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GAD MUNICIPAL DE LOJA
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LA EMPRESA PÚBLICA MUNICIPAL DE VIVIENDA DE LOJA VIVEM E-P
CONSIDERANDO
Que en el Suplemento del Registro Oficial Nº 48 del 16 de octubre de 2009, se publicó
la Ley Orgánica de Empresas Públicas, cuyas disposiciones regulan la constitución,
organización, funcionamiento, fusión, escisión y liquidación de las empresas públicas
que no pertenezcan al sector financiero y que actúen en el ámbito internacional,
nacional, regional, provincial o local; así como el establecimiento de los mecanismos de
control económico, administrativo, financiero y de gestión que se ejercerán sobre ellas,
de acuerdo a lo dispuesto por la Constitución de la República.
Que mediante Ordenanza Nº 21-2011 de 4 de agosto de 2011, el Concejo del Gobierno
Autónomo Descentralizado Municipal de Loja, crea la Empresa Pública Municipal de
Vivienda de Loja VIVEM EP.
Que el artículo 147 del Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y
Descentralización, establece que el Estado en todos los niveles de gobierno garantizará
el derecho a un hábitat seguro y saludable y una vivienda adecuada y digna, con
independencia de la situación social y económica de las familias y personas.
Que el artículo 9, numeral 7 de la Ley Orgánica de Empresa Públicas, establece como
atribución del Directorio de la Empresa aprobar el Orgánico Funcional de la empresa,
en base a la propuesta presentada por el Gerente General.
Que las funciones de la Empresa Pública Municipal de Vivienda de Loja se rigen en, la
Ley Orgánica de Empresas Públicas, Código Orgánico de Planificación y Finanzas
Públicas, LOSEP, Código Tributario, Ordenanzas, Reglamentos y demás normativas
aplicables que norman el funcionamiento de las empresas públicas.
Que la Empresa Pública Municipal de Vivienda de Loja, ha asumido el reto en
propiciar el desarrollo social. Para lograr este objetivo en primer término debe ajustar su
organización administrativa interna, para lo cual, es necesario construir la Estructura
Orgánica Funcional de la Empresa, la cual se consolida en el presente documento.
Que la estructura abre la posibilidad de organizar el trabajo en la Empresa para enfrentar
aspectos en el orden administrativo, económico, social, humano y material que requiere
la ciudad de Loja, con lo cual el esfuerzo y trabajo en equipo de todas las jefaturas
tendrán una meta común.
En uso de las atribuciones que le confiere la Ordenanza Nº 21-2011 de creación de la
Empresa Pública Municipal de Vivienda de Loja.
EXPIDE:
El presente “MANUAL ORGANICO FUNCIONAL DE LA EMPRESA PÚBLICA
MUNICIPAL DE VIVIENDA DE LOJA VIVEM-EP”.
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TITULO I
Art. 1.- DE LA NATURALEZA Y FINES.- La Empresa Pública Municipal de
Vivienda de Loja VIVEM EP, es una entidad con personería jurídica de derecho
público, con patrimonio propio, dotada de autonomía presupuestaria, financiera,
económica, administrativa y de gestión, que opera sobre bases comerciales y cuyo
objetivo es la prestación de un servicio público para facilitar la construcción de
soluciones habitaciones de carácter social y sus servicios complementarios, conexos y
afines que pudieren ser considerados de interés colectivo, que se prestarán en base a
los principios eficiencia, accesibilidad, calidad, responsabilidad, continuidad, seguridad
y precios equitativos.
Art. 2.- PRINCIPIOS Y VALORES
EFICIENCIA: Hace referencia a los recursos empleados y los resultados obtenidos
EFICACIA: Capacidad para lograr un fin empleando los mejores medios posibles
ACCESIBILIDAD: Supone un derecho que otorga a un individuo la posibilidad
concreta y real de entrar a un proyecto de vivienda.
CALIDAD: Conjunto de características de una entidad que le confiere la aptitud para
satisfacer las necesidades establecidas y las implícitas.
SEGURIDAD: Confianza basada en los conocimientos
TRANSPARENCIA: Procesos claros y transparentes, rendición de cuentas y control
ENTREGA: Amor a la empresa y a la ciudad, no sujetos a horarios, desprendimientos
para realizar el trabajo sin egoísmos.
RESPONSABILIDAD: Cumplir con los compromisos, planificación institucional,
planes y programas, a todo nivel.
AGILIDAD: Diligencia en los trámites y servicios.
CAPACIDAD: Servicio a la institución y ciudadanía, prestar servicios de calidad y
promover el desarrollo social de la comunidad.
SOLIDARIDAD: Trabajo en equipo para cumplir con los proyectos sociales
LEALTAD: Prudencia en los procesos, coherencia en lo personal e institucional.
ETICA: Profesional y de procedimientos.
RESPONSABILIDAD: Planificación estratégica institucional.
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DIRECTORIO
IMAGEN: Institución eficiente para que la gente vea y aprecie los cambios
institucionales.
TITULO II.- ESTRUCTURA ORGÁNICA
NIVEL DIRECTIVO
NIVEL EJECUTIVO
NIVEL ASESOR
NIVEL DE APOYO
NIVEL OPERATIVO
VISION
Líderes en la ejecución de programas habitacionales de interés social
GERENCIA
GENERAL
JURIDICO AUDITORIA
INTERNA
SECRETARIA
TRABAJO SOCIAL
BONO DE
VIVIENDA
JEFATURA
TALENTO HUMANO
JEFATURA
TÉCNICA
JEFATURA
FINANCIERA
FISCALIZACIÓN
CONTABILIDAD
ESTUDIO Y DISEÑO
PROYECTOS
CONTROL INTERNO
CONTRATACIÓN
PÚBLICA
RECAUDACIÓN
COMPRAS PÚBLICAS
ÍNFIMA CUANTIA
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MISION
Construir vivienda confortable a bajo costo, para dignificar las condiciones de vida de
las familias lojanas.
Art. 3.- La estructura orgánica de la Empresa Pública Municipal de Vivienda de Loja,
está integrada por los siguientes niveles, de conformidad a la estructura propuesta.
NIVEL DIRECTIVO
Directorio
Presidente Directorio
NIVEL EJECUTIVO
Gerencia General
NIVEL ASESOR
Auditoría Interna
Jurídico
NIVEL APOYO
Secretaria
Trabajo Social
Bono de la Vivienda
NIVEL OPERATIVO
Jefatura Financiera
Contabilidad
Control Interno
Recaudación
Compras Públicas ínfima cuantía
Jefatura Técnica
Fiscalización
Estudio y diseño de proyectos
Contratación Pública
Jefatura de Talento Humano
CAPITULO I: NIVEL DIRECTIVO
Art.4.- Descripción y Objetivo.- El Nivel Directivo es el órgano máximo de la
Empresa Pública Municipal de Vivienda de Loja y está integrado por 5 miembros y será
la máxima autoridad de la empresa.
Art.5.- Son miembros principales del Directorio
a.- Quién ejerce la Alcaldía de Loja o su delegada o delegado
b.- Una o un concejal, designado por el Concejo Municipal
c.- El Director de Prospectiva y Proyectos del GAD Municipal de Loja
d.- El Gerente General de EMAAL-EP
e.- El Director Provincial del MIDUVI
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Para todos los miembros del Directorio con excepción de quien ejerce la Presidencia se
designará una o un suplente de la misma forma como se procede para la elección de las
o los principales.
Las y los integrantes del Directorio, durarán dos años en sus funciones a excepción de
quien ejerza la Alcaldía, quien durará todo el periodo para el que fue elegida o elegido y
mientras conserve la condición de tal.
DIRECTORIO
Nivel: Directivo
FUNCIONES DEL DIRECTORIO
Art.6.- Son funciones del Directorio:
1. El directorio sesionará ordinariamente cuando menos una vez al mes y
extraordinariamente a petición de quien ejerciere la Presidencia, la Gerencia
General o de dos o más de sus miembros con derecho a voto.
2. En las sesiones del Directorio sólo podrán tratarse los temas para cuyo estudio y
resolución, el mismo fuere convocado.
3. El directorio podrá sesionar sin necesidad de convocatoria previa en cualquier
tiempo y lugar, dentro del territorio nacional para tratar cualquier asunto
siempre y cuando estén presentes todos sus miembros principales.
4. Por unanimidad de los asistentes a la sesión, el Directorio podrá acordar,
deliberar y resolver en forma reservada sobre puntos del orden del día.
5. Establecer las políticas y metas de la empresa en concordancia con el plan de
desarrollo cantonal.
6. Legislar y fiscalizar la administración de la empresa
7. Conocer y someter a consideración del Alcalde los procesos de expropiación
que faciliten la urbanización del suelo y contribuya a solucionar el problema
habitacional del cantón Loja.
8. Aprobar los proyectos de ordenanzas relativos al giro de negocios y servicios
prestados por la empresa, antes de que sean presentados para conocimiento del
Concejo Municipal.
9. Aprobar y modificar los reglamentos internos y manuales operativos para el
desenvolvimiento técnico y administrativo de la empresa, aprobados por quien
ejerza la Gerencia General.
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10. Conocer y aprobar los costos de las unidades habitacionales de los distintos
programas y proyectos que se realicen, sobre la base de los estudios técnicos
que se presente, los que deberán estar ajustados a los criterios de solidaridad,
accesibilidad, equidad, calidad, así como las contribuciones especiales de
mejoras, en función de las obras realizadas y de conformidad con la capacidad
contributiva de los usuarios cuidando que estas sean justas y equitativas.
11. Dictar la reglamentación interna para determinar los ordenadores del gasto y la
cuantía hasta por la cual quien ejerza la gerencia pueda comprometer en
obligaciones a nombre de la empresa.
12. Autorizar la contratación de los créditos o líneas de crédito, así como las
inversiones que se consideren necesarias para el cumplimiento de los bienes y
objetivos empresariales.
13. Conocer y aprobar la contratación colectiva, y, los niveles salariales de las y los
servidores de la Empresa.
14. Autorizar a quien ejerza la Gerencia General la transferencia de los bienes, así
como la constitución de gravámenes o limitaciones al derecho de dominio de
los bienes de la Empresa, en el marco de la ley. Cuando el valor de los bienes
sea inferior al 0,000001 del Presupuesto General del Estado, no se requiere
autorización.
15. Conocer y resolver en última instancia sobre las reclamaciones o apelaciones
administrativas que presenten las personas naturales o jurídicas, respecto de las
resoluciones administrativas dictadas por quién ejerza la Gerencia General.
16. En todas las modalidades en que la Empresa Pública Municipal de Vivienda de
Loja VIVEM EP participare como socio o accionista, el Directorio de la
Empresa, buscará precautelar que su patrimonio no sufra menoscabo, y que
participe en las mejores condiciones en la constitución, administración y
beneficios de las sociedades y asociaciones, así como los réditos que se
obtengan sean reinvertidos para una mejor prestación de los servicios que
brinde, buscando la satisfacción de las necesidades colectivas con rentabilidad
social.
17. Conocer y resolver sobre el informe anual de la o el Gerente General, así como
los estados financieros de la Empresa cortados al 31 de diciembre de cada año.
18. Resolver y aprobar la fusión escisión o liquidación de la Empresa Pública
19. Disponer el ejercicio de las acciones legales, según el caso, en contra de ex
administradores de la Empresa Pública.
20. Aprobar el presupuesto general de la Empresa y las demás que le asigne la ley,
y esta Ordenanza.
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CAPITULO II: NIVEL EJECUTIVO
Art 7.- Descripción y Objetivo.- Representado por la Gerencia General; gerencias de
filiales y subsidiarias, a este nivel compete formular los programas y planes de acción
para ejecutar las políticas y directrices impartidas por el Directorio y coordinar en forma
general las actividades.
GERENCIA GENERAL
Nivel: Ejecutivo
La Gerencia General depende orgánicamente del: Directorio
Art. 8.- Descripción y Objetivo.- Dirigir la marcha técnica y administrativa,
representarla legalmente, coordinar y armonizar sus actividades con las políticas y
objetivos de la Empresa Pública Municipal de Vivienda de Loja compete tomar las
decisiones, impartir las instrucciones que deberán cumplirse. Es el encargado de
coordinar y supervisar el cumplimiento eficiente y oportuno de las actividades.
FUNCIONES DE LA GERENCIA GENERAL
Art .9 Son funciones de la Gerencia General:
1. Definir, conducir, organizar y supervisar la administración de VIVEM EP, de
acuerdo con el plan estratégico y demás resoluciones del Directorio.
2. Coordinar la actividad de VIVEM EP, con las otras dependencias y empresas
municipales en aspectos que fueren pertinentes, cuidando que los planes y
programas municipales y la coordinación con los gobiernos locales para la
ejecución de programas de desarrollo en cada jurisdicción.
3. Celebrar, en nombre de VIVEM EP, todo acto o contrato por medio del cual se
adquieran bienes, derechos y obligaciones, y aceptar herencias con beneficio de
inventario, legados y donaciones.
4. Dirigir y supervisar el trabajo de las o los funcionarios, servidores y
trabajadores.
5. Controlar la ejecución de programas y proyectos, dar cuenta de ello al Directorio
y disponer medidas necesarias para el cumplimiento de los objetivos y metas de
VIVEM EP.
6. Planificar y desarrollar promociones comerciales sobre los servicios que presta
VIVEM EP.
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7. Designar de entre las y los funcionarios de la e presa del nivel ejecutivo a la o el
Gerente General Subrogante, siendo funcionario de la misma Empresa.
8. Informar al Directorio sobre la designación de la o el Gerente General
Subrogante.
9. Dirigir la elaboración del presupuesto anual de la Empresa y presentarlo a
consideración y aprobación del Directorio.
10. Proponer al Directorio, de conformidad a las normas legales y reglamentarias,
las remuneraciones de las y los servidores de la Empresa, debiendo contar con
informe favorable de la Jefatura Financiera.
11. Asegurar la implementación, funcionamiento y actualización de los sistemas de
administración financiera, de presupuesto, de determinación y recaudación de
los recursos financieros, de tesorería y de contabilidad, incluyendo el control
interno dentro de dichos sistemas;
12. Dictar en caso de emergencia, medidas de carácter urgente o transitorio, y dar
cuenta de ellas al Directorio;
13. Presentar dentro de los primeros tres meses de cada año y cuando fuere
requerido, informes al Directorio y al I. Concejo del GAD Municipal, a cerca de
la gestión administrativa y del cumplimiento de los planes y programas
aprobados, en una sesión extraordinaria que para el efecto convocará la o el
Presidente del Directorio;
14. Concurrir a las sesiones del I. Concejo del Gobierno Autónomo Descentralizado
Municipal de Loja y demás organismos municipales, que requieran de su
presencia;
15. Resolver, previo informe del Área Financiera y de Auditoría, la baja de títulos
incobrables;
16. Decidir sobre las apelaciones o recursos que se interpusieren, en sede
administrativa, de las resoluciones dictadas por las o los funcionarios de VIVEM
EP;
17. Diseñar las políticas de prestación de servicios de acuerdo con la Constitución y
la ley;
18. Dictar los reglamentos internos y manuales de procedimiento que fueren
necesarios para el buen funcionamiento de la Empresa;
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19. Las demás establecidas en la ley, la presente ordenanza; y,
20. Las que el Directorio le atribuya en forma extraordinaria.
CAPITULO III: NIVEL ASESOR
Art 10.- Descripción y Objetivo.-El nivel asesor, constituye la instancia de consulta y
asesoramiento en la toma de decisiones de la Empresa.
Depende orgánicamente: De la Gerencia General y está conformado por:
Auditoría Interna
Jurídico
AUDITORIA INTERNA
Nivel: Asesor
Auditoría Interna depende orgánicamente de la: Gerencia General
FUNCIONES AUDITORÍA INTERNA
Las labores de Auditoría Interna serán desarrolladas por el personal designado para la
unidad conforme a ley. Las obligaciones serán las que se establecen en la Ley Orgánica
de la Contraloría General del Estado.
Art.11.- Son funciones de Auditoría Interna:
1. Realizar Auditorías y exámenes especiales con posterioridad a la ejecución de
los programas habitacionales de la Empresa VIVEM EP.
2. Revisar y evaluar el sistema de control interno y proponer las recomendaciones
correspondientes.
3. Asesorar, informar y recomendar al Directorio, Gerente y Jefes Departamentales
sobre el control interno, contable, financiero, administrativo y técnico.
4. Evaluar y verificar el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias
y recomendaciones emitidas por la Auditoría.
5. Cumplir con las políticas y normas técnicas dictadas por la Contraloría General
del Estado.
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6. Presentar a la Contraloría General del Estado el Plan Operativo Anual de
Trabajo de cada ejercicio económico para fines de coordinación de labores de
Auditoría.
7. Verificar que los sistemas de información interna y externa sean correctos y
oportunos.
8. Absolver oportunamente las consultas que realicen el nivel ejecutivo y los jefes
departamentales.
9. Los demás que consten en Leyes, Decretos, Reglamentos, manuales y
Resoluciones Administrativas.
JURÍDICO
Nivel: Asesor
El Jurídico depende orgánicamente de la: Gerencia General
FUNCIONES JURÍDICO DE LA EMPRESA
Art 12.- Son funciones del Jurídico de la Empresa:
1. Representar legalmente conjuntamente con el Gerente General
2. Patrocinar todo asunto legal de la Empresa.
3. Coordinar las labores jurídicas de la Empresa
4. Recopilar y estudiar información jurídica
5. Asesorar en materia legal al Gerente General
6. Elaborar y revisar las propuestas de reforma a leyes, reglamentos y resoluciones.
7. Elaborar toda clase de contratos, de conformidad a lo que establecen las leyes
correspondientes.
8. Asesorar en materia jurídica al nivel ejecutivo y demás órganos administrativos
de la Empresa
9. Otras inherentes a la empresa y dispuestas por el Gerente General
CAPITULO IV: NIVEL DE APOYO
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Art.13.- Descripción y objetivo.- Apoyar al cumplimiento de las actividades de la
Empresa, para el desarrollo de las acciones y programas de trabajo, está integrado por:
Secretaría
Trabajo Social
Bono de vivienda
SECRETARÍA
Nivel: Apoyo
La Secretaría depende orgánicamente de la: Gerencia General
FUNCIONES DE LA SECRETARÍA
Art. 14.- Son funciones de la Secretaría:
1. Recepción de toda la documentación que ingresa a la Empresa
2. Atender al público personal y telefónicamente para orientar a los usuarios
3. Coordinar los trámites necesarios para dar un buen servicio a los usurarios
4. Llevar la agenda del Gerente General
5. Participar en las sesiones del Directorio
6. Elaborar las actas de las sesiones del Directorio
7. Coordinar los programas de los sorteos de los diversos programas de la Empresa
8. Administrar y custodiar el Archivo de la Secretaría
9. Las demás asignadas por ley y por orden superior
TRABAJO SOCIAL
Nivel: Apoyo
Trabajo Social depende orgánicamente de la: Gerencia General
FUNCIONES DE TRABAJO SOCIAL
Art 15.- Son funciones de Trabajo Social:
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1. Facilitar información y conexiones sociales con los organismos de recursos
socioeconómicos (articular redes)
2. Conocer, gestionar y promocionar los recursos existentes entre sus virtuales
usuarios y los profesionales de otras ramas de los potenciales usuarios y los
profesionales de otras ramas de las ciencias que pueden estar en contacto con sus
potenciales usuarios.
3. Brindar orientación, promoción y divulgación entre personas, familias, grupos y
comunidades de todos los proyectos habitacional de interés social que planifica
y ejecuta la Empresa Pública Municipal de Vivienda VIVEM-EP.
4. Recepción de carpetas de los futuros beneficiarios en los distintos proyectos de
vivienda, así como la revisión de documentos.
5. Elaborar el correspondiente informe socio-económico que permitirá definir si
califica o no el posible beneficiario.
6. Realizar investigaciones sociales
7. Realizar visitas domiciliarias para verificar la autenticidad de la información
proporcionada en la entrevista.
8. Intervenir en la calificación de futuros beneficiarios para los distintos proyectos
de vivienda que ejecuta la Empresa, conjuntamente con el Presidente del
Directorio.
9. Participar en la gestión, formulación, ejecución, evaluación de planes,
programas y proyectos de vivienda de interés social dirigidos a mejorar las
condiciones de vida de la colectividad lojana.
10. Organizar los sorteos para la adjudicación de las viviendas.
11. Elaborar el informe Socio Económico para la declaratoria de Interés Social de
los proyectos de vivienda.
12. Otras inherentes a la empresa que sean dispuestas por la Autoridad Nominadora.
BONO DE LA VIVIENDA
Nivel: Apoyo
Bono de la Vivienda depende orgánicamente de la: Gerencia General
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FUNCIONES DEL BONO DE LA VIVIENDA
Art 16.- Son funciones del bono de la vivienda:
1. Entrega de requisitos e información de los requisitos para postular al bono de la
vivienda.
2. Recepción de documentos para postulantes del bono de la vivienda
3. Llenar los formularios para postulantes al bono de la vivienda
4. Enviar documentación relacionada con el bono de la vivienda al MIDUVI
5. Seguimiento a los trámites de los postulantes al bono ante el MIDUVI, hasta el
desembolso.
6. Informes a Gerencia General sobre los postulantes al bono
7. Otras inherentes a la Empresa y dispuestas por Autoridad Nominadora
CAPITULO V: NIVEL OPERATIVO
Art 17.- Descripción y Objetivo.- Suministrar servicios de apoyo de carácter
administrativo financiero para que la empresa pueda desempeñarse en forma efectiva y
eficiente.
Nivel encargado de cumplir directamente con los objetivos y finalidades de la empresa
y ejecutar los planes, programas, proyectos y demás políticas y decisiones del nivel
ejecutivo.
Depende orgánicamente: De Gerencia General y está conformado por
Jefatura Financiera Administrativa
Jefatura Técnica
JEFATURA FINANCIERA
Nivel: Operativo
Jefatura Financiera depende orgánicamente de la: Gerencia General
Art. 18.- Objetivo y Descripción.- Cumplir con las disposiciones legales pertinentes,
poniendo en funcionamiento y manteniendo en la Empresa, un conjunto de normas y
procedimientos que integren y coordines la administración financiera.
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Depende orgánicamente de la Gerencia General y está conformada por
Contabilidad
Control Interno
Compras Públicas, ínfima cuantía
Recaudación
FUNCIONES DE LA JEFATURA FINANCIERA
Art. 19.- Son funciones de la Jefatura Financiera
1. Planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades financieras de
la empresa
2. Elaborar los planes operativos del área administrativa y financiera
3. Diseñar y sugerir la adopción de sistemas de control de gestión para la empresa.
4. Administrar y controlar los recursos financieros en forma eficiente, efectiva y
económica.
5. Preparar la proforma presupuestaria
6. Controlar la ejecución del Presupuesto
7. Cumplir y hacer cumplir en el área de su competencia las normas y principios de
control interno y de manejo de fondos.
8. Supervisar la elaboración de los estados financieros y más información contable
de la empresa, analizarla y presentarla a consideración y aprobación del
Gerente.
9. Organizar y diseñar procedimientos para adquisiciones
10. Organizar, dirigir y mantener los sistemas de recaudación, custodia y pago de
recursos financieros.
11. Evaluar con la Jefatura técnica el avance y cumplimiento de proyectos y
programas y adoptar los ajustes y correctivos necesarios.
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12. Controlar la correcta administración de los fondos rotativos y cajas chicas y
autorizar su reposición y liquidación.
13. Organizar, controlar y mantener los procedimientos de recepción,
almacenamiento, registro y entrega de los inventarios de bienes.
14. Procurar la capacitación del personal del área financiera.
15. Revisar y supervisar los informes y reportes de caja, cuentas por pagar, cuentas
por cobrar y otras, con el fin de cumplir oportunamente las obligaciones y
recaudar los recursos de la empresa.
CONTABILIDAD
Nivel: Operativo
Contabilidad depende orgánicamente de la de la Jefatura Financiera
FUNCIONES DE CONTABILIDAD
Art. 20.-Son funciones de Contabilidad
1. Registro y control patrimonial y presupuestario
2. Organizar y efectuar el registro contable de todas las operaciones y
transacciones económicas de la Empresa.
3. Colaborar en las actividades de planificación del área administrativa financiera
4. Preparar y presentar los estados financieros, para la toma de decisiones.
5. Preparar la información financiera para la elaboración de la proforma
presupuestaria de la Empresa.
6. Organizar y mantener el archivo de documentos contables según las normas
pertinentes.
7. Elaborar los roles de pago de nómina, planillas de aportes al IESS, liquidación
del impuesto al valor agregado IVA, y, del impuesto a la renta de la Empresa.
8. Llevar actualizados los registros contables de los bienes e inventarios de la
Empresa.
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9. Efectuar los registros contables y ejecutar el control presupuestario previo,
relacionado con el compromiso, obligación y pago, a fin de determinar la
propiedad, legalidad, veracidad y conformidad de las operaciones y la
documentación soporte.
10. Clausurar y liquidar el presupuesto respectivo
11. Mantener actualizado el registro de garantías, obligaciones y más compromisos
financieros.
12. Llevar el registro y control del movimiento de las cuentas bancarias
13. Las demás que le asigne el Jefe Financiero o la autoridad nominadora
CONTROL INTERNO
Nivel: Operativo
Depende orgánicamente de la Jefatura Financiera
FUNCIONES DE CONTROL INTERNO
Art 21.- Son funciones de Control Interno:
1. Controlar y analizar las notas de débito y crédito
2. Conciliar las cuentas bancarias
3. Seguimiento y control de garantías de los contratistas
4. Control y verificación de los ingresos de los beneficiarios con los estados de
cuenta.
5. Elaborar retenciones a proveedores
6. Llenar facturas previo al pago a proveedores
7. Organizar y mantener el archivo de las garantías
8. Control y Registro de los activos de la empresa
9. Los demás que sean asignadas por orden superior, acordes a la naturaleza de su
función.
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RECAUDACIÓN
Nivel: Operativo
Depende orgánicamente de la Jefatura Financiera
FUNCIONES DE RECAUDACIÓN
Art 22.- Son funciones de Recaudación:
1. Llenar los traspasos de dominio para las escrituras de los beneficiarios de los
proyectos de la Empresa.
2. Emitir y entregar las papeletas de depósito
3. Cuadrar los depósitos de los beneficiarios con Contabilidad
4. Archivo de los depósitos de los beneficiarios
5. Entregar certificados para el Banco
6. Realizar depósitos diariamente y entregar documentos a Contabilidad
7. Los demás que sean asignadas por orden superior, acordes a la naturaleza de su
función.
COMPRAS PÚBLICAS ÍNFIMA CUANTÍA
Nivel: Operativo
Depende orgánicamente de la Jefatura Financiera
FUNCIONES DE COMPRAS PÚBLICAS ÍNFIMA CUANTÍA
Art 23.- Son funciones de compras públicas ínfima cuantía:
1. Control de facturas de bienes y servicios a través del portal de compras públicas
mecanismo de ínfima cuantía.
2. Ingreso de facturas mensualmente al portal de compras públicas
3. Mantener actualizado el control de los inventarios de materiales
4. Suministrar los informes periódicos, relacionados con las existencias
5. Elaborar comprobantes de ingreso y egreso de materiales
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6. Control y manejo del fondo de caja chica
7. Los demás que sean asignadas por orden superior, acordes a la naturaleza de su
función.
JEFATURA TECNICA
Nivel: Operativo
Depende orgánicamente de la Gerencia General y está conformada por:
Fiscalización
Estudio y diseño de proyectos
Contratación Pública
Art.24.- Descripción y Objetivo.- Suministrar servicios de apoyo de carácter técnico
para que la empresa pueda desempeñarse en forma efectiva y eficiente.
Nivel encargado de cumplir con los objetivos de la empresa y ejecutar el PAC (Plan
Anual de Contrataciones), planes, programas, proyectos y demás políticas y decisiones
del nivel ejecutivo.
FUNCIONES DE LA JEFATURA TÉCNICA
Art.25 Son Funciones de la Jefatura Técnica
1. Velar por el fiel cumplimiento de la Fiscalización en la ejecución de los
proyectos habitacionales; controlando la efectiva ejecución de cada uno de los
proyectos.
2. Revisar los Estudios y Diseños de los proyectos a fin de que su ejecución sea
efectiva.
3. Elaborar pliegos a fin de cumplir los diferentes procesos de contratación.
4. Velar por el cabal cumplimiento del PAC.
5. Controlar que las Recepciones provisionales y definitivas se hagan en el tiempo
establecido por la Ley
6. Velar por la entrega de las viviendas a cada uno de los usuarios que hayan
cumplido con sus obligaciones con la Empresa.
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7. Velar por el cumplimiento de los cronogramas de trabajo en cada uno de los
contratos de la Empresa.
8. Mantener el orden de la documentación generada por cada uno de los contratos
manteniendo un archivo numerado y ordenado a fin de obtener información
oportuna y veraz.
9. Elaborar los indicadores de gestión de la Jefatura Técnica.
10. Mantener informada a las autoridades sobre avance físico de cada uno de los
Proyectos habitacionales.
11. Llevar un control adecuado del movimiento económico en cuanto a pagos de
planillas de cada uno de los contratistas.
12. Coordinar con cada una de las Instituciones a fin de informar adecuadamente
sobre el desarrollo de los proyectos habitacionales.
13. Coordinar la Elaboración de Actas de los beneficiarios tanto para el bono como
para la Entrega de cada una de las viviendas.
14. Coordinar con la Fiscalización y resolver algunos problemas técnicos en la obra
a fin de procurar el avance normal de las obras.
15. Otras inherentes a la Empresa y dispuestas por la Autoridad Nominadora.
FISCALIZACION
Nivel: Operativo
Depende orgánicamente de la Jefatura Técnica
Art. 26.- Fiscalización: Debido a la magnitud de la construcción la Empresa Pública
Municipal de Vivienda de Loja establece la fiscalización y supervisión obligatoria y
permanente, con el objeto de asegurar el cumplimiento del diseño y especificaciones, en
las obras contratadas, las funciones y atribuciones de la fiscalización se indican a
continuación:
Art.27 Son funciones de Fiscalización:
1. Vigilar y responsabilizarse por el fiel y estricto cumplimiento de las cláusulas del
contrato de construcción, a fin de que el proyecto se ejecute de acuerdo a sus
diseños definitivos, especificaciones técnicas, programas de trabajo,
recomendaciones de los diseñadores y normas técnicas aplicables.
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2. Detectar oportunamente errores y/u omisiones de los diseñadores así como
imprevisiones técnicas que requieran de acciones correctivas inmediatas que
conjuren la situación.
3. Garantizar la buena calidad de los trabajos ejecutados.
4. Conseguir de manera oportuna se de soluciones técnicas a problemas surgidos
durante la ejecución del contrato.
5. Obtener que el equipo y personal técnico de las constructoras sea idóneo y suficiente
para la obra.
6. Obtener información estadística sobre personal, materiales, equipos, condiciones
climáticas, tiempo trabajado, etc. del proyecto.
7. Conseguir que los ejecutivos de la entidad contratante se mantengan oportunamente
informados del avance de obra y problemas surgidos en la ejecución del proyecto.
Para que los objetivos puedan cumplirse dentro de los plazos acordados y con los costos
programados, a la fiscalización se le asigna, entre otras, las siguientes funciones,
dependiendo del tipo de obra, magnitud y complejidad del proyecto:
1. Revisar de los parámetros fundamentales utilizados para los diseños contratados y
elaboración o aprobación de "planos para construcción", de ser necesarios.
2. Evaluar periódicamente el grado de cumplimiento de los programas de trabajo.
3. Revisar y actualizar los programas y cronogramas presentados por el contratista.
4. Ubicar en el terreno todas las referencias necesarias, para la correcta ejecución del
proyecto.
5. Sugerir durante el proceso constructivo la adopción de las medidas correctivas y/o
soluciones técnicas que estime necesarias en el diseño y construcción de las obras,
inclusive aquellas referidas a métodos constructivos.
6. Medir las cantidades de obra ejecutadas y con ellas elaborar, verificar y certificar la
exactitud de las planillas de pago, incluyendo la aplicación de las fórmulas de
reajuste de precios.
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7. Examinar cuidadosamente los materiales a emplear y controlar su buena calidad y la
de los rubros de trabajo, a través de ensayos de laboratorio que deberá ejecutarse
directamente o bajo la supervisión de su personal.
8. Resolver las dudas que surgieren en la interpretación de los planos, especificaciones,
detalles constructivos y sobre cualquier asunto técnico relativo al proyecto.
9. Preparar periódicamente, los informes de fiscalización dirigidos al contratante, que
contendrán por lo menos la siguiente información en cada planilla de avance de
obra:
9.1. Porcentaje de avance de obra
9.2. Cálculo de cantidades de obra y determinación de volúmenes acumulados.
9.3. Informes de los resultados de los ensayos de laboratorio, y comentarios al
respecto.
9.4. Análisis y opinión sobre la calidad y cantidad del equipo dispuesto en obra.
9.5. Análisis del personal técnico del contratante.
9.6. Informe estadístico sobre las condiciones climáticas de la zona del proyecto.
9.7. Referencia de las comunicaciones cursadas con el contratista.
9.8. Otros aspectos importantes del proyecto.
10. Calificar al personal técnico de los constructores y recomendar reemplazo del
personal que no satisfaga los requerimientos necesarios.
11. Comprobar periódicamente que los equipos sean los mínimos requeridos
contractualmente y se encuentren en buenas condiciones de uso.
12. Anotar en el libro de obra las observaciones, instrucciones o comentarios que a su
criterio deben ser considerados por el contratista para el mejor desarrollo de la obra.
Aquellos que tengan especial importancia se consignarán adicionalmente por oficio
regular.
13. Verificar que el contratista disponga de todos los diseños, especificaciones,
programas, licencias y demás documentos contractuales.
14. Coordinar con el contratista, en representación del contratante, las actividades más
importantes del proceso constructivo.
15. Participar como observador en las recepciones provisional y definitiva informando
sobre la calidad y cantidad de los trabajos ejecutados, la legalidad y exactitud de los
pagos realizados.
16. Revisar las técnicas y métodos constructivos propuestos por el contratista y sugerir
las modificaciones que estime pertinentes, de ser el caso.
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17. Registrar en los planos de construcción todos los cambios introducidos durante la
construcción, para obtener los planos finales de la obra ejecutada.
18. Elaborar memorias técnicas sobre los procedimientos y métodos empleados en la
construcción de las obras.
19. Expedir certificados de aceptabilidad de equipos, materiales y obras o parte de ellas.
20. Exigir al contratista el cumplimiento de las leyes laborales y reglamentos de
seguridad industrial y plan de manejo ambiental.
ESTUDIO Y DISEÑO DE PROYECTOS
Nivel: Operativo
Estudio y diseño de proyectos, depende orgánicamente de la Jefatura Técnica
FUNCIONES ESTUDIO Y DISEÑO DE PROYECTOS
Art. 28.- Son funciones del área de Estudio y diseño de Proyectos
1. Revisar y aprobar los diseños de cada uno de los Proyectos habitacionales de la
Empresa.
2. Elaborar los presupuestos referenciales, para la ejecución de los proyectos.
3. Coordinar con las diferentes dependencias municipales, a fin de conseguir los
permisos y aprobación de planos.
4. Informar a la Gerencia General de los avances de los permisos y aprobaciones
de cada uno de los proyectos.
5. Orientar en materia de su especialización a los directivos de la Empresa
6. Otras inherentes a la empresa y dispuestas por la Autoridad Nominadora.
CONTRATACION PÚBLICA
Nivel: Operativo
Contratación Pública depende orgánicamente de la: Jefatura Técnica
FUNCIONES DE CONTRATACION PÚBLICA
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Art. 29 Son funciones de Contratación Pública:
1. Manejo y Administración del portal de compras públicas
2. Cotizar y comprar materiales requeridos en la Empresa
3. Elaboración del PAC (Plan Anual de Contratación), en coordinación con la
Jefatura Financiera.
4. Elaboración de pliegos y publicación de los mismos en el portal de Compras
Públicas.
5. Calificación de ofertas y elaboración de actas.
6. Cumplir con la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública,
Reglamentos y normativas vigentes para la contratación Pública.
7. Otras inherentes a la Empresa y dispuestas por Autoridad Nominadora.
JEFATURA DE TALENTO HUMANO
Nivel: Operativo
Depende orgánicamente de la Gerencia General
Art. 30.-Descripción y Objetivo.- Organizar, programar y administrar el Talento
Humano de la empresa, en concordancia a las Leyes y Reglamentos establecidos para
el efecto.
FUNCIONES DE LA JEFATURA DE TALENTO HUMANO
Art-31 Son funciones de la Jefatura de Talento Humano
1. Organizar y administrar el Talento Humano de la Empresa
2. Reclutar y seleccionar al personal idóneo mediante concursos establecidos en la
Ley.
3. Implementar y mantener un sistema de control de personal
4. Preparar programas de capacitación y someterlos a la aprobación del Gerente
5. Elaborar manuales y Reglamentos de personal
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6. Elaborar el calendario de vacaciones del personal
7. Elaborar las acciones de personal
8. Evaluar el rendimiento del personal de acuerdo a las disposiciones del
Ministerio de Relaciones Laborales.
9. Registrar los permisos y sanciones de los servidores
10. Registrar nombramientos y contratos que cumplan con los requisitos de la
LOSEP.
11. Planificar, organizar y supervisar los procesos de administración de recursos
humanos, reclutamiento y selección de personal, clasificación, valoración de
cargos y evaluación del desempeño, capacitación del personal y remuneraciones.
12. Preparar los distributivos de sueldos, salarios
13. Reglamento para la selección de personal
14. Reglamento de Administración del Talento Humano
15. Cumplir y hacer cumplir las normas que rigen para la administración del
personal.
16. Reglamentar el concurso de méritos y oposición
17. Certificar peticiones de los servidores
DISPOSICIONES TRANSITORIAS
PRIMERA.- La Empresa Pública Municipal de Vivienda de Loja, implementará y
estructurará a las Jefaturas de acuerdo al presente manual orgánico funcional, según su
disponibilidad económica y de acuerdo al crecimiento y demanda de los servicios.
DISPOSICIONES GENERALES
PRIMERA.- Lo que no contemple específicamente el presente Reglamento, se sujetará
a lo que dispone la Ley Orgánica de Empresas Públicas, Ordenanzas, Reglamentos,
Resoluciones, Acuerdos, la Ley de Servicio Público y más Leyes que regulen la
actividad de la Empresa.
SEGUNDA.- El presente Manual Orgánico Funcional de la Empresa Pública Municipal
de Vivienda de Loja VIVEM-EP, entrará en vigencia luego de su aprobación por parte
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del Directorio de la Empresa de conformidad a lo que establece el Art.9 literal e) de la
ordenanza que regula la Constitución, Organización y Funcionamiento de VIVEM - EP.
DISPOSICIÓN FINAL
La presente Manual entrará en vigencia a partir de su expedición.
Es dada en el Salón de Sesiones de VIVEM-EP, a los seis días del mes de noviembre
del año dos mil doce.
Ing. Jorge Arturo Bailón Abad Ing. Fernando Gonzalo Saraguro Martínez
PRESIDENTE DIRECTORIO VIVEM-EP SECRETARIO VIVEM-EP
RAZÓN: Gonzalo Fernando Saraguro Martínez, Secretario del Directorio de VIVEM-
EP, CERTIFICA: que el “MANUAL ORGANICO FUNCIONAL DE LA
EMPRESA PÚBLICA MUNICIPAL DE VIVIENDA DE LOJA VIVEM-EP”.; fue
discutida y aprobada en las sesiones ordinarias del Directorio de VIVEM-EP, celebradas
el veinticuatro de septiembre del año dos mil doce y el seis de noviembre del año dos
mil doce, en primer y segundo debate respectivamente; siendo aprobado su texto en la
última fecha; el mismo que es enviado al señor Presidente del Directorio, Ing. Jorge
Bailón Abad; en tres ejemplares para la sanción u observación correspondiente de
conformidad al Artículo 9 literal b) de la ORDENANZA DE CONSTITUCION,
ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA PÚBLICA
MUNICIPAL DE VIVIENDA DE LOJA “VIVEM – EP”. Loja, a los seis días del
noviembre del año dos mil doce.
Fernando Gonzalo Saraguro Martínez
SECRETARIO DE VIVEM-EP
ING. JORGE BAILON ABAD, PRESIDENTE DEL DIRECTORIO DE VIVEM-EP.-
Al tenor del Artículo 9 literal b) de la ORDENANZA DE CONSTITUCION,
ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA PÚBLICA
MUNICIPAL DE VIVIENDA DE LOJA “VIVEM – EP”., SANCIONO expresamente
su texto y dispongo su promulgación para conocimiento del vecindario lojano.- Loja, a
los seis días del mes de noviembre del año dos mil doce.
Ing. Jorge Arturo Bailón Abad
PRESIDENTE DEL DIRECTORIO DE VIVEM-EP
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Proveyó y firmó el reglamento que antecede el Ing. Jorge Arturo Bailón Abad,
Presidente del Directorio de VIVEM-EP; ordenándose su ejecución y cumplimiento; a
los seis días del mes de noviembre del dos mil once. LO CERTIFICO.
Fernando Gonzalo Saraguro Martínez
SECRETARIO DE VIVEM-EP