados y su valor, puesto que para realizar la verificación de experiencia, sólo se toma el valor correspondiente a la actividad relacionada con el objeto del presente proceso de selección; y este será el que se tenga en cuenta para efectos de establecer el valor mínimo requerido en S.M.M.L.V. En caso de no realizarse la discriminación antes mencionada, esta certificación no será tenida en cuenta para establecer la experiencia mínima requerida. En el evento en que se presenten un número superior de certificaciones de contrato exigidas, la Entidad tendrá en cuenta las primeras 2 certificaciones que se encuentren foliadas en estricto orden en el capítulo respectivo de la oferta, y que cumplan con los requisitos señalados.

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Para el caso de consorcios o uniones temporales, la experiencia acreditada es la sumatoria ponderada de las certificaciones aportadas por todos los miembros del consocio o unión temporal. El Consorcio o Unión Temporal, deberá acreditar su experiencia con la presentación de por lo menos una (1) certificación de contrato por cada uno de sus integrantes. Si el Consorcio o Unión Temporal, no acredita la experiencia en la forma aquí indicada, se entenderá que la propuesta no cumple con la experiencia mínima solicitada. Cuando el proponente allegue, certificaciones de contratos en los que conste que participó como integrante de un consorcio o unión temporal, se tendrán en cuenta estas certificaciones en proporción al porcentaje de su participación en la unión temporal, o de acuerdo con el número de miembros que conforman el consorcio, según el caso, siempre que esta certificación cumpla con los requisitos y condiciones exigidas para cada una de las certificaciones en el presente proceso. Las certificaciones que no cumplan con la totalidad de los requisitos y condiciones exigidos para ellas, en el presente proceso, no se anexen o no contengan la totalidad de la información solicitada, no se tendrán en cuenta para efecto de verificar la experiencia mínima del proponente. Si en un mismo documento se presenta la acreditación de la experiencia en más de un contrato, se tomará cada contrato como una (1) certificación de experiencia. PERSONAL MÍNIMO: El contratista deberá aportar las hojas de vida del personal previa suscripción del acta de inicio NOTAS COMUNES AL EQUIPO DE TRABAJO: Si el proponente adjudicatario es el que certifica a los miembros del equipo de trabajo, deberá adjuntar copia de los documentos de los pagos de las obligaciones parafiscales, afiliaciones y pagos a los sistemas de salud, y/o pensión, y/o ARL u otros. Deberá presentar el comprobante del último pago realizado a dichos sistemas (si ha tenido vinculación de tipo laboral), de lo contrario adjuntar copia del contrato de prestación de servicios del período certificado. Si es otra persona (diferente al proponente) la que certifica la experiencia, se acepta la sola certificación o documento soporte. Con la simple presentación de la propuesta, se entiende que el proponente cuenta con el personal idóneo y capacitado para desarrollar el objeto del contrato y en tal sentido, se obliga a suministrarlo. El proponente al que se le adjudique el contrato deberá adjuntar las hojas de vida del personal destinado para la ejecución del contrato con sus respectivos soportes, dentro de los cinco (5) días calendario siguientes al perfeccionamiento del contrato. Poner a disposición de la entidad un funcionario que sirva de enlace entre el contratista y la EPS¨S Convida y atienda las solicitudes del supervisor, suministrando teléfonos y correos electrónicos de contacto. Las certificaciones aportadas para acreditar la experiencia del personal mínimo, deberán contener la siguiente información: a) Nombre de la empresa. b) Entidad contratante, teléfono y dirección. c) Fecha de vinculación y de retiro (tiempo). d) Descripción de las funciones y/o actividades desempeñadas. e) Fecha de expedición de la certificación y firma de quien la expide. Las certificaciones aportadas pueden ser expedidas por entidades públicas o privadas, y podrán en todos los casos ser verificadas por la EPS´S CONVIDA. El equipo de trabajo aceptado por la EPS´S CONVIDA -, deberá mantenerse en la ejecución del contrato. En caso de que por fuerza mayor se haga indispensable su cambio, se requiere de solicitud por escrito y se anexarán las hojas de vida con sus correspondientes soportes a consideración del supervisor del contrato para su respectiva aprobación por parte la EPS´S CONVIDA El reemplazo debe asegurar igual o superior nivel de estudio y de experiencia al solicitado en la Invitación de condiciones. El CONTRATISTA no podrá reclamar el reembolso de ningún gasto adicional resultante de la remoción y/o sustitución de algún integrante del equipo de trabajo, o inherente a ésta

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Es obligación del PROPONENTE proveer y mantener durante la ejecución del contrato y hasta la terminación del mismo a satisfacción del CONTRATANTE todo el personal idóneo que se requiera para la ejecución del contrato. Cuando el personal vinculado por el PROPONENTE para la realización de los servicios resultare insuficiente o sin la experiencia necesaria, el PROPONENTE procederá a contratar el personal que haga falta, sin ningún costo para el CONTRATANTE. Antes de la iniciación de la ejecución de los servicios, EL PROPONENTE designará a la persona que asumirá su vocería ante el CONTRATANTE durante el desarrollo del contrato y para los efectos del mismo. Todas las instrucciones y notificaciones que el CONTRATANTE le imparta al vocero o contacto del PROPONENTE, se entenderán como hechas a éste 11.3. DOCUMENTOS FINANCIEROS:

11.3.1 ESTADOS FINANCIEROS:

Si bien por la modalidad de selección no se requiere aportar Registro Único de Proponentes NOTA: Conforme a lo previsto el manual de Contratación, no se requiere para este caso, la exigencia de la capacidad financiera teniendo en cuenta el tipo de contrato que se pretende suscribir.

11.3.2 PROPUESTA ECONÓMICA: El proponente debe presentar debidamente diligenciado el Anexo Nº 2, indicando el porcentaje (%) que cobrará el oferente sobre el valor total del presupuesto, por la prestación de sus servicios, teniendo en consideración todos los conceptos de IVA y demás impuestos o contribuciones que correspondan, valor en porcentaje a cobrar por cada item por la agencia de publicidad por la gestión el cual no puede superar el 3% Dentro del valor de la oferta deben incluirse todos los gastos necesarios para la ejecución del contrato, todos los gastos e impuestos a que haya lugar, servicios agregados del oferente y demás gastos que deba incurrir para el desempeño del objeto del contrato. Cuando el proponente omita diferenciar el IVA de un bien o servicio que esté gravado, se entiende que está incluido dentro del valor presentado. La EPS´S CONVIDA podrá solicitar una mayor discriminación de precios si lo estima necesario. Nota: El proponente para la presentación de la oferta económica en el anexo No.2 La oferta no podrá estar condicionada, ni ser adicionada, modificada o completada después de haber sido presentada, salvo en el caso de existir errores aritméticos siempre y cuando el valor total de la oferta no sea modificada respecto de la inicialmente presentada.

11.3.3 FOTOCOPIA DEL REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO DEL OFERENTE SEA PERSONA NATURAL O JURÍDICA.

Se debe aportar vigente, con la propuesta y con una fecha de impresión no superior a treinta (30) días calendario.

12. CRITERIOS DE EVALUACIÓN Y PONDERACIÓN En el presente proceso de selección objetiva se escogerá el ofrecimiento más favorable para la Entidad y los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y en general, cualquier clase de motivación subjetiva. La EPS´S CONVIDA verificará los requisitos habilitantes establecidos en la presente invitación de manera exclusiva al proponente que haya ofertado el precio más bajo de la comisión de intermediación sobre los servicios que se presten y se contraten con los medios de comunicación para lo cual se tendrá en cuenta las reglas de subsanabilidad establecidas en el artículo 5° de la Ley 1150 de 2007, parágrafo 1°. En caso de que este no cumpla con los requisitos habilitantes, se procederá a la verificación del proponente ubicado en el segundo lugar y así sucesivamente. De no lograrse la habilitación, se declarará desierto el proceso. 13. ÚNICO OFERENTE

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Si sólo se presenta una oferta, se le adjudicará el contrato siempre y cuando la misma cumpla con los requisitos habilitantes y la propuesta económica se ajuste al presupuesto oficial determinado por la Administración Local. 14. EMPATE DE PROPUESTAS

En caso de presentarse empate entre dos (2) o más propuestas, la Administración procederá de conformidad “En caso de empate, la Entidad Estatal aceptará la oferta que haya sido presentada primero en el tiempo”. 15. DE LAS GARANTÍAS Conforme al manual de Contratación, la Entidad considera procedente y necesario, en atención a la naturaleza del contrato objeto de la presente invitación, se hace necesaria la constitución de garantías que amparen los siguientes riesgos:

Beneficiario: Empresa Promotora de Salud del Régimen Subsidiado /EPS´S CONVIDA NIT No. 899.999.107-9

Afianzado: El oferente. Si quien presenta la oferta es un consorcio o unión temporal, deben aparecer los nombres de todos sus integrantes. Los nombres deben figurar completos, tal como aparece en el documento que acredita la existencia y representación legal o registro mercantil de la Cámara de Comercio.

Vigencia Dependiendo el amparo solicitado.

Objeto: Describir la totalidad del objeto de esta convocatoria

Cuantía: Dependiendo del amparo solicitado, sin embargo del valor total del presupuesto oficial asignado para el presente proceso de selección.

Garantía Porcentaje

(%) Plazo

Cumplimiento Veinte por ciento (20%) del valor total del contrato

por el plazo del contrato y seis (6) meses más contados a partir de la suscripción del contrato

Calidad del servicio Veinte por ciento (20%) del valor total del contrato

por el plazo del contrato y seis (6) meses más contados a partir de la suscripción del contrato

Pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales.

Cinco por ciento (5%) del valor total del contrato

por el plazo del contrato y tres (3) años más contados a partir de la suscripción del contrato

Responsabilidad extracontractual Por doscientos (200) SMLMV vigente por el termino de ejecución del contrato

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16. REQUISITOS DE PERFECCIONAMIENTO, LEGALIZACIÓN Y EJECUCIÓN: El contrato se perfecciona con la aceptación de la oferta por parte de la contratante. Para su legalización se requiere la expedición del registro presupuestal. Para su ejecución se requiere la aprobación de la garantía constituida y de la suscripción del Acta de inicio respectiva. 17. INDEMNIDAD: -El Contratista mantendrá indemne a la EPS´S CONVIDA contra todo reclamo, demanda, acción legal, y costos que puedan causarse o surgir por daños o lesiones a personas o bienes, ocasionados por el contratista, sus subcontratistas o dependientes, durante la ejecución del objeto y obligaciones del contrato. 18. SUPERVISIÓN La supervisión general de la contratación corresponde a la EPS¨S Convida a través de la Subgerencia Comercial.

ORIGINAL FIRMADO JORGE ARTURO SUAREZ SUAREZ

Gerente General

Proyecto: Doctor Javier Fernández Franco / Subgerente Comercial Elaboro Yenifer Liliana Tapia Gómez / Contratista Subgerencia Comercial Reviso: Yobany Godoy/ Contratista Subgerencia Comercial Elaboro minuta: Ivanov Delgado /OAJ Reviso: Dr. Mauricio González Barrera/ Asesor de Gerencia Aprobó: Doctor Jorge Gómez Cárdenas / Jefe Oficina Asesora Jurídica

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ANEXO Nº 1

CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA Bogotá D.C., ___ de _________ de ___. Señores Empresa Promotora de Salud del Régimen Subsidiado /EPS´S CONVIDA. Bogotá REFERENCIA: EPS´S CONVIDA –IP-MINC-013-2017. Yo, _____________________, identificado con cédula de ciudadanía Nº _________ de _______, actuando: en nombre propio (persona natural) o en representación de _____ (persona jurídica - razón social), me dirijo a ustedes con el fin de presentar oferta formal para el objeto señalado de la referencia, de acuerdo con las especificaciones técnicas, señaladas en la invitación pública y manifiesto expresamente:

1. Que la propuesta que presento es irrevocable e incondicional, y obliga insubordinadamente al proponente que represento.

2. Que ni el representante legal o apoderado del proponente, ni el proponente mismo, ni sus integrantes nos encontramos incursos en ninguna de las causales de inhabilidad, incompatibilidad o prohibiciones determinadas por la Constitución Política y la ley aplicable.

3. Que conocemos la información general, los estudios previos, la invitación pública y aceptamos su contenido y requisitos en ellos establecidos.

4. Que conocemos técnicamente las características, funcionalidades y especificaciones de los vehículos y/o servicios que nos obligamos a poner a disposición y asumimos la responsabilidad que se deriva de la obligación de haber realizado todas las evaluaciones e indagaciones necesarias para presentar la presente.

5. Que hemos realizado un examen completo, dedicado y minucioso, y que hemos investigado plenamente, las condiciones del contrato que nos comprometemos a ejecutar, así como los riesgos que del mismo se derivan, y declaramos que se encuentra bajo nuestra responsabilidad y conocemos detalladamente todos los factores determinantes de los costos de presentación de la propuesta y de ejecución del contrato a suscribir, los cuales se encuentran incluidos en los términos de nuestra propuesta.

6. Aceptamos plena, incondicional e irrestrictamente los términos del contrato que se nos ofrece, conforme condiciones y sus Adendas si hubieren y nos comprometemos a suscribirlo sin modificaciones sustanciales o formales de ninguna naturaleza, por la sola adjudicación del contrato, salvo aquellas modificaciones que determine incluir la Entidad, por considerarlas necesarias para incorporar las variaciones que se deriven de las adendas que se expidan dentro de la Invitación Pública de Mínima Cuantía No. EPS´S CONVIDA –IP-MINC-013-2017, las que de antemano aceptamos.

7. Declaramos bajo la gravedad del juramento que se entiende prestado con la suscripción de la presente carta de presentación de la propuesta, que hemos declarado únicamente la verdad en la información y propuesta suministradas, y que en consecuencia no existe ninguna falsedad en la misma, siendo conscientes de las consecuencias penales que pueden derivarse de cualquier falsedad que se evidencie en la información aportada con la propuesta, o en las declaraciones contenidas en la presente carta de presentación de la propuesta.

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8. Así mismo, declaramos que no nos hallamos incursos en causal alguna de inhabilidad e incompatibilidad de las señaladas en la Constitución y en la Ley y no nos encontramos en ninguno de los eventos de prohibiciones especiales para contratar. (NOTA : Se recuerda al proponente que si está incurso en alguna causal de inhabilidad o incompatibilidad y/o bajo una prohibición especial para contratar, no puede participar en el proceso de selección de contratistas y debe abstenerse de formular propuesta).

9. Que no hemos sido sancionados por ninguna Entidad Oficial por incumplimiento de contratos estatales, mediante providencia ejecutoriada dentro de los últimos tres (3) años anteriores a la fecha de presentación de esta propuesta. (NOTA: Si el proponente es un Consorcio o una Unión Temporal, deberá tener en cuenta a cada uno de sus miembros individualmente considerados. Si durante dicho período el Proponente ha sido objeto de sanciones contractuales (multas y/o cláusula penal) por parte de cualquier entidad estatal, en lugar de hacer este juramento debe indicar las sanciones y la entidad que las impuso).

10. Que ninguna otra persona con vínculos de parentesco hasta el segundo grado de consanguinidad o afinidad con el firmante ha presentado propuesta para éste proceso.

11. Que me obligo a suministrar a solicitud de la EPS¨S CONVIDA, cualquier información necesaria para la correcta evaluación de esta propuesta, dentro de los términos que al efecto determine esa entidad.

12. Que la oferta que presento tiene una vigencia de treinta (30) días calendario contados desde la fecha de cierre y que extenderé el período de validez de la misma, en razón a prórroga en los plazos de aceptación de la oferta, según sea procedente; so pena de ser entendido como desistimiento en el proceso.

13. Que informaré oportunamente a la entidad contratante, sobre cualquier cambio de residencia, domicilio que ocurra durante la ejecución del contrato y hasta su liquidación.

14. Declaro que la oferta por mi presentada, forma parte integral contrato así como la Invitación pública, el documento de estudios previos y las adendas que surjan con ocasión al proceso de selección, por lo que son de obligatorio cumplimiento.

15. Me comprometo a suministrar el personal en las condiciones solicitadas y en cumplimiento de los requisitos de ley

16. Me comprometo a suministrar los insumos en las condiciones solicitadas, calidad y cumplimiento Suministro la siguiente información para efectos de notificar o comunicar todos los actos que EPS¨S CONVIDA, deba o considere necesario efectuar durante el curso del proceso precontractual: RÉGIMEN CONTRIBUTIVO: Común __ Simplificado __ NÚMERO DE FOLIOS QUE CONTIENE LA OFERTA: ___________ FOLIOS Para todos los efectos, recibiré notificaciones según se relaciona a continuación: Dirección Teléfono Fax Correo Electrónico Atentamente,

_____________________________________________ FIRMA DEL PROPONENTE O SU REPRESENTANTE

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Nombre: _________________________ C.C. No. _________________________ Dirección ________________________ Dirección electrónica _______________ Teléfono _________________________ Ciudad __________________________ NOTA 1: Ninguna estipulación de esta carta de presentación, reemplaza la información o documentación exigida en el pliego de condiciones. NOTA 2: El proponente persona natural o el representante legal de la persona jurídica deberán firmar la carta. Cuando la oferta sea presentada por un consorcio o unión temporal, la carta de presentación debe estar suscrita por el representante legal designado por el Consorcio o la Unión Temporal.

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ANEXO 2

OFERTA ECONÓMICA

DEBE SER DILGENCIADO TAL COMO SE ENCUENTRA PUBLICADO, SIN ALTERACION ALGUNA AL FORMATO

VER ANEXO CUADRO EXCEL PUBLICADO EN EL SECOP

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ANEXO

CONTRATO No. ______________ De 2017 Bogotá, D.C., ______________ Señor Representante Legal

NIT No. __________ Ciudad,

ASUNTO: COMUNICACIÓN DE ACEPTACIÓN DE OFERTA PROCESO DE MÍNIMA CUANTÍA EPS´S CONVIDA –IP-MINC-013-2017

Empresa Promotora de Salud del Régimen Subsidiado /EPS´S CONVIDA, le comunica que ha sido aceptada su oferta presentada, el día de de 2017, a la convocatoria pública de mínima cuantía de la referencia, al cumplir con los requerimientos establecidos en la invitación citada. En consecuencia, las condiciones del contrato a celebrarse se describen a continuación:

Objeto: “PRESTAR LOS SERVICIOS DE PRODUCCIÓN, DIFUSIÓN Y EMISIÓN DE MATERIAL DE COMUNICACIONES QUE DESARROLLE LA SUBGERENCIA COMERCIAL EN CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE MEDIOS DE LA EPS’S CONVIDA”

Valor:

Para todos los efectos legales y fiscales, el valor del presente contrato es por la suma de DOSCIENTOS TREINTA Y NUEVE MILLONES NOVECIENTOS NOVENTA Y CUATRO MIL OCHOCIENTOS PESOS ($239’994.800.oo) M/CTE incluido IVA. y demás impuestos. En todo caso los valores serán pagaderos en pesos colombianos exclusivamente y de conformidad con los valores aprobados en la propuesta económica presentada por el contratista.

Plazo de ejecución:

De Seis (6) meses, contados a partir de la fecha de perfeccionamiento y el cumplimiento de los requisitos de ejecución, el cual será efectivo a partir de la suscripción del acta de inicio, previa aprobación de pólizas

Forma de pago:

La EPS’S CONVIDA, cancelará el valor del contrato en pagos mensuales vencidos dentro de los quince (15) días siguientes a la radicación de la factura correspondiente, de acuerdo con las actividades realizadas durante el periodo correspondiente, aprobadas por el supervisor del contrato, atendiendo la oferta económica en % que cobra la agencia de medios por la prestación del servicio la cual no debe superar el 3%, lo que incluye todos los costos directos e indirectos y los impuestos de ley a que haya lugar. En el evento que durante la ejecución del contrato no se requiera la realización de actividades dentro de algún mes, no se generará ningún pago al contratista dentro de este periodo. Dichos pagos serán realizados a través de la Tesorería de CONVIDA EPS´S Requisitos para pago: Así mismo deberá cumplir con:

a) Factura que cumpla con los requisitos del estatuto tributario. b) Relación donde se identifique las diferentes entregas que se realizaron en el mes

correspondiente c) Certificación del interventor o Supervisor del contrato recibido el servicio a

satisfacción. d) Planilla de seguridad social la empresa y del personal suministrado e) Certificado de aportes al Sistema General de Seguridad Social y parafiscales al día f) Fotocopia simple del contrato (solo con la primera factura) g) Fotocopia del registro presupuestal (solo con la primera factura) h) fotocopia de las pólizas requeridas vigentes (solo con la primera factura) i) Fotocopia del RUT (solo con la primera factura).

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j) Acta de pago firmada por el supervisor y el contratista. Dichos pagos serán realizados a través de la Tesorería de EPS´S CONVIDA PARÁGRAFO PRIMERO: El último pago, estará supeditado al cumplimiento de los anteriores requisitos y al acta de liquidación del contrato debidamente legalizada. PARÁGRAFO SEGUNDO: La cancelación del valor del contrato, por parte de la EPS´S CONVIDA al contratista se hará mediante el Sistema Automático de Pagos, realizando consignaciones en la cuenta que posea el mismo en una entidad financiera, de acuerdo a la información suministrada por ésta, en el momento de suscripción del presente documento. PARÁGRAFO TERCERO: (Sólo aplica para régimen común) De conformidad con el Numeral 7° Parágrafo 1° del artículo 499 del Estatuto Tributario, “Para la celebración de contratos de venta de bienes o de prestación de servicios gravados por cuantía individual y superior a 3300 UVT, el responsable del Régimen Simplificado deberá inscribirse previamente en el Régimen Común”. Por lo anterior los contratistas que para el presente año superen el monto establecido o quienes ya estuvieren inscritos en el Régimen Común, deberán presentar factura de venta, con los requisitos del artículo 617 del Estatuto Tributario, incluyendo el Impuesto al Valor Agregado (IVA), para cada pago. Notas: Las facturas o cuentas de cobro, según corresponda, no han sido correctamente elaboradas o no se acompañan los documentos requeridos para el pago, el término para éste sólo empezará a contarse desde la fecha en que se haya aportado el último de los documentos. Las demoras que se presenten por estos conceptos serán responsabilidad del contratista y no tendrá por ello derecho al pago de intereses o compensación de ninguna naturaleza. El IVA y retención en la fuente a los pagos o abonos en cuenta, se harán de acuerdo con las disposiciones legales que regulan la materia.

EPS´S CONVIDA, sólo adquiere obligaciones con el proponente favorecido en el presente

proceso de selección y bajo ningún motivo o circunstancia efectuará pagos a terceros.

En caso de que el proponente favorecido sea un consorcio o unión temporal, para efectos del pago, éste debe informar el número de cuenta a nombre del consorcio o unión temporal, así como elaborar la factura en formato aprobado por la DIAN. NOTA: En caso de adiciones que se generan e incluyan meses de la siguiente vigencia solo se reconocerá el incremento de Ley para efectos de personal.

Obligaciones del contratista:

En cumplimiento del objeto descrito anteriormente, se considera necesario el desarrollo de las siguientes actividades A. OBLIGACIONES GENERALES 1. Cumplir con el objeto del contrato, teniendo en cuenta lo señalado en el estudio previo, y anexos. 2. Suscribir oportunamente el acta de inicio y el acta de liquidación del contrato, conjuntamente con el/la supervisor/a del mismo, cuando corresponda, una vez legalizado y perfeccionado el presente contrato. 3. Entregar al supervisor los documentos elaborados en cumplimiento de las obligaciones contractuales, así como los informes y archivos a su cargo, requeridos sobre las actividades realizadas durante la ejecución del mismo (Cuando aplique). 4. Mantener estricta reserva y confidencialidad sobre la información que conozca por causa o con ocasión del contrato, así como, respetar la titularidad de los derechos de autor, en relación con los documentos, obras, creaciones que se desarrollen en ejecución del contrato. 5. Facilitar al supervisor todas las evidencias que soporten el cumplimiento normativo. 6. Responder ante las autoridades competentes por los actos u omisiones que ejecute en desarrollo del contrato, cuando en ellos se cause perjuicio a la administración o a terceros en los términos del artículo 52 de la ley 80 de 1993. Reparar los daños e indemnizar los perjuicios que cause a la EPS´S Convida por el incumplimiento del contrato.

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7. Realizar el pago de los aportes al régimen de seguridad social, y entregar copia de la planilla correspondiente al supervisor del contrato para cada pago. 8. Presentar los documentos que permitan verificar el cumplimiento de las obligaciones, para la realización del respectivo pago. 9. En el evento que el contratista por razones, o situaciones de mantenimiento, adecuación u otra circunstancia que pueda ser prevista no pueda realizar las entregas de los documentos, éste debe adelantar las acciones conducentes para que el objeto del contrato se atienda sin restricciones que puedan afectar la operación de la Entidad. 10. Observar en todo momento un trato respetuoso para los representantes, funcionarios de la EPS´S Convida 11. Formular oportuna y respetuosamente las sugerencias y recomendaciones que conduzcan a la correcta ejecución del contrato. 12. Abstenerse de ceder el contrato previa autorización de la Entidad contratante en caso de sobrevenirle causales de inhabilidad, incompatibilidad o prohibición para continuar su ejecución. Si ello no fuera posible se compromete a renunciar al contrato. 13. Dar cabal cumplimiento a los compromisos de anticorrupción, apoyando la acción del estado colombiano y de la EPS´S CONVIDA para fortalecer la transparencia y la responsabilidad de rendir cuentas. 14. Dentro de este marco, el contratista se compromete a impartir instrucciones a todos sus empleados y agentes y a cualesquiera representantes suyos, exigiéndoles el cumplimiento en todo momento de las leyes de la República de Colombia y especialmente de aquellas que rigen la presente contratación, y les impondrá la obligación de no ofrecer o pagar sobornos o cualquier halago corrupto a los funcionarios de la EPS´S CONVIDA y al personal de Interventoría, durante el desarrollo del objeto. 15. Dar cumplimiento a los procedimientos y lineamientos establecidos por la EPS´S CONVIDA para el SARLAFT - Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo. 16. Las demás inherentes al objeto y la naturaleza del contrato y aquellas indicadas en el estudio previo, anexo técnico, invitación pública, propuesta presentada por el contratista y el contrato. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS

1. Cumplir a cabalidad con el objeto del contrato en la forma y tiempo pactados, de acuerdo con la propuesta presentada y con los requerimientos realizados por el supervisor del contrato. 2. Apoyar en la ejecución de recursos requeridos para las estrategias de divulgación siguiendo los lineamientos de la Oficina de Comunicaciones de la EPS’S CONVIDA. 3. Responder por la programación y los pagos a los diferentes medios de comunicación. 4. Apoyar la producción de material institucional de difusión de acuerdo con los lineamientos de la Oficina de Comunicaciones de la EPS’S CONVIDA. 5. Apoyar la circulación y distribución de las piezas de divulgación y publicitarias a través de los medios de comunicación. 6. Coadyuvar en el seguimiento a la Entidad en la proyección y ejecución de los planes de medios y pautas de socialización requeridas. 7. Entregar los soportes de las publicaciones y/o difusiones de acuerdo con los requerimientos de cada proceso, con cada facturación, de la siguiente forma: a. Publicidad radial: Publicidad radial - Presentar certificación expedida por el medio de comunicación. Y en forma aleatoria el Supervisor podrá exigir la grabación del programa o espacio donde se emitió la pauta por cada orden ejecutada. b. Publicidad en prensa, revistas y otros impresos: Tres ejemplares por cada publicación. c. Publicidad en televisión: Una certificación del medio, y la grabación del programa completo (sin editar) en el que se difundió el mensaje. d. Publicidad en nuevos medios: pantallazo de las publicaciones, comentarios e interacciones. e. Publicidad exterior: Certificación del medio y fotografías. 8. Poner a disposición de la EPS’S CONVIDA un programa de chequeo y control de divulgación de la publicación ordenada y presentar pruebas e informes de emisión y circulación. 9. Proveer información pertinente sobre las características de circulación, tiraje, lecturabilidad y/o visibilidad sobre los medios de comunicación y espacios publicitarios con el fin de tomar decisiones acertadas en el diseño de los planes de medios. 10. Responder por la adecuada planificación que le permita desarrollar el objeto del contrato con la oportunidad, cubrimiento, eficacia y calidad requeridos. 11. Responder por la calidad del servicio del personal utilizado y por la calidad de los equipos y, en general, por todos aquellos medios que se destinen para la realización y ejecución del contrato. 12. Asesorar a la EPS’S CONVIDA en cuanto al análisis del sector

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de medios de comunicación considerando que la creatividad requiere un alto grado de competitividad. 13. Cumplir cada una de las obligaciones consignadas en la invitación pública de mínima cuantía, los requerimientos técnicos, y en la oferta presentada de conformidad con las especificaciones técnicas requeridas. 14. Atender todas las instrucciones del supervisor del contrato con el fin de lograr una adecuada ejecución del contrato. 15. Aceptar las sugerencias de ajuste al Plan de Medios y modificaciones, si hubiese lugar, y demás indicaciones dadas por el supervisor. 16. Entregar de forma mensual, un informe financiero en donde plasme la ejecución del plan de pauta acordado del mes inmediatamente anterior. 17. Tener a su disposición el personal idóneo y suficiente para ejecutar el Plan de Medios. 18. No comunicar, ni divulgar, ni aportar, ni utilizar indebidamente la información de carácter reservado que se le haya confiado o la información que haya conocido en virtud de los asuntos materia del servicio, a ningún título frente a terceros ni en provecho propio. 19. Aplicar en las Pautas publicitarias cualquiera que fuere el identificativo o logo “Vigilado Supersalud” (de conformidad con lo establecido (Numeral 3.3 de la Circular externa 9 de 2013 y el Capitulo Segundo del título primero de la Circular única de la Supersalud ). 20. Las demás que se deriven de la naturaleza del objeto contratado.

Imputación Presupuestal:

Los desembolsos que LA EPS´S CONVIDA efectué para el presente Contrato se subordinan a las partidas presupuestales y a las cuantías y montos aprobados certificado de disponibilidad presupuestal No. 201701730 del 12 de junio de 2017,

Supervisión: La supervisión general de la contratación corresponde a la EPS´S Convida a través de la Subgerencia Comercial

Cumplimiento Veinte por ciento (20%) del valor total del contrato y seis (6) meses más contados a partir de la suscripción del contrato

Calidad y de los bienes Veinte por ciento (20%) del valor total del contrato y seis (6) meses más contados a partir de la suscripción del contrato

Pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales.

Cinco por ciento (5%) del valor total del contrato por el plazo del contrato y tres (3) años más contados a partir de la suscripción del contrato

Responsabilidad extracontractual Por doscientos (200) SMLMV por el tiempo de ejecución del servicio

Documentos del contrato

Forman parte integral del contrato, los documentos que se relacionan a continuación: 1) Todos los documentos que se alleguen o expidan con ocasión de la celebración, ejecución y liquidación del presente contrato. 2) Propuesta presentada por el CONTRATISTA. 3) La Invitación Pública y los y Anexos del presente proceso, estudios previos.

Domicilio contractual:

Para todos los efectos legales del presente contrato, será la ciudad de Bogotá D.C. Para constancia se firma en Bogotá D.C. el día

ACEPTACIÓN

JORGE ARTURO SUAREZ SUAREZ

Gerente NOTIFICACIÓN _______________________________________ Representante Legal Nit C.C