ISO 14001:2015 SISTEMAS DE GESTIÓN AMBIENTAL

Documento Guía

SAFER, SMARTER, GREENER

INTRODUCIÓN................................................... 03

1. ALCANCE........................................................ 04

2. REFERENCIAS NORMATIVAS........................ 04

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES........................ 04

4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN.......... 05 4.1 Entender la organización y su contexto............................................................... 054.2 Entender las necesidades y expectativas de las partes interesadas....................................... 054.3. Determinar el alcance del sistema de gestión de calidad.............................................. 064.4. Sistema de gestión ambiental................... 06

5. LIDERAZGO..................................................... 085.1. Liderazgo y compromiso............................ 085.2. Política ambiental........................................ 085.3. Roles, responsabilidades y autoridades organizacionales................................................ 08

6. PLANEACIÓN........................................... 096.1. Acciones para direccionar riesgos y oportunidades.................................................... 096.2. Objetivos ambientales y planeación para lograrlos........................................................... 09

7. SOPORTE......................................................... 107.1. Recursos........................................................ 10 7.2 Competencia................................................. 107.3. Concientización........................................... 107.4. Comunicación.............................................. 107.5. Información documentada......................... 11

8. OPERACIÓN.................................................... 128.1. Planeación operacional y control.............. 128.2. Preparación y respuesta en emergencias 12

9. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO................... 139.1. Monitoreo, medición, análisis y evaluación............................................................ 139.2. Auditoría interna.......................................... 139.3. Revisión de la dirección.............................. 14

10. MEJORA......................................................... 1510.1. General....................................................... 1510.2. Inconformidad y acción correctiva......... 1510.3. Mejora continua........................................ 15

ÍNDICE SISTEMAS DE GESTIÓN AMBIENTAL

03 INTRODUCIÓN ISO 14001:2015

INTRODUCIÓN

Esta guía de DNV GL tiene el propósito de mostrar el panorama general de los cambios en ISO 14001, que resultaron de la verificación y revisión del estándar 2004. No tiene el propósito de dar una explicación exhaustiva y profunda de todos los requerimientos del nuevo estándar.

Los estándares ISO se verifican y revisan en un ciclo regular, normalmente cada 5-10 años, y parece que en el 2015 el ISO 14001:2004 llega al final de su proceso de revisión. Se publicó el borrador de un estándar internacional (DIS), y después de una revisión extensa, se publicó el borrador final del estándar internacional (FDIS) en julio. El estándar ISO 14001:2015 se publicó en septiembre de 2015.

La organización ISO desarrolló una Estructura común de Alto Nivel (HLS) para el manejo de estándares del sistema de gestión, emitida bajo una Directiva ISO;

http://www.iso.org/sites/directives/directives.html

Esa directiva tiene una serie de anexos, de los cuales estamos interesados en el “Anexo SL – Propuestas para estándares de sistemas de gestión”. Este anexo establece que todos los estándares del sistema de gestión usarán una estructura consistente, y texto yterminología común, lo que se promulga a través del “Apéndice 2 – Estructura de alto nivel, texto medular idéntico, términos y definiciones centrales comunes”.

Algunos estándares revisados y algunos nuevos ya implementaron este requerimiento – por ejemplo, ISO 27001:2013 Sistemas de Gestión de Seguridad en la Información (revisado) e ISO 55001:2014 Estándar de Gestión de Activos (nuevo).

ISO 14001 se revisó de conformidad con el nuevo HLS y, al igual que con otros estándares basados en HLS, pero también tiene contenido adicional.

Un amplio rango de comités a nivel país alimentaron a los comités generales de ISO, que se reunieron para decidir sobre las revisiones. El comité para ISO 14001 es TC 207. Si usted es miembro de IEMA, o de una federación comercial, puede tener acceso a la versión más reciente del Estándar(es) en borrador, e incluso puede comentar el contenido.

Después de que se publiquen los nuevos estándares,

habrá un periodo de transición para cumplir completamente con ellos. Dicho periodo será de 3 años, pero se recomienda enfáticamente que piense ahora cómo le impactará y que revise los cambios que podrían ser necesarios.

Estamos aquí para apoyarle durante la transición, a través de:

■ contacto directo, es decir, con su auditor líder como parte de las auditorías programadas

■ conferencias abiertas en la web (webinars) y capacitación sobre la transición

■ cursos de capacitación en aula sobre la transición – a la medida de sus necesidades

■ análisis de diferencias, ya sea como una actividad separada o combinadas con la actividad de auditoría programada

■ combinación de capacitación y análisis de diferencias

■ “Preguntas sobre las revisiones ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015” – Grupo de discusión en LinkedIn

¿CÓMO PODEMOS AYUDAR?

http://www.iso.org/sites/directives/directives.htmlhttps://www.linkedin.com/groups/8245759https://www.linkedin.com/groups/8245759https://www.linkedin.com/groups/8245759

ISO 14001:2015 ALCANCE 04

1. ALCANCE

Al igual que con ISO 14001:2004 no hay referencias normativas asociadas con ISO 14001:2015. La cláusula se incluye simplemente con el fin de mantener alineación consistente con la Estructura de Alto Nivel (HLS) de ISO.

2. REFERENCIAS NORMATIVAS

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Esta sección explica el alcance del estándar – es decir, para qué sirve y qué comprende. Introduce los requerimientos de un sistema de gestión ambiental que da soporte al ‘pilar ambiental’ fundamental de la sustentabilidad, junto con los resultados clave esperados de un sistema de gestión que incluyen:

■ mejorar el desempeño; ■ conformidad al cumplir con las obligaciones; ■ alcanzar los objetivos

Esta sección también deja claro que cualquier or-ganización que ofrezca cumplimiento con los están-dares revisados deberá haber incorporado todos los requerimientos del estándar dentro de su sistema de gestión ambiental.

Esta cláusula lista los términos y definiciones que aplican al estándar, se hace referencia a estos siempre que es necesario de vuelta a otros estándares ISO 14001 (por ejemplo, ISO 14031:2013). El estándar ISO 14001:2015 extiende la lista de términos y

definiciones a partir del estándar 14001:2004, combinando los términos y definiciones obligatorios de HLS junto con términos y definiciones más específicos asociados con los sistemas de gestión ambiental.

05 CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN ISO 14001:2015

4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN Esta cláusula establece los requerimientos que tiene una organización para tener un panorama general de alto nivel sobre el negocio, considerando los factores clave internos y externos que lo impactan, y cómo debe responder en la forma de un sistema de gestión definido.

4.1 Entender la organización y su contexto

Esta cláusula requiere que la organización considere un amplio rango de factores potenciales que pueden impactar el sistema de gestión, en términos de su estructura, alcance, implementación y operación. Las áreas de consideración citadas en los lineamientos del Anexo A del estándar son de amplio rango e incluyen;

■ condiciones ambientales relacionadas con el clima, la calidad del aire, la calidad del agua, uso del suelo, contaminación existente, disponibilidad de recursos naturales y biodiversidad, que pueden afectar el propósito de la organización o ser afectada por sus aspectos ambientales;

■ las circunstancias externas culturales, sociales, políticas, legales, regulatorias, financieras, tecnológicas, económicas, naturales y competitivas; ya sea internacionales, nacionales o locales;

■ las características o condiciones de la organización, como sus actividades, productos y servicios, dirección estratégica, cultura y capacidades (es decir, gente, conocimiento, procesos, sistemas).

4.2 Entender las necesidades y expectativas de las partes interesadas

La Cláusula 4.2 requiere que la organización determine la necesidad y expectativas de las “partes interesadas”, tanto internas como externas. Las versiones previas del borrador del estándar también contenían el término “parte relacionada”, con el que muchas organizaciones están más familiarizadas – los términos son sinónimos y no hay necesidad de considerarlos como diferentes. Las partes interesadas pueden incluir a:

■ Empleados ■ Contratistas ■ Clientes/Compradores ■ Proveedores ■ Reguladores

■ Accionistas ■ Vecinos ■ Organizaciones No Gubernamentales (ONGs) ■ Matrices

Lo que es claro es que la consideración al contexto y a las partes interesadas debe ser relevante para el alcance y el estándar, y la evaluación debe ser apropiada y proporcional.

También es claro que el producto de las cláusulas 4.1 y 4.2 es el elemento clave para la evaluación y determinación de riesgos y oportunidades que requiere la cláusula 6. Existen diversos métodos y enfoques que pueden usarse para capturar estos elementos. Como en cualquier otra revisión significativa a los estándares, esperamos que se desarrollen diversos métodos y ejemplos para esto. Algunos ejemplos actuales incluyen:

Asuntos Internos y Externos

■ Desarrollo económico y comercial clave que puede impactar a la organización; su organización probablemente esté bien consciente de lo que sucede en sus mercados pero puede estar desarrollándolos de forma muy ad-hoc.

■ Innovaciones y desarrollos tecnológicos ; esta también es un área crítica para el éxito de su negocio y probablemente también será monitoreado y discutida en varios niveles.

■ Desarrollos regulatorios; un amplio rango de regulaciones externas están siendo monitoreadas por su organización. Si las omite podría dañar seriamente a su negocio, o si las detecta oportunamente, podría manejar de forma más efectiva cualquier riesgo.

■ Inestabilidad política y de otros tipos; si por ejemplo usted depende de materias primas de un país en particular que experimenta problemas de inestabilidad, todo su negocio podría estar en riesgo. De la misma manera, si hay preocupaciones ambientales mayores respecto a la fuente de la que provienen los materiales o bienes, podría tener importantes consecuencias sobre su reputación.

ISO 14001:2015 CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN 06

■ Cultura y actitudes organizacionales; una fuerza de trabajo efectiva y motivada le dará impactos positivos, y muchas organizaciones buscan la retroalimentación de los empleados.

Partes Internas y Externas

■ Ejercicios de compromiso con las partes interesadas; ya son ampliamente usados para consultar con las partes interesadas y mapear problemas y asuntos. Más frecuentemente usados por organizaciones grandes comprometidas con iniciativas de responsabilidad social.

■ Reuniones de consultoría con los vecinos y ONGs sobre asuntos del medio ambiente, planeación y desarrollo; con frecuencia éstas son utilizadas por las grandes plantas industriales con riesgos HSE significativos.

■ Reuniones y otras interacciones con reguladores; esto puede abarcar por ejemplo, asuntos críticos de calidad sobre especificaciones y conformidad desde la perspectiva ambiental, así como asuntos con reguladores sobre cumplimiento y desarrollo de cumplimiento contra requerimientos y estándares emergentes.

■ Reuniones con empleados, consultorías y actividades de retroalimentación; estas ya deben estarse presentando, pero se deben hacer más esfuerzos por mejorar un área que esté en riesgo de cumplir con ISO 14001:2004 “de dientes para afuera”.

■ Revisiones a los proveedores y manejo de relaciones; muchas organizaciones tratan de obtener beneficios mutuos de las relaciones proveedor-cliente que sean críticos para el éxito mutuo.

■ Revisiones del cliente/comprador y manejo de relaciones; claro que este es un pilar fundamental para todos los estándares y una clave para el éxito.

Puede ser que al reflejar la forma en la que se capturan los asuntos clave, y con cuántas partes interesadas está usted comprometido, usted quede gratamente sorprendido. Puede ser que sólo esté comprometido con un número limitado de partes internas y externas, pero ahora es el momento de comenzar a pensar si eso es suficiente, y si está dejando pasar buenas oportunidades.

Habrá muchas formas en las que se pueda capturar esto – y esperamos que puedan surgir mejores y nuevos enfoques como parte de considerar el estándar. Dichos enfoques pueden incluir:

■ Información resumida del rango de enfoques existentes usados como se listó anteriormente (es decir, en un reporte breve),

■ Información resumida como parte de los elementos

para el registro de riesgos y oportunidades (es decir, para ISO 14001 esto podría ser un proceso adicional en la identificación de aspectos e impactos ambientales),

■ Registros en una simple hoja de cálculo, ■ Registrados y mantenidos en una base de datos, ■ Capturados y registrados a lo largo de las reuniones clave.

Estas cláusulas piden que las organizaciones piensen clara y lógicamente qué puede afectar interna y externamente a sus sistemas de gestión, y estar en una posición que muestre que dicha información se está monitoreando y revisando. También requiere que las organizaciones eleven las discusiones a los niveles más altos, ya que es difícil lograr capturar el rango de información antes mencionado sin un enfoque de alto nivel.

4.3. Determinar el alcance del sistema de gestión ambiental

Esta cláusula debe ser familiar para la mayoría de las organizaciones, ya que la cláusula 4.1 de ISO 14001:2004 requiere claramente la definición del alcance del sistema de gestión. Para ISO 14001:2015 los requerimientos sobre el alcance son más claros y fuertes y requieren que la organización considere los elementos de 4.1 y 4.2, junto con los productos y servicios que se están brindando.

Esto debe motivar un enfoque más claro y más lógico para establecer el alcance, impulsado por los requerimientos externos e internos – no debe usarse para excluir actividades, procesos o ubicaciones que tengan aspectos e impactos ambientales significativos, y no debe usarse para evitar áreas con claras obligaciones de cumplimiento. Los lineamientos del Anexo A usan el término ‘credibilidad’ en relación con el establecimiento del alcance de los sistemas de gestión ambiental de una organización. El alcance debe documentarse claramente y debe estar públicamente disponible.

Estos requerimientos, ahora más claros, sobre el alcance, darán claridad al pensamiento de las organizaciones sobre el alcance de su sistema de gestión. Los organismos de certificación, igual que antes, observarán cómo las organizaciones definen su alcance, asegurando que sea apropiado y que lo refleje con precisión el sistema de gestión y también en el alcance de cualquier certificado que sea emitido.

4.4. Sistema de gestión ambiental

Esta cláusula básicamente establece que la organización debe establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema de gestión con el fin de lograr los resultados deseados,

07 CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN ISO 14001:2015

incluyendo mejorar su desempeño ambiental. Esto también debe ser familiar para las organizaciones que implementan sistemas de gestión con el fin de ofrecer cumplimiento y mejora.

En lo que esta cláusula se enfoca más es en requerir a las organizaciones que entiendan más sobre el rango de procesos que son relevantes para el alcance del sistema de gestión. El término proceso se define como; “un conjunto de actividades interrelacionadas o interactuantes que transforman los elementos en resultados”.

Para aquellos que están comprometidos con un sistema de gestión que sea la parte medular de sus negocios, tal vez esto sea ya una parte integral de ese sistema, aunque puede ser necesario que revisen qué tan efectivamente conectan esos procesos y comprenden la influencia e impacto de dichos procesos sobre los otros y sobre el negocio.

Esto también elevará el sistema en términos de su importancia y valor para el negocio, ya que provocará un análisis más significativo de los procesos clave del negocio y de los aspectos críticos de esos procesos. En términos prácticos requerirá que una organización analice completamente sus procesos y se asegure que se comprenda bien cómo interactúan entre ellos y que no podrían operar como procesos aislados sin encimarse.

La Cláusula 4 introduce algunas innovaciones significativas en el mundo del sistema de gestión, y podría representar un desafío para algunas organizaciones que no han visto al sistema de gestión como algo esencial para el negocio, enfocándose como si fueran sistemas de gestión emergiendo hacia un nivel más alto y haciendo más central la forma en la que funciona una organización– un enfoque que es enteramente correcto y lógico.

ISO 14001:2015 LIDERAZGO 08

5. LIDERAZGO Esta cláusula incluye una buena proporción de contenido que será familiar por ISO 14001:2004 pero también introduce algunos cambios significativos en el liderazgo y compromiso general y en las expectativas de la alta dirección para comprometerse más con aspectos críticos del sistema de gestión ambiental.

5.1. Liderazgo y compromiso

Esta cláusula abarca un rango de actividades clave que son necesarias para que la alta dirección pueda “demostrar liderazgo y compromiso con respecto al sistema de gestión”.

Ahí descansa una de las innovaciones del HLS común – la alta dirección debe mostrar liderazgo respecto al sistema de gestión, en lugar de sólo demostrar compromiso con él. El estándar está llevando la vigilancia del sistema de gestión al nivel más alto de la dirección y lo está convirtiendo en un componente clave de la organización y de los procesos y actividades medulares del negocio.

No significa que el liderazgo tenga que poder repetir de memoria la política o recitar los objetivos y metas – lo que significa es que una parte interesada interna o externa debe sentirse con el derecho de discutir con el liderazgo sobre aspectos centrales y críticos del negocio, porque son el corazón del sistema de gestión.

Esta sub-cláusula es una innovación significativa a la estructura de los sistemas de gestión, pero debe verse como un ‘desafío positivo’ para las organizaciones y como una oportunidad para mejorar el papel del sistema de gestión ambiental y colocarlo en el centro del negocio.

5.2. Política Ambiental

La Política Ambiental es un documento importante porque actúa como el impulsor de la organización. Brinda dirección y establece formalmente metas y compromisos.

La alta dirección deberá asegurarse que la política sea apropiada y compatible con la dirección estratégica, y no una declaración débil que pudiera aplicarse a cualquier negocio. Deberá mostrar una clara dirección que permita que se establezcan objetivos significativos que se alineen con ella. El nuevo estándar se enfoca en el compromiso con la “protección del medio ambiente” en lugar de simplemente direccionar la “prevención de la contaminación “como en la edición 2004. Esto indica una visión ambiental más amplia y más en

línea con desafíos ambientales actuales y futuros. Los compromisos para proteger el medio ambiente pueden, además de evitar la contaminación, incluir también la mitigación y adaptación del cambio climático, el uso de recursos sustentables y la protección de la biodiversidad y de los ecosistemas.

La política debe comunicarse a todos los empleados y ellos deben comprender la parte que juegan en este despliegue. La política debe documentarse y debe estar disponible externamente.

5.3. Roles, responsabilidades y autoridades organizacionales

Para que un sistema funcione de forma efectiva, los involucrados deben estar totalmente conscientes de cuál es su función. La alta dirección debe asegurar que se definan claramente las responsabilidades clave y las autoridades, y que todos los involucrados comprendan cuál es su función.

Definir roles es una función de planeación, quienes deben asegurar a que se logre concientizar a través de la comunicación y de la capacitación. Es común que las organizaciones usen descripciones de puesto o procedimientos para definir responsabilidades y autoridades.

En ISO 14001:2015 la alta dirección está más directamente identificada como responsable de asegurar que estos aspectos del sistema se asignen, comuniquen y comprendan adecuadamente.

Se eliminó el papel específico del Representante de la Dirección – el estándar aún contiene todas las actividades y responsabilidades clave de este rol, pero ahora recaen más directamente dentro de la estructura central de la organización – incluyendo a la alta dirección. Esto tiene una implicación positiva para el sistema de gestión ambiental – existe una clara expectativa de propiedad consistente y apropiada desde los niveles más altos hasta los más bajos dentro de la organización.

La Cláusula 5 tiene mucho contenido familiar, pero con mayor énfasis en el liderazgo y en el compromiso, y la expectativa de que la alta dirección estará más activamente comprometida con el sistema de gestión.

09 PLANEACIÓN ISO 14001:2015

6. PLANEACIÓN Esta cláusula es una excelente adición a ISO 14001:2015, que introduce el concepto de riesgo (y oportunidad) a través del HLS. DNV GL ha estado en el negocio del “riesgo” por mucho tiempo – también en el campo de la certificación, ya que hemos ofrecido la Certificación Basada en Riesgos desde 2004. El enfoque se basa en que la auditoria se construya alrededor de las áreas de riesgo para el negocio de la organización, auditándolas a profundidad para evaluar si la organización está manejando de forma efectiva los riesgos.

6.1. Acciones que se deben tomar para direccionar riesgos y oportunidades

En términos básicos, esta cláusula requiere que la organización;

■ Al planear el EMS considere el contexto de la organización y el alcance del sistema a 6.1.1;

■ Determine riesgos y oportunidades relacionados con los aspectos ambientales 6.1.2, obligaciones de cumplimiento 6.1.3 y otros asuntos y requerimientos identificados en 4.1 y en 4.2. (6.1.1);

■ También considere potenciales situaciones de emergencia que pudieran surgir y constituir un riesgo (6.1.1)

■ Adicionalmente, y como lo requirió ya ISO 14001:2004, determinar el rango de aspectos e impactos ambientales y determinar cuáles son los impactos que son significativos para la organización dentro del alcance definido (6.1.2);

■ Considerar todas las obligaciones de cumplimiento que son aplicables a la organización y cómo éstas pueden representar amenazas u oportunidades (6.1.3);

■ La organización debe entonces considerar acciones apropiadas para direccionar los aspectos/impactos significativos (6.1.2), obligaciones de cumplimiento (6.1.3) y riesgos y oportunidades identificados (6.1.1).

El estándar ISO 14001 también introduce el concepto de “considerar una perspectiva de ciclo de vida” para sus productos, servicios y actividades. Esto hace que los conceptos previos de los aspectos ascendentes y descendentes sean más claros, y también introduce lenguaje ahora de uso común en otros estándares así como la Responsabilidad Social Corporativa (CSR) y los estándares de evaluación del producto.

La fuerza general de esta cláusula se apoya en introducir los principios de riesgo y oportunidad en los estándares de sistemas de gestión a través del HLS, y conectándolos muy claramente a los procesos definidos en la Cláusula 4. Un enfoque bien establecido para manejar este rango de elementos, análisis de riesgos y priorización

ya implementada por muchas organizaciones es el uso de registros de riesgo, que si se manejan e implementan apropiadamente pueden identificar y evaluar de manera efectiva riesgos y oportunidades a lo largo de un gran rango de áreas y asuntos. También habrá otros enfoques que resultarán de las diversas cláusulas relevantes de 14001 (por ejemplo, los resultados de la cláusula 4.1 y 4.2, y los requerimientos de 6.1.1, 6.1.2, 6.1.3 y 6.1.4) junto con el manejo de cambio, con un análisis y revisión general que resulte en objetivos, metas y planes.

La profundidad y complejidad del enfoque dependerá significativamente del tamaño y complejidad de la organización, así como de factores que podrían incluir el nivel de regulación externa, requerimientos de reporte público existentes, intereses de las partes interesadas, perfil público, números y tipos de clientes, rango y tipos de proveedores. Por lo tanto, habrá diversos enfoques que serán apropiados para el amplio espectro de organizaciones. 6.2. Objetivos ambientales y planeación para lograrlos

Esta cláusula requiere que la organización establezca objetivos y planes ambientales, asegurando que estos sean claros, medibles, monitoreados, comunicados, actualizados y que cuenten con los recursos necesarios.

Como parte del proceso de planeación, la alta dirección debe establecer objetivos ambientales impulsados por los resultados del análisis de riesgos que surgen de amenazas y oportunidades (es decir, el rango de actividades realizadas en 6.1), con el propósito de mostrar cumplimiento, mejorar el desempeño y gestión efectiva de riesgos. Los objetivos deben ser consistentes con la Política Ambiental y deben poderse medir.

La información documentada debe conservarse en relación con los objetivos y deberá haber evidencia respecto al monitoreo de los logros.

ISO 14001:2015 SOPORTE 10

7. SOPORTE Un sistema de gestión ambiental efectivo no puede mantenerse o mejorarse sin recursos adecuados. Como una función de la planeación, deberán determinarse y proveerse dichos recursos. Esta cláusula reúne en un solo lugar a todas las áreas relacionadas con los aspectos de “gente, lugar y procedimiento” de los sistemas de gestión. Las cláusulas básicas HLS cubren lo siguiente;

7.1. Recursos 7.2. Competencia7.3. Consciencia 7.4. Comunicación7.5. Información documentada

7.1. Recursos

La principal intención detrás de este requerimiento general es que la organización debe determinar y proveer los recursos que son necesarios para el establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora continua de la gestión ambiental que cubre todos los aspectos de gente y estructura. Aunque no está contenido en el estándar ISO 14001, los estándares ISO 9001 contienen un requerimiento adicional muy interesante que se llama “conocimiento organizacional”, que se relaciona con asegurar que la organización comprenda las necesidades de conocimiento internas y externas y pueda demostrar cómo se maneja esta situación. Esto podría incluir también conocimiento sobre el manejo de recursos, y asegurar que hay un plan de sucesión efectivo para el personal, y procesos para capturar conocimiento individual y grupal. No es un requerimiento documentado de ISO 14001 pero es relevante y útil como principio general.

7.2. Competencia

Con el fin de determinar competencia, deben establecerse los criterios de competencia de cada función y rol que sea relevante para el sistema de gestión ambiental. Esto puede usarse después para evaluar la competencia existente y para determinar futuras necesidades. Cuando no se cumplan los criterios, se requerirán algunas acciones para llenar el vacío. Puede ser necesario impartir capacitación o hacer una reasignación. Se deber retener la información documentada para demostrar competencia. Los programas de reclutamiento e inducción, planes de capacitación, pruebas de habilidad y evaluación del staff, con frecuencia proporcionan evidencia de

competencia y de su evaluación. Con frecuencia los requerimientos de competencia se incluyen en las notas de reclutamiento y en las descripciones de puestos.

El estándar es claro respecto a que se requiere información documentada como evidencia de competencia.

7.3. Concientización

El personal debe ser consciente de la política ambiental, de los aspectos significativos y de los impactos de relevancia para sus actividades, cómo contribuyen a los objetivos ambientales, del desempeño ambiental y de las obligaciones de cumplimiento, y de las implicaciones de fallar en el cumplimiento.

7.4. Comunicación

La comunicación efectiva es esencial para un sistema de gestión. La alta dirección debe asegurarse que existan los mecanismos que la faciliten. Debe reconocerse que la comunicación es de dos vías y que no solo debe cubrir lo que se requiere, sino también lo que se va a lograr.

Con ISO 14001:2015 se enfatiza la importancia de la comunicación interna y de la comunicación externa. Es un legado natural del ISO 14001:2004 y de la importancia de las partes interesadas en los asuntos ambientales.

Esta sub-cláusula también deja muy clara la importancia de asegurar con relación al reporte ambiental y comunicaciones asociadas donde la organización deberá “asegurar que la información ambiental comunicada es consistente con la

11 SOPORTE ISO 14001:2015

información generada dentro del sistema de gestión ambiental, y además que es confiable”.

Esta es una adición excelente y consistente con otros estándares de reporte corporativo. También enfatiza la necesidad de planear e implementar un proceso de comunicación usando los ya familiares principios de ‘quién, qué, cuándo, cómo’. 7.5. Información Documentada

La mayor parte del texto de ISO 14001:2015 es familiar, ya que es similar a los requerimientos del ISO 14001:2004, pero hay una ampliación lógica para abarcar ambientes electrónicos y basados en la red. Vale la pena enfatizar aquí que el estándar ya no obliga la necesidad de tener procedimientos documentados – depende de la organización decidir qué es necesario. Sin embargo, si especifica

varias veces la necesidad de mantener o conservar información documentada, para dar estructura, claridad y evidencia de que el sistema se mantiene y es efectivo. El término “información documentada” reemplaza a los términos “procedimiento documentado” y “registros” que se usaban anteriormente.

En la mayoría de las áreas esta cláusula no requerirá de cambios significativos, pero hay algunos de los requerimientos adicionales que requerirán algo de pensamiento actualizado. Los cambios introducidos con el HLS en términos de no requerir específicamente procedimientos documentados, en realidad no es un asunto significativo – las organizaciones deben seguir buscando dónde la información documentada (como procesos, procedimientos, datos, registros) es crítica para el sistema de gestión y su operación efectiva.

ISO 14001:2015 OPERACIÓN 12

8. OPERACIÓN Esta cláusula representa básicamente las partes de control operacional y planeación de emergencia del estándar actual -- el ‘cuarto de máquinas’ de la producción y el control. Para aquellos que están familiarizados con ISO 14001:2004 está alineada muy de cerca con las cláusulas 4.4.6 y 4.4.7.

8.1. Planeación y control operacional

El propósito general de la planeación y control operacional es asegurar que existen procesos para cumplir con los requerimientos del sistema de gestión ambiental y para implementar las acciones identificadas en 6.1 y 6.2.

Existen algunos requerimientos que son más claros y fuertes en relación con los procesos subcontratados y con el control de cambios. Adicionalmente, los requerimientos alrededor del enfoque de perspectiva del ciclo de vida se definen más a detalle, cubriendo los elementos clave de:

■ Requerimientos ambientales para el abastecimiento de productos y servicios

■ Establecimiento de controles para asegurar que se direccionen los requerimientos ambientales en la fase de diseño y desarrollo

■ Comunicar los requerimientos ambientales a proveedores (incluyendo proveedores, contratistas y otros)

■ Proporcionando información ambiental clave sobre productos y servicios en el contexto del ciclo de vida (es decir, información sobre el fin del ciclo de vida).

La organización debe determinar y evaluar el nivel de control e influir sobre diferentes elementos del ciclo de vida, con base en el contexto de la organización y de la consideración de aspectos ambientales significativos, obligaciones de cumplimiento y riesgos asociados con amenazas y oportunidades.

Sobre todas las cosas, ISO 14001:2015 requiere un enfoque estructurado sobre todos los aspectos de los productos y servicios con un fuerte punto de referencia a la perspectiva de ciclo de vida.

Como se discutió en la Cláusula 7.5, no hay requerimiento específico sobre procedimientos documentados en ISO 14001:2015, pero hay un claro requerimiento para asegurar que existe información documentada que asegure que los procesos existen y están implementados de forma efectiva. Ese requerimiento podría cubrir mapas del proceso,

procedimientos, especificaciones, formatos, registros, datos y otra información en cualquier medio.

8.2. Preparación y Respuesta en Emergencias

Esta cláusula es clara al requerir que la organización establezca, implemente y mantenga procesos que son necesarios para manejar las potenciales situaciones de emergencia que se identifican en 6.1.1.

Los requerimientos más detallados cubren la necesidad de asegurar que:

■ La organización planea acciones para mitigar o prevenir consecuencias ambientales;

■ La organización responde a situaciones de emergencia reales;

■ Toma acciones para evitar o mitigar las consecuencias de una situación de emergencia;

■ Prueba periódicamente cualquier procedimiento, plan y mecanismo de respuesta;

■ Revisa y actualiza periódicamente procedimientos y planes con base en la experiencia;

■ Provea información y capacitación a las partes interesadas que sean relevantes.

13 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO ISO 14001:2015

9. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

9.1. Monitoreo, medición, análisis y evaluación

Esta sub-cláusula abarca dos áreas clave:

■ Monitoreo, medición análisis y evaluación del desempeño ambiental y de la efectividad del sistema;

■ Evaluación de cumplimiento con todas las obligaciones legales y de otro tipo.

Debe determinarse el rango de necesidades de monitoreo y medición para aquellos procesos y actividades que se relacionan con aspectos/impactos ambientales significativos, objetivos ambientales, áreas clave de control y procesos operacionales, y también para evaluar el logro de obligaciones de cumplimiento.

Para el monitoreo y medición según los requerimientos, la organización también necesita determinar los criterios y requerimientos clave, incluyendo:

■ Métodos de monitoreo, medición, análisis y evaluación; n Indicadores clave de desempeño y métrica para la evaluación del desempeño

■ Cuándo, dónde, cómo y quién realizará el monitoreo, medición, evaluación y análisis;

■ Especificación, manejo y mantenimiento del equipo clave de monitoreo y procesos para el manejo de datos.

El resultado de estas actividades brinda los elementos clave para un rango de otros elementos del sistema de gestión ambiental, incluyendo revisión de la dirección, y determinación de la comunicación interna y externa que se requiere en el sistema de gestión ambiental y en su desempeño.

El otro aspecto clave de esta sub-cláusula que la organización deberá demostrar es cómo evalúa el cumplimiento con otros requerimientos. La mayoría de las organizaciones cumplen con esta cláusula a través de los procesos de auditoría interna, pero pueden usarse otras auditorías de cumplimiento, revisiones y verificaciones.

La organización deberá definir sus procesos para evaluar el cumplimiento con los requerimientos legales y de otro tipo, y deberá mantener información documentada relacionada con esas actividades. El proceso debe cubrir:

■ Frecuencia de evaluación ■ Enfoque de la evaluación ■ Mantener conocimiento sobre el estatus de cumplimiento

Esta área es similar a otros requerimientos de ISO 14001:2004, pero con requerimientos más claros y más detallados. Al igual que con ISO 14001:2004, esto no se trata de revisar qué obligaciones de cumplimiento son aplicables a la organización, sino sobre evaluar el cumplimiento real contra el rango de obligaciones de cumplimiento que son aplicables a la organización.

9.2. Auditoría Interna

Las auditorías internas siempre han sido el elemento clave de ISO 14001 para ayudar a evaluar la efectividad del sistema de gestión ambiental. Debe establecerse un programa de auditoría que asegure que todos los procesos se auditan con la frecuencia requerida, siendo el enfoque aquellos que son críticos para el negocio. Para asegurar que las auditorías internas sean consistentes y profundas, debe definirse un objetivo claro y el alcance de cada auditoría.

Esto también asistirá en la elección del auditor para asegurar objetividad e imparcialidad. Para obtener los mejores resultados, los auditores deberán tener conocimiento laboral de lo que se va a auditar, pero la dirección debe actuar sobre los resultados de la auditoría. Con frecuencia esto está limitado a la acción correctiva relacionada con cualquier inconformidad que se encuentre, pero también hay necesidades que deben considerarse por sus causas subyacentes y acciones más extensas para mitigar o eliminar riesgos.

Deben realizarse actividades de seguimiento para asegurar que la acción tomada como resultado de una auditoría sea efectiva.

ISO 14001:2015 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO 14

Esta cláusula es en gran medida la misma que en ISO 14001:2004.

9.3. Revisión de la Dirección

El propósito principal de la revisión es asegurar la idoneidad y efectividad continuada del sistema de gestión ambiental. Sólo realizando la revisión en intervalos suficientes (recuerde, la revisión de la dirección no debe realizarse solo en una reunión que se lleva a cabo una vez por año), asumiendo información adecuada y asegurando que se involucre a la gente correcta para poder lograr este propósito.

El estándar detalla los elementos mínimos que son necesarios para revisar el proceso. La alta dirección también deberá usar la revisión como una oportunidad para identificar mejoras que pueden hacerse y/o cualquier cambio que se requiera, incluyendo los recursos que sean necesarios.

Los elementos para la revisión de la dirección deben incluir información sobre;

■ El estatus de las acciones de revisiones previas de la dirección;

■ Cambios en elementos internos/externos, aspectos/impactos significativos y obligaciones de cumplimiento;

■ Logro y progreso sobre objetivos ambientales; n Información sobre desempeño ambiental;

■ Comunicaciones de las partes externas interesadas; ■ Oportunidades de mejora continua; ■ Idoneidad de los recursos para el sistema de gestión ambiental.

El resultado de la revisión de la dirección deberá incluir cualquier decisión y acción relacionada con;

■ Conclusiones sobre la idoneidad y efectividad del sistema;

■ Oportunidades de mejora continua, ■ Cambios en el sistema de gestión ambiental, incluyendo recursos;

■ Acciones relacionadas con los objetivos no alcanzados

■ Implicaciones para la dirección estratégica de la organización.

Deberá requerirse que se retenga la información documentada perteneciente a la revisión de la dirección.

Esta cláusula es en gran medida la misma que en ISO 14001:2004, pero con algunos temas más amplios y alineados con el nuevo lenguaje de riesgos y oportunidades, y el contexto de la organización.

15 MEJORAS ISO 14001:2015

10. MEJORAS

10.1. General

Esta establece que la organización deberá determinar oportunidades de mejora e implementar las acciones que sean necesarias para lograr los resultados deseados.

10.2. Inconformidad y Acción Correctiva

El propósito principal del proceso de acción correctiva es eliminar las causas de los problemas reales para evitar la recurrencia de dichos problemas. Es un proceso reactivo, ya que se activa después de un evento no deseado (por ejemplo, un caso de contaminación). En esencia, el proceso usa los principios de un análisis de causa de raíz. Un enfoque básico de la solución del problema es “causa” y “efecto”, y es la causa lo que se debe eliminar. Las acciones tomadas deben ser apropiadas al impacto de la inconformidad. Como parte del proceso de acción correctiva, debe revisarse la efectividad de la acción para asegurar que es efectiva.

Para la cláusula de inconformidad y acción correctiva, mucho del contenido es familiar y similar al de ISO 14001:2004 pero el término “acción preventiva”

ahora se ha borrado del estándar. Esto se debe a que el nuevo HLS está construido sobre principios fundamentales de manejo de riesgos, que dan forma a la necesidad de identificar los riesgos y manejarlos, con la meta final de eliminarlos. El enfoque general es mitigar y cuando es posible eliminar el riesgo, con el uso de acciones correctivas para manejar los impactos de los riesgos concientizados.

10.3. Mejora continua

Esta sub—cláusula de ISO 14001:2015 resume de forma efectiva el propósito clave de un sistema de gestión ambiental: mejorar continuamente la idoneidad y eficacia del sistema de gestión ambiental para mejorar el desempeño ambiental. Esto también tomó forma en ISO 14001:2004 pero es una declaración esperada en ISO 14001:2015. Las mejoras no deben realizarse en todas las áreas del negocio al mismo tiempo.

El enfoque debe ser relevante para los riesgos y los beneficios. Las mejoras pueden ir en aumento (cambios pequeños) o pueden ser innovadoras (nueva tecnología). En realidad ambos métodos serán usados en algún punto del tiempo.

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INTRODUÇÃO1. escopo2. REFERÊNCIAS NORMATIVAS3. TERMOS E DEFINIÇÕES4. CONTEXTO DA ORGANIZAÇÃO

4.1 Entendendo a organização e seu contexto4.2 Entendendo as necessidades e expectativas de partes interessadas4.3. Determinando o escopo do sistema de gestão ambiental4.4. Sistema de gestão ambiental5. liderança

5.1. Liderança e comprometimento5.2. Política ambiental5.3. Papéis, responsabilidades e autoridades organizacionais6. PLANEJAMENTO

6.1. Ações para abordar riscos e oportunidades6.2. Objetivos ambientais e planejamento para alcançá-los7. apoio

7.1. Recursos7.3. Conscientização7.4. Comunicação7.5. Informação documentada8. operação

8.1. Planejamento e controle operacionais8.2. Preparação e resposta a emergências 9. AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO

9.1. Monitoramento, medição, análise e avaliação9.2. Auditoria interna9.3. Análise crítica pela direção 10. MELHORIA

10.1. Generalidades10.2. Não conformidade e ação corretiva10.3. Melhoria contínua