IT - Sincosoft - Sincosoftsinco.com.co/pdf/Portafolio_Producto_SINCO_ERP.pdf · Somos una empresa colombiana de software fundada en 1996, que desarrolla e implementa el sistema de

EL SOFTWARE DE LOS CONSTRUCTORES

SINCO ERP es el software de gestión integrado líder en el sector

constructor colombiano, que permite controlar el negocio en línea

y administrar la información de todas las áreas de la compañía a

través de un solo sistema.

Nuestra solución ha sido implementada de forma exitosa por

cerca de 1.000 compañías, se han gestionado más de 12.800

proyectos de construcción y alrededor de 13.500 usuarios operan

diariamente este sistema en el país y el exterior.

S INCOERP

�“

Somos una empresa colombiana de software fundada en 1996, que desarrolla e implementa el sistema de gestión SINCO ERP, a través de módulos independientes que conectan la información en línea, aumentando la productividad de las diferentes áreas de las compañías de los sectores constructor, inmobiliario y de

infraestructura.

“La característica diferencial de SINCO, y que lo hace uno de los mejores ERP colombianos, es que se especializó en el sector de la construcción. Por lo tanto, todos y cada uno de los módulos que utilizamos, nos han ayudado a crecer sin temor a perder el control de nuestros procesos. SINCO ERP ha sido un pilar fundamental en nuestra productividad y eficiencia”.

“SINCO ERP es una solución integral que cubre un porcentaje muy alto de los procesos dentro de la empresa; disminuye los tiempos y garantiza calidad e integración de datos entre las áreas con excelentes resultados. Honestamente, en el mercado actual no se encuentra un equipo de personas tan comprometidas, innovadoras y profesionales con el servicio”.

QUIENES HABLAN DE NOSOTROS

¿QUÉ HACEMOS?

Portal para clientes con información exclusiva, novedades y herramientas para trabajar mejor con SINCO ERP.

SINCOTOOLS

Plataforma de e-learning para apoyar procesos de capacitación en algunas funcionalidades clave de SINCO ERP, con la posibilidad de obtener certificación.

SINCO ACADEMIC

Herramienta que permite obtener atención remota de los casos de soporte.

HELP DESK

Plataforma para resolver problemas de configuración comunes a través de instructivos, herramientas o sesiones remotas.

ITPORTAL IT

NUESTRO RESPALDO

12.800 1.000 13.500

Implementacionesexitosas

Usuariosactivos

Proyectosejecutados

W W W . S I N C O . C O M . C O

Tablero de alertas, donde es posible realizar el seguimiento de las actividades pendientes y ejecutar acciones inmediatas.

WORKFLOW


Gestión deTalento Humano

Administrativo& Financiero

Liquidación y Control de NóminaPortal Web para Empleados

ContabilidadCuentas por PagarTesoreríaNIIFFacturación y CarteraActivos FijosObligaciones Financieras

Pro

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e apoyo

Sistema deGestión de

Calidad

Centro de Administración DocumentalCorrespondenciaRadicación de Facturas

Gestión DocumentalAcciones de Mejora y PQRAuditoría de ProcesosIndicadores de GestiónInspeccionesRiesgosActas de Reunión

Gestión del Trabajador Riesgos y ProgramasAccidentalidadInspeccionesControl de Pagos SS Simulacros

Sistema deGestión

Documental

Sistema deGestión deProyectos

IniciaciónPlanificaciónEjecuciónSeguimiento y controlCierre

Cuadros de Mando Integral (BSC)Indicadores de Desempeño (KPI)ReportesTableros de InstrumentosGráficas DinámicasIndicadores Georreferenciados

Inteligenciade Negocios

Maquinaria& Equipos

MantenimientosAdministración de Mano de

ObraControl de Costos y Fallas

Hoja de Vida de los EquiposControl de Combustibles

Control de NeumáticosLiquidación de Uso del Equipo

Compras y RequerimientosDiseños de ProducciónProceso de Producción

Despachos y DevolucionesFacturación

Administraciónde Proyectos

de Construcción

PresupuestosProgramación de Obra

ContratosActas de Obra

Compras e InventariosEjecución de Obra

Proyección de CostosControl de Obra

Aprobaciones Móviles

Administraciónde Bienes

Raíces

ConsignaciónVenta de Usados

PromociónTrámites y Crédito

Administración

Comercializaciónde Bienes Raíces

Sala de VentasVentas

TrámitesCartera

ComisionesGastos de Escrituración

Generación de DocumentosReformas

Posventa MóvilPagos en Línea

Portal Web para Compradores

Seguridady Salud enel Trabajo

Planificación deRequerimientosde Manufactura

SINCOTOOLS SINCO ACADEMICHELP DESK WORKFLOW

++

PORTAL IT

I T

Solución en la nube


Algunos de nuestros clientes

S INCOERP



Consorcio Solarte Solarte

S INCOERP

Administración de Proyectos de Construcción

SINCO ADPRO es la herramienta de control para los proyectos de construcción, que promueve la gestión eficiente mediante la optimización del uso de recursos y la estructuración adecuada de procesos, aplicando las mejores prácticas del sector.

Este módulo procesa los datos en línea y entrega información que facilita el control presupuestal, la gestión de contratos, el análisis sobre el avan-ce y seguimiento de la obra junto a la validación del presupuesto frente a la ejecución, para ga-rantizar una toma de decisiones oportunas y un control acertado y permanente de la ejecución de cada proyecto.

PROCESO

� Administrar cualquier número de obras en una sola base de datos, sin costos adicionales de licenciamiento.

� Realizar el seguimiento de los insumos, desde que se realiza el pedido hasta que es consumido en obra.

� Llevar el control de insumos y evitar acumulación innecesaria de material a través de un seguimiento del inventario en tiempo real.

� Contemplar esquemas de contratación parametrizados con variables tributarias, términos de tiempo y requisitos de aprobación y disponer del documento legal anexo (minuta).

� Generar la estructura presupuestal de capítulos, subcapítulos e ítems en SINCO ADPRO, a partir del modelo creado en Autodesk Revit®. Las cantidades que alimentarán el presupuesto final, se sincronizan desde MyQuantities®.

*En el marco de las NIIF, SINCO ADPRO está integrado con dos funcionalidades adicionales con las cuales es posible efectuar la causación contable de entradas de almacén no facturadas (causación masiva) y efectuar la provisión de ingresos por el avance de obra registrado desde las actas de avance cliente. Esta segunda funcionalidad también está integrada para permitir la posterior generación de la factura por el avance registrado desde SINCO ADPRO.

BENEFICIOS

INTEGRACIÓN CON SINCO ERP


FUNCIONALIDADES

Gestión de presupuestos

� Análisis de precios unitarios. � Elaboración del presupuesto. � Informes sobre la estructura presupuestal. � Utilidades para optimizar la creación de

nuevos presupuestos.

Gestión de compras e inventarios

� Pedidos. � Anticipos. � Órdenes de compra. � Entradas, salidas y traslados. � Devoluciones a proveedor. � Reintegros a obra.

Administración de contratación

� Formas de contratación ligadas al presupuesto.

� Tipos de contrato según configuración tributaria.

� Manejo y control de pólizas. � Documentos automáticos (minutas de

contratos). � Aprobaciones multinivel y por rango de

montos.

Creación de actas de obra

� Anticipos. � Cortes de obra. � Administración de retenciones de garantías. � Descuentos sobre cortes de obra.

Programación y ejecución de obra

� Programación según actividades presupuestales.

� Administración de estados en las actividades presupuestales.

� Control de programación versus avance de obra.

Proyección presupuestal

� Ajustes del presupuesto en el tiempo. � Detección y medición de causas en los

ajustes presupuestales.

Control de obra � Alertas y bloqueos por desviaciones en el

presupuesto proyectado. � Informes de control y seguimiento. � Monitoreo y control de la ejecución del

proyecto.

Aprobaciones móviles � Programación y aprobación de actas. � Aprobación de pedidos por niveles. � Aprobación de compras por niveles y por

montos. � Aprobación de entradas de almacén por

niveles.

Causación contable automatizada a partir de los cortes de obra, entradas de almacén, anticipos, avance de obra por contratos de construcción y traslados de obra*.

Generación automática de ajustes al presupuesto, a partir de las reformas solicitadas y aprobadas desde SINCO CBR.

Una vez se liquida la nómina se afecta el control de obra de forma automática, cargando gastos de personal a ítems de presupuesto.

Partiendo de las órdenes de mantenimiento generadas desde SINCO M&E, se gestionan los procesos de adquisición de insumos y contratación de servicios técnicos, para realizar el control presupuestal de la administración de la maquinaria y los equipos.

Visualización del costo presupuestado, proyectado y ejecutado de un proyecto, tomando en cuenta la estructuración presupuestal a nivel de tipo de costo, capítulos, subcapítulos e ítems.Integrar el presupuesto en las actividades de la programación de obra para realizar el análisis del valor ganado.

Administrativo & Financiero

SINCO A&F facilita la gestión de la información contable de la compañía mediante la automatiza-ción de procesos, permitiendo la entrega oportuna de estados financieros que favorezcan una acerta-da toma de decisiones estratégicas.

Esta herramienta reduce la operatividad de las la-bores en el departamento financiero, enfocando los esfuerzos en un trabajo analítico de la informa-ción e incentivando la mejora constante de la ges-

tión administrativa, a través del control de gastos y el uso eficiente de los recursos de la compañía.

Teniendo en cuenta el impacto de las NIIF en el sector de la construcción, SINCO A&F está adap-tada a esta regulación gracias a la utilización de libros contables independientes, cumpliendo los requerimientos de la legislación contable colom-biana y asegurando un proceso de adopción inte-gral.

� Obtener el detalle de los estados financieros de la compañía, por medio de reportes e informes personalizados.

� Agilizar los procesos de pago. � Entregar oportunamente los certificados a pro-

veedores y enviar las notificaciones de pago. � Registrar a valor presente los derechos u obliga-

ciones a través del modelo de costo amortizado, utilizando el método de la tasa de interés efectiva.

� Analizar la información de cada área o proyecto de forma independiente.

� Administrar activos en uso, propiedad de inver-sión, intangibles y mantenidos para la venta.

� Administrar libros independientes, con el propó-sito de dar cumplimiento a las NIIF y a los reque-rimientos locales, debido a las diferencias en el tratamiento de las normas contables vigentes (multilibro).

Generación automática de todos los documentos contables, a partir de la opera-ción que se lleva a cabo en los demás módulos de SINCO ERP.

BENEFICIOS


PROCESO


FUNCIONALIDADES

Tesorería

� Autorización y programación de pagos.

� Generación masiva de comprobantes de egreso.

� Generación de medios magnéticos para pago a proveedores.

� Notificación de pagos a proveedores a través de correo electrónico.

� Administración de obligaciones financieras.

Contabilidad

� Administración jerárquica de centros de costos.

� Elaboración de certificados de retención. � Generación de medios magnéticos

distritales. Aplica para Bogotá, Cali, Medellín, Barranquilla, Pereira y Envigado.

� Generación de información exógena para la DIAN.

� Reportes de estados financieros básicos personalizables.

Administrativo

� Control de activos fijos.

� Creación y administración de presupuestos.

� Registro de facturas y gestión de cartera administrativa.

Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)

� Contabilidad multilibro. � Segmentos de operación. � Administración de propiedad, planta y

equipo. � Reconocimiento del ingreso de acuerdo

con el avance de obra. � Reconocimiento de la venta de inmuebles,

desde el momento en que la entidad transfiere al comprador los riesgos y ventajas de tipo significativo.

� Revelaciones y estados financieros configurables.

� Instrumentos financieros. � Estados financieros consolidados.

SINCO CBR hace posible la gestión comercial de proyectos inmobiliarios, optimizando el proceso, desde el contacto con clientes potenciales en las salas de venta, hasta la entrega y control de garan-tías de construcción para los compradores.

El sistema permite configurar, controlar y adminis-trar los trámites de venta según las necesidades del negocio; realizar la gestión de cartera contem-plando planes de pago; generar la proyección de ingresos mediante el control de ventas; adminis-trar las reformas y asociarlas a los presupuestos

de construcción; efectuar el seguimiento de la fac-turación y escrituración de los inmuebles y admi-nistrar el proceso de posventa.

Así mismo, ofrece la posibilidad de integrar la fun-cionalidad de la página de internet de las construc-toras con la información de SINCO CBR mediante servicios web. De esta forma, los compradores pueden consultar información sobre los inmuebles adquiridos (extranet), realizar solicitudes de pos-ventas o reformas e incluso efectuar los pagos de los compromisos mediante PSE.

� Agilizar el proceso de recaudo de pagos y control de cartera.

� Realizar el seguimiento y control de los procesos de tramitación, cartera, escrituración y posven-tas.

� Gestionar los proyectos de forma centralizada y simultánea.

� Administrar un número indefinido de proyectos, sin costos adicionales de licenciamiento.

� Disponer de los datos solicitados por el usuario directamente en pantalla, con opciones de im-presión y exportación a MS Excel. No es nece-sario emplear otros programas o paquetes inter-medios para presentar informes.

BENEFICIOS

PROCESO

Comercialización de Bienes Raíces

A partir de la contabilización en línea, automáticamente se crean recibos de caja, notas crédito y cualquier documento que tenga un equivalente en contabilidad (nota débito, descuento de escri-turación, recibo de caja, nota de subrogación y devolución de cheques, entre otros). También es posible hacer el cruce de las subrogaciones contra el crédito constructor controlado a través del módulo de obligaciones financieras.

Reporte de la reforma solicitada por el cliente como afectación al presupuesto de obra para su ejecución y control.

Paso al módulo de liquidación de nómina de los valores de las comisiones que se van a pagar a vendedores y directores comerciales.



FUNCIONALIDADES

Promoción y comercialización de inmuebles

� Registro de visitantes. � Cotización de inmuebles basada en

cálculos financieros. � Medición de la efectividad de medios

publicitarios. � Seguimiento a clientes potenciales.

Gestión de venta � Administración de inventarios. � Confirmación de ventas. � Definición de planes de pago. � Control de créditos y subsidios. � Liquidación de comisiones.

Gestión de trámites � Definición de flujos de tramitación por

proyectos, tipo de venta y subsidios. � Envío del cumplimiento de trámites vía

correo electrónico. � Soporte a flujos de tramitación con

precedencias múltiples. � Asignación de responsables por trámite. � Control del avance de tramitación. � Generación masiva de documentos. � Cálculo y generación masiva de gastos de

escrituración.

Gestión de cartera � Control de recaudo (plan de pagos). � Recaudo masivo a partir de interfaz. � Recaudo electrónico de pagos en línea. � Proyección de ingresos. � Control de desembolso fiduciario. � Integración contable según el tipo de

proyecto. � Recordatorio preventivo de pago vía correo

electrónico y SMS. � Facturación de inmuebles. � Reconocimiento de la venta.

Gestión de posventa móvil � Gestión a la entrega de inmuebles. � Registro y revisión de solicitudes posventa. � Asignación de responsables a los trabajos

locativos. � Registro de firmas y fotografías en sitio. � Seguimiento integral (servicio al cliente).

Gestión de reformas y acabados � Definición de opciones y acabados por

proyecto. � Ajuste automático del presupuesto de obra. � Administración de reformas que afectan o

no el valor del inmueble. � Modificación automática del precio de venta

y plan de pago.

Portal web para compradores � Estado de cuenta-cartera. � Estado de tramitación. � Consulta de información general del

proyecto.

Servicios web � Pagos online. � Registro de posventas online.

Maquinaria y Equipos

SINCO M&E hace posible la gestión integral de la maquinaria amarilla y de transporte utilizada en procesos de construcción, lo cual favorece el con-trol y seguimiento de cada equipo, facilitando la li-quidación de costos de uso e ingresos generados.

La solución permite administrar la operación de los equipos y obtener alertas sobre el vencimiento de documentos y rutinas de mantenimiento pre-ventivas, que ayudan a prolongar la vida útil de las máquinas y asegurar la vigencia de la garantía.

� Conocer el estado de ingresos y costos por equi-po, grupo de equipos y el total de la maquinaria.

� Garantizar el control de costos internos y exter-nos de la mano de obra que se emplea para el mantenimiento de los equipos.

� Realizar pedidos por orden de trabajo, agrupando insumos según la necesidad de mantenimiento de cada equipo.

� Llevar el control de rendimiento de combustibles por equipo, tomando en cuenta el esfuerzo de trabajo, altitud y desempeño del operador.

� Generar una orden de mantenimiento especifi-cando las actividades, los insumos, la mano de

obra y las herramientas requeridas para la ejecu-ción del mantenimiento preventivo programado, según el medidor acumulado por reporte de ac-tividades en la bitácora de uso o suministro de combustible.

� Controlar el cambio de medidores (horómetro u odómetro) por daño o pérdida, conservando la medida acumulada por trabajo reportado en el equipo.

� Contratar el suministro de combustible con ter-ceros y llevar un control por despacho de com-bustible en estaciones de servicio.

BENEFICIOS

PROCESO

Creación de facturas, cálculo de cobros internos de acuerdo con el uso del equipo y administra-ción de activos fijos (depreciaciones).

Cargue de los costos de nómina que corresponden a los empleados asignados a la maquinaria.

Control de repuestos y combustible en inventario necesario para realizar órdenes de mantenimien-to, creación de contratos para servicios externos de reparaciones técnicas especializadas, cargue de costos a las obras de construcción propias y de clientes externos por uso de la maquinaria, generación de pedidos asignados a una orden de mantenimiento y despacho de combustible asignado a cada equipo.



FUNCIONALIDADES

Adición y edición de equipos

� Definición de las variables y características de las máquinas.

� Impresión de la hoja de vida de cada equipo incluyendo las características técnicas y de mantenimiento más relevantes.

Programación de mantenimientos � Administración de programas y rutinas por

grupo de equipos. � Generación de mantenimientos preventivos

por frecuencia de horas o kilómetros acumulados.

� Definición de alertas de control para los ciclos de mantenimiento.

� Reprogramación del plan de mantenimiento mediante overhaul.

� Proyección de costos de mantenimiento preventivo, según el promedio de trabajo reportado por cada equipo.

� Visualización de la gestión de mantenimiento en un panel gráfico.

Órdenes de trabajo

� Creación de actividades y recursos para ejecutar un mantenimiento correctivo.

Mantenimiento y control de equipos

� Consulta de órdenes de trabajo de mantenimiento.

� Informes de control sobre el cumplimiento de los ciclos de mantenimiento.

� Control sobre el suministro de combustible. � Consulta de productividad y reporte de

actividades de los equipos. � Control de ingresos por transporte de

materiales (m3/km). � Salida y reintegro de insumos con

afectación al inventario. � Facturación a clientes externos por uso de

los equipos. � Control de perfiles para la aprobación

de montos cargados en las OT de mantenimiento.

Elaboración de informes � Costos de mantenimiento y operación. � Alertas por vencimiento de pólizas para

cada equipo. � Análisis de ingresos y costos por equipo. � Análisis de rendimientos de combustible. � Análisis de fallas.

Neumáticos � Inventario detallado de neumáticos en uso

o en bodega. � Posición y disposición de cada neumático. � Inspección y verificación de los neumáticos

en cualquier ubicación.

Planificación de Requerimientos de Manufactura

SINCO MRP facilita el proceso de planeación de los componentes utilizados para la fabricación de un producto y la transformación de materiales. Así mismo, permite simplificar el control de inventa-rios reflejando los costos de producción, tanto de la materia prima como de los recursos empleados, y programar de forma eficiente los pedidos para el reabastecimiento.

Este sistema hace posible el control del despacho y la facturación de la producción entregada a cada cliente, generando informes de pérdidas y ganan-cias por producto elaborado, los cuales apoyarán la toma de decisiones sobre los procesos de pro-ducción.

� Conocer el valor de pérdidas y ganancias de la producción.

� Obtener inventarios a la fecha sobre materiales y productos.

� Visualizar los flujos de producción en un periodo determinado.

� Realizar auditorías en las diferentes fases del proceso.

� Controlar la facturación de las ventas y el mate-rial despachado.

� Planificar la producción de la materia prima a corto, mediano y largo plazo.

� Administrar los recursos existentes para minimi-zar las pérdidas.

BENEFICIOS

PROCESO

Administración compartida de la información registrada en el almacén.

Asignación de los equipos empleados en los despachos realizados.

Generación de documentos contables para realizar cobros internos, anticipos y facturas de venta.



FUNCIONALIDADES

Producción

� Generación de orden de producción directa.

� Liberación de las órdenes de producción.

� Cierre de la orden de producción.

� Generación de ajustes de inventario.

� Pedidos de orden de producción.

� Entrega y recibo de materia prima (material

de configuración manual).

� Entrega y recibo de producto elaborado.

� Devolución de la materia prima.

Comercial

� Listas de precios.

� Pedidos de clientes.

� Despacho de cotización.

� Adición de anticipos.

� Amortización de anticipos.

� Generación y reversión de la orden de

facturación de anticipos.

� Generación y reversión de la orden de

facturación de despachos.

Informes

� Informe de movimientos de inventario.

� Informe de anticipos.

� Informe de ventas.

� Informe de pérdidas y ganancias.

� Informe de ajustes de inventario.

Administración de Bienes Raíces

SINCO ABR facilita la administración de los inmue-bles consignados para arrendamiento y presta el servicio de corretaje o gestión de propiedades para uso residencial, comercial o industrial.

El servicio de administración del arrendamiento in-cluye las modalidades de canon garantizado y no ga-rantizado; permite gestionar renovaciones, reajustes, prórrogas, cesiones, mantenimientos, pagos de cuo-tas de administración de propiedad horizontal y otras obligaciones derivadas de los contratos de mandato.

PROCESO

� Controlar y centralizar la información de propie-tarios, arrendatarios e inmuebles en el sistema, para no depender de los contactos de los aseso-res comerciales.

� Notificar a través de correo electrónico a los pro-pietarios, arrendatarios y contratistas, sobre las novedades en la administración de los contratos de arrendamiento.

� Ahorrar tiempo en la elaboración de contratos de mandato y arrendamiento, desde las opciones de documentos automáticos.

� Controlar las calidades tributarias de los múlti-ples copropietarios del inmueble, para generar la facturación a nombre de terceros.

� Recaudar a través de convenios de código de barras adquiridos previamente, para facilitar la conciliación bancaria.

� Administrar los giros a varios beneficiarios de un único inmueble.

� Automatizar los pagos a copropiedades.

Las facturas y cuentas por pagar a propietarios, edificios y arrendatarios, se registran en línea en el módulo contable, permitiendo convalidar directamente los estados de cuenta a cada uno de ellos y a la contabilidad.

Los valores de las comisiones a pagar a los asesores arrendadores, consignadores y directores comerciales, pasan al módulo de liquidación de nómina.

BENEFICIOS



FUNCIONALIDADES

Consignaciones de inmuebles

� Vivienda / Comercio. � Administración garantizada o no

garantizada. � Administración de inmuebles propios. � Venta de inmuebles usados.

Promoción de inmuebles y proyectos � Registro de clientes potenciales. � Seguimiento de arrendatarios potenciales. � Informe de gestión a propietarios.

Tramitación y estudio de crédito � Seguimiento detallado de trámites. � Estudios internos de crédito. � Generación de contratos.

Administración de contratos de mandato y arrendamiento

� Posibilidad de facturar con códigos de barras.

� Liquidación de sanciones e intereses por pago no oportuno.

� Administración de cartera. � Manejo de préstamos a propietarios

asociados a eventos de la administración del inmueble.

� Liquidación de intereses de financiación. � Prórrogas y reajustes. � Cesiones de propietarios o arrendatarios. � Pago de cuotas de administración de

propiedad horizontal. � Órdenes de reparaciones locativas. � Recaudo de servicios públicos al inicio y al

final del contrato. � Comprobantes de ingreso masivos. � Pagos de prediales.

Notificaciones vía correo electrónico

Propietarios � Promoción del inmueble. � Prórrogas y reajustes. � Cotizaciones de reparaciones locativas. � Facturas de comisión. � Estado de cuenta.

Arrendatarios � Prórrogas y reajustes. � Reparaciones locativas. � Facturas de canon.

Administración de propiedad horizontal � Estado de cuenta.

Generación de documentos � Contratos de arrendamiento, mandato y

promesas de compraventa. � Cartas de reajustes y prórrogas. � Notas de cesión de propietarios.

Inteligencia de Negocios

SINCO BI es la herramienta de inteligencia de negocios que convierte los datos de la com-pañía en información valiosa que respalda una toma de decisiones basada en el conocimiento. Así, se reportan beneficios tangibles y se pro-mueve el cumplimiento de los objetivos empre-sariales.

Esta solución está integrada de forma nativa con SINCO ERP, y puede tomar datos gene-rados desde otros sistemas de información. SINCO BI ofrece gráficos precisos y depurados, promueve el aumento constante de la compe-titividad, ofrece un seguimiento detallado a los indicadores estratégicos e incentiva el creci-miento del negocio.

� Monitorear permanentemente la gestión de la empresa y tomar acciones de forma oportuna.

� Controlar la organización, las unidades de nego-cio, las sucursales y los proyectos desde una sola aplicación.

� Recibir alertas para conocer el estado del nego-cio.

� Personalizar la vista de cuadros de mando inte-gral, de acuerdo con el tipo de información que se requiera analizar.

� Configurar fácilmente los componentes para aprovechar los resultados del análisis de infor-mación.

� Realizar un seguimiento del negocio basado en indicadores.

� Alimentar la solución utilizando diferentes fuen-tes de datos. En la actualidad es posible extraer datos desde SINCO ERP, Access, SQL Server, Oracle, MySQL y MS Excel.

BENEFICIOS

PROCESO

Es posible configurar la extracción de datos de los módulos de SINCO ERP que se tengan instalados, para su posterior análisis.



FUNCIONALIDADES

Análisis

� Configuración de los indicadores estratégicos definidos por la organización.

� Navegación hacia tableros de instrumentos.

� Configuración del cuadro de mando integral definido por la organización.

� Generación del histórico de indicadores.

� Indicadores georreferenciados.

Visualización

� Diseño de tableros de instrumentos de acuerdo con los requerimientos del negocio.

� Gráficas (líneas, tortas, barras y múltiples series de datos).

� Tableros de instrumentos georreferenciados.

� Visor de PDF.

� Explorador de páginas web.

� Visor de YouTube.

� Imágenes.

� Creación de reportes dinámicos que permiten una visualización detallada de datos.

ETL - Extracción, transformación y carga

� Definición y configuración del origen de datos (SINCO ERP, Access, SQL Server, Oracle, MySQL y MS Excel).

� Creación y configuración del Data Warehouse para el almacenamiento de los datos.

� Relación entre diferentes fuentes de datos y consolidación de información.

� Historial de la vista de origen de datos (el alcance está sujeto a condiciones de infraestructura tecnológica).

SINCO SGD hace posible la gestión óptima y efi-ciente del archivo físico y digital de la compañía, a través de la administración integral de la in-formación.

Siguiendo los lineamientos del Archivo Gene-ral de la Nación, SINCO SGD aplica las mejores prácticas de gestión documental, para mantener

un archivo organizado y actualizado, que facilita un crecimiento controlado.

Esta herramienta permite la administración de flujos de correspondencia interna y entrante, ra-dicación de facturas, y el archivo físico y digital; priorizando el uso de este último para evitar pér-didas o deterioro de los documentos originales.

� Optimizar costos y recursos mediante el apoyo a políticas de cero papel.

� Obtener eficiencia en los tiempos de consulta y en la ubicación física de documentos.

� Disminuir el archivo físico de gestión mediante la aplicación efectiva de tiempos de retención do-cumental.

� Recuperar documentos fácilmente a través del sistema de indexación por descriptores.

� Asegurar la confidencialidad de la información.

� Disminuir la pérdida de documentos físicos, con-figurando flujos de correspondencia digitales.

� Visualizar archivos en formatos PDF y JPG direc-tamente en la aplicación, a través del visor inte-grado de documentos.

� Generar plantillas desde MS Word para la radica-ción de correspondencia saliente.

� Evitar el flujo físico de facturas, gracias a la inte-gración con SINCO ADPRO y SINCO A&F.

BENEFICIOS


PROCESO

Sistema de Gestión DocumentalSolución en la nube

FUNCIONALIDADES

Centro de administración documental � Política de retención documental. � Permisos de consulta por usuarios. � Auditoría sobre la política de retención

documental. � Indexación administrable. � Transacciones de archivos físicos

auditables. � Almacenamiento y control de planos. � Auditoría de transacciones. � Impresión de códigos de barras. � Digitalización en formato PDF/A. � Informe de productividad en el proceso de

digitalización. � Registro masivo de archivos y documentos.

Correspondencia � Administración de correspondencia

entrante, interna, saliente y comunicados internos.

� Creación de flujos de trabajo de documentos.

� Auditoría del flujo documental. � Control de registros del sistema de gestión

de calidad. � Creación de planillas de mensajería para

correspondencia entrante y saliente. � Notificaciones por correo electrónico. � Ubicación de correspondencia entrante y

saliente en archivo. � Reasignación masiva de actividades de

correspondencia. � Radicación de correspondencia saliente

desde MS Word a través de plantillas creadas previamente.

Radicación de facturas � Gestión sobre las facturas de venta

administrativas de SINCO ADPRO y a nombre de terceros.

� Asociación de actas y entradas de almacén de SINCO ADPRO.

� Ejecución automática de actividades (cuando se generen cuentas por pagar y comprobantes de egreso desde SINCO A&F).

� Informe de estado de las facturas radicadas.

� Visualización de facturas radicadas y digitalizadas en SINCO SGD desde la programación y aprobación de actas y entradas de almacén.

� Visualización de facturas en la generación de cuentas por pagar en SINCO ADPRO, programación de actas y entradas, autorización de cuentas por pagar y generación masiva de comprobantes de egreso.

Creación y visualización de los expedientes comerciales desde la ficha del cliente.

Desde MS Excel es posible diligenciar formatos asociados al sistema de gestión de calidad e iniciar flujos de correspondencia interna.

Radicación de facturas y asociación de actas o entradas de almacén, visualización de facturas en opciones de aprobación y programación de actas y entradas.

Visualización de los expedientes de historias laborales, desde la ficha del empleado.

Visualización de la opción cuentas por pagar de las facturas digitales que ingresan por correspon-dencia entrante.

Sistema de Gestión de CalidadSINCO SGC apoya a la dirección de la compañía en la toma de decisiones estratégicas, mediante la ad-ministración global de la información requerida por el sistema integrado de gestión. Además, favorece el seguimiento y control de los procesos de certifi-cación de calidad y respalda el cumplimiento de la normatividad aplicable.

Este módulo facilita el diseño, la divulgación y el acceso a la documentación, también permite ges-tionar las peticiones, quejas o reclamos de los clien-tes, y programar su posterior seguimiento, control y análisis. También es posible definir planes de acción, acompañar la mejora de los procesos de la empresa y entregar respuestas oportunas que in-crementan la satisfacción de los clientes.

Nuestra solución integra los datos generados por los diferentes procesos de la compañía, arrojando información veraz y oportuna que apoya a la geren-cia en la definición de un mapa de ruta, en la gestión de planes de acción, en la medición de indicadores y en el control de riesgos integrales para alcanzar los objetivos del plan estratégico.

Por su parte, las auditorías y los procesos de control de calidad permiten determinar la eficacia del siste-ma de gestión y favorecen el cumplimiento de los criterios establecidos por la organización.

� Controlar las versiones de los documentos del sistema de gestión de calidad, facilitar el acce-so e informar en tiempo real a los involucrados sobre las actualizaciones realizadas en cada pro-ceso.

� Garantizar el ciclo de vida de las versiones (regis-tro, revisión y aprobación).

� Medir el cumplimiento de los objetivos de calidad por medio del cuadro de mando integral.

� Evaluar terceros mediante criterios propios e in-dicar la ponderación requerida.

� Tomar acciones para mitigar posibles riesgos operacionales que afecten el cumplimiento del plan estratégico de la compañía.

� Notificar a responsables e interesados acerca de los compromisos consignados en actas de reu-nión.

� Registrar el ciclo de auditorías y notificar a los participantes las fechas de ejecución.

� Ejecutar inspecciones de control de calidad a tra-vés de dispositivos móviles, con la posibilidad de adjuntar evidencia fotográfica o documentos.

� Ejecutar las auditorías en línea generando las no conformidades correspondientes, a partir de los hallazgos identificados y el informe de auditoría una vez se finaliza la misma.

BENEFICIOS

PROCESO

Desde MS Excel es posible diligenciar formatos asociados al sistema de gestión de calidad e iniciar flujos de correspondencia interna.



FUNCIONALIDADESDocumentación

� Diseño y montaje de visor de documentos de proceso.

� Acceso al histórico de las versiones según el perfil de usuario.

� Visualización de documentos y protección del contenido.

� Registro y seguimiento de actas de reunión.

� Matriz de documentos externos. � Matriz de equipos de medición y ensayo. � Matriz de comunicaciones.

Planes de acción � Registro y seguimiento de acciones

correctivas, preventivas y de mejora.

Peticiones, quejas y reclamos � Administración de peticiones, quejas y

reclamos (PQR).

Riesgos � Matriz para valorar riesgos con control

de cambios de versiones (ISO 31000).

Auditorías � Cronograma de auditorías. � Registro de listas de chequeo y hallazgos. � Creación de entrevistas. � Generación de no conformidades. � Evaluación de auditores.

Indicadores � Definición de indicadores a partir de los

procesos registrados. � Administración de indicadores de manera

global o por obra. � Código de colores o semáforo para los

valores aceptados y metas. � Creación de tableros de control. � Definición del cuadro de mando.

Evaluación de terceros � Creación de plantillas de evaluación con

criterios definidos por la empresa y su respectiva ponderación.

� Ejecución de evaluaciones. � Consolidación de los resultados.

Inspecciones � Diseño de plantillas de inspección de

acuerdo con los criterios parametrizados por el cliente.

� Ejecución de inspecciones que permiten adjuntar evidencias como registros fotográficos o documentos desde dispositivos móviles.

� Visualización del avance del proyecto.

Es posible compartir la información de los submódulos indicadores, auditorías, evaluación de terceros y planes de acción.

Seguridad y Salud en el Trabajo

SINCO SST integra los datos generados por las ac-tividades de seguridad y salud en el trabajo, arro-jando información veraz y oportuna que apoya a la gerencia en la toma de decisiones, mediante la gestión de planes de acción, la medición de indica-dores, la evaluación de contratistas, la realización de auditorías y el control de riesgos.

El módulo permite registrar y gestionar los progra-mas definidos por la compañía tales como vigilan-cia epidemiológica, gestión del riesgo prioritario, así como programas de promoción y prevención. Todo

esto con el propósito de mitigar los riesgos, reducir los accidentes de trabajo y evitar los casos de en-fermedad laboral.

En nuestra herramienta, la administración de infor-mación requerida por el sistema de gestión en se-guridad y salud en el trabajo toma como referencia la norma OHSAS 18001 y el Decreto 1072 de 2015. Así mismo, es posible identificar los peligros y valo-rar los riesgos a los que puedan estar expuestos los trabajadores y contratistas, con base en la metodo-logía descrita en la norma GTC 45 versión 2012.

� Visualizar la información sociodemográfica de la empresa.

� Apoyar el seguimiento del estado de salud de los trabajadores.

� Llevar un control de los requisitos legales a través de una matriz de documentos externos.

� Identificar la fecha en la cual un contratista debe pagar la seguridad social de los trabajadores, re-gistrar los pagos y visualizar su estado, de acuer-do con las disposiciones de ley.

� Configurar y registrar la información de los simu-lacros realizados.

� Definir la estructura en la metodología de investi-

gación de accidentes de trabajo. � Ejecutar inspecciones de seguridad a través de

dispositivos móviles, con la posibilidad de adjun-tar evidencia fotográfica o documentos.

� Gestionar los indicadores definidos para el pro-ceso de SINCO SST y comparar los resultados a través de tableros de control.

� Evaluar terceros mediante criterios propios e in-dicar la ponderación requerida.

� Tener acceso a las tareas pendientes por ejecu-tar en un periodo de tiempo, de acuerdo con la parametrización inicial de SINCO SST.

BENEFICIOS

PROCESO

Sincronización del personal que está registrado en SINCO GTH. Las incapacidades del personal directo con ocasión de los accidentes de trabajo se registran directamente en el submódulo de liquidación de nómina.



FUNCIONALIDADESGestión del trabajador

� Gestión de programas. � Gestión de los perfiles de cargo. � Gestión de trabajadores directos y de

contratistas. � Registro, programación y control de

exámenes médicos, ejecución de capacitaciones y entrega de elementos de trabajo.

� Registro de incapacidades de trabajadores contratistas.

� Control y seguimiento al estado de salud. � Registro de accidentes de trabajo y su

posterior investigación.

Elementos de trabajo � Matriz de elementos de seguridad y

equipos. � Registro y edición de elementos de

trabajo.

Riesgos � Matriz para identificar peligros y valorar

riesgos con control de cambios (GTC 45).

Simulacros � Registro y consulta de los simulacros

realizados.

Inspecciones � Diseño de plantillas de inspección

de acuerdo con los criterios parametrizados por el cliente.

� Ejecución de inspecciones que permiten adjuntar evidencias como registros fotográficos o documentos desde dispositivos móviles.

Gestión de contratistas � Control del pago de nómina y seguridad

social de los trabajadores de los contratistas.

� Creación de plantillas de evaluación con criterios definidos por la empresa y su respectiva ponderación.

� Ejecución de evaluaciones. � Consolidación de resultados.

Indicadores � Definición de indicadores a partir de los

procesos registrados desde SINCO SGC. � Administración de indicadores de manera

global o por obra. � Código de colores o semáforo para los

valores aceptados y metas. � Creación de tableros de control.

Auditorías � Cronograma de auditorías. � Registro de listas de chequeo y hallazgos. � Creación de entrevistas. � Generación de no conformidades. � Evaluación de auditores.

Planes de acción � Registro y seguimiento de acciones

correctivas, preventivas y de mejora.

Documentación � Matriz de requisitos legales.

Es posible consultar los submódulos de indicadores, auditorías, evaluación de terceros y planes de acción del módulo SINCO SGC desde SINCO SST.

Sistema de Gestión de Proyectos

SINCO SGP permite gestionar el ciclo de vida de los proyectos y entrega herramientas para la estruc-turación, dirección y control de cada una de sus fases, tomando como referencia la mayoría de las prácticas establecidas por el Project Management Institute (PMI) en la guía estándar del PMBOK®.

Incluye los procesos necesarios para llevar a cabo la iniciación, planificación, puesta en marcha y cie-rre de los proyectos, a través de diferentes áreas de conocimiento como gestión de la integración, al-cance, tiempo, costos, recursos, comunicaciones, riesgos, adquisiciones e interesados. También es posible monitorear de forma transversal la evolu-ción del proyecto.

� Sistematizar los proyectos de la empresa, esta-bleciendo un cronograma que contenga activi-dades y responsables de las mismas.

� Realizar el seguimiento del avance de las activi-dades, hitos, entregables, tiempo y costos de lo planeado versus lo ejecutado.

� Integrar el presupuesto de SINCO ADPRO a las actividades de la programación de la obra, para realizar el análisis del valor ganado.

� Monitorear y controlar el estado del proyecto con el fin de evaluar, tomar decisiones y adoptar medidas correctivas, a través del análisis de los informes de seguimiento como el resumen del plan de negocios y la curva S.

� Utilizar la información de lecciones aprendidas para aplicarla en la ejecución de futuros proyec-tos.

BENEFICIOS

PROCESO



Visualización del porcentaje de avance de un proyecto, frente a cumplimiento de trámites.

FUNCIONALIDADES

Gestión de integración

� Definición del acta de constitución del

proyecto (project charter).

� Ejecución de actividades.

� Control de cambios.

� Lecciones aprendidas.

� Cierre del proyecto.

Gestión de alcance

� Creación de la estructura de desglose de trabajo (EDT).

Gestión de tiempo

� Desarrollo y control del cronograma. � Modificación de cronograma con control

de reserva o con proyección de fecha

final de acuerdo a las fechas reales de

ejecución.

Gestión de costos � Definición y seguimiento del presupuesto.

Gestión de recursos

� Definición de los recursos. � Histograma de recursos.

Gestión de las comunicaciones

� Notificaciones automáticas. � Configuración de la matriz de

comunicación.

Gestión de riesgos

� Identificación, análisis y gestión de riesgos. � Matriz de valoración.

Gestión de adquisiciones

� Definición y consumo en costo de las adquisiciones.

Cálculo del presupuesto del recurso humano a partir de su costo en nómina (salario + prestacio-nes sociales + parafiscales).

Visualización del costo presupuestado, proyectado y ejecutado de un proyecto, tomando en cuen-ta la estructuración presupuestal a nivel de tipo de costo, capítulos, subcapítulos e ítems.

Gestión de los interesados

� Identificación y clasificación de los interesados.

Gestión de Talento Humano

SINCO GTH optimiza el desempeño del área de Gestión Humana, facilitando la liquidación de la nómina, los aportes a seguridad social y parafis-cales, las prestaciones sociales y demás activi-dades asociadas con el pago de las acreencias laborales.

Para complementar la gestión del talento, esta solución cuenta con un portal web, en el cual los funcionarios de la organización tendrán la po-sibilidad de realizar los trámites más comunes con autonomía.

� Distribuir los costos asociados a la nómina de cada empleado, según el centro de costos para el cual labora.

� Generar automáticamente al área contable las afectaciones por conceptos de nómina (docu-mentos, egresos y cuentas por pagar).

� Ingresar y aprobar novedades de horas extras, desde las obras o sucursales.

� Generar fácilmente volantes de pago, certifica-dos laborales, de ingresos y retenciones y con-sultar las vacaciones disponibles a través del portal web para empleados.

� Enviar los vencimientos de contratos al jefe in-mediato a través de correo electrónico.

� Controlar y aplicar de forma correcta la retención en la fuente.

BENEFICIOS

PROCESO

INTEGRACIÓN CON SINCO ERPUna vez cerrada la nómina, automáticamente se generan los documentos contables asociados a la nómina por pagar (comprobante de egreso) y a la provisión mensual.


FUNCIONALIDADESNómina

Liquidación y control de nómina � Registro de contratos de trabajo con

aprobación. � Importación de novedades desde MS

Excel. � Anticipos de sueldo y novedades fuera de

nómina. � Pagos y descuentos fijos. � Registro de incapacidades y ausentismos. � Informe de incapacidades por edades y

legalización de incapacidades. � Registro de préstamos centralizados y

amortizados. � Análisis de la capacidad de

endeudamiento. � Archivo plano para pago en bancos. � Registro masivo de empleados. � Reliquidaciones. � Envío de volantes de pago a través de

correo electrónico. � Formatos parametrizables (certificaciones

laborales y carta de vacaciones, entre otros).

� Importación de distribución de centro de costo por empleado.

Compensación flexible

Liquidación de aportes a seguridad social

� De acuerdo con la normatividad colombiana vigente (Ley 1429, Ley 1393, Resolución 3214, Resolución 2388, Resolución 5858 y Decreto 1990 de 2016).

Generación de información para la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP)

Reembolsables

Contabilidad � Generación automática de documentos

contables y comprobantes de egreso al cierre de cada periodo de nómina.

� Generación automática de cuentas por pagar para los conceptos de nómina que se destinan a un tercero.

� Informes para llevar la trazabilidad de los movimientos contables generados desde nómina hacia SINCO A&F.

Retención en la Fuente � Cálculo de porcentaje semestral para Método

2 de Retención en la Fuente. � Informe detallado del cálculo ordinario de

retención en la fuente. � Envío de certificado de ingresos y retenciones

a través de correo electrónico.

Portal web para empleados � Certificados de ingresos y retenciones. � Días de vacaciones pendientes a la fecha de

consulta. � Certificados laborales. � Volantes de pago.

Acceso a documentación asociada al empleado como contratos y otrosíes. Solo se podrán visualizar los documentos cargados en SINCO SGD.

Liquidación de novedades registradas por concepto de comisión.

Una vez se liquida la nómina y de acuerdo con la configuración del centro de costo de cada empleado, se actualizan automáticamente los consumos correspondientes a los ítems presu-puestales, asociados con gastos de personal.

Documents

IT - Sincosoft - Sincosoftsinco.com.co/pdf/Portafolio_Producto_SINCO_ERP.pdf · Somos una empresa colombiana de software fundada en 1996, que desarrolla e implementa el sistema de