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Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha

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Manual de la Oficina Virtual

Versión: v04r00

Fecha: 09/01/2009


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[email protected] v01r00 Página 2 de 40

HOJA DE CONTROL

Título [email protected]

Entregable Manual de la Oficina Virtual

Nombre del Fichero [email protected]_OficinaVirtual_JCCM_v01r00.docx

Autor everis

Versión/Edición v01r00 Fecha Versión 24/11/2009

Aprobado por Fecha Aprobación DD/MM/AAAA

Nº Total Páginas 040

REGISTRO DE CAMBIOS

Versión Causa del Cambio Responsable del Cambio Área Fecha del Cambio

v01r00 Creación del documento everis 24/11/2009

CONTROL DE DISTRIBUCIÓN

Nombre y Apellidos Cargo Área Nº Copias


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ÍNDICE

1 Descripción del sistema ............................................................................................................................................. 4

1.1 Objeto .............................................................................................................................................................. 4

1.2 Alcance ............................................................................................................................................................ 4

1.3 Funcionalidad ................................................................................................................................................... 4

1.4 Mapa del sistema ............................................................................................................................................. 4

2 Operativa del sistema ................................................................................................................................................ 5

2.1 Acceso a la Oficina Virtual ................................................................................................................................ 5

2.2 Trabajar con un procedimiento para realizar un trámite ................................................................................... 19

3 ANEXOS .................................................................................................................................................................. 38

3.1 Ref. Proceso / Requisito ................................................................................................................................. 38

3.2 Ref. Proceso / Validación ............................................................................................................................... 38

3.3 Incidencias frecuentes .................................................................................................................................... 38

3.4 Mensajes de error .......................................................................................................................................... 38

3.5 Términos y acrónimos .................................................................................................................................... 38

3.6 FAQ ............................................................................................................................................................... 38

3.7 Ayudas ........................................................................................................................................................... 38

4 GLOSARIO ............................................................................................................................................................... 39

5 BIBLIOGRAFÍA Y REFERENCIAS ............................................................................................................................... 40


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1 Descripción del sistema

1.1 Objeto

El objetivo del presente documento es exponer los conceptos básicos necesarios, para operar y utilizar fácilmente la Oficina Virtual de Solicit@ v4.0.0.

1.2 Alcance

Este documento está dirigido a:

• Administradores del Sistema.

• Ciudadanía.

1.3 Funcionalidad

1.3.1 Funcionalidad sustituida

N/A

1.3.2 Funcionalidad aportada

Desde la Oficina Virtual la ciudadanía podrá realizar la cumplimentación, firma y posterior registro telemático de los trámites administrativos publicados en esta por parte del Organismo que la gestione.

1.4 Mapa del sistema

El sistema completo se compone de los siguientes módulos:

• Generador de Formularios: módulo que agrupa todas las funcionalidades necesarias para realizar el diseño y la gestión de los formularios que se presentan al Ciudadano.

• Administración: gestión completa de los procedimientos publicados por el Organismo, así como de los trámites presentados por el Ciudadano.

• Oficina Virtual: portal Web desde el cual, el Ciudadano realiza la cumplimentación, firma y presentación telemática de los trámites publicados por el Organismo.


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2 Operativa del sistema

En este apartado se describirá la forma en la que se debe actuar para la correcta utilización de la aplicación.

2.1 Acceso a la Oficina Virtual

La ciudadanía puede acceder a la Oficina Virtual sin ningún tipo de restricción, si bien, es conveniente que disponga de un Certificado Digital expedido por la FNMT ya que sin él las opciones disponibles dentro de la aplicación estarán limitadas.

La ciudadanía puede acceder a la Oficina Virtual en modo general, con la posibilidad de elegir el procedimiento administrativo o mediante el acceso a un procedimiento determinado configurado por el Organismo, tal y como se describe en este manual en el punto 2.1.1.2.

Si se accede en modo general la primera pantalla que se muestra es la siguiente:

Figura 1: Pantalla principal de la Oficina Virtual


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En la pantalla mostrada en la figura 1, se observan los dos tipos de acceso a la Oficina Virtual:

• Realizar un trámite Acceso sin Certificado Digital: desde esta opción, la ciudadanía tendrá varias opciones:

o Descargar los formularios establecidos por el Organismo, para rellenarlos “en papel” y presentar en el registro físico:

o Rellenar los formularios desde la aplicación, imprimirlos y entregarlos físicamente en el registro del Organismo.

o Rellenar los formularios desde la aplicación para posteriormente acceder al acceso con certificado para la firma y presentación de los mismos.

Figura 2: Botón para acceder sin Certificado Digital

• Acceso con Certificado Digital: desde esta opción, tras la comprobación de que el Certificado Digital del Ciudadano es correcto, se accederá a la Oficina Virtual con todas las funcionalidades: firma digital, presentación telemática, alta en la plataforma de notificaciones, seguimiento del estado del trámite, etc. Las operaciones que se realicen quedarán guardadas usando la identificación que proporciona el certificado y estarán accesibles en cualquier momento.

Figura 3: Botón para acceder con Certificado Digital

Si el acceso a la Oficina Virtual se realiza desde el procedimiento configurado por el Organismo responsable y únicamente esté permitido acceder con Certificado Digital, la primera pantalla que se muestra, es la siguiente:


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Figura 4: Pantalla de la Oficina Virtual accediendo a un procedimiento determinado


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2.1.1 Acceso con Certificado Digital.

Para acceder a Oficina Virtual con Certificado Digital, es necesario pulsar sobre el botón que se muestra en la Figura 3, y que nos llevará a la pantalla que se muestra a continuación:

Figura 5: Pantalla de acceso al sistema con Certificado Digital

Si sobre esta pantalla se pulsa en el enlace se accederá a la pantalla que se muestra a continuación en la Figura 5, desde la que aparecerá el listado de Certificados Digitales instalados en el navegador del equipo. El usuario deberá seleccionar uno para poder acceder a la aplicación.


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Figura 6 Selección de Certificado Digital

2.1.1.1 Acceso directo a un procedimiento

Si el Organismo ha configurado el acceso a la aplicación de manera que el Ciudadano únicamente pueda acceder a la presentación de un procedimiento determinado, y no tenga que acceder a todos los que están configurados en la Oficina Virtual, se mostrará la documentación requerida para cumplimentar el trámite tal y como se recoge a continuación en la figura 7.

Seleccionar el certificado


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Figura 7: Pantalla de documentación requerida accediendo con Certificado Digital

Tanto la solicitud como el resto de documentos que deben completarse, se encuentran recogidos en esta pantalla. Una vez se hayan completado y validado que cumplen los requerimientos para realizar los trámites (por ejemplo: obligatoriedad de

firma), el Ciudadano deberá pulsar para que se realice el registro telemático de la información que ha aportado.

Adjuntar Documentación

Requerida

Rellenar Solicitud

Adjuntar Documentación

Adicional

Habilitación de Firma a Terceros


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2.1.1.2 Acceso en modo general

Si accedemos a Oficina Virtual en modo general, se mostrará una pantalla con el listado de procedimientos con los que podemos iniciar un trámite administrativo.

Figura 8: Listado de procedimientos administrativos

En la misma línea del nombre del procedimiento, podemos ver que además de poder crear un nuevo trámite, se puede acceder al BOJA para visualizar en una nueva ventana la publicación de este procedimiento. También se puede acceder a información adicional sobre el procedimiento; esta información se recoge en el documento que abre el enlace “+ Info”.

En la figura 8 junto al nombre del usuario que está usando la aplicación, se encuentra el enlace , que se utilizará para salir de la Oficina Virtual.

Las tres opciones principales de la aplicación son las siguientes:

• : esta opción mostrará la pantalla descrita en la Figura 7.

• : esta opción mostrará los trámites que actualmente se encuentran en proceso de realización, tanto los propios como en los que estamos autorizados, tal y como recoge a continuación la figura 9:

Nombre del usuario

Opciones principales


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Figura 9: Borradores de los trámites en realización

• : esta opción mostrará los trámites que ya han sido presentados, propios o de otro Ciudadano que nos haya autorizado como tercero. La siguiente figura 10 lo recoge:


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Figura 10: Trámites Presentados

Para consultar el detalle de un Trámite presentado, el Ciudadano pulsará sobre el nombre del Procedimiento, y visualizará una pantalla informativa (Figura 10b) del trámite, donde se especifica:

• Código de Registro

• Fecha de Registro

• DNI del Presentador

• Documentación aportada en el procedimiento:

o Solicitud

o Anexos

o Documentación a aportar

• Subsanaciones


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Figura 10b: Detalle del Trámite Presentado

2.1.2 Acceso sin Certificado Digital

2.1.2.1 Acceso directo a un procedimiento

Si se accede a la Oficina Virtual sin Certificado Digital, mediante un procedimiento determinado, la pantalla que se muestra es la siguiente:


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Figura 11: Acceso sin certificado a un procedimiento determinado

La pantalla que mostrará la aplicación una vez se acceda al sistema sería la siguiente:


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Figura 12: Documentación requerida accediendo sin certificado a un procedimiento

Con este tipo de acceso, se permite editar, guardar los formularios de la Solicitud y/o Anexos a entregar a la Oficina de Registro correspondiente. El proceso para la edición y guardado de los formularios (solicitud y anexos) se realizará de forma análoga al que se describe en el apartado 2.2.1.2. Del mismo modo, para adjuntar documentación se procederá según el proceso que se describe en el apartado 2.2.1.5.

Una vez guardado los documentos correctamente se finalizará la solicitud para obtener el PDF.


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Figura 13: PDF de la solicitud/anexo para imprimir y entregar en la Oficina de Registro

A continuación, se imprimirá el PDF mostrado en la imagen, que nos servirá para entregarlo en la oficina de registro correspondiente. Otra opción de la ciudadanía, es acceder en el acceso con certificado, a la pestaña de borradores para recuperar esta solicitud para firmarla y presentarla por vía telemática.

2.1.2.2 Acceso en modo general

Si se accede a la Oficina Virtual sin Certificado Digital, se muestra la siguiente pantalla.

Figura 14: Acceso a Oficina Virtual sin Certificado Digital

En la pantalla que muestra la figura 14 se permite introducir el NIF (obligatorio), y una vez se acceda a la aplicación, se mostrará el listado de procedimientos disponibles:


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Figura 15: Listado de procedimientos disponibles accediendo sin certificado

Cuando pulsamos sobre el nombre del procedimiento, podemos editar e imprimir la documentación requerida del procedimiento en cuestión. El resto de la funcionalidad que se muestra en esta pantalla está recogido en este manual en el apartado 2.1.2.1 Acceso directo a un procedimiento.

2.2 Trabajar con un procedimiento para realizar un trámite

2.2.1 Acceso con Certificado Digital

Realizamos todos los pasos descritos en el apartado 2.1.1.1 Acceso directo a procedimientos o en el apartado 2.1.1.2 Acceso en modo general, entonces se nos muestra la pantalla de Documentación Requerida que recogen las Figuras 7 y 8 respectivamente.


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2.2.1.1 Documentos que componen un trámite

Un trámite está compuesto por los siguientes documentos:

• Solicitud: formulario que se debe rellenar y firmar por uno o varios Ciudadanos.

• Anexos: anexo o anexos que puede tener un trámite y que es posible que tengan que firmarse.

• Documentación requerida: otro tipo de documentos, que sean requeridos para presentar un trámite y que deben firmarse para presentarlo.

• Otros Documentos: documentos adicionales que pueden adjuntarse al trámite.

2.2.1.2 Rellenar un documento

En primer lugar, pulsamos sobre una Solicitud/Anexo en la pantalla de documentación requerida recogida en la Figura 7 lo que nos lleva a la siguiente pantalla.


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Figura 16: Pantalla para rellenar un documento

En la pantalla de la figura 16 se muestra el formulario que el Ciudadano desea rellenar. En la cabecera del formulario se nos muestra un texto informativo (“La información contenida en este formulario será almacenada en los

sistemas de la Consejería. Pulse guardar para continuar”) junto con el comando . De esta forma, la ciudadanía tiene conocimiento de que los datos que está introduciendo quedarán almacenados en los sistemas de la

Consejería. Dará su conformidad pulsando sobre el botón , o bien pulsando sobre el botón para salir del formulario y no guardar el documento.

Debajo del comando guardar, como se ve en la figura 16 aparecerá una casilla tipo check, con la leyenda, “Permitir avisar de fin de procedimiento”, que nos permitirá, si el procedimiento así se configura, recibir un aviso por correo electrónico (información disponible desde el certificado digital), cuando tengamos sin presentar algún trámite, y queden unos días (configurable desde administración) para que finalice el periodo de presentación, de tal solicitud.

Por otro lado, en la parte superior derecha de la pantalla estará siempre visible el botón , que explicará los pasos del procedimiento correcto a seguir.

Cuando el Ciudadano rellene todos los datos de la Solicitud y pulse sobre el botón Guardar, se mostrará un mensaje de confirmación que indique que la solicitud se ha guardado correctamente, y se posibilitará volver al procedimiento actual.

Figura 17: Solicitud guardad correctamente

Si el documento tiene validaciones (ejemplo, NIF correcto), y las casillas no se rellenan correctamente, el sistema lo indicará de la siguiente manera:


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Figura 18: Mensaje de error de Validaciones al guardar un documento

Y hasta que no lo hagamos correctamente no dejará guardar el documento.

Una vez guardado correctamente el documento (anexo/solicitud), aparecerá de nuevo la pantalla de documentación requerida (figura 7) pero mostrando la posibilidad de editar, firmar o visualizar el documento.

2.2.1.3 Firmar un documento

La firma permite validar y certificar la identidad de la persona que está rellenado los datos, y corrobora que éstos se pueden enviar correctamente. En el caso de que se haya rellenado una solicitud, esta debe ser firmada para que el trámite pueda ser presentado.

Debe indicarse que, para que una solicitud/anexo se pueda firmar, este debe estar correctamente guardado.

La firma de una solicitud/anexo puede ser simple o múltiple, es decir, que puede ser firmada sólo por una persona o por

varias. Una solicitud/anexo tendrá firma múltiple cuando junto al botón aparezca un asterisco. El proceso de firmar una solicitud/anexo es el que se expone a continuación.

En la pantalla de documentación requerida (Figura 7), pulsamos sobre el botón en la solicitud/anexo que queremos firmar. A continuación aparecerá una pantalla con el documento y un botón para firmarlo, tal y como se muestra en la siguiente figura:


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Figura 19: Firma de un documento


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A continuación, pulsaremos sobre el botón y al igual que al acceder a la Oficina Virtual aparecerá un cuadro de diálogo con los Certificados Digitales (figura 6) con los que podemos firmar el documento.

Figura 20: Elección de Certificado Digital para firmar un documento (Anexo II)

Seleccionaremos el Certificado Digital (el mismo que con el que se accedió a la Oficina Virtual) y pulsamos aceptar. A continuación aparecerá un mensaje, a través del cual se informará de que la firma del documento se ha realizado correctamente.

Figura 21: Firma correcta de un documento

Pulsamos y volvemos a la pantalla de documentación requerida (Figura 7). Ahora el documento

que hemos firmado aparecerá con estado .

Puede ocurrir que el documento a firmar tenga casillas obligatorias, y si estas no se han completado, el sistema nos lo indicará con el mensaje que se muestra en la siguiente imagen:


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Figura 22: Mensaje de error de Campos Obligatorios al firmar un documento

Una vez llegada esta situación, se pulsará volver, y nos tendremos que dirigir a editar el documento en cuestión para corregir los errores que se nos han mostrado con anterioridad:

2.2.1.4 Autorización a terceros

Para autorizar a terceros que puedan rellenar, firmar o presentar los documentos del procedimiento, es necesario que a éste se le haya habilitado la opción “Autorización a Terceros” desde la Administración, y haber rellenado antes alguna

solicitud/anexo o haber adjuntado algún documento. Cumpliéndose estas condiciones pulsamos el botón con el que nos aparecerá la pantalla que se muestra a continuación:


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Figura 23: Pantalla para autorizar a terceros

Para poder autorizar a un tercero, deben introducirse los siguientes campos:

• NIF de la persona a la que se autoriza.

• Nombre de la persona a la que se autoriza.

• 1º Apellido de la persona a la que se autoriza.

• 2º Apellido de la persona a la que se autoriza.

Al pulsar en el botón , los datos que hemos introducido se guardarán y, a partir de ese momento, la persona habilitada podrá acceder al trámite y rellenar o firmar los documentos en los que esté autorizado.

2.2.1.5 Adjuntar otros documentos.

En algunas ocasiones, los procedimientos requieren una serie de documentación de la ciudadanía con el objetivo de complementar dichos procedimientos. Para ello, se debe seleccionar el archivo solicitado y adjuntarlo.

En la pantalla de documentación requerida pulsaremos sobre el botón en la documentación a aportar o en otros documentos. En este caso se mostrará la pantalla de la figura 24 que tenemos a continuación:


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Figura 24: Adjuntar documentos

• : permite volver a la página de documentación requerida (Figura 7)

• : permite examinar los directorios para buscar aquel archivo o documentos a adjuntar

• : una vez seleccionado el archivo a adjuntar, lo hace de forma definitiva.

2.2.1.6 Presentar el trámite

Para “presentar” un trámite, los documentos requeridos deben estar firmados por el firmante (firma simple) o número de firmantes mínimos (firma múltiple) definidos en la Administración del sistema. Cumplido este requerimiento se pulsará

sobre el botón .


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Figura 25: Presentación del Trámite

Si la presentación de la solicitud ha sido satisfactoria, se mostrará al Ciudadano un resumen de la operación realizada, mostrándose los siguientes datos de resumen:

• Procedimiento telemático presentado.

• Número de Registro de la presentación telemática

• Fecha y Hora de la presentación telemática


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Figura 26: Resumen de la Presentación Telemática

El ciudadano tendrá la opción de Visualizar el resguardo, pulsando sobre el botón , y una vez que finalice, podrá realizar cualquiera de las siguientes opciones:


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2.2.1.7 Adjuntar documentación complementaria

Una vez se ha presentado el trámite, tenemos la opción de adjuntar documentación complementaria a los datos de los

documentos presentados. Para ello debemos pulsar sobre en la documentación presentada (Figura 29). Esta acción nos lleva la siguiente pantalla:

Figura 30: Adjuntar documentación complementaria

En el área de texto libre, el solicitante introducirá un texto descriptivo relacionado con la documentación que adjunta. Aquí se indica el motivo por el cual se adjunta la documentación, por ejemplo si se quiere subsanar documentación anteriormente presentada.


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Si pulsamos sobre examinar, aparecerá un cuadro de diálogo desde dónde podemos seleccionar el fichero que deseamos

. Al pulsar adjuntar iremos de nuevo a la pantalla de documentación presentada dónde aparecerá que el documento de subsanación ha sido añadido, tal y como se muestra en la siguiente figura:

Figura 31: Documentación Presentada

Desde esta pantalla podremos eliminar el documento de subsanación adjunto, visualizarlo o firmarlo. Para poder presentar la subsanación ésta debe estar firmada.


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Para firmar pulsamos sobre el botón y elegiremos el Certificado Digital (Figura 6) con el que queremos firmar. Si todo es correcto, se mostrará de nuevo la pantalla de documentación presentada con la información actualizada de las operaciones realizadas:

Figura 32: Documentación Presentada, con subsanación, firmada


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Para presentar las subsanaciones firmadas pulsaremos el botón que nos llevará a la pantalla de documentación presentada con los datos actualizados, tal y como se muestra en la siguiente figura:


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Figura 33: Actualización de documentación complementaria presentada


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En esta pantalla se muestra el identificador de la firma, el identificador del registro, la fecha del registro y el DNI de la persona que ha presentado la subsanación.

Para visualizar el recibo de la presentación de la documentación complementaria adjuntada y firmada, se pulsará sobre el

enlace . A continuación se muestra el recibo:

Figura 36: Recibo de la documentación complementaria presentada


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2.2.2 Acceso sin Certificado Digital

2.2.2.1 Rellenar formulario

Todo el proceso está explicado en el punto 2.1.2.1 Acceso directo a un procedimiento.

2.2.2.2 Descargar formulario en formato PDF

Si se accede a la Oficina Virtual sin Certificado Digital (Figura 13), mediante un procedimiento determinado se muestra

directamente la documentación requerida del procedimiento en cuestión (Figura 14). Está permitida la opción para cada uno de los documentos requeridos según el procedimiento del que se trate, teniendo en cuenta que este debe añadirse desde la administración.

La opción permite descargar el formulario en nuestro ordenador para completarlo manualmente y presentarlo en papel en el Organismo pertinente.


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3 ANEXOS

3.1 Ref. Proceso / Requisito

N/A

3.2 Ref. Proceso / Validación

N/A

3.3 Incidencias frecuentes

N/A

3.4 Mensajes de error

N/A

3.5 Términos y acrónimos

N/A

3.6 FAQ

N/A

3.7 Ayudas

N/A


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4 GLOSARIO

Término Descripción

BBDD Base de Datos

JBoss http://es.wikipedia.org/wiki/JBoss

Eclipse http://es.wikipedia.org/wiki/Eclipse_%28computaci%C3%B3n%29


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5 BIBLIOGRAFÍA Y REFERENCIAS

Referencia Título Código

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