LA CONTRALORÍA · MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE RENDICIÓN DE CUENTAS 4.3. Registro de datos generales (formato 1) Luego de realizar la búsqueda y ubicar un informe de rendición

Contraloría General de la República

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Número de RDS: Versión:

Vigencia:

MANUAL DE USUARIO (GESTOR UO)

SISTEM A DE RENDICIÓN DE CUENTAS

NOMBRE CARGO FIRMA FECHA

Elaborado por:

PEDRO ZEGARRA ANALISTA PROGRAMADOR

19/07/2016

Revisado por:

Aprobado por:

LA CONTRALORÍAGENERAL DE LA REPÚBLICA

MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE RENDICIÓN DE CUENTAS

Control de Cambios

Ítem Versión Fecha Descripción del cambio Responsable

1 1.0 19/07/2016 ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO PEDRO

ZEGARRA


ÍNDICE

1. OBJETIVO DEL SISTEMA ....................................................................................................... 4 2. ALCANCE DEL SISTEMA ........................................................................................................ 4 3. DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA.............................................................................. 4 4. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA ........................................................................................... 5

4.1. Acceso al aplicativo .......................................................................................................... 5 4.2. Consulta de informes de rendición de cuentas ................................................................ 6 4.3. Registro de datos generales (formato 1) .......................................................................... 7 4.4. Registro de información de planeamiento (formato 2) ..................................................... 8 4.5. Registro de información de obras en el (formato 3) ....................................................... 15 4.6. Registro de información de personal (formato 4) ........................................................... 20 4.7. Registro de información de proyectos de inversión pública (formato 5) ........................ 24 4.8. Ver Informe de Rendición de Cuentas .......................................................................... 31

5. CONSULTAS Y REPORTES ................................................................................................. 34 6. GLOSARIO DE TÉRMINOS ................................................................................................... 34 7. GLOSARIO DE PREGUNTAS FRECUENTES ...................................................................... 34 8. GLOSARIO DE PROBLEMAS FRECUENTES ...................................................................... 34 9. DESCRIPCIÓN DE PERFILES .............................................................................................. 35 10. MAPA DE NAVEGACIÓN DEL SISTEMA.............................................................................. 35


1. OBJETIVO DEL SISTEMA

El Sistema de Rendición de Cuentas tiene como objetivo simplificar el procedimiento para que los titulares de las entidades rindan cuentas a la Contraloría General de la República, por los bienes y fondos que administran, con el fin de incrementar los niveles de cumplimiento y promover el control social y la transparencia. El Sistema de Rendición de Cuentas nace ante la necesidad de actualizar el procedimiento de presentación de informes de rendición de cuentas (IRC) a partir de la publicación de la DIRECTIVA Nº 015-2016-CG/GPROD “RENDICIÓN DE CUENTAS DE LOS TITULARES DE LAS ENTIDADES”.

2. ALCANCE DEL SISTEMA

El Sistema de Rendición de Cuentas proporciona las funcionalidades necesarias para que los titulares de las entidades sujetas al ámbito del SNC registren información sobre el uso de los bienes o fondos del Estado, en formatos establecidos y envíen dicha información a la CGR, para la evaluación de la misma. Además, el sistema cuenta con las funcionalidades que permitirán realizar la evaluación de la información remitida por las entidades, obtener estadísticas de cumplimiento y consulta pública de los informes.

3. DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA

El sistema contempla, para el rol Gestor UO, los siguientes puntos principales:

Acceso al aplicativo Este aplicativo es accedido desde Internet por las personas que han pasado por un proceso de registro como usuarios.

Consulta de informes de rendición de cuentas

Permite al usuario ubicar algún informe de rendición de cuentas correspondiente a su entidad.

Registro de información de obras en el Formato 1

Permite al usuario ingresar los datos generales de la entidad.


Permite al usuario ingresar la información de planeamiento.


Permite al usuario ingresar información sobre las obras en ejecución, paralizadas, concluidas y liquidadas por la entidad durante el período reportado. Permite consultar la información sobre las obras ingresadas por las unidades ejecutoras que dependen de la entidad.

Registro de información de personal en el Formato 4

Permite al usuario ingresar información sobre la cantidad y gastos en personal de la entidad al inicio y al final del período reportado considerando el tipo de vinculación existente. Permite consultar información sobre personal ingresada por las unidades ejecutoras que dependen de la entidad.

Registro de información de proyectos de inversión pública en el Formato 5

Permite al usuario ingresar información sobre los proyectos de inversión pública gestionados por la entidad y el alineamiento de éstos con sus objetivos estratégicos. La información registrada incluye la descripción de los componentes de los proyectos de inversión pública, avances físicos y financieros. Permite consultar información sobre proyectos y sus componentes ingresada por las unidades ejecutoras que dependen de la entidad.

Ver Informe de Rendición de Cuentas

Permite al usuario consultar la información registrada en un informe de rendición de cuentas de su entidad.


4. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA

4.1. Acceso al aplicativo

Para ingresar a este módulo ingrese la siguiente dirección:

http://www.contraloria.gob.pe Se le mostrará una pantalla donde debe ingresar la información de usuario que se le ha asignado:

Luego de ingresar su información de usuario haga clic en “INGRESAR”. Se le mostrará la pantalla de inicio con el menú de opciones correspondientes al rol Gestor UO:


4.2. Consulta de informes de rendición de cuentas

Al hacer clic en la opción “GESTIÓN DE INFORMES DE RENDICIÓN DE CUENTAS” se mostrará la siguiente pantalla:

Esta pantalla presenta los siguientes filtros de búsqueda:

Filtro Obligatorio Restricciones

Tipo de informe No Lista desplegable

Periodo del informe

No Lista desplegable

Estado del informe

No Lista desplegable

Al hacer clic en el botón “Consultar” se le mostrará un listado de informe, que coincidan con los filtros seleccionados. Estos resultados se encuentran paginados con 10 registros por página por defecto, se puede cambiar a 15, 20 ó 25, tal como se muestra en la figura:

Para descargar un informe de la lista, en formato PDF, se debe hacer clic en la imagen ubicada en la columna “Documento”.


4.3. Registro de datos generales (formato 1)

Luego de realizar la búsqueda y ubicar un informe de rendición de cuentas, el usuario puede seleccionarlo haciendo clic sobre la fila correspondiente:

Al hacer clic en el botón Editar, se mostrará una pantalla con un menú lateral izquierdo con 5 opciones correspondientes a los 5 formatos que puede registrar un gestor de unidad orgánica. En la sección central se mostrará la pantalla para ingresar la información del formato seleccionado en el menú de la izquierda. Por defecto aparece seleccionada la opción correspondiente al formato de datos generales:

El usuario puede registrar comentarios en la parte inferior de la pantalla y hacer clic en el botón “Guardar”.


Al hacer clic en “Guardar” se registran los comentarios ingresados.

4.4. Registro de información de planeamiento (formato 2)

Al hacer clic en la opción “F02 - PLANEAMIENTO” del menú lateral izquierdo se mostrará la pantalla para ingresar información del formato de planeamiento:

El usuario debe responder obligatoriamente las preguntas 1, 4 y 6. A la pregunta 1 debe responder “Sí”, “No” o “No se encuentra dentro del alcance de la Directiva”:


Sólo en el caso de que la respuesta a la pregunta 1 sea “Sí”, debe responderse también la pregunta 2. Debe seleccionarse en qué fase del proceso se encuentra la entidad: “Fase prospectiva”, “Fase estratégica” o “Fase institucional”:

Sólo en el caso de que la respuesta a la pregunta 2 sea “Fase institucional”, el usuario debe responder también la pregunta 3:

El usuario debe responder obligatoriamente la pregunta 4. Sólo en el caso de que responda “Sí”, debe ingresar el documento de aprobación, la fecha de aprobación, el año de inicio y el año de fin:

Sólo en el caso de que la respuesta de la pregunta 4 sea “Sí”, el usuario debe responder también la pregunta 5. Sólo en el caso de que responda “Sí” a la pregunta 5, debe ingresar el documento de remisión y la fecha de documento y podrá ingresar opcionalmente comentarios:

El usuario debe responder obligatoriamente la pregunta 6. Sólo en el caso de que responda “Sí” a la pregunta 6, debe ingresar el documento de aprobación, la fecha de aprobación y podrá ingresar opcionalmente comentarios:


El usuario debe presionar el botón “Grabar” para que el sistema registre las respuestas a las preguntas del formato:

A continuación de las preguntas del formato de planeamiento se muestran las listas de objetivos estratégicos y sus indicadores:

Para ingresar un objetivo estratégico, debe presionarse el botón Nuevo correspondiente a la lista de objetivos:


Se mostrará una ventana pop up para ingresar un nuevo objetivo estratégico:

El usuario deberá ingresar la información del nuevo objetivo estratégico y presionar el botón “Aceptar”:


El sistema registra el nuevo objetivo estratégico, cierra la ventana pop up y actualiza la lista de

objetivos estratégicos:

El usuario podrá seleccionar el objetivo estratégico ingresado haciendo clic en la fila correspondiente:


Al presionar el botón “Nuevo” se mostrará una ventana pop up para ingresar un indicador asociado al objetivo estratégico seleccionado:


El usuario deberá ingresar la información del nuevo indicador de objetivo estratégico y presionar el botón “Aceptar”:

El sistema registra el nuevo indicador, cierra la ventana pop up y actualiza la lista de indicadores:

Al terminar de registrar toda la información requerida sobre planeamiento, el usuario podrá hacer

clic en el botón “Concluir registro” para indicar al titular de la entidad que ha culminado de

ingresar la información de este formato. El sistema mostrará un mensaje de confirmación:


Al hacer clic en “Sí” el sistema grabará que el registro del formato ha sido concluido y deshabilitará la edición.

4.5. Registro de información de obras en el (formato 3)

El usuario deberá seleccionar la opción “F03 – OBRAS” del menú lateral izquierdo para que se muestre el formato de registro de obras de Gestor UO:


El usuario podrá consultar las obras registradas por las unidades ejecutoras y la suma de todas las obras con la lista desplegable que aparece en la parte superior:

Al seleccionar su propia unidad ejecutora, el usuario deberá responder la pregunta “¿Cuenta con información para registrar sobre obras?”:

Al responder “Sí” se habilitará la funcionalidad de ingresar información sobre obras mediante el botón “Editar”:


El usuario debe seleccionar una fila de la lista para ingresar información del tipo de obra

correspondiente:

Al presionar el botón “Editar” se mostrará una ventana pop up para ingresar la información de obras correspondiente al tipo seleccionado:


El usuario deberá ingresar la información sobre obras que requiera y presionar el botón “Aceptar”:

Al presionar el botón “Aceptar”, el sistema validará que la información ingresada sea consistente, cerrará la ventana pop up y actualizará la lista:


Al terminar de registrar toda la información requerida sobre obras, el usuario podrá hacer clic en

el botón “Concluir registro” para indicar al titular de la entidad que ha culminado de ingresar la

información de este formato. El sistema mostrará un mensaje de confirmación:



4.6. Registro de información de personal (formato 4)

Al hacer clic en la opción “F04 - PERSONAL” del menú lateral izquierdo se mostrará la pantalla para ingresar información del formato de personal:

El usuario podrá consultar la información registrada por las unidades ejecutoras y la suma de todas las ejecutoras con la lista desplegable que aparece en la parte superior:


Al seleccionar su propia unidad ejecutora, se habilitará la funcionalidad de ingresar información sobre personal mediante el botón “Editar”:


El usuario podrá seleccionar uno por uno los tipos de régimen legal correspondientes al personal de la unidad ejecutora:

Al presionar el botón “Editar” se mostrará una ventana pop up para ingresar la información del tipo de régimen seleccionado:


Al presionar el botón “Aceptar”, el sistema valida la información registrada, cierra la ventana pop up y actualiza la lista. El usuario podrá ingresar información de cada tipo de régimen requerido y podrá presionar el botón “Concluir registro” para indicar al titular que ha culminado el ingreso de información de este formato:

Al presionar el botón “Concluir registro” se mostrará una ventana pop up de confirmación:



4.7. Registro de información de proyectos de inversión pública (formato 5)

Al hacer clic en la opción “F05 - PROYECTOS” del menú lateral izquierdo se mostrará la pantalla para ingresar información del formato de proyectos de inversión pública:

El usuario podrá consultar los proyectos y componentes registrados por las unidades ejecutoras y el consolidado de todos los proyectos con la lista desplegable que aparece en la parte superior:

Al seleccionar su propia unidad ejecutora, el usuario deberá responder la pregunta “Actualmente, ¿La entidad ha gestionado proyectos de inversión pública en el periodo reportado?”:


Al responder “Sí” se habilitará la funcionalidad de ingresar y editar información sobre proyectos de inversión pública mediante los botones “Nuevo”, “Editar” y “Eliminar”:


Al presionar el botón “Nuevo” se mostrará una ventana pop up para ingresar información de un proyecto de inversión pública:


El usuario deberá ingresar la información sobre el proyecto de inversión pública que requiera registrar y presionar el botón “Aceptar”:

Al presionar el botón “Aceptar”, el sistema validará la información ingresada, cerrará la ventana pop up y actualizará la lista de proyectos:


El usuario podrá ingresar todos los proyectos de inversión pública que requiera y seleccionar en la lista el proyecto al que quiera asociar componentes, haciendo clic en la fila:

Para ingresar un componente del proyecto de inversión pública seleccionado, el usuario podrá hacer clic en el botón Nuevo de la lista de Componentes. Se mostrará una ventana pop up para ingresar información del componente:


El usuario deberá ingresar la información sobre el componente que requiera y presionar el botón “Aceptar”:

Al presionar el botón “Aceptar”, el sistema validará la información ingresada, cerrará la ventana pop up y actualizará la lista de componentes:


Al terminar de registrar toda la información requerida sobre los proyectos y sus componentes, el usuario podrá hacer clic en el botón “Concluir registro” para indicar al titular de la entidad que ha culminado de ingresar información de este formato. El sistema mostrará un mensaje de confirmación:



4.8. Ver Informe de Rendición de Cuentas

Luego de realizar la búsqueda y ubicar un informe de rendición de cuentas (como se describe en el numeral 4.2 de este manual), el usuario puede seleccionarlo haciendo clic sobre la fila correspondiente:

Al hacer clic en el botón Ver, se mostrará una pantalla con un menú lateral izquierdo con 5 opciones correspondientes a los 5 formatos que puede registrar un gestor de unidad orgánica. En la sección central se mostrará, en modo de sólo lectura, la pantalla con la información registrada del formato seleccionado en el menú de la izquierda. Por defecto aparece seleccionada la opción correspondiente al formato de Datos generales:


Si el usuario requiere consultar la información del formato de personal deberá hacer clic en la opción “F02 - PLANEAMIENTO” del menú lateral izquierdo. Se mostrará la información registrada del formato seleccionado en modo de sólo lectura:

Si el usuario requiere consultar la información del formato de personal deberá hacer clic en la opción “F03 - OBRAS” del menú lateral izquierdo. Se mostrará la información registrada del formato seleccionado en modo de sólo lectura:


Si el usuario requiere consultar la información del formato de personal deberá hacer clic en la opción “F04 - PERSONAL” del menú lateral izquierdo. Se mostrará la información registrada del formato seleccionado en modo de sólo lectura:

Si el usuario requiere consultar la información del formato de proyectos de inversión pública deberá hacer clic en la opción “F05 - PROYECTOS” del menú lateral izquierdo. Se mostrará la información registrada del formato seleccionado en modo de sólo lectura:


5. CONSULTAS Y REPORTES

No aplica.

6. GLOSARIO DE TÉRMINOS

SNC: Sistema Nacional de Control. CGR: Contraloría General de la República. IRC: informe de rendición de cuentas. Gestor UO: Gestor de Unidad Orgánica. Hipervínculo: Objeto en una pantalla que actúa como enlace hacia otra pantalla. Ventana pop up: Pantalla que emerge al ser invocada desde otra pantalla la cual permanece abierta. PIP: Proyecto de inversión pública.

7. GLOSARIO DE PREGUNTAS FRECUENTES

Las preguntas frecuentes son:

- En el formato de planeamiento ¿es obligatorio responder todas las preguntas? No, sólo son obligatorias las preguntas 1, 4, y 6. La pregunta 2 debe responderse si la pregunta 1 tiene respuesta “Sí”. La pregunta 3 debe responderse si la pregunta 2 tiene respuesta “Fase institucional”. La pregunta 5 debe responderse si la pregunta 4 tiene respuesta “Sí”.

- En el formato de obras ¿es obligatorio ingresar información para todos los tipos de obra? No, puede ingresar información de los tipos de obra que se hayan ejecutado. Puede ser también que no requiera registrar ningún tipo de obra.

- En el formato de personal ¿es obligatorio ingresar información para todos los tipos de régimen legal? No, puede ingresar información de los tipos de régimen del personal de la entidad.

- En el formato de personal ¿es obligatorio ingresar información para al menos un tipo de régimen legal? Sí, se debe registrar al menos una persona en alguno de los tipos de régimen.

- ¿De dónde se obtiene la lista de objetivos estratégicos en la pantalla de ingreso de proyectos de inversión pública? De los objetivos estratégicos ingresados por el Gestor UO en el formato de Planeamiento.

8. GLOSARIO DE PROBLEMAS FRECUENTES

Los problemas frecuentes son: - No se puede concluir el registro de planeamiento pues la suma de prioridades de

objetivos estratégicos o indicadores no es 1.0. Debe verificar que las prioridades de los objetivos estratégicos de una misma unidad ejecutora sumen 1.0 sin considerar las prioridades de los indicadores. Si hay un solo objetivo estratégico su prioridad debe ser 1.0. Debe verificar que las prioridades de los indicadores de un mismo objetivo estratégico sumen 1.0 sin considerar las prioridades de los indicadores del resto de objetivos estratégicos. Si hay un solo indicador de un objetivo estratégico, este indicador debe tener prioridad 1.0.


- No se puede editar la información de uno de los formatos (obras, personal o PIP).

Este problema se debe a que probablemente se ha indicado que se ha terminado el registro del formato mediante el botón “Concluir registro”. En este caso debe solicitar al titular de la entidad que habilite la edición del formato requerido.

9. DESCRIPCIÓN DE PERFILES

- Gestor UO: Puede acceder a las funcionalidades de consulta de IRC correspondientes a su

entidad y a las ejecutoras y de registro de información de los formatos de datos generales, planeamiento, obras, personal y proyectos de inversión pública.

10. MAPA DE NAVEGACIÓN DEL SISTEMA

El siguiente esquema representa la estructura del Sistema de Rendición de Cuentas para el rol Gestor UO:

Gestión de Informes de Rendición de Cuentas

Relación de informes

F01 – DATOS GENERALES

F02 - PLANEAMIENTO

F03 – OBRAS

F04 – PERSONAL

F05 – PROYECTOS

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