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7/24/2019 Jaen 2 Infolac
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INFOLAC, Vol. 13, N 1, 2000 1
NOTICIAS DELINF/LAC - INF/LAC NEWS
INDICE/
CONTENTS
1 Noticias de INF LAC/INF LACNews
4 Innovaciones en Ciencias de laInformacin / Innovations
inInformation Sciences
9 Eventos Futuros /Forthcoming Events
10 Eventos Realizados / Past Events
13 Capacitacin / Training
17 Noticias de Asociaciones deBibliotecas / News from
LibraryAssociations
19 Redes latinoamericanas deInformacin / Latin
AmericanInformation Networks
20 Sistemas y Servicios deInformacin / InformationSystem and
Services
23 Sistemas y Servicios deInformacin del Caribe /Caribbean
Information Systems
and Services24 Organismos Regionales e
Internacionales / International &Regional Organizations
27 Archivos / Archives
29 MICROISIS
32 Bancos de Informacin /Data Banks
33 Nuevas Tecnologas deInformacin / New
InformationTechnologies
33 Publicaciones Recientes /Recent Publications
36 Enlaces INFOLAC /INFOLAC Focal Points
En atencin a una solicitud for-
mulada por la Asociacin de
Universidades Jesuitas de Am-
rica Latina y el Caribe,
(AUSJAL) el Sr. Isidro
Fernndez-Aball, ConsejeroRegional de CII para Amrica
Latina y el Caribe, asisti en re-
presentacin de UNESCO, a la
reunin del Comit de Apoyo
a las Tecnologas de Informa-
cin: (CATI) organizada por di-
cha asociacin.
La reunin se realiz del 8 al
12 de diciembre de 1999 en la
Universidad Rafael Landivar de Guate-
mala, bajo la coordinacin del Padre
Xavier Gorostiaga, Secretario Ejecutivo deAUSJAL y cont con la
participacin de
representantes de las 26 universidades je-
suitas de Amrica Latina provenientes de
11 pases de la Regin (Argentina, Brasil,
Colombia, Chile, Ecuador, El Salvador,
Guatemala, Mxico, Nicaragua, Per,
Uruguay y Venezuela) el Director de
Association of Jesuit Colleges and
Universities (que agrupa 28 universida-
des en USA) y un representante de la Aso-
ciacin de Universidades Jesuitas de Es-
paa (7 universidades). Tambin partici-paron en la reunin las
siguientes compa-
as: Norton Symantec, Microsoft, Global
One, e-Education Jones International
University, Ibermtica, COMPAQ.
Tres conferencias se efectuaron en el mar-
co del evento, stas fueron:
Informtica y Transformacin Univer-
sitaria, por Miguel Angel Escotet, Di-
rector de Educacin de Postgrado, Uni-
versidad Internacional de la Florida,
USA.
Desaf os y potencia lidades para
AUSJAL en el Siglo XXI, por el Pa-
dre Xavier Gorostiaga, S.J., Secreta-
rio Ejecutivo de AUSJAL.
UNESCO y el Proyecto de la Biblio-
teca Digital de Amrica Latina y el Ca-
ribe, por Isidro Fernndez-Aball, Con-
sejero Regional para Amrica Latinay el Caribe, de la Divisin de
Infor-
macin e Informtica de la UNESCO.
De las conferencias y presentaciones rea-
lizadas durante el evento cabe destacar la
INFO
L
NFO
L
Vol. 13, N 1/ / 2000Ene. - Mar.Jan. - Mar.
http://infolac.ucol.mx
Boletn trimestral del Programa Regional para el Fortalecimiento
de la Cooperacin entre Redes y Sistemas Nacionalesde Informacin
para Amrica Latina y el Caribe Quarterly Newsletter of the Regional
Programme for StrengtheningCo-operation among National Information
Systems and Networks for Latin America and the Caribbean
Participantes en la Primera Reunin de Autoridades de
Informtica
de la AUSJAL
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INFOLAC, Vol. 13, N1, 2000 27
ARCHIVOS / ARCHIVES
Presentacin
A continuacin ofrecemos la primera par-
te de un excelente documento que en ma-
teria de archivos, ha sido elaborado por el
Lic. Luis Fernando Jan Garca, Prof. dela Seccin Archivstica,
Escuela de His-
toria de la Universidad de Costa Rica, el
cual consideramos ser de gran utilidad
para la elaboracin del Diagnstico
Archivstico y los aspectos metodolgicos
inherentes.
Introduccin
Efectuar una correcta administracin y
manejo de los documentos es un deber y
obligacin de todas las instituciones
pblicas y privadas de un pas: esto le
facilitar y permitir las gestiones y
trmites administrativos para la toma de
decisiones -en el cumplimiento de las
funciones y actividades que le han sido
encomendadas-, as como para estudios
retrospectivos.
La produccin documental de estas
instituciones es cada vez mayor, producto
del crecimiento de la gestin adminis-
trativa, de la complejidad de las estructuras
organizativas y de las nuevas tecnologasinformticas. Ante esta
situacin, surge la
siguiente interrogante, Qu hacer con esa
acumulacin de documentos? En el mejor
de los casos son depositados en bodegas,
pero sin ningn tratamiento en su
organizacin - lo cual no podemos calificar
de archivo, sino ms bien, de un
almacenamiento de documentos- y en otros
casos son destruidos indiscriminadamente,
lo que provoca la prdida de la memoria
de la institucin y, en consecuencia, una
parte de la historia del pas.
La creacin de archivos centrales en las
instituciones, pblicas y privadas, es la
solucin a este problema el cual se puede
El Diagnstico Archivstico. Una propuesta MetodoIgica
.Lic. Luis Fernando Jan GarcaProf. Seccin ArchivsticaEscuela de
Historia, Universidad de Costa Rica U.C.R.
definir como: El archivo central es un
departamento logstico, dirigido por un
archivista, donde los documentos -
producidos y recibidos por todas las
dependencias de una entidad- son reunidos,clasificados,
ordenados, descritos,
seleccionados, conservados y custodiados.
Su finalidad es brindar servicio a otros
departamentos, proporcionar la
informacin necesaria para la gestin
administrativa y la toma de decisiones y
facilitar la investigacin de carcter
institucional y cientfica.
Es evidente que la razn de ser de un
archivo central no es guardar o almacenar
papeles viejos. Debe eliminarse la
concepcin de que el archivo es el lugar
donde se hacinan documentos de poco o
ningn valor y sin ningn tratamiento de
organizacin. El archivo central es, por lo
tanto, un departamento logstico y el ente
rector de las polticas archivsticas
institucionales. Por ello se le dar el lugar
y la importancia que merece, lo cual se
reflejar en su ubicacin dentro de la
estructura orgnica de la entidad y en el
apoyo que reciba para su adecuado
desempeo.
Si al archivo central no le dan los crditos
que le corresponden, si no es consideradode vital importancia
para la toma de
decisiones y la agilizacin de la gestin y
trmites administrativos, si no es tomado
en cuenta dentro de los procesos y
actividades organizacionales, si no se
proyecta internamente y si es inoperante,
es lo mismo que no existiera.
Para organizar un archivo central es
indispensable contar con el personal
idneo, con una formacin acadmica que
lo faculte para el desarrollo de todas las
actividades concernientes a la organizaciny administracin de ese
archivo. Estos
profesionales de los archivos son
conocidos en nuestro medio como
archivistas; se dedican a la organizacin
metodolgica de los archivos y dirigen los
procesos tendientes a la custodia y
conservacin de los fondos documentales,
para brindar la informacin en formarpida y eficiente. As mismo
les compete,
la adecuada administracin, planificacin,
direccin y control de archivos.
Los archivistas son los nicos profesio-
nales capacitados -por su formacin
acadmica- para integrar y aplicar los
postulados tericos de la Archivstica, en
la organizacin, conservacin y adminis-
tracin del acervo documental y, por ende,
de los archivos. Ponen en prctica sus
conocimientos y habilidades personales en
el planteamiento y solucin de los
problemas, a los que esta experiencia los
enfrenta. En consecuencia, una vez que la
institucin dispone de los recursos humanos
necesarios -archivistas-, se proceder a
organizar el archivo central.
La organizacin de un archivo central es
una labor que conlleva la interaccin de la
teora con la prctica en la aplicacin de
las actividades archivsticas, tales como:
clasificacin, ordenacin, descripcin y
conservacin, entre otras, siguiendo un
orden lgico y coherente de qu, cmo y
cundo aplicar cada una de ellas. Por lotanto, dicha organizacin
se desarrolla en
tres etapas que son:
I Etapa. El diagnstico archivstico:
Corresponde al anlisis de la situacin y
problemtica archivstica.
II Etapa.El proyecto de organizacin.
Corresponde al procedimiento metodo-
lgico para organizar el archivo central.
III Etapa. Consiste en desarrollar el
proyecto, es decir, la interaccin entre la
teora y la prctica archivstica.
Por razones didcticas, en este trabajo se
analizar nicamente la primera etapa de
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28 INFOLAC, Vol. 13, N1, 2000
Grupo Internacional de Expertos del Programa Memoriadel Mundo.
Caracas, diciembre 2-3, 1999
la organizacin de un archivo central;
posteriormente, en otras investigaciones,
se estudiarn la segunda y tercera etapas.
En nuestro medio es muy poco, por no
decir nada, lo que se ha investigado y
escrito sobre el diagnstico archivstico y
sobre la metodologa para su realizacin.
Por lo tanto se nos presenta la limitante de
no contar con bibliografa que nos sirvade referencia para
realizar este trabajo, es
decir, existe un gran vaco investigativo
que nos enfrenta a una situacin nueva,
cual es, incursionar en un campo que ha
sido poco estudiado e investigado en
Archivstica, tanto en el mbito nacional
como el internacional.
Tras la ausencia, en nuestro contexto
archivstico, de manuales terico-prcticos
para la elaboracin, ejecucin y
presentacin del diagnstico archivstico,
sirva este trabajo para llenar ese vaco, y asu vez, proporcionar
una gua
metodolgica - que pueda ser utilizada
como herramienta- para realizar esta
primera etapa de la organizacin de un
archivo central. Por lo tanto, este trabajo
est dirigido a todos aquellos archivistas
que van a emprender la titnica y ardua
labor de organizar archivos centrales en
instituciones pblicas y privadas.
Por la naturaleza de la investigacin, se
utilizaron nicamente fuentes secundarias,
de lo poco que existe sobre el tema;
predomina la bibliografa de influencia
espaola, la cual se abord con cautela,
adaptndola a la realidad archivstica
nacional para no caer en situaciones ajenas
a nuestro medio.
De acuerdo con el carcter de la inves-
tigacin, se plantearon los siguientes
objetivos generales:
1. Elaborar un procedimiento metodo-
lgico para realizar el diagnstico
archivstico.
2. Demostrar la importancia y necesidad
de realizar el diagnstico archivstico,
como etapa de la organizacin de un
archivo central.
Los objetivos especficos son los
siguientes:
1. Integrar los postulados tericos de laArchivstica por medio de
la propuesta
metodolgica, con la realizacin del
diagnstico archivstico.
2. Analizar las diferentes tcnicas que
existen para recolectar la informacin.
3. Establecer algunos lineamientos para
el anlisis e interpretacin de los
resultados.
4. Disear una gua para la elaboracin y
presentacin del informe final del
diagnstico archivstico.
El trabajo est estructurado en tres
captulos. En el primero se analizan los
aspectos generales del diagnstico
archivstico; en el segundo se plantea el
procedimiento metodolgico para efectuar
el diagnstico archivstico y el tercer
captulo corresponde a aspectos formales
para la elaboracin y presentacin del
informe.En sntesis, en este trabajo se disear un
procedimiento metodolgico, para
analizar, ejecutar y presentar la primera
etapa de organizacin de un archivo
central: el diagnstico archivstico; todo
ello a la luz de la teora archivstica y de la
experiencia en la organizacin y
administracin de archivos de gestin y
archivos centrales, de quien presenta este
estudio.
El autor desea expresor su sincero
agradecimiento a la Licda. Luz AlbaChacn de Umaa y al Lic. Jos
Bernal
Rivas Fernndez por sus comentarios,
observaciones, recomendaciones y
correcciones.
Para mayor informacin favor contactar
a: Lic. Virginia Chacn Arias, Directora
Gral. del Archivo Nacional, Imprenta
Nacional, La URUCA. Telf. 2315222. San
Jos, Costa Rica
Fuente: Revista del Archivo Nacional ao LXII. Nrs.
1-12, 1998. San Jos, Costa Rica
Presentacin
La preservacin del material archivstico
y el acceso al mismo, ha sido una de las
principales preocupaciones del Archivo
General de la Nacin (Venezuela) es por
ello que justamente en ocasin de la Re-
unin de Expertos del Programa Memo-
ria del Mundo, celebrada en Caracas, Ve-
nezuela el 2-3 de diciembre de 1999, el
director de ese organismo Dr. Guillermo
Briceo Porras, present la ponencia cuyo
esquema publicamos hoy quedando pen-
diente el desarrollo el cual ofreceremos
en una prxima entrega, como una contri-
bucin para el intercambio de informacin
y experiencias entre el Archivo General de
la Nacin y otros entes similares de la Re-
gin.
Resolucin creativa de problemas
de preservacin.
Una propuesta de Cooperacin
internacional
Ponencia presentada por: Guillermo
Briceo P.
Archivo Nacional de Venezuela
1. La idea.
1.1 Consiste en compartir, a travs del
Programa Memoria del Mundo de
la UNESCO, conocimientos y
experiencias para la resolucin
creativa de problemas en el rea de
preservacin de documentos.
1.2 Se jus ti fi ca por la crec iente
complejidad y urgencia, para
preservar las colecciones
Resolucin creativa de problemas de preservacin.
Una propuesta de Cooperacin internacional
Ponencia presentada por: Guillermo Briceo P.
Archivo Nacional de Venezuela
