IRTA: SISTEMA INTEGRAT DE GESTIÓ I SISTEMA DE QUALITAT

IRTA: SISTEMA INTEGRAT DE GESTIÓ I SISTEMA DE QUALITAT

Francesc Reguant

Tarragona - Novembre 2003

IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003 2

L’IRTA avui

Institut de Recerca i Tecnologia Agroalimentària Empresa pública de la Generalitat Activitat basada en:

Projectes públics d’RDT Contractes sector privat RDT Serveis Tecnològics

Pressupost 2002: 22,5 Milions € Sistema cooperatiu IRTA

6 Centres de R+D 4 Estacions Experimentals 3 Unitats RDT

Personal: Propi. ………………………….: 390 Assignat ………………………: 45 Col.laboradors (becaris, etc): 90


CERTIFICACIÓ DE QUALITAT

R&D i prestació de

serveis tecnològics

en l’ambit

agroalimentari

12/06/2002


EL SIG I EL SISTEMA DE QUALITAT

NORMAISO 9000

SIG

SIG / QUALITAT

SIG NORMAISO 9000


QuadreComandament

Milloracontinua

GestióIntegrada

de Processos

GES

TIO

MISSIÓ

PlaActuació

PLAN

IFIC

ACIÓ

Objectius operatius

Objectius estratègics

El SIG (Sistema integrat de Gestió)

Definició estratègia

Definició objectiusConcreció línies d’actuacióEstabliment compromisos

Indicadors generalsBases per a incentius

Previsibilitat de recursosEn horitzó a llarg termini


SIG (Sistema Integrat de Gestio)

Informatització / automatització

Integració

Planificació i pressupostació

Comptabilitat de Gestió

Gestió per Processos

Gestió del Coneixement

Quadre de Comandament Integral

Incentius: Bonus Contracte Programa

Sistema de Qualitat


INTEGRACIO

CENTRES DE GESTIÓ IRTA AMB ELS SEUS SUPORTS INSTRUMENTALS(MODEL ANTERIOR NO INTEGRAT)

PLA D’ACTUACIÓ

CONTROL-Pressupost-Analítica-Facturació

CONTRACTES

ACTIUSFIXES

COMPRES

CENTRES: UNITATS/DEPARTAMENTS

COMPTABILITAT

- Comptabilitat gen.- Clients- Proveïdors- Tresoreria

ELABORACIONÒMINES

GESTIÓRRHH

AI “ad hoc”

A I “ad hoc”

Servei extern

CCS

Paper

Paper

ACCES ACCES

EXCEL

SIG: RESUM DELS PRINCIPALS PUNTS D’INTEGRACIÓ I DE MILLORA

PL A D’ACT UACIÓ

CONTROL-Pre ssupost

-Anal íti ca-Facturació

CONTRACT ES

ACTIUSFIXE S

COMPRE S

CENT RES: UNIT ATS/DE PART AME NTS

CONTAB IL ITAT

- Contabi li tat gen.

- Cli ents- Pr oveïdors

- T resore ria

E LAB ORACIO

NÒMINE S

GE STIÓ

RRHH

• SUPRESIÓ DOBLES INTRODUCCIONS DE DADES• DISTINCIÓ ENTRE PRESSUPOST I COMPROMIS EF

• PRESSUPOST GL OBA L I ÚNIC• CONTR OL PRESSUPOSTARI (DES DE PRECOMPROMES)

• DEF INCIÓ C OMPTAB IL ITAT ANAL ÍTICA• PRESSUPOST TRESORERIA INTEGRAT• FACTUR ACIÓ A UTOMÀTIC A• M IL LORA EN IMPUTACIÓ PROR RATA IVA• NOUS INFORMES AUTOMÀTICS (>500.000)

• INTEGRACIÓ GENER AL SIG• M IL LORA QUA LITA T D’INFORMAC IÓ• M IL LORA QUA NTITA T D’INFORMAC IÓ• M IL LORA AC TUAL ITAT D’INFOR MACIÓ

• PROGR AMA D’”INTERFAC E” NOMINA-ROSS• INC ORPORACIÓ DE “TIME SHEET”

• CONTR OL FAC TURAC IÓ INTEGR AT• PERIODIFICAC IÓ INTEGR ADA

• AMOR TITZACIÓ A UTOMÀTIC A• INTRODUCCIÓ SEMIAUTOMÀTICA D’ACTIUS

• GESTIÓ ECONÒMIC A DE COMPRES (COOR DINADA AMB CENTRES)• INTEGRACIÓ PL A D’INV ER SIONS

• DESCENTRALITZACIÓ COMPTABILITAT• INFOR MACIÓ “ON L INE”• GESTIÓ ECONÒMIC A DE COMPRES DE CENTRE• INTEGRACIÓ DELS SERVEIS ADMINISTRATIUS• REDUCCIÓ GESTIÓ ECONÒMICA PERSONA L R+D+T

DETECCIO DE NUSOS D’IMPLEMENTAC IÓ DEL SIG AMB L’APLICACIÓ ROSS

PLA D’ACTUACIÓ

CONTROL-Pressupost-Analítica-Facturació

CONTRACTES

ACTIUSFIXES

COMPRES

CENTRES: UNITATS/DEPARTAMENTS

CONTABILITAT

- Contabilitat gen.- Clients- Proveïdors- Tresoreria

ELABORACIONÒMINES

GESTIÓRRHH

1

2

3

10

9

6

7

8

4

511

IRTANETWEB + CARPETES PÚBLIQUES

GESTIÓTÈCNICA

ACTIVITAT

GESTIÓINVERSIONS

GESPI

GESTIO PRESSUPOST

RRHHPRESRH

GESTAC

• PROPIS ERP

• ODBC ACCES

• BUSINESS OBJECTS

Comptabilitat• General• Analítica• Clients• Proveïdors• Tresoreria

Gestió RRHH• Plantilla• Contractació• Nòmina• Formació

Pressupostos

Actius Fixes

Gestió Econòmica ProjectesContractes

GESTIÓCONTRACTES

ADMINISTRATIUSGESCA

APLICACIONSCOMPLEMENTÀRIES ERP GENERADORS

D’INFORMES


LES EINES INFORMÀTIQUES DEL SIG

IRTANETWEB + CARPETES PÚBLIQUES

GESTIÓTÈCNICA

ACTIVITAT

GESTIÓINVERSIONS

GESPI

GESTIO PRESSUPOST

RRHHPRESRH

GESTAC

• PROPIS ERP

• ODBC ACCES

• BUSINESS OBJECTS

Comptabilitat• General• Analítica• Clients• Proveïdors• Tresoreria

Gestió RRHH• Plantilla• Contractació• Nòmina• Formació

Pressupostos

Gestió Comandes

Actius Fixes

Gestió Econòmica de Projectesi contractes

GESTIÓCONTRACTES

ADMINISTRATIUSGESCA

APLICACIONSCOMPLEMENTÀRIES ERP GENERADORS

D’INFORMES


Clau 1COMPTABILITAT DE GESTIÓ

DOBLE PERSPECTIVA: ORGANICA -FUNCIONAL

CENTRES

DEPARTAMENTS

AREA

PROGRAMA

ESTRUCTURA ORGÀNICA ESTRUCTURA FUNCIONAL

ACTIVITATS

Àrea Programa

Activitat

FUNCIONAL Centre

Departament

ORGÀNIC



CLASSIFICACIÓ EN DIRECTES I INDIRECTES

Activitat

DIRECTES

SSCC Centres Departament

INDIRECTES

Nivells d’apropament (semidirecte) a l’Activitat (directe)

Codi funcional = 00000 Codi funcional <> 00000


L’ACTIVITAT COM A BASE DE LA INFORMACIÓ ANALITICA

A l’activitat s’imputen totes les despeses directes

A l’activitat només s’imputen despeses directes

Té un únic codi independent (d’ús tant per a gestió d’activitat com per a comptabilitat)

Relació unívoca Area Programa Activitat




UNITATS ORGÀNIQUES COM A

CENTRES DE BENEFICIS

• Unitats Orgàniques com a Unitats de Negoci

• Unitats Orgàniques com a Centres de Beneficis

• Traspassos Interns (compres i vendes internes)


T ítu lo d e l d ia gra m a

DEPARTAM ENT 11 DEPARTAM ENT 12 DEPARTAM ENT 13

CENTRE 1 CENTRE 2 ...

DEPARTAM ENT i1 ... DEPARTAM ENT ij

CENTRE i

GLOBAL IRTA

GRAELLA % D’OVERHEADS


GESTIÓ % D’OVERHEADS



DES

VIA

CIÓ

OB

JETIU

IN

ICIA

L

1 EXERCICI

EVOLUCIÓ PRESSUPOSTDE GESTIÓ

REVISIÓ D’OBJETIUS

PR

ES

SU

PO

ST

OB

JETIU

IN

ICIA

L

PR

ES

SU

PO

ST

OJE

TIU

FIN

AL

PR

ES

SU

PO

ST

DE G

ES

TIÓ

FIN

AL

PR

ES

SU

PO

ST

DE G

ES

TIÓ

IN

ICIA

L

PRESSUPOST INTEGRAL I PRESSUPOST FLEXIBLE


BPM: PROCÉS

PROCES

GUIES

RECURSOS

ENTRADASORTIDA

(amb Valor Afegit)

Controls / IndicadorsProcedimentsRequeriments Client

PROVEÏDORCLIENT


PROCESSOS

MAPA DE MACROPROCESSOS IRTA

ESTRATEGICS

CLAUS

SUPORT

PLANIFICACIÓGESTIÓ

CONTROLESTRATÈGIC

C

L

I

E

N

T

S

RELACIONS ICOMUNICACIÓ ENTORN

ACTIVITAT

SUPORT

C

L

I

E

N

T

SPLANIFICACIO

OPERATIVA


PROCESSOS

MAPA DE P ROCESSOS IRTA

CLIENTS

ESTRATEGICS

CLAUS

SUPORT

PLANIFICACIO,GESTIÓ

ES TRATE GICA I POLÍTICA QUA LITAT

RELACIONSINSTITUCIONA LS

ACCIÓ COMERCIAL

SE GUIME NTI

CONTROL DE L’ACTIVITAT

VE U DEL

CLIENT

VE U DEL

EMP LE ATFORM ACIÓ

RELACIONSCIENTÍFIQUESCOM UNICACIÓ

GESTIORRHH

ORGA NITZA CIÓI MANTENIMENTSIG/QUALITAT

COM PRE SGESTIÓ

FINANCE RACOM PTABLE

DOCUMENTACIÓBIBLIOTECA

GESTIÓ AJUTS

GESTIÓVIATGES

SUPORTINFORMÀ TIC

GESTIÓ D’ ACTIUSFIX OS

PLANIFICACIÓOPERATIVA

GESTIÓPROJECTES

GESTIÓCONTRACTE S

GESTIÓ ALTRE S A CTIVITATS

FACTURACIÓCONTROL CLIENTS

JUSTIFICACIÓSUBVE NCIONS

TRANS FERÈNCIATECNOLOGIA

AV ALUACIÓSA TISFACCIÓ

CLIENTSGESTIÓSE RVE IS

CLIENTS


QUADRE DE COMANDAMENT INTEGRAL

Grau de satisfacció dels clients Percentatge de línies de treball amb grau de concertació significatiuNombre de reunions amb representants dels sectors

Grau d’èxit en convocatòries públiques competitives Nombre de contractes vigents Nombre de publicacions anyals en revistes científiques

Nombre de treballadors que han gaudit d’una formació específica Relació de doctors en nòmina versus el total d’investigadors i especialistes Ratio personal fix / temporal

Cobertura d’Explotació Recuperació de Despesa Fixa Ingressos procedents de contractes i serveis (vendes)

RECURSOSHUMANS

ACTIVITAT

CLIENTS

ECONÓMICFINANCERS


ESTRUCTURA DEL QCI

INDICADORS

QCI

PERSPECTIVA // ENFOCAMENT

OB

JEC

TIU

S

PROCESSOS

TIPOLOGIESD’INDICADORS


GESTIÓ DEL QCI

INDICADORS

QCI

PERSPECTIVA // ENFOCAMENT

OB

JEC

TIU

S

PROCESSOSGESQ

+IRTANET

Fitxa SIG /Qualitat

Fitxa SIG /Qualitat

Responsable d’indicador


• Distinció Personal de suport

Personal RDT

• Index de Contribució:

ICi = 0,65 0,15 0,2+ + CEi R2i PIi

CEi R2i PIi

Publicacions per InvestigadorIngressos per Investigador

Cobertura de Explotació

CONDICIÓ PRÈVIA: OBTENCIÓ DE REMANENTS

INCENTIUS (BONUS CONTRACTE PROGRAMA)


Nova cultura: organització transparent

Documentació organitzada com a mercat de coneixents (know how):

Documentació SIG

Instruccions Técniques amb accés restringit

Index amb accés universal

Intranet: IRTANET

Gestió de publicacions propies

Pla de Formació: recursos, incentius, GESFORM.

Eines de col.laboració: Carpetes Públiques Microssoft Exchange

Dinàmiques formalitzades de colaboració i posta en comú

Grups de Treball

Club d’Usuaris

Suggeriments

...

LA GESTIÓ DEL CONEIXEMENT A L’IRTA


ELS GRUPS DE TREBALL

REQUEREIX• Coordinació

• Tasca ben definida• Temporalitat limitada

EINA• Per a l’acció

• De col.laboració

CARACTERÍSTIQUES• Hortizontal

• Interdepartamental• Interdisciplinar• Interjeràquica


IRTANET, LA INTRANET DE L’IRTA


Cultura de millora

Objectius de millora

Control de l’activitat i dels objectius de l’empresa (QCI, ...)

Reunions d’Autoevaluació (Nivell orgànic)

Grups de Treball (Nivell no estructurat)

Suggeriments incentivats

MILLORA CONTINUA

Cal anar més enllà de les propostes formals dels Sistemes de Qualitat: No conformitats, Accions correctives, Accions Preventives...


ELEMENTS CLAUS D’EXIT

Compromís de la Direcció General

Reorganització i Direcció des de l’àmbit de l’usuari DASI; Servei d’Informàtica; Manteniment del SIG; Usuaris qualificats

Participació / implicació Pioners; Grups de Treball; Responsables; Divulgació àmplia

Atenció als impactes de l’implementació del SIG Gestió caos inicial; Anàlisi càrrega de treball; Anàlisi cost-guany de les iniciatives

Assolir èxits inicials Reducció tasques administratives del personal RDT

Documentació del sistema i dels procediments Notes de Treball; Manual del SIG; Eina de Desenvolupament, Integració, Formació i Divulgació

Formació continuada i foment eines de col.laboració Pla de Formació; Club d’Usuaris; IRTANET

Transparència i horitzontalitat Nova cultura; teràpia contra la resistència al canvi; Comunicació directa: IRTANET, IRTA-Q...

Millora continuada Control i seguiment d’indicadors; Plans de Millora; Grups de Treball; Auditoria interna; Accions correctores i preventives

Flexibilitat Revisió dell sistema


ASSOLIMENTS

Efecte Contracte Programa

Efecte ordre i eficiència

Efecte qualitat

No increment d’administració

malgrat el canvi, l’increment d’activitat

i d’informacióSí

reorganització recursos

Qualitat: catalitzador per a la divulgació i acceptació

600

800

1000

1200

1400

1600

1800

2000

92 93 94 95 96 97 98 99 2000 2001 2002

Mp

ts

Subvencions estructurals

Ingressos propis


IMPACTE EN CÀRREGA GLOBAL DE TREBALL

• EFECTE ORDRE• NO DUPLICACIONS• SIMPLICACIÓ CIRCUITS

• PREVISIBILITAT (GESTIÓ OVERHEADS)• INFORMACIÓ “ON LINE”• REDUCCIÓ DADES RENDIMENT DE COMPTES (Les dades ja les té el sistema)• CONCENTRACIÓ DE COMPRES

• EXIGÈNCIA DE PROTOCOL

• GESTIÓ MÉS RIGOROSA D’ACTIUS• CALIBRATGE I CONTROL D’EQUIPS D’INSPECCIÓ, MESURA I ASSAIG• AUDITORIES INTERNES

MENYS FEINA MES FEINAEFICIÈNCIA

QUALITAT


AFRONTANT LES DIFICULTATS

Dificultats tècniques

Defectes ERP

Rigidesa recursos humans

Desqualificació dels quadres

intermitjos

Resistència al canvi

Bloqueig d’informació

Demandes exagerades

Diàleg i Equip Participació / Implicació Horitzontalitat Usuaris qualificats Convicció tècnica Informació i formació Priorització i control calendari No forçar terminis / flexibilitat Defensa constant del sistema Atenció al nivell d’entrada de dades Vigilància càrrega de treball Aprofitar estat de gràcia inicial Assolir èxits (d’eficiència, d’ordre, de qualitat)

- +


97 98 99 00 01 02 03ESTRUCT. INFORMATIVES BÀSIQUES

COMPTABILITAT FINANCERA

COMPTABILITAT ANALÍTICA

PRESSUPOSTACIÓ

GESTIÓ D’ACTIVITAT

GESTIÓ PREACTIVITAT

RECURSOS HUMANS

DISSENY PROCESSOS

QUADRE COMANDAMENT

IRTANET

SATISFACCIÓ CLIENTS

PLA DE FORMACIÓ

DISSENY EINES MILLORA CONTINUA

CONTROL D’EQUIPS TÈCNICS

DIVULGACIÓ QUALITAT

AUDITORIA INTERNA QUALITAT

AUDITORIA CERTIFICACIÓ

GESTIÓ COMANDES

WORKFLOW

CALENDARI SIG / QUALITAT

Documents

IRTA: SISTEMA INTEGRAT DE GESTIÓ I SISTEMA DE QUALITAT