LA EVIDENCIA DE AUDITORIAConcepto.- La evidencia de auditora es
la informacin que obtiene el auditor para extraer conclusiones en
las cuales sustenta su opininEsta norma de auditoria de general
aceptacin, es sin duda una de las ms importantes relacionadas con
el proceso auditor y relativa a trabajo de campo, como quiera que
proporciona los elementos necesarios para que el ejercicio de
Auditoria sea confiable, consistente, material, productivo y
generador de valor agregado a la organizacin objeto de auditora,
traducido en acciones de mejoramiento y garanta para la empresa y
la comunidad.Es importante recordar que el resultado de un proceso
auditor, conlleva a asumir una serie de responsabilidades que por
si solo posiciona o debilita la imagen de la organizacin frente a
los resultados obtenidos, y son la calidad y suficiencia de la
evidencia la que soporta el actuar igualmente responsable del grupo
auditor.Para que sta informacin sea valiosa, se requiere que la
evidencia sea competente, es decir con calidad en relacin a su
relevancia y confiabilidad y suficiente en trminos de cantidad, al
tener en cuenta los factores como: posibilidad de informacin
errnea, importancia y costo de la evidencia.Una evidencia se
considera competente y suficiente si cumple las caractersticas
siguientes:Relevante.- Cuando ayuda al auditor a llegar a una
conclusin respecto a los objetivos especficos de auditora.
Autentica.- Cuando es verdadera en todas sus caractersticas.
Verificable- Es el requisito de la evidencia que permite que dos o
ms auditores lleguen por separado a las mismas conclusiones, en
iguales circunstancias.Neutral.- Es requisito que est libre de
prejuicios. Si el asunto bajo estudio es neutral, no debe haber
sido diseado para apoyar intereses especiales. La obtencin de
evidencia suficiente y competente en la auditora es afectada por
factores como: Riesgo inherente. Cuanto mayor sea el nivel de
riesgo inherente mayor ser la cantidad de evidencia
necesaria.Riesgos de control. El control interno y su grado de
implementacin proporcionan la tranquilidad o desconfianza,
susceptible de anlisis y comprobacin.
TIPOS DE EVIDENCIA Y HOJA DE TRABAJOLa evidencia y los papeles
de trabajo constituyen el soporte fundamental de los hallazgos
detectados por el auditor, de ah la importancia que reviste la
suficiencia, relevancia y competencia de la evidencia as como la
calidad y claridad de los Papeles de Trabajo,atendiendo a que la
informacin de aqu se recoge est escrita siempre a terceros que son
los clientes de nuestro servicio.En este artculo presentamos la
importancia de ambos elementos, los requisitos de los mismos, sus
propsitos y elementos ms importantes a tener en cuenta en su
confeccin para que demuestren las afirmaciones del auditor.
EvidenciasIncluyen todas las influencias de la mente de un
auditor que afecten su juicio acerca de la exactitud de
proposiciones remitidas a l para su revisin.El auditor no busca una
prueba absoluta. Se ocupa de acuerdo con los requerimientos del
encargo, de asegurar a una persona responsable y competente de la
razonabilidad de las manifestaciones financieras de la direccin y/o
de la adecuacin de las actividades del Control Interno.Deben
obtenerse evidencias suficientes, competentes y relevantes para
fundamentar los juicios y conclusiones que formule el auditor.Las
evidencias se clasifican en: Evidencia fsica: se obtiene mediante
inspeccin y observacin directa de las actividades, bienes o
sucesos; esta evidencia puede presentarse en forma de documentos,
fotografas, grficos, cuadros, mapas o muestras materiales. Cuando
la evidencia fsica es decisiva para lograr los objetivos de la
Auditora Interna, debe ser confirmada adecuada y oportunamente por
los auditores internos.
Evidencia documental: puede ser de carcter fsica o electrnica.
Pueden ser externas o internas a la organizacin.Las evidencias
externas abarcan, entre otras, cartas, facturas de proveedores,
contratos, auditoras externas y otros informes o dictmenes y
confirmaciones de terceros.Las evidencias internas tienen su origen
en la organizacin, incluye, entre otros, registros contables,
correspondencias enviadas, descripciones de puestos de trabajo,
planes, presupuestos, informes internos, polticas y procedimientos
internos.La confiabilidad de las evidencias documentales tiene que
valorarse en relacin con los objetivos de la Auditora Interna.
Evidencia testimonial: se obtiene de otras personas en forma de
declaraciones hechas en el curso de investigaciones o
entrevistas.Estas manifestaciones pueden proporcionar importantes
indicios que no siempre cabe obtener a travs de otras formas de
trabajo en las auditoras internas. Evidencia analtica: surge del
anlisis y verificacin de los datos.El anlisis puede realizarse
sobre clculos, indicadores de rendimiento y tendencias reportadas
en los informes financieros o de otro tipo de la organizacin u
otras fuentes que pueden ser utilizadas.
Evidencia informtica: puede encontrarse en datos, sistemas de
aplicaciones, instalaciones y soportes, tecnologas y personal
informtico. Para determinar la confiabilidad de la evidencia
informtica, el Auditor Interno: Puede efectuar una revisin de los
controles generales de los sistemas automatizados y de los
relacionados especficamente con sus aplicaciones, que incluya
to-das las pruebas que sean permitidas; y si no revisa los
controles generales y los relacionados con las aplicaciones o
comprueba que esos controles no son confiables, podr practicar
pruebas adicionales o emplear otros procedimientosLos requisitos
bsicos de la evidencia estn referidos a la suficiencia, competencia
y relevancia. La evidencia es suficiente cuando por los resultados
de la aplicacin de una o varias pruebas, el auditor interno pueda
adquirir certeza razonable de que los hechos revelados se
encuentran satisfactoriamente comprobados. Los factores que indican
la fuerza de las pruebas, comprobaciones o verificaciones a
efectuar pueden estar vinculados, entre otros, a:
Nivel de importancia del asunto a comprobar; grado de riesgo
asociado con la adopcin de una conclusin errnea; resultados
mostrados en el Expediente nico; ysensibilidad de la organizacin al
asunto a comprobar.La competencia se refiere a que la evidencia
debe ser vlida y confiable. El auditorinterno debe considerar
cuidadosamente si existen razones para dudar de la validez e
integridad de la evidencia.De ser as, debe obtener evidencia
adicional o revelar esa situacin como una limitacin en el alcance
de la Auditora Interna. La validez, confiabilidad e integridad de
la evidencia puede evaluarse tomando en consideracin los siguientes
factores:
la evidencia que se obtiene de fuentes externas es ms confiable
que la obtenida de la propia organizacin; la evidencia que se
obtiene cuando se ha establecido un sistema de control interno
adecuado es ms confiable que aqulla que se obtiene cuando el
sistema de control interno es deficiente o no se ha establecido; la
evidencia que se obtiene fsicamente mediante un examen, observacin,
clculo o inspeccin es ms confiable que la que se obtiene en forma
indirecta; los documentos originales son ms confiables que sus
copias; las evidencias orales comprobadas por escrito son ms
confiables que las evidencias orales; y la evidencia testimonial
que se obtiene en circunstancias que permite a la persona
expresarse libremente merece ms crdito que aqulla que se obtiene en
circunstancias comprometedoras.
La relevancia de la evidencia se refiere a la relacin que existe
entre la evidencia y su uso. La informacin que se utilice para
demostrar o refutar un hecho es relevante si guarda una relacin
lgica y patente con ese hecho.Tambin est muy relacionada con los
objetivos previstos en la Auditora Interna y el vnculo directo y
claro que debe existir entre stos y la evidencia analizada.
Los criterios que actan en la suficiencia, competencia y
relevancia de la evidencia a obtener y, en consecuencia, en la
realizacin del trabajo de los auditores internos, son los de
Importancia relativa y Riesgo probable.
La identificacin del nivel de Importancia relativa y de Riesgo
probable por parte de los auditores internos es un asunto de juicio
profesional, que puede determinarse teniendo en cuenta, entre
otras, las cuestiones siguientes:
la sensibilidad, el inters estratgico o nacional, el impacto
social de los productos, servicios, actividades u operaciones de la
organizacin; requerimientos legales y reguladores aplicables; la
consideracin de cuestiones tales como la actitud, la aptitud, la
autoridad y la responsabilidad de los dirigentes y el resto del
personal; e involucran necesariamente consideraciones relacionadas
con la calidad (naturaleza) y cantidad (importe) de la evidencia
examinada en su relacin con los objetivos previstos en la Auditora
Interna.
Papeles de Trabajo
La base de la opinin de un auditor sobre los estados financieros
es la revisin que se realiza de acuerdo con las normas de auditora
generalmente aceptadas.
Las normas de trabajo exigen que se obtenga evidencia
suficiente, competente y relevante mediante la inspeccin,
observacin, investigacin y confirmacin como base de la opinin del
auditor.Por consiguiente, la opinin del auditor depende de la
obtencin y evaluacin de evidencia suficiente, competente y
relevante.El estudio de las declaraciones de la administracin y las
caractersticas esenciales para considerar vlidos los datos y la
informacin como evidencia de auditora. Los diversos tipos de
evidencia disponibles como respaldo de las declaraciones de la
administracin, se evalan en cuanto a su confiabilidad, relevancia y
otras caractersticas esenciales.Son las diferentes tcnicas
utilizadas por los auditores para obtener la evidencia de auditora,
la que se har documentar en los procedimientos de auditora con la
informacin revisada, bajo la forma de papeles de trabajo.
Se conocen como papeles de trabajo los registros de los
diferentes tipos de evidencia acumulada por el auditor.Cualquiera
que sea la forma de la evidencia y cualesquiera que sean los mtodos
utilizados para obtenerla, se debe hacer y mantener algn tipo de
registro en los papeles de trabajo.
Los papeles de trabajo son registros que mantiene el auditor de
los procedimientos aplicados como pruebas desarrolladas, informacin
obtenida y conclusiones pertinentes a que se lleg en el
trabajo.Algunos ejemplos de papeles de trabajo son los programas de
auditora, los anlisis, los memorando, las cartas de confirmacin y
declaracin, resmenes de documentos de la entidad y papeles
preparados u obtenidos por el auditor.Los papeles de trabajo tambin
pueden obtener la forma de informacin almacenada en cintas pelculas
u otros medios.
El formato exacto de los papeles de trabajo vara con el tamao,
complejidad y circunstancias de cada compromiso de auditora.Adems,
cada auditor, o Unidad de Direccin de Auditora, tiene por lo
general ciertas preferencias por la manera exacta como se deben
preparar los papeles de trabajo.El auditor que comienza recibe
instrucciones en sesiones formales de entrenamiento o del
supervisor en el trabajo. Este Documento se refiere sobre todo a
los aspectos generales de los papeles de trabajo, y se debe
contemplar como gua para el trabajo,en el cual podemos consultar y
adaptar a las condiciones y caractersticas de cada trabajo ordenado
y no necesariamente como un modelo que se debe adoptar.
Los papeles de trabajo (formato papel, audiovisual o digital)
constituyen el vnculo entre el trabajo de planeamiento y ejecucin y
el informe que se elabore. Por tanto deben contener la evidencia
necesaria para fundamentar los hallazgos, conclusiones y
recomendaciones que se presentan en el informe.
Los requisitos principales a tener en cuenta son:
expresar los objetivos, el alcance, la metodologa y los
resultados de la Auditora Interna; incluir aquellos programas que
se requieran confeccionar especficamente para la ejecucin de la
Auditora Interna; ser completos y exactos de forma que permitan
sustentar debidamente los hallazgos, conclusiones y recomendaciones
y demostrar la naturaleza y el alcance del trabajo realizado. La
concisin es importante, pero no deber sacrificarse la claridad y la
integridad con el nico fin de ahorrar tiempo o papel;
suficientemente claros, comprensibles y detallados para que un
tercero, que no haya mantenido una relacin directa con la Auditora
Interna, est en capacidad de funda-mentar las conclusiones y
recomendaciones, mediante su revisin. No deben requerir de
explicaciones orales; ser legibles y ordenados, pues de lo
contrario podran perder su valor como evidencia. Deben contener
ndices y referencias adecuados; contener la identificacin del
significado de las marcas de revisin utilizadas por los Auditores
Internos, en los casos en que stas no estn establecidas
centralmente; y contener informacin relevante, esto es, limitarse a
los asuntos que sean pertinentes e importantes para cumplir los
objetivos del trabajo encomendado. cada nivel debe establecer
procedimientos para garantizar que los papeles de trabajo sean
salvaguardados y conservados durante el tiempo establecido por la
Ley. Si en el transcurso de dicho trmino no se ha ejecutado una
nueva Auditora Interna, los papeles de trabajo deben conservarse
hasta que sta se ejecute, oportunidad en la que se analizar la
conveniencia de conservar o no todos o una parte de stos.
Propsitos de los papeles de trabajo
Como una acumulacin de toda la evidencia obtenida durante el
desarrollo de la auditora, los papeles de trabajo tienen varias
funciones. Los propsitos principales de estos son: Ayudar a
organizar y coordinar las muchas fases de la revisin de auditora.
Proporcionar informacin que ser incluida en el informe de auditora.
Servir como respaldo de la opinin del auditor.
Los papeles de trabajo tambin sirven como evidencia en caso de
demandas legales, fuente de informacin para futuras declaraciones y
otros informes especializados,solicitados por otros rganos de
competencia y como gua para exmenes de auditora posteriores.
Organizacin y coordinacin del examen de auditoria
Los papeles de trabajo son un medio de organizar y coordinar las
diferentes fases de la auditora mientras se llevan a cabo.Durante
la auditora de una entidad grande se pueden asignar auxiliares a
las diferentes fases de la revisin.Los papeles de trabajo sirven
para asegurar al auditor a cargo que se han completado todas las
etapas del examen, por lo que resulta necesaria la terminacin de
este, ante la comprobacin del examen efectuado.Con frecuencia los
auditores no pueden terminar una fase completa de la auditora en un
momento y los papeles de trabajo registran el trabajo terminado
hasta el punto en que fue interrumpido,de modo de saber dnde
continuar su trabajo, ya sea por el mismo auditor o por otro si as
lo requiere la situacin presentada. Adems, estos deben estar
siempre en condiciones para la presentacin ante una supervisin o
anlisis ante el auditado.
Informacin a incluir en el informe de auditora
Los papeles de trabajo proporcionan la informacin que se incluir
en el informe del auditor. El Expediente de auditora est integrado
por los estados financieros, notas complementarias y la opinin del
auditor, mostrada en cada papel de trabajo.
La evidencia en todas sus diversas formas, constituye la base
para el informe, el cual adems se archiva en el Expediente, con
todos los papeles de trabajo elaborados en el transcurso de la
Auditora.Si se llegara a necesitar un informe especial, prevista
por el rganos de la Administracin de los Pblicos datos para
cualquier proceso adicional, las comprobaciones sobre los exmenes,
hallazgos, comentarios de sus incumplimientos y recomendaciones,
estn contenidos en los papeles de trabajo.
Respaldo a la opinin del auditor
El objetivo final de una auditora es la expresin de la opinin
del auditor. Los papeles de trabajo sirven para respaldarla.El
auditor al firmar el dictamen, afirma que la revisin se llev a cabo
de acuerdo con las normas de auditora generalmente aceptadas.Los
papeles de trabajo deben contener evidencia de que el trabajo fue
planeado de modo adecuado y que se bas sobre la revisin de los
controles internos, que los Auditores o Auxiliares fueron
supervisados con propiedad, y que se revis suficiente evidencia
competente.Tambin el auditor est afirmando que los estados
financieros presentan razonablemente la situacin de la entidad, si
se trata de una Auditora Financiera, y los resultados de las
operaciones de acuerdo con los principios de contabilidad
generalmente aceptados.Los papeles de trabajo deben contener
evidencia de que todas las informaciones importantes en los estados
fueron revisadas para determinar que presentan razonablemente lo
que en realidad ha sucedido dentro de la entidad.En una Unidad de
Auditores grande el Director o Jefe, que tiene la responsabilidad
de la auditora, descansa en los supervisores, jefes, Auditores y
auxiliares, para llevar a cabo la mayor parte de las fases de la
revisin.Los papeles de trabajo deben contener evidencia del trabajo
realizado y las conclusiones a que lleg cada una de estas personas,
y tambin evidencia de que el trabajo a cada nivel fue revisado
apropiadamente por el supervisor inmediato.
Evidencia legal
Los papeles de trabajo constituyen una forma de evidencia que se
puede utilizar en acciones legales.Los auditores pueden tener la
necesidad de usar los papeles de trabajo para apoyar su afirmacin
de que realizaron la auditora de un modo profesional, que
ejercieron el debido cuidado y que no fueron negligentes en la
realizacin de la revisin.Al revisar los papeles de trabajo
preparados por los auditores, el Auditor jefe de grupo, debe a cada
nivel preguntarse si cualquiera de la informacin que aparece all o
si la ausencia de alguna informacin podra ser utilizada para atacar
la competencia del trabajo en algn momento posterior en que quizs
esas personas no estuvieran disponibles para ofrecer aclaraciones
adicionales.En los papeles de trabajo no debe haber afirmaciones
contradictorias, y cualquier conclusin final que se oponga a otra
evidencia, debe ser plenamente justificada.
