APLICACIONESGESTIÓN DE USUARIOS

Y COSTES

GESTIÓN DE USUARIOS Y COSTES

Características

– Gestión centralizada de usuarios y funciones– Asignación de costes y cargos– Gestión de presupuestos y cuotas– Informes detallados de impresiones y costes– Personalización del panel

Los entornos actuales de impresión ofrecen innumerables posibilidades, lo cual hace que haya que plantearse si todos los usuarios deben tener acceso a todas las funciones. Si no se ejerce control sobre estas actividades, tanto el volumen como los costes de impresión acabarán sobrepasando el presupuesto fi jado. Gestión de usuarios y costes propone soluciones profesionales para monitorizar, controlar e informar.

La mayoría de empleados en una empresa necesitan imprimir de forma habitual; a veces, incluso para terceras personas. Sin una herramienta que realice seguimiento a los costes de impresión, es imposible imputar los gastos al creador de la impresión. Sobre todo en espacios públicos, la impresión debería ser accesible sólo a los usuarios que abonen sus trabajos de impresión. En un entorno corporativo, lleva muchísimo tiempo defi nir, asignar y gestionar funciones de usuario y derechos de acceso para imprimir, copiar y escanear. Sin una manera efectiva de hacer seguimiento, recoger, resumir y visualizar dónde se realizan las actividades de impresión, los administradores lo tienen muy difícil.

– Usted exige información detallada sobre los costes de impresión de su empresa, y desea transmitir esta información a sus centros de costes, grupos de usuarios, equipos, ubicaciones y tipos de impresión. Sólo de esta manera se puede mantener un amplio parque de impresoras y garantizar que los equipos sean utilizados correctamente, dentro del presupuesto planificado por la empresa.

– Desea controlar sus equipos de forma centralizada, junto con los directorios ya existentes de gestión de usuarios.

ESPECIAL ATENCIÓN A LATRANSPARENCIA EN COSTES DE IMPRESIÓN

– Usted depende de definir y hacer cumplir fácilmente las funciones de usuario y de permitir, de forma rápida, el acceso al parque de impresoras con los derechos adecuados para nuevos usuarios.

– Usted quiere automatizar el análisis de usuario, impresora y utilización mediante aplicaciones de software inteligente que le permitan visualizar de forma inmediata todas las actividades de impresión, proporcionándole informes de uso comprensibles, precisos y sencillos.

La funcionalidad integral de Gestión de usuarios y costes cubre también la gestión centralizada de usuarios y funciones, permite asignar costes y realizar cargos, incluye gestión de presupuestos y cuotas y ofrece funcionalidades de elaboración detallada de informes de impresiones y costes. Usted verá enseguida que los benefi cios son innumerables y pueden satisfacer incluso los requisitos más diversos que se originan en entornos de impresión complejos como el suyo.

Impresión de Dato Variable

Seguridad

Gestión de dispositivos

Impresión automatizada

Conectividad

Impresión en la nube y móvil

Gestión Color

Documento

Gestión de usuarios y costes

Web to Print

Gestión y captura de documentos

Gestión de impresión

APLICACIONES

Informes detallados de impresiones y costes

Algunas preguntas clásicas de la gestión de impresiones son “¿quién imprimió qué, cuándo y qué cantidad?”. Un parque de impresoras dispar, repartida en varias ubicaciones, y equipos de diversos fabricantes hacen que la recolección de datos sea una tarea abrumadora. A esto hay que añadir también los costes generados por impresiones desde memorias USB y de documentos archivados en el disco duro del MFP. La visualización de los datos recogidos debería ser flexible, y desde varios puntos de vista. También debería ser posible la creación rápida de informes ejecutivos, así como otros informes que contengan detalles más pormenorizados.

Con una funcionalidad adecuada de informes de impresiones y costes, los administradores y usuarios se beneficiarán de una información completa con tan sólo pulsar un botón, evitando largas y tediosas tareas de recogida manual de datos.

Personalización del panel

Todos los usuarios son diferentes, y sus flujos de trabajo también: en lugar de utilizar las libretas de direcciones generales, los usuarios quieren utilizar las suyas personalizadas. Los paneles personalizados son muy útiles, ya que contienen una pantalla de inicio diferente para cada usuario, una vez se han identificado, así como sus atajos y funciones preferidas. Sobre todo si después de configurar el panel una vez estuviese disponible automáticamente las impresoras en red.

Estas funcionalidades mejoran la productividad general en toda la infraestructura de MFPs. Obtener la impresión, copia, o escaneo deseados es mucho más rápido y no lleva más tiempo del necesario.

CAPACIDADES USUALES Y LO QUE SIGNIFICAN PARA USTED

Con el software de gestión de Usuarios y Costes, usted obtiene transparencia en todas las actividades de impresión y sus costes, mantiene el control sobre grandes volúmenes de producción y evita impresiones innecesarias. Las aplicaciones de software adecuadas le permiten definir y mantener las funciones de usuario y las cuotas, así como el análisis y previsualización de las actividades de impresión. La amplia gama de aplicaciones de software Konica Minolta incluye un gran variedad de aplicaciones de gestión de usuarios y costes para los requisitos más diversos.

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Gestión centralizada de usuarios y funciones

Es necesario poder controlar de forma remota a los usuarios, y asignar derechos de acceso de forma flexible desde un puesto de trabajo central, teniendo en cuenta los requisitos de los distintos trabajos y las restricciones adecuadas, como la autorización para utilizar opciones de color. Las funciones deben ser fáciles de mantener, y de comprobar los niveles de acceso instantáneos.

Las plantillas de fácil aplicación agilizan la definición y configuración de las funciones de usuario y los permisos de acceso. Los procesos automatizados permiten al administrador concentrarse en otras tareas.

Asignación de costes y cargos

Para ser eficiente, la asignación de costes de impresión debería automatizarse al máximo, permitiendo la suficiente flexibilidad si fuese necesario realizar cargos a otras cuentas o a clientes externos. Las empresas con gran número de clientes dependen de forma específica de resúmenes precisos de todos los costes de impresión, para asegurar que la facturación sea transparente y precisa.

La asignación efectiva de costes garantiza que los creadores puedan ser identificados y no desaparezcan en la categoría de “gastos generales de impresión”, que suele hacer que el presupuesto previsto sea superado. Los costes serán imputados a los creadores del trabajo, y facturados de forma fiable. Los administradores se benefician de la automatización. También garantiza que las interrupciones en los flujos de trabajo sean mínimas.

Gestión de presupuestos y cuotas

Las actividades de impresión afectan a los costes, por lo que debería ser fácil implementar cuotas de impresión y gestión para usuarios, grupos, departamentos, cuentas y proyectos. Los organismos públicos deberían poder ofrecer servicios de impresión de pago para visitas, clientes e invitados. Se debe facilitar a los usuarios la posibilidad de mantener sus propias cuentas. Los sistemas de pago flexibles deben incluir opciones modernas, como aceptación de tarjetas de débito y crédito así como cuentas online sin efectivo (PayPal).

En entornos corporativos o públicos, los mecanismos adecuados de asignación de presupuestos y recarga de cuentas deben permitir un equilibrio entre el control central y la flexibilidad individual.

FLUJO DE TRABAJO

Konica Minolta Business Solutions Spain, S.A Albasanz, 12 28037 Madrid www.konicaminolta.es

Imputación de costes a proyectos y clientes

1 Para un gran proyecto de cliente, el gestor de proyecto imprime los últimos documentos de la propuesta de desarrollo a todo color. Al recoger el trabajo de la impresora, se asigna el costo del proyecto a facturar más tarde al cliente.

Gestión de presupuestos de impresión

2 Un empleado quiere imprimir un documento a color de 200 páginas. Al ser fin de mes, esto hará que exceda el presupuesto que tiene asignado. Recibirá entonces un mensaje del sistema para imprimir su trabajo en blanco y negro, o para que obtenga permiso de su supervisor para imprimir en color.

Análisis detallado de costes

3 El encargado revisa el último informe de costes de impresión consolidados, dividido por departamentos. Este gráfico completo muestra que el 42% del coste total de impresiones corresponde al departamento de marketing, y que el 90% de estos costes corresponden a impresiones a color.

Asignación de permisos de impresión a nuevos empleados

4 El administrador TIC ha sido informado de que varios trabajadores nuevos tienen que ser registrados en el sistema antes del mes que viene; esto significa que los nuevos usuarios tendrán acceso automático a las impresoras, con los derechos de acceso que determinen sus funciones.

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