IP Office™ Platform 10 - marketingtools.avaya.commarketingtools.avaya.com/.../ipoffice10.../SoftConsole_User_esm.pdf · SoftConsole Página 3 IP Office™ Platform 10.0 15-601016

15-601016 ESM Número 21b - (21/04/2017)

SoftConsole

IP Office™ Platform 10.0

SoftConsole Página 215-601016 ESM Número 21b (21/04/2017)IP Office™ Platform 10.0

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Tipos de licenciaLicencia de sistemas designados (DS). El usuario final puede instalar y utilizar cada copia del software solo en la cantidad de procesadoresdesignados indicada en la orden. Avaya puede exigir que se identifique el procesador designado por tipo, número de serie, tecla de función,ubicación u otra designación específica o que el usuario final lo proporcione a Avaya a través de medios electrónicos establecidos por Avayaespecíficamente para este propósito.

Licencia de usuarios simultáneos (CU). El usuario final puede instalar y utilizar el software en múltiples procesadores designados o uno o másservidores, siempre y cuando sólo las unidades con licencia accedan y utilicen el software en un momento dado. Una “unidad” se refiere a launidad en la que Avaya, a su exclusivo criterio, fundamenta el precio de sus licencias y puede ser incluso, entre otros, un agente, puerto ousuario, una cuenta de correo electrónico o de correo de voz en nombre de una persona o function corporativa (por ejemplo, administradorweb o centro de asistencia técnica) o una entrada de directorio en la base de datos administrative utilizada por el software que permite que unusuario se conecte con el software. Las unidades pu8eden vincularse con un servidor específico identificado.


Licencia de la base de datos (DL). El usuario final puede instalar y utilizar cada copia del software en un servidor o en múltiples servidoressiempre que cada servidor en el cual el software esté instalado se comunique con no más de una única instancia de la misma base de datos.

Licencia de CPU (CP). El usuario final puede instalar y utilizar cada copia del software hasta la cantidad de servidores que indica la orden,siempre que la capacidad de rendimiento de los servidores no exceda la capacidad de rendimiento especificada para el software. El usuariofinal no puede instalar nuevamente ni operar el software en servidores con una capacidad de rendimiento más grande sin el consentimientoprevio de Avaya y sin pagar una tarifa por la actualización.

Licencia del usuario identificado (NU). El cliente puede: (i) instalar y utilizar el software en un solo procesador designado o servidor por usuarioidentificado autorizado (se define a continuación); o (ii) instalar y utilizar el software en un servidor siempre y cuando únicamente los usuariosidentificados autorizados obtengan acceso a él y lo utilicen. “Usuario identificado” se refiere a un usuario o dispositivo que ha sidoexpresamente autorizado por Avaya para tener acceso al software y utilizarlo. A entera discreción de Avaya, un “usuario identificado” puedeser incluso, entre otros, designado por nombre, función corporative (por ejemplo, administrador web o centro de asistencia técnica), unacuenta de correo electrónico o de correo de voz a nombre de una persona o función corporativa o una entrada de directorio en la base dedatos administrative utilizada por el software que permite que un usuario se conecte con el software.

Licencia Shrinkwrap (SR). El cliente puede instalar y utilizar el software de acuerdo con los terminus y condiciones de los contratos de licenciavigentes, como por ejemplo, las licencias “shrinkwrap” o “clickthrough” que acompañan o se aplican al software (“licencia Shrinkwrap”).

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VirtualizaciónCada vAppliance tendrá su propio código de pedido. Tenga en cuenta que cada instancia de vAppliance debe pedirse por separado. Si elcliente usuario final o el socio de canal de Avaya prefieren la instalación de dos vAppliances del mismo tipo, se deben solicitar dosvAppliances del mismo tipo.Cada Producto tiene su propio código de pedido. Tenga en cuenta que cada instancia de un product debe tener una licencia y pedirse porseparado. “"Instancia"” significa una copia única del software. Por ejemplo, si el cliente usuario final o el socio de canal de Avaya prefiereninstalar dos instancias del mismo tipo de producto, se deben solicitar dos productos del mismo tipo.Componentes de terceros“Componentes de terceros” significa que ciertos programas de software y partes de este incluidos en el producto pueden contener software(incluido el software de código abierto) distribuido según contratos de terceros (“componentes de terceros”), que incluyen condiciones sobrelos derechos a utilizar ciertas partes del software (“Términos y condiciones de terceros”). La información con respecto al código fuente de SOLinux distribuido (para aquellos productos que tienen código fuente de SO Linux distribuido) y que identifique a los titulares de derechos deautor de componentes de terceros y las condiciones de terceros que se aplican está disponible en la documentación o en el sitio web deAvaya: http://support.avaya.com/Copyright. Acepta las condiciones de terceros para tales tipos de componentes de terceros.

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Intervención en fraude telefónico de AvayaEn el caso de que sospeche que es víctima de fraude telefónico y que necesite asistencia o soporte técnico, llame a la línea directa deIntervención de Fraude Telefónico del Centro de Servicio Técnico al +1-800-643-2353 para Estados Unidos y Canadá. Para obtener númerosde teléfono de soporte técnico adicionales, vaya al sitio web de soporte técnico de Avaya: http://support.avaya.com.


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Contenido

ContenidoIP Office SoftConsole1.

..................................................................... 101.1 Inicio de SoftConsole

..................................................................... 121.2 La ventana principal

..................................................................... 131.3 Vistas

..................................................................... 141.4 Visualización del historial de llamadas

..................................................................... 151.5 Agregado de miembros a un grupo BLF

..................................................................... 161.6 El panel BLF

..................................................................... 171.7 Panel Detalles de llamada

..................................................................... 191.8 La barra de estado

..................................................................... 201.9 La barra de menú principal

Propiedades de la entrada de directorio2...................................................................... 242.1 El formulario Entrada del directorio

..................................................................... 262.2 El formulario Estado de servicio de grupo

..................................................................... 272.3 Propiedades de directorio de usuarios

............................................................................ 282.3.1 Comportamiento de las funciones Sígueme yRemisión

............................................................................ 312.3.2 Configuración de opciones Sígueme yRemisión

............................................................................ 322.3.3 Hermanamiento de móviles

Administración de llamadas3...................................................................... 343.1 Respuesta de llamadas

..................................................................... 353.2 Hacer una llamada saliente

..................................................................... 363.3 Marcación de dígitos DTMF

..................................................................... 373.4 Transferencias no supervisadas

..................................................................... 373.5 Transferencias supervisadas

..................................................................... 383.6 Transferencia de llamadas al correo de voz

..................................................................... 393.7 Uso de la retención

..................................................................... 403.8 Estacionamiento de llamadas

..................................................................... 403.9 Recolección de llamadas estacionadas

..................................................................... 403.10 Reclamo de llamadas

..................................................................... 413.11 Uso de colas

............................................................................ 413.11.1 Supervisión de colas

............................................................................ 413.11.2 Responder una llamada en cola

..................................................................... 423.12 Conferencias

............................................................................ 433.12.1 Uso de salas de conferencia

............................................................................ 463.12.2 Inicio de conferencias con llamadasretenidas

............................................................................ 463.12.3 Visualización de conferencias

............................................................................ 463.12.4 Agregado de usuarios a una conferencia

Funciones4...................................................................... 494.1 Agregado de texto a una llamada

..................................................................... 494.2 Desbloqueo de puertas

..................................................................... 494.3 Intrusión

..................................................................... 504.4 Envío de mensajes de texto

..................................................................... 514.5 Mensaje instantáneo

..................................................................... 524.6 Uso de la localización de personas

..................................................................... 524.7 Reintento de transferencia

..................................................................... 534.8 Grabación de llamadas

..................................................................... 534.9 Envío de correos electrónicos

..................................................................... 544.10 Uso del teclado de marcación

Configuración5...................................................................... 565.1 La ventana de inicio de sesión

..................................................................... 575.2 Guardado del perfil

..................................................................... 585.3 Modo Administrador

............................................................................ 595.3.1 Edición de un perfil

............................................................................ 595.3.2 Uso de plantillas

..................................................................... 605.4 Configuración de SoftConsole

............................................................................ 615.4.1 Ficha Apariencia

............................................................................ 625.4.2 Ficha Grupos BLF

............................................................................ 645.4.3 Ficha En conferencia

............................................................................ 655.4.4 Ficha Directorios

............................................................................ 665.4.5 Ficha Liberar puerta

............................................................................ 675.4.6 Ficha Llamadas entrantes

............................................................................ 705.4.7 Ficha Acciones del teclado

............................................................................ 715.4.8 Ficha Asignación de teclado

............................................................................ 725.4.9 Ficha Espacios de estacionamiento

............................................................................ 745.4.10 Ficha Modo de cola

............................................................................ 765.4.11 Ficha SoftConsole

............................................................................ 775.4.12 Mensaje instantáneo

Apéndice6...................................................................... 806.1 Plantillas predeterminadas

..................................................................... 816.2 Teclas de acceso directo

..................................................................... 846.3 Botones de la barra de herramientas

..................................................................... 856.4 Solución de problemas

...............................................................................87Índice


IP Office SoftConsole

Capítulo 1.


IP Office SoftConsole:

1. IP Office SoftConsoleIP Office SoftConsole es una aplicación de IP Office dirigida a recepcionistas y operadores que responden y distribuyenllamadas. Ofrece una variedad de opciones para controlar las llamadas desde la PC del usuario. También permite alusuario ver el estado de otros usuarios de IP Office y ajustar algunas opciones de telefonía básicas de esos usuarios, porejemplo los números para remisión.

El usuario necesitará de todos modos una extensión física de IP Office para la transmisión de la voz durante las llamadas.IP Office SoftConsole es incompatible con aplicaciones softphone para PC.

Requisitos de los teléfonosIP Office SoftConsole se usa en conjunto con un teléfono de extensión física de IP Office que a través del cual hablará eloperador durante las llamadas.

Otros requisitosSe pueden configurar archivos sonoros y de medios que se reproducirán en relación con ciertas llamadas. Para usar estafunción, la PC deberá tener instalados altavoces y una tarjeta de sonido.


1.1 Inicio de SoftConsolePara poder usar IP Office SoftConsole primero debe iniciar sesión. La ventana de Inicio de sesión contiene detalles quepermiten a IP Office SoftConsole comunicarse con el sistema telefónico. Si no puede iniciar sesión, consulte aladministrador del sistema.

Para iniciar IP Office SoftConsole:

1.Seleccione Inicio y haga clic en el ícono de SoftConsole. Si no aparece en la lista de programas, se encuentraubicado en la carpeta IP Office.

2.Si aún existen licencias disponibles, se abre la ventana de Inicio de sesión.

a.Nombre de usuario/Extensión Introduzca su nombre de usuario o número de extensión. En el nombre de usuario, se distingue entremayúsculas y minúsculas.

b.Contraseña Introduzca su contraseña. (A este dato se lo dará el administrador de sistema; se distingue entre mayúsculasy minúsculas).

c. Dirección IP/IP Office Introduzca la dirección IP del sistema IP Office.

d.Usar comunicación segura Seleccione esta opción para usar comunicaciones seguras entre la consola y el sistema IP Office.

3.Para iniciar sesión ahora, haga clic en Aceptar. Si no, puede hacer clic en Modo expandido para ver opcionesadicionales que pueden configurarse antes de iniciar sesión.

· Perfil Puede guardar la configuración de su consola a modo de perfil . Cuando inicie sesión, seleccione el perfilaquí para volver a aplicar la configuración de dicho perfil.

· Llamada en espera Si se selecciona esta opción, el sistema hace que suene un tono de llamada en espera cuando, durante eltranscurso de una llamada, recibe una llamada nueva. En cuanto finalice la llamada actual, el sistemapresentará inmediatamente la llamada nueva. Esta opción no se tiene en cuenta si el teléfono cuenta convarias apariencias de llamada.

· Estación descolgada Esta función es utilizada por recepcionistas que hacen uso de la función manos libres del teléfono. La consolacontrolará el funcionamiento del teléfono. Desmarque esta opción solamente si tiene un teléfono analógico enel que para responder o finalizar llamadas se usa el auricular.

· Mostrar plantillas Indica si las plantillas de la consola predeterminada se encuentran incluidas en la lista de perfiles. Consulte Plantillas predeterminadas .

4.Haga clic enModo compacto para volver al menú de inicio de sesión normal. SI no, haga clic en Aceptar parainiciar sesión con la configuración seleccionada.

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IP Office SoftConsole: Inicio de SoftConsole


1.2 La ventana principalLa ventana principal de SoftConsole se puede configurar. Según el perfil guardado, las partes de la pantalla que seránvisibles al iniciar sesión pueden variar. Para más información, consulte Guardado del perfil . Si se muestra el historialde llamadas, éste ocupa el lugar de los paneles de llamadas retenidas y BLF. Para obtener más información, consulte Visualización del historial de llamadas . El gráfico muestra las diferentes partes de la aplicación disponibles.

La pantalla principal de Soft Console se divide en las siguientes secciones:

· Barra de títuloContiene el nombre de la persona que inició sesión en SoftConsole. Cuando SoftConsole es el programa activo, labarra de título es de color naranja. En caso contrario, la barra de título será roja. Los colores de pantalla varían si seusa una máscara alternativa.

· Barra de menúLos comandos y acciones de la aplicación se pueden invocar a través de menús. Algunos elementos solamente sonaccesibles cuando se dan las condiciones adecuadas, por ejemplo, al recibir una llamada.

· Barra de herramientasOfrece accesos directos a las opciones que se usan con frecuencia.

· Panel Detalles de llamadaContiene una presentación en dos columnas de información relativa a la llamada actual. El panel de la izquierdacontiene detalles referidos a la llamada actual. El panel de la derecha contiene detalles referidos al directorio y acada extensión. También puede contener un archivo de script y datos relacionados con conferencias.

· Panel ColaPresenta información gráfica sobre el estado de las llamadas retenidas en colas.

· Panel Llamadas retenidasEn este panel aparecen todas las llamadas retenidas.

· Panel BLF (indicaciones luminosas del estado de ocupado, por sus siglas en inglés)Los iconos representan números que pueden marcarse. Cuando los iconos representan a usuarios internos, se indicael estado del usuario.

· Panel Espacio de estacionamientoPuede contener hasta 16 botones de espacio de estacionamiento.

· Barra de estadoConfirma que existe una conexión con el sistema telefónico y muestra el perfil que se está usando. También se indicala cantidad de mensajes nuevos y llamadas perdidas.

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IP Office SoftConsole: La ventana principal

1.3 VistasSoftConsole se puede ejecutar en dos modos de vista: compacto y normal. En modo compacto, no aparece ninguno delos paneles debajo de los de detalles de llamadas y de directorio. Los paneles de colas, llamadas retenidas y BLF estaránocultos, como puede verse en el ejemplo.

Para alternar entre las vistas:

1. Haga clic en para alternar entre la vista compacta y la normal.También puede hacer clic en Ver > Vista compacta o Vista normal.

Nota

· Para alternar entre el modo de vista compacto y el normal, también puede presionar la tecla Inicio.


1.4 Visualización del historial de llamadasEl panel Historial de llamadas ocupa el lugar de los paneles BLF y Llamadas retenidas, y no puede verse al mismo tiempoque los dos últimos paneles mencionados. Si el perfil cargado no contiene los paneles BLF y Llamadas retenida, el panelHistorial de llamadas no se podrá mostrar. Esto sucede, por ejemplo, cuando se usa la plantilla predeterminadaAdminTemplate3.

Para visualizar el historial de llamadas:

1. Haga clic en Ver > Historial. El panel Historial de llamadas ocupará el lugar de los paneles BLF y Llamadasretenidas.

El panel Historial de llamadas se divide en las siguientes fichas:

· Entrantes: enumera todas las llamadas recibidas en la extensión.

· Salientes: enumera todas las llamadas hechas desde la extensión.

· Perdidas: todas las llamadas recibidas en la extensión que no se respondieron.

· Todas: enumera todas las llamadas entrantes, salientes y perdidas.

Cada ficha muestra como máximo 100 llamadas. Una vez alcanzada la capacidad máxima, cuando se agregue un registronuevo se eliminará el registro más antiguo. El número entre paréntesis que aparece en la pestaña de la ficha muestra lacantidad de llamadas presentadas. Cada ficha contiene los siguientes campos:

Campo Descripción

Icono deestado dellamada

indica una llamada hecha desde la extensión (una llamada saliente).

indica una llamada hecha a la extensión (una llamada entrante).

indica una llamada no respondida (una llamada perdida).

Número El número de teléfono de la llamada entrante o el del teléfono al que se llamó. Si la llamada fue interna,solamente se indica el número de extensión. Para hacer una llamada, haga doble clic en el número deteléfono.

De El nombre asociado con el número en el directorio del sistema principal o en el directorio local. Paraobtener más información, consulte al administrador de sistema.

A El nombre asociado con el número al que se llamó, en el directorio del sistema principal o en eldirectorio local. Para obtener más información, consulte al administrador de sistema.

Etiqueta Un texto que se ingresó para identificar la llamada. Cuando a una llamada se le agrega una anotación,el texto se registra aquí. Para obtener más información, consulte Agregado de texto a una llamada .

Fecha y hora La fecha y la hora en que se produjo la llamada.

Al hacer clic con el botón secundario dentro de una ficha, aparecen las siguientes opciones:

· Borrar: se elimina la información de la llamada contenida en el panel actual.

· Borrar todas las fichas: se elimina la información contenida en todas las fichas del historial de llamadas.

Para volver a visualizar los paneles BLF y de llamadas retenidas:

1. Haga clic en Ver > Historial de llamadas.

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IP Office SoftConsole: Visualización del historial de llamadas

1.5 Agregado de miembros a un grupo BLFDesde el panel BLF dentro de la ventana principal, se pueden agregar miembros a un grupo BLF.

Para agregar un miembro a un grupo BLF:

1. Muestre el grupo BLF al que es necesario agregar miembros.

2. Haga clic con el botón secundario del mouse dentro del panel BLF.

3. Resalte Nuevo y haga clic en Miembro del grupo BLF. Se abrirá el cuadro de diálogo Nuevo miembro del grupoBLF.

4. Ingrese el nombre y el número de extensión.

5. Haga clic en Aceptar para regresar al panel BLF.

Otras formas de agregar miembros a grupos BLF son:

· Haga clic dentro del panel BLF y presione Ctrl+Alt+B para abrir la ventana Nuevo miembro del grupo BLF. Ingreseel nombre y el número de extensión. Haga clic en Aceptar para regresar al panel BLF.

· Haga doble clic dentro del panel BLF para abrir la ventana Editar propiedades del grupo BLF. Agregue miembrossegún sea necesario. Haga clic en Aceptar para regresar al panel BLF.


1.6 El panel BLFEl panel de indicaciones luminosas del estado de ocupado (BLF, por sus siglas en inglés) presenta iconos con nombre querepresentan números que se pueden marcar. Si el icono corresponde a un usuario interno, se indica su estado.

El panel agrupa los diferentes conjuntos de iconos en fichas. Se puede alternar entre los grupos haciendo clic en elnombre de la ficha.

Los iconos que se usan para un usuario de IP Office son:

Mensajes de correo de voz no leídosUn sobre amarillo indica que el usuario tiene mensajes de correo de voz sin leer. El número demensajes aparece entre paréntesis.

Usuario ocupadoUn círculo rojo con una cruz blanca indica que el usuario está ocupado.

Remisión totalUn círculo verde con una flecha blanca indica que actualmente todas las llamadas al usuario se remitena otro lugar.

No molestarUn círculo azul con una cruz blanca indica que el usuario tiene activada la opción de no molestar.

Para usar un icono BLF como marcado rápido:

1. Haga doble clic en el icono deseado o haga clic con el botón secundario y seleccione Llamar.

La apariencia de los iconos en el panel BLF se puede cambiar de diversas maneras:

Para cambiar la vista del icono:

1. Con el botón secundario del mouse, haga clic en el panel BLF y seleccione Ver.

2. Seleccione el tipo de vista deseado.

· Iconos grandes (Ctrl+Alt+G)

· Iconos pequeños (Ctrl+Alt+S)

· Iconos de lista (Ctrl+Alt+I)

· Detalles (Ctrl+Alt+D)

Para cambiar la disposición de los iconos:

1. Con el botón secundario del mouse, haga clic en el panel BLF y seleccione Arrange [Organizar].

2. Seleccione el modo en que desea organizar los iconos.

· Por nombre (Ctrl+Alt+N)

· Por número (Ctrl+Alt+M)

· Por estado (Ctrl+Alt+U)

· Por orden de mensajes nuevos

· Horizontalmente (Ctrl+Alt+H); disponible en las vistas de iconos pequeños y grandes.

· Verticalmente (Ctrl+Alt+H); disponible en las vistas de iconos pequeños y grandes.


IP Office SoftConsole: El panel BLF

1.7 Panel Detalles de llamadaEl panel Detalles de llamada contiene una presentación en dos columnas de información relativa a la llamada actual. Uncontrol deslizante situado entre los dos paneles permite al operador ajustar el tamaño de los paneles según seanecesario.

El panel de la izquierda contiene detalles sobre las llamadas actuales. Cuando hay una sola llamada en curso (timbrandoo conectada), el panel muestra los detalles pertinentes.

Si se configuraron apariencias para múltiples llamadas, podrán verse otras llamadas conforme vayan entrando. Hacer clicen cada una de las llamadas es lo mismo que presionar los botones de apariencia de llamada correspondientes en elteléfono.

Los detalles que pueden verse de cada llamada son:

· Nombre llamador El nombre asociado en el sistema IP Office con el número desde el cual se llama. En el caso de llamadas externas,puede ser el nombre que se obtiene buscando el número de la persona que llama en el directorio de IP Office.

· Número llamadorEl número de teléfono de la persona que llama, si está disponible.

· Nombre llamado Nombre asociado en IP Office con el número de la persona llamada.

· Número llamadoEl número de extensión al que IP Office dirigió la llamada entrante. Generalmente, el usuario de SoftConsole esmiembro de este grupo de operadores.

· Estado de la llamada Indica el estado en que se encuentra la llamada. El borde alrededor del panel de detalles de llamada cambia decolor para indicar el estado de la llamada. Para obtener más información, consulte Ficha Apariencia en la secciónde configuración.

· Rojo: avisa que hay una llamada entrante o saliente.

· Verde: llamada conectada o que todavía se está marcando.

· Amarillo: llamada regresada. Por ejemplo, una llamada retenida que salió de ese estado al vencerse el plazocorrespondiente.

· Negro: llamadas inactivas.

· DuraciónLa cantidad de tiempo que la llamada lleva en el estado actual, por ejemplo timbrando, conectada, o retenida.

· NotasAquí se presentan notas o información sobre la llamada. Por ejemplo, si la llamada regresa, se muestra el motivo porel que eso sucedió. Si la llamada viene con una anotación, ésta se mostrará aquí. Para obtener más información,consulte Agregado de texto a una llamada en la sección de funciones.

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DirectorioEl panel de la derecha suele mostrar el directorio. La función de búsqueda permite mostrar los detalles de una entradaindividual. El directorio puede mostrar:

· Entradas de directorio, entre ellas usuarios de IP Office, grupos de IP Office, números del directorio de IP Office ynúmeros del directorio de SoftConsole.

· Nota: Los cambios a las entradas de usuarios de IP Office, grupos de búsqueda y directorio solamente seactualizarán al iniciar SoftConsole.

· Propiedades y estado completos de un usuario o grupo determinado, cuando se le hace doble clic o es el únicoresultado de búsqueda restante.

· Un archivo de script, cuando el número de la persona que llama coincide con un número de directorio de SoftConsoleal que se le asignó dicho archivo.


IP Office SoftConsole: Panel Detalles de llamada

1.8 La barra de estadoLa barra de estado confirma que existe una conexión con el sistema telefónico y muestra el perfil que se está usando.También indica la cantidad de mensajes nuevos y llamadas perdidas.

Cuando haya mensajes nuevos del correo de voz personal o para el grupo de búsqueda del cual el usuario es miembro, labarra de estado lo indicará. Los mensajes del correo de voz personal y los del grupo de búsqueda se pueden recuperardesde la barra de estado. La cantidad de mensajes nuevos que se indica corresponde a los totales de mensajes nuevosde correo de voz en el buzón personal, así como en los buzones de todos los grupos de búsqueda configurados de losque usted sea miembro.

Para recolectar los mensajes:

1. Haga doble clic en el área donde aparece el número de mensajes nuevos.

· Si tiene configurado al menos un buzón de grupo de búsqueda, se abrirá la ventana Mensajes, donde aparecerántodos los buzones. Para cada buzón se mostrará la cantidad de mensajes nuevos. Haga doble clic en un buzón pararecuperarlos. La conexión con el servidor de correo de voz se efectuará tan pronto como se lo localice.

· Si solamente tiene un buzón personal, el sistema lo llevará directamente allí. La conexión con el servidor de correode voz se efectuará tan pronto como se lo localice.

2. Si usted está usando su extensión propia, presione #. Si no, ingrese su número de extensión y presione #.

3. Ingrese su contraseña para el correo de voz y presione #.

4. Cuando haya iniciado sesión exitosamente en su buzón, escuchará un aviso que le indicará los mensajes que tiene.Presione 2 para recibir los mensajes. Siga las indicaciones habladas para escuchar, guardar o eliminar los mensajes.


1.9 La barra de menú principalEn la parte superior de la pantalla se encuentra la barra de menú principal.

Cada menú se puede abrir haciendo clic en el botón correspondiente. También se puede presionar ALT y la letrasubrayada correspondiente al menú deseado. Por ejemplo, presione ALT+A para abrir el menú Acciones.

Las opciones disponibles en cada menú son:

· ArchivoPermite guardar la configuración actual de SoftConsole en la forma de un perfil personal, iniciar sesión con otroperfil o salir de SoftConsole.

· VerPermite elegir el modo de visualización de SoftConsole: completo o compacto. Además, sirve para elegir elidioma de pantalla y si la barra de herramientas estará visible u oculta. Si se inició sesión en modo deadministrador, también se puede optar por mostrar u ocultar los paneles BLF, de llamadas retenidas y deespacios de estacionamiento. Además, está disponible la opción de mostrar el historial de llamadas.

· AccionesEste menú contiene acciones para el manejo de las llamadas. Las opciones que no estén disponibles son las queno se pueden aplicar a la situación de la llamada actual. También se muestran los accesos directos del tecladopara las diversas funciones.

· DirectorioContiene opciones para ver, buscar, exportar y configurar el directorio.

· HerramientasEste menú permite acceder a menús para el teclado de marcación, la función de desbloqueo de puertas, el envíode correos electrónico, ver las salas de conferencias, llamar al correo de voz y configurar SoftConsole.

· AyudaPermite acceder al sistema de ayuda y a detalles acerca de Avaya IP Office SoftConsole.


IP Office SoftConsole: La barra de menú principal


Propiedades de la entrada dedirectorio

Capítulo 2.


2. Propiedades de la entrada de directorioLa ventana Propiedades de la entrada de directorio se puede usar para editar las propiedades de la entrada seleccionada.Todas las entradas de directorio tienen un icono que indica el tipo de la entrada.

· Los usuarios se indican mediante el icono . Para obtener más información, consulte El formulario Entrada dedirectorio de usuario .

· Los directorios se indican mediante el icono . Para obtener más información, consulte El formulario Entrada dedirectorio .

· Los grupos se indican mediante el icono . Para obtener más información, consulte El formulario Estado deservicio de grupo .

Para abrir un formulario Propiedades de la entrada de directorio:

1. Haga clic en una entrada en el directorio.

2. Haga clic en . Se mostrará el formulario Propiedades de la entrada de directorio correspondiente a la entradaseleccionada.

· Haga doble clic en una entrada de directorio para ver sus propiedades en el panel de directorio. Haga doble clicen las propiedades para mostrar los detalles en un formulario de propiedades de directorio.

2.1 El formulario Entrada del directorioCuando se abre el formulario Entrada del directorio, éste varía según si el número es del directorio de IP Office o deldirectorio local. Los números de directorio que se pueden cambiar son:

· Números de directorio de IP Office .

· Números de directorio de SoftConsole .

Para abrir un formulario de propiedades de una entrada de directorio:

1. Haga clic en en el panel de directorio de SoftConsole.

2. Haga clic en .

Número de directorio de IP Office.

El sistema IP Office con el que trabaja SoftConsole incluye un directorio de nombres y números, que se usan para elmarcado de llamadas salientes y para relacionar nombres con los números de las llamadas entrantes.

Las entradas en el directorio de IP Office están a disposición de todos los usuarios de IP Office a través de SoftConsole,Phone Manager o las funciones de directorio de sus teléfonos.

Los únicos campos que se usan para los números de directorio de IP Office son Nombre y Número de teléfono, y no sepueden cambiar con SoftConsole. Para hacer cambios a los números de directorio del sistema IP Office hay que usar laconfiguración de IP Office.

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Propiedades de la entrada de directorio: El formulario Entrada del directorio

Número de directorio de SoftConsole

SoftConsole tiene un directorio local que puede usarse para el marcado de llamadas salientes y para relacionar unnombre con cada llamada entrante. Cuando el número buscado se encuentra tanto en el directorio de IP Office como enel de SoftConsole, SoftConsole mostrará el nombre de su propio directorio. Para obtener más información, consulte FichaLlamadas entrantes .

Los campos que se pueden cambiar son:

· NombreEl nombre que aparece en el directorio de SoftConsole y en las llamadas entrantes cuando el número de teléfonocoincide con el número configurado.

· NúmeroEl número que se relacionará con el nombre. En algunos sistemas hay que incluir en este número el prefijo paramarcado externo.

· Archivo de scriptA cada número de directorio se le puede asociar un sencillo archivo de script, en formatos .txt o .rtf. Cuando elnúmero de una llamada entrante coincida con una entrada del directorio, en el panel del directorio se mostrará elarchivo de script.

· Archivo de mediosCon cada número de directorio también se puede asociar un archivo de medios, por ejemplo un archivo .wav.Cuando el número de una llamada entrante coincida con una entrada del directorio, se reproducirá el archivo demedios. Por ejemplo, se pueden asociar sonidos distintivos a las llamadas que coincidan con determinados númerosde directorio.

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2.2 El formulario Estado de servicio de grupoEl estado de un grupo de búsqueda se puede cambiar entre dos opciones: En servicio o Fuera de servicio.

Para abrir el formulario de propiedades de la entrada de directorio de un grupo:

1. Haga clic en el grupo en el panel de directorio de SoftConsole.

2. Haga clic en . Se abrirá la ventana Estado de servicio de grupo.

Cuando se seleccionan las propiedades de un grupo, se abre la ventana Estado de servicio de grupo.

· Nombre del grupoEl nombre del grupo que se está visualizando.

· Estado servicioEl estado de un grupo de búsqueda se puede cambiar entre dos opciones: En servicio o Fuera de servicio. Segúncómo esté configurado IP Office, cuando el grupo esté fuera de servicio, las llamadas se transferirán a otro destino oal correo de voz.

Nota

· Existe una tercera opción de estado, Servicio nocturno, que se establece automáticamente según horariosconfigurados o mediante el marcado de códigos especiales.


Propiedades de la entrada de directorio: El formulario Estado de servicio de grupo

2.3 Propiedades de directorio de usuariosSe puede cambiar el estado de no molestar, inhabilitar al usuario para hacer llamadas salientes, modificar el estadogrupal de determinados grupos y cambiar las opciones de remisión.

Para abrir el formulario Propiedades de la entrada de directorio de los usuarios:

1. Haga clic en en el panel de directorio de SoftConsole.

2. Haga clic en . Se abrirá la ventana Propiedades de la entrada de directorio.

Algunos detalles no se pueden modificar. Éstos son:

· Nombre de usuario

· Extensión

· Nombre completo

· Conectado. La casilla de verificación muestra el estado de conexión actual del usuario.

El operador puede cambiar los siguientes detalles:

· No molestarIndica si el usuario activó el estado de no molestar.

· Bar Outgoing Calls [Prohibir llamadas salientes]El operador de SoftConsole puede permitir o impedir que los usuarios hagan llamadas salientes.

· Botón RemisiónHaga clic en este botón para mostrar las opciones de remisión del usuario. Para obtener más información,consulte Ventana Estado de remisión .

· Estado del grupoUna lista de los grupos de búsqueda a los que pertenece el usuario. Si un grupo está marcado, el usuario está'en el grupo'.

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2.3.1 Comportamiento de las funciones Sígueme y RemisiónLas llamadas a una extensión se pueden redirigir a otro número de teléfono, que puede ser interno o externo. Se puedeingresar el número de teléfono de destino y seleccionar si se redirigirán todas las llamadas o solamente las externas.

Los tipos de remisión que se pueden seleccionar son:

· Sígueme .

· Remisión incondicional .

· Remitir si ocupado .

· Remitir si no responde .

Sígueme

Cuando se selecciona esta opción, TODAS las llamadas se remiten al número de extensión ingresado para la función"Sígueme". Puede usar esta opción para redirigir transitoriamente las llamadas cuando usted esté lejos de su extensiónpero esté disponible en otra extensión. Debe ingresar un número de extensión interno como destino para las llamadas.

· Desde la extensión original se podrán hacer llamadas, pero solamente se podrán recibir llamadas que se hagandesde la extensión de destino para la función Sígueme.

· Los marcados rápidos asociados con el número de extensión original no indicarán que las llamadas se estánremitiendo a otro número.

· Si la extensión de destino está ocupada o no responde, la llamada se transferirá al correo de voz.

· Si usted configuró un mensaje de ausencia, las personas que llamen verán ese texto. Si la extensión de destinotambién tiene activado un texto de ausencia, éste no se mostrará, ya que tiene prioridad el mensaje de ausenciade la persona que redirige las llamadas a esa extensión. Para obtener más información, consulte Configuraciónde mensaje de ausencia.

Cuando se seleccionaron opciones de remisión, el comportamiento de la función Sígueme puede cambiar.

Opciones de remisiónseleccionadas

Comportamiento de la función Sígueme

Remisión incondicional La opción no se tiene en cuenta cuando se activa la función Sígueme.

Remitir si ocupado Si la extensión de destino para Sígueme está ocupada, la llamada se remite al destinoseleccionado para Remitir si ocupado. Si en esta última extensión no hay respuesta, la llamadase transfiere al correo de voz, si está disponible.

Remitir si no responde Si la extensión de destino para Sígueme no responde, no se tiene en cuenta la opción Remitir sino responde, y la llamada se transfiere al correo de voz, si está disponible.

Nota

· Si se selecciona una opción pero no se ingresa la extensión de destino, la opción no se tiene en cuenta. Porejemplo, Ana Huertas (ext. 206) transfiere todas las llamadas a la extensión 207 con Sígueme. Llega unallamada entrante para Ana.

Situación hipotética Se seleccionaron las opcionesRemitir si ocupado o Remitir si noresponde.

No se seleccionaron opciones de remisión

La extensión 207 estáocupada.

La llamada se transfiere al númeroindicado por Ana para la opción Remitir sino responde.

La llamada se transfiere al correo de voz deAna.

La extensión 207 no responde. La llamada se transfiere al correo de vozde Ana.

La llamada se transfiere al correo de voz deAna.

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Propiedades de la entrada de directorio: Propiedades de directorio de usuarios

Remisión incondicional

Si se selecciona la opción Remisión incondicional y se ingresa un número de destino, TODAS las llamadas se podránredirigir. El destino puede ser un número de extensión o un número externo, si esto está habilitado. Para obtener másinformación, consulte al administrador de sistema.

· La opción Remisión incondicional no se tiene en cuenta si está seleccionada la opción Sígueme.

· Si se selecciona la opción Remitir llamadas de grupo de búsqueda, solamente se aplicará a grupos de búsquedaque se configuren con los modos de timbrado secuencial o rotativo. Para obtener más información, consulte aladministrador de sistema. Se incluyen las llamadas internas al grupo de búsqueda, independientemente de laopción Remitir llamadas internas.

· Las opciones "Remitir si ocupado" y "Remitir si no responde" no están disponibles.

· Usted puede seguir haciendo llamadas salientes desde su extensión. Las únicas llamadas que podrá recibircuando todas las llamadas se remitan a otra extensión son las que se hagan desde el número de destino para laremisión incondicional.

· Si usted configuró un mensaje de ausencia, las personas que llamen verán ese texto. Si la extensión de destinotambién tiene activado un texto de ausencia, éste no se mostrará, ya que tiene prioridad el mensaje de ausenciade la persona que redirige las llamadas a esa extensión. Para obtener más información, consulte Configuraciónde mensaje de ausencia.

Remisión incondicio

nal

Remitirllamadas

de grupo debúsqueda

Remitir llamadasinternas

Qué sucede con las llamadas

Todas las llamadas se redirigen al número de destino para remisión incondicional.

Las llamadas externas y de grupo de búsqueda que se reciban en su extensión seredirigirán al número de destino para remisión incondicional. Las llamadas internasse presentarán en la extensión original.

Las llamadas externas se redirigen al número de destino para remisiónincondicional. Las llamadas internas, incluidas todas las llamadas de grupo debúsqueda, se presentarán en la extensión original.

Remitir si ocupado o no responde

Cuando se selecciona esta opción, las llamadas se redirigen al número ingresado en el campo Remitir si ocupado oRemitir si no responde. El mismo número se usa para las llamadas remitidas cuando su extensión está ocupada o noresponde.

· Si se selecciona la opción Remitir si ocupado o Remitir si no responde pero no se ingresa un número para laremisión, las llamadas se remiten al número configurado en la sección de remisión incondicional.

· La primera vez que se selecciona Remitir si no responde, también queda seleccionada automáticamente la opciónRemitir llamadas internas. Pero si se desactivan las opciones Remitir llamadas internas y Remitir si no responde, lapróxima vez que se seleccione Remitir si no responde, no se seleccionará automáticamente Remitir llamadasinternas.

· Si tiene configurado un mensaje de ausencia, las personas que llamen verán ese texto cuando esté seleccionada laopción Remitir si no responde. Si en la extensión de destino también se activó un texto de ausencia, éste no semostrará, ya que tiene prioridad el mensaje de ausencia de la persona que redirige las llamadas a esa extensión.Para obtener más información, consulte Configuración de mensaje de ausencia.

· Si tiene configurado un mensaje de ausencia, las personas que llamen verán ese texto cuando esté seleccionada laopción Remitir si ocupado. Si en la extensión de destino se activó un mensaje de ausencia, no se mostrará el de lapersona que redirige las llamadas, ya que tiene prioridad el texto de ausencia de la extensión de destino. Paraobtener más información, consulte Configuración de mensaje de ausencia.

Remitir si

ocupado

Remitir sino

responde

Remitirllamadasinternas

Qué sucede con las llamadas

Cuando la extensión está ocupada, las llamadas externas se remiten al número indicado.Las llamadas internas se transfieren al correo de voz, si está disponible.

Cuando la extensión está ocupada, todas las llamadas (internas y externas) se remiten alnúmero indicado.

Cuando la extensión está ocupada, las llamadas externas se remiten al número indicado.


Las llamadas internas se transfieren al correo de voz, si está disponible.

Cuando la extensión no responde, todas las llamadas (internas y externas) se remiten alnúmero indicado.

Cuando la extensión no responde o está ocupada, las llamadas externas se remiten alnúmero indicado. Las llamadas internas se transfieren al correo de voz, si estádisponible.

Cuando la extensión no responde o está ocupada, todas las llamadas (internas yexternas) se remiten al número indicado.


Propiedades de la entrada de directorio: Propiedades de directorio de usuarios

2.3.2 Configuración de opciones Sígueme y RemisiónEl estado de remisión de un usuario se puede ver y modificar. Las llamadas a una extensión se pueden redirigir a otronúmero de teléfono, que puede ser interno o externo. Se puede ingresar el número de teléfono de destino y seleccionarsi se redirigirán todas las llamadas o solamente las externas. Para obtener más información, consulte Comportamientode las funciones Sígueme y Remisión . En esta ventana también se puede configurar el hermanamiento de móviles.Para obtener más información, consulte Hermanamiento de móviles .

Para configurar las opciones de remisión:

1. Haga clic en el usuario deseado en el panel de directorio de SoftConsole.

2. Haga clic en .

3. Haga clic en Remisión. Se abrirá la ventana Estado de remisión.

4. Escriba los números de teléfono de destino en los campos que correspondan. También se pueden elegir los númerosdisponibles en la lista de directorio.

· Haga clic con el botón secundario en un campo de número. Se abrirá la ventana Remitir número de desvío.

· Seleccione en la lista el número de teléfono deseado.

· Haga clic en Agregar.

5. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.

Notas

· Para los usuarios con botones de apariencia de llamada, 'Remitir si ocupado' solamente se usa cuando todos esosbotones están ocupados.

· Algunas opciones de remisión se deben configurar dentro de IP Office Manager; por ejemplo, se puede impedir a unusuario hacer llamadas salientes. Para obtener más información, consulte al administrador de sistema.

· Debe ingresar un número de extensión interno como destino para las opción Sígueme.

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2.3.3 Hermanamiento de móvilesSi en IP Office Manager se habilita el hermanamiento de teléfonos, cuando lleguen llamadas entrantes timbrará elnúmero de extensión y también el número externo "hermanado". Por ejemplo, se puede hacer que timbren al mismotiempo el número de extensión de un usuario y su teléfono móvil, y la llamada se podrá responder desde cualquiera delos dos teléfonos. Para obtener más información, consulte al administrador de sistema.

Notas

1. La función de hermanamiento de móviles es una característica bajo licencia.

2. Si se usan códigos de cuenta, el usuario no podrá ingresarlos cuando responda una llamada desde el teléfonoexterno.

3. Si se activa la opción No molestar (DND), las personas que llamen a la extensión interna oirán el tono de ocupado yel teléfono externo del usuario no timbrará. Si la persona que llama ha sido ingresada en la lista de excepción DND,solamente timbrará el teléfono interno.

· Los operadores de SoftConsole no pueden agregar números a las listas de excepción DND.

4. Si se activa cualquiera de las opciones de remisión, timbrarán tanto el teléfono externo como la extensión a la que seremiten las llamadas.

5. Si se activa la opción Sígueme, solamente timbrará la extensión a la que se remiten las llamadas, (el número deteléfono externo, no).

Para configurar el hermanamiento de móviles:

1. Haga clic en el usuario deseado en el panel de directorio de SoftConsole.

2. Haga clic en .

3. Haga clic en Remisión. Se abrirá la ventana Remisión.

4. Seleccione Mobile Twinning [Hermanamiento de móviles].

5. En el campo Mobile Twinning [Hermanamiento de móviles], ingrese el número de teléfono que desea "hermanar" conla extensión de usuario. Los números de teléfono deben introducirse sin espacios.



Administración de llamadas

Capítulo 3.


3. Administración de llamadas3.1 Respuesta de llamadasCuando se recibe una llamada entrante, el borde del panel Detalles de llamada se pone rojo y en el panel apareceinformación sobre la persona que llama. Si en el directorio de SoftConsole se asoció un archivo de script con el númeroentrante, dicho archivo aparecerá en el panel derecho de la llamada.

Para responder la llamada, puede usar cualquiera de estos métodos:

· Presione Intro.

· Haga clic en .

· Haga clic en Acciones > Contestar llamada.

· Si está usando el teléfono, levante el auricular.

· Haga doble clic en el panel Detalles de llamada.

Cuando se responde una llamada, el borde alrededor de la información referida a la persona que llama cambia a verde. Sise está mostrando un archivo de script, puede quitarlo de pantalla haciendo clic en el botón Cerrar script o presionandoIntro otra vez.


Administración de llamadas: Respuesta de llamadas

3.2 Hacer una llamada salienteHay varias formas de hacer una llamada desde SoftConsole.

Para hacer una llamada, use uno de estos métodos:

· Marque desde su teléfono.

· Haga doble clic en un BLF en particular para hacer un marcado rápido del número correspondiente.

· Busque y seleccione una entrada del directorio y luego haga clic en o presione F12.

· Haga clic en o presione F12 para ver la pantalla Hacer llamada.

La pantalla Hacer llamada.

Al hacer clic en o presionar F12, se abre la pantalla Hacer llamada.

1. Seleccione el directorio en el que desea buscar (puede seleccionar más de uno).

2. Comience a escribir el nombre en el campo Nombre.Se mostrarán las entradas que coincidan con el texto ingresado. Cuando el número deseado aparezca en el listado,haga clic en él una vez. El número se copiará al campo Número.

· Cuando hay una sola coincidencia, el número se copia automáticamente al campo Número.

3. (Opcional) Ingrese un mensaje que servirá de etiqueta de la llamada. Para obtener más información, consulte Agregado de texto a una llamada en la sección de funciones.

4. Seleccione la acción deseada:

· Hacer una llamada: inicia una llamada al número seleccionado.

· Correo de voz: Deja un mensaje para el usuario.

· Timbrado Cuando un número de extensión esté ocupado, haga clic en Timbrado para que cuando la otraextensión se libere, suene un timbre en su propia extensión.

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3.3 Marcación de dígitos DTMFAdemás de usarlo para realizar llamadas, puede usar el panel de marcado de la consola para marcar dígitos DTMFdurante una llamada.

Para marcar dígitos DTMF durante una llamada:

1.Haga clic enHerramientas | Panel de marcado. También puede hacer clic en . Se abrirá la ventana del panelde marcado.

2.Seleccione Marcación DTMF.

3.Cualquier dígito que marque en el panel de marcado se envía a la llamada actual como dígito DTMF.


Administración de llamadas: Marcación de dígitos DTMF

3.4 Transferencias no supervisadasPara transferir una llamada existen los siguientes métodos:

· Presionar F2.

· Hacer clic en Acciones > Transferir llamada.

· Arrastrar la llamada a la extensión dentro del panel de directorio.

· Arrastrar la llamada al BLF deseado.

El sistema se puede configurar de modo que las llamadas no respondidas regresen al operador. Para obtener másinformación, consulte al administrador de sistema. Cuando una llamada regresa, en el panel de detalles de llamadasaparece la indicación (NoAns) [Sin respuesta].

Para transferir una llamada sin responderla:si reconoce el nombre o el número de la persona que llama, puede transferir la llamada entrante sin necesidad deresponderla.

1. Ingrese el número de extensión de destino en el campo Buscar.

· Si el estado del destino aparece como Ocupado, usted puede retener la llamada en el número de extensiónpresionando Ctrl+B. La llamada quedará retenida en la extensión durante 15 segundos o hasta que la extensiónde destino se libere. Al regresar la llamada, se indicará el motivo, por ejemplo, que se cumplió el plazo o que laextensión de destino se liberó. Si se liberó, puede usar Ctrl+R para reintentar la transferencia .

2. Haga clic en . La llamada entrante se transferirá a la extensión de destino y desaparecerá de la pantalla.

3.5 Transferencias supervisadasA veces hay que llamar a un usuario para consultarle si está libre para aceptar una llamada. Cuando se realiza unatransferencia de esta manera, se dice que la transferencia es supervisada.

Para hacer una llamada de consulta:

1. Ingrese el número de extensión o el nombre de usuario en el campo Buscar del directorio.

2. Si la extensión está libre, haga clic en en el panel de directorio o presione F12. Se podrá oír el avance de lallamada saliente, mientras que la llamada original quedará retenida.

3. En cuanto el usuario responda la llamada:

· Si acepta la transferencia de la llamada entrante, usted puede completar la transferencia haciendo clic en opresionando Ctrl+T.

· Si el usuario no desea recibir la llamada entrante, usted puede finalizar la llamada de consulta haciendo clic en opresionando la tecla Fin. Para regresar a la llamada original, deje de retenerla.

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3.6 Transferencia de llamadas al correo de vozSi una persona llama y desea dejar un mensaje para un usuario, se lo puede transferir al correo de voz del usuario.

Para transferir una llamada al correo de voz:

1. Presione F3.También puede hacer clic en Acciones > Transferencia de correo de voz. Se abrirá la ventana del correo de voz.

2. Seleccione el directorio deseado. Puede seleccionar tanto Mostrar grupos de búsqueda como Mostrar usuarios.

3. Comience a ingresar el nombre en el campo Nombre.

4. Haga clic en Correo de voz cuando el número de extensión aparezca en el campo Número.

Nota

· Otra forma de transferir una llamada al correo de voz consiste en seleccionar el número de extensión en el panel dedirectorio y a continuación presionar F3.


Administración de llamadas: Transferencia de llamadas al correo de voz

3.7 Uso de la retenciónLas llamadas se pueden retener mientras se realiza otra tarea. El panel de llamadas retenidas contiene una lista de todaslas llamadas en esta condición. La lista se puede ordenar haciendo clic en el encabezado de columna que corresponda. Alhacer clic en una fila de la lista, se seleccionará la llamada, que entonces se podrá responder o transferir.

La barra de herramientas en la parte superior del panel permite realizar las siguientes acciones (que también se puedenseleccionar haciendo clic con el botón secundario en el panel, con lo que aparecerá un menú emergente con estasopciones).

Contestar la llamada retenida seleccionada Cualquier llamada retenida que esté en el panel se puede responder. Seleccione la llamada que corresponda yhaga clic en este botón.

Contestar llamada con mayor tiempo en retención Responde la llamada que lleve más tiempo retenida.

Conferencia con las llamadas retenidas Inicia una conferencia con la llamada actual y todas las que estén retenidas.

Transferir llamada retenida Transfiere la llamada retenida seleccionada (transferencia no supervisada).

Para retener la llamada actualmente conectada:

· Haga clic en o presione F4. Para retener la llamada actual y responder la próxima en una sola acción, presioneF7.

· Las llamadas retenidas aparecen en el panel Llamadas retenidas. El tiempo que una llamada seguirá retenida, siusted está libre, lo controla el sistema de telefonía y el valor predeterminado es 15 segundos. Para obtener másinformación, consulte al administrador de sistema.


3.8 Estacionamiento de llamadasEn ocasiones puede ser necesario "estacionar" una llamada mientras se atienden otras tareas. Un ejemplo en el quepodría usarse el estacionamiento es cuando llega una llamada entrante y la persona que llama necesita hablar conurgencia con alguien a quien no se puede ubicar. La llamada se puede estacionar en el espacio "1" y difundir un mensajedirigido al usuario que corresponda para que vaya a atender la llamada en dicho espacio. Para obtener más información,consulte Uso de la localización de personas . Las llamadas permanecen en el espacio de estacionamiento durante unplazo determinado, transcurrido el cual regresan al operador. Para obtener más información sobre el plazo deestacionamiento, consulte al administrador de sistema.

SoftConsole ofrece espacios de estacionamiento para 16 llamadas, todos los cuales poseen un identificador propio.Cuando en uno de esos espacios se estaciona una llamada, el texto del botón mostrará información relativa a la llamadaCuando un espacio de estacionamiento está libre, el texto del botón mostrará el identificador del espacio. Todos losoperadores pueden ver cuándo se atiende la llamada y cuándo finaliza. Las llamadas estacionadas puede responderlascualquiera. Para obtener más información, consulte Recolección de llamadas estacionadas .

Para estacionar una llamada:

· Cuando la llamada esté activa en el panel de información de llamadas actuales, puede hacer clic en un espacio libredentro del panel de espacios de estacionamiento para estacionarla. Con la llamada estacionada se presentaráinformación pertinente, por ejemplo el número de la persona que llama.

Para sacar una llamada del espacio de estacionamiento:

· Cuando una llamada está en un espacio de estacionamiento, haga clic en el botón de estacionamiento quecorresponda para quitarla de allí.

Si se necesita un espacio de estacionamiento protegido para uso privado, configure como texto el identificadorcorrespondiente. De ese modo, la llamada no se podrá atender usando marcado normal, sino solamente usando un botónde espacio de estacionamiento configurado con el mismo texto. Para obtener más información, consulte Configuración deespacios de estacionamiento .

Los accesos directos predeterminados de SoftConsole son Alt+F1 a F12 para los botones 1 a 12 y Mayús+F9 a F12para los botones 13 a 16.

3.9 Recolección de llamadas estacionadasCuando se estaciona una llamada, podrá ir a atenderla cualquier usuario de IP Office que sepa el número de espacio deestacionamiento.

Los métodos para atender desde un teléfono de IP Office una llamada estacionada son los siguientes:

· Marque el código de acceso predeterminado, *38*N#, donde en lugar de N debe ir el número de espacio deestacionamiento.

· Si hay usuarios de Phone Manager o SoftConsole que tienen un botón de espacio de estacionamiento asignado almismo número de espacio, el botón indicará la presencia de una llamada estacionada. Para atender la llamada, sólohabrá que hacer clic en el botón.

· En los teléfonos de Avaya con botones programables, esos botones se pueden relacionar con números de espacio deestacionamiento determinados. El botón indicará cuándo hay una llamada estacionada en ese espacio y el usuariopodrá presionarlo para atenderla.

3.10 Reclamo de llamadasSe puede intentar reclamar la última llamada entrante presentada en SoftConsole, incluidas las llamadas que sonaronpero después se respondieron en otro lugar. La función de reclamo es útil para casos en los que se sospecha que unallamada se transfirió al número equivocado o sigue timbrando sin que nadie la responda.

· Cuando se trabaja dentro de un grupo de usuarios de SoftConsole, se puede usar la función de reclamo pararecuperar una llamada que después de haber sido presentada fue respondida por otro de los usuarios deSoftConsole.

Para reclamar la última llamada manejada:

· Presione F6 o haga clic en Acciones > Reclamar llamada.

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Administración de llamadas: Reclamo de llamadas

3.11 Uso de colasCuando todos los miembros disponibles de un grupo de búsqueda están ocupados o sus teléfonos están timbrando, lasllamadas al grupo se retienen en una cola.

Por ejemplo, supongamos que una empresa ofrece a los clientes un número para hacer consultas. Hay cuatro personasasignadas a responder las consultas. Se crea un grupo de búsqueda llamado "AtenciónAlCliente" y se le asignan loscuatro números de extensión. Todas las llamadas que se hagan al número de atención de consultas se presentarán algrupo de búsqueda "AtenciónAlCliente". Cuando alguien llame al número para consultas, timbrará cualquier extensión delgrupo de búsqueda que esté libre. Si todas las extensiones ya están timbrando o se están usando para una llamada, lallamada entrante se pone en una cola. Cuando cualquiera de las extensiones del grupo de búsqueda "AtenciónAlCliente"se libere, en esa extensión se presentará la llamada que haya estado más tiempo en cola.

Los operadores de SoftConsole pueden supervisar cualquiera de las colas. No hace falta ser miembro del grupo debúsqueda para supervisar la cantidad de llamadas retenidas en una cola. Para obtener más información, consulte Supervisión de colas . Los operadores también pueden responder una llamada retenida en cola, aunque no seanmiembros del grupo de búsqueda. Para obtener más información, consulte Respuesta de llamadas en cola .

SoftConsole se puede configurar para supervisar un máximo de dos colas. Para obtener más información, consulte Configuración de SoftConsole - Ficha Modo de cola .

3.11.1 Supervisión de colasEl panel Modo de cola puede mostrar hasta un máximo de ocho colas.

La cantidad de llamadas retenidas en una cola se indica mediante una barra gráfica. Al final de dicha barra, se indica elnúmero total de llamadas. Cada llamada se ve como un cuadrado blanco, si no se ha superado el umbral de alarma. Si lacantidad de llamadas en la cola es mayor al umbral de alarma, las llamadas excedentes se verán como un cuadradoámbar.

En el cuadro de texto al final del gráfico se indica la duración máxima de espera en cola de las llamadas, que se actualizacada vez que a la cola entra una llamada nueva. Esta duración se muestra en color blanco si no se ha excedido el umbralde alarma del plazo máximo de espera, y cambia a ámbar cuando dicho plazo se supera.

Al pasar el puntero del mouse sobre una barra de cola de llamadas activas, se presentará información relacionada con lacola: su nombre, la cantidad de llamadas en la cola, la cantidad de rellamadas y el estado de la cola (normal o conalarma).

En el ejemplo anterior, el grupo de búsqueda CustomerHelp tiene dos llamadas a la espera de respuesta. Una de lasllamadas estuvo en la cola durante 1.15 minutos; el umbral de alarma no ha sido superado, ya que la duración apareceen números blancos. La cantidad de llamadas en la cola supera el umbral de alarma, ya que una de las llamadas estárepresentada mediante un cuadrado ámbar. Para obtener más información, consulte Configuración de SoftConsole - FichaModo de cola .

3.11.2 Responder una llamada en colaCualquier operador de SoftConsole puede responder llamadas en cola. No hace falta ser miembro de un grupo debúsqueda.

Para responder una llamada en cola:

1. Haga clic en el botón Nombre de la cola. Aparecerá la primera llamada en la cola, con el nombre del grupo debúsqueda en el campo Nombre llamador.

2. Responda la llamada de la manera normal.

Nota

· Si usted es miembro de un grupo de búsqueda, las llamadas en cola se presentan automáticamente en el panel deinformación de llamada actual. El nombre del grupo de búsqueda aparece en el campo Nombre llamador Usted puederesponder la llamada de la manera normal.

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3.12 ConferenciasLos operadores de SoftConsole pueden crear conferencias. También pueden añadir interlocutores a conferenciashospedadas por el sistema de telefonía IP Office. Hay diversas maneras de hacerlo:

· Iniciar conferencias con llamadas retenidasEl operador de SoftConsole puede poner varias llamadas en retención y luego iniciar una conferencia con esasllamadas. Para obtener más información, consulte Inicio de conferencias con llamadas retenidas .

· Usar las salas de conferenciaSoftConsole incluye dos salas para el inicio de conferencias. Se puede invitar a los usuarios designados para quese unan a la conferencia. Si está instalado VoiceMail Pro, la invitación para unirse a una conferencia esautomática. Para obtener más información, consulte Uso de salas de conferencia .

· Ver las conferencias en curso y agregar usuariosEl operador de SoftConsole puede ver todas las conferencias en curso y agregar participantes a cualquiera deellas. Para obtener más información, consulte Visualización de conferencias .

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Administración de llamadas: Conferencias

3.12.1 Uso de salas de conferencia

Los botones y de la barra de herramientas principal representan las dos salas de conferencia. Estas salas sepueden usar para iniciar conferencias con varios participantes. Si VoiceMail Pro está disponible, puede llamarautomáticamente a cada participante y pedirla que se una a la conferencia.

Para saber si la sala de conferencia está ocupada, haga clic en uno de los dos botones. Si una sala de conferencia estáocupada, los iconos indicadores (BLF) en la ventana de la sala de conferencia mostrarán el estado de los delegados.

No invitado. Invitado. Aceptó la invitación. No aceptó la invitación. Nodisponible

Una conferencia se puede iniciar si están disponibles los botones correspondientes. Si estos botones no están disponibles,es que no se han creado los nombres de las salas de conferencia. Para obtener más información, consulte Configuraciónde conferencias en la sección Configuración de SoftConsole.

Para crear una conferencia:

1. Haga clic en Sala de conferencias 1 o en Sala de conferencias 2. Se abrirá una ventana de sala deconferencia. Si la sala de conferencia está libre, la ventana estará vacía. De lo contrario, mostrará a los participantesactuales de la conferencia.

2. En la sección de Descripción de la conferencia, escriba el tema de la conferencia. El tema solamente aparece enel formulario de la sala de conferencia.

3. En la sección Host de conferencia, escriba el nombre de la persona que solicitó la conferencia. El nombreaparecerá cuando se vean las conferencias actuales del sistema en el panel del directorio. Para obtener másinformación, consulte Visualización de conferencias .

4. Ingrese los usuarios de la conferencia.Haga clic en el botón Agregar usuarios y seleccione a los usuarios en la lista del directorio. Si agrega un usuariopor error, haga clic con el botón secundario en el BLF del usuario y elija Eliminar.

5. Invite a los usuarios a la conferencia.

· Uso de Voicemail Pro, cuando está instalado: es posible invitar a los usuarios haciendo clic en el botón Invitar. Los iconos BLF mostrarán un contornoamarillo. El sistema hará sonar el timbre de cada usuario y lo invitará a la conferencia (nota: el servidor decorreo de voz invitará a los usuarios en tandas de hasta 5, según las conexiones que haya disponibles). Cuandoel usuario responda, recibirá la invitación a la conferencia. Los iconos BLF de la conferencia cambiaránautomáticamente para indicar la respuesta del usuario. Los usuarios pueden responder de las siguientesmaneras:

· Presionar 1 para aceptar la invitación.

· Presionar 2 para rechazar la invitación.

· Presionar 3 para indicar que no están disponibles.

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· Invitar a los usuarios manualmente:Haga clic con el botón secundario en cada usuario y seleccione Llamar. Si los usuarios aceptan, haga clic enAgregar a la sala de conferencias 1 o Agregar a la sala de conferencias 2 en el menú Acciones. Si elusuario no está disponible o rechaza la invitación, finalice la llamada, y haga clic con el botón secundario en elBLF para cambiar el estado de modo de registrar la respuesta del delegado.

Durante el transcurso de una conferencia se pueden agregar otros usuarios usando las acciones Agregar a la sala deconferencias 1 o Agregar a la sala de conferencias 2.

Nota:

· Para agregar usuarios a una sala de conferencias también se puede arrastrar el BLF y soltarlo en la ventana de laconferencia. Pueden usarse los BLF correspondientes a los números internos y externos.


Administración de llamadas: Conferencias

La vista de sala de conferenciasLos iconos dentro de la sala de conferencias se pueden modificar.

Para cambiar la vista de la sala de conferencias:

1. Haga clic con el botón secundario en la ventana de la sala de conferencias.

2. En el menú emergente, seleccione Ver. Los tipos de vista disponibles son: iconos grandes, iconos pequeños,lista de iconos o detalles.

Para cambiar la disposición de los iconos:

1. Haga clic con el botón secundario en la ventana de la sala de conferencias.

2. En el menú emergente, seleccione Organizar. Los iconos se pueden ordenar por nombre, número o estado.

Para cambiar el estado de un usuario:

1. Haga clic con el botón secundario en el BLF del usuario.

2. Seleccione Cambiar estado.

3. Seleccione el estado deseado. Los estados posibles son No invitado, Invitado, Aceptó la invitación,Rechazó la invitación y No disponible.


3.12.2 Inicio de conferencias con llamadas retenidasCon SoftConsole, se puede retener varias llamadas y luego iniciar una conferencia entre ellas. Es la forma más sencilla deiniciar una pequeña conferencia ad hoc entre tres o cuatro partes. Para obtener más información sobre cómo iniciarconferencias con más participantes, consulte Uso de salas de conferencia .

Para iniciar una conferencia con llamadas retenidas:

1. Llame a cada uno de los usuarios con los que desea tener la conferencia y retenga cada llamada.

2. Presione el botón Conferencia.

3. Para salir de la conferencia, haga clic en Colgar.

3.12.3 Visualización de conferenciasEn el panel de directorio se pueden ver todas las conferencias en curso en el sistema IP Office. La lista de conferenciasincluye las conferencias ad hoc iniciadas por otros usuarios y las conferencias iniciadas con SoftConsole. Si está instaladoel centro de conferencias de IP Office, se incluirán en la lista todas las conferencias en curso.

Para ver una conferencia:

· Haga clic en en el panel Directorio. Se listarán los nombres y hosts de las conferencias de SoftConsoleconferencias y del centro de conferencias de IP Office. De las otras conferencias, sólo se indicará el número.

3.12.4 Agregado de usuarios a una conferenciaEl operador de SoftConsole puede agregar interlocutores a cualquier conferencia.

Para agregar un interlocutor a una conferencia:

1. Responda o haga una llamada a un usuario.

2. Haga clic en el panel Directorio para mostrar las conferencias actuales.

3. Haga clic en la conferencia deseada.

4. Haga clic en Acciones > Agregar a la conferencia.

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Funciones

Capítulo 4.


4. FuncionesDesde los menús Acciones y Herramientas, se puede acceder a diversas funciones relativas a las llamadas. Las que no seexplican en esta sección se describen en las secciones relacionadas con el manejo de llamadas.

Las funciones que se explican en esta sección son:

· AnotaciónPermite asociar a las llamadas una anotación en forma de texto.

· Teclado de marcaciónMuestra el formulario Teclado de marcación.

· Liberar puertaPermite abrir puertas controladas, sin necesidad de salir del escritorio.

· IntrusiónPermite intervenir en una llamada activa.

· Page [Localización]Activa la función de localización de personas.

· Volver a intentar la transferenciaIntenta transferir otra vez una llamada que regresa al operador.

· Grabar llamadaActiva la grabación de llamada.

· Enviar mensajeEnvía un mensaje a un usuario a través del sistema de correo electrónico.

· Enviar mensaje de textoPermite al operador enviar un mensaje a un usuario, que aparecerá en la pantalla de teléfono del usuario o enPhone Manager.

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Funciones:

4.1 Agregado de texto a una llamadaEs posible añadir un texto a una llamada. Esta función se conoce como "etiquetado" o "anotación" de llamadas. Puedenusarse para esta función caracteres alfabéticos y numéricos, pero no comas. La longitud máxima predeterminada para losmensajes es 16 caracteres. El administrador de SoftConsole puede configurar la longitud máxima para las notas dellamadas. Para obtener más información, consulte Resumen del modo Administrador . Cuando se transfiere unallamada, el texto aparece en el teléfono de destino, si el equipo es capaz de mostrar texto y la llamada es interna.También se registra dentro del historial de llamadas. Para obtener más información, consulte Visualización del historial dellamadas .

Para agregar texto a una llamada:

1. Haga clic en Acciones > Anotar llamada.También puede presionar F11.

2. Escriba los detalles necesarios y haga clic en Aceptar.

El panel de información de la llamada actual contiene un campo para anotaciones, donde se mostrará el texto ingresado.Cuando se transfiera la llamada, el mensaje aparecerá en la extensión, si el equipo es capaz de mostrar texto.

4.2 Desbloqueo de puertasSoftConsole permite abrir una puerta controlada, sin necesidad de salir del escritorio. Por ejemplo, se puede conectar elinterruptor de un teléfono a un relé que controle la puerta de una plataforma de carga; cuando alguien solicite acceso ala plataforma de carga, usted puede 'desbloquear' la puerta para permitir la entrada. La opción Liberar puerta solamenteestará disponible si se configura un nombre para la puerta. Para obtener más información, consulte Configuración deSoftConsole - Ficha Liberar puerta .

Con SoftConsole pueden controlarse hasta dos puertas. De manera predeterminada, las puertas se desbloquean durante5 segundos.

Para abrir una puerta con SoftConsole:

1. Haga clic en Herramientas > Liberar puerta.

2. Haga clic en el nombre de la puerta deseada para desbloquearla.

4.3 IntrusiónEsta función solamente está disponible si usted tiene permiso para usarla y las otras partes internas han autorizado suuso. Para obtener más información sobre cómo configurar esta opción, consulte al administrador de sistema.

Para intervenir en una llamada activa:

1. Busque al usuario en el panel de directorio.

2. Haga clic en Acciones > Intrusión. También puede presionar F9.

3. Hable con el usuario. Ambos participantes de la llamada podrán oír lo que usted diga.

4. Para finalizar, haga clic en Colgar. Otro modo de terminar la llamada es hacer clic en Acciones > Colgar opresionar el botón Fin.

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4.4 Envío de mensajes de textoSe puede enviar un breve mensaje de texto a un usuario que tenga un teléfono de Avaya con pantalla. La función Enviarmensaje es menos invasiva que intervenir directamente en una llamada. El resultado de usar Enviar mensaje dependedel tipo de teléfono del usuario y de si en ese momento está atendiendo una llamada o no.

· Para usar la función de envío de mensajes, a los usuarios de versiones de IP Office anteriores a 4.0 habrá queconfigurarlos; consulte para ello el manual de instalación de SoftConsole. Para las versiones de IP Office a partir dela 4.0 no hace falta ninguna configuración especial.

· De manera predeterminada, la longitud máxima de los mensajes es 16 caracteres. La longitud de los mensajes seconfigura en la ventana Acciones del teclado. Para obtener más información, consulte Resumen del modoAdministrador .

Para enviar un mensaje de texto:

1. Busque al usuario en el directorio.

2. Haga clic en Acción > Enviar mensaje. También puede presionar Ctrl+M. El campo número de extensión sellenará automáticamente con la información mostrada en el directorio.

3. Ingrese el mensaje y presione Aceptar.

Cuando se envía un mensaje a un teléfono con pantalla Avaya DS Port, la luz indicadora del teléfono se encenderá,independientemente de si el teléfono está libre o en medio de una llamada. En el primer caso, se mostrará el mensaje detexto; en el segundo caso, el mensaje se mostrará después de que el usuario finalice la llamada actual.

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Funciones: Envío de mensajes de texto

4.5 Mensaje instantáneoLa consola puede configurarse para que admita mensajería instantánea . Cuando se la habilita, puede utilizar eldirectorio de la consola para seleccionar y enviar mensajes instantáneos a un usuario.

El otro usuario debe estar utilizando una aplicación que también admita mensajería instantánea. Puede ser one-X Portalfor IP Office, uno de los complementos de one-X Portal for IP Office, one-X Mobile o one-X Communicator.

Para enviar un mensaje instantáneo a un usuario, haga lo siguiente:1.En el panel Directorio, busque el usuario requerido. Haga clic en el usuario y seleccione Enviar mensaje

instantáneo. Si no, presione Ctrl+.

2.Se abre una ventana aparte de mensajería instantánea.

3.Introduzca el mensaje en el cuadro que se encuentra en la parte inferior de la ventana y haga clic en Enviar.

4.Puede alternar entre la ventana de mensajería instantánea y la consola sin interrumpir el funcionamiento deninguna de las dos. Sin embargo, si cierra la ventana de mensajería instantánea se finalizará la sesión de chatactual de esa ventana.

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4.6 Uso de la localización de personasEl operador de SoftConsole puede difundir un mensaje entre un grupo específico de personas. Por ejemplo, llega unallamada entrante y la persona que llama necesita hablar con urgencia con alguien a quien no se puede ubicar. Se puedeentonces estacionar la llamada y difundir un mensaje para que el usuario vaya a atenderla. Este mensaje de localizaciónse oirá en todas las extensiones de teléfono que tengan un altavoz para manos libres y no se estén usando.

Para difundir el mensaje:

1. Haga clic en Page [Localización]. Se abrirá la ventana de localización de personas de un grupo. También puedehacer clic en Acciones > Page [Localización] o presionar F10.

2. Seleccione el grupo destinatario del mensaje y haga clic en Aceptar.

3. Transmita el mensaje.

4. Para finalizar, haga clic en Colgar. También puede hacer clic en Acciones > Colgar o presionar el botón Fin.

4.7 Reintento de transferenciaCuando una llamada se retiene en una extensión ocupada , mediante la combinación de teclas Ctrl+B, al liberarsedicha extensión la llamada se volverá a presentar en SoftConsole, con borde amarillo y la indicación de que la extensiónoriginal de destino ya está libre. En este punto, se puede responder la llamada para realizar una transferencia normal supervisada o no supervisada o usar Ctrl+R para realizar una transferencia no supervisada inmediata, sinresponder la llamada.

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Funciones: Reintento de transferencia

4.8 Grabación de llamadasLas llamadas actuales se pueden grabar, sea en su totalidad o sólo una parte de la llamada. Si se retiene o estaciona lallamada, la grabación se pondrá en pausa, y se reanudará al restablecer la conexión con la llamada. Tratándose dellamadas de conferencia, la grabación se reanuda cuando se agregan participantes. Solamente pueden hacersegrabaciones si está instalado VoiceMail Pro.

Para grabar la llamada actual:

· Haga clic en Grabar llamada.También puede hacer clic en Acciones > Grabar llamada o presionar F5.La conversación se grabará en el buzón propio del operador.

Para terminar la grabación:

· Haga clic en Grabar llamada.También puede hacer clic en Acciones > Grabar llamada o presionar F5.

Aviso: consulte las normas locales en relación con la grabación de llamadas. Si existe la obligación deavisar al interlocutor que la llamada está siendo grabada, consulte al administrador de sistema.

4.9 Envío de correos electrónicosEl operador de SoftConsole puede enviar un mensaje a un usuario a través de Microsoft Outlook.

Para enviar un mensaje por correo electrónico:

1. Haga clic en Herramientas > Enviar mensaje. Se abrirá el formulario para mensajes de correo electrónico.También puede presionar Ctrl+E.

2. Complete los detalles necesarios y envíe el correo electrónico de la manera habitual.


4.10 Uso del teclado de marcaciónPara marcar un número de teléfono, se puede usar el "teclado de marcación".

Para hacer una llamada con el teclado de marcación:

1. Haga clic en Herramientas > Teclado de marcación. Se abrirá la ventana Teclado de marcación.

También puede hacer clic en

2. Escriba el número de teléfono deseado en el campo "Número a marcar". Puede usar los caracteres de marcado en elteclado de marcación en pantalla o el teclado del equipo.

3. (Opcional) Si desea ingresar notas para la llamada, hágalo en la sección Notas de la llamada.

4. Haga clic en Marcar para iniciar la llamada.


Configuración

Capítulo 5.


5. Configuración5.1 La ventana de inicio de sesiónCada usuario puede tener un perfil con sus preferencias de configuración de SoftConsole. Algunas opciones de telefoníaestán disponibles a través de la ventana de inicio de sesión.

Para ver la ventana de inicio de sesión:

1. Haga clic en Inicio > Programas > IP Office > SoftConsole. Se abrirá la ventana de inicio de sesión de IP OfficeSoftConsole.

2. Haga clic en Expandir para ver toda la ventana de inicio de sesión.

Si ya está en SoftConsole y lo desea, puede ver la ventana de inicio de sesión.

Para ver la ventana de inicio de sesión desde SoftConsole:

1. Haga clic en Archivo > Inicio de sesión. Se le preguntará si desea guardar los cambios que hubiera hecho a superfil.

2. Haga clic en Sí o en No. Se abrirá la ventana compacta de inicio de sesión.

3. Haga clic en Expandir para ver toda la ventana de inicio de sesión.

Las opciones de telefonía disponibles desde la ventana completa de inicio de sesión son:

· PerfilCada usuario puede tener un perfil con sus preferencias de configuración de SoftConsole. La lista incluye todos losperfiles disponibles. El perfil que se elija será el perfil predeterminado la próxima vez que se inicie SoftConsole. Si secambia el perfil, habrá que volver a ingresar el nombre de usuario y la contraseña.

· Llamada en esperaEsta opción hace que suene un tono de llamada en espera cuando durante el transcurso de una llamada se recibeuna llamada nueva. En cuanto se abandone la llamada anterior, el sistema presentará inmediatamente la llamadanueva. Esta opción no se tiene en cuenta si el teléfono cuenta con varias apariencias de llamada.

· Estación descolgadaSi se selecciona esta opción, se activará la función Estación descolgada durante la sesión actual. Esta opción suelenaplicarla los operadores que usan las funciones de manos libres del teléfono. SoftConsole controlará elfuncionamiento del teléfono. Desmarque esta opción solamente si tiene un teléfono analógico en el que pararesponder o finalizar llamadas se usa el auricular.

· Mostrar plantillasEsta opción determina la inclusión de las plantillas en la lista del perfil. Si desea ver en el listado tanto las plantillascomo los perfiles, seleccione esta opción. La lista incluirá las plantillas predefinidas. Para obtener más información,consulte Plantillas predeterminadas .

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Configuración: La ventana de inicio de sesión

5.2 Guardado del perfilLa apariencia de algunas partes de la pantalla de SoftConsole se puede cambiar; por ejemplo, el tamaño de los paneles.Los cambios se pueden guardar en el perfil de usuario, para que sigan activos la próxima vez que inicie sesión enSoftConsole.

Para ocultar o mostrar los paneles de llamadas retenidas y BLF, hay que iniciar sesión en SoftConsole con derechos deadministrador. Para obtener más información, consulte Modo Administrador .

Se puede configurar SoftConsole de modo que guarde automáticamente los cambios realizados. Para obtener másinformación, consulte Configuración de SoftConsole - Ficha SoftConsole .

Para guardar el perfil actual:

1. Haga clic en Archivo > Guardar perfil.

Para guardar el perfil con otro nombre:

1. Haga clic en Archivo > Guardar perfil como. Se abrirá la ventana Guardar perfil como.

2. Ingrese un nuevo nombre de archivo.

3. Haga clic en Aceptar. El perfil se guardará y la barra de estado mostrará el nuevo nombre de perfil.

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5.3 Modo AdministradorSoftConsole se puede iniciar en modo Administrador. Cuando se ejecuta en este modo, no se puede acceder a lasfunciones de telefonía.

En el modo administrativo se puede:

· Crear y modificar perfiles de usuario.

· Corregir la longitud de las notas de llamada. Para obtener más información, consulte Ficha Acciones del teclado .

· Crear y modificar plantillas.

· Eliminar o presentar los paneles BLF, Llamadas retenidas y Espacios de estacionamiento.

Para iniciar SoftConsole en modo Administrador:

1. En la pantalla de inicio de sesión, ingrese:

Nombre de usuario: Administrador

Contraseña:: password (es la contraseña predeterminada del Administrador).

SoftConsole se iniciará en modo Administrador. La barra de estado indica que el modo actual es el de Administrador yque no hay conexión con IP Office.

La contraseña predeterminada se puede cambiar.

Para cambiar la contraseña del Administrador:

1. Inicie SoftConsole en modo Administrador.

2. Haga clic en Archivo >Cambiar la contraseña del administrador. Se abrirá la pantalla Cambiar la contraseña delAdministrador.

3. Ingrese la contraseña anterior. La contraseña se mostrará como asteriscos.

4. Ingrese la nueva contraseña.Tome nota de la nueva contraseña con cuidado de distinguir mayúsculas de minúsculas, ya que se tiene en cuentaesta distinción. La nueva contraseña se mostrará como asteriscos.

5. Ingrese otra vez la nueva contraseña para confirmarla.

6. Haga clic en Aceptar.

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Configuración: Modo Administrador

5.3.1 Edición de un perfilPara poder editar los perfiles de usuario, es necesario estar en modo Administrativo.

Para cambiar el perfil de un usuario:

1. En la pantalla de inicio de sesión de SoftConsole, seleccione el perfil que desea modificar.

2. Inicie sesión como Administrador.

3. Haga los cambios necesarios.

4. Haga clic en Archivo > Guardar perfil para guardar el perfil.

5.3.2 Uso de plantillasPara crear los perfiles de usuario, se pueden usar plantillas. SoftConsole trae tres plantillas predefinidas. Para obtenermás información, consulte Plantillas predeterminadas en el apéndice. Para crear y editar plantillas hay que iniciarsesión en SoftConsole en modo administrativo.

Para crear una plantilla nueva:

1. Inicie sesión en SoftConsole como administrador. Asegúrese de tener cargada una plantilla que servirá de modelopara la plantilla nueva.

· Cuando inicie sesión, haga clic en Expandir. Seleccione un perfil llamado AdminTemplate1, AdminTemplate2 oAdminTemplate3.

2. Cambie el diseño según sea necesario. Las partes que se pueden cambiar son:

· El tamaño de los paneles.

· La cantidad de espacios de estacionamiento.

· La selección de paneles visibles.

3. Haga clic en Archivo > Guardar plantilla para guardar la plantilla.

4. Ingrese un nombre para la plantilla y haga clic en Aceptar.

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5.4 Configuración de SoftConsoleLas opciones de configuración de SoftConsole se pueden modificar.

Para ver las fichas de configuración:

1. Haga clic en Configurar preferencias.También puede hacer clic en Herramientas > Configurar preferencias > Seleccione la opción deseada.

Las opciones que se pueden cambiar se agrupan en 11 fichas. Las fichas son:

· AparienciaPermite cambiar la apariencia general de SoftConsole. Por ejemplo, la fuente, los colores que se usan para indicar elestado de la llamada y la máscara general de la aplicación. Para obtener más información, consulte Ficha Apariencia

.

· Grupos BLFEs posible crear, editar y eliminar grupos BLF. También se puede cambiar el orden en que aparecen los grupos. Paraobtener más información, consulte Ficha Grupos BLF .

· En conferenciaPermite ingresar los nombres de las salas de conferencia. Para obtener más información, consulte Ficha Enconferencia .

· DirectoriosPermite indicar qué información de directorio se podrá incluir en la presentación de directorios y en las propiedadesde cada una de las entradas. Para obtener más información, consulte Ficha Directorios .

· Liberar puertaIngrese un nombre de puerta para que la opción se active. Para obtener más información, consulte Ficha Liberarpuerta .

· Llamadas entrantesSe puede relacionar con las llamadas entrantes un nombre para mostrar. También se puede presentar un script oreproducir un archivo de medios en particular al recibir llamadas desde determinados números. Para obtener másinformación, consulte Ficha Llamadas entrantes .

· Acciones del tecladoSe puede indicar qué sucederá en SoftConsole cuando se comience a presionar caracteres alfabéticos o numéricosdel teclado. Para obtener más información, consulte Ficha Acciones del teclado .

· Asignación de tecladoSe puede ver y, de ser necesario, cambiar los accesos directos de teclados que se usan en SoftConsole. Para obtenermás información, consulte Ficha Asignación de teclado .

· Espacios de estacionamientoPermite indicar qué botones de espacio de estacionamiento están disponibles y los identificadores de espacio deestacionamiento asignados a cada botón. Para obtener más información, consulte Ficha Espacios de estacionamiento

.

· Modo de colaPermite configurar y supervisar hasta ocho colas. Para obtener más información, consulte Ficha Modo de cola .

· SoftConsolePermite configurar el modo en que SoftConsole guarda los cambios que se hagan al diseño de pantalla y elcomportamiento al minimizarla o cerrarla. Para obtener más información, consulte Ficha SoftConsole .

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Configuración: Configuración de SoftConsole

5.4.1 Ficha AparienciaDesde esta ficha, se puede cambiar la apariencia general de IP Office SoftConsole. Por ejemplo, se puede cambiar lafuente y los colores utilizados para indicar el estado de la llamada.

Para cambiar la apariencia de la consola:

1.Haga clic en Preferencias y seleccione la ficha Apariencia . También puede seleccionar Herramientas |Preferencias - Configurar | Apariencia.

2.Cambie la configuración según sea necesario.

· Fuente Seleccione en la lista desplegable la fuente deseada.

· Aplicar máscara personalizada Marque esta opción para seleccionar y usar una máscara personalizada. Una máscara es un conjunto dearchivos que definen la apariencia general de la consola. Si no se marca la opción, la consola utiliza de formapredeterminada la máscara tradicional para sistemas anteriores a la versión 10.0.

· Máscara personalizada Si esta opción está seleccionada, puede navegar hasta la ubicación del archivo de definición de máscaras.Actualmente, solo se proporciona como máscara predeterminada la máscara "azul" que se usa de formapredeterminada para instalaciones de consolas nuevas.

· Estado llamada Puede configurar los colores que se usan para el borde del panel Detalles de llamada. Se pueden establecercolores diferentes para:

· Inactivo

· Alerta - Entrante

· Alerta - Saliente

· Conectado

· Devolver llamada


5.4.2 Ficha Grupos BLFLas indicaciones luminosas del estado de ocupado (BLF, por sus siglas en inglés) muestran de un vistazo el estado de losusuarios y sirven para llamarlos con marcación rápida. También se pueden agregar iconos para otros números, aunquesolamente sean para hacer marcación rápida. Los iconos BLF se pueden agrupar para que aparezcan en fichas condiferentes nombres.

Para ver la ficha de configuración de grupos BLF:

· Haga clic en Configurar preferencias > Grupos BLF. También puede hacer clic en Herramientas >Configurar preferencias > Grupos BLF.

En el menú aparecerá el nombre de cada grupo y los nombres de sus miembros. Puede usar los botones de control paraajustar los grupos BLF.

· NuevoCrea un grupo nuevo. Para obtener más información, consulte Configuración de grupos BLF .

· EditarPermite modificar el grupo seleccionado. Para obtener más información, consulte Configuración de grupos BLF

.

· EliminarPermite eliminar el grupo seleccionado.

Las fichas de BLF en el panel BLF se presentan en el mismo orden en que aparecen los grupos BLF en la lista. Paracambiar el orden de los grupos BLF, seleccione uno de ellos y haga clic en Subir o en Bajar. La posición del grupo en lalista se cambiará una posición hacia arriba o hacia abajo.

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5.4.2.1 Configuración de grupos BLF

Los iconos BLF se pueden agrupar por similitud. Por ejemplo, agrupar los números de extensión que se usanhabitualmente para el equipo de ventas.

Para crear un nuevo grupo BLF:

1. Haga clic en Configurar preferencias > Grupos BLF > Nuevo.También puede hacer clic en Herramientas > Configurar preferencias > Grupos BLF > Nuevo.

2. Ingrese un nombre exclusivo para el grupo BLF.

3. Seleccione a los miembros deseados en la lista 'Miembros fuera del grupo BLF' y luego haga clic en Agregar.

· Los detalles aparecerán en la lista Miembros del grupo BLF, a la derecha del cuadro de diálogo. Para agregarmás de un miembro a la vez, mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en cada miembro. Cuando todos losmiembros estén seleccionados, haga clic en el botón Agregar.

4. Haga clic en Aceptar cuando termine de agregar miembros al grupo. Regresará al formulario de configuración degrupos BLF. El nuevo grupo BLF se añade al final de la lista.

Para abrir la ventana Nuevo grupo BLF desde la pantalla principal:

1. Haga clic con el botón secundario en un área vacía del panel BLF; se abrirá un menú emergente.

2. Haga clic en Nuevo > Grupo BLF. Se abrirá la ventana Nuevo grupo BLF.

Para modificar un grupo BLF:

1. Haga clic en Configurar preferencias > Grupos BLF.También puede hacer clic en Herramientas > Configurar preferencias > Grupos BLF.

2. Seleccione el grupo BLF que desea modificar.

3. Haga clic en Editar.

4. Agregue o elimine miembros en el grupo.



5.4.3 Ficha En conferenciaSe puede dar nombre a cada una de las dos salas de conferencia admitidas por SoftConsole. Los nombres aparecerán enlas pantallas de los teléfonos de los usuarios internos presentes en la sala de conferencias. Las salas de conferencia noestarán disponibles a menos que se les ponga nombre.

Para ver la ficha de configuración En conferencia:

· Haga clic en Configurar preferencias > En conferencia. También puede hacer clic en Herramientas >Configurar preferencias > En conferencia.

Ingrese el nombre deseado para cada sala de conferencia. Los nombres pueden contener hasta 10 caracteres y nopueden repetirse.



5.4.4 Ficha DirectoriosSe puede indicar qué información de directorio se incluirá en la presentación de directorios. También se puede estipular lainformación que se incluirá en las propiedades de cada una de las entradas.

· Nota: Las entradas de usuarios de IP Office, grupos de búsqueda y directorio que se muestran dentro deSoftConsole solamente se actualizan cuando se inicia SoftConsole. Si se hacen cambios al directorio de IP Office,habrá que reiniciar SoftConsole.

Para ver la ficha de configuración Directorios:

· Haga clic en Configurar preferencias > Directorios.También puede hacer clic en Herramientas > Configurar preferencias > Directorios.

Sección Acceso de directorio

Cuando se presiona en el directorio, se muestran los números de directorio que no corresponden a usuarios de IPOffice y grupos. Las opciones de Acceso de directorio indican de dónde se obtendrán esos números.

· Directorio local de IP Office SoftConsoleSon los números de directorio y los nombres asociados que se almacenan en SoftConsole. Para obtener másinformación, consulte Ficha Llamadas entrantes .

· Directorio de IP Office Son números de directorio y los nombres asociados que se almacenan en el sistema IP Office y compartidos portodos los usuarios de IP Office.

· Carpeta de contactos de Microsoft OutlookEstas opciones permiten incluir en el directorio las entradas de libretas de direcciones de Outlook contenidas en lamisma PC.

Sección Mostrar campos para Buscar resultados

Cuando a una búsqueda en el directorio encuentra una sola entrada del directorio, el panel correspondiente muestra unaserie de datos relacionados con esa entrada. Las opciones de Mostrar campos para Buscar resultados indican qué camposde información se presentarán.

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5.4.5 Ficha Liberar puertaPara poder controlar puertas con SoftConsole, primero hay que configurarles nombres; una vez hecho esto, ya seráposible controlarlas con SoftConsole.

Para ingresar nombres para las puertas:

1. Haga clic en > Liberar puerta. Se abrirá la ventana Liberar puerta. El campo Código de entrada contiene elnúmero del relé de puerta que se debe activar, que puede ser 1 ó 2. Los códigos de entrada no se pueden cambiar.

2. En el campo Nombre de puerta, escriba el nombre que desea usar para la puerta. Por ejemplo, la puerta de laplataforma de carga se podría bautizar así: "Plataforma de carga".


4. Ya se puede abrir puertas seleccionando la opción Liberar puerta en el menú Herramientas. El nombre de lapuerta se selecciona en el menú.



5.4.6 Ficha Llamadas entrantesEs posible configurar nombres y números de directorio. Éstos se podrán ver en el panel de directorio de SoftConsolejunto con los usuarios de IP Office, los grupos de búsqueda y los números de directorio del sistema.

Los números de directorio se pueden usar para hacer llamadas salientes. También sirven para mostrar el nombre de lapersona que llama, cuando el número desde el que se hace la llamada entrante coincide con una entrada del directorio.Además, se pueden configurar archivos de script y archivos de medios específicos, que se reproducirán al recibirllamadas desde determinados números.

Para ver la ficha de configuración de llamadas entrantes:

· Haga clic en Configurar preferencias > Llamadas entrantes.También puede hacer clic en Herramientas > Configurar preferencias > Llamadas entrantes.

Aparecerán las entradas actuales del directorio de SoftConsole. Seleccione la acción que desea realizar, mediante losbotones disponibles:

· NuevoAgrega una nueva entrada en directorio. Para obtener más información, consulte Configuración de listas de directorio

.

· EditarPermite modificar la entrada seleccionada. Para obtener más información, consulte Configuración de listas dedirectorio .

· EliminarPermite eliminar la entrada seleccionada.

· Abrir archivo de directorioCambia el archivo que se usa para almacenar las entradas de directorio de SoftConsole. Al hacer clic en este botón,se mostrarán las entradas del archivo seleccionado y se las empezará a usar.

· Archivo de scriptPuede asociarse con los números de las llamadas entrantes o salientes un script, que ofrecerá al operadorinformación pertinente al número de teléfono, por ejemplo, el nombre de la empresa e instrucciones específicas.Cuando el operador maneja llamadas para más de una empresa, es fundamental que pueda usar el nombre de laempresa correcta al responder las llamadas entrantes, y para eso sirven los archivos de script.

Un script es un texto guardado en la forma de archivo .TXT o .RTF, que se muestra al operador cuando llega una llamadadesde un número que coincide con el ingresado en el campo Número. Use el botón Examinar para buscar y seleccionarun archivo de script en la PC o en la red.

Archivos de medios

El nombre del archivo .WAV que se reproducirá cuando al operador se le presente una llamada. Use el botón Examinarpara buscar y seleccionar un archivo .WAV en la PC o en la red.

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5.4.6.1 Configuración de listas de directorio

En la Ficha Llamadas entrantes , se pueden crear entradas nuevas y editar las propiedades de las entradas yacreadas.

Las propiedades son:

· NombreEl Nombre que se desea asociar con la entrada de directorio.

· NúmeroEl número de teléfono que se marcará al seleccionar la entrada de directorio.

· Archivo de scriptPuede asociarse con los números de las llamadas entrantes o salientes un script, que ofrecerá al operadorinformación pertinente al número de teléfono, por ejemplo, el nombre de la empresa e instrucciones específicas.Cuando el operador maneja llamadas para más de una empresa, es fundamental que pueda usar el nombre de laempresa correcta al responder las llamadas entrantes, y para eso sirven los archivos de script.

· Un script es un texto guardado en la forma de archivo .TXT o .RTF, que se muestra cuando se presenta unallamada cuyo número coincide con el ingresado en el campo Número. Use el botón Examinar para buscar yseleccionar un archivo de script en la PC o en la red.

· Archivo de mediosEl nombre del archivo .WAV que se reproducirá cuando se presente una llamada. Use el botón Examinar parabuscar y seleccionar un archivo .WAV en la PC o en la red.

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5.4.7 Ficha Acciones del tecladoSoftConsole se puede configurar para indicar qué debe ocurrir cuando el usuario comienza a presionar caracteresalfabéticos o numéricos del teclado.

Para ver la ficha de configuración de acciones del teclado:

· Haga clic en Configurar preferencias > Acciones del teclado.También puede hacer clic en Herramientas > Configurar preferencias > Acciones del teclado.

Seleccione la acción predeterminada para las teclas alfabéticas. Las opciones son:

· Comenzar búsqueda de directorio. Ésta es la opción predeterminada.

· Abrir la ventana Anotación de llamada.

Seleccione la acción predeterminada para las teclas numéricas. Las opciones son:

· Comenzar búsqueda de directorio. Ésta es la configuración predeterminada.

· Abrir teclado de marcación emergente.

Longitud máxima de las notas de la llamada

El campo Longitud máxima de las notas de la llamada solamente es visible cuando SoftConsole se ejecuta en modo deadministrador. Para obtener más información, consulte Modo Administrador .

La longitud indicada también se aplica a los mensajes de texto que se envíen con la función Enviar mensaje. El valorpredeterminado es 16 caracteres. Si se aumenta este valor, puede ocurrir que en algunos teléfonos y aplicaciones la notano pueda verse entera.

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5.4.8 Ficha Asignación de tecladoLos accesos directos de teclado usados en SoftConsole se pueden ver y, de ser necesario, modificar.

Para ver la ficha de configuración Asignación de teclado:

· Haga clic en Configurar preferencias > Asignación de teclado.También puede hacer clic en Herramientas > Configurar preferencias > Asignación de teclado.

Puede usar la lista desplegable Categoría para seleccionar los conjuntos de accesos directos que desea ver.

Para cambiar un acceso directo:

1. Haga clic en la tecla de acceso directo actual.

2. Con el control desplegable que aparecerá, seleccione el nuevo acceso directo deseado. Si el nuevo acceso directo yase está usando para otra función, aparecerá un aviso.

Si lo desea, puede restablecer todos los accesos directos predeterminados; para ello, haga clic en Restablecer todo.Para obtener más información sobre la configuración predeterminada, consulte Teclas de acceso directo en elapéndice.

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5.4.9 Ficha Espacios de estacionamientoSe puede configurar la cantidad de botones de espacio de estacionamiento que estarán disponibles y los identificadoresde espacio de estacionamiento asociados con cada botón.

Para ver la ficha de configuración de espacios de estacionamiento:

· Haga clic en Configurar preferencias > Espacios de estacionamiento.También puede hacer clic en Herramientas > Configurar preferencias > Espacios de estacionamiento.

· NuevoPermite agregar un botón nuevo, hasta un máximo de 16 botones. Para obtener más información, consulte lasección Configuración de espacios de estacionamiento .

· EditarPermite cambiar el identificador de espacio de estacionamiento asignado al botón seleccionado. Para obtener másinformación, consulte la sección Configuración de espacios de estacionamiento .

· EliminarElimina de la lista el espacio de estacionamiento seleccionado.

· Subir / BajarSe puede cambiar el orden de los espacios de estacionamiento configurados, subiendo o bajando el espacioseleccionado.

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5.4.9.1 Configuración de espacios de estacionamiento

En la ficha Espacios de estacionamiento se pueden crear entradas nuevas y editar las propiedades de las entradas yacreadas.

Identificador de espacio de estacionamientoLos identificadores pueden ser alfanuméricos (contener tanto números como letras). Pero solamente podránatenderse usando un teléfono aquellas llamadas estacionadas en espacios con identificadores numéricos. Lasllamadas estacionadas en espacios cuyos identificadores contengan letras solamente se podrán atender con PhoneManager o con teléfono con teclas programables a las que se les haya configurado el mismo identificador, que nopuede contener espacios.

Acceso directoUn acceso directo de teclado con el cual el operador puede estacionar una llamada en un espacio determinado osacarla de allí.

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5.4.10 Ficha Modo de colaPuede configurarse la supervisión de cola para un grupo de búsqueda determinado, el cual se deberá crear dentro delsistema IP Office con la opción de colas habilitada. Para obtener más información, consulte al administrador de sistema.

Se pueden configurar y supervisar hasta ocho colas; una de ellas se configurará como cola de rellamada.

Para ver la ficha de configuración de colas:

· Haga clic en Configurar preferencias > Cola.También puede hacer clic en Herramientas > Configurar preferencias > Cola.

Se mostrarán los detalles de las colas supervisadas, entre ellos, los umbrales de alarma. Los umbrales de alarma serelacionan con la cantidad de llamadas y con la llamada que lleva más tiempo en espera.

La cola de rellamada muestra aquellas llamadas que estaban en la cola, se respondieron y luego se transfirieron, perosin que esta llamada se respondiera. En vez de regresar la llamada al final de la cola original, se la coloca en una colanueva denominada "de rellamadas".

Las colas se pueden modificar con estos botones:

· NuevoAgrega una nueva cola a la lista de supervisión. Para obtener más información, consulte Configuración de colas .

· EditarPermite modificar la configuración de la cola seleccionada. Para obtener más información, consulte Configuración decolas .

· EliminarPermite eliminar la cola seleccionada.

· Subir/BajarPermite modificar el orden de presentación de las colas.

· Preferencias de colorEs posible ajustar el color que se usa con las colas para las condiciones normales y las condiciones de alarma.

· Manejo de alarmasSe puede configurar lo que sucede cuando en una cola se alcanza el umbral de alarma. Las opciones son:

· Restaurar automáticamente IP Office SoftConsole.

· Preguntar si deseo restaurar IP Office SoftConsole.

· Ignorar la alarma.

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5.4.10.1 Configuración de colas

Al seleccionar Editar o Crear en la ficha Modo de cola , se abre la pantalla Propiedades de cola. Si se tieneseleccionada una cola ya creada, en el formulario aparecerán los detalles pertinentes.

Los campos muestran los detalles de la cola. Los cambios que se realicen aquí se aplicarán a la cola seleccionada.

· Nombre de colaUna lista de las colas disponibles. Seleccione la que desee.

· Acceso directoSeleccione la combinación de teclas que desea usar para la nueva cola.

· Configuración de alarmas

· Cantidad de llamadas en colaEsta opción se puede activar o desactivar. La alarma se produce cuando la cantidad de llamadas dentro de unacola alcanza el número indicado en el cuadro "Llamadas".

· LlamadasLa cantidad de llamadas que pueden almacenarse en una cola antes de que se produzca la alarma.

· Mayor tiempo de esperaEsta opción se puede activar o desactivar. Cuando está activa, se producirá una alarma si el tiempo de esperade una llamada alcanza el valor configurado en el cuadro "Segundos".

· SegundosLa cantidad de segundos que una llamada puede esperar en la cola antes de que se produzca una alarma.

· Reproducir archivo de mediosCuando se produce un estado de alarma, se puede reproducir un sonido específico a modo de alarma. Si deseaasociar un archivo de medios con una alarma, haga clic en Buscar archivo de medios para localizar el archivo.

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5.4.11 Ficha SoftConsoleLa manera en que SoftConsole guarda los cambios hechos al diseño de pantalla y el comportamiento de la aplicación alminimizarla o cerrarla se pueden configurar.

Para ver la ficha de configuración de Soft Console:

· Haga clic en Configurar preferencias > Soft Console.También puede hacer clic en Herramientas > Configurar preferencias > Soft Console.

Seleccione las opciones generales deseadas:

· Pop SoftConsole:Cuando se recibe una llamada entrante, SoftConsole "salta" delante de cualquier otra aplicación que esté enejecución.

· Ocultar al cerrar:Esta opción indica que al cerrar la aplicación, en vez de salir de SoftConsole, la aplicación se minimice y vaya a labandeja de sistema de la barra de tareas de Windows.

Seleccione el modo de guardado deseado:

· Guardar automáticamente los cambios a mi perfil:En este modo, al cerrar SoftConsole se guardarán automáticamente todos los cambios hechos al perfil.

· Preguntar para guardar los cambios a mi perfil:En este modo, al cerrar SoftConsole aparece un cuadro de diálogo, en el cual se puede seleccionar si se deseaguardar los cambios o abandonarlos.



5.4.12 Mensaje instantáneoPuede utilizar la consola para enviar mensajes instantáneos a otros usuarios. Consulte Mensajería instantánea . Parapoder hacerlo, la consola debe configurarse con detalles del servidor de mensajería instantánea (one-X Portal for IPOffice).

Para configurar la mensajería instantánea, se debe hacer lo siguiente:

1.Haga clic en Preferencias y seleccione la ficha Mensajería instantánea . Si no, seleccione Herramientas |Configurar preferencias | Mensajería instantánea.

2.Seleccione las opciones de la siguiente manera:

· Habilitar mensajería instantánea Seleccione esta opción para habilitar la mensajería instantánea de la consola. Hasta que se realice laconfiguración, en la barra de estado de la consola se muestra MI desconectada.

3.Haga clic en Aceptar.

51


Apéndice

Capítulo 6.


6. Apéndice6.1 Plantillas predeterminadasCon la instalación de la aplicación SoftConsole, se incluyen las siguientes plantillas.

AdminTemplate1

Paneles presentados: Detalles de llamada, Directorio, Cola, Llamadas retenidas, BLF y Espacio de estacionamiento (con16 espacios).

AdminTemplate2

Paneles presentados: Detalles de llamada, Directorio, Cola, Llamadas retenida, y Espacio de estacionamiento (con 16espacios). El panel BLF no se muestra.

AdminTemplate3

Paneles presentados: Detalles de llamadas, Directorio y Cola. Si se crea un perfil con la plantilla AdminTemplate3, elusuario no podrá ver el historial de llamadas. Para obtener más información, consulte Historial de llamadas en lasección Ventana principal.

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Apéndice: Plantillas predeterminadas

6.2 Teclas de acceso directoEn las secciones que siguen se muestran las teclas de acceso directo predeterminadas de SoftConsole. Todas ellas sepueden configurar con el menú Herramientas > Configurar preferencias > Asignación de teclado.

Accesos directos para control de llamadas

· Alternar llamadas: Ctrl + A

· Anotar llamada: F11

· Contestar llamada: Intro

· Hacer una llamada nueva: F12

· Colgar: Fin

· Retener llamada: F4

· Retener la llamada actual y responder automáticamente la siguiente: F7

· Retener la llamada actual en una extensión ocupada: Ctrl + B

· Intrusión: F9

· Localización de personas: F10

· Reclamar llamada: F6

· Grabar llamada: F5

· Transferir llamada: F2

· Finalizar una transferencia: Ctrl + T

· Reintentar la transferencia de una llamada regresada: Ctrl + R

· Transferir a correo de voz: F3

· Agregar a conferencia: Mayús + Ctrl + F10

· Agregar a la sala de conferencias 1: Mayús + Ctrl + F11

· Agregar a la sala de conferencias 2: Mayús + Ctrl + F12

Teclas de acceso rápido de la aplicación

· Restaurar la aplicación SoftConsole: Pausa

· Alternar entre modo de vista normal y modo de vista compacta: Inicio

Accesos directos de BLF

· Llamar al miembro seleccionado del grupo BLF: Ctrl + Alt + C

· Vista de iconos grandes de BLF: Ctrl + Alt + G

· Vista de iconos pequeños de BLF: Ctrl + Alt + S

· Vista de lista BLF: Ctrl + Alt + I

· Vista de detalles BLF: Ctrl + Alt + D

· Ordenar los iconos BLF por nombre: Ctrl + Alt + N

· Ordenar los iconos BLF por número: Ctrl + Alt + M

· Ordenar los iconos BLF por estado: Ctrl + Alt + U

· Ordenar los iconos BLF horizontalmente: Ctrl + Alt + H

· Ordenar los iconos BLF verticalmente: Ctrl + Alt + V

· Crear nuevo grupo BLF: Ctrl + Alt + R

· Crear nuevo miembro de grupo BLF: Ctrl + Alt + B

· Editar propiedades de grupos BLF o miembros del grupo BLF: Ctrl + Alt + P


Accesos directos para el directorio

· Nueva búsqueda de directorio: Ctrl + S

· Llamar a la entrada seleccionada en el directorio: Ctrl + C

· Mostrar propiedades de la entrada seleccionada: Ctrl + P

· Mostrar detalles de elemento de búsqueda de la entrada seleccionada: Mayús + Intro

· Enviar mensaje de correo electrónico al usuario seleccionado: Ctrl + E

· Enviar mensaje al usuario seleccionado: Ctrl + M

· Vista de directorios: Ctrl + Y

· Vista de conferencia: Ctrl + F

· Mostrar/ocultar entradas de usuario: Ctrl + U

· Mostrar/ocultar entradas de grupo: Ctrl + G

· Mostrar/ocultar entradas de directorio: Ctrl + D

Accesos directos para llamadas retenidas

· Contestar la llamada retenida: Ctrl + Alt + A

· Contestar la llamada que lleve más tiempo retenida: Ctrl + Alt + L

· Iniciar conferencia con llamadas retenidas: F8

· Transferir llamada retenida: Ctrl + Alt + T

Accesos directos del modo de cola

· Capturar llamada de la cola 1: Mayús + F1








Accesos directos de herramientas

· Sala de conferencias 1: Mayús + Ctrl + F4

· Sala de conferencias 2: Mayús + Ctrl + F5

· Liberar puerta 1: Mayús + Ctrl + F1

· Liberar puerta 2: Mayús + Ctrl + F2

· Teclado de marcación: Mayús + Ctrl + F3

· Llamar al correo de voz: Ctrl + V


Apéndice: Teclas de acceso directo

Accesos directos para espacios de estacionamiento

· Estacionar una llamada en el espacio 1 o sacarla de allí: Alt + F1












· Estacionar una llamada en el espacio 13 o sacarla de allí: Mayús + F9





6.3 Botones de la barra de herramientas

Barra de herramientas principal

Inicio de sesión Colgar (llamada actual)

Guardar perfil Page [Localización de personas]

Hacer una llamada Grabación de llamadas

Responder llamada entrante oen espera

Vista compacta

Retener llamada actual Teclado de marcación

Transferir Sala de conferencias 1

Transferencia completa Sala de conferencias 2

Volver a intentar latransferencia

Configurar preferencias

Iniciar conferencia con lasllamadas retenidas

Panel de directorio

Llamadas Mostrar/ocultar entradas de usuario

Propiedades de la entrada dedirectorio

Mostrar/ocultar entradas de grupo

Ver elementos del directorio Mostrar/ocultar entradas de directorio

Ver conferencias activas

Panel de llamadas retenidas

Contestar la llamada retenidaseleccionada

Iniciar conferencia con llamadasretenidas

Contestar la llamada con mayortiempo de espera

Transferir llamada retenida


Apéndice: Botones de la barra de herramientas

6.4 Solución de problemas

No se pueden usar las funciones "Force Extension Status [Forzar estado de extensión]"o "Estado de servicio de grupo".Cuando se inicia SoftConsole, transcurrirá un lapso de algunos segundos antes de que el operador pueda usar estasfunciones. Durante ese lapso, los formularios de propiedades de entradas de directorio y de estado de servicio de grupotendrán un botón de cierre, en vez de los botones Aceptar y Cancelar. Cierre el formulario, espere unos segundos yvuelva a abrir el formulario para intentar otra vez.

Las llamadas no respondidas no regresan al operador.Consulte al administrador de su sistema. Para que las llamadas no respondidas regresen al operador, hay que configurarcon IP Office Manager un plazo para regreso de transferencias en la ficha Usuario > Telefonía de la configuraciónde IP Office.

Durante el inicio de sesión aparece una pantalla de aviso de Microsoft Outlook.Si en la ficha Directorios se activó el acceso a la carpeta de contactos de Microsoft Outlook, puede ocurrir que se abrauna ventana de aviso relacionada con dicho programa cuando el operador abra SoftConsole o use la opción de envío decorreo electrónico. En tal caso:

1. Marque la casilla Allow access for [Permitir acceso durante] y en la lista haga clic en un plazo.

2. Haga clic en Sí. Esto es necesario para que SoftConsole tenga permiso para recuperar contactos de Outlook.

Para obtener más información, consulte el sitio web de soporte de Microsoft.

Cómo exportar directorios.Las entradas del directorio local se pueden exportar a un archivo en formato .CSV. La herramienta de exportación dedirectorios no solamente sirve para el directorio local sino para todos los que aparecen en el panel de directorios. Porejemplo, si solamente se ha presionado el botón Mostrar usuarios, solamente se exportarán las entradascorrespondientes. Si se selecciona el nombre de un archivo existente, se sobrescribirá su contenido.

Para exportar el directorio local del operador:

1. Haga clic en Directorio > Exportar.

2. Ingrese un nombre para el archivo y haga clic en Aceptar.

¿Cómo se puede eliminar un perfil?Los perfiles que ya no se necesiten se pueden eliminar.

Para eliminar un perfil:

1. Haga clic en Archivo > Guardar perfil como.

2. Seleccione el perfil que desea eliminar.

3. Presione el botón Eliminar.

4. Una vez eliminados todos los perfiles innecesarios, haga clic en Cancelar para regresar a la pantalla principal.

65


Índice

ÍndiceAAcciones del teclado 70Administración de llamadas

Entrante 34

Anotación 49

Apariencia 61

Aplicar máscara 61

BBarra de estado 19

Botones 84

CColas 41Color

Estado de la llamada 61

Conferencias

Visualización 46

Configuración Liberar puerta 66

Configuración de asignación de teclado 71

Configuración de conferencias 64Configuración de directorios 65

Configuración de Espacios de estacionamiento 72

Configuración de grupos BLF 62

Configuración de llamadas

Entrante 67Configurar

Mensajería instantánea 77

Contraseña 10Correo de voz 38

Creación o edición de listas de directorio local 69

DDesbloqueo de puertas 49

EEdición

Perfil de usuario 59Edición de grupos BLF 63

El panel BLF 16

Entrante Administración de llamadas 34

Configuración de llamadas 67

Enviar mensaje 50

Envío de correos electrónicos 53

Espacios de estacionamiento 73Estación descolgada 10

Estacionar

Llamadas 40Estado de la llamada

Colores 61

Estado de servicio de grupo 26

FFormulario de inicio de sesión 56Formulario Estado

Remisión 31

Formulario Nuevo miembro del grupo BLF 15

Formularios para todas las entradas de directorio 24

Fuente 61Funcionalidad del administrador 58

Funciones de SoftConsole 48

GGetting

Started 9Grabación de llamadas 53

HHermanamiento de móviles 32

Historial de llamadas 14

IIniciar sesión 10Inicio de conferencias con llamadas retenidas 46

Intrusión 49

LLiberar puerta

Configuración 66Llamada en espera 10

Llamadas

Estacionar 40Transferir 37, 38

Llamadas de conferencia 42

Llamadas estacionadas 40

Llamar 35

Localización de personas 52

MMáscara 61

Mensaje 51

Mensaje instantáneo 51

Mensajería 77Mensajería instantánea 77

Modo de cola 74

NNombre de usuario 10

Nueva cola 75

PPanel Detalles de llamada 17

Perfil 57

Seleccione 10

Perfil de usuario Edición 59

Plantilla

Mostrar plantillas 10Plantillas predeterminadas 80

Propiedades de directorio de usuarios 27

RReclamo de llamadas 40

Reintento de transferencia 52Remisión

Formulario Estado 31

Sígueme 28

Responder una llamada 41

SSoftConsole 76

Solución de problemas 85

Started

Getting 9

Supervisión de colas 41

TTeclas de acceso directo 81

Transferir

Llamadas 37, 38

UUso de la retención 39

Uso de plantillas 59

Uso de salas de conferencia 43

Uso del teclado de marcación 54

Usuario Mensaje instantáneo 51


VVentana principal 12

Vistas 13Conferencias 46



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