- Acta de visita y sesión de dudas 1 -

Acta de la jornada de visita de instalaciones y sesión de dudas

con motivo de la licitación mediante procedimiento abierto de los servicios de

“Jardinería”

para Bilbao Exhibition Centre, S.A.

Ref.: DOUE-2016-043

Se celebró, a las diez horas (10,30 h) del día 25 de mayo de 2016, según se convocó en el clausulado administrativo y Carátula de la licitación, una la jornada de visita y sesión de dudas correspondiente al concurso citado en el título.

Comparecen al acto como interesados en la licitación: Asistente Representando a

GARBIALDI S.A. Sr. Unai Alvarez Monzón ELAI SERBITZUAK Sr. Itsazain Orlatxipi Ibañez ELAI SERBITZUAK Sr. Gustavo Velasco LANTEGI BATUAK Sr. Joseba Elorduy Jaurgi LANTEGI BATUAK Sr. Alberto Alvarez Salazar

CENTRO DE JARDINERIA IZAIA Sr. Izei Txaran Goiri CENTRO DE JARDINERIA IZAIA Sr. Roberto Garcia Fernandez

INTEGRA CEE Sra. Itziar Domingo Caballero INTEGRA CEE Sr. Joaquin Alvarez Andres

En representación de BEC comparecen los siguientes asistentes: Ø Dª Ana Maite Madariaga. Ø Dª María Correa. Ø D. Francisco José Goitia.

Tras la bienvenida e identificación de los asistentes, se destacan una serie de aspectos del procedimiento y licitación, que se combinan con las dudas expuestas:

Ref. Exposición, dudas y preguntas

1 Se comienza con una sesión de exposición, para proceder al final de ella a una visita de las instalaciones, dándose mayores explicaciones en aquellos puntos del recorrido más vinculados al objeto de la convocatoria.

2 Comenzamos la sesión destacando las características de la convocatoria. Entre las que merecen más atención son las aclaratorias de la documentación a presentar y aquellos errores comunes para descartar un candidato.

3 La identificación de los sobres y las posibilidades de evitarse molestias al presentar el Registro y Clasificación oficiales son dos de las más destacadas.

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Se da lectura y explican los criterios de valoración, destacándose los vínculos existentes entre los criterios no sujetos a formulación y las Prescripciones técnicas. Se explican los contenidos que deben tener las propuestas, en base a los aspectos que serían valorados en cada una.

- Acta de visita y sesión de dudas 2 -

Ref. Exposición, dudas y preguntas

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Para un mejor seguimiento de la exposición, se reparte un escrito que recoge aquellos puntos más comentados. Estas notas son reproducidas como anexo al acta para aprovechamiento de quienes no hayan asistido a la jornada.

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Se recalca el porcentaje que representa la oferta económica del bloque de jardinería expositiva y la “interior y exterior”, poniéndose algunos ejemplos e insistiendo en la importancia de no superar el límite. Otras cuestiones recalcadas pueden encontrarse en el anexo al acta, que les fue entregado en mano.

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El recorrido comienza por la fachada norte de BEC, mostrándose una de las pocas zonas que quedan fuera del vallado que rodea las instalaciones. Momento en el que Dª María Correa abandona la sesión. Después, se proseguirá mostrando alguno de los pabellones, las zonas ajardinadas, las cubiertas por plaquetas y acabando por el “almacén satélite”, al otro lado de la autovía.

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Dª Ana Maite Madariaga indica que, además de lo que va a mostrarse, existen 23 jardineras en las oficinas y torre de las que el adjudicatario se ocupa. La cadencia actual viene a ser un riego por mes, aproximadamente. Por lo demás, se sigue el plano que figura en el anexo de las Prescripciones.

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¿Cuántas jardineras se colocan en un certamen? Se trata de la denominada “jardinería expositiva”: Ø En esta BIEMH (en montaje al hacer el recorrido), 34 para diferentes

stands y 30 más para zonas comunes. Ø En el plazo de 2 años (los pares e impares tienen ciertas diferencias para

BEC), no alcanzan las 200. Ø Los importes calculados para un tipo y otro de tarea se han expuesto en

las Prescripciones técnicas, Datos de referencia.

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¿Pueden depositarse en BEC las jardineras entre certámenes? Ø En general no, sino que se las lleva de nuevo el adjudicatario. Ø Cuando haya algo que recomiende dicha medida, suele localizarse algún

lugar para ello, pero depende de la disponibilidad y otros factores.

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¿Incluye el precio a ofertar la retirada de las jardineras? Ø Sí. Se ponen en los stands y las zonas ajardinadas cuando finalizan otras

tareas (grúas, camiones, etcétera), y se retiran cuanto antes al finalizar el certamen, ya que pueden deteriorarse si no.

Ø Durante el certamen, si una se estropea, debe ser sustituida.

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¿Cuál es la cadencia o frecuencia de cada tarea? Ø Figura en las Prescripciones técnicas, Cuadro de cadencias. Ø Si hubiera dudas al respecto, podrían exponerse telefónicamente o

mediante correo electrónico.

- Acta de visita y sesión de dudas 3 -

Ref. Exposición, dudas y preguntas

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¿Existe la obligatoriedad de subrogación de los empleados de la actual adjudicataria? Ø El listado que la actual adjudicataria se ha reproducido en la cláusula 3.1

de las Prescripciones técnicas. Ø Lo declarado por Lantegi Batuak coincide exactamente con lo que ya fue

comunicado con ocasión de la anterior convocatoria, de 2012. Ø Tampoco la posición de BEC ha cambiado, interpretando que las diferentes

leyes que inciden en esta duda le deparan una actuación limitada.

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El actual contrato, derivado de la convocatoria de 2012, dice que: Ø …acuerdo entre adjudicatario cedente, entrante y el personal afectado por la

legislación que rija en materia de subrogación, dejando a BEC al margen de cualquier obligación referida a este proceso.

Ø El adjudicatario, deberá poner a disposición de BEC los datos pertinentes en esta materia al convocarse una contratación, al finalizar su contrato y a los efectos de las prórrogas que pudieran proceder.

Ø El adjudicatario proporcionará a BEC, al menos, los datos indicados en el clausulado administrativo de esta convocatoria, entre otras, toda la documentación pertinente en cuanto a altas, condiciones, vinculaciones con BEC y cualquier otra característica de cada operario que pudiera estar implicado en una subrogación, con respeto a las leyes de protección de datos que fueran aplicables.

Ø Esta relación deberá presentarse a BEC declarando que es completa y fiel, haciendo contar la finalidad para la que se emite, datada, firmada y sellada.

Ø Este compromiso nacerá con el propio contrato, con independencia de que una ley, convenio o reglamento posterior a la firma recogiese la obligación y condiciones de subrogación para el equipo o actividad vinculado a BEC. Deberá, por tanto, instituir un sistema interno que permita determinar fehacientemente y pruebe la antigüedad, vinculación a BEC (en horas y fechas) y otras circunstancias relativas a la materia.

Ø Además de la determinación por ley, convenio o reglamento de condiciones de subrogación, los sistemas internos de información de la adjudicataria deberán asegurar que los otros datos que se indican en el clausulado administrativo podrán ser facilitados a BEC, especialmente, con ocasión de una nueva convocatoria de contratación.

15 Según consultas realizadas, interpretamos que tenemos la obligación de dar la información más fidedigna posible para poder confeccionarse las ofertas más ajustadas que cada candidato pueda ofrecer.

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Por otro lado, somos sabedores de las limitaciones que el adjudicador tiene al abordar las posibles subrogaciones: Ø La LOPD supone una limitación para poder dar una opinión contrastada de

la lista obtenida de Lantegi Batuak. Ø Además, ya fuera por un convenio sectorial o por derechos de los

trabajadores amparados por otras leyes, esa posibilidad existe. Ø BEC no cuenta con expertos en la materia pero, según las consultas

realizadas, es una materia que debe analizarse en cada caso.

17 Si bien en algunos casos puede BEC confrontar datos de un listado con sus controles de entradas y salidas o los TCs que se declaran a la Seguridad Social sin atentar contra la privacidad, no es este el caso del concurso de Jardinería.

- Acta de visita y sesión de dudas 4 -

Ref. Exposición, dudas y preguntas

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Consideraciones realizadas por BEC: Ø Las limitaciones de la legislación solo permiten pronunciarse sobre la

razonabilidad del listado obtenido. Ø El listado de Lantegi Batuak es similar al de hace 4 años, incluyendo a 5

personas con contrato indefinido y a 1 más con contrato de obra. Véase adjunto el listado más actualizado obtenido recientemente.

Ø Entre los Datos de referencia de las Prescripciones técnicas se indica que en 2015 fueron unos 43.500 los euros dedicados a este contrato.

Ø Los costes de Seguridad Social, sueldos, carburante y recursos materiales son algo que cada candidato pude evaluar mejor que BEC.

Ø El convenio del sector también debe ser conocido por las empresas interesadas en licitar.

19 Al acabar la jornada, se ha solicitado a Lantegi Batuak confirmación escrita de la lista de subrogables. Mediante esta revisión, se ha obtenido el documento que se adjunta como anexo.

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Conclusión: Ø Atendiendo a dichas consideraciones, BEC debe creer que el listado

proporcionado por Lantegi Batuak es fiable, aunque poco probable que fueran 6 los trabajadores que un nuevo adjudicatario hubiera de asumir.

Ø En el momento de entrada de un nuevo adjudicatario, deberán mostrarse todos los datos que confirmen o refuten cuántos de ellos tendrían derecho a su subrogación y en qué condiciones.

Ø Si algún interesado aportase algo que BEC pudiera considerar para progresar en esa exactitud de datos, sería bienvenida.

No expresándose otras dudas, ni peticiones de visita de las instalaciones, se agradece la presencia de los asistentes, se anuncia la próxima publicación en la página virtual del acta de la sesión y se da el acto por finalizado.

Comisión de Compras

Perfil de contratante http://bilbaoexhibitioncentre.com/quienes-somos/perfil-del-contratante-2/

Licitaciones en curso

http://bilbaoexhibitioncentre.com/quienes-somos/perfil-del-contratante-2/licitaciones-en-curso/

Acceso directo a la licitación

http://bilbaoexhibitioncentre.com/contratos/jardineria/

Operadores cualificados http://www.portalbec.com/portalbec/perfil_contratante/homologados/2016/Homologados-160516.pdf

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- Acta de visita y sesión de dudas 5 -

Acta de Visita y Sesión de dudas de 2012

En la Sesión de dudas de la convocatoria anterior de Jardinería, celebrada el 9 de julio de 2012, se recogió la información siguiente:

Ref. Exposición, dudas y preguntas

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Las referencias y datos de las personas a las que las menciones de subrogación se refieren, ¿a qué convenio colectivo están sometidas?, ¿al de Bizkaia?: Ø Al convenio colectivo de Lantegi Batuak, actual adjudicatario. Ø Dicho convenio se encuentra publicado. Ø El papel de BEC en esto ha sido limitado (ver referencia siguiente). Ø Se supone, supeditado a la interpretación de los servicios jurídicos que

cada empresa pueda consultar, que la subcontratación de los mismos estaría sujeta al convenio colectivo de jardinería de Bizkaia.

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BEC interpreta que las tres (3) partes protagonistas de la subrogación son los trabajadores sometidos a ella, la que sería adjudicataria entrante y la saliente: Ø Los datos han sido aportados por el actual adjudicatario, según el

análisis hecho por BEC han sido considerados adecuados. Ø El análisis ha sido realizado por el departamento “usuario”, el de

Mantenimiento. Ø En el actual borrador de contrato se exigen más detalles a la

adjudicataria, sin que ello implique que BEC traspasará los límites de la Ley de protección de datos que sea aplicable en su momento.

- Acta de visita y sesión de dudas 6 -

Se incluyen las mismas, dado que Lantegi Batuak, adjudicatario también entonces, ha procedido a revisar los datos de subrogables:

- Acta de visita y sesión de dudas 7 -

Notas a los pliegos de Jardinería

Notas repartidas a los asistentes a la jornada de visita y sesión de dudas de la convocatoria.

- Acta de visita y sesión de dudas 8 -

- Acta de visita y sesión de dudas 9 -

- Acta de visita y sesión de dudas 10 -

- Acta de visita y sesión de dudas 11 -

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