La descripción de la necesidad que se pretende … · Para que estos controles sean efectivos, es de suma importancia que el ... de flujos de dinero. Bajo la anterior perspectiva,

ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN

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En desarrollo de lo señalado en los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la Ley 80 y en concordancia con la etapa de planeación contractual reglada en el Art. 20.1 y subsiguientes del Acuerdo 007 de 2014, los estudios y documentos previos son el soporte del contrato a celebrarse y deberán contener, como mínimo, los siguientes elementos: ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDAD. Nombre de la Dependencia: HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL VALLE

“Evaristo García” ESE Fecha del Estudio Previo: Mayo 25 de 2015 Nombre de quien realiza el estudio: ALVARO RODRIGUEZ MORANTE Cargo de quien realiza el estudio: Gerente Financiero

1.- La descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el proceso de contratación.

ESTUDIO PREVIO PARA LA CONTRATACIÓN

La ESE Hospital Universitario del Valle “EVARISTO GARCIA” requiere realizar los estudios previos para contratar la Prestación de Servicios bajo la Modalidad de Outsourcing para la ejecución del PROCESO INTEGRAL DE FACTURACION del Hospital Universitario del Valle Evaristo García Empresa Social del Estado, EXCEPTUANDO LA FACTURACION POR SOAT Y ECAT, siguiendo lo dispuesto por el Acuerdo 007 de 2014, continente del Estatuto de Contratación, y la Resolución DG-3808-2014, contentiva del Manual de Contratación Institucional, para desarrollar el proceso de convocatoria pública, y demás normatividad concordante, para la consecuente celebración del contrato requerido y la ejecución de su objeto.

DESCRIPCIÓN DEL REQUERIMIENTO O NECESIDAD La Constitución Política de Colombia en su artículo 49 establece que la atención de la salud es servicio público a cargo del Estado, donde se debe garantizar a todas las personas el acceso a los servicios de salud, promoción, protección y recuperación de la salud. Así mismo al Estado le corresponde organizar, dirigir, reglamentar la prestación del servicio de salud a los habitantes conforme a los principios de eficiencia, universalidad, igualdad y solidaridad. La Constitución y la Ley le han otorgado a las entidades del Estado correspondientes la responsabilidad de la prestación del servicio de salud, dando


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1.- La descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el proceso de contratación. cumplimiento a los derechos fundamentales y la creación de las condiciones para que se ejerzan estos derechos. En este orden de ideas para el logro de los objetivos de las ESES, el ordenamiento jurídico tiene establecidos los postulados legales y reglamentarios que para la debida prestación del servicio deben cumplir. Los objetivos a alcanzar están expresamente señalados en el artículo 4º del Decreto 1876 de 1994, del siguiente tenor: “ARTICULO 4o. OBJETIVOS DE LAS EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO. Son objetivos de las Empresas sociales del Estado los siguientes: a) Producir servicios de salud eficientes y efectivos que cumplan con las normas de calidad establecidas, de acuerdo con la reglamentación que se expida para tal propósito. b) Prestar los servicios de salud que la población requiera y que la Empresa Social, de acuerdo a su desarrollo y recursos disponibles pueda ofrecer. c) Garantizar mediante un manejo gerencial adecuado, la rentabilidad social y financiera de la Empresa Social. d) Ofrecer a las Entidades Promotoras de Salud y demás personas Naturales o Jurídicas que los demanden, servicios y paquetes de servicios a tarifas competitivas en el mercado. e) Satisfacer los requerimientos del entorno, adecuando continuamente sus Servicios y funcionamiento. f) Garantizar los mecanismos de participación ciudadana y comunitaria establecidos por la Ley y los reglamentos”. (Subraya para destacar). Consecuentes con las disposiciones constitucionales y legales, el HOSPITAL UNVERSITARIO DEL VALLE “EVARISTO GARCÍA” E.S.E., tiene como Misión “Brindar Servicios de Salud de mediana y alta complejidad, humanos, seguros y con altos estándares de calidad, basados en la evidencia, con talento humano motivado que renueva permanentemente su compromiso con el paciente y su familia, escenario de formación académica y de investigación aplicada a la toma de decisiones”. De igual manera, y para cumplir tal propósito, ha formulado su Visión en los siguientes términos: “En el año 2015, el Hospital Universitario del Valle “Evaristo García” E.S.E. como Empresa Social del Estado, será una Entidad Acreditada, líder en la prestación de servicios de Salud de mediana y alta complejidad en Colombia, rentable económica y socialmente, el mejor escenario para la formación y entrenamiento del talento humano del sector salud y protagonista en el desarrollo de Políticas de la Salud Nacional”.


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1.- La descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el proceso de contratación. Y es que en Colombia, dentro del marco del Sistema de Seguridad Social (SGSS) y basados en el modelo de prestación de servicios que cambia el concepto de subsidio a la demanda1, las IPS, como cualquier empresa productora de bienes o servicios, debe garantizar su autosuficiencia y subsistencia, por medio de la producción y venta de servicios asistenciales por un monto igual o superior a sus gastos, estando obligadas a cumplir con las normas legales y tributarias para la generación de facturas, por tanto deben llevar a la contabilidad general todas las actividades facturadas, facturar todos los servicios ciñéndose a los manuales tarifarios o a los convenios establecidos, facturar al día todos los servicios prestados y realizar la gestión del cobro de su cartera. Por estas razones las empresas se están viendo obligadas a diseñar e implementar un sistema de facturación adecuado a sus necesidades y a la normatividad legal, para garantizar que todos los servicios que son prestados en la ESE se facturen en forma oportuna, por lo que se requiere de un proceso integral meramente administrativo, que garantice la trazabilidad de las operaciones desde el ingreso del paciente hasta el cierre de su historia clínica, verificando que todo lo producido en los diferentes periodos se facture y se radique dentro de los términos establecidos en las normas legales, logrando de esta forma que se generen informes financieros confiables, oportunos, consistentes, fidedignos, que contengan todas las operaciones registradas por la entidad en cada uno de los periodos. El proceso de facturación debe ser transversal a todos los demás procesos de la ESE, de tal suerte que se puedan ejecutar las conciliaciones de registros evitando que se queden actividades realizadas sin facturar. Es importante que en este proceso se tengan claros los controles a establecer en las diferentes unidades asistenciales, en el entendido que de ello depende el éxito en la facturación de todas las operaciones. En consecuencia se debe garantizar que dentro de la dinámica y giro de operaciones de la ESE los resultados se logren con indicadores de eficiencia y oportunidad, garantizando que todo lo que se produce se facture y se radique, convirtiéndose en unidades monetarias todos los derechos exigibles. Es por ello que la facturación se debe realizar en forma ágil, oportuna, completa, clara y correcta y efectuar una adecuada liquidación de las cuentas de cada uno de los usuarios que asisten a la institución con el fin de cobrar y recaudar el valor de los servicios prestados y de esta forma asegurar los ingresos que le permitan la supervivencia, crecimiento y desarrollo de la ESE. Igualmente se requiere que dentro de este proceso se tenga en cuenta todo lo

1 CONPES 3447 de 2006. “El SGSSS introdujo importantes cambios en el financiamiento de los

prestadores públicos de servicios de salud pública del país, al pasar de un mecanismo de asignación y

transferencia de recursos, a otro en donde se espera que las IPS públicas y privadas financien su operación

a través de la venta de servicios a los diferentes pagadores del sistema”.


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1.- La descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el proceso de contratación. establecido en el Plan General de Contabilidad Pública, Decreto 4747 de 2007 y la Resolución 3047 de 2008 y demás normas que las modifiquen, adicionen o regulen en materia de objeciones a la facturación o glosas, ya que en la medida en que se establezcan controles efectivos evitando ausencia de soportes, cobros con tarifas diferentes a las negociadas y procedimientos no contratados o no autorizados en el POS, entre otros, se disminuyen ostensiblemente las glosas, las cuales generan re-procesos y en consecuencias costos ocultos para la institución, ante la ausencia de recaudos oportunos que permitan el mejoramiento de los indicadores financieros establecidos en las normas legales. En este sentido se debe garantizar que el proceso de facturación y radicación constituya la base fundamental, para que el proceso de cobro por parte del área de cartera se realice dentro de los términos establecidos en la ley, garantizando una tasa de retorno en términos de eficiencia administrativa y operativa. Teniendo en cuenta estos aspectos, el proceso de facturación debe ser eficiente, confiable, oportuno, consistente con las diferentes operaciones ejecutadas por las diferentes unidades asistenciales. Para que estos controles sean efectivos, es de suma importancia que el seguimiento a los mismos sea realizado en forma periódica, por personal capacitado y con la herramienta o plataforma tecnológica adecuada, capaz de mostrar a los diferentes actores del proceso, las observaciones necesarias para su corrección inmediata, o para que justifiquen la necesidad de apoyo por parte del personal directivo, para su pronta resolución. Esta plataforma debe proveer también, la información necesaria para el análisis de los problemas más frecuentes en el proceso, que sirvan para una toma de decisiones adecuada por parte de las directivas de la institución. La correcta facturación permite agilizar el cobro y generar ingresos a la empresa, permite conocer y controlar los costos, auditar los servicios prestados, mantener adecuadas relaciones con las aseguradoras y generar mayor competitividad; si esta facturación se realizara correctamente el flujo de caja del Hospital Universitario del Valle, mejoraría en el cumplimiento de sus obligaciones. Al existir errores en dicho proceso se genera la presentación de glosas, aumento de su cartera y disminución de flujos de dinero. Bajo la anterior perspectiva, se busca que el HOSPITAL, pueda cumplir con los indicadores financieros establecidos para la entidad, siendo necesario establecer la medición de los tiempos generados en las diferentes etapas del proceso de facturación, así como en el de la respuesta a glosas, con el fin de tomar acciones correctivas, para evitar errores que puedan ocasionar pérdidas económicas para la institución.


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1.- La descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el proceso de contratación. En ese contexto, EL HOSPITAL requiere fortalecer el proceso de facturación de los servicios para hacer posible la recuperación de los recursos invertidos en la atención brindada a los usuarios ante las entidades responsables del pago: Aseguradoras, entes territoriales, entidades adaptadas y demás responsables. Una adecuada y oportuna facturación permite la presentación de las cuentas de cobro a las ERP, actividad que complementada con un proceso efectivo de gestión de cobro y recaudo, permite mantener el equilibrio financiero de la entidad, dado que los ingresos de la institución se generan básicamente de la venta de servicios de salud habilitados para el nivel de complejidad autorizado a ejecutar de acuerdo a su capacidad resolutoria. Para ello se requiere la contratación de la Prestación de Servicios bajo la Modalidad de Outsourcing para la ejecución del PROCESO INTEGRAL DE FACTURACION del Hospital Universitario del Valle Evaristo García Empresa Social del Estado,

EXCEPTUANDO LA FACTURACION POR SOAT Y ECAT, en apoyo al

cumplimiento de la misión y los objetivos institucionales y los compromisos contractuales adquiridos por la entidad en especial los relacionados con la atención de los beneficiarios del régimen subsidiado, población pobre no cubierta por el SGSSS, acciones extramurales, hospitalización y atención inicial de urgencias. Igualmente todas estas actividades deben conducir a que mensualmente se obtenga la radicación de la facturación por servicios prestados en forma oportuna, garantizando a la entidad que pueda realizar los cobros a las aseguradoras, cumplimiento con el flujo de fondos proyectado por el área de cartera y la unidad financiera del HOSPITAL. En punto a la clase de contrato, es del caso precisar, que el mismo tiene su arraigo en el artículo 59 de la Ley 1438 de 2011, del siguiente tenor: “Operación con Terceros. Las Empresas Sociales del Estado podrán desarrollar sus funciones mediante contratación con terceros, Empresas Sociales del Estado de mayor nivel de complejidad, entidades privadas o con operadores externos, previa verificación de las condiciones de habilitación conforme al sistema obligatorio de garantía en calidad”. Tal dispositivo, lo fue declarado exequible por la Corte Constitucional mediante la Sentencia C-171/12, en la que la alta Corporación precisó: “La Sala observa que el alcance de esta disposición denota tres apartes o segmentos normativos: (i) el primero, que consagra una potestad general o competencia referida a la operación con terceros, facultad que es concedida por el Legislador a las Empresas Sociales del Estado, con el fin de que puedan desarrollar sus funciones mediante contratación con las personas naturales o jurídicas


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1.- La descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el proceso de contratación. mencionadas por la propia norma; (ii) en segundo lugar, la determinación de quienes pueden contratar con las Empresas Sociales del Estado el desarrollo de las funciones que le son propias, respecto de lo cual la norma consagra cuatro posibilidades: (a) determina una potestad genérica para que las empresas sociales del Estado puedan contratar con terceros en general; (b) estipula de manera específica que dicha contratación podrá llevarse a cabo con Empresas Sociales del Estado de mayor nivel de complejidad; (c) señala igualmente de manera específica que dicha contratación podrá llevarse a cabo con entidades privadas; y (d) finalmente fija la posibilidad de contratación con operadores externos. (iii) En tercer lugar, la norma estipula una condición para que pueda concretarse o llevarse a cabo la operación con terceros por parte de la Empresas Sociales del Estado, relativa a que se debe llevar a cabo previamente la verificación de las condiciones de habilitación conforme al sistema obligatorio de garantía en calidad. Por consiguiente, la Sala evidencia en este caso, la necesidad de incorporar al entendimiento de la norma acusada, la única interpretación constitucional posible de la misma, de conformidad con la Constitución y la jurisprudencia de este Alto Tribunal, según la cual, la potestad de contratación otorgada por el precepto demandado a las Empresas Sociales del Estado para operar mediante terceros, solo podrá llevarse a cabo siempre y cuando no se trate de funciones permanentes o propias de la entidad, cuando estas funciones no puedan llevarse a cabo por parte del personal de planta de la entidad o cuando se requieran conocimientos especializados. Por lo tanto, la Corte declarará en la parte resolutiva de esta sentencia, la exequibilidad condicionada del artículo 59 de la Ley 1438 de 2011, en el sentido anunciado”. Adviértase que la misma Corte encuentra que efectivamente la norma prevé una facultad o una potestad general otorgada a las Empresas Sociales del Estado para que puedan desarrollar sus funciones mediante contratación con terceros, siempre y cuando se verifiquen las condiciones de habilitación conforme al sistema obligatorio de garantía en calidad. Así mismo, la Circular Externa No. 67 de diciembre 27 de 2010, expedida por la Superintendencia Nacional de Salud, reitera la posibilidad de asociación o alianzas estratégicas para la prestación de servicios de salud. Al efecto, dice la Circular en comento: “1. Formas de Asociación o Alianzas Estratégicas para la Prestación de Servicios de Salud La Ley de Seguridad Social, que reforma el Sistema de Salud en Colombia, tiene entre otros propósitos resolver problemas de inequidad en el acceso a los servicios y mejorar la calidad en la prestación de los mismos.


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1.- La descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el proceso de contratación. Ampliar la cobertura de atención en salud a los grupos de población más necesitados requiere de esfuerzos encaminados a modificar los múltiples factores que han incidido históricamente en su restricción; entre ellos sobresalen las dificultades de acceso geográfico, cultural y económico; aquellas propias del desarrollo del Sistema de Salud en el país, la inequidad en la distribución de recursos entre las regiones y la intermediación entre aseguradores y los operadores primarios del servicio de salud. En este contexto conceptual y de políticas, se establece la posibilidad de asociación o alianza estratégica en la prestación de servicios de salud, prevista como instrumento que oriente y organice el aprovechamiento de los recursos de la salud, la atención oportuna y directa de los servicios de salud, la eficacia y eficiencia de estos con un enfoque empresarial que le permita al Sistema General de Seguridad Social en Salud SGSSS, contar con la capacidad institucional y financiera, para organizar y suministrar los servicios básicos de salud. Los prestadores de servicios de salud podrán entre otras figuras, realizar asociaciones o alianzas estratégicas tales como: I. La conformación de una asociación o alianza estratégica con otros prestadores de servicios de salud, para poder ofertar en conjunto los servicios de salud, siempre que no configure la doble habilitación de un mismo servicio o la subcontratación o intermediación de servicios de salud claramente prohibidas en el Sistema General de Seguridad Social en Salud. II. La contratación de un tercero operador de servicios de salud, persona natural o persona jurídica, o la asociación o alianza estratégica con este, para el suministro de los servicios de salud, bajo la figura de tercerización outsourcing o externalización para la prestación de servicios de salud, sin que dicho tercero operador, habilite los servicios objeto de la contratación o asociación. 2. Formas Asociativas Las personas en Colombia pueden asociarse para aunar esfuerzos en la obtención de unos resultados, estas asociaciones van desde la creación de una persona jurídica diferente de las que concurren a su constitución hasta la celebración de negocios jurídicos en los cuales las partes estipulen sus derechos y obligaciones. Las personas por naturaleza tienden a asociarse con otras para lograr un beneficio en común, que se materializa en un mayor bienestar particular. En palabras de George H. Sabine, retomando a Platón, “Las sociedades surgen como consecuencia de las necesidades de los hombres que solo pueden ser satisfechas


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1.- La descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el proceso de contratación. en cuanto aquellas se complementan”[1], este principio filosófico y político, explica los diferentes contratos de asociación, de los que surgen figuras jurídicas como las sociedades, las asociaciones, las corporaciones, las fundaciones, los sindicatos, los gremios, los grupos de sociedades y contratos de colaboración. Sin embargo, ante esta tendencia natural, el hombre mantiene siempre un fragmento inalienable e indisponible cuál es su libertad personal. Desde el matrimonio para formar familia, y la asociación de familias para formar una tribu, hasta la agrupación de entes territoriales para constituir un Estado, y la unión de Estados para formar regiones de interés económico y político; se encuentran claros ejemplos en los que los seres humanos buscan unirse con otros y crear estructuras asociativas cada vez más productoras de bienestar común. Con el objetivo de conseguir economías de escala, las sociedades utilizan diversos medios de agrupación que consiste en acuerdos entre ellas para lograr objetivos comunes a corto, mediano y largo plazo como el cartel, el trust, el holding company y los contrato de colaboración, formas asociativas entre personas jurídicas independientes que permiten ahondar esfuerzos especializados y conjuntos para el desarrollo de un proceso productivo determinado, obteniendo mayores beneficios al reducir costos y al aumentar en eficiencia. Sin duda el fenómeno de la especialidad cada día va adquiriendo mayor preponderancia en el mundo de los negocios y del comercio. La mayor eficiencia y la menor ineficacia como condiciones de la implantación dentro del comercio de la llamada “ventaja comparativa” ha provocado la aludida especialidad. En razón a ello, cada vez se hace más necesaria la unión de dos o más personas con el fin de hacer factible la prestación de un servicio, la ejecución de una obra, etc., brindado cada uno una mayor calidad, y eficiencia en razón de su especialidad, y evitando así los mayores costos y efectos negativos que pueden derivarse de la realización asilada y particular de actividades respecto de las cuales no se es el más apto. Ahora bien esa realidad no puede ser desconocida por el ordenamiento jurídico; por el contrario debe reconocérsele [2]. La Constitución Política en su artículo 38 establece que se garantiza el derecho de libre asociación para el desarrollo de distintas actividades que las personas realizan en sociedad [3]. A partir del derecho de asociación, reconocido constitucionalmente, se fundamentan las diversas formas de asociación tipificadas o permitidas en nuestro ordenamiento jurídico. Los contratos de asociación se pueden definir como cualquier tipo de agrupación entre personas para buscar un beneficio compartido. Por regla general las prestaciones de las partes contenidas en el contrato de asociación se encaminan a


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1.- La descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el proceso de contratación. la obtención de un fin común, por lo que, en virtud de las normas comerciales esta clase de contratos son de naturaleza plurilateral. La connotación jurídica de la palabra asociación es genérica por que comprende diversas agrupaciones estables y generalmente de duración indefinida, cada una de las cuales en particular persiguen un fin que es común a sus asociados[4]. Los contratos de asociación son el género dentro del cual se encuentran todas las especies de acuerdos de voluntades mediante los cuales dos o más personas se agrupan para lograr un objetivo común entre los que se identifican los contratos de asociación que dan lugar a una persona jurídica como las fundaciones, corporaciones, asociaciones, y sociedades, o aquellos que mantienen la responsabilidad en cabeza de los asociados, como la sociedad de hecho, la comunidad, las cuentas en participación y los contratos de colaboración. (…). 4. Asociación con un Tercero, o Contratación de un Tercero, para la Oferta de Servicios de Salud de los Prestadores de Servicios de Salud 4.1. Outsourcing, Tercerización o Externalización Los procesos de globalización han tenido fuerte incidencia en los desarrollos de la administración de nuestra época, estos mismos procesos han hecho que la competencia sea mucho más fuerte, que la tecnología se desarrolle más velozmente y, por supuesto, que empresas que comúnmente operaban en mercados locales llegarán a internacionalizarse. Este hecho golpeó a grandes firmas, las cuales, en sus intentos por conservar su supremacía han desarrollado herramientas que realmente no son descubrimientos recientes, pero que a la postre se constituyen en nuevos desarrollos. Uno de ellos es la tercerización, outsourcing o externalización. Sumada a la globalización económica se presentó a finales de los 80 una recesión económica mundial que obligó a las firmas a establecer la reducción de costos como política de competitividad y eficiencia. Esta coyuntura permitió que la tercerización, outsourcing o externalización tomara aún más fuerza, ya que, además de incrementar la especialización, permitía reducir costos. La tercerización, outsourcing o externalización, surge como respuesta al postulado de que no existe una empresa que sea realmente productiva en todas sus actividades y como se sabe, las empresas modernas, tienen muchos campos de actividad en los cuales es verdaderamente difícil alcanzar altos desempeños por sí mismas.


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1.- La descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el proceso de contratación. La tercerización, outsourcing o externalización, es una herramienta que le permite a las empresas enfocarse en hacer lo que realmente hacen bien, centrar sus mayores energías en lo que realmente sabe hacer y conoce. Básicamente se busca hacer más eficiente la contratación, en términos de tiempo y costos. Las principales ventajas que genera el outsourcing, tercerización o externalización se presentan en la reducción de costos y en el aumento de la calidad como consecuencia de que la entidad contratante se enfoca en su verdadera competencia. Outsourcing, tercerización o externalización, es la práctica de proveerse de un producto o servicio de un tercero. El outsourcing o tercerización o externalización como asociación, depende de un conjunto complejo de factores, por lo que antes de dar una parte de la operación de la compañía en outsourcing, tercerización o externalización se debe adelantar un estudio concienzudo que cuente con la suficiente información en todas las áreas, costos, recursos humanos, management, entorno económico, proveedores. Las actividades que componen la cadena de valor agregado desde la producción de las materias primas hasta la venta final al consumidor pueden, teóricamente, ser realizadas todas por la Empresa, bajo una situación de integración vertical completa, o también y en teoría, ser realizadas por empresas distintas, cada una especializadas en su actividad, teniendo en cuenta que en la práctica, cada empresa hace varias actividades pero no todas. Las ventajas del outsourcing, tercerización o externalización dependen de un conjunto complejo de factores. La decisión deberá estar basada en un cuidadoso análisis estratégico, de los costos de las actividades, de la relación con el proveedor y en una detallada comparación de costos entre 'hacer' y 'comprar'. Dependerá también de la confiabilidad de los proveedores y la posibilidad de gobernar eficientemente la relación proveedor-cliente. Del otro lado del mostrador, las empresas que aspiren a convertirse en proveedores preferentes de clientes que deciden tercerizar o externalizar, además de ofrecer un producto, servicio y precio conveniente, deberán dar señales de confiabilidad y aprender a manejar la relación con el cliente de tal forma que no se agreguen costos de transacción innecesarios. Las nuevas tecnologías de información son un elemento que facilitará cada vez más la gestión de las relaciones entre proveedores y clientes, y por lo tanto también facilitará y promoverá la práctica de la tercerización, outsourcing o externalización.


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1.- La descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el proceso de contratación. 4.2. Características del Outsourcing, Tercerización o Externalización de Servicios El outsourcing o tercerización o externalización, es: I. El proceso en el cual una firma identifica una porción de su proceso de negocio que podría ser desempeñada más eficientemente y/o más efectivamente por otra corporación o persona, la cual es contratada para desarrollar esa porción de negocio. Esto libera a la primera organización para enfocarse en la parte o función central de su negocio. II. Un acto por el cual una organización acude a una empresa o persona exterior, para que realice un trabajo correspondiente a un proceso para su negocio, y en el que la contratada está especializada, consiguiendo la organización en su negocio, una mayor efectividad a través de esta empresa o persona exterior especializada. El outsourcing, tercerización, o externalización, tiene por objeto la producción de bienes, la ejecución de obras y la prestación de servicios, cuyo propósito final sea un resultado específico. La prestación de servicios por outsourcing, tercerización, o externalización, podrá ser organizada:[19] a) Por profesión o especialidad, o maestría o doctorado, o b) Por tecnologías, o por auxiliares, o c) En procesos o subprocesos. Los procesos podrán contratarse en forma parcial o por subprocesos, correspondientes a las diferentes etapas de la cadena productiva, siempre atados al resultado final. Debido a la importancia que toma el tercero en el desarrollo del negocio, se debe buscar que el acuerdo de outsourcing o tercerización o externalización traspase las fronteras de la simple subcontratación, con ello se asegura un mayor compromiso por parte del contratista, además, la confidencialidad debe ser un punto clave de la tercerización, outsourcing o externalización ya que se le está entregando información clave del negocio al tercero. En el modelo de asociación o alianza estratégica o de contrato por outsourcing, tercerización o externalización, el tercero a ser contratado, adquiere el carácter de agente tercerizador o externalizador, que tiene dentro de su misión, la producción de bienes, la ejecución de obras y la prestación de servicios, mas no la del suministro de personal, ya que, al establecer como objeto el suministro de personal,


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1.- La descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el proceso de contratación. esto es, proveer a terceros personal utilizado la figura de trabajadores en misión, establece una práctica de intermediación laboral, distorsionando su objeto social y desnaturalizando su forma jurídica, generando efectos como la evasión del pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, la evasión de impuestos, el traslado al trabajador del valor de las cotizaciones a la seguridad social, el desconocimiento de la legislación laboral y la sustitución de nóminas en las empresas. No obstante, cuando se comprueben prácticas de intermediación laboral o actividades propias de las empresas de servicios temporales, en el outsourcing, tercerización, externalización, esto es, en los agentes tercerizadores o agentes externalizadores, el contratante y estos, serán solidariamente responsables por las obligaciones que se causen a favor del trabajador, mientras que las entidades que suministran la mano de obra quedarán incursas en las causales de disolución y liquidación previstas en la ley, sin perjuicio del debido proceso, y les será cancelada la personería jurídica.[20] De otra parte, el trabajador que sea enviado por los agentes tercerizadores o agentes externalizadores, a prestar servicios a una persona natural o jurídica, configurando de esta manera la prohibición contenida en el artículo 17 del Decreto 4588 de 2006, esto es, que los agentes tercerizadores o agentes externalizadores, actúen como empresas de intermediación laboral, o dispongan del trabajo de sus trabajadores para suministrar mano de obra temporal a usuarios o a terceros beneficiarios, o remita sus trabajadores como trabajadores en misión, con el fin de que estos atiendan labores o trabajos propios de un usuario o tercero beneficiario del servicio, o permita que respecto de los trabajadores se generen relaciones de subordinación o dependencia con terceros contratantes, se considerará trabajador dependiente de la persona natural o jurídica que se beneficie con su trabajo.[21] Los servicios objeto del contrato o de la asociación por outsourcing, tercerización o externalización, serán prestados por el agente tercerizador o externalizador, con plena autonomía técnica, financiera, científica y administrativa, y asumiendo los riesgos en su realización, bajo los parámetros de eficiencia y calidad correspondientes, así como aquellos que las partes definan de manera concertada. En ningún caso, el PSS podrá intervenir directa o indirectamente en las decisiones internas del agente tercerizador o agente externalizador, y en especial en la selección del trabajador [22]. Las obligaciones y responsabilidades que se deriven del contrato o de la asociación por outsourcing, tercerización, externalización, surgirán entre el PSS y el agente tercerizador o agente externalizador, y no entre el PSS y los trabajadores del agente tercerizador o agente externalizador, que puedan configurar algún tipo de relación


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1.- La descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el proceso de contratación. laboral. Por lo que, realizado el contrato de prestación de servicios organizados por profesiones o especialidades, o maestrías o doctorados, o tecnologías, o auxiliares, o por procesos o subprocesos, con el agente tercerizador o agente externalizador, el PSS no podrá generar acciones que puedan conducir a una relación laboral con los trabajadores del agente tercerizador o agente externalizador. Teniendo en cuenta que cuando los agentes tercerizadores o agentes externalizadores, permitan que respecto de los trabajadores se generen relaciones de subordinación o dependencia con terceros contratantes, tales como, el proceso de selección, la inducción, los llamados de atención o memorandos, las investigaciones laborales, los turnos, reemplazos, vacaciones, petición de informes, manejo de horarios, citaciones, comunicaciones de solicitudes directas, entre otros, estos trabajadores se considerarán trabajadores dependientes de la persona natural o jurídica que se beneficie con su trabajo.[23] 4.3. Outsourcing, Tercerización o Externalización para la Prestación de Servicios de Salud Los Prestadores de Servicios podrán contratar a un tercero o realizar asociaciones o alianzas estratégicas con este, bajo la figura de la tercerización, outsourcing o externalización para la prestación de servicios, a través del cual, en conjunto con dicho operador de servicios, puedan ofertar un compendio integral de servicios a las Entidades Responsables del Pago de Servicios de Salud (ERP), las entidades que ofrezcan Planes Adicionales de Salud, los particulares y demás pagadores del sistema. Los PSS, han buscado la forma de prestar los servicios y/o ampliar su portafolio, de la manera más eficiente posible, asegurando la sostenibilidad financiera a partir de los ingresos por venta de servicios, buscando alcanzar mayores niveles de eficiencia, más flexibilidad, menor componente de costos fijos o una combinación de las anteriores. El prestador de servicios de salud que declare un servicio, es el responsable del cumplimiento de todos los estándares aplicables al servicio que inscribe, independientemente de que para su funcionamiento concurran diferentes organizaciones o personas para aportar en el cumplimiento de los estándares.[24] De esta manera, los prestadores de servicios de salud, podrán entonces ofertar y vender servicios a través de un tercero asociado o contratado por outsourcing, tercerización, externalización, o también llamado agente tercerizador o


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1.- La descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el proceso de contratación. externalizador, por lo que, los prestadores de servicios de salud se entienden facultados para contratar a un tercero para el suministro de los servicios de salud bajo la figura del outsourcing, tercerización, o externalización. 4.3.1. Formas de Outsourcing, Tercerización o Externalización en la Prestación de Servicios de Salud 1. Outsourcing, tercerización o externalización para la prestación de uno o varios servicios de salud organizados por profesión o especialidad, o maestría o doctorado, o por tecnologías, o por auxiliares, o en procesos o subprocesos, dentro de las instalaciones del Prestador de Servicios de Salud PSS o fuera de las instalaciones del Prestador de Servicios de Salud PSS. 2. Outsourcing, tercerización o externalización para la prestación de servicios de salud organizada por profesión o especialidad, o maestría o doctorado, o por tecnologías, o por auxiliares, o en procesos o subprocesos de una sede o varias sedes del Prestador de Servicios de Salud PSS. 3. Outsourcing, tercerización o externalización para la prestación de servicios de salud organizada por profesión o especialidad, o maestría o doctorado, o por tecnologías, o por auxiliares, o en procesos o subprocesos, por horarios y/o dominicales y días feriados. 4.3.2. Habilitación de los Servicios de Salud Suministrados por Outsourcing, Tercerización o Externalización El servicio que el Prestador de Servicios de Salud suministre a través de un tercero asociado o contratado por outsourcing, tercerización, externalización, agente tercerizador o externalizador, debe ser habilitado exclusivamente por el PSS y no por el tercero asociado o contratado por outsourcing, tercerización, externalización, agente tercerizador o externalizador. El Prestador de Servicios de Salud, se obliga a obtener y mantener vigente en forma exclusiva la inscripción en el registro especial de prestadores de servicios de salud por la autoridad competente, los permisos, registros, licencias y títulos especiales que requieran la ley o las autoridades, de los servicios objeto del contrato de outsourcing, tercerización o de externalización, para el ejercicio de estos y por ningún motivo, estos mismos, pueden ser inscritos en el registro especial de prestadores de servicios de salud por el tercero contratado o asociado por outsourcing, tercerización, externalización, agente tercerizador o externalizador. Del mismo modo, asumirá íntegramente la responsabilidad por los perjuicios que se ocasionen por la extralimitación o por la ausencia de los permisos, licencias y títulos especiales exigidos por parte de la ley o las autoridades administrativas, civiles o


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1.- La descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el proceso de contratación. sanitarias. Independientemente de que los servicios objeto de la asociación o del contrato de outsourcing, tercerización o de externalización sean ejecutados por el tercero contratado o asociado por outsourcing, tercerización, externalización, agente tercerizador o externalizador, estos, siempre serán suministrados en forma exclusiva a nombre del prestador de servicios de salud y por ningún motivo podrán ser suministrados bajo cualquier orden a nombre del tercero contratado o asociado por outsourcing, tercerización, externalización, agente tercerizador o externalizador o de tercero alguno diferente al contratado o asociado. El tercero contratado o asociado por outsourcing, tercerización, externalización, agente tercerizador o externalizador, y el PSS, deberán obligarse a no establecer un negocio igual o similar al convenido o contratado, a favor de sí mismos o de terceros, en las instalaciones o áreas aledañas objeto del contrato o de la asociación por outsourcing, tercerización o externalización, que puedan generarle competencia al PSS o al asociado o al contratado por outsourcing, tercerización, externalización, agente tercerizador o externalizador. Los servicios objeto del contrato o de la asociación por outsourcing, tercerización o externalización, serán prestados por el tercero contratado o asociado por outsourcing, tercerización, externalización, agente tercerizador o externalizador, con plena autonomía técnica, financiera, científica y administrativa, bajo los parámetros de eficiencia y calidad correspondientes, así como aquellos que las partes definan de manera concertada”. De otro lado, a través del presente proceso la Entidad obtendrá las siguientes mejoras y beneficios: MEJORAS • Se optimizan los procesos administrativos de facturación al procesar de forma

oportuna y continua la información. • La optimización en la gestión administrativa de la entidad al generar una mayor

celeridad en sus procesos. • Se reducen los costos administrativos. • Brinda herramientas para la optimización y gestión del proceso. • Transferencia del riesgo.

• La modernización eficiente en el proceso de facturación con todos los sub-

procesos necesarios para el cumplimiento de cada una de las actividades inherentes al mismo.

• Convertir en unidades monetarias y derechos exigibles la producción del HOSPITAL en cada uno de los periodos intermedios, además de garantizar


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1.- La descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el proceso de contratación.

auditorias concurrentes, registro de glosas, radicación y las otras actividades necesarias para lograr el cumplimiento dentro de la oportunidad requerida con los reconocimientos presupuestales que dependen de la radicación oportuna de la facturación con las diferentes aseguradoras.

• Garantiza al HOSPITAL la humanización del servicio al momento de la admisión del paciente para la generación de la facturación, el uso adecuado de sus medios tecnológicos para la generación y conciliación de reportes, el cierre de los cargos sin cerrar, además del registro y respuesta dentro de los términos legales establecidos a las objeciones o glosas.

BENEFICIOS

La E.S.E. HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL VALLE podrá tener acceso al

resultado de la facturación sin necesidad de realizar de su parte controles a las

fases intermedias.

El contratista realiza y asume la capacitación y actualización del recurso

humano y ajuste a los procesos.

El contratista asume una finalidad de mejoramiento continuo en la búsqueda

de aumentar los valores de facturación con la calidad esperada desde el

ingreso del usuario y el registro de las tecnologías en salud.

El costo de la operación para la E.S.E. HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL

VALLE es variable y asociado al resultado de la radicación.

El contratista controla la eficiencia y eficacia administrativa de los procesos,

y en caso de ineficiencias de la operación, las debe asumir contra sus

ingresos.

La estructura administrativa de la E.S.E. HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL

VALLE podrá destinar sus esfuerzos y recursos al apoyo de las actividades

misionales.

La HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL VALLE se libera de costos de

administración de recurso humano, compras e inventarios del área.

Y es que, para asegurar la eficiencia y eficacia en la prestación de servicios, el HOSPITAL debe realizar una gestión administrativa adecuada, que responda a los desafíos impuestos por los cambios de la sociedad, económicos, políticos y tecnológicos.

De otro lado, la contratación que se pretende adelantar, está comprendida dentro del Plan de Desarrollo Institucional 2012-2015: “LINEAMIENTOS ESTRATEGICOS: El Hospital Universitario del Valle ¨Evaristo


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1.- La descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el proceso de contratación. García¨ E.S.E., enfrenta uno de los retos mayores como institución de Mediana y Alta Complejidad del Occidente Colombiano, lograr sostener un equilibro presupuestal como mínimo y ofertar servicios de la mejor calidad y competitivos. Por lo anterior no se pueden desconocer variables de gran peso que enfrentamos como el Sistema de Salud, con sus reformas y otras acciones pendientes de ajustar y cumplir por parte del Ministerio de Salud, para permitir el flujo de recursos, todas ellas acompañadas del empoderamiento como Hospital, para que la alta gerencia realice una buena gestión, acompañada de sus empleados, libre de presiones políticas y económicas. La presente propuesta de Plan de Desarrollo 2012 – 2015, busca dar respuesta a los tiempos de competitividad, para sobrevivir con una oferta de servicios altamente calificada, logrando un gran impacto social en la región, que permita mantener y sostener los servicios de salud, con todo el esfuerzo de sus empleados y el logro de la acreditación de los servicios, que será la respuesta al mejoramiento continuo del siglo XXI. Para avanzar en la construcción del Hospital, se plantean 4 líneas estratégicas: 1. RELACION DOCENTE ASISTENCIAL. Fortalecer la relación docencia – servicio, con énfasis en la Universidad del Valle, generando la sinergia necesaria para que los procesos de formación e investigación, la acreditación y el desarrollo de nuevos servicios, se constituyan en propósitos comunes que favorezcan el cumplimiento de la Misión Institucional. 2. MODERNIZACIÓN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y CLINICOS. Adaptar el modelo gerencial - administrativo y de prestación de servicios de salud, a la estructura por procesos, definido en el Sistema Integral de Gestión de la Calidad, logrando una organización más moderna y eficiente, con una modernización y conservación de la infraestructura física, privilegiando el desarrollo tecnológico y su sostenibilidad, la sistematización de la información y la calidad en la prestación del servicio. 3. SOSTENIBILIDAD FINANCIERA. Desarrollar estrategias financieras y de mercadeo, que permitan la optimización de la capacidad instalada y de los recursos disponibles, el crecimiento de la institución con servicios de alta complejidad rentables y de mayor impacto, la sostenibilidad en el tiempo y el mejoramiento en la calidad de los servicios prestados. 4. ACREDITACIÓN. Alcanzar altos estándares de calidad en la atención de la salud centrada en el usuario y la familia, por medio del mejoramiento continuo y con la participación y compromiso de todos los procesos institucionales y de entidades, a través de convenios docencia – servicios.


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1.- La descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el proceso de contratación. (…). OBJETIVO ESTRATEGICO: 3. SOSTENIBILIDAD FINANCIERA Desarrollar estrategias financieras y de mercadeo, que permitan la optimización de la capacidad instalada y de los recursos disponibles, el crecimiento de la institución con servicios de alta complejidad rentables y de mayor impacto, la sostenibilidad en el tiempo y el mejoramiento en la calidad de los servicios prestados. 3.1 Programa: Incremento de ingresos de recursos económicos. Lograr la normalización en la operación interna del Hospital, garantizando la provisión oportuna de insumos y medicamentos y el cumplimiento de las obligaciones contractuales. 3.1.1 Subprograma: Incremento de los porcentajes de radicación de facturas. Eficiencia en la radicación de facturas para el mejoramiento de los ingresos del Hospital. 3.1.2 Subprograma: Fortalecimiento de los procesos de facturación. Disposiciones legales y operativos encaminadas al mejoramiento continuo de procedimiento de facturación. 3.1.3 Subprograma: Recuperación de recursos financieros. La utilización de herramientas jurídicas definidas por el Ministerio de Salud, para los cobros coactivos. 3.1.4 Subprograma: Depuración de cartera. Disposiciones legales y operativas que permitirán garantizar la consistencia de los registros contables. 3.1.5 Subprograma: Reporte de gastos por UVR. Reporte de información, en cumplimiento de la Circular Única. 3.1.6 Subprograma: Gestión y control de recursos. Acciones encaminadas al mejoramiento de los ingresos y disminución del gasto público. 3.1.7 Subprograma: Auditoría de cuentas. Mejoramiento del procedimiento de la revisión y verificación de documentos contables. 3.1.8 Subprograma: Riesgo fiscal y financiero. Aplicación de métodos y acciones financieras para la mitigación del indicador de riesgo fiscal y financiero”. (Destacado y Subrayas propias del texto)


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1.- La descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el proceso de contratación. La contratación que se pretende realizar, tiene como fundamento jurídico la libre competencia determinada en la ley 100 de 1993 y el artículo 365 de la Constitución Política que contempla que los servicios públicos “estarán sometidos al régimen jurídico que fije la ley, y podrán ser prestados por el estado, directa o indirectamente, por comunidades organizadas o por particulares”.

2.- Objeto a contratar con sus especificaciones, las autorizaciones, permisos y licencias requeridos para su ejecución, y cuando el contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto. La Prestación de Servicios bajo la Modalidad de Outsourcing para la ejecución del PROCESO INTEGRAL DE FACTURACION del Hospital Universitario del Valle Evaristo García Empresa Social del Estado, EXCEPTUANDO LA FACTURACION POR SOAT Y ECAT.

2.1 ALCANCE EL PROCESO INTEGRAL DE FACTURACIÓN INCLUYE LOS SIGUIENTES SUBPROCESOS: CITAS, ADMISIONES, AUTORIZACIONES, LIQUIDACION, RADICACION, AUDITORIA CONCURRENTE DE CUENTAS MÉDICAS, GESTION DE GLOSAS, CONCILIACION DE OBJECIONES Y CONCILIACION DE GLOSAS DE PRIMERA INSTANCIA.

Las especificaciones técnicas del objeto a contratar se encuentran descritas en el Anexo Técnico, que forma parte integral de los Estudios Previos.

2.2 OBLIGACIONES

2.2.1 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

GENERALES: a) Presentar ajustes necesarios que requiera el proceso y comunicarlos al

supervisor del contrato, además de socializar los mismos a nivel institucional.

b) Ajustarse a las actualizaciones y normas relacionadas con los procesos


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asumidos en el contrato con la institución.

c) Adoptar las recomendaciones de la ESE con respecto a la ejecución del contrato,

en elementos que correspondan al desarrollo del contrato.

d) Cumplir las obligaciones generadas por el contrato de acuerdo con las

condiciones formuladas en la presente convocatoria.

e) Cumplir con los procedimientos y actividades señalados para cada proceso

f) Efectuar las actividades o tareas en el Software propiedad de la Institución.

g) Responder por el cuidado, protección y vigilancia de los equipos u objetos de

propiedad de la E.S.E HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL VALLE que sean

puestos al servicio del contratista para la ejecución de su objeto para lo cual

deberá anexarse el inventario de éstos al inicio del presente contrato.

Aclarándose que ante la pérdida, deterioro o daño de los mismos durante el

desarrollo del objeto contractual deberán ser reemplazados por otros de iguales o

superiores características técnicas.

h) Aportar los equipos requeridos para la normal ejecución del proceso. Para iniciar

la operación el hospital pondrá a disposición del contratista los equipos

necesarios para la ejecución del contrato. AI término de los primeros dos meses

de operación se deberá haber reemplazado la totalidad de los equipos para la

ejecución del proceso y realizado la devolución respectiva al HOSPITAL

UNIVERSITARIO DEL VALLE de los equipos utilizados propiedad de la entidad.

i) Garantizar que los equipos que serán utilizados para el desarrollo de las

actividades, cuentan con las licencias requeridas para su funcionamiento.

j) Cumplir con las directrices sobre políticas de seguridad informática señaladas por

la E.S.E. HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL VALLE.

k) Presentar los informes solicitados por la ESE HOSPITAL UNIVERSITARIO

DEL VALLE relacionados con el proceso a cargo y que serán acordados por las

partes en los tres primeros meses de ejecución del contrato.

l) Establecer los correctivos pertinentes en caso de presentarse fallas en el

proceso por parte del recurso humano a cargo del contratista y que estén

relacionados con los procesos contratados.

m) Mantener informado al recurso humano a cargo sobre los cambios y

modificaciones que se originen en el PROCESO INTEGRAL DE

FACTURACION para el Hospital Universitario del Valle Evaristo García Empresa


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Social del Estado, EXCEPTUANDO LA FACTURACION POR SOAT Y ECAT.

n) Suministrar el recurso humano mínimo requerido y coordinar su distribución para

garantizar la prestación del servicio de los procesos contratados.

o) Pagar sueldos y prestaciones y el pago de la seguridad social integral establecidas legalmente a sus empleados, en consecuencia a partir de la fecha de inicio del contrato, EL CONTRATISTA mantendrá al HOSPITAL indemne, libre, exento de cualquier reclamo o acción que se origine en las relaciones laborales entre el CONTRATISTA y sus empleados. PARAGRAFO: Al momento de suscribir el acta de inicio del contrato el CONTRATISTA deberá acreditar la afiliación de sus trabajadores dependientes al sistema general de seguridad social integral (salud, pensión y A.R.L). El desconocimiento de esta obligación legal constituye incumplimiento de los términos y condiciones del contrato.

p) Cumplir los requerimientos garantizando la cobertura en todos los servicios de

acuerdo con la oferta horaria de la Entidad.

q) Salvaguardar la información que se ha determinado como confidencial y de

uso exclusivo del área de facturación y de la ESE HOSPITAL UNIVERSITARIO

DEL VALLE.

r) Avisar oportunamente al HUV de las situaciones previsibles que puedan afectar el equilibrio financiero del contrato.

s) Asistir a las reuniones convocadas por el supervisor en donde se traten temas

relevantes. t) Obtener y presentar para su aprobación, las garantías exigidas por el HUV, en

las condiciones, plazo y montos establecidos en la respectiva cláusula del contrato, así como mantener vigentes sus amparos y prorrogarlos en los términos señalados, en caso de ser requeridos.

u) Responder por los riesgos y perjuicios que se causen a terceros en razón o

con ocasión de la ejecución y cumplimiento del contrato, previa investigación donde se determine su responsabilidad.

v) Corregir de forma inmediata cualquier falla o error que se cometa en la

ejecución del objeto contractual.

w) Suscribir el contrato de arrendamiento por el uso de las áreas de facturación

principal. El valor del contrato se determinará por metro cuadrado.

x) Cumplir con las demás actividades inherentes al objeto contractual que se

indiquen y sean necesarias para el cumplimiento del mismo.


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ESPECÍFICAS:

1. Ejecutar diariamente el PROCESO INTEGRAL DE FACTURACION, EXCEPTUANDO LA FACTURACION POR SOAT Y ECAT de los servicios de salud prestados por la entidad a los usuarios de las diferentes entidades responsables de pago, con los cuales se tengan suscritos contratos de prestación de servicios de salud o que se generen en las atenciones de urgencias.

2. Atender oportuna y diligentemente a los usuarios que requieran de la

prestación de los servicios de salud diferenciado del criterio generado desde el proceso asistencial.

3. Realizar el registro de las glosas y devoluciones y efectuar las respuestas de tipo administrativo, llevando el registro en el sistema y reporte a la unidad de cartera, cumpliendo con los tiempos establecidos por la normatividad vigente.

4. Cumplir con el sistema de información que permita trazabilidad, en la medida

que el módulo de reportes del sistema de facturación que utiliza la E.S.E permita la discriminación de actividades por centros de costos y subgerencias de procesos, estos reportes serán remitidos con la periodicidad definida por la institución.

5. Presentar los reportes en cada uno de los comités de glosas y cartera y

sostenibilidad contable, además de los requeridos en forma independiente por la Gerencia y la supervisión del contrato, los cuales serán determinados al inicio de la ejecución del contrato, dentro de los tres primeros meses de operación, y serán generados a partir de las herramientas tecnológicas disponibles en la institución.

6. Realizar y gestionar diariamente la validación de ingresos, tramite de

autorizaciones, confirmación procedimientos, actividades e insumos ordenados, dejando en claro que la solicitud, el despacho así como el soporte de uso de insumos y medicamentos no están incluidos dentro de la facturación y son procesos paralelos que se generan desde otras unidades que incluyen el área de farmacia y el área asistencial.

7. Cargar en el sistema de información de facturación al menos el 90% de los

servicios prestados a los usuarios en cuentas cerradas y el 10% restante garantizar su cierre en los 45 días siguientes al término del periodo de corte.

8. Generar una factura por los servicios prestados, que deberá ser cerrada en el momento del egreso del paciente con la respectiva firma. Esta obligación estará sujeta a la existencia completa de los soportes asistenciales y administrativos de la cuenta, sin embargo se podrá adoptar un documento que certifique la prestación de los servicios realizada por la institución al


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usuario, el cual contara con la firma del paciente o acudiente y será considerado como válido y soporte de la cuenta.

9. Generar notas débito y crédito que se generen en acuerdos o conciliaciones pre radicación, las que se generen luego de las conciliaciones de primera instancia son del resorte del área de cartera de la E.S.E por lo que deberán serán notificadas por el contratista al área correspondiente para dar trámite a las notas crédito y débito necesarias para el cierre del proceso.

10. Realizar el diseño e implementación de instrumentos básicos para la captura de la información de los diferentes servicios según Manual de tarifas, para lo cual la E.S.E suministrara la información necesaria que debe generar la plataforma de facturación, con el fin de permitir la integración con la herramienta propuesta por el contratista.

11. Evidenciar mecanismos de control a través de herramientas tecnológicas en

las diferentes etapas del proceso.

12. Establecer responsables del suministro, captura y cruce de información dentro del proceso de facturación.

13. Garantizar a todos los usuarios una información veraz sobre su estado de

cuenta.

14. Permitir a las directivas del contratista tomar decisiones oportunas y acertadas con la información previo acuerdo con la Gerencia del HOSPITAL o con quien este designe, de los contenidos y estructura dela misma, la cual deberá ser generada por el sistema de información de la entidad.

15. El contratista deberá garantizar la calidad de la prestación del servicio del PROCESO INTEGRAL DE FACTURACION para el Hospital Universitario del Valle Evaristo García Empresa Social del Estado. EXCEPTUANDO LA FACTURACION POR SOAT Y ECAT

16. El contratista se compromete para con la E.S.E. Hospital Universitario del

Valle, a prestar un servicio de buena calidad, haciendo los ajustes necesarios en los procesos a contratar, trabajando en equipo y organizándolo para poder brindar a la entidad, la atención de forma oportuna.

17. Deberá contar con capacidad administrativa, financiera y técnica suficiente

para desarrollar el objeto contractual (recurso humano, equipos de cómputo, y demás elementos de oficina y de logística necesarios para la prestación del servicio).

18. Deberá brindar capacitación a todos sus trabajadores sobre el Sistema

General de Seguridad Social en Salud (SGSSS), la normatividad vigente, los contratos, los tipos de contratación, el sistema o plataforma de facturación, los


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RIPS, los soportes requeridos para la facturación, , ISS, CODIGOS CUPS, atención del usuario, información necesaria y de obligatorio conocimiento para el proceso de admisión de pacientes y facturación de servicios de salud (se basa en el tipo de régimen al que pertenece el usuario).

19. Entregará para la buena prestación de servicios, los equipos de Oficina, de

Cómputo y todos los insumos de Papelería, entre otros elementos que se consideren necesarios para el cumplimiento adecuado del objeto del contrato, incluyendo uniformes y carnets que los acrediten como trabajadores del mismo los cuales serán asumidos y suministrados por el contratista en desarrollo del objeto contractual y con cargo al valor total ofertado en su propuesta.

2.2.2 DEL CONTRATANTE El contratante se obliga a lo siguiente: a) Suministrar al CONTRATISTA, toda la información que requiera para el correcto y oportuno cumplimiento del objeto del presente contrato. b) Pagar oportunamente al CONTRATISTA la contraprestación económica pactada en el presente contrato. c) Entregar al CONTRATISTA todos aquellos elementos o materiales que son catalogados como adicionales de acuerdo a lo pactado y que se consideren necesarios por las partes para la prestación del servicio. d) Generar los espacios de comunicación y concertación con el área asistencial de la institución, para establecer acciones de mejora conjuntas y su respectivo seguimiento. e) Suministrar oportunamente toda la información relacionado con los soportes de las actividades y procedimientos que constituyan la factura final de cada usuario. f) Supervisar el cumplimiento del objeto del contrato. g) Informar de manera inmediata al CONTRATISTA acerca de cualquier circunstancia que amenace vulnerar los derechos del contratista, al igual que cualquier perturbación sobre el desarrollo normal del contrato. h) Proporcionar las áreas necesarias debidamente adecuadas para la ejecución del contrato, sin perjuicio de los costos que se generen para el contratista por la utilización del espacio. i) Suministrar la plataforma tecnológica integral que permita el desarrollo de las actividades de facturación y garantizar el respectivo soporte en caso de fallas del


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sistema. j) Realizar las adecuaciones de las redes lógicas y eléctricas en caso de que se requiera para la ejecución del contrato. k) Suministrar al Contratista toda la información pertinente para adelantar la revisión de las facturas que van a ser objeto de conciliación con las diferentes entidades responsables del pago y realizar la respectiva convocatoria. l) Las demás inherentes al objeto del contrato. 2.3 CLASE DE CONTRATO Atendiendo el objeto a desarrollar, el negocio jurídico de que se trata, se subsume en un contrato de Prestación de Servicios bajo la modalidad de Outsourcing. El contrato que se pretende celebrar tiene como fundamento jurídico la libre competencia determinada en la Ley 100 de 1993 y el artículo 365 de la Constitución Política que contempla que los servicios públicos “estarán sometidos al régimen jurídico que fije la ley, y podrán ser prestados por el estado, directa o indirectamente, por comunidades organizadas o por particulares”

Por otra parte, el Estatuto de Contratación del Hospital Universitario del Valle “Evaristo García” E.S.E., contenido en el Acuerdo 007 del 03 de Junio del 2014, en su artículo 17 después de enunciar diferentes clases de contratos, en el numeral 17.19 dispone: “17.19 OTRA CLASE DE CONTRATOS: La mención de los contratos de que trata este capítulo se ha hecho de manera meramente enunciativa, en consecuencia el hospital podrá celebrar otra clase de contratos y acuerdos previstos en derecho privado, en disposiciones especiales o aquellos que se deriven del ejercicio del principio de la autonomía de la voluntad”.

2.4. Lugar de ejecución El contrato se ejecutará en las instalaciones del HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL VALLE, ubicado en la Calle 5 No. 36-08 del Município de Santiago de Cali.

2.5. Plazo total de ejecución (días, meses) El contrato tendrá una vigencia de seis (6) meses contados desde el 1 de julio de


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2015 hasta el 31 de diciembre de 2015, previo cumplimiento de los requisitos de ejecución. Se perfeccionará cuando se logre el acuerdo de voluntades sobre el objeto y la contraprestación, se eleve a escrito y sea firmado por las partes; para la ejecución se requiere la aprobación de las garantías y la reserva presupuestal.

2.6. Plazos parciales: N/A

2.7. Forma de pago: EL Hospital Universitario del Valle “Evaristo García” Empresa Social del Estado, se obliga a pagar el valor del contrato que se suscriba, de la siguiente forma: cuotas pagaderas en mensualidades vencidas, previa presentación de la respectiva factura y constancia de pago de los aportes al sistema de seguridad social integral, debidamente aprobadas por el supervisor que al efecto se designe. El pago se hará atendiendo el rango señalado por la entidad que se calculó entre 4.0% y 4.5% del valor de la facturación radicada desde el primer mes de operación del proceso, y que se determinará de acuerdo con la mejor oferta económica que corresponderá a la del proponente seleccionado. En el evento en el que el contratista cumpla con lo establecido en el plan de eficiencia se hará el reconocimiento económico correspondiente a la siguiente tabla :

RANGO VALOR DE RADICACIÓN

PORCENTAJE DE INCENTIVO

$ 14.000.000.001 $ 14.700.000.000 0,10%

$ 14.700.000.001 $ 15.400.000.000 0,20%

$ 15.400.000.001 $ 16.100.000.000 0,30%

$ 16.100.000.001 $ 16.800.000.000 0,40%

$ 16.800.000.001 $ 17.500.000.000 0,50%

$ 17.500.000.001 $ 18.200.000.000 0,60%

$ 18.200.000.001 $ 18.900.000.000 0,70%

$ 18.900.000.001 $ 19.600.000.000 0,80%

$ 19.600.000.001 $ 20.300.000.000 0,90%

$ 20.300.000.001 $ 21.000.000.000 1,00% La radicación por valores superiores a $21.000.000.000 será reconocida con el porcentaje de incentivo del 1%. La primera cuenta de cobro se presentará al día 20 del mes de inicio del contrato y se calculará sobre el promedio de la radicación estimada para el contrato


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(14.000.000.000). Esta primera cuenta se pagará sobre el 60% de su valor entre el día 21 y 30 del mes corriente. De manera concomitante el supervisor revisará y validará la información producto de la primera radicación de cuentas del día 1 al 20 de inicio de la operación, de acuerdo al resultado se ajustara el valor de la factura por exceso o por defecto para el pago del cuarenta por ciento (40%) restante del primer periodo. Este valor será cancelado al contratista antes del día 15 del segundo mes de operación. En el mes siguiente se presentará la segunda cuenta de cobro con lo radicado entre el 21 del mes inmediatamente anterior hasta el día 20 del mes (segundo mes de operación). La cuenta será revisada por el supervisor asignado por el HOSPITAL de acuerdo a los radicados ante las respectivas Entidades Responsables de Pago u otros pagadores y generará aval a más tardar el día diez (10) del mes inmediatamente siguiente a la presentación de la cuenta de cobro (tercer mes de operación). Las demás cuotas a partir del tercer mes de operación serán pagadas en mensualidades vencidas, previa presentación de la respectiva factura y constancia de pago de los aportes al sistema de seguridad social integral, debidamente aprobadas por el supervisor que al efecto se designe. Para el último pago de todo el período de vigencia del contrato será necesaria el acta de liquidación del contrato y el recibo a satisfacción del supervisor designado, con el lleno de los requisitos administrativos y legales exigidos. El HOSPITAL realizará descuentos por pronto pago, conforme a las siguientes opciones. 1. A 90 días pago sin descuento financiero 2. A 60 días con 1% de descuento 3. A 30 días con 1,5% de descuento

2.8. Supervisor del contrato

La supervisión del contrato será ejercida por el Subgerente de Facturación del HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL VALLE “EVARISTO GARCÍA” E.S.E.


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3.- La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos jurídicos.

De conformidad con lo reglamentado en el numeral 6 del artículo 195 de la Ley 100 de 1993, las Empresas Sociales del Estado en materia contractual, se rigen por el derecho privado, pudiendo discrecionalmente utilizar las cláusulas exorbitantes previstas en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, es decir que no se encuentran obligadas a aplicar dicho Estatuto ni las normas que lo modifiquen o adicionen. Con base en lo anterior, el Acuerdo 007-14 de junio 3 de 2014, “POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL ESTATUTO DE CONTRATACIÓN DEL HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL VALLE “EVARISTO GARCÍA” EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO”, gobierna la modalidad de contratación y el procedimiento a seguir. Siguiendo el precitado Acuerdo, la modalidad de selección del contratista será la convocatoria pública regulada en el artículo 20, numerales 20.2 y 20.2.1.1 del Acuerdo 007 de 2014, teniendo en cuenta que el valor estimado para la presente contratación por parte del HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL VALLE, corresponde a la mayor cuantía según lo determinado en el artículo 21 Ibídem. Al efecto, disponen los dispositivos en cita: “ARTÍCULO 20. PROCESO DE CONTRATACIÓN. Es el conjunto de actos y actividades, y su secuencia, adelantadas por el HOSPITAL y comprende las siguientes fases: 20.1 PLANEACIÓN (…) 20.2 FASE DE SELECCIÓN. Corresponde al desarrollo del trámite de la modalidad que se escoge para seleccionar al CONTRATISTA, o conjunto de actos (administrativos y de gestión) que tienen por objeto seleccionar al proveedor que se encargará de suministrar un bien, brindar un servicio o ejecutar una obra. EL HOSPITAL seleccionará la oferta más favorable teniendo en cuenta las normas aplicables a cada modalidad de selección del CONTRATISTA. En los procesos de contratación por convocatoria pública, el Director General designará mediante Resolución, un Comité Evaluador que se encargará de: Valorar las diferentes propuestas presentadas y recomendar al Ordenador del Gasto la mejor propuesta, cuyos miembros tendrán además entre otras, las siguientes funciones:


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3.- La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos jurídicos.

a) Verificar que las especificaciones particulares de los bienes o servicios contratados, correspondan a las solicitadas y definidas en los términos de condiciones. b) Verificar la calidad de los bienes y/o servicios que sean ofertados y hacer las observaciones pertinentes y/o rechazar cualquier ofrecimiento que no corresponda a las calidades o características exigidas en los términos de condiciones. c) Verificar que se realice la publicación del informe de evaluación de las ofertas, dentro de los términos establecidos. d) Asistir a las audiencias públicas, interviniendo en lo que resulte ser de su competencia. e) Verificar el cumplimiento de todos los requisitos legales exigidos en el término de condiciones, como la capacidad jurídica y/o la experiencia y/o la capacidad financiera etc. 20.2.1. MODALIDADES Y MECANISMOS DE SELECCIÓN. Las modalidades y mecanismos de selección del CONTRATISTA que aplicará EL HOSPITAL serán las siguientes: 20.2.1.1 CONVOCATORIA PÚBLICA: Corresponden a aquellos procesos contractuales de mayor cuantía, mediante los cuales se formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y el HOSPITAL seleccione la propuesta más favorable para la Entidad, de conformidad con la evaluación que se realice” “ARTÍCULO 21. CUANTIA DE LOS CONTRATOS (…) MAYOR CUANTÍA. Cuando el valor de los bienes o servicios que se requieren adquirir, superan los mil quinientos (1.500) salarios mínimos legales mensuales vigentes”. (Mayúscula sostenida y destacado propio del texto).


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4.- Valor estimado del contrato y justificación del mismo

PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO: El presupuesto oficial del contrato de prestación de servicios para efectos fiscales y para la constitución de las garantías se ha fijado en la suma de DOS MIL MILLONES DE PESOS ($2.000.000.000.000.00). Este valor solo es para efectos fiscales, por cuanto se trata de un valor indeterminado pero determinable, toda vez que corresponde al porcentaje de participación establecido y depende de la

Radicación efectiva que realice el Contratista. Para el efecto, el Hospital cuenta con los Certificados de Disponibilidad Presupuestal Nos. 256 de marzo 10 de 2015 y 430 de mayo 4 de 2015.

5.- Los criterios para seleccionar la oferta más favorable, en el caso que se requiera.

El HOSPITAL tendrá en cuenta lo contenido en el Estatuto de Contratación para la selección de la propuesta presentada por la persona natural o jurídica con quien se ejecutará el contrato, favorable en precio y en condiciones técnicas que permitan el cumplimiento del objeto del presente documento de estudios previos. Se considerarán HÁBILES aquellas propuestas que obtengan la calificación “CUMPLE” en todos los requisitos habilitantes establecidos en este pliego de condiciones. La oferta más favorable será la que resulte ser la más conveniente para los intereses del HOSPITAL bajo los preceptos establecidos en los estudios previos y/o invitación.

CRITERIOS HABILITANTES

CUMPLE/ NO CUMPLE

CAPACIDAD JURÍDICA CUMPLE/ NO CUMPLE

CAPACIDAD FINANCIERA CUMPLE / NO CUMPLE

CAPACIDAD TÉCNICA CUMPLE/ NO CUMPLE


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CRITERIOS DE CALIFICACIÓN PUNTAJE

EVALUACIÓN ECONÓMICA: PRECIO 30 PUNTOS

EXPERIENCIA TECNICA 30 PUNTOS

RECURSO TECNICO Y TECNOLOGICO 40 PUNTOS

TOTAL PUNTAJE 100

CRITERIOS HABILITANTES La capacidad jurídica, las condiciones de experiencia mínima y la capacidad financiera, serán verificadas en calidad de requisitos habilitantes para la participación en el proceso de selección y no se les otorgará puntaje. Tras la verificación de los requisitos habilitantes, se procederá a la evaluación de los factores técnicos y económicos según lo previsto en los presentes términos de condiciones. Una vez recibidas las propuestas, se procederá a efectuar el análisis jurídico y técnico de las mismas, con el fin de definir cuáles se encuentran ajustadas a la Ley y a las exigencias de estos términos de condiciones. Antes de proceder a la evaluación se verificará lo siguiente: CAPACIDAD JURÍDICA Se demuestra con el perfil social y capacidad para contratar, lo cual se verifica del certificado de existencia y representación legal y/o registro mercantil y Registro Único de Proponentes RUP y/o acta de autorización para contratar de la Junta cuando sea el caso. Los certificados no deberán tener más de treinta (30) días de expedición con anterioridad a la fecha del cierre de la presente convocatoria. Además se verificara que la propuesta cumpla con todos los requisitos legales indicados en los términos de condiciones, tal como lo indica el Capítulo III documentos de la propuesta. Cualquier incumplimiento a este criterio será causal de rechazo de la propuesta en el evento en que no se subsane dentro del plazo establecido. CAPACIDAD FINANCIERA Los aspectos financieros serán verificados del RUP, el cual debe contener la información financiera con corte al 31 de diciembre de 2014 actualizada y en firme, del cual se extraerán los siguientes indicadores:


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INDICADORES REQUISITOS

LIQUIDEZ Deberá ser mayor o igual a uno punto cuatro (1.4) Activo corriente / Pasivo corriente

ENDEUDAMIENTO Deberá ser menor o igual al 60% Pasivo total / Activo Total

CAPITAL DE TRABAJO Deberá ser igual o superior al 40% del valor del presupuesto oficial

PATRIMONIO Deberá ser igual o superior al 60% del valor del presupuesto oficial

CAPACIDAD TÉCNICA: El contratista deberá presentar una propuesta técnica la cual deberá contener: La propuesta técnica deberá contener: a) El plan de trabajo propuesto, que desarrolle los objetivos, alcance y actividades que son objeto de esta contratación, el cual debe contener como mínimo: a. Descripción de la metodología a través de la cual dará cumplimiento a los objetivos y alcance descritos en los Términos de Condiciones y los Estudios Previos b. Descripción de la capacidad recursos operativos y logísticos y recursos que utilizará en el cumplimiento de los objetivos y alcance descritos en los Términos de Condiciones b) El Organigrama sobre la organización propuesta para ejecutar el contrato. c) El cronograma para la ejecución del contrato, el cual deberá reflejar el cumplimiento de los objetivos y actividades descritas en los términos. El cronograma incluirá una fase de aprestamiento y empalme, que no podrá exceder de dos (2) meses. d) Relación del personal ofrecido que es objeto de calificación, así como del personal adicional que se empleará para la ejecución del contrato, indicando los roles y actividades que desarrollará en la ejecución contractual. EXPERIENCIA ACREDITADA Corresponde a la experiencia que se acredita con los certificados relacionados con el objeto del contrato, es decir en la prestación de servicios de facturación, en entidades públicas integrantes del SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD; para estar habilitado se requiere acreditar experiencia en los últimos tres años en un (1) contrato ejecutado y liquidado por cuantía superior al 50 % del


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presupuesto oficial, para lo cual deberá presentar una certificación de calidad y cumplimiento en contrato ejecutado y liquidado en los últimos tres años, la que deberá ser suscrita por el representante legal, interventor o persona autorizada de la entidad a la que prestaron el servicio, indicando objeto, valor y plazo del contrato así como la constancia de haber recibido a satisfacción. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL MÍNIMA Administrativa: El proponente deberá acreditar este requisito anexando el organigrama de la empresa, y planillas de seguridad social de los últimos tres meses al cierre de la presente convocatoria del personal relacionado a continuación: 1.- Un Gerente 2.- Un director financiero. 3.- Un director técnico 4.- Un director administrativo 5.- Un contador. 6.- Un ingeniero de sistemas 7.- Un auxiliar administrativo 8.- Un Coordinador de Personal 9.- Un Mensajero 10.- Un Auxiliar de Servicio Operativa: El contratista debe garantizar la ejecución del contrato con el personal requerido según las condiciones de idoneidad y experiencia, los cuales, como mínimo reunirán los siguientes requisitos: 5 profesionales en el área médica, que acrediten especializaciones en auditoria o administración en salud o gerencia en salud, 15 profesionales en enfermería con especialización en auditoria o gerencia en salud y mínimo 15 Técnicos y 25 auxiliares , los cuales deben estar vinculados previamente con la empresa contratista, lo cual se demostrará aportando sus hojas de vida con especificación de su formación académica, profesión, experiencia y tiempo de vinculación con el proponente, este último se verificará con los 3 últimos pagos de seguridad social. Igualmente deberá demostrar los métodos mediante los cuales realiza seguimiento al desempeño de sus colaboradores, trabajadores o asociados durante la ejecución del contrato. El hospital evaluará las propuestas que cumplan con los requisitos habilitantes establecidos en los presentes términos de condiciones.


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CONDICIONES DE IDONEIDAD Y EXPERIENCIA PARA LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS. Los procesos requeridos y contratados por parte de la E.S.E. HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL VALLE, deben prestarse con idoneidad y experiencia en cada actividad a realizar, por lo que se solicita para la ejecución de los mismos como mínimo los siguientes requisitos para cada cargo.

CARGO PERFIL MINIMO

Dirección de Facturación Profesional en Salud o Carreras Administrativas o Económicas Especialización en salud o gerencia de salud Experiencia: Dos (2) años en cargos directivos relacionados

Coordinador Administrativo Profesional en Carreras Administrativas, Económicas o Jurídicas Experiencia: Dos (2) años en cargos directivos relacionados

Técnico de Sistemas Técnico en Sistemas Experiencia: Dos (2) años en áreas de soporte

Médico Auditor de Glosas Profesional en Medicina especialización en auditoria o administración en salud o Gerencia en Salud Experiencia: Un (1) año en áreas relacionadas

Enfermeras Concurrentes Profesionales en Enfermería, especialización en Auditoria o Administración en Salud o Gerencia en Salud Experiencia: Un (1) año en áreas relacionadas o asistenciales

Técnicos Técnico o Tecnólogo Experiencia: Dos (2) años en procesos de facturación en el sector salud

Auxiliares de Facturación Bachiller Experiencia: Un (1) año en procesos de facturación en el sector salud

CRITERIOS DE CALIFICACIÓN Los Proponentes que obtengan en cada uno de los requisitos habilitantes establecidos en las normas legales pertinentes y en estos términos de condiciones el criterio de HABILITADO, serán tenidos en cuenta para la evaluación y


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calificación de las propuestas, de conformidad con los factores y criterios de escogencia y adjudicación que se establecen a continuación, los cuales determinarán el ORDEN DE ELEGIBILIDAD de las PROPUESTAS. EVALUACIÓN ECONÓMICA PRECIO (30 PUNTOS) La propuesta que supere el porcentaje en el rango máximo o esté por debajo del mínimo establecido por el hospital para la presentación de la oferta será rechazada y la que presente el porcentaje más bajo dentro del rango obtendrá el mayor puntaje. Se entiende como porcentaje más bajo, el del proponente que ofrezca el menor valor porcentual en el rango establecido por el HOSPITAL. Para estudiar la variable precio, esta tiene un valor de 30 PUNTOS, de la siguiente manera:

P = (Pn / Mp) x 30 Pn = Porcentaje más bajo ofrecido Mp = Porcentaje ofrecido en cada oferta

P = Puntaje de cada Propuesta

EXPERIENCIA TÉCNICA (30 PUNTOS): Este factor se calificará con 30 puntos atendiendo el valor de los contratos acreditados por el proponente ejecutados en los últimos tres (3) años, en la prestación de servicios de facturación en el sector salud con entidades públicas integrantes del SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD, adicionales al mínimo exigido del 50 % del presupuesto oficial de la convocatoria, solicitado como requisito habilitante. La ponderación se llevara a cabo de acuerdo con la siguiente clasificación:

Certificaciones que acrediten más de 3.000.000.000 millones y menores a 5.000.000.00 millones tendrá 10 puntos.

Certificaciones que acrediten entre 5.000.000.001 millones y menores a 8.000.000.000 millones, tendrá 20 puntos.

Certificaciones que acrediten más de 8.000.000.001 millones, tendrá 30 puntos.

NOTA: Las certificaciones deben contener. El objeto, el plazo, el valor y deben estar ejecutadas y certificadas por representante legal, interventor o persona autorizada de cada entidad a la que prestaron el servicio.


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RECURSO FISICO Y TECNOLOGICO (40 PUNTOS) Recurso tecnológico (30 Puntos) Teniendo en cuenta que los procesos de facturación en salud, son actividades complejas que requiere para su ejecución de recurso humano y físico especializado y disponer de herramientas de software para su control y desarrollo, se calificara de la siguiente manera a los proponentes que demuestren la propiedad y/o el uso de aplicativos de manera exclusiva por el oferente que contengan módulos o componentes en las condiciones que más adelante se detallan, para garantizar el control y la calidad en la ejecución del proceso de facturación, al cual se le asignará 30 puntos distribuidos de la siguiente manera:

Disponibilidad de módulo de trazabilidad de facturas : 10 puntos

Disponibilidad de módulo de trazabilidad de glosas : 10 puntos

Disponibilidad de módulo de trazabilidad de soportes : 10 puntos

Este requisito se verificará por parte del área de sistemas del HUV, a través de la certificación de uso de las oficinas de gestión informática de las entidades públicas integrantes del SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD donde hayan operado en el año 2014, en la cual se debe especificar la existencia y aplicación de las características de los módulos solicitados en la convocatoria.

La propiedad y/o uso exclusivo del software deberá ser certificada por el proveedor o propietario del respectivo software, anexando además como soporte obligatorio los registros de derechos de autor o los contratos suscritos en el 2014 y la evidencia de pagos entre el proponente y el proveedor de software.

Estas certificaciones expedidas por las entidades públicas integrantes del SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD donde operaron en la vigencia 2014, deberán hacer constar que los aplicativos utilizados por el contratista cuentan con:

Trazabilidad de las facturas.

Control de autorización de servicios.

Control y trazabilidad de glosas en línea.

Estructura multiplataforma vía web o en línea.

Permitir la utilización de servicios heterogéneos con integración a cualquier software hospitalario mediante la carga de archivos planos estructurados.

Implementada bajo una estructura de administración y control multiusuario en ambiente de base de datos relacional.


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Diseñada bajo una plataforma de información de base de datos relacional, la cual pueda soportar un número indeterminado de usuarios por concurrencia e independencia del control de la información.

La plataforma debe estar diseñada bajo un modelo a dos capas y bajo un sistema multiplataforma para trabajar bajo cualquier ambiente de sistema operativo.

Presentar niveles de seguridad tanto a nivel de aplicativo como de base de datos relacional, que permita diferenciar los usuarios administrativos y operativos.

Posibilidad de administrar informes mediante base de datos relacional. (Sql-server, Oracle)

Mediante la portabilidad a nivel de la información, se debe poder ingresar al aplicativo y tener los perfiles de entrega de información procesada y análisis de los resultados, sin tener que aplicar o adquirir nuevos desarrollos o implementación de nuevo software para la obtención de los datos resultantes.

La plataforma se debe implementar con los valores mínimos de licenciamiento posibles que se encuentren en el mercado.

El proponente debe garantizar la compatibilidad de los módulos ofertados con la plataforma de facturación que actualmente utiliza EL HOSPITAL, y las adecuaciones en caso de cambios futuros del software.

Dichas certificaciones deberán acreditar la utilización de los siguientes aspectos técnicos para cada módulo:

TRAZABILIDAD DE FACTURAS:

Debe permitir manejar los siguientes aspectos:

Seguimiento a las facturas desde su generación, recepción y el proceso de auditoría de cuenta por parte del contratista, finalizando con la radicación en la entidad responsable de pago.

Medición de tiempos de entrega desde los facturadores a los diferentes niveles de control (técnicos, auditores, radicación, etc.) del contratista.

Histórico de movimiento de la factura desde la generación por parte del contratista, hasta la entrega final.

Agilizar los procesos de traslados de facturas entre funcionarios de la entidad (envíos masivos, recepción individual o en bloques, listas de entrega desde el sistema).


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Actualización del estado de la factura (anulada, radicada, etc.) de acuerdo a informes generados desde el aplicativo de la entidad.

Identificación de las facturas pendientes por entrega, auditoría y radicación.

Generación de reportes de acuerdo a variables definidas por el operador.

Generación de reportes estandarizados para la presentación de informes mensuales.

TRAZABILIDAD DE GLOSAS:


Seguimiento de la factura objetada desde su recepción hasta su respuesta y radicación en ENTIDADES RESPONSABLES DE PAGO.

Ubicación de una factura glosada.

Número de facturas pendientes por auditar.

Valor en facturas que se encuentran pendientes por auditar.

Glosas pendientes por contestar.

Valor en glosas tramitadas y pendientes.

Fechas de recibido de objeciones y glosas por ENTIDADES RESPONSABLES DE PAGO.

Tiempos de respuesta por parte del auditor médico y técnico de glosas.

Histórico de movimiento de la factura desde su recepción por parte del contratista hasta la entrega final.



TRAZABILIDAD DE SOPORTES:


Registro solicitud de soportes y seguimiento por tiempos transcurridos.

Consolidado por especialidades y tipo de soportes enviados.

Consolidado de respuestas a solicitudes discriminados por responsables.


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Histórico de los trámites realizados por número de factura.



Las certificaciones expedidas por las entidades públicas integrantes del SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD que no contengan esta información no serán tenidas en cuenta, ni podrán ser subsanadas, y de igual manera se tendrán por no presentadas las que sobre este particular expida el mismo proponente. El proponente que no acredite la anterior información tendrá cero (0) puntos.

NOTA: El Comité evaluador se reserva el derecho de corroborar la información contenida en las certificaciones y/o de solicitar un DEMO para corroborar el funcionamiento del aplicativo en todos los módulos, vía online.

Disponibilidad de equipos de cómputo e impresión. (10) puntos:

El oferente deberá relacionar al menos 100 equipos de cómputo y 30 de impresión de los cuales deberá demostrar la propiedad del 50% con números de seriales y relación de facturas de compra, el otro 50% podrá ser certificado con una promesa de compra con un distribuidor autorizado, que garantice la autonomía para el desarrollo del proceso con la propiedad sobre los medios de producción, teniendo en cuenta la modalidad de contratación por outsourcing.

Características mínimas equipos informáticos

Computadores

Marca: Según propuesta del proponente

Modelo: Según propuesta del proponente

Procesador: core i3 3.200 mhz

Memoria ram: 4gb ddr3

Disco duro: 500gb 7200 rpm

Sistema operativo: windows 7 pro

Teclado y mouse: conexión usb

Monitor: led 18.5”

Tarjeta red: ethernet 100/1000


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Impresoras

Marca: Según propuesta del proponente

Páginas por minuto: desde 35

Procesador: desde 360 mhz

Memoria ram: desde 254mb

Función dúplex: si

Conexión: usb y tcp/ip dependiendo del modelo

Multifuncionales: con alimentador de documentos y scaneo a pdf

Quien cumpla los dos criterios (Equipos de Cómputo y Equipos de Impresión) tendrá 5 puntos, en caso contrario 0 puntos. En caso de presentarse varios proponentes que cumplan con este requisito se otorgaran 5 puntos adicionales a quien oferte los equipos de mejor calidad a criterio del comité evaluador. Los demás proponentes obtendrán solo los 5 puntos que obtienen por haber presentado el listado. En caso de único proponente obtendrá la totalidad de los 10 puntos cumpliendo con la presentación del listado de equipo.

6.- El análisis de riesgo y la forma de mitigarlo. En la ejecución del contrato pueden llegar a presentarse causas previsibles que afecten el Equilibrio Económico del Contrato, en virtud del artículo 4 de la Ley 1150 de 2007, deben ser reconocidas y asumidas con el objeto de salvaguardar la adecuada marcha de la gestión contractual y la finalidad de las partes en la contratación, lo anterior en concordancia con el Art. 20.1.1.6 del Acuerdo 007 de 2014.

6.1. DEFINICION DE RIESGO.

La tipificación, estimación y distribución de riesgos contractuales previsibles se Sujetará a los criterios definidos en el presente numeral, sin perjuicio del alcance de las obligaciones a cargo de cada una de las partes, de acuerdo con la ley y el contrato.

6.1.1. Tipificación.

Para la tipificación de los riesgos contractuales, se realizará una clasificación


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6.- El análisis de riesgo y la forma de mitigarlo. General de los mismos atendiendo al origen de los hechos o actos que pueden determinar su ocurrencia. Se incluirá una descripción general de cada uno de ellos.

6.1.1.1. Acto o hecho del HPUV

Corresponde a las actuaciones adelantadas por el HPUV, en desarrollo de la gestión contractual que le compete. Comprende la de sus servidores y contratistas directamente involucrados en el desarrollo del contrato y la del beneficiario de la obra.

6.1.1.2. Acto o hecho del contratista.

Corresponde a las actuaciones adelantadas por el contratista durante la ejecución del contrato. Comprende la sus representantes legales, empleados y Subcontratistas o cualquier otra persona vinculada a él mediante un negocio jurídico.

6.1.1.3. Acto o hecho de un tercero

Corresponde a actos o hechos de un tercero que tengan incidencia directa o indirecta en la ejecución del contrato. Se considera tercero a toda persona que, para la ejecución del contrato correspondiente, no tenga vínculo legal ni contractual con una o ambas partes. Así mismo, para efectos de la distribución de riesgos, se considerará hecho de un tercero el suceso económico o político que tenga incidencia en la ejecución del contrato.

6.1.1.4. Hecho de la naturaleza.

Comprende cualquier hecho de la naturaleza que incida en la ejecución del contrato.

6.1.2. Estimación

Los riesgos previsibles se estimarán como poco probables, probables o muy probables, de acuerdo con la mayor o menor probabilidad de su ocurrencia, luego del análisis del comportamiento de los contratos de Consultoría suscritos por el HPUV, en los últimos 10 años.

6.1.3. Asignación

Como resultado de la tipificación y estimación de los riesgos previsibles y de acuerdo con el alcance de las obligaciones de las partes y su capacidad de control sobre los hechos que determinen su ocurrencia, se realizará la asignación de tales riesgos, con el objeto de que sean gestionados eficientemente y establecer cuál de las partes debe soportar patrimonialmente las consecuencias negativas de su


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6.- El análisis de riesgo y la forma de mitigarlo. concreción. Para los efectos de los diferentes procesos contractuales, se entenderán las siguientes categorías de riesgo: Riesgo Previsible: Son todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecución del contrato, tienen la potencialidad de alterar el equilibrio financiero del mismo, siempre que sean identificables y cuantificables en condiciones normales. Riesgo Imprevisible: Son aquellos hechos o circunstancias donde no es factible su previsión, es decir el acontecimiento de su ocurrencia, tales como desastres naturales, actos terroristas, guerra o eventos que alteren el orden público. La tipificación, asignación y distribución será la siguiente:

RIESGO

IMPACTO

ASIGNACIÓN RIESGO

POSIBILIDAD DE

OCURRENCIA

INCUMPLIMIENTO DEL OBJETO DEL CONTRATO

Bajo

El Contratista

3%

RIESGOS DE OPERACIÓN: hace referencia al no cumplimiento de parámetros mínimos de desempeño, calidad de los servicios contratados y el incremento abrupto de los costos del servicio.

Medio

El Contratista

7%

INCUMPLIMIENTO O RETARDO EN LA PRESENTACIÓN DE LOS REQUISITOS LEGALES PARA CELEBRAR EL CONTRATO

Bajo

El Contratista

2%

FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO

Bajo

Contratante/ Contratista

2%

MORA EN EL PAGO

Medio/Bajo

Contratante

5%

RIESGOS LEGALES COMO CAMBIOS TRIBUTARIOS (NUEVOS IMPUESTOS), CARGAS PARAFISCALES, ACTOS DE AUTORIDAD, EMBARGOS O DEMANDAS

Medio/Bajo

Contratista

7%

PÉRDIDA DE LOS BIENES DEL HUV: La pérdida, destrucción, deterioro o robo de los bienes que le son entregados para la prestación del servicio objeto del presente proceso de convocatoria pública

Bajo

Contratista

2%

PÉRDIDA DE LOS BIENES DEL CONTRATISTA: La pérdida, destrucción,


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6.- El análisis de riesgo y la forma de mitigarlo.

deterioro o robo de los bienes de propiedad del contratista que destina para la prestación del servicio objeto del presente proceso de convocatoria pública

Medio/Bajo Contratista 6%

Incumplimiento en el pago de obligaciones de carácter laboral, incluidas las de seguridad social integral y honorarios

Medio/Bajo

Contratista

6%

Vinculación y desvinculación del personal que emplee el contratista para la ejecución del contrato

Medio

Contratista

7%

Definición de los alcances del objeto y obligaciones del contrato en las etapas de ejecución y liquidación

Medio

Contratista/ Contratante

6%

TECNOLÓGICO: Inadecuado funcionamiento de la plataforma tecnológica sobre la cual se hacen los registros del proceso a contratar o perdida de información procesada

Medio

Contratante

5%

De acuerdo con la anterior distribución de riesgos, no procederán reclamaciones del Contratista, basadas en la ocurrencia de alguno de los riesgos asumidos por él y en consecuencia, la entidad no hará ningún reconocimiento, ni ofrecerá garantía alguna, que permita eliminar o mitigar los efectos causados por la ocurrencia de alguno de estos riesgos, salvo que dicho reconocimiento o garantía se encuentren

expresamente pactados en el Contrato.

7.- Las garantías exigidas en el proceso de contratación. EL HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL VALLE, en aras de mitigar el posible incumplimiento de las obligaciones contractuales, ha determinado la necesidad de exigir garantía, por ello el Contratista deberá constituir a favor del HUV, alguna de las garantías admisibles contenidas en los Art. 31 y 32 Acuerdo 007 de 2014; así el contratista deberá amparar y constituir los riesgos derivados del incumplimiento de las obligaciones legales o contractuales enunciados. También cumplirá con la suficiencia de la garantía, En relación a la constitución y expedición de la póliza de seguros, el contratista deberá hacerlo cubriendo los riesgos y porcentajes que sean pertinentes en lo referente al objeto de la contratación, estos se describirán a continuación, y están establecidos en los artículos 31 y 32 del Acuerdo 007 de 2014: El contratista constituirá una póliza integral en una compañía legalmente establecida


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7.- Las garantías exigidas en el proceso de contratación. en el país y con sede en la ciudad de Pereira que contenga a favor de la ESE el siguiente amparo: a EL CONTRATISTA se compromete a constituir a su costa y en favor del CONTRATANTE la póliza única de Cumplimiento de una compañía de Seguros legalmente reconocida en Colombia, las cuales cubren el siguiente riesgo: DE CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO: Su cuantía es del veinte por ciento (20%) del valor total del contrato y deberá tener una vigencia mínima hasta la liquidación del contrato. AMPARO DE PAGO DE PRESTACIONES SOCIALES, SALARIOS, E INDEMNIZACIONES LABORALES: Se constituirá por el cinco por ciento (5%) del valor total del Contrato, por el término de duración del contrato y tres (3) años más. CALIDAD DE SERVICIO: su cuantía es del veinte por ciento (20%) del valor total del contrato y deberá tener una vigencia mínima hasta la liquidación del contrato. DE RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRA CONTRACTUAL: Que cubra el riesgo de daños causados a terceros con la ejecución del contrato por un valor Cuatrocientos (400) SMMLV. La vigencia de esta garantía deberá ser igual al período de ejecución del contrato.

ORIGINAL FIRMADO ALVARO RODRIGUEZ MORANTE Gerente Financiero ORIGINAL FIRMADO VoBo JAIME RAMÓN RUBIANO VINUESA Gerente General


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ANEXO TÉCNICO ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

DESCRIPCION DE ALCANCE Y ACTIVIDADES PROPIAS DEL PROCESO El contratista deberá ejecutar el proceso y los subprocesos con sus respectivas actividades, según la siguiente relación: Prestación de Servicios bajo la Modalidad de Outsourcing para la ejecución del PROCESO INTEGRAL DE FACTURACION del Hospital Universitario del Valle Evaristo García Empresa Social del Estado, EXCEPTUANDO LA FACTURACION POR SOAT Y ECAT. ALCANCE EL PROCESO INTEGRAL DE FACTURACIÓN INCLUYE LOS SIGUIENTES SUBPROCESOS: CITAS, ADMISIONES, AUTORIZACIONES, LIQUIDACION, RADICACION, AUDITORIA CONCURRENTE DE CUENTAS MÉDICAS, GESTION DE GLOSAS, CONCILIACION DE OBJECIONES Y CONCILIACION DE GLOSAS DE PRIMERA INSTANCIA. CITAS ALCANCE Prestación de servicios para el proceso técnico administrativo de asignación de citas, solicitadas personalmente o a través del Call Center, para la atención en consulta médica especializada y subespecializada en las Áreas Funcionales de Atención de la Unidad Estratégica de Servicios Ambulatorios, a los pacientes de las diferentes Entidades Responsables de Pago, Empresas Promotoras de Salud, Administradoras de Riesgos Laborales, Entes Territoriales, Particulares y Otros pagadores, incluidos entre otros: Regímenes Excepcionales y Administradoras de Pólizas o Seguros de Salud, con los que se tenga suscrito contrato de prestación de servicios de salud ambulatorios, o los servicios ambulatorios que sean debidamente autorizados por las entidades ya mencionadas. SUBPROCESOS

Verificación en las base de datos


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Asignación de la cita

Orientación al usuario

ACTIVIDADES a) Atender a la persona que se presenta a solicitar la cita y a quien la solicita a través

del Call Center.

b) Recepcionar y verificar los documentos o la información brindada sobre el paciente,

en relación con: historia clínica, autorización de servicios, carnet, y documento de

identificación del paciente.

c) Verificar en las bases de datos la información recibida sobre el paciente (Fosyga –

Secretaria de Salud – etc.)

d) Confrontar la solicitud de cita hecha para el paciente con la oferta existente de

consulta médica especializada y subespecializada en las Áreas Funcionales de

Atención de la Unidad Estratégica de Servicios Ambulatorios y asignar la cita en el

sistema de información del HOSPITAL, ingresando todos los datos del paciente y/o

procediendo a verificar y actualizar la dirección de domicilio, los números telefónicos

y la Entidad Responsable de Pago.

e) Imprimir el recordatorio de cita o validar con la persona que solicita la cita la

información sobre la fecha y la hora, para la que fue asignada.

f) Entregar a la persona que se presentó a solicitar la cita el recordatorio de la misma

g) Orientar a la persona que solicitó la cita sobre la fecha, la hora y el sitio,

correspondientes para la cita asignada

h) Dar a conocer a la persona que solicitó la cita, la información sobre las

recomendaciones que existan para el tipo de consulta asignada.

ADMISIONES ALCANCE Prestación de servicios del proceso técnico administrativo de admisiones para atención a los pacientes de las diferentes Entidades Responsables de Pago, Empresas Promotoras de Salud, Administradoras de Riesgos Laborales, Entes Territoriales, Particulares y Otros pagadores, incluidos entre otros: Regímenes Excepcionales y Administradoras de Pólizas o Seguros de Salud, con los que se tenga suscrito contrato de prestación de servicios de salud, que se generen en las atenciones en salud, o los servicios que sean debidamente autorizados por las entidades ya mencionadas, incluye las siguientes actividades: identificación, admisión e ingreso del paciente al sistema de información del HOSPITAL. SUBPROCESOS


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Validación de ingresos.

ACTIVIDADES a) Identificar a los pacientes y comprobar los derechos para proceder a realizar la

apertura de la cuenta en el sistema de información del HOSPTIAL, en la que se

registrará la información relacionada con las atenciones que se le briden.

b) Verificar los derechos de los pacientes (verificar en las bases de datos el tipo de

aseguramiento), revisar la documentación soporte y diligenciar la información

requerida en el sistema.

c) Recopilar y actualizar en el sistema de información del HOSPTIAL la información

necesaria de los pacientes.

d) Identificar el tipo de régimen de seguridad social al que pertenece el paciente para

poder determinar la Entidad Responsable de Pago a la cual se liquidarán los

servicios.

AUTORIZACIONES ALCANCE Prestación de servicios del proceso técnico administrativo para obtener las autorizaciones para los servicios de salud prestados por EL HOSPITAL a los usuarios de las diferentes Entidades Responsables de Pago, Empresas Promotoras de Salud, Administradoras de Riesgos Laborales, Entes Territoriales, Particulares y Otros pagadores, incluidos entre otros: Regímenes Excepcionales y Administradoras de Pólizas o Seguros de Salud, con los que se tenga suscrito contrato de prestación de servicios de salud que se generen en las atenciones en salud, o los servicios que sean debidamente autorizados por las entidades ya mencionadas, incluye las siguientes actividades: ingreso y validación de autorizaciones SUBPROCESOS

Tramite de autorizaciones.

ACTIVIDADES a) Diligenciar los formatos exigidos por la ley para la atención de los pacientes y

tramitar las respectivas autorizaciones.

b) Realizar los envíos de acuerdo con los tiempos definidos por la normatividad

c) Registrar las autorizaciones y los soportes de envíos


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LIQUIDACIÓN ALCANCE Liquidación de los servicios prestados en el HOSPITAL a los pacientes, realizando el cargue oportuno que se configura con el registro de los diferentes servicios de salud prestados a los pacientes o liquidación de los mismos, los cuales se ven reflejados en las facturas, a las cuales se anexan los soportes necesarios para generar las cuentas con los requerimientos exigidos. SUBPROCESOS

Confirmación procedimientos, actividades e insumos ordenados.

Recibo y revisión de las facturas de los servicios hospitalarios.

Registro de trazabilidad física de facturas.

ACTIVIDADES a) Prestar el servicio de liquidación con calidad e idoneidad.

b) Manejar y capacitar permanentemente al personal sobre los diferentes manuales

tarifarios y normas relacionadas con el proceso de liquidación de servicios.

c) Liquidar la totalidad de los servicios prestados a los pacientes, e informar a los

Subgerentes de Servicios de Salud del HOSPITAL o a quien éstos designen como

responsables, sobre las probables causales de glosas subsanables para su

corrección.

d) Entregar un informe de producción mensual que consolide la información sobre las

facturas elaboradas y producidas en el sistema, con el fin de evaluar la gestión y la

producción del área de acuerdo con los indicadores definidos por EL HOSPITAL.

e) Generar las facturas correspondientes a cada Entidad Responsable de Pago, de

acuerdo con los requisitos y parámetros establecidos en la resolución 3374 de 2000,

o aquellas que la modifiquen o sustituyan, y con los contratos de prestación de

servicios de salud vigentes.

f) Realizar la liquidación día a día de las atenciones de los servicios de salud

brindadas a los pacientes de todos los servicios del HOSPITAL.

g) Llevar a cabo los respectivos ajustes en el proceso de liquidación de servicios que le

permita al HOSPITAL cumplir con la normatividad vigente y/o aquellas normas que

deban implementarse.

h) Mantener sigilo y confidencialidad sobre los diagnósticos y procedimientos

realizados a los pacientes.


49:52

i) Firmar las facturas elaboradas en original y copia, este procedimiento comprende

firma del facturador y del paciente.

j) Registro de las facturas cerradas en una herramienta tecnológica que permita el

control físico de facturas generadas (trazabilidad).

RADICACIÓN ALCANCE Auditoría técnica y administrativa de cuentas; revisión y pre conciliación de glosas previas al radicado de las facturas y reporte de los radicados al área contable. SUBPROCESOS

Auditoria administrativa de cuentas.

Auditoría técnica de cuentas.

Radicación y entrega de facturas a las Entidades.

ACTIVIDADES a) Revisar los contenidos de los soportes requeridos de acuerdo a los cargues que

se hallan en las facturas

b) Revisar la existencia de los trámites iniciales de admisión y autorizaciones para

la atención

c) Solicitar los soportes necesarios para cumplir con los requerimientos de la

factura

d) Avalar o devolver las facturas en las cuales se evidencie que hay inconsistencias

e) Garantizar la práctica de la auditoría a la pre factura y la factura, para subsanar

la glosa antes del cierre, en la totalidad de las facturas tramitadas en el

HOSPITAL de los pacientes hospitalizados que egresen en horas hábiles de

lunes a sábado.

f) Recibir las cuentas numeradas de los facturadores y auditoras concurrentes

g) Las facturas deberán ser radicadas dentro de los primeros veinte (20) días

calendario del mes siguiente a la prestación del servicio o con la periodicidad

definida en el contrato entre el HOSPITAL y la entidad responsable de pago a la

que se le prestaron servicios.

h) Radicar las facturas con sus respectivos soportes, anexando una lista de

chequeo con las facturas entregadas a las entidades responsables del pago y

que son enviados por el HOSPITAL.

AUDITORIA CONCURRENTE ALCANCE


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Seguimiento a los registros sobre los aspectos asistenciales a los pacientes en las áreas asistenciales del HOSPITAL. SUBPROCESOS

Concurrencia

ACTIVIDADES a) Detectar los servicios que se brindan a los pacientes que son potenciales

generadores de glosas y objeciones por parte de las Entidades Responsables del

pago, priorizar y tramitar las alternativas de solución para las mismas

b) Detectar la subfacturación o sobrefacturación en las cuentas de los usuarios y

tramitar las alternativas de solución para las mismas

Notificar las novedades a los Subgerentes de Servicios de Salud del HOSPITAL o a

quien éstos designen como responsables, a través de los medios más expeditos.

c) Supervisar el cumplimiento de labores propias de los facturadores de los diferentes

servicios áreas asistenciales del HOSPITAL.

d) Llevar a cabo la auditoria a las pre-facturas catalogadas como prioritarias y tramitar

las alternativas de solución para las inconsistencias encontradas en ellas.

e) Realizar auditoría concurrente presencial a la totalidad de los pacientes

hospitalizados en las diferentes áreas asistenciales del HOSPITAL.

GESTIÓN DE GLOSAS ALCANCE Proceso con el que se lleva a cabo el control de las glosas de tipo administrativo, asistencial o de pertinencia que presentan las Entidades Responsables del Pago al HOSPITAL, desde su recepción, inclusión en el sistema de información, recuperación de los soportes necesarios para dar respuesta a las glosas recibidas hasta el envío de las respuestas relacionadas en los trámites correspondientes y los oficios respectivos, incluyendo el registro de dichas respuestas en el sistema. SUBPROCESOS

Radicación de trámites de respuesta a glosas y oficios

Registro de glosas en el sistema

Revisión y respuestas a glosas administrativas.

Revisión y respuestas a glosas asistenciales.

ACTIVIDADES


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a) Responder las glosas de acuerdo con los términos establecidos por la normatividad

legal vigente, así como lo establecido en los contratos entre el HOSPITAL y las

diferentes Entidades Responsables del Pago

b) Reportar en forma mensual al Comité de glosas del HOSPITAL los detalles de las

causas de las glosas aceptadas.

c) Adoptar las recomendaciones del HOSPITAL que se generen como consecuencia

del análisis de los informes de glosas, sobre los elementos que correspondan al

desarrollo del contrato.

d) Retroalimentar al HOSPITAL con respecto a los hallazgos que requieran de su

intervención en lo que a los procesos asistenciales se refiera.

e) Registro de las glosas en el sistema de información del HOSPITAL.

f) Control y definición de los tiempos para el trámite de glosas en concordancia con

los determinados en la normatividad vigente.

g) Clasificación de las glosas de acuerdo con la naturaleza de las mismas

(administrativa y pertinencia)

h) Clasificación de las devoluciones de acuerdo a la naturaleza de las mismas

i) Consecución de los soportes requeridos para dar respuesta a las glosas recibidas

por el HOSPITAL

j) Organizar los trámites de respuestas de las glosas con los soportes cuando se

requieran

k) Generar de las cartas con la relación de los trámites y los soportes para su

radicación ante las Entidades Responsables del Pago

CONCILIACION DE OBJECIONES Y CONCILIACION DE GLOSAS DE PRIMERA INSTANCIA ALCANCE Proceso con el que se lleva a conciliación con las Entidades Responsables del Pago las objeciones y las glosas de tipo administrativo, asistencial o de pertinencia que no fueron aceptadas por el HOSPITAL, que inicia con la programación de la reunión con los representantes de las Entidades Responsables del Pago, hasta la firma de las actas de conciliación. SUBPROCESOS

Conciliación de Objeciones y Glosas en primera instancia

ACTIVIDADES

a) Gestionar con los representantes de las Entidades Responsables del Pago las

reuniones para la conciliación.


52:52

b) Conciliar con los representantes de las Entidades Responsables del Pago las glosas

no aceptadas siguiendo los parámetros establecidos por el HOSPITAL a través del

Área Financiera.

c) Informar al Área Financiera del HOSPITAL sobre las conciliaciones tramitadas con

los representantes de las Entidades Responsables del Pago.

d) Adoptar las recomendaciones del HOSPITAL de acuerdo con los informes del

trámite de conciliaciones en elementos que correspondan al desarrollo del contrato.

e) Retroalimentar a la HOSPITAL con respecto a los hallazgos que requieran de su

intervención en lo que a los procesos asistenciales se refiera.

f) Consecución de los soportes requeridos para tramitar en las conciliaciones

g) Generación de las cartas con la relación de los trámites de las conciliaciones.

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La descripción de la necesidad que se pretende … · Para que estos controles sean efectivos, es de suma importancia que el ... de flujos de dinero. Bajo la anterior perspectiva,