Jaen 1 Infolac

7/24/2019 Jaen 1 Infolac

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INFOLAC, Vol. 13, N 2, 2000 1

INDICE/

CONTENTS

1 Noticias de INF LAC/INF LACNews

3 Innovaciones en Ciencias de laInformacin / Innovations inInformation Sciences

7 Eventos Futuros /Forthcoming Events

9 Eventos Realizados / Past Events

11 Capacitacin / Training

14 Noticias de Asociaciones de

Bibliotecas / News from LibraryAssociations

17 Redes latinoamericanas deInformacin / Latin AmericanInformation Networks

18 Sistemas y Servicios deInformacin / InformationSystem and Services

21 Sistemas y Servicios deInformacin del Caribe /Caribbean Information Systemsand Services

26 Organismos Regionales eInternacionales / International &Regional Organizations

29 Archivos / Archives

37 MICROISIS

38 Bancos de Informacin /Data Banks

38 Nuevas Tecnologas deInformacin / New InformationTechnologies

40 Memoria de Amrica Latina y elCaribe / Memory of Latin

America and the Caribbean42 Publicaciones Recientes /

Recent Publications

44 Enlaces INFOLAC /INFOLAC Focal Points

Comit Regional del Programa

Memoria del Mundo

en Amrica Latina y el Caribe

Del 14 al 17 de junio tuvo lugar en la Ciu-

dad de Pachuca, Mxico, la reunin cons-

titutiva del Comit Regional para Amri-

ca Latina y el Caribe del Programa Me-

moria del Mundo de UNESCO

El acto se realiz en la sede del Centro de

Estudios para el Desarrollo e Investigacin

de las Ciencias Sociales, de la Universi-

dad Autnoma del Estado de Hidalgo en

Mxico. Se cont con la asistencia del Go-bernador Constitucional del Estado, el

Rector de la Universidad Autnoma de

Hidalgo, el Director del Centro de Estu-

dios para el Desarrollo e Investigacin de

las Ciencias Sociales (Cedieso XXI) el

Director del Programa Memoria

del Mundo, el Consejero Regio-

nal UNESCO/CII, el Represen-

tante de Mxico en el Comit

Consultivo Internacional del Pro-

grama los integrantes del Comi-

t Consultivo Internacional delPrograma y los integrantes del re-

cin constituido Comit Regio-

nal del Programa Memoria del

Mundo/LAC conformado por re-

presentantes de los siguientes

pases: Brasil, Chile, Ecuador, Ja-

maica, Mxico, Nicaragua, Per,

Trinidad & Tobago y Venezuela

Iniciativas de cooperacin

entre IBICT e INFOLAC

El Consejero Regional de Informacin e

Informtica de UNESCO para Amrica La-

tina y el Caribe, Sr. Isidro Fernndez-

Aball, visit la sede del Instituto Brasilero

de Informacin Cientfica y Tecnolgica

(IBICT) en Brasilia (Brasil) el pasado 29 y

30 de marzo, con el fin de discutir nuevas

posibilidades de cooperacin e intercam-

bio entre ese organismo e INFOLAC.

La experiencia del IBICT en el tema de la

Sociedad de la Informacin, sera de gran

importancia para los otros Estados Miem-

bros de la Organizacin y que participan

en INFOLAC y teniendo en cuenta que este

Programa es presidido por ese Centro, el

mismo podra ser la plataforma apropiada

para el diseo y creacin de un Programa

INFO

L

NFO

L

Vol. 13, N 2/ / 2000Abr. - Jun.Apr. - June.

http://infolac.ucol.mx

Boletn trimestral del Programa Regional para el Fortalecimiento de la Cooperacin entre Redes y Sistemas Nacionalesde Informacin para Amrica Latina y el Caribe Quarterly Newsletter of the Regional Programme for StrengtheningCo-operation among National Information Systems and Networks for Latin America and the Caribbean

NOTICIASINF/LAC - INF/LAC NEWS

Participantes en la Reunin del Comit Regional del Programa

Memoria del Mundo para Amrica Latina y el Caribe

Pachuca, Mxico, 14 al 17 de junio, 2000


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30 INFOLAC, Vol. 13, N2, 2000

A continuacin ofrecemos la segunda en-

trega del interesante trabajo denominado

el Diagnstico Archivistico.En el transcurso de esta investigacin he-

mos mencionado, en reiteradas ocasiones,

dos conceptos claves que son el eje de este

trabajo: procedimiento y metodologa. El

primero lo define Federico Silva como la

forma en que se relacionan entre slos dife-

rentes componentes o elementos de un sis-

tema. Es una serie de pasos lgicos realiza-

dos en forma repetitiva para la obtencin de

un fin.7

Para llevar a cabo esos pasos lgicos y

obtener ese fin, necesitamos una metodo-

loga, la cual Tamayo y Tamayo define

como el procedimiento ordenado que se

sigue para establecer lo significativo de los

hechos y fenmenos hacia los cuales est

encaminado el inters de la investigacin.8

Entonces, podemos decir que la metodo-

loga es un procedimiento general para lo-

grar, de manera precisa, los objetivos pro-

puestos, para lo cual se debe determinar

con exactitud el lugar y las condiciones

para la recoleccin de la informacin, es

decir, la aplicacin operativa del diseo y

la especificacin concreta de cmo se har.

Para ello, se deben tomar en cuenta algu-

nas de las tcnicas de recoleccin de datos

como la observacin, la entrevista y el

cuestionario.

1. LA OBSERVACION

Es una tcnica para recolectar informacin

que consiste en utilizar y aplicar los senti-

dos, para observar los hechos y las perso-

nas en un contexto real, en el presente,donde se desarrollan normalmente sus ac-

tividades.

Segn Ander-Egg9 existen diferentes tipos

o modalidades de observacin; entre ellas

tenemos:

1. Segn los medios utilizados estas pue-

den ser:

1.1 Observacin no estructurada. Tam-

bin conocida como ordinaria,

asistemtica, simple o libre. Consiste

en reconocer y anotar los hechos apartir de una categora o guade ob-

servacin poco estructurada. Esta

modalidad puede emplearse en las

El Diagnstico Archivistico, Cap. II (Segunda Entrega)Dos Conceptos Ineludibles: Procedimiento y Metodologia

por Luis Fernando Jan Garca (*)

visitas preliminares para reconocer y

delimitar el rea de estudio.10

1.2 Observacin estructurada. Tambinllamada sistemtica, emplea procedi-

mientos ms formales para recopilar

los datos u observacin de los hechos,

para lo cual se requiere de una gua.

2. Segn el grado de participacin pue-

de ser:

2.1 Observacin no participante. El ob-

servador participa en forma indirec-

ta, permanece ajeno a lo que observa;

es ms espectador que actor. La no

participacin directa, nicamente le

permitir percibir los aspectos ms

externos.

2.2 Observacin participante. Consiste en

la participacin directa e inmediata

dentro de la situacin determinada que

observa. Permite adentrarse en las ta-

reas cotidianas que se desarrollan, co-

nocer las expectativas, actitudes y con-

ductas ante determinados estmulos, las

situaciones que conlleva actuar de una

u otra forma y la manera de resolver

los problemas.11 Este tipo de observa-

cin es ms interactiva, es decir, el ob-

servador se desenvuelve con naturali-

dad y se integra a las actividades.

3. Segn el nmero de observadores

puede ser:

3.1 Observacin individual. Es la que rea-

liza una sola persona.

3.2 Observacin en equipo o colectiva:

Puede realizarse de diferentes formas:

todos observan lo mismo, o cada uno

un aspecto o una red de observado-

res, es decir, subgrupos que observanparticularidades.

4. Segn el lugar donde se realiza pue-

de ser:

4.1 Observacin de la vida real: Se reali-

za en el lugar de los hechos y estos se

captan tal y como se presentan.

4.2 Observacin de laboratorio: Es de

carcter artificial y se efecta en un

laboratorio.

1.1 INSTRUMENTOS PARA REALI-

ZAR LA OBSERVACION

Los instrumentos o medios para realizar la

observacin son elementos que facilitan,

amplan y perfeccionan la aplicacin de

esta tcnica, tales como:

1. Gua de observacin: Es uno de los ins-trumentos ms importantes de esta tc-

nica, consiste en el planteamiento de

los aspectos que se pretenden observar,

con el objetivo de recopilar informa-

cin til y suficiente sobre la temtica

en estudio. Para tal efecto se elabora

una ficha de trabajo conocida como

gua de observacin (Anexo N1) que

contiene los siguientes elementos: En

el margen superior izquierdo se anota

el tipo de observacin que se va a utili-

zar (segn los medios, participacin,nmero y lugar). En el margen supe-

rior derecho se registra el lugar donde

se realiza, ascomo la fuente (persona,

sitio u objeto) de donde se obtiene la

informacin, la fecha en que se realiza

el trabajo, la hora de inicio, finaliza-

cin de la actividad, el (los) nombre (s)

del (de los) observador (es) y el nme-

ro de la gua. Posteriormente se

desglosan cuales son los aspectos por

observar. Por ltimo un apartado para

notas o comentarios.

2. Cuaderno de notas: Puede ser una li-

breta o cuaderno pequeo, en l se ano-

tan -in situ- los aspectos segn lo esta-

blecido en la gua, ascomo aquellas

referencias, expresiones, opiniones etc.

que sean de inters. El nmero que se

d a la gua corresponder al que se

consigne en el cuaderno de notas, para

un mayor y mejor control de la infor-

macin que se recopila.

El investigador anotar al instante lo

que observa, si no es posible lo har

despus de acaecer el fenmeno. De locontrario se corre el riesgo de distor-

sionar los datos o que se olviden algu-

nos valiosos.

3. Diario de campo: Es el relato escrito

cotidianamente, de las experiencias vi-

vidas de los hechos que llaman su aten-

cin. Este diario se elabora con la in-

formacin registrada en la gua de ob-

servacin y el cuaderno de campo; se

puede redactar al final de la jornada de

trabajo y la extensin variarde acuer-

do con la experiencia vivida.

4. Mapas: son auxiliares valiosos cuando

la observacin comprende un rea o


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INFOLAC, Vol. 13, N2, 2000 31

lugar desconocido y, por tal, hay que

ubicarlo geogrficamente.

5. Dispositivos mecnicos: Permiten pro-

veer informacin objetiva y exacta de

la realidad, as como para ilustrar el

trabajo. Estos dispositivos mecnicos

pueden ser cmaras fotogrficas, c-

maras filmadoras y grabadoras. Se

debe hacer uso prudente de esos ins-trumentos, para no afectar las costum-

bres, producir cambios o actitudes aje-

nas a las establecidas.

La observacin como tcnica para recolec-

tar la informacin, debe superar una serie

de limitaciones y obstculos como el

subjetivismo, los prejuicios la parcializa-

cin, la deformacin y la emotividad, en-

tre otros aspectos.

2. LA ENTREVISTA

La entrevista como tcnica de la recolec-

cin de la informacin consiste en una con-

versacin, concertada, entre dos o ms per-

sonas, para dialogar sobre un asunto de-

terminado. Implica la interaccin verbal

dentro de un proceso de accin recproca,

con un propsito acadmico o profesional.

Esta tcnica se debe aplicar en informantes

claves, previamente seleccionados, porque

se encuentra en una posicin -dentro de una

comunidad o grupo social- que les permiteproporcionar informacin que otras perso-

nas desconocen o daran incompleta.12

La entrevista segn Ander-Egg 13, presen-

ta una serie de modalidades o tipos que son:

1. Entrevista estructurada: Llamada tam-

bin formal, dirigida o estandarizada.

Se realiza sobre la base de una gua o

cdula de entrevistas, con una serie de

preguntas rigurosamente elaboradas,

las cuales se derivan del objeto de es-

tudio.

2. Entrevista no estructurada: Consiste en

el planteamiento de preguntas abiertas

o temas por tratar, anotadas en una gua

o cdula de entrevistas, que son respon-

didas dentro de una conversacin no

estandarizada. Da mayor libertad a la

iniciativa y creatividad del entrevista-

do, ya que permite responder en forma

exhaustiva dentro de un cuadro de re-

ferencia. Deben evitarse las desviacio-

nes y que se expongan aspectos irrele-

vantes o que no tengan relacin con el

tema tratado.

Como se sealanteriormente, para reali-

zar una entrevista, independientemente de

su modalidad, se elaboraruna gua o c-

dula de entrevista (Anexo No. 2) que con-

siste en una ficha u hoja que contiene los

siguientes elementos: en el margen supe-

rior izquierdo se anota el tipo de entrevis-

ta que se va a realizar, en el margen supe-

rior derecho se establece el lugar, fecha y

hora en que se realizla entrevista, el nom-

bre y cargo del entrevistado y el nombredel entrevistador. Por ltimo se plantean

las preguntas.

La informacin se puede recopilar anotan-

do las respuestas en una libreta de apuntes

o bien se puede grabar y posteriormente

se transcribe. Esta ltima, presenta la ven-

taja que se puede captar todo lo que el en-

trevistado dice pero tiene el inconveniente

de generar desconfianza.14Si el entrevis-

tado no acepta ser grabado se debe respe-

tar su decisin y no insistir.

Para realizar la entrevista se tomar encuenta una serie de recomendaciones, ta-

les como:

1. Una vez seleccionada la persona que

se va a entrevistar, se le enviar una

carta de presentacin que incluye, los

motivos de la entrevista y la solicitud

de colaboracin.

2. Se concertar con anticipacin la cita

para la entrevista, seleccionando la hora,

el lugar y el ambiente ms oportuno

3. El entrevistador cuidar su presenta-

cin personal, ya que sta, de algn

modo, condiciona la aceptacin o re-

chazo por parte del entrevistado.

4. El entrevistador debe tener buena ca-

pacidad de expresin. Adems estable-

ceruna relacin de confianza, amabi-

lidad, cortesa, cordialidad y respeto,

sin caer en la adulacin.

5. Cuando el entrevistador se presenta por

primera vez donde el informante -lue-

go de saludarlo- se identificar, expli-carla finalidad de la entrevista, su im-

portancia, como serutilizada la infor-

macin y el carcter de confiabilidad

con que se manejarn los datos sumi-

nistrados.

6. El entrevistador no darla impresin

de que la entrevista es un interrogatorio

y usarla gua con naturalidad y dis-

crecin. Las preguntas deben formular-

se con tono de voz natural y de conver-

sacin.

7. Las preguntas se plantearn una sola

vez, se darel tiempo suficiente para

que el entrevistado responda

8. Se realizarla anotacin, al momento

de la entrevista en una libreta de apun-

tes, recopilando con fidelidad y vera-

cidad la informacin 15. Lo ideal es gra-

bar la entrevista pero para ello se ten-

drla venia del entrevistado.

9. La entrevista finalizaren un clima de

cordialidad y dejarel camino abier-

topor si es necesario aclarar o am-pliar algn asunto. Cuando se termina

la entrevista se agradecerpor el tiem-

po dispensado y la informacin sumi-

nistrada.

3. EL CUESTIONARIO

El cuestionario es una tcnica de recolec-

cin de la informacin, que consiste en la

formulacin de preguntas escritas riguro-

samente estandarizadas. Segn Ander-Egg16existen diferentes tipos o modalidades decuestionarios.

1. Segn su forma pueden ser:

1.1 Cuestionario de respuesta indirecta.

Son los utilizados en la entrevista

estructurada.

1.2 Cuestionario de respuesta directa.

Tambin conocido como cuestionario

enviado por correo. Consiste en la re-

copilacin de la informacin sin la

participacin de un intermediario, el

informante responde por s solo las

preguntas, sin la intervencin directa

de la persona que solicita la

cumplimentacin del cuestionario.

2. Segn la forma de estructurar las pre-

guntas pueden ser:

2.1 Cuestionario pre-codificado. Las pre-

guntas se formulan de manera que se

deben elegir respuestas preesta-

blecidas, de acuerdo con un cdigo

elegido. Generalmente este tipo de

cuestionario utiliza preguntas cerra-das o preguntas en abanico con alter-

nativas mltiples.

2.2 Cuestionario postcodificado. Las pre-

guntas estn elaboradas de tal modo

que sus respuestas son ms libres y

amplias. Generalmente se utilizan

preguntas abiertas.

La recoleccin de la informacin depen-

derde la forma en que se estructuren las

preguntas. Estas pueden ser:

1. Preguntas cerradas. Son las que presen-tan la alternativa de respuestas a con-

tinuacin de las preguntas, se responde

con un S, No, No Se o No Responde.


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32 INFOLAC, Vol. 13, N2, 2000

2. Preguntas abiertas. Las respuestas no

estn escritas, en consecuencia el infor-

mante expresa su opinin con libertad

sobre la temtica a interrogar. No exis-

te ningn lmite alternativo para su res-

puesta, por lo que es oportuno dejar

espacio suficiente para ello.

3. Preguntas categorizadas o de eleccin

mltiple: Son consideradas como pre-guntas cerradas, con la diferencia que

presentan una serie de alternativas de

respuestas, de las cuales el informante

escoge algunas de acuerdo con su gra-

do de opinin. Estas se dividen en:

3.1 Preguntas de abanico. Presentan una

serie de posibilidades de respuesta

para elegir.

3.2 Preguntas de estimacin. Son en for-

ma de abanico pero las respuestas son

de carcter cuantitativo e indican un

grado de intensidad creciente o decre-ciente.

Para realizar un adecuado planteamiento

y ejecucin del cuestionario, es convenien-

te tomar en consideracin las siguientes

recomendaciones:

1. Antes de plantear las preguntas, se debe

realizar una introduccin o pre-

sentacin sobre el trabajo, el por qu

del cuestionario, sobre el uso confiden-

cial de la informacin suministrada,

quin patrocina el trabajo17y solicitar

la colaboracin para realizar dicho

interrogatorio.

2. Se debe elaborar un instructivo para el

cuestionario, incluyendo un glosario de

conceptos tcnicos de la disciplina.

3. Las preguntas que se establezcan tie-

nen que tener una relacin directa con

el objeto de estudio. Su redaccin ser

clara, concisa y se evitarn

cuestionamientos confidenciales e in-

discretos que no sean necesarios. Las

preguntas no sugerirn las respuestas,cada una de ellas contendruna sola

idea. No es conveniente ubicar ms de

tres preguntas abiertas seguidas, esto

puede cansar al informante y provocar

respuestas incompletas.

4. El cuestionario serannimo, ya que

ofrece mayor confianza al informante

para que externe sus opiniones con

mayor libertad y no se sienta presiona-

do y omita informacin importante al

dar su nombre.

5. No existe un nmero establecido depreguntas para el cuestionario. Una ele-

vada cantidad puede disminuir la cali-

dad de las respuestas, ya que resulta

cansador cumplimentarlo, desmejoran-

do la calidad de la informacin y au-

mentando el porcentaje de

abstencionismo, algunos metodolgos

recomiendan un mximo de 30 pregun-

tas pero esto dependerde la poblacin

o muestra y la informacin que se pre-

tende adquirir. Un nmero elevado de

preguntas no es sinnimo de una cali-

dad de informacin.

6. En la estructura del cuestionario se con-

templarn las conexiones con la etapa

de codificacin, procesamiento de la

informacin y el anlisis e interpreta-

cin de los datos.

7. Es conveniente realizar una prueba del

cuestionario en un pequeo grupo, an-

tes de aplicarlo en su totalidad, con el

fin de determinar errores como: pregun-

tas intiles, poco precisas, mal redac-

tadas y repeticin de ideas, entre otras.

3.1 ELABORACION DEL CUESTIO-

NARIO

El cuestionario es una de las tcnicas de

recoleccin de la informacin ms conve-

niente para aplicarla al diagnstico

archivstico, porque permite recopilar un

mayor nmero de datos; por lo tanto, se

recomienda su aplicacin en conjunto con

alguna de las otras tcnicas, observacin y

entrevista, analizadas anteriormente.

De escogerse esta tcnica, se recomienda

dividir el cuestionario por ejes temticos,

tomando en cuenta para ello aspectos de

las actividades archivsticas. Esto facilita-

run mayor orden y coherencia en el mo-

mento de recopilar la informacin y para

el anlisis e interpretacin de los datos.

A continuacin se presenta una gua18de

cmo podra ser la divisin del cuestiona-

rio por ejes temticos y los aspectos que

podran indagarse en cada uno de ellos.

3.1.1 DATOS GENERALES DEL IN-

FORMANTE

Es importante conocer algunos datos ge-

nerales de las personas que se van a

encuestar, con el fin de tener una aproxi-

macin de su estatus en la institucin; ta-

les como:

1. Nombre del funcionario.

2. Puesto o cargo que desempea.

3. Tiempo de laborar en la institucin.

4. Tiempo de ocupar el puesto actual.

5. Otros puestos desempeados.

6. Nombre y puesto del superior jerrqui-

co.

3.1.2 GENERALIDADES DEL DEPAR-

TAMENTO.

Con esta informacin se pretende conocer

ampliamente la estructura organizativa de la

institucin, la naturaleza de las relaciones

interdepartamentales y con otras institucio-

nes, las principales funciones y actividades

de cada uno de los departamentos; para ello

se recomienda indagar sobre:

1. Nombre del departamento.

2. Principales funciones.

3. Principales actividades.

4. Area de la que depende.

5. Ubicacin dentro de la estructura or-

gnica.

6. Departamentos con los que tiene ma-

yor relacin y en quconsiste esa re-

lacin

7. Relaciones con instituciones pblicas,privadas y particulares.

8. Cantidad de personas que trabajan en

ese departamento.

9. Si se ha realizado algn estudio

archivstico y cules fueron los resul-

tados y las recomendaciones.

3.1.3 FORMACION ARCHIVISTICA

Es importante analizar el nivel de forma-

cin profesional que tengan las personas

encargadas de los archivos de gestin, yaque de ello dependerla correcta aplica-

cin de las actividades archivsticas y su

buen funcionamiento. Por lo tanto, convie-

ne indagar sobre:

1. Si tienen estudios en Archivstica y

dnde los obtuvieron.

2. Si no los tienen, qutipo de estudios

poseen.

3. Si el no tener estudios en Archivstica

dificulta su labor.

4. Si le interesa capacitarse enArchivstica.

5. Si considera importante que se impar-

tan en la institucin cursos de capaci-

tacin sobre Archivstica.

3.1.4 PRODUCCION DOCUMENTAL

Los documentos son el producto de las

acciones que se realizan en el cumplimien-

to de las funciones y actividades de una

institucin. Son la materia prima de toda

entidad para agilizar la gestin y los tr-

mites administrativos, justificando y garan-

tizando los derechos de la administracin

y los administradores.


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INFOLAC, Vol. 13, N2, 2000 33

La produccin documental estarorienta-

da a agilizar y facilitar la toma de decisio-

nes de manera eficiente y eficaz, ascomo

a una mayor economa en la generacin y

explotacin de la documentacin por par-

te de los administradores. Por lo tanto, se

puede indagar sobre:

1. Si existe normalizacin sobre la elabo-

racin de diferentes tipos documenta-les (cartas, memoranda, informes y ac-

tas, entre otros).

2. Sobre la produccin de copias.

3. Sobre el flujo documental.

4. Las clases documentales que se produ-

cen.

5. Los tipos documentales que se produ-

cen.

6. La produccin anual en metros lineales.

7. Las fechas extremas de los documentos.

3.1.5 ORGANIZACION DE LOS AR-

CHIVOS DE GESTION

La organizacin es una actividad que en

Archivstica encierra dos aspectos princi-

pales: la clasificacin y la ordenacin do-

cumental. Muchos tienden a confundirlas,

integrndolas en una sola o invirtiendo

ambas actividades. Al respecto Antonia

Heredia seala que existen dos verbos, cla-

sificar y ordenar, que continuamente utili-

zamos y confundimos, cuando referidos a

la documentacin son representativos dedos actividades u operaciones totalmente

diferenciadas por ser sistemticas y por el

lugar que ocupan en el tiempo.19

Las dos actividades pueden englobarse

como manifestaciones de un concepto ms

amplio, que es la organizacin de un ar-

chivo. Por lo tanto, la clasificacin se re-

fiere a separar o dividir un conjunto de ele-

mentos estableciendo clases o grupos de

un sistema orgnico. Existen cuatro siste-

mas bsicos de clasificacin documental

que son:1. Funcional

2. Asunto o materia.

3. Orgnico.

4. Orgnico funcional.

La ordenacin consiste en unir los elemen-

tos de cada grupo eligiendo para ello una

unidad orden. Dentro de los mtodos de

ordenacin tenemos los siguientes:

1. Alfabtico

2. Cronolgico3. Numrico

4. Geogrfico

Para conocer la correcta aplicacin de es-

tas actividades en los archivos de gestin,

se propone el siguiente planteamiento:

1. Evaluar el grado de funcionalidad del

sistema de clasificacin que se utiliza

en los archivos de gestin.

2. Comprobar s i los mtodos de

ordenacin que se emplean en el archi-

vo de gestin son los adecuados deacuerdo con los tipos documentales.

3. Determinar si el jefe inmediato conoce

el cuadro de clasificacin que se usa

en el archivo y cul es su opinin so-

bre el particular.

4. Conocer el concepto que posee el jefe

sobre el funcionamiento del archivo.

5. Evaluar la opinin que tiene el encar-

gado del archivo de gestin sobre el

funcionamiento del archivo.

6. Levantar una lista de las necesidadesprioritarias del archivo.

7. Llevar un control de las necesidades

prioritarias del encargado del archivo.

8. Conocer los principales problemas que

se presentan en el archivo.

9. Definir las limitantes que se presentan

para solucionar esos problemas.

10. Evaluar las medidas que se han toma-

do para resolver los problemas y

limitantes del archivo.

3.1.6 DESCRIPCION DOCUMENTAL

La descripcin documental es una activi-

dad prioritaria e ineludible del quehacer

archivstico. Permite la localizacin pron-

ta y oportuna de la informacin contenida

en los documentos, para facilitarla a los

usuarios. Los instrumentos descriptivos

son los mediadores entre los archivistas y

los usuarios para brindar el servicio de con-

sulta y prstamo de la documentacin. Es

importante determinar cuales son los ins-

trumentos descriptivos que se utilizan enlos archivos de gestin, para lo cual se

puede plantear lo siguiente:

1. Instrumentos descriptivos que se utili-

zan en los archivos de gestin.

2. Beneficios que conlleva su utilizacin.

3. Si los instrumentos descriptivos se lle-

van manualmente o bajo algn sistema

automatizado.

3.1.7 ACCESO Y PRESTAMO DE LOS

DOCUMENTOS

La funcin ltima de los archivos es faci-

litar la documentacin a los administrado-

res, para agilizar los trmites administrati-

vos y la toma de decisiones. Se tendrpre-

caucin con aquella documentacin que es

de uso confidencial, la cual se puede faci-

litar nicamente al personal autorizado, o

a otros funcionarios con la venia de la au-

toridad competente.

Es imprescindible utilizar algunos instru-

mentos de control sobre el prstamo dedocumentos, que sirva de respaldo y ga-

ranta para saber con exactitud dnde y

quin tiene los documentos. Por lo tanto,

se puede indagar sobre:

1. Las personas que tienen acceso a la

documentacin.

2. Las personas que solicitan la documen-

tacin.

3. La frecuencia con que se solicita la

documentacin.

4. El procedimiento que se sigue cuandoel encargado del archivo de gestin no

se encuentra y algn funcionario re-

quiere de algn documento.

5. Si la solicitud de los documentos se

facilita con rapidez.

6. La forma de solicitar la documentacin

( verbal o escrita).

7. Los instrumentos de control que se uti-

lizan para el prstamo de documentos.

8. Si existen documentos confidenciales

y quin determina su confidencialidad.

9. La importancia que le dan al archivo.

3.1.8 VALOR PRIMARIO Y VALOR

SECUNDARIO DE LOS DOCUMEN-

TOS

La documentacin tiene dos valores:

1. Valor Primario. Cuando atestigua una

gestin y sirve de garanta o prueba de

algo; puede ser administrativo, jurdi-

co, fiscal o informativo; tiene vigenciaadministrativa.

2. Valor secundario. Cuando un documen-

to no tiene vigencia administrativa y

por su naturaleza no puede ser destrui-

do y debe ser conservado para siem-

pre, adquiriendo un valor permanente

o cientfico-cultural.

La vigencia administrativa es el perodo

de vida de los documentos, es el tiempo

que deben conservarse los diferentes tipos

documentales en una institucin. Para de-

terminar la vigencia administrativa, el do-cumento pasarpor un proceso de valora-

cin, tomando en cuenta para ello aspec-

tos administrativos, legales e histricos.


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El valor permanente o cientfico-cultural

lo adquieren aquellos documentos, previa-

mente a la valoracin, que no se pueden

destruir porque reflejan testimonios impor-

tantes de la institucin y toman una nueva

vitalidad: de servir de fuentes para la in-

vestigacin. Se realizarun anlisis, tc-

nico y objetivo, con la finalidad de deter-

minar si el documento tiene suficiente va-

lorpara ser conservado permanentemente

y servir como fuente de investigacin ins-

titucional o cientfica.

Para determinar la situacin, que al respec-

to se presenta en la institucin, se puede

hacer el siguiente planteamiento:

1. Se considera que los documentos tie-

nen vigencia administrativa y por qu.

2. Se considera que los documentos tie-

nen valor permanente y por qu.

3. Quse hace con la documentacin que

ha perdido la vigencia administrativa.

4. Quse hace con la documentacin de

valor permanente.

3.1.9 SELECCION Y ELIMINACION

DOCUMENTAL

El crecimiento acelerado de la documen-

tacin en las instituciones, provoca una

acumulacin indiscriminada que genera

problemas de organizacin, conservacin

y espacio fsico. Se buscarn los mecanis-

mos tcnicos y objetivos que faculten la

reduccin de esa acumulacin de docu-

mentos.

Para realizar la seleccin y eliminacin

documental en forma tcnica y objetiva se

tendrun amplio conocimiento de la ad-

ministracin, de la institucin, de 1a do-

cumentacin, de las tendencias recientes

de la investigacin, lo que establece la Ley

7202 del Sistema Nacional de Archivos,

las disposiciones de la Contralora General

de la Repblica, las disposiciones del Mi-

nisterio de Hacienda, la Ley de Aduanas, la

Ley de Ajuste Tributario y leyes conexas.

Es importante conocer las polticas

institucionales que se dan respecto a la se-

leccin y eliminacin documental, para

ello se puede investigar sobre:

1. Si se practica la seleccin y elimina-

cin documental.

2. Quin dicta las polticas sobre selec-

cin y eliminacin documental.

3. Qucriterios se utilizan para ello.

4. Los mecanismos que se utilizan para

eliminar la documentacin.

3.1.10 ALMACENAMIENTO Y CON-

SERVACION DE LA DOCUMENTA-

CION

El espacio fsico para albergar los docu-

mentos es uno de los mayores problemas

que presentan las instituciones.

Debido al crecimiento indiscriminado de

la documentacin, es imposible custodiar-la en las respectivas oficinas. La solucin

ms prctica ha sido almacenar la docu-

mentacin en aquellos lugares de poco uso

como bodegas, ticos, stanos, etc, los cua-

les no renen las condiciones mnimas para

su conservacin. Esta situacin provoca la

entropa, prdida, maltrato y destruccin

de la documentacin.

Producto de una falta de cultura

archivstica, estos lugares donde se guar-

da la documentacin -bajo las condiciones

mencionadas- es el archivo de la institu-cin. En ningn momento debemos per-

mitir que a estos lugares se les denomine

archivos o depsito documental; estos co-

rresponden a bodegas de almacenamiento.

El archivo es sinnimo de orden y en estos

lugares lo que menos impera es eso, sien-

do esta una cualidad inherente al archivo,

esencial hasta el punto que una bodega de

documentos, por muy importantes que

sean, si estn simplemente guardados y

amontonados -como ya se mencion, no

puede ostentar el grado de archivo, aun-

que s de almacenamiento de documen-

tos.21Por lo anterior, es importante deter-

minar lo siguiente:

1. Las unidades de instalacin para los

documentos.

2. Si existen documentos fuera de las ofi-

cinas y dnde se encuentran.

3. Si existen documentos amontonados en

pasillos, baos, etc.

4. Si los archivos se encuentran en luga-

res compartidos con otras oficinas.

5. Si los documentos estn bajo llave.

6. Las medidas de seguridad que se to-

man con los documentos.

7. Si existe algn lugar especfico para

almacenar la documentacin.

8. De existir un lugar para almacenar la

documentacin, cules son las medidas

de seguridad y conservacin de los

documentos.

9. El estado fsico de los documentos.

10.Polticas institucionales para la conser-

vacin de los documentos.

3.1.11 CONSIDERACIONES SOBRE

EL ARCHIVO CENTRAL

Es importante conocer las expectativas de

los funcionarios sobre el archivo central,

por lo tanto se puede concluir el cuestio-

nario preguntando sobre:

1. Quse concibe por archivo central.

2. Si consideran importante la creacin deun archivo central y por qu.

3. Las expectativas sobre el archivo cen-

tral.

4. Quse espera de los funcionarios que

van a trabajar en el archivo central.

4. LA POBLACION Y LA MUESTRA

La poblacin es la totalidad del fenmeno

por estudiar, que presenta una serie de ca-

ractersticas, las cuales dan origen a los

datos.

Cuando se selecciona algn elemento, con

la intencin de indagar algo sobre la po-

blacin que se analizar, este grupo se

constituye en una muestra.

Cuando no es posible medir cada uno de

los elementos que conforman el objeto de

estudio, se toma una muestra representati-

va de ella; por lo tanto la validez de la ge-

neralizacin dependerdel tamao y vali-

dez de la muestra.

Para el caso que nos ocupa, la poblacin

corresponde a todas aquellas personas en-

cargadas de los archivos de gestin, sean

secretarias, oficinistas o archivistas.

Para obtener una informacin ms amplia

y para poder realizar un anlisis ms inte-

gral de la situacin y problemas

archivsticos que se presentan en la insti-

tucin, se recomienda evaluar toda la po-

blacin. Salvo casos extremos, donde sta

es extremadamente grande, se puede tomar

una muestra representativa.

Tambin se recomienda tomar en cuenta alos superiores de los encargados de los ar-

chivos de gestin y algunos altos jerarcas

de la entidad. De esta manera, se tendrn

dos puntos de vista sobre un mismo pro-

blema.

5. RECOLECCION DE LA INFOR-

MACION

Una vez diseado el instrumento para la

recoleccin de los datos corresponde po-

nerlo en ejecucin.

Antes de proceder a la recoleccin de los

datos, es conveniente enviar una circular a

todo el personal de la institucin para in-


7/7

INFOLAC, Vol. 13, N2, 2000 35

formarles del trabajo que se va a realizar.

Adems se les harver la importancia de

ste y solicitarles la mayor colaboracin y

disponibilidad con las personas encarga-

das de realizar esta labor. Sin lugar a du-

das, costarconseguir que todas las perso-

nas cooperen pero se debe insistir en que

esto se d, ya que dependiendo de la canti-

dad y la calidad de la informacin que su-

ministren, se podrobtener una visin in-

tegral de la situacin y problemtica

archivstica de la institucin y por ende,

los beneficios futuros.

La circular irfirmada por el funcionario

que la institucin design como coor-

dinador y por el archivista.

Se elaborarun cronograma para planifi-

car el tiempo que se dedicara la recolec-

cin de la informacin, al procesamiento,

al anlisis e interpretacin de los datos y

la elaboracin del informe final. Adems,se establecercon precisin el da y la hora

cuando se va entrevistar a los funcionarios,

si es del caso que se aplique sta tcnica.

Esta labor debe realizarse en un perodo

de tiempo no muy prolongado, para no in-

terferir ni atrasar las diferentes etapas. Se

tendruna fecha concreta de inicio y una

fecha aproximada de finalizacin.

6. PROCESAMIENTO DE LA INFOR-

MACION

Finalizada la etapa de recopilacin de la

informacin se hace necesario e indispen-

sable procesarla, actividad que consiste en

el registro de los datos que fueron obteni-

dos por medio de la aplicacin de alguna

de las tcnicas de recoleccin de la infor-

macin.

Una simple coleccin de datos no nos da

ningn aporte, es necesario analizarlos,

compararlos y presentarlos, ya que la

cuantificacin y su tratamiento estadsticonos permite tener una visin general de la

problemtica estudiada y, a su vez, llegar

a conclusiones y recomendaciones. Esta

actividad se lleva a cabo mediante la codi-

ficacin y la tabulacin.

La codificacin es el procedimiento tcni-

co mediante el cual los datos son catego-

rizados. A travs de la codificacin, los

datos sin elaborar son transformados en

smbolos, que pueden ser tabulados y con-

tados.

La tabulacin es una parte del proceso tc-

nico en el anlisis estadstico de los datos.

La operacin esencial en la tabulacin es el

recuento para determinar el nmero de ca-

sos que encajan en las distintas categoras.

Para la correcta aplicacin de esta etapa y,

por tal, obtener los resultados satisfacto-

rios, hay que tomar en consideracin un

aspecto notable que es la interdis-

ciplinariedad. Esta permite una retroali-

mentacin al integrar aspectos tericos

conceptuales y prcticos de diferentes dis-ciplinas para la consecucin de un fin. De

esta manera se evita el trabajo aislado, dis-

perso, fraccionado y a espaldas de otras

reas del conocimiento, que pueden pro-

porcionar invaluables aportes.

En nuestro caso particular, existen dos dis-

ciplinas que pueden prestar una excelente

colaboracin, ellas son: la estadstica y la

informtica. La primera puede asesorar en

cuanto a la eleccin del tipo de muestra -

que sea lo ms representativa- y a las tc-

nicas estadsticas que se puedan utilizarpara el procesamiento y anlisis de los da-

tos, etc. Por su parte la informtica nos

proporciona colaboracin en la eleccin de

aquellos programas que agilicen el proce-

samiento de los resultados y la elaboracin

de cuadros y grficos que ilustren esos

datos, entre otros.

7. ANALISIS E INTERPRETACION

DE LA INFORMACION

La informacin recopilada y procesada no

se puede presentar en brutoen el infor-

me final. Es necesario sintetizarla por me-

dio de cuadros estadsticos, grficos o re-

laciones de datos, para un mejor anlisis e

interpretacin de la informacin. Segn

Rojas Soriano 22, el anlisis consiste en

separar los elementos bsicos de la infor-

macin y examinarlos con el propsito de

responder a las distintas cuestiones plan-

teadas en el trabajo.

La interpretacin es el proceso mental

mediante el cual se trata de encontrar un

significado ms amplio de la informacin

emprica recabada.

En esta fase no basta con presentar nica-

mente porcentajes de los resultados obte-

nidos, debe haber una explicacin o desci-

framiento de esos datos; para ello es nece-

sario ligarlos con otros conocimientos y

experiencias. Ascomo complementarlos

con fuentes secundarias que amplen, co-

rroboren o contrapongan la interpretacin

que se le de a esos datos primarios.

Cuando se emplea ms de una tcnica en

la recoleccin de la informacin es reco-

mendable analizar e interpretar por sepa-

rado los datos que proporcionan cada una

de ellas. Posteriormente se realizar una

interpretacin integral de los resultados.

Notas:

7. F. Silva. Anlisis de sistemas. Teora y

prctica, 1994, pg. 39.

8. M. Tamayo. El proceso de investigacin

cientfica, 1995, pg. 133.

9. E. Ander-Egg. Tcnicas de investigacin

social, 1993, pg. 201

10. R. Rojas. Op. Cit., pg. 128.

11. Ibdem, pg. 128

12. Ibdem, pg. 135

13. E. Ander-Egg. Op. Cit., pg. 227

14. Algunas personas presentan reticencia

cuando son grabados, ya que por la infor-

macin que suministran -y al quedar re-

gistrada- se pueden ver comprometidos o

comprometer a terceros.

15. Las anotaciones posteriores a la entrevis-

ta presentan el inconveniente de que existadistorsin en la informacin.

16. E. Ander-Egg. Op. Cit. pg. 274

17. Si son estudiantes se indicarel curso en

el que estn realizando el trabajo y el cen-

tro de enseanza al que asisten.

18. Lo que se presenta son aspectos genera-

les que se pueden indagar, no correspon-

de a preguntas, menos an, al cuestiona-

rio.

19. A. Heredia. Esquema de un programa

archivstico, 1983, pg. 81

20. L. F. Jan. Documentos, archivos centra-

les e investigacin, 1996, pg. 65

21. A. Heredia. Op. Cit., pg. 80

22. R. Rojas Soriano. Op. Cit., pg. 241.

(*) Prof. Seccin Archivsticade la Escue-

la de Historia. Universidad de Costa

Rica

Nota: En la prxima y ltima entrega ofrecere-

mos los anexos, conclusiones y la bibliografa

del presente trabajo.

Para mayor informacin favor contactar a:Virginia Chacn Arias, Archivo Nacional

de Costa Rica, La URUCA, Apdo. Postal

5024, San Jos, Costa Rica.

Telf: (506) 2315222

Fuente: Revista del Archivo Nacional de Costa Rica.

Ao LXII, 1998

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