LA COMUNICACIÓN.

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COMUNICACIÓN• Podrán existir algunas definiciones de comunicación, analicemos la

siguiente que es de las más completas: La comunicación se define como el “compartir” un mensaje o una idea

con el resultado de que un alto grado de “entendimiento” se logre entre el emisor y el receptor del mensaje.

Analizaremos las dos palabras importantes de la definición.

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COMPARTIR

• Quiere decir que la Comunicación implica la acción de más de una persona. Esto es, tiene que haber uno que envíe el mensaje y otro que reaccione al mismo.

• Por ejemplo, el acto de mandar simplemente un mensaje sin considerar la reacción del receptor del mensaje implica solo una persona (El emisor del mensaje).

• Alguna gente cree que ellos se están comunicando cuando lo único que están haciendo es hablando o informando . INFORMAR O HABLAR NO ES LO MISMO QUE COMUNICAR, pues es un proceso que va en una sola dirección.

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• INFORMACIÓN O HABLAR. Comúnmente decimos : “Te entro por un oído y te salió por el otro”. Y tiene su verdad.• Aquí si existe la

COMUNICACIÓN Cuando la información entró y tuvo una respuesta, no fue en una sola dirección. Esta respuesta puede ser positiva o negativa

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ENTENDIMIENTO

• Es la segunda palabra clave en la definición de la comunicación Entender o Comprender es la parte más difícil de lograr en la comunicación, ya que las personas dan diferentes significados a las mismas palabras. Surgen problemas de Relaciones Humanas hay fallo en este proceso de Compartir y entender el mensaje.

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STEPHEN P. ROBBINS

• EL MENCIONA QUE EN LA COMUNICACIÓN SIEMPRE DEBE INCLUIR TANTO LA TRANSFERENCIA COMO EL ENTENDIMIENTO DEL SIGNIFICADO .

• COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL ROBBINS OCTAVA EDICION PAG. 310

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ELEMENTOS.• Muchas veces se ha descrito la comunicación como un sencillo

problema de transmitir información de una persona a otra, pero todos sabemos que el proceso no es de ningún modo sencillo y que la información transmitida es con frecuencia muy variable y compleja.

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ELEMENTOS...

• Comunicamos hechos, sentimientos, percepciones, insinuaciones y otras cosas diversas.• Comunicamos no solo por medio de palabras

habladas y escritas, sino también por medio de gestos de la postura física, del tono de voz, de los momentos que elegimos para hablar, incluso de aquello que ni siquiera decimos, expresiones faciales, movimientos corporales.

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EL PORCESO DE COMUNICACIÓN TIENE CINCO ELEMENTOS.

1.- Comunicador o emisor.2.- Mensaje3.- Medio 4.- Receptor 5.- Retroalimentación

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COMUNICADOR O EMISOR .

• El comunicador es una persona con ideas, intenciones, información y un propósito para su comunicación. Ejemplo: novio a su novia, el profesor a sus alumnos, conferencista a sus oyentes, etc.

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CODIFICADOR.

• Es el lenguaje que se ocupa, o sea la forma en que se encuentra el emisor para que puedan expresarse las ideas.

• El comunicador o emisor CODIFICA, es decir, traduce las ideas a un grupo sistemáticos de símbolos, a un lenguaje que expresa el propósito del comunicador.

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• Entonces, la función de la comunicación es proveer “una forma en la cual se pueden expresar las ideas y propósitos” a manera de mensaje.

• Manejando los sinónimos, codificación es buscar la explicación, comprensión , traducción y sentido al mensaje de que sea comunicar.

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MENSAJE.

• Es el resultado del proceso de Codificación.• El propósito del emisor se

expresa en forma de mensaje,verbal o no verbal.• Un mensaje es lo que el

emisor o la persona espera comunicar al presunto receptor.

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MEDIO.

• Es el portador del mensaje. En qué forma se comunica.• Existen una gran

variedad de medios.

• COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL ROBBINS PAGINAS 311 A 313

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TIPOS DE MEDIOSVERBALES-NO VERBALES

• Teléfono• Reuniones de grupo• televisión

• Computadora• Memorándums• Expresiones Faciales• Sonrisa• Movimiento del cuerpo• Sistema de Premios• Carta• Silencio• Contacto personal. 15

DECODIFICACIÓN.• Implica la interpretación. A fin de

lograr mejoras en el proceso de Comunicación se debe de Codificar el mensaje. Decodificación implica interpretación de los mensajes sobre la base propia de las experiencias y marcos de referencia previos.

• Cuánto más se acerque el mensaje decodificado a la intención deseada por el emisor, tanto más eficaz será la comunicación.

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RETROALIMENTACIÓN• Es la respuesta. Señala que efecto tuvo el mensaje enviado. Si no hay

retroalimentación, implicará una distorsión del mensaje recibido. No existe comunicación efectiva si no hay retroalimentación .

• La retroalimentación puede llegar de muchas formas, incluso dos personas que se encuentran frente a frente pueden retroalimentarse con expresiones faciales.

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BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN.

• Una buena pregunta en éste momento es ¿Por qué se interrumpen las comunicaciones? La respuesta, a primera vista es fácil.• Si cualquiera de los elementos de la comunicación es

deficiente en cualquier forma, no habrá claridad ni comprensión del significado.• Hay muchas barreras que pueden impedir el proceso de la

Comunicación.• Las barreras identificadas no son, en forma alguna las únicas

prevalecientes en la comunicación.18

1.MARCOS DE REFERENCIA

• Cada persona puede interpretar la misma información de un modo diferente, según sea su experiencia previa.• Esto da como resultado variaciones en los

procesos de codificación y decodificación.• Cuando los procesos para codificar y

decodificar sean iguales, la comunicación será más eficaz.

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• Cuando se vuelven diferentes, la comunicación tiende a interrumpirse; por tanto, aunque el emisor hable el mismo idioma que el receptor, el mensaje “choca” contra la forma en que este último “cataloga” las palabras.• La comunicación puede tener una malformación si una

persona, como resultado de sus necesidades, sus valores y sus actitudes, la interpreta incorrectamente. Es inútil formar conclusiones y juicios. Esto puede darse entre otros en Política y Religión.

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2. ESCUCHA SELECTIVA.• Tendemos a “bloquear” la información, en especial si está en

conflicto con lo que creemos.• Oigo sólo lo que yo deseo oír y lo que yo creo que va con mi

realidad.• Cuando alguien me habla de Religión y me quiere hacer cambiar

algún concepto.• Cuando no le crees a tu profesor lo que te esta diciendo, no le

haces caso.

Ante una persona necia o “bloqueada” es mejor no gastar saliva

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3. JUICIOS DE VALOR.

• Cuando el receptor se forma juicios de valor, esto implica asignar una valía a un mensaje.• Se basan:• En la evaluación del emisor por el receptor. • Experiencias pasadas. • Significado previsto del mensaje.

• También sucede cuando creemos saber algo y no permitimos que alguien nos lo diga o nos lo enseña.

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4. CREDIBILIDAD DE LA FUENTE.

• Es la confianza y la fé que tenga el receptor en las palabras y actos del comunicador o emisor.• En casos de incredulidad, el receptor va a estar a

la defensiva.• La credibilidad influye mucho si el receptor cree

en el emisor, para lograr una buena comunicación.

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5. PROBLEMAS DE SEMANTICA• Es el caso en donde las mismas palabras pueden significar

cosas del todo distintas para diferentes personas • El entendimiento está en el Receptor, no en las palabras.• La barrera surge cuando una palabra significa cosas distintas

para el emisor y para el receptor.• Como las palabras tienen distintos significados para diferentes

personas, es posibles que un comunicador y el receptor hablen el mismo idioma y de todos modos no se encuentre entendimiento del mensaje.

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6.FILTRADO.

• Equivale a la manipulación de la información, de forma tal que el receptor la considere positiva. Se queda con la idea de haber recibido bien el mensaje, pero de hecho, el o los emisores están encubriendo la verdadera información.• Esta barrera suele ser más común en niveles

inferiores que en los superiores.25

7. LENGUAJE GRUPAL.

• Todos, sin duda, hemos sostenido diálogos con expertos, y nos han sometido a su “Caló” altamente técnico(como médicos, abogados, etc.)

• El lenguaje grupal sólo lo entienden los miembros de ese grupo.

• Existen severas interrupciones de comunicación cuando hay un nuevo miembro en el grupo.

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8. DIFERENCIA DE STATUS.

• Esta barrera existe porque muchas veces, la posición que ocupa una persona impide el acercamiento, y hace menos fluida la comunicación.• La diferencia de status puede despertar la sensación de

amenaza por parte de alguien.• Las personas, deseando eficientar su tiempo, interpretan

todos los mensajes a través de su secretaria, evitando de esa manera que sea fluida la Comunicación (confesión con la secretaria).

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9. PRESIONES DE TIEMPO.

• La presión de tiempo es una importante barrera en la comunicación.

• Las presiones de tiempo pueden conducir a problemas más graves o serios.

• Alguien se queda fuera del canal de comunicación cuando debiera estar incluido normalmente .

• Muchas veces no se concluye un mensaje por falta de tiempo.• Esta barrera también indica que las cosas no se dicen en el

tiempo oportuno.

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10.SOBRE CARGA DE INFORMACIÓN

• Muchas veces nos hundimos por el diluvio de información y datos que nos llegan.

• Es tanta la información, que nos es difícil captarla toda y puede suceder que le demos una importancia diferente de la que realmente le debemos dar.

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• Las personas no podemos ni responder en forma adecuada a todos los mensajes que nos dirigen, si éstos llegan por grandes cantidades.

• Esto se asocia con el refrán que dice “el que mucho abarca , poco aprieta”. O bien, “más vale calidad que cantidad”.

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MEJORAMIENTO DE LA

COMUNICACIÓN EN LAS

ORGANIZACIONES.

TECNICAS DE MEJORAMIENTO PARA LA COMUNICACIÓN.31

MEJORAMIENTO DE LA COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES.

• Hay dos cosas que debemos tomar en cuenta si queremos mejorar la Comunicación:

1.- Se deben mejorar los mensajes; es decir, la información que se desea transmitir.

2.- Se debe buscar mejorar el propio entendimiento a cerca de lo que se trata de comunicar a los demás .

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• Esto significa volverse mejor CODIFICADOR y DECODIFICADOR.• Hay que esforzarse no solo porque nos entiendan, sino también

por entender a los demás.• Las siguientes técnicas contribuirán al logro de un

Mejoramiento de la Comunicación:

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1. SEGUIMIENTO• Implica suponer que no me han interpretado bien. Siempre

que sea posible hay que tratar de determinar si se recibió en realidad el significado pretendido.

• De alguna manera es hacer una pausa para garantizar que mi mensaje ha sido comprendido.

• Para no interrumpir la Comunicación haciendo un lapso grande, puede hacerse seguimientos muy sencillos para que continúe la comunicación con la tranquilidad que ha sido captado el mensaje.

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2. REGULACIÓN DEL FLUJO DE INFORMACIÓN.• Este mejoramiento consiste básicamente en ordenar o regular

la comunicación para asegurar un óptimo flujo de información así se tratará de eliminar entre otras la barrera de “sobrecarga de comunicación”.

• La comunicación debe regularse en términos de calidad y de cantidad.

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3. USO DE RETROALIMENTACIÓN.• La retroalimentación constituye una respuesta a mi mensaje

del receptor que me permite determinar si se ha recibido bien el mensaje y si se ha producido la respuesta que yo pretendía.

• Voy a mejorar mi comunicación, si determino si se recibió o no mi mensaje.

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4. EMPATIA.

• Se trata de que el emisor este orientado al receptor. Ponerse en lugar de la otra persona.• En sentido figurado podría decirse “ponerse en los

zapatos del receptor” con el fin de prever la forma probable en que se decodificará el mensaje.• Mientras más grande sea la brecha entre el emisor y

receptor , en cuanto a experiencias y antecedentes, más grande será el esfuerzo para encontrar un ámbito común de entendimiento.

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5. REPETICIÓN.• Introducir repeticiones o redundancias en la Comunicación

asegura que si no se entiende una parte del mensaje, hay otra u otras partes que llevan al mismo mensaje.

• Es conveniente aclarar que en éste mejoramiento se repita, pero con ayuda de otras palabras sinónimas.

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6.ESTÍMULO DE LA CONFIANZA MUTUA.

• Recobrar la confianza en alguien es algo difícil, por lo que este mejoramiento resulta igual difícil, pues para ganar nuevamente el terreno perdido se tiene que pasar por diversas situaciones.

• De las maneras más loables a seguir tenemos las siguientes:

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• Demostrar con hechos lo contrario.

• Con experiencia.• Hablando. Las cartas sobre

la mesa.• Diálogo• Dando responsabilidad.• Dando fé y confianza.• Escuchar• No dejar pasar el tiempo.

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7. OPORTUNIDAD.

• Las personas reciben literalmente un bombardeó de miles de mensajes todos los los días, muchos de ellos no se decodifican ni se reciben por la imposibilidad de digerirlos.• Nadie oirá un mensaje si lo dicen en el momento

menos oportuno.• Es más fácil entender un mensaje cuando no

esta compitiendo con otros mensajes.

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• No es regla, depende de la situación pero a veces es mejor no decir el mensaje a decirlo tarde.• Hay que evitar tener el tacto de “elefante” y

calcular el momento oportuno para decir las cosas.• Muchas barreras comentadas suelen ser el

resultado de un mal cálculo de momento, lo que da por resultado deformaciones en la comunicación.

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8. SIMPLIFICACIÓN DEL LENGUAJE.

• Se ha identificado al lenguaje complejo como una seria barrera a la comunicación eficaz. Los estudiantes sufren cuando los maestros utilizan su “Argot” técnico, que convierte a conceptos sencillos en acertijos complejos.

• Las universidades no son el único lugar en el que ocurre esto.

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• Las entidades gubernamentales suelen ser especialistas en comunicaciones ininteligibles. Ya se ha mencionado casos en que los profesionales tratan de comunicarse con personas fuera del grupo, mediante el uso del lenguaje grupal. Nosotros debemos recordar que la comunicación implica transmitir Entendimiento e Información.• Si el receptor no entiende, no hay comunicación.

Muchas de las técnicas descritas tiene como único fin fomentar el entendimiento. Debemos codificar los mensajes con palabras y símbolos que tengan significado para el receptor.

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9. ESCUCHA EFICAZ.

• Ya se dijo que para mejorar la comunicación no sólo debemos buscar que nos entiendan, sino también entender. Esto quiere decir ESCUCHAR • Un método para estimular a alguien a expresar sus

verdaderos sentimientos, deseos y emociones es el escuchar, sin embargo, no basta con escuchar, hay que hacerlo con espíritu comprensivo.• ¿Podemos desarrollar la capacidad de escuchar? Existen

numerosas sugerencias para una escucha eficaz que han dado buenos resultados.

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LOS 10 MANDAMIENTOS DEL BUENA ESCUCHA

1. Deje de hablar.2. Haga que su interlocutor se sienta tranquilo.3. Muestre a su interlocutor que desea escuchar.4. Elimine las distracciones.

5. Establezca empatía con el locutor. 46

6. Sea paciente.7. No se altere.8. Tenga cuidado con los argumentos y

críticas.9. Haga preguntas.10. Deje de hablar.

Se observa que dejar de hablar es el 1° y el 10° mandamiento, por lo tanto es el más importante.

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