LA AUDITORIA COMO HERRAMIENTA DE CONTROL. CONCEPTOS, OBJETIVOS E IMPORTANCIA

Un departamento de Recursos Humanos no puede asumir que todo lo que hace es correcto, pues puede cometer errores. Las polticas asumidas en un perodo dado puede que se tornen obsoletas y al evaluarse as mismo el departamento detecta los problemas antes que stos se conviertan en algo serio para la organizacin.

Tal situacin demanda la necesidad de un control estricto de todos los procesos y polticas, que asume una empresa determinada en un espacio temporal definido y es precisamente en este entorno donde la auditora como herramienta de control y va eficaz para obtener la retroalimentacin necesaria, entra a jugar su verdadero cometido.

El trmino auditora proviene del latn " audio ", or y nace como consecuencia de la despersonalizacin de la propiedad de la empresa, es decir, como resultado de la separacin entre la propiedad y la administracin de la empresa surge la obligacin de las mismas de rendir cuentas de forma peridica, en general anualmente, a los accionistas sobre la situacin que presentan y los resultados obtenidos.

El concepto de auditora procede del mundo econmico y es un proceso de investigacin y evaluacin independiente, sobre la informacin contenida en los estados financieros de una entidad, esta se concretiza con los caracteres siguientes:

Es la expresin de una opininEs la aplicacin de normas y procedimientos establecidos.Es llevada a cabo por personal especializado: auditor.Contiene: Objetivos, Programas, Ejecucin y Organizacin. La finalidad es triple:

Determinar lo que se ha hecho, Apreciar lo que se est haciendo y Recomendar las posibles acciones futuras.

Por lo tanto auditar no es slo diagnosticar el pasado, sino apreciar el presente y asesorar sobre la evolucin futura.

Esta unin implica un desarrollo dinmico cclico de la realidad empresarial y ms que la radiografa es un vdeo de seguimiento (Cantera 1995).

El concepto de auditora de recursos humanos como anlisis de las prcticas de GRH, desde una ptica estratgica, surge ha mediado de los aos 80, donde se conciben dos funciones bsicas:

1. Auditora de RH como sistema de informacin directiva, conocer el estado objetivo, para facilitar el desarrollo de proceso de gestin y/o desarrollo de RH.

2. Auditora de RH como sistema de control y evolucin de la aplicacin de las polticas y procesos establecidos. La evolucin del concepto de auditora contable a auditora de gestin tiene como significado el cambio de los datos contables (valoracin econmica de la realidad). Es dentro de esta visin actual cuando surge el concepto de ratio de gestin como sistema de apreciacin de la realidad desde un punto de vista objetivo.

Hay dos caractersticas de la auditora que conviene examinar:

Auditoras voluntarias y obligatorias: la evolucin de la auditora como sistema fidedigno de apreciacin de la realidad, conllev la obligatoriedad de su aplicacin como sistema de control de la rentabilidad, elaborando un sistema minucioso de aplicacin, para homogeneizar su validez.

Auditoras internas y externas: teniendo en cuenta el agente de la auditora y el foco/ origen de la aplicacin se establecieron dos formas diferentes pero complementarias de apreciacin: la interna, como sistema continuo de cambio y la externa, como sistema garante de independencia en la apreciacin.

El concepto de auditora evoluciona desde la auditora contable en primer lugar seguida por la auditora de gestin y culmina con la auditora de funcional (Comercial, Tcnica, Financiera, Gestin empresarial, Sistema y Recursos Humanos).

Por qu es necesaria una auditora?Estas nos indican que, en general, una organizacin no puede cambiar tan de prisa como exige el mercado; las empresas deben estar ajustando su estrategia y reformulando su estructura para adaptarse continuamente, siendo la Auditora un recurso auxiliar vital.Los objetivos de una auditora de recursos humanos son tan amplios como el propio campo de la gestin de estos. La auditora es una reunin y clasificacin de los datos que corresponden a las funciones del departamento de personal, en toda la amplitud y profundidad necesaria para los fines de anlisis, estudios y previsiones.

Entre los objetivos de la misma tenemos: Conocimiento de la estructura humana de la empresa, es decir el nmero de sus componentes y sus caractersticas. Evaluacin de los procesos de reclutamiento y seleccin llevados a cabo.

Registro de las promociones y transferencias de empleados dentro de la organizacin.

Administracin de salarios y planes de incentivos. Estadsticas de accidentes y bajas laborales. ndice de rotacin de personal y coste del mismo. Control de presencia e ndice de ausentismo. Evaluacin de rendimiento (o resultados) y de potencial y las acciones consecuentes con ellas. Anlisis y descripcin de los puestos de trabajo o cargos existentes en la empresa.

La funcin de control se integra dentro de la filosofa de la auditora como instrumento bsico de la GRH y tiene como objetivo, mostrar los fallos y errores para rectificarlos y evitar su reincidencia.Por lo tanto el procedimiento a seguir sera:

Observar prcticas de recursos humanos. Comparar acciones con patrones. Determinar las acciones correctivas y preventivas de acuerdo a las causas detectadas.

Especialistas dedicados a estudiar los recursos humanos en las organizaciones han planteado diversos modelos donde asumen a la auditora como uno de los elementos que conforma un sistema y que guarda estrecha relacin con el resto de las actividades claves de la GRH. Harper y Lynch (1992) definen auditora de RH como un anlisis de las polticas y prcticas del personal de una organizacin y evaluacin de su funcionamiento actual, con el objeto de llegar a una opinin profesional sobre las acciones llevadas a cabo en materia de recursos humanos, en un perodo de tiempo concreto, justifican los gastos. Adems de sugerir acciones y medidas para el mejoramiento de la gestin.

Cantera define como auditora de recursos humanos: El anlisis de la polticas y sistemas de gestin y/o desarrollo de Recursos Humanos de una organizacin y una evaluacin de su funcionamiento actual, con la misin de elaborar una opinin profesional si sobre las acciones llevadas a cabo en materia de RH, en un perodo de tiempo concreto, justifican los gastos e inversiones efectuadas. Adems de sugerir acciones y medidas para la mejora de la gestin y desarrollo de la rentabilidad.

Segn Ponce, la auditora del personal se considera, como un procedimiento que tiene por objeto revisar y comprobar bajo un mtodo especial todas las funciones y actividades que en materia de personal se realizan en los distintos departamentos, para determinar si se ajustan a los programas establecidos, y evaluar si se cumplen los objetivos y polticas fijadas en la materia, sugiriendo, en su caso, los cambios y mejoras que deben hacerse para el mejor cumplimiento de los fines de la administracin del personal.La auditora no es solamente una recoleccin de datos y un chequeo de cumplimiento de los programas y de si se han aplicado con exactitud los presupuestos del estado. Esta implica que con esa base de datos se realice o se lleve a cabo un anlisis profundo que nos permita evaluar si lo realizado y an lo que se dej de realizar o lo que se hubiese obtenido por encima de lo presente, han servido para los fines y objetivos que en materia de personal se ha fijado la empresa.

La auditora de Recursos Humanos puede ser definida como el anlisis de las polticas y prcticas del personal de una organizacin y evaluacin de su funcionamiento actual, seguidos de sugerencias para su mejoramiento. El propsito principal de la auditoria de RH es mostrar cmo funciona el programa, localizando prcticas y condiciones que son perjudiciales a la organizacin o que no estn compensando su costo o aun prcticas y condiciones que deben ser aumentadas.

La auditora es un sistema de revisin y control para informar a la administracin sobre la eficiencia del programa de desarrollo (Chiavenato 1993).

Werther y Davis (1992) argumentan que los Departamentos de Personal no pueden partir a la base de que cuanto hacen este bien hecho, estos incurren en errores y ciertas polticas se hacen anacrnicas. Al verificar sus actos, el Departamento de Personal puede detectar problemas antes de que se conviertan en obstculos serios. Una evaluacin de las prcticas del pasado y las polticas actuales puede tambin revelar enfoques que ya no corresponden a la realidad y que necesitan cambiarse para ayudar al departamento a cumplir mejor en la tarea de enfrentar futuros desafos.

El papel de la auditora de la GRH debe indicar como estn funcionando los sistemas, as como permitirnos identificar mtodos inadecuados, con sus costos y situaciones propicias para aumentar su valor aadido.La funcin de la auditora es, por tanto, doble pues no slo consiste en indicar fallos y formular problemas, sino en anotar sugerencias y soluciones. Como se aprecia existen cambios desde una concepcin de control externo, donde lo importante es conocer los fallos pero proponiendo vas de soluciones.

Al realizar una auditora de GRH se obtienen varios beneficios entre los que figuran:

Se identifica el aporte que hace el departamento de recursos humanos a la organizacin.

Se mejora la imagen profesional del departamento de recursos humanos.

Se alienta al personal de recursos humanos a asumir mayor responsabilidad y actuar en un nivel ms alto de profesionalismo. Se esclarecen las responsabilidades, los deberes del departamento de recursos humanos.

Se facilita la uniformidad de las prcticas y polticas de los recursos humanos.

Se destacan problemas latentes, potencialmente explosivos.

Se garantiza el cumplimiento de las disposiciones legales.

Se reducen los costos de recursos humanos mediante prcticas mejoradas.

Se promueven los cambios necesarios en la organizacin.