2014

I.U.CESMAG Ing.Esp. Gustavo Sánchez Rodríguez

[MICROSOFT EXCEL – OFFICE 2013]

Tabla de contenido Tareas básicas en Excel 2013 .............................................................................................................. 3

Crear un nuevo libro ....................................................................................................................... 3

Introducir los datos ......................................................................................................................... 3

Usar Autosuma para sumar los datos ............................................................................................ 3

Crear una fórmula simple ............................................................................................................... 4

Aplicar un formato de número ....................................................................................................... 4

Escribir los datos en una tabla ....................................................................................................... 5

Mostrar los totales de los números ............................................................................................... 8

Mostrar los datos en un gráfico ..................................................................................................... 9

Guarde el trabajo ............................................................................................................................ 9

Imprimir ........................................................................................................................................ 10

Crear una fórmula usando una función ............................................................................................ 10

Ejemplos .................................................................................................................................... 11

Crear un gráfico ................................................................................................................................ 11

Presentar un libro en línea ............................................................................................................... 13

Guardar un documento en SkyDrive ................................................................................................ 14

FUNCIONES EXCEL ......................................................................................................................... 15

PROMEDIO (función PROMEDIO) ................................................................................................ 15

Descripción ................................................................................................................................ 15

Sintaxis ....................................................................................................................................... 15

Observaciones ........................................................................................................................... 15

CONTAR.SI (función CONTAR.SI) .................................................................................................. 16

Descripción ................................................................................................................................ 16

Sintaxis ....................................................................................................................................... 16

SUMAR.SI (función SUMAR.SI) ...................................................................................................... 16

Descripción .................................................................................................................................... 16

Sintaxis........................................................................................................................................... 17

MAX (función MAX) ...................................................................................................................... 17

Descripción ................................................................................................................................ 17

Sintaxis ....................................................................................................................................... 17

Observaciones ........................................................................................................................... 17

Ejemplo ...................................................................................................................................... 18

SI (función SI) ................................................................................................................................ 19

Descripción ................................................................................................................................ 19

Sintaxis ....................................................................................................................................... 20

Use SUMAPRODUCTO para sumar el producto de valores correspondientes en uno o más rangos

....................................................................................................................................................... 20

Ejemplo ...................................................................................................................................... 21

Dividir nombres con el Asistente para convertir texto en columnas ................................................ 22

Dividir el contenido en función de un delimitador ....................................................................... 22

Dividir contenido delimitado por espacios .............................................................................. 22

Dividir contenido delimitado por comas ................................................................................. 24

Dividir el contenido de las celdas en función de un salto de columna ......................................... 26

Función Y ........................................................................................................................................... 27

Descripción .................................................................................................................................... 27

Sintaxis........................................................................................................................................... 28

Observaciones ............................................................................................................................... 28

Ejemplo 1 ....................................................................................................................................... 28

Ejemplo 2 ....................................................................................................................................... 28

Función O .......................................................................................................................................... 29

CONSULTAV (función CONSULTAV) – Version 2013 (BUSCARV.) ........................................................ 30

Descripción .................................................................................................................................... 30

Sintaxis........................................................................................................................................... 30

Funcionamiento de las tablas dinámicas .......................................................................................... 32

Cómo crear una tabla dinámica ........................................................................................................ 34

Crear una tabla dinámica en Excel 2013 ....................................................................................... 34

Partes de una tabla dinámica ............................................................................................................ 38

Partes de una tabla dinámica en Excel .......................................................................................... 38

Dar formato a una tabla dinámica ..................................................................................................... 39

Crear un gráfico dinámico ................................................................................................................. 41

Cómo crear un gráfico dinámico en Excel ..................................................................................... 41

Tareas básicas en Excel 2013

Excel es una herramienta muy eficaz para obtener información con significado a partir de grandes cantidades de datos. También funciona muy bien con cálculos sencillos y para realizar el seguimiento de casi cualquier tipo de información. La clave para desbloquear todo este potencial es la cuadrícula de las celdas. Las celdas pueden contener números, texto o fórmulas. Los datos se escriben en las celdas y se agrupan en filas y columnas. Esto permite sumar datos, ordenarlos y filtrarlos, ponerlos en tablas y crear gráficos muy visuales. Veamos los pasos básicos para empezar.

Crear un nuevo libro

Los documentos de Excel se denominan libros. Cada libro tiene hojas, que normalmente se denominan hojas de cálculo. Puede agregar tantas hojas como desee a un libro o puede crear libros nuevos para separar los datos.

1. Haga clic en Archivo > Nuevo. 2. En Nuevo, haga clic en Libro en blanco.

Introducir los datos

1. Haga clic en una celda vacía. Por ejemplo, la celda A1 de una hoja nueva.

Se hace referencia a las celdas según su ubicación en la fila y la columna de la hoja, de modo que la celda A1 es la primera fila de la columna A.

2. Escriba texto o un número en la celda. 3. Presione ENTRAR o TAB para pasar a la celda siguiente.

Usar Autosuma para sumar los datos

Una vez escritos los números en la hoja, es posible que desee sumarlos. Un modo rápido de hacerlo es mediante Autosuma.

1. Seleccione la celda a la derecha o debajo de los números que desea agregar. 2. Haga clic en Inicio > Autosuma o presione Alt+=.

La Autosuma suma los números y muestra el resultado en la celda que seleccione.

Crear una fórmula simple

Sumar números solo es una de las cosas que puede hacer, pero Excel puede hacer también otros cálculos. Pruebe algunas fórmulas sencillas para sumar, restar, multiplicar o dividir los números.

1. Seleccione una celda y escriba un signo igual (=). Esto indica a Excel que la celda contendrá una fórmula.

2. Escriba una combinación de números y operadores de cálculo, como el signo más (+) para la suma, el signo menos (-) para la resta, el asterisco (*) para la multiplicación o la barra invertida (/) para la división.

Por ejemplo, escriba =2+4, =4-2, =2*4 o =4/2.

3. Presione Entrar. De este modo se ejecuta el cálculo.

También puede presionar Ctrl+Entrar si desea que el cursor permanezca en la celda activa.

Aplicar un formato de número

Para distinguir entre los distintos tipos de números, agregue un formato, como moneda, porcentajes o fechas.

1. Seleccione las celdas que contienen números a las que desea cambiar el formato. 2. Haga clic en Inicio > la flecha que se encuentra junto a General.

3. Seleccione un formato de número.

Si no ve el formato de número que está buscando, haga clic en Más formatos de número.

Escribir los datos en una tabla

Un modo sencillo de acceder a gran parte del potencial de Excel es poner los datos en una tabla. Esto permite filtrar u ordenar rápidamente los datos para empezar.

1. Seleccione los datos haciendo clic en la primera celda y arrastrándola a la última celda de los datos.

Para usar el teclado, mantenga pulsada la tecla Mayús a la vez que presiona las teclas de flecha para seleccionar los datos.

2. Haga clic en el botón Análisis rápido de la esquina inferior derecha de la selección.

3. Haga clic en Tablas, mueva el cursor al botón Tabla para poder ver el aspecto que tendrán los datos. Si le gusta, haga clic en el botón.

4. Ahora puede jugar con los datos: fíltrelos para ver solo los datos que desee u ordénelos para que vayan, por ejemplo, del mayor al menor. Haga clic en la flecha

del encabezado de tabla de una columna. 5. Para filtrar los datos, desactive el cuadro Seleccionar todo para borrar todas las

marcas de verificación y active los cuadros de los datos que desee mostrar en la tabla.

6. Para ordenar todos los datos, haga clic en Ordenar de la A a la Z u Ordenar de la Z a la A.

Mostrar los totales de los números

Las herramientas de análisis rápido permiten obtener el total de los números rápidamente. Tanto si se trata de una suma, un promedio o un recuento, Excel muestra los resultados del cálculo debajo o junto a los números.

1. Seleccione las celdas que contienen los números que desea agregar o contar.

2. Haga clic en el botón Análisis rápido de la esquina inferior derecha de la selección.

3. Haga clic en Totales, mueva el cursor por los botones para ver los resultados del cálculo de los datos y haga clic en el botón para aplicar los totales.

Dar significado a los datos

El formato condicional o los minigráficos pueden resaltar los datos más importantes o mostrar las tendencias de los datos. Use la herramienta Análisis rápido para obtener una vista previa activa y probarlo.

1. Seleccione los datos que desea examinar más de cerca.

2. Haga clic en el botón Análisis rápido que aparece en la esquina inferior derecha de la selección.

3. Examine las opciones de las pestañas Formato y Minigráficos para ver cómo afectan a los datos.

Por ejemplo, seleccione una escala de color de la galería Formato para diferenciar las temperaturas altas, medias o bajas.

4. Cuando le guste lo que ve, haga clic en esa opción.

Mostrar los datos en un gráfico

La herramienta Análisis rápido recomienda el gráfico adecuado para los datos y le ofrece una presentación visual con unos pocos clics del ratón.

1. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea mostrar en un gráfico.

2. Haga clic en el botón Análisis rápido que aparece en la esquina inferior derecha de la selección.

3. Haga clic en Gráficos, muévase por los gráficos recomendados para ver cuál se adapta mejor a sus datos y haga clic en el que desee.

Nota Excel muestra distintos gráficos en esta galería en función de lo recomendado para sus datos.

Guarde el trabajo

1. Haga clic en el botón Guardar o en la barra de herramientas de acceso rápido o bien, presione Ctrl+G.

Si ha guardado el trabajo antes, ha acabado.

2. Si esta es la primera vez, continúe completando los siguientes pasos: 1. En Guardar como, elija dónde desea guardar el libro y desplácese a una

carpeta. 2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el libro.

3. Para finalizar, haga clic en Guardar.

Imprimir

1. Haga clic en Archivo > Imprimir o presione Ctrl+P. 2. Obtenga una vista previa de las páginas haciendo clic en las flechas Página siguiente

y Página anterior.

La ventana de vista previa muestra las páginas en blanco y negro o en color, en función de la configuración de su impresora.

Si no le gusta la manera en que se imprimirán las páginas, puede cambiar márgenes de página o agregar saltos de página.

3. Haga clic en Imprimir.

Crear una fórmula usando una función

Importante Los resultados calculados de las fórmulas y algunas funciones de hoja de cálculo de Excel pueden diferir entre un PC de Windows con arquitectura x86 o x86-64 y un PC de Windows RT con arquitectura ARM.

Puede crear una fórmula para calcular valores en una hoja de cálculo usando una función. Por ejemplo, las fórmulas =SUMA(A1:A2) y SUMA(A1;A2) usan la función SUMA para sumar los valores de las celdas A1 y A2. Las fórmulas siempre comienzan con un signo igual (=).

1. Haga clic en la celda en la que desee escribir la fórmula.

2. Para iniciar la fórmula con la función, haga clic en Insertar función en la barra de

fórmulas .

Excel se encarga de insertar el signo igual (=).

3. En el cuadro O seleccionar una categoría, seleccione Todo.

Si está familiarizado con las categorías de la función, también puede seleccionar una categoría.

Si no está seguro de qué función usar, puede escribir una pregunta que describa lo que desea hacer en el cuadro Buscar una función (por ejemplo, "sumar números" devuelve la función SUMA).

4. En el cuadro de diálogo Seleccionar una función, seleccione la función que desee utilizar y después haga clic en Aceptar.

5. En los cuadros de argumento que se muestran para la función seleccionada, escriba los valores, las cadenas de texto o las referencias de celda que desee.

En lugar de escribir referencias de celda, también puede seleccionar las celdas a las que

desea hacer referencia. Haga clic en para minimizar el cuadro de diálogo, seleccione las

celdas a las que desea hacer referencia y después haga clic en para expandir el cuadro de diálogo de nuevo.

6. Tras completar los argumentos de la fórmula, haga clic en Aceptar.

Sugerencia Si usa funciones a menudo, puede escribirlas directamente en la hoja de cálculo. Después de escribir el signo igual (=) y el nombre de la función, puede presionar F1 para obtener información sobre la sintaxis de la fórmula y los argumentos de la función.

Ejemplos

Copie la tabla a la celda A1 en una hoja de cálculo en blanco de Excel para trabajar con estos ejemplos de fórmulas que utilizan funciones.

A B C

5 4

2 6

3 8

7 1

Fórmula Descripción Resultado

=SUMA(A:A) Suma todos los números de la columna A =SUMA(A:A)

=PROMEDIO(A1:B4) Halla el promedio de todos los números del rango A1:B4

Crear un gráfico

La exploración de gráficos en Excel y averiguar que el que elige no funciona bien para sus datos es cosa del pasado. Pruebe el comando Gráficos recomendados de la pestaña Insertar para crear con rapidez un gráfico que sea justo el adecuado para sus datos.

1. Seleccione los datos para los que desea crear un gráfico. 2. Haga clic en Insertar > Gráficos recomendados.

3. En la pestaña Gráficos recomendados, desplácese por la lista de gráficos que Excel recomienda para sus datos y haga clic en cualquier gráfico para ver el aspecto que tendrán sus datos.

Sugerencia Si no encuentra ningún gráfico que le guste, haga clic en Todos los gráficos para ver todos los tipos de gráficos disponibles.

4. Cuando encuentre el gráfico que desea, haga clic en él > Aceptar. 5. Use los botones Elementos de gráfico, Estilos de gráfico y de filtros de gráfico que

se encuentran junto a la esquina superior derecha del gráfico para agregar elementos de gráfico como títulos de ejes o etiquetas de datos, personalizar el aspecto del gráfico o cambiar los datos que se muestran en el gráfico.

6. Para obtener acceso a las características de formato y diseño adicionales, haga clic en cualquier lugar del gráfico para agregar las Herramientas de gráfico a la cinta de gráfico y, a continuación, haga clic en las opciones que desea en las pestañas Diseño y Formato.

Presentar un libro en línea

Importante Esta característica no está disponible para Office en un PC con Windows RT.

Si tiene Lync instalado y ha iniciado sesión, puede presentar un libro en una reunión o conversación en línea, trabajar con otras personas en él en tiempo real e incluso permitir que otro usuario tome el control del mismo.

1. En Excel, cierre los libros abiertos que no desee compartir. 2. Haga clic en Archivo > Compartir. 3. Debajo de Compartir, haga clic en Presentar en línea.

4. Debajo de Presentar en línea, haga clic en Presentar.

Si Lync no está iniciado, puede iniciar sesión para continuar.

5. En el cuadro Compartir ventana del libro, elija una reunión programada o haga clic en Iniciar una nueva reunión de Lync y, a continuación, en Aceptar.

6. En Lync, siga uno de los procedimientos siguientes:

Comience su reunión programada. Comience una nueva reunión invitando a sus asistentes. Haga clic en el botón

Participantes, en Invitar a varias personas, seleccione o escriba los nombres de sus asistentes.

Para dejar de compartir, haga clic en Dejar de compartir en la parte superior de la pantalla.

Guardar un documento en SkyDrive

SkyDrive, el servicio de almacenamiento gratuito en línea de Windows Live, le permite obtener acceso a documentos desde casi cualquier lugar y compartirlos fácilmente con cualquier persona a la que le conceda permisos. Si guarda los documentos de Word, Excel y PowerPoint en SkyDrive , usted y a otros podrán ver y editar los documentos en un explorador web con Office Web Apps. De esta forma, podrá compartir los documentos con otras personas sin preocuparse de las aplicaciones que tengan instaladas, ya que verán y editarán los documentos en sus exploradores.

Siga uno de estos procedimientos:

Guardar un documento en SkyDrive

Al guardar un documento en SkyDrive, el documento se almacena en una ubicación central que pueda acceder desde casi cualquier lugar. Aunque esté lejos del equipo, cada vez que tenga una conexión a Internet podrá trabajar con el documento. Si guarda un documento en SkyDrive también será más fácil compartirlo con otras personas.Puede enviar un vínculo en vez de enviar un dato adjunto. De esta forma, conservará sólo una copia del documento. Si las personas realizan revisiones, lo hacen en la misma copia. No tendrá que conciliar varias versiones y copias del documento.

1. En el menú Archivo, elija Compartir y, a continuación, haga clic en Guardar en SkyDrive.

2. Si es la primera vez que intenta acceder a SkyDrive, escriba su Windows Live ID y Contraseña y, a continuación, haga clic en Iniciar sesión.

Si usa Hotmail, Messenger o Xbox Live, ya tiene Windows Live ID. En caso contrario, haga clic en Obtener un Live ID para crear un nuevo Windows Live ID.

3. En el cuadro Guardar como, escriba el nombre del documento. 4. En Carpetas personales o Carpetas compartidas, haga clic en la carpeta donde se

guardará el documento y, a continuación, haga clic en Guardar.

FUNCIONES EXCEL

PROMEDIO (función PROMEDIO)

Descripción

Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos. Por ejemplo, si el rango A1:A20

contiene números, la fórmula =PROMEDIO(A1:A20) devuelve el promedio de dichos números.

Sintaxis

PROMEDIO(número1, [número2], ...)

La sintaxis de la función PROMEDIO tiene los siguientes argumentos:

Número1 Obligatorio. El primer número, referencia de celda o rango para el cual desea el promedio.

Número2, ... Opcional. Números, referencias de celda o rangos adicionales para los que desea el promedio, hasta un máximo de 255.

Observaciones

Los argumentos pueden ser números o nombres, rangos o referencias de celda que contengan números.

Se tienen en cuenta los valores lógicos y las representaciones textuales de números escritos directamente en la lista de argumentos.

Si el argumento de un rango o celda de referencia contiene texto, valores lógicos o celdas vacías, estos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluirán las celdas con el valor cero.

Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números provocan errores.

Si desea incluir valores lógicos y representaciones textuales de números en una referencia como parte del cálculo, use la función PROMEDIOA.

Si desea calcular el promedio de solo los valores que cumplen ciertos criterios, use la función PROMEDIO.SI o la función PROMEDIO.SI.CONJUNTO.

CONTAR.SI (función CONTAR.SI)

Descripción

La función CONTAR.SI cuenta el número de celdas dentro de un rango que cumplen un solo criterio

especificado por el usuario. Por ejemplo, puede contar todas las celdas que comienzan con cierta

letra, o bien todas las celdas que contienen un número mayor o menor que un número especificado

por el usuario. Por ejemplo, suponga que tiene una hoja de cálculo que contiene una lista de tareas

en la columna A y el primer nombre de la persona asignada a cada tarea en la columna B. Puede

usar la función CONTAR.SI para contar cuántas veces aparece el nombre de una persona en la

columna B y, de esa forma, determinar cuántas tareas tiene asignadas. Por ejemplo:

=CONTAR.SI(B2:B25,"Nancy")

NOTA Para contar celdas basándose en varios criterios, vea la función CONTAR.SI.CONJUNTO.

Sintaxis

CONTAR.SI(rango;criterios)

La sintaxis de la función CONTAR.SI tiene los siguientes argumentos:

rango Obligatorio. Una o más celdas que se van a contar, incluidos números o nombres, matrices o referencias que contengan números. Los valores en blanco y los de texto no se tienen en cuenta.

criterios Obligatorio. Número, expresión, referencia de celda o cadena de texto que determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, ">32", B4, "manzanas" o "32".

SUMAR.SI (función SUMAR.SI)

Este artículo describe la sintaxis y el uso de la fórmula de la función SUMAR.SI en Microsoft Excel.

Descripción

La función SUMAR.SI sirve para sumar los valores en un rango que cumple los criterios especificados. Por ejemplo, supongamos que, en una columna que contiene números, desea sumar solo los valores que son mayores que 5. Puede usar la siguiente fórmula:

=SUMAR.SI(B2:B25,">5")

Este ejemplo aplica los criterios a los mismos valores de la suma. Si lo desea, puede aplicar los criterios a un rango y sumar los valores correspondientes en un rango distinto. Por ejemplo, la fórmula =SUMAR.SI(B2:B5, "Juan", C2:C5) suma solo los valores del rango C2:C5, donde las celdas correspondientes al rango B2:B5 son iguales a "Juan."

Sintaxis

SUMAR.SI(rango, criterio, [rango_suma])

La sintaxis de la función SUMAR.SI tiene los argumentos siguientes:

Rango Obligatorio. Es el rango de celdas que desea evaluar según los criterios especificados. Las celdas de cada rango deben ser números, o bien nombres, matrices o referencias que contengan números. Los valores en blanco y los de texto no se tienen en cuenta.

Criterio Obligatorio. Es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que va a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, ">32", B5, 32, "32", "manzanas" u HOY().

Importante Cualquier criterio de texto o cualquier criterio que incluya los símbolos lógicos o matemáticos debe estar entre comillas dobles ("). Si el criterio es numérico, las comillas dobles no son necesarias.

Rango_suma Opcional. Son las celdas reales para agregar, si es que desea agregar celdas a las ya especificadas en el argumento rango. Si omite el argumento rango_suma, Excel agrega las celdas especificadas en el argumento rango (las mismas celdas a las que aplica el criterio).

MAX (función MAX)

Descripción

Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores.

Sintaxis

MAX(número1, [número2], ...)

La sintaxis de la función MAX tiene los siguientes argumentos:

Número1, número2... Número1 es obligatorio, los números siguientes son opcionales. De 1 a 255 números de los que desea encontrar el valor máximo.

Observaciones

Los argumentos pueden ser números o nombres, matrices o referencias que contienen números. Se tienen en cuenta los valores lógicos y las representaciones textuales de números escritos

directamente en la lista de argumentos. Si el argumento es una matriz o una referencia, solo se usarán los números contenidos en la matriz

o en la referencia. Se ignorarán las celdas vacías, los valores lógicos o el texto contenidos en la matriz o en la referencia.

Si el argumento no contiene números, MAX devuelve 0 (cero). Los argumentos que son valores de error o texto que no se pueden traducir a números provocan

errores. Si desea incluir valores lógicos y representaciones textuales de números en una referencia como

parte del cálculo, use la función MAXA.

Ejemplo

Copie los datos del ejemplo en la siguiente tabla y péguelos en la celda A1 de una nueva hoja de

cálculo de Excel. Para las fórmulas que muestren resultados, selecciónelas, presione F2 y, a

continuación, presione Entrar. Si lo necesita, puede ajustar los anchos de la columna para ver todos

los datos.

DATOS

10

7

9

27

2

Fórmula Descripción Resultado

=MAX(A2:A6) El valor más alto del rango A2:A6. 27

=MAX(A2:A6;30) El valor más alto del rango A2:A6 y el valor 30. 30

MIN (función MIN)

Este artículo describe la sintaxis de la fórmula y el uso de la función MIN en Microsoft Excel.

Descripción

Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.

Sintaxis

MIN(número1, [número2], ...)

La sintaxis de la función MIN tiene los siguientes argumentos:

Número1, número2... Número1 es opcional, los números siguientes son opcionales. De 1 a 255 números de los que se desea encontrar el valor mínimo.

Observaciones

Los argumentos pueden ser números o nombres, matrices o referencias que contienen números.

Se tienen en cuenta los valores lógicos y las representaciones textuales de números escritos directamente en la lista de argumentos.

Si el argumento es una matriz o una referencia, solo se usarán los números contenidos en la matriz o en la referencia. Se ignorarán las celdas vacías, los valores lógicos o el texto contenidos en la matriz o en la referencia.

Si los argumentos no contienen números, MIN devuelve 0.

Los argumentos que son valores de error o texto que no se pueden traducir a números provocan errores.

Si desea incluir valores lógicos y representaciones textuales de números en una referencia como parte del cálculo, use la función MINA.

Ejemplo

Copie los datos del ejemplo en la siguiente tabla y péguelos en la celda A1 de una nueva hoja de cálculo de Excel. Para las fórmulas que muestren resultados, selecciónelas, presione F2 y, a continuación, presione Entrar. Si lo necesita, puede ajustar los anchos de la columna para ver todos los datos.

Datos

10

7

9

27

2

Fórmula Descripción Resultado

=MIN(A2:A6) El valor menor de los números del rango A2:A6. 2

=MIN(A2:A6;0) El valor menor de los números del rango A2:A6 y 0. 10

SI (función SI)

Descripción

La función SI devuelve un valor si una condición especificada se evalúa como VERDADERO y otro

valor si se evalúa como FALSO. Por ejemplo, la fórmula

=SI(A1>10,"Más de 10","10 o menos")

devuelve "Más de 10" si A1 es mayor que 10 y "10 o menos" si A1 es menor o igual que 10.

Sintaxis

SI(prueba_lógica, [valor_si_verdadero], [valor_si_falso])

La sintaxis de la función SI tiene los siguientes argumentos:

Prueba_lógica Obligatorio. Es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresión se evalúa como VERDADERO. De lo contrario, se evaluará como FALSO. Este argumento puede usar cualquier operador de comparación.

Valor_si_verdadero Opcional. Es el valor que desea que se devuelva si el argumento prueba_lógica se evalúa como VERDADERO. Por ejemplo, si el valor de este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba_lógica se evalúa como VERDADERO, la función SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lógica se evalúa como VERDADERO y omite el argumento valor_si_verdadero (es decir, después de prueba_lógica solamente hay una coma), la función SI devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, use el valor lógico VERDADERO para el argumento valor_si_verdadero.

Valor_si_falso Opcional. Es el valor que desea que se devuelva si el argumento prueba_lógica se evalúa como FALSO. Por ejemplo, si el valor de este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lógica se evalúa como FALSO, la función SI devuelve el texto "Presupuesto excedido". Si prueba_lógica se evalúa como FALSO y omite el argumento valor_si_falso (es decir, después del argumento valor_si_verdadero no hay una coma), la función SI devuelve el valor lógico FALSO. Si prueba_lógica se evalúa como FALSO y el valor del argumento valor_si_falso está en blanco (es decir, solo hay una coma después del argumento valor_si_verdadero), la función SI devuelve el valor 0 (cero).

SUMAPRODUCTO(Función sumaproducto)

Use SUMAPRODUCTO para sumar el producto de valores correspondientes en uno o más rangos

En esta lista de la compra de ejemplo, una matriz contiene el precio de cada elemento y la otra

contiene la cantidad de elementos a comprar.

1. Para crear la fórmula, escriba =SUMAPRODUCTO(B3:B6,C3:C6) y presione Entrar.

Se multiplicará cada celda de la columna B por su celda correspondiente de la misma fila en

la columna C y luego se sumarán los resultados. La suma total de los precios de los productos

es de 17,02 €

2. Para escribir una fórmula más larga que le proporcione el mismo resultado, escriba

=B3*C3+B4*C4+B5*C5+B6*C6 y presiones Entrar.

Después de presionar ENTRAR, el resultado es el mismo: 17,02 €. La celda B3 se multiplica

por C3, y el resultado se suma al resultado de B4 multiplicado por C4, y así sucesivamente.

Puede imaginarse lo útil que es SUMAPRODUCTO cuando tenga centenares (o incluso miles)

de filas.

NOTAS

Las filas o columnas (matrices) deben tener la misma longitud. Si hay texto (en lugar cifras) en una celda, este se considera cero.

Ejemplo

Copie los datos de ejemplo en la tabla siguiente y péguelos en la celda A1 de una hoja de cálculo

nueva de Excel. Para que las fórmulas muestren los resultados, selecciónelas, presione F2 y luego

ENTRAR. Si lo necesita, puede ajustar el ancho de las columnas para ver todos los datos.

A B D E

3 4 2 7

8 6 6 7

1 9 5 3

Fórmula Resultado

'=SUMAPRODUCTO(A2:B4,D2:E4) =SUMAPRODUCTO(A2:B4,D2:E4)

Multiplica todos los componentes de las dos matrices (A2:B4 y D2:E4) y después suma los productos,

es decir, 3*2 + 4*7 + 8*6 + 6*7 + 1*5 + 9*3 (156).

Dividir nombres con el Asistente para convertir texto en columnas

Utilice el Asistente para convertir texto en columnas para separar el contenido de celdas simples, como nombres y apellidos, en columnas distintas.

Nombre completo Nombre Apellido

Antonio Bermejo Antonio Bermejo

Almudena Benito Almudena Benito

Cecilia Cornejo Cecilia Cornejo

Nuria González Nuria González

Según los datos, puede dividir el contenido de las celdas en función de un delimitador, como un espacio o una coma, o en función de la ubicación específica de un salto de columna en los datos.

Dividir el contenido en función de un delimitador

Utilice este método si los nombres tienen un formato delimitado, como "Nombre Apellido" (donde el espacio entre Nombre y Apellido es el delimitador) o "Apellido, Nombre" (donde la coma es el delimitador).

Dividir contenido delimitado por espacios

Para realizar estos pasos, copie los datos de ejemplo siguientes en una hoja de cálculo en blanco.

1

2

3

4

A

Antonio Bermejo

Almudena Benito

Cecilia Cornejo

Nuria González

1. Seleccione el rango de datos que desea convertir. 2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Texto en columnas.

3. En el paso 1 del Asistente para convertir texto en columnas, haga clic en Delimitados y luego en Siguiente.

4. En el paso 2, active la casilla de verificación Espacio y desactive las demás casillas bajo Delimitadores.

En el cuadro Vista previa de los datos se muestra el nombre y el apellido en dos columnas distintas.

5. Haga clic en Siguiente. 6. En el paso 3, haga clic en una columna en el cuadro Vista previa de los datos y luego en

Texto bajo Formato de los datos en columnas.

Repita este paso para cada columna del cuadro Vista previa de los datos.

7. Si desea insertar el contenido separado en las columnas junto al nombre completo, haga clic en el icono situado a la derecha del cuadro Destino y, a continuación, seleccione la celda colocada junto al nombre en la lista (B2, en este ejemplo).

Importante Si no especifica un nuevo destino para las nuevas columnas, los datos divididos reemplazarán los datos originales.

8. Haga clic en el icono situado a la derecha del Asistente para convertir texto en columnas.

9. Haga clic en Finalizar.

Dividir contenido delimitado por comas

Para realizar estos pasos, copie los datos de ejemplo siguientes en una hoja de cálculo en blanco.

1

2

3

4

A

Escolar, Jesús

Gil, Enrique

López, Arturo

García, Vanessa

1. Seleccione el rango de datos que desea convertir. 2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Texto en columnas.

3. En el paso 1 del Asistente para convertir texto en columnas, haga clic en Delimitados y luego en Siguiente.

4. En el paso 2, active la casilla de verificación Coma y desactive las demás casillas bajo Delimitadores.

En el cuadro Vista previa de los datos se muestran los nombres y los apellidos en dos listas distintas.

5. Haga clic en Siguiente. 6. En el paso 3, haga clic en una columna en el cuadro Vista previa de los datos y luego en

Texto bajo Formato de los datos en columnas.

Repita este paso para cada columna del cuadro Vista previa de los datos.

7. Si desea mostrar el contenido separado en las columnas junto al nombre completo, haga clic en el icono situado a la derecha del cuadro Destino y, a continuación, seleccione la celda colocada junto al nombre en la lista (B2, en este ejemplo).

Importante Si no especifica un nuevo destino para las nuevas columnas, los datos divididos reemplazarán los datos originales.

8. Haga clic en el icono situado a la derecha del Asistente para convertir texto en columnas.

9. Haga clic en Finalizar.

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Dividir el contenido de las celdas en función de un salto de columna

Puede personalizar también el modo en que se dividen los datos especificando una ubicación de salto de columna fija.

1. Seleccione la celda o el rango de celdas. 2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Texto en columnas.

3. En el paso 1 del Asistente para convertir texto en columnas, haga clic en De ancho fijo y luego en Siguiente.

4. En el cuadro Vista previa de los datos, arrastre una línea para indicar el lugar donde desea dividir el contenido.

Sugerencia Para eliminar una línea, haga doble clic en ella.

5. Haga clic en Siguiente.

6. En el paso 3, seleccione un columna en el cuadro Vista previa de los datos y, a continuación, haga clic en una opción de formato en Formato de los datos en columnas.

Repita este paso para cada columna del cuadro Vista previa de los datos.

7. Si desea mostrar el contenido dividido en las columnas junto al nombre completo, haga clic en el icono situado a la derecha del cuadro Destino y, a continuación, haga clic en la celda colocada junto al nombre en la lista.

Importante Si no especifica un nuevo destino para las nuevas columnas, los datos divididos reemplazarán los datos originales.

8. Haga clic en el icono situado a la derecha del Asistente para convertir texto en columnas.

9. Haga clic en Finalizar.

Función Y

Descripción

Devuelve VERDADERO si todos los argumentos se evalúan como VERDADERO; devuelve FALSO si uno o más argumentos se evalúan como FALSO.

Un uso común de la función Y es expandir la utilidad de otras funciones que realizan pruebas lógicas. Por ejemplo, la función SI realiza una prueba lógica y, luego, devuelve un valor si la prueba se evalúa como VERDADERO y otro valor si la prueba se evalúa como FALSO. Con la función Y como argumento prueba_lógica de la función SI, puede probar varias condiciones diferentes en lugar de sólo una.

Sintaxis

Y(valor_lógico1; [valor_lógico2]; ...)

La sintaxis de la función Y tiene los siguientes argumentos:

valor_lógico1 Obligatorio. La primera condición que desea probar se puede evaluar como VERDADERO o FALSO.

valor_lógico2, ... Opcional. Las condiciones adicionales que desea probar se pueden evaluar como VERDADERO o FALSO, hasta un máximo de 255 condiciones.

Observaciones

Los argumentos deben evaluarse como valores lógicos, como VERDADERO o FALSO, o bien deben ser matrices o referencias que contengan valores lógicos.

Si un argumento de matriz o de referencia contiene texto o celdas vacías, esos valores se pasarán por alto.

Si el rango especificado no contiene valores lógicos, la función Y devuelve el valor de error #¡VALOR!.

Ejemplo 1

1

2

3

4

A B C

Fórmula Descripción Resultado

=Y(VERDADERO;

VERDADERO) Todos los argumentos son VERDADERO VERDADERO

=Y(VERDADERO; FALSO) Un argumento es FALSO FALSO

=Y(2+2=4; 2+3=5) Todos los argumentos se evalúan como

VERDADERO VERDADERO

Ejemplo 2

A B C

Datos

50

104

Fórmula Descripción Resultado

=Y(1<A2; A2<100)

Muestra VERDADERO si el número de la celda A2

es un número entre 1 y 100. De lo contrario,

muestra FALSO.

VERDADERO

=SI(Y(1<A3; A3<100); A3;

"El valor está fuera del

rango.")

Muestra el número en la celda A3, si es un

número entre 1 y 100. De lo contrario, muestra el

mensaje "El valor está fuera del rango".

El valor está

fuera del rango.

=SI(Y(1<A2; A2<100); A2;

"El valor está fuera del

rango".)

Muestra el número en la celda A2, si es un

número entre 1 y 100. De lo contrario, se muestra

un mensaje.

50

Función O

Mostrar todo

Devolverá VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolverá FALSO si todos los argumentos son FALSO.

Sintaxis

O(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)

Valor_lógico1, Valor_lógico2, ... son de 1 a 255 condiciones que se desea comprobar y que pueden tener el resultado de VERDADERO o FALSO.

Observaciones

Los argumentos deben evaluarse como valores lógicos, como VERDADERO O FALSO, o bien en matrices o referencias que contengan valores lógicos.

Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacías, dichos valores se pasarán por alto.

Si el rango especificado no contiene valores lógicos, la función O devuelve el valor de error #¡VALOR!.

Puede utilizar la fórmula de matriz O para comprobar si un valor aparece en una matriz. Para especificar una fórmula de matriz, presione CTRL+MAYÚS+ENTRAR.

Ejemplo

1

2

3

4

A B

Fórmula Descripción (resultado)

=O(VERDADERO) Un argumento es VERDADERO (VERDADERO)

=O(1+1=1;2+2=5) Todos los argumentos se evalúan como FALSO (FALSO).

=O(VERDADERO;FALSO;VERDADERO) Al menos un argumento es VERDADERO (VERDADERO).

CONSULTAV (función CONSULTAV) – Version 2013 (BUSCARV.)

Descripción

Puede usar la función CONSULTAV para buscar la primera columna de un rango de celdas y, a continuación, devolver un valor de cualquier celda de la misma fila del rango. Por ejemplo, si tiene una lista de empleados contenida en el rango A2:C10, los números de identificación de los empleados se almacenan en la primera columna del rango, como muestra la siguiente ilustración.

Si conoce el número de identificación del empleado, puede usar la función CONSULTAV para devolver el departamento o el nombre de dicho empleado. Para obtener el nombre del empleado número 38, puede usar la fórmula =CONSULTAV(38; A2:C10; 3; FALSO). Esta fórmula busca el valor 38 en la primera columna del rango A2:C10 y, a continuación, devuelve el valor contenido en la tercera columna del rango y en la misma fila que el valor de búsqueda ("Juan Carlos Rivas").

La V de CONSULTAV significa vertical. Use CONSULTAV en lugar de CONSULTAH si los valores de comparación se encuentran en una columna situada a la izquierda de los datos que desea buscar.

Sintaxis

CONSULTAV(valor_buscado; lookup_value, matriz_buscar_en; indicador_columnas; [ordenado])

La sintaxis de la función CONSULTAV tiene los siguientes argumentos:

valor_buscado Obligatorio. Valor que se va a buscar en la primera columna de la tabla o rango. El argumento valor_buscado puede ser un valor o una referencia. Si el valor que proporcione para el argumento valor_buscado es inferior al menor valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en, CONSULTAV devuelve al valor de error #N/A.

matriz_buscar_en Obligatorio. El rango de celdas que contiene los datos. Puede usar una referencia a un rango (por ejemplo, A2:D8) o un nombre de rango. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en son los valores que busca valor_buscado. Estos valores pueden ser texto, números o valores lógicos. Las mayúsculas y minúsculas del texto son equivalentes.

indicador_columnas Obligatorio. Un número de columna del argumento matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la función devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_buscar_en y así sucesivamente.

Si el argumento indicador_columnas es:

Inferior a 1, CONSULTAV devuelve al valor de error #¡VALOR!. Superior al número de columnas de matriz_buscar_en, CONSULTAV devuelve el valor de

error #¡REF!.

Funcionamiento de las tablas dinámicas

Las tablas dinámicas en Excel permiten agrupar datos en una gran cantidad de maneras diferentes para poder obtener la información que necesitamos. En esta ocasión explicaré el funcionamiento básico de una tabla dinámica.

Supongamos que tienes una tabla de datos que contiene mucha información sobre las ventas de la compañía entre las cuales se encuentra una columna con los productos de la empresa, también la ciudad donde se vende y las ventas correspondientes para cada ciudad.

Te han solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y el total de ventas por producto. Así que lo que necesitas hacer es sumar las ventas para cada ciudad y sumar las ventas de cada producto para obtener el reporte. En lugar de utilizar fórmulas podemos utilizar una tabla dinámica para obtener el resultado deseado. Una tabla dinámica nos permite hacer una comparación entre diferentes columnas de una tabla. Puedes imaginarte una tabla dinámica de la siguiente manera:

Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de nuestra tabla de datos que vamos a comparar. Elegimos las ciudades como las filas de nuestra tabla dinámica:

Excel tomará todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los agrupará en la tabla dinámica, es decir, colocará los valores únicos de la columna de datos eliminando las repeticiones. Ahora hacemos lo mismo para especificar las columnas de la tabla dinámica.

Finalmente elegimos una columna de valores numéricos que serán calculados y resumidos en la tabla dinámica:

Así tendrás un reporte que compara las ciudades y los productos y para cada combinación obtendrás el total de ventas. Lo más importante que quiero transmitir con este artículo es que las tablas dinámicas te permiten elegir entre todas las columnas de una tabla de datos y hacer comparaciones entre ellas para poder realizar un buen análisis de la información.

En la siguiente publicación tomaremos este mismo ejemplo pero ahora haciéndolo con Excel para dejar claro el concepto.

Cómo crear una tabla dinámica

Las tablas dinámicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar dinámicamente la información agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de la tabla. En esta ocasión veremos un ejemplo claro de cómo crearlas.

Crear una tabla dinámica en Excel 2013

Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la nueva tabla dinámica.

Ahora selecciona el comando Tabla dinámica que se encuentra dentro del grupo Tablas de la ficha Insertar.

Se mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Si es necesario podrás ajustar el rango de datos que se considerará en la tabla dinámica.

En este mismo cuadro de diálogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinámica en una nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic en el botón Aceptar y se creará la nueva tabla dinámica.

Excel agregará en la parte izquierda del libro la tabla dinámica y en la parte derecha la lista de campos. Esta lista de campos está dividida en dos secciones, primero la lista de todos los campos de los cuales podremos elegir y por debajo una zona a donde arrastraremos los campos que darán forma al reporte ya sea como columna, fila, valor o como un filtro.

Para completar la tabla dinámica debemos arrastrar los campos al área correspondiente. Siguiendo el ejemplo propuesto del artículo anterior, colocaré como columna el campo Producto y como fila al campo Ciudad. Finalmente como valores colocaré el campo Ventas.

De manera predeterminada Excel aplica la funcón SUMA a los valores y la tabla dinámica que resulta después de hacer esta configuración es la siguiente:

Utilizando una tabla dinámica fue posible crear un reporte de una manera fácil y sin la necesidad de utilizar fórmulas. Pronto veremos cómo se pueden elaborar tablas dinámicas más complejas que permitirán realizar un análisis profundo de la información.

Partes de una tabla dinámica

En los artículos anteriores hemos visto cómo funcionan las tablas dinámicas y cómo crearlas en Excel. Ahora analizaremos con un poco más de detalle cada una de las partes que las conforman.

Partes de una tabla dinámica en Excel

Justo cuando se ha creado una tabla dinámica se muestra en la parte derecha de la hoja la lista de campos disponibles y por debajo las áreas donde podemos arrastrar dichos campos. Estas áreas denotan cada una de las partes de una tabla dinámica.

Filtro de informe. Los campos que coloques en esta área crearán filtros para la tabla dinámica a través de los cuales podrás restringir la información que vez en pantalla. Estos filtros son adicionales a los que se pueden hacer entre las columnas y filas especificadas.

Etiquetas de columna. Esta área contiene los campos que se mostrarán como columnas de la tabla dinámica.

Etiquetas de fila. Contiene los campos que determinan las filas de la tabla dinámica. Valores. Son los campos que se colocarán como las “celdas” de la tabla dinámica y que serán

totalizados para cada columna y fila.

Una vez especificados los campos para cada una de las áreas, la tabla dinámica cobra vida. Puedes tener una tabla dinámica funcional con tan solo especificar las columnas, filas y valores. Los filtros son solamente una herramienta para mejorar el análisis sobre los datos de la tabla dinámica.

Dar formato a una tabla dinámica

Una vez que has creado una tabla dinámica, Excel permite aplicarle formato fácilmente como si fuera una tabla de datos. La ficha Diseño incluye comandos especiales para aplicar formato a una tabla dinámica.

La dicha Diseño es una ficha contextual, por lo que deberás seleccionar la tabla dinámica para que se muestre.

Esta ficha está dividida en tres grupos.

Diseño. Este grupo permite agregar subtotales y totales generales a la tabla dinámica así como modificar aspectos básicos de diseño.

Opciones de estilo de tabla dinámica. Las opciones de este grupo permiten restringir la selección de estilos que se muestran en el grupo que se encuentra justo a su derecha. Es decir, si seleccionas la opción “Filas con bandas”, entonces se mostrarán a la derecha los

estilos que tienen filas con bandas.

Estilos de tabla dinámica. Muestra la galería de estilos que se pueden aplicar a la tabla dinámica. Con tan sólo hacer clic sobre el estilo deseado se aplicará sobre la tabla.

Puedes hacer clic en el botón Más del grupo Estilos de tabla dinámica para ver todos los estilos disponibles. Con tan sólo elegir alguno de los estilos se aplicará inmediatamente a la tabla dinámica.

Crear un gráfico dinámico

Un gráfico dinámico es un gráfico que está basado en los datos de una tabla dinámica y que se ajusta automáticamente al aplicar cualquier filtro sobre la información. Con este tipo de gráfico podrás ayudar en la compresión de los datos de una tabla dinámica.

Cómo crear un gráfico dinámico en Excel

Para crear un gráfico dinámico debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinámica que servirá como base del gráfico y posteriormente hacer clic sobre el comando Gráfico dinámico que se encuentra dentro del grupo Herramientas de la ficha Opciones.

Se mostrará el cuadro de diálogo Insertar gráfico de donde podrás seleccionar el tipo de gráfico que deseas utilizar.

Una vez que has seleccionado el gráfico adecuado Excel lo insertará en la hoja de trabajo. Observa cómo el gráfico se modifica al momento de aplicar algún filtro sobre la tabla dinámica:

De igual manera puedes filtrar la información utilizando los botones de filtrado que aparecen dentro del gráfico dinámico:

Para eliminar un gráfico dinámico solamente debes seleccionarlo y pulsar la tecla Suprimir.